This document is an excerpt from the EUR-Lex website
Document 32006R0885
Commission Regulation (EC) No 885/2006 of 21 June 2006 laying down detailed rules for the application of Council Regulation (EC) No 1290/2005 as regards the accreditation of paying agencies and other bodies and the clearance of the accounts of the EAGF and of the EAFRD
2006/885/KE: Regolament tal-Kummissjoni (KE) Nru 885/2006 tal- 21 ta' Ġunju 2006 li jistabbilixxi regoli dettaljati għall-applikazzjoni tar-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 1290/2005 dwar l-akkreditazzjoni ta’ l-aġenziji tal-ħlas u ta’ korpijiet oħrajn u l-approvazzjoni tal-kontijiet tal-FAEG u tal-FAEŻR
2006/885/KE: Regolament tal-Kummissjoni (KE) Nru 885/2006 tal- 21 ta' Ġunju 2006 li jistabbilixxi regoli dettaljati għall-applikazzjoni tar-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 1290/2005 dwar l-akkreditazzjoni ta’ l-aġenziji tal-ħlas u ta’ korpijiet oħrajn u l-approvazzjoni tal-kontijiet tal-FAEG u tal-FAEŻR
ĠU L 171, 23/06/2006, p. 90–110
(ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, IT, LV, LT, HU, NL, PL, PT, SK, SL, FI, SV) Dan id-dokument ġie ppubblikat f’edizzjoni(jiet) speċjali
(BG, RO, HR)
ĠU L 322M, 02/12/2008, p. 162–182
(MT)
No longer in force, Date of end of validity: 03/09/2014; Imħassar b' 32014R0907
2.12.2008 |
MT |
Il-Ġurnal Uffiċjali ta’ l-Unjoni Ewropea |
162 |
REGOLAMENT TAL-KUMMISSJONI (KE) Nru 885/2006
tal-21 ta' Ġunju 2006
li jistabbilixxi regoli dettaljati għall-applikazzjoni tar-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 1290/2005 dwar l-akkreditazzjoni ta’ l-aġenziji tal-ħlas u ta’ korpijiet oħrajn u l-approvazzjoni tal-kontijiet tal-FAEG u tal-FAEŻR
IL-KUMMISSJONI TAL-KOMUNITAJIET EWROPEJ,
Wara li kkunsidrat it-Trattat li jistabbilixxi l-Komunità Ewropea,
Wara li kkunsidrat ir-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 1290/2005 tal-21 ta’ Ġunju 2005 dwar il-finanzjament tal-politika agrikola komuni [titlu mhux uffiċjali] (1), u b’mod partikolari l-Artikolu 42 tiegħu,
Billi:
(1) |
Wara l-adozzjoni tar-Regolament (KE) Nru 1 290/2005, għandhom jiġu stabbiliti regoli dettaljati ġodda dwar l-akkreditazzjoni ta’ l-aġenziji tal-ħlas u ta’ korpijiet oħrajn kif ukoll dwar l-approvazzjoni tal-kontijiet tal-Fond Agrikolu Ewropew ta’ Garanzija (FAEG) u tal-Fond Agrikolu Ewropew għall-Iżvilupp Rurali (FAEŻR). Ir-Regolament tal-Kummissjoni 1663/95 tas-7 ta’ Lulju 1995 li jistabbilixxi regoli ddettaljati sabiex jiġi applikat ir-Regolament tal-Kunsill (KEE) Nru 729/70 li jirrigwarda l-proċedura għall-verifikar tal-kontijiet tat-Taqsima Garanziji tal-FAEGG (2) għalhekk għandu jiġi rrevokat u sostitwit minn Regolament ġdid. |
(2) |
L-aġenziji tal-ħlas għandhom jiġu akkreditati biss mill-Istati Membri jekk ikunu konformi ma’ ċerti kriterji minimi stabbiliti fuq livell Komunitarju. Dawk il-kriterji għandhom ikopru erba’ oqsma bażiċi: l-ambjent intern, l-attivitajiet ta’ kontroll, l-informazzjoni u l-komunikazzjoni, u l-monitoraġġ. L-Istati Membri għandhom ikunu ħielsa li jistabbilixxu kriterji addizzjonali ta’ akkreditazzjoni biex iqisu kwalunkwe karatteristika speċifika ta’ aġenzija tal-ħlas. |
(3) |
L-Istati Membri għandhom ikunu obbligati jżommu lill-aġenziji tal-ħlas tagħhom taħt superviżjoni kostanti u għandhom jistabbilixxu sistema għall-iskambju ta’ l-informazzjoni dwar il-kawżi possibbli ta’ nuqqas ta’ konformità. Għandha tiġi stabbilita proċedura biex jiġu ttrattati każijiet bħal dawn, inkluż l-obbligu li jitħejja pjan biex jinstab rimedju għal kwalunkwe nuqqas identifikat f’limitu ta’ żmien li għandu jiġi ddeterminat. L-infiq li jkun sar mill-aġenziji tal-ħlas li l-akkreditazzjoni tagħhom tinżamm mill-Istat Membru tagħhom, anki jekk ikunu naqsu milli jimplimentaw tali pjan rimedjali fil-limitu ta’ żmien iddeterminat, għandu jkun suġġett għall-proċedura ta’ approvazzjoni tal-konformità pprovduta fl-Artikolu 31 tar-Regolament (KE) Nru 1290/2005. |
(4) |
Għandhom jiġu stabbiliti regoli ddettaljati fir-rigward tal-kontenut u tal-format tad-dikjarazzjoni ta’ assikurazzjoni msemmija fl-Artikolu 8(1)(c)(iii) tar-Regolament (KE) Nru 1290/2005. |
(5) |
Ir-rwol tal-korp ta’ koordinazzjoni msemmi fl-Artikolu 6(3) tar-Regolament (KE) Nru 1290/2005 għandu jiġi ċċarat u għandhom jiġu stabbiliti l-kriterji biex jiġi akkreditat. |
(6) |
Sabiex jiġi żgurat li ċ-ċertifikati u r-rapporti li għandhom jitħejjew mill-korpijiet ta’ ċertifikazzjoni msemmija fl-Artikolu 7 tar-Regolament (KE) Nru 1290/2005 ikunu ta’ għajnuna għall-Kummissjoni fil-proċedura ta’ approvazzjoni tal-kontijiet, il-kontenut tagħhom għandu jiġi speċifikat. |
(7) |
Sabiex il-Kummissjoni tkun tista’ tapprova l-kontijiet skond l-Artikolu 30 tar-Regolament (KE) Nru 1290/2005, jeħtieġ li jiġi speċifikat il-kontenut tal-kontijiet annwali ta’ l-aġenziji tal-ħlas u li tiġi stabbilita data għat-trażmissjoni ta’ dawk il-kontijiet u ta’ dokumenti oħrajn rilevanti lill-Kummissjoni. Il-perjodu li matulu l-aġenziji tal-ħlas iridu jżommu d-dokumenti ta’ sostenn dwar l-infiq u d-dħul assenjat kollu għad-dispożizzjoni tal-Kummissjoni għandu jiġi ċċarat ukoll. |
(8) |
Madankollu, għandu jiġi speċifikat li l-Kummissjoni tistabbilixxi l-forma u l-kontenut ta’ l-informazzjoni dwar il-kontabbiltà li l-aġenziji tal-ħlas iridu jgħaddulha. F’dan il-kuntest huwa wkoll xieraq li f’dan ir-Regolament jiġu inklużi r-regoli dwar l-użu ta’ tali informazzjoni dwar il-kontabbiltà li bħalissa huma stabbiliti fir-Regolament tal-Kummissjoni (KE) Nru 2390/1999 tal-25 ta’ Ottubru 1999 li jistabbilixxi regoli dettaljati ta’ l-applikazzjoni ta’ Regolament (KE) Nru 1663/95 rigward il-forma u kontenut ta’ kontabbiltà li l-Istati Membri għandhom iżommu għad-dispożizzjoni tal-Kummissjoni għall-għanijiet ta’ l-approvazzjoni tal-kontijiet tat-Taqsima ta’ Garanzija ta’ FAEGG kif ukoll għal għanijiet ta’ monitoraġġ u ta’ tbassir (3). Ir-Regolament (KE) Nru 2390/1999 għalhekk għandu jiġi revokat. |
(9) |
Għandhom jiġu stabbiliti dispożizzjonijiet dettaljati kemm għall-proċedura ta’ approvazzjoni tal-kontijiet ipprovduta fl-Artikolu 30 tar-Regolament (KE) Nru 1290/2005 kif ukoll għall-proċedura ta’ approvazzjoni tal-konformità pprovduta fl-Artikolu 31 ta’ dak ir-Regolament, inkluż mekkaniżmu li permezz tiegħu l-ammonti li jirriżultaw, skond kif ikun il-każ, jitnaqqsu minn jew jiġu miżjuda ma’ wieħed mill-ħlasijiet sussegwenti magħmula lill-Istati Membri. |
(10) |
Għall-għanijiet tal-proċedura ta’ approvazzjoni tal-konformità, id-Deċiżjoni tal-Kummissjoni 94/442/KE ta’ l-1 ta’ Lulju 1994 li tistabbilixxi proċedura ta’ konċiljazzjoni fil-kuntest tal-kjariment tal-kontijiet tal-Fond Agrikolu Ewropew ta’ Gwida u Garanzija (FAEGG) Sezzjoni ta’ Garanzija (4) waqqfet Korp ta’ Konċiljazzjoni u stabbiliet regoli għall-kompożizzjoni u għall-operat tiegħu. Għal raġunijiet ta’ semplifikazzjoni, dawk ir-regoli għandhom jiġu inklużi f’dan ir-Regolament u, fejn ikun meħtieġ, għandhom jiġu adattati. Għalhekk id-Deċiżjoni 94/442/KE għandha tiġi rrevokata. |
(11) |
Jekk aġenzija tal-ħlas akkreditata taħt ir-Regolament (KE) Nru 1663/95 wara s-16 ta’ Ottubru 2006 tassumi responsabbiltajiet li għalihom ma kinitx responsabbli qabel dik id-data, tkun meħtieġa akkreditazzjoni ġdida skond il-kriterji stabbiliti f’dan ir-Regolament li tkopri dawn ir-responsabbiltajiet il-ġodda. Bħala miżura tranżitorja għandu jkun possibbli li l-adattazzjoni ta’ l-akkreditazzjoni ssir qabel is-16 ta’ Ottubru 2007. |
(12) |
Il-miżuri pprovduti f’dan ir-Regolament huma skond l-opinjoni tal-Kumitat dwar il-Fondi Agrikoli, |
ADOTTAT DAN IR-REGOLAMENT:
KAPITOLU 1
L-AĠENZIJI TAL-ĦLAS U KORPIJIET OĦRAJN
Artikolu 1
L-akkreditazzjoni ta’ l-aġenziji tal-ħlas
1. Sabiex tiġi akkreditata, aġenzija tal-ħlas, kif ġiet iddefinita fl-Artikolu 6(1) tar-Regolament (KE) Nru 1290/2005, għandu jkollha organizzazzjoni amministrattiva u sistema ta’ kontroll intern li jkunu konformi mal-kriterji stabbiliti fl-Anness I għal dan ir-Regolament (minn hawn ’il quddiem “kriterji ta’ akkreditazzjoni”) dwar:
(a) |
ambjent intern, |
(b) |
attivitajiet ta’ kontroll, |
(c) |
informazzjoni u komunikazzjoni, |
(d) |
monitoraġġ. |
L-Istati Membri jistgħu jistabbilixxu aktar kriterji ta’ akkreditazzjoni biex jitqiesu d-daqs, ir-responsabbiltajiet u karatteristiċi oħrajn speċifiċi ta’ l-aġenzija tal-ħlas.
2. Għal kull aġenzija tal-ħlas, l-Istat Membru għandu jaħtar awtorità fuq livell ministerjali li tkun kompetenti biex toħroġ u tirtira l-akkreditazzjoni ta’ l-aġenzija u biex twettaq il-kompiti assenjati lilha minn dan ir-Regolament (minn hawn ’il quddiem “l-awtorità komptenti”). Hija għandha tgħarraf lill-Kummissjoni b’dan.
3. L-awtorità kompetenti, bħala att formali, għandha tiddeċiedi dwar l-akkreditazzjoni ta’ l-aġenzija tal-ħlas fuq bażi ta’ eżami tal-kriterji ta’ akkreditazzjoni.
L-eżami għandu jsir minn korp li jkun indipendenti mill-aġenzija tal-ħlas li għandha tiġi akkreditata u għandu jinkludi, b’mod partikolari, l-arranġamenti dwar l-awtorizzazzjoni u l-eżekuzzjoni tal-ħlasijiet, is-salvagwardja tal-baġit Komunitarju, is-sigurtà tas-sistemi ta’ l-informazzjoni, iż-żamma tar-rekords tal-kontabbiltà, id-diviżjoni tad-dmirijiet u l-adegwatezza tal-kontrolli interni u esterni, fir-rigward tat-tranżazzjonijiet iffinanzjati mill-Fond Agrikolu Ewropew ta’ Garanzija (FAEG) u mill-Fond Agrikolu Ewropew għall-Iżvilupp Rurali (FAEŻR).
4. Jekk l-awtorità kompetenti ma tkunx sodisfatta li l-aġenzija tal-ħlas tkun konformi mal-kriterji ta’ akkreditazzjoni, hija għandha tindirizza struzzjonijiet lill-aġenzija fejn tispeċifika l-kondizzjonijiet li tkun meħtieġa tilħaq qabel ma tkun tista’ tingħata l-akkreditazzjoni.
Sakemm tiġi implimentata kwalunkwe bidla meħtieġa, l-akkreditazzjoni tista’ tingħata b’mod provviżorju għal perjodu li għandu jiġi ddeterminat billi titqies il-gravità tal-problemi identifikati, li m’għandux jeċċedi t-12-il xahar. F’każijiet debitament iġġustifikati, il-Kummissjoni, fuq talba ta’ l-Istat Membru kkonċernat, tista’ tagħti estensjoni għal dak il-perjodu.
5. Il-komunikazzjonijiet ipprovduti fl-Artikolu 8(1)(a) tar-Regolament (KE) Nru 1290/2005 għandhom isiru minnufih wara li l-aġenzija tal-ħlas tiġi akkreditata għall-ewwel darba u, fi kwalunkwe każ, qabel ma kwalunkwe infiq li tkun għamlet jiġi ċċarġjat lill-FAEG jew lill-FAEŻR. Dawn għandhom ikunu akkumpanjati mid-dikjarazzjonijiet u mid-dokumenti li jikkonċernaw:
(a) |
ir-responsabbiltajiet mogħtija lill-aġenzija tal-ħlas; |
(b) |
l-allokazzjoni tar-responsabbiltajiet bejn id-dipartimenti tagħha; |
(c) |
ir-relazzjoni tagħha ma’ korpijiet oħrajn, pubbliċi jew privati, li jkunu responsabbli mill-implimentazzjoni ta’ kwalunkwe miżura li taħtha l-aġenzija tiċċarġja l-infiq lill-FAEG u lill-FAEŻR; |
(d) |
il-proċeduri li bihom it-talbiet mill-benefiċjarji jiġu riċevuti, ivverifikati u vvalidati, u li bihom l-infiq jiġi awtorizzat, imħallas u meqjus; |
(e) |
id-dispożizzjonijiet dwar is-sigurtà tas-sistemi ta’ l-informazzjoni. |
6. Il-Kummissjoni għandha tgħarraf lill-Kumitat dwar il-Fondi Agrikoli bl-aġenziji tal-ħlas akkreditati f’kull Stat Membru.
Artikolu 2
L-analiżi ta’ l-akkreditazzjoni
1. L-awtorità kompetenti għandha żżomm lill-aġenziji tal-ħlas li tkun responsabbli għalihom taħt superviżjoni kostanti, notevolment fuq il-bażi taċ-ċertifikati u tar-rapporti mħejjija mill-korp ta’ ċertifikazzjoni taħt l-Artikolu 5(3) u (4), u għandha tieħu azzjoni ta’ segwitu rigward kwalunkwe nuqqas identifikat. Kull tliet snin, l-awtorità kompetenti għandha tgħarraf lill-Kummissjoni bil-miktub bir-riżultati tas-superviżjoni tagħha u għandha tindika jekk l-aġenziji tal-ħlas komplewx ikunu konformi mal-kriterji ta’ akkreditazzjoni.
2. L-Istati Membri għandhom jistabbilixxu sistema li tiżgura li kwalunkwe informazzjoni li tissuġġerixxi li aġenzija tal-ħlas ma tkunx konformi mal-kriterji ta’ akkreditazzjoni tiġi kkomunikata lill-awtorità kompetenti mingħajr dewmien.
3. Fejn, fir-rigward ta’ aġenzija tal-ħlas akkreditata, wieħed jew aktar mill-kriterji ta’ akkreditazzjoni m’għadux jiġi rrispettat jew huwa daqstant dgħajjef li qed jaffettwa l-abbiltà ta’ l-aġenzija li twettaq il-kompiti stabbiliti fl-Artikolu 6(1) tar-Regolament (KE) Nru 1290/2005, l-awtorità kompetenti għandha tqiegħed l-akkreditazzjoni ta’ l-aġenzija taħt prova u tħejji pjan biex jinstab rimedju għan-nuqqasijiet li nstabu f’perjodu li għandu jiġi ddeterminat skond il-gravità tal-problema, li m’għandux jeċċedi t-12-il xahar mid-data meta l-akkreditazzjoni tqiegħdet taħt prova. F’każijiet debitament iġġustifikati, il-Kummissjoni, fuq talba ta’ l-Istat Membru kkonċernat, tista’ tagħti estensjoni għal dak il-perjodu.
4. L-awtorità kompetenti għandha tgħarraf lill-Kummissjoni bi kwalunkwe pjan imħejji skond il-paragrafu 3 u bl-implimentazzjoni ta’ pjanijiet bħal dawn.
5. Jekk l-akkreditazzjoni tiġi rtirata, l-awtorità kompetenti, mingħajr dewmien, għandha takkredita lil aġenzija tal-ħlas oħra skond l-Artikolu 6(2) tar-Regolament (KE) Nru 1290/2005 u l-Artikolu 1 ta’ dan ir-Regolament biex tkun żgura li l-ħlasijiet lill-benefiċjarji ma jiġux interrotti.
6. Fejn il-Kummissjoni ssib li l-awtorità kompetenti ma kinitx konformi ma’ l-obbligu tagħha li tħejji pjan rimedjali skond il-paragrafu 3 jew li l-aġenzija tal-ħlas qed tkompli tkun akkreditata mingħajr ma implimentat b’mod sħiħ tali pjan fil-perjodu ddeterminat, hija għandha ssegwi kwalunkwe nuqqas li baqa’ permezz ta’ l-approvazzjoni tal-konformità pprovduta fl-Artikolu 31 tar-Regolament (KE) Nru 1290/2005.
Artikolu 3
Id-dikjarazzjoni ta’ assikurazzjoni
1. Id-dikjarazzjoni ta’ assikurazzjoni msemmija fl-Artikolu 8(1)(c)(iii) tar-Regolament (KE) Nru 1290/2005 għandha ssir fi żmien biżżejjed biex il-korp ta’ ċertifikazzjoni joħroġ l-opinjoni msemmija fil-punt (b) tat-tieni subparagrafu ta’ l-Artikolu 5(4) ta’ dan ir-Regolament.
Id-dikjarazzjoni ta’ assikurazzjoni għandha tkun kif ġie stabbilit fl-Anness II u tista’ tkun ikkwalifikata b’riservi li jikkwantifikaw l-impatt finanzjarju potenzjali. F’dak il-każ, għandha tinkludi pjan ta’ azzjoni rimedjali u skeda preċiża taż-żminijiet biex dan jiġi implimentat.
2. Id-dikjarazzjoni ta’ assikurazzjoni għandha tkun ibbażata fuq superviżjoni effettiva tas-sistema ta’ ġestjoni u ta’ kontroll li jkun hemm fis-seħħ tul is-sena kollha.
Artikolu 4
Il-korp ta’ koordinazzjoni
1. Il-korp ta’ koordinazzjoni msemmi fl-Artikolu 6(3) tar-Regolament (KE) Nru 1290/2005 għandu jaġixxi bħala l-uniku interlokutur tal-Kummissjoni għall-Istat Membru kkonċernat għall-kwistjonijiet kollha relatati mal-FAEG u mal-FAEŻR fir-rigward ta’:
(a) |
id-distribuzzjoni tat-testi u tal-linji ta’ gwida Komunitarji relatati magħhom lill-aġenziji tal-ħlas u lill-korpijiet responsabbli mill-implimentazzjoni ta’ dawk it-testi u ta’ dawk il-linji ta’ gwida, kif ukoll il-promozzjoni ta’ l-applikazzjoni armonizzata tagħhom; |
(b) |
il-komunikazzjoni lill-Kummissjoni ta’ l-informazzjoni msemmija fl-Artikoli 6 u 8 tar-Regolament (KE) Nru 1290/2005; |
(c) |
id-disponibbiltà għall-Kummissjoni ta’ rekord sħiħ ta’ l-informazzjoni kollha meħtieġa dwar il-kontabbiltà għal għanijiet ta’ statistika u ta’ kontroll. |
2. Aġenzija tal-ħlas tista’ taġixxi bħala korp ta’ koordinazzjoni sakemm iż-żewġ funzjonijiet jinżammu separati.
3. Fit-twettiq tal-kompiti tiegħu, il-korp ta’ koordinazzjoni, skond il-proċeduri nazzjonali, jista’ jitlob l-għajnuna ta’ korpijiet jew dipartimenti amministrattivi oħrajn, b’mod partikolari dawk b’għarfien espert dwar il-kontabbiltà jew b’għarfien espert tekniku.
4. L-Istat Membru kkonċernat, b’att formali fuq livell ministerjali, għandu jiddeċiedi dwar l-akkreditazzjoni tal-korp ta’ koordinazzjoni wara li jkun sodisfatt li l-arranġamenti amministrattivi tal-korp joffru biżżejjed assikurazzjoni li l-korp huwa kapaċi jwettaq il-kompiti msemmija fit-tieni subparagrafu ta’ l-Artikolu 6(3) tar-Regolament (KE) Nru 1290/2005.
Sabiex jiġi akkreditat, il-korp ta’ koordinazzjoni għandu jkollu proċeduri stabbiliti biex jiżgura ruħu li:
(a) |
id-dikjarazzjonijiet kollha lill-Kummissjoni jkunu bbażati fuq informazzjoni minn għejun awtorizzati b’mod xieraq; |
(b) |
id-dikjarazzjonijiet lill-Kummissjoni jkunu awtorizzati b’mod xieraq qabel ma jiġu trażmessi; |
(c) |
jeżisti rekord ta’ verifika xieraq biex isostni l-informazzjoni trażmessa lill-Kummissjoni; |
(d) |
rekord ta’ l-informazzjoni riċevuta u trażmessa inħażen fiż-żgur, jew fuq karti jew f’format kompjuterizzat. |
5. Il-kunfidenzjalità, l-integrità u d-disponibbiltà tad-data kollha tal-kompjuter miżmuma mill-korp ta’ koordinazzjoni għandhom jiġu assikurati permezz ta’ miżuri adattati għall-istruttura amministrattiva, għall-istaff u għall-ambjent teknoloġiku ta’ kull korp ta’ koordinazzjoni individwali. L-isforz finanzjarju u teknoloġiku għandu jkun proporzjonat għar-riskji effettivi ffaċċjati.
6. Il-komunikazzjonijiet ipprovduti fl-ewwel subparagrafu ta’ l-Artikolu 6(3) u fl-Artikolu 8(1)(a) tar-Regolament (KE) Nru 1290/2005 għandhom isiru immedjatament wara li l-korp ta’ koordinazzjoni jiġi akkreditat għall-ewwel darba, u fi kwalunkwe każ, qabel ma kwalunkwe nfiq li jkun responsabbli għalih jiġi ċċarġjat lill-FAEG jew lill-FAEŻR. Dawn għandhom ikunu akkumpanjati mid-dokument ta’ akkreditazzjoni tal-korp kif ukoll minn informazzjoni dwar il-kondizzjonijiet amministrattivi, tal-kontabbiltà u tal-kontroll intern relatati ma’ l-operat tiegħu.
Artikolu 5
Iċ-ċertifikazzjoni
1. Il-korp ta’ ċertifikazzjoni msemmi fl-Artikolu 7 tar-Regolament (KE) Nru 1290/2005 għandu jinħatar mill-awtorità kompetenti. Għandu jkun operattivament indipendenti mill-aġenzija tal-ħlas u mill-korp ta’ koordinazzjoni kkonċernati u għandu jkollu l-għarfien espert tekniku meħtieġ.
2. Il-korp ta’ ċertifikazzjoni għandu jwettaq l-eżami tiegħu ta’ l-aġenzija tal-ħlas ikkonċernata skond standards ta’ verifika aċċettati fuq livell internazzjonali filwaqt li jqis kwalunkwe linja ta’ gwida dwar l-applikazzjoni ta’ dawn l-istandards li ġiet stabbilita mill-Kummissjoni.
Il-korp ta’ ċertifikazzjoni għandu jwettaq il-kontrolli tiegħu kemm matul kif ukoll wara t-tmiem ta’ kull sena finanzjarja.
3. Il-korp ta’ ċertifikazzjoni għandu jħejji ċertifikat li jiddikjara jekk kisibx assikurazzjoni raġonevoli li l-kontijiet li għandhom jiġu trażmessi lill-Kummissjoni huma veri, sħaħ u preċiżi u li l-proċeduri ta’ kontroll intern ħadmu b’mod sodisfaċenti.
Iċ-ċertifikat għandu jkun ibbażat fuq eżami ta’ proċeduri u fuq kampjun ta’ tranżazzjonijiet. Dan l-eżami għandu jkopri l-istruttura amministrattiva ta’ l-aġenzija tal-ħlas biss fir-rigward tal-kwistjoni jekk dik l-istruttura hiex kapaċi tiżgura li l-konformità mar-regoli Komunitarji tiġi kkontrollata qabel ma jsiru l-ħlasijiet.
4. Il-korp ta’ ċertifikazzjoni għandu jħejji rapport dwar is-sejbiet tiegħu. Ir-rapport għandu jkopri l-funzjonijiet iddelegati, jew eżerċitati mill-awtoritajiet doganali nazzjonali. Ir-rapport għandu jiddikjara jekk:
(a) |
l-aġenzija tal-ħlas hiex konformi mal-kriterji ta’ akkreditazzjoni; |
(b) |
il-proċeduri ta’ l-aġenzija tal-ħlas humiex tali li jagħtu assikurazzjoni raġonevoli li l-infiq iċċarġjat lill-FAEG u lill-FAEŻR sar skond ir-regoli Komunitarji u liema rakkomandazzjonijiet għal titjib, jekk kien hemm, saru u ttieħdet azzjoni ta’ segwitu fir-rigward tagħhom; |
(c) |
il-kontijiet annwali msemmija fl-Artikolu 6(1) humiex skond il-kotba u r-rekords ta’ l-aġenzija tal-ħlas; |
(d) |
il-prospetti ta’ l-infiq u ta’ l-operazzjonijiet ta’ intervent humiex rekord materjalment veru, sħiħ u preċiż ta’ l-operazzjonijiet iċċarġjati lill-FAEG u lill-FAEŻR; |
(e) |
l-interessi finanzjarji tal-Komunità humiex imħarsa kif suppost fir-rigward tal-ħlasijiet bil-quddiem maħruġa, tal-garanziji miksuba, tal-ħażniet ta’ intervent u ta’ l-ammonti li għandhom jinġabru. |
Ir-rapport għandu jkun akkumpanjat minn:
(a) |
informazzjoni dwar l-għadd u l-kwalifiki ta’ l-istaff li jagħmel il-verifika, ix-xogħol li sar, l-għadd ta’ tranżazzjonijiet eżaminati, il-livell ta’ materjalità u ta’ kunfidenza miksub, kwalunkwe dgħufija misjuba u r-rakkomandazzjonijiet li saru għal titjib u l-operazzjonijiet kemm tal-korp ta’ ċertifikazzjoni kif ukoll ta’ korpijiet oħrajn ta’ verifika, interni u esterni għall-aġenzija tal-ħlas, li minnhom inkisbet l-assikurazjoni kollha jew parti minnha tal-korp ta’ ċertifikazzjoni dwar il-kwistjonijiet irrapportati; |
(b) |
opinjoni dwar id-dikjarazzjoni ta’ assikurazzjoni msemmija fl-Artikolu 8(1)(c)(iii) tar-Regolament (KE) Nru 1290/2005. |
IL-KAPITOLU 2
L-APPROVAZZJONI TAL-KONTIJIET
Artikolu 6
Il-kontenut tal-kontijiet annwali
Il-kontijiet annwali msemmija fl-Artikolu 8(1)(c)(iii) tar-Regolament (KE) Nru 1290/2005 għandhom jinkludu:
(a) |
id-dħul assenjat imsemmi fl-Artikolu 34 tar-Regolament (KE) Nru 1290/2005; |
(b) |
l-infiq tal-FAEG, miġbur fil-qosor skond il-punt u s-sub-punt tal-baġit Komunitarju; |
(c) |
l-infiq tal-FAEŻR, skond il-programm u l-miżura; |
(d) |
informazzjoni dwar l-infiq u d-dħul assenjat jew konferma li d-dettall ta’ kull tranżazzjoni jinżamm fuq fajl tal-kompjuter għad-dispożizzjoni tal-Kummissjoni; |
(e) |
tabella tad-differenzi skond il-punt u s-sub-punt jew, fil-każ tal-FAEŻR, skond il-programm u l-miżura, bejn l-infiq u d-dħul assenjat iddikjarati fil-kontijiet annwali u dak li ġie ddikjarat għall-istess perjodu fid-dokumenti msemmija fl-Artikolu 4(1)(c) tar-Regolament tal-Kummissjoni (KE) Nru 883/2006 [ta’ 21 ta' Ġunju 2006 li jistabbilixxi r-regoli dettaljati għall-applikazzjoni tar-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 1290/2005 fir-rigward taż-żamma tal-kontijiet mill-aġenziji tal-ħlas, id-dikjarazzjonijiet ta’ l-infiq u d-dħul u l-kundizzjonijiet għar-rimbors ta’ l-infiq fil-qafas tal-FAEG u l-FAEŻR] (5), safejn huwa kkonċernat il-FAEG u l-Artikolu 16(2) ta’ dak ir-Regolament sa fejn huwa kkonċernat il-FAEŻR, akkumpanjata minn spjegazzjoni għal kull differenza; |
(f) |
it-tabella ta’ l-ammonti li għandhom jiġu rkuprati għat-tmiem ta’ l-eżerċizzju, skond il-mudell stabbilit fl-Anness III; |
(g) |
taqsira ta’ l-operazzjonijiet ta’ intervent u dikjarazzjoni rigward il-kwantità u fejn jinsabu l-ħażniet fl-aħħar tas-sena finanzjarja; |
(h) |
konferma li d-dettalji ta’ kull moviment tal-ħażna ta’ intervent jinżammu fil-fajls ta’ l-aġenzija tal-ħlas. |
Artikolu 7
It-trażmissjoni ta’ l-informazzjoni
1. Biex ikunu approvati l-kontijiet, skond l-Artikolu 30 tar-Regolament (KE) Nru 1290/2005, kull Stat Membru għandu jibgħat lill-Kummissjoni:
(a) |
il-punti inklużi fil-kontijiet annwali, kif imsemmi fl-Artikolu 6 ta’ dan ir-Regolament; |
(b) |
iċ-ċertifikati u r-rapporti stabbiliti mill-korp jew mill-korpijiet ta’ ċertifikazzjoni, kif imsemmi fl-Artikolu 5(3) u (4) ta’ dan ir-Regolament; |
(c) |
rekords sħaħ ta’ l-informazzjoni dwar il-kontabbiltà kollha meħtieġa għal skopijiet ta’ statistika u ta’ kontroll; |
(d) |
id-dikjarazzjoni jew id-dikjarazzjonijiet ta’ assikurazzjoni kif imsemmija fl-Artikolu 3 ta’ dan ir-Regolament. |
2. Id-dokumenti u l-informazzjoni dwar il-kontabbiltà msemmija fil-paragrafu 1 għandhom jintbagħtu lill-Kummissjoni mhux aktar tard mill-1 ta’ Frar tas-sena ta’ wara t-tmiem tas-sena finanzjarja li jkunu relatati magħha. Id-dokumenti msemmija fil-punti (a), (b) u (d) ta’ dak il-paragrafu għandhom jintbagħtu f’kopja waħda flimkien ma’ kopja elettronika skond il-format u fil-kondizzjonijiet stabbiliti mill-Kummissjoni skond l-Artikolu 18 tar-Regolament (KE) Nru 883/2006.
3. Fuq it-talba tal-Kummissjoni jew fuq l-inizjattiva ta’ l-Istat Membru, aktar informazzjoni dwar l-approvazzjoni tal-kontijiet tista’ tiġi indirizzata lill-Kummissjoni f’perjodu ta’ żmien iddeterminat mill-Kummissjoni, filwaqt li jitqies l-ammont ta’ xogħol meħtieġ biex tiġi pprovduta dik l-informazzjoni. Fin-nuqqas ta’ tali informazzjoni, il-Kummissjoni tista’ tapprova l-kontijiet fuq il-bażi ta’ l-informazzjoni li jkollha fil-pussess tagħha.
4. F’każijiet debitament iġġustifikati, il-Kummissjoni tista’ taċċetta talba għal sottomissjoni tard ta’ l-informazzjoni, jekk dik it-talba tkun indirizzata lilha qabel l-iskadenza għas-sottomissjoni kkonċernata.
5. Jekk Stat Membru jkun akkredita lil aktar minn aġenzija tal-ħlas waħda, sal-15 ta’ Frar tas-sena ta’ wara t-tmiem tas-sena finanzjarja kkonċernata, għandu jibgħat lill-Kummissjoni anki sinteżi mħejjija mill-korp ta’ koordinazzjoni li tipprovdi ħarsa ġenerali lejn id-dikjarazzjonijiet ta’ assikurazzjoni msemmija fl-Artikolu 3 u ċ-ċertifikati msemmija fl-Artikolu 5(3).
Artikolu 8
Il-forma u l-kontenut ta’ l-informazzjoni dwar il-kontabbiltà
1. Il-forma u l-kontenut ta’ l-informazzjoni dwar il-kontabbiltà msemmija fl-Artikolu 7(1)(c) u l-mod kif għandha tintbagħat lill-Kummissjoni għandhom jiġu stabbiliti skond il-proċedura msemmija fl-Artikolu 41(2) tar-Regolament (KE) Nru 1290/2005.
2. L-informazzjoni dwar il-kontabbiltà għandha tintuża mill-Kummissjoni biss sabiex:
(a) |
twettaq il-funzjonijiet tagħha fil-kuntest ta’ l-approvazzjoni tal-kontijiet skond ir-Regolament (KE) Nru 1290/2005; |
(b) |
timmonitorja l-iżviluppi u tipprovdi tbassir fis-settur agrikolu. |
Il-Qorti Ewropea ta’ l-Awdituri u l-Uffiċċju Ewropew ta’ Kontra l-Frodi (OLAF) għandu jkollhom aċċess għal dik l-informazzjoni sabiex iwettqu l-funzjonijiet tagħhom.
3. Kwalunkwe data personali inkluża fl-informazzjoni dwar il-kontabbiltà miġbura għandha tiġi pproċessata biss għall-għanijiet speċifikati fil-paragrafu 2. B’mod partikolari, jekk l-informazzjoni dwar il-kontabbiltà qed tintuża mill-Kummissjoni għall-għan imsemmi fil-paragrafu 2(b), il-Kummissjoni għandha tagħmel tali data anonima u tipproċessaha biss f’forma aggregata.
4. Kwalunkwe mistoqsija dwar l-ipproċessar tad-data personali tagħhom għandha tiġi indirizzata mill-persuni kkonċernati lill-Kummissjoni kif ġie stabbilit fl-Anness IV.
5. Il-Kummissjoni għandha tiżgura ruħha li l-informazzjoni dwar il-kontabbiltà tinżamm kunfidenzjali u fiż-żgur.
Artikolu 9
Il-konservazzjoni ta’ l-informazzjoni dwar il-kontabbiltà
1. Id-dokumenti ta’ sostenn dwar l-infiq iffinanzjat u d-dħul assenjat li għandu jinġabar mill-FAEG għandhom jinżammu għad-dispożizzjoni tal-Kummissjoni għal mill-inqas tliet snin ta’ wara s-sena li fiha l-Kummissjoni tapprova l-kontijiet tas-sena finanzjarja kkonċernata skond l-Artikolu 30 tar-Regolament (KE) Nru 1290/2005.
2. Id-dokumenti ta’ sostenn dwar l-infiq iffinanzjat u d-dħul assenjat li għandu jinġabar mill-FAEŻR għandhom jinżammu għad-dispożizzjoni tal-Kummissjoni għal mill-inqas tliet snin ta’ wara s-sena li fiha sar il-ħlas finali mill-aġenzija tal-ħlas.
3. Fil-każ ta’ irregolaritajiet jew ta’ negliġenza, id-dokumenti ta’ sostenn imsemmija fil-paragrafi 1 u 2 għandhom jinżammu għad-dispożizzjoni tal-Kummissjoni għal mill-inqas tliet snin ta’ wara s-sena li fiha s-somom jiġu rkuprati kollha mill-benefiċjarju u jiġu kkreditati lill-FAEG jew lill-FAEŻR, jew li fiha l-konsegwenzi finanzjarji tan-nuqqas ta’ rkupru jiġu ddeterminati skond l-Artikolu 32(5) jew l-Artikolu 33(8) tar-Regolament (KE) Nru 1290/2005.
4. Fil-każ tal-proċedura ta’ approvazzjoni tal-konformità pprovduta fl-Artikolu 31 tar-Regolament (KE) Nru 1290/2005, id-dokumenti ta’ sostenn imsemmija fil-paragrafi 1 u 2 ta’ dan l-Artikolu għandhom jinżammu għad-dispożizzjoni tal-Kummissjoni għal mill-inqas sena waħda wara s-sena li fiha ġiet konkluża dik il-proċedura jew, jekk deċiżjoni ta’ konformità tkun is-suġġett ta’ proċeduri legali quddiem il-Qorti tal-Ġustizzja tal-Komunitajiet Ewropej, għal mill-inqas sena waħda wara s-sena li fiha jiġu konklużi dawk il-proċeduri.
Artikolu 10
L-approvazzjoni finanzjarja
1. Id-deċiżjoni ta’ approvazzjoni tal-kontijiet imsemmija fl-Artikolu 30 tar-Regolament (KE) Nru 1290/2005 għandha tiddetermina l-ammonti ta’ nfiq li kien hemm f’kull Stat Membru matul is-sena finanzjarja in kwistjoni li għandhom ikunu rikonoxxuti bħala li jistgħu jiġu ċċarġjati lill-FAEG u lill-FAEŻR fuq il-bażi tal-kontijiet imsemmija fl-Artikolu 6 ta’ dan ir-Regolament u kwalunkwe tnaqqis u sospensjoni skond l-Artikoli 17 u 27 tar-Regolament (KE) Nru 1290/2005.
Għall-FAEG, għandha tiddetermina wkoll l-ammonti li għandhom jiġu ċċarġjati lill-Komunità u lill-Istat Membru kkonċernat skond l-Artikolu 32(5) tar-Regolament (KE) Nru 1290/2005.
Għall-FAEŻR, l-ammont iddeterminat mid-deċiżjoni ta’ approvazzjoni tal-kontijiet għandu jinkludi l-fondi li l-Istat Membru kkonċernat jista’ juża mill-ġdid skond l-Artikolu 33(3)(c) tar-Regolament (KE) Nru 1290/2005.
2. Fir-rigward tal-FAEG, l-ammont li, minħabba d-deċiżjoni ta’ approvazzjoni tal-kontijiet, jista’ jiġi rkuprat minn jew jista’ jiġi mħallas lil kull Stat Membru għandu jiġi stabbilit billi l-ħlasijiet mensili fir-rigward tas-sena finanzjarja kkonċernata jitnaqqsu mill-infiq rikonoxxut għall-istess sena skond il-paragrafu 1. Il-Kummissjoni għandha tnaqqas dak l-ammont minn jew iżżidu mal-ħlas mensili relatat ma’ l-infiq li sar fit-tieni xahar ta’ wara d-deċiżjoni ta’ approvazzjoni tal-kontijiet.
Fir-rigward tal-FAEŻR, l-ammont li, minħabba d-deċiżjoni ta’ approvazzjoni tal-kontijiet, jista’ jiġi rkuprat minn jew jista’ jiġi mħallas lil kull Stat Membru għandu jiġi stabbilit billi l-ħlasijiet intermedji fir-rigward tas-sena finanzjarja kkonċernata jitnaqqsu mill-infiq rikonoxxut għall-istess sena skond il-paragrafu 1. Il-Kummissjoni għandha tnaqqas dak l-ammont minn jew iżżidu mal-ħlas intermedju ta’ wara jew mal-ħlas finali.
3. Il-Kummissjoni għandha tikkomunika lill-Istat Membru kkonċernat ir-riżultati tal-verifika tagħha ta’ l-informazzjoni pprovduta, flimkien ma’ kwalunkwe emenda li qed tipproponi, mhux aktar tard mill-31 ta’ Marzu ta’ wara t-tmiem tas-sena finanzjarja.
4. Jekk, għal raġunijiet li jistgħu jiġu attribwiti lill-Istat Membru kkonċernat, il-Kummissjoni ma tkunx tista’ tapprova l-kontijiet ta’ Stat Membru qabel it-30 ta’ April tas-sena ta’ wara, il-Kummissjoni għandha tinnotifika lill-Istat Membru b’dak l-istħarriġ addizzjonali li biħsiebha tagħmel skond l-Artikolu 37 tar-Regolament (KE) Nru 1290/2005.
5. Dan l-Artikolu għandu japplika, mutatis mutandis, għad-dħul assenjat fit-tifsira ta’ l-Artikolu 34 tar-Regolament (KE) Nru 1290/2005.
Artikolu 11
L-approvazzjoni tal-konformità
1. Fejn, minħabba kwalunkwe stħarriġ, il-Kummissjoni tqis li l-infiq ma sarx skond ir-regoli Komunitarji, hija għandha tikkomunika s-sejbiet tagħha lill-Istat Membru kkonċernat u għandha tindika l-miżuri korrettivi meħtieġa biex tkun żgurata l-konformità futura ma’ dawk ir-regoli.
Il-komunikazzjoni għandha tagħmel riferenza għal dan l-Artikolu. L-Istat Membru għandu jirrispondi fi żmien xahrejn minn meta jirċievi l-komunikazzjoni u l-Kummissjoni tista’ timmodifika l-pożizzjoni tagħha b’konsegwenza ta’ dan. F’każijiet iġġustifikati, il-Kummissjoni tista’ taqbel li testendi l-perjodu għar-risposta.
Wara li jiskadi l-perjodu għar-risposta, il-Kummissjoni għandha ssejjaħ laqgħa bilaterali u ż-żewġ partijiet għandhom jagħmlu ħilithom biex jilħqu ftehim dwar il-miżuri li għandhom jittieħdu kif ukoll dwar l-evalwazzjoni tal-gravità tal-ksur u tad-dannu finanzjarju kkawżat lill-baġit Komunitarju.
2. Fi żmien xahrejn mid-data meta jiġu riċevuti l-minuti tal-laqgħa bilaterali msemmija fit-tielet subparagrafu tal-paragrafu 1, l-Istat Membru għandu jikkomunika kwalunkwe informazzjoni mitluba matul dik il-laqgħa jew kwalunkwe informazzjoni oħra li jqis li tkun utli għall-eżami li jkun għaddej.
F’każijiet iġġustifikati, il-Kummissjoni, fuq talba raġunata ta’ l-Istat Membru, tista’ tawtorizza estensjoni għall-perjodu msemmi fl-ewwel subparagrafu. It-talba għandha tkun indirizzata lill-Kummissjoni qabel ma jiskadi dak il-perjodu.
Wara li jiskadi l-perjodu msemmi fl-ewwel subparagrafu, il-Kummissjoni għandha tikkomunika formalment il-konklużjonijiet tagħha lill-Istat Membru fuq il-bażi ta’ l-informazzjoni riċevuta fil-qafas tal-proċedura ta’ approvazzjoni tal-konformità. Il-komunikazzjoni għandha tevalwa l-infiq li l-Kummissjoni qed tipprevedi li se teskludi mill-finanzjament Komunitarju skond l-Artikolu 31 tar-Regolament (KE) Nru 1290/2005 u għandha tagħmel riferenza għall-Artikolu 16(1) ta’ dan ir-Regolament.
3. L-Istat Membru għandu jgħarraf lill-Kummissjoni bil-miżuri korrettivi li jkun ħa biex jiżgura l-konformità mar-regoli Komunitarji u bid-data effettiva ta’ l-implimentazzjoni tagħhom.
Wara li tkun eżaminat kwalunkwe rapport imħejji mill-Korp ta’ Konċiljazzjoni skond il-Kapitolu 3 ta’ dan ir-Regolament, il-Kummissjoni għandha tadotta, jekk ikun meħtieġ, deċiżjoni waħda jew aktar skond l-Artikolu 31 tar-Regolament (KE) Nru 1290/2005 sabiex teskludi mill-finanzjament Komunitarju l-infiq li sar minħabba n-nuqqas ta’ konformità mar-regoli Komunitarji sakemm l-Istat Membru jkun effettivament implimenta l-miżuri korrettivi.
Meta tevalwa l-infiq li għandu jiġi eskluż mill-finanzjament Komunitarju, il-Kummissjoni tista’ tqis kwalunkwe informazzjoni kkomunikata mill-Istat Membru wara li jiskadi l-perjodu msemmi fil-paragrafu 2, jekk dan ikun meħtieġ għal stima aħjar tad-dannu finanzjarju kkawżat lill-baġit Komunitarju, sakemm it-trażmissjoni tard ta’ l-informazzjoni tkun iġġustifikata minn ċirkostanzi eċċezzjonali.
4. Fir-rigward tal-FAEG, it-tnaqqis mill-finanzjament Komunitarju għandu jsir mill-Kummissjoni mill-ħlasijiet mensili relatati ma’ l-infiq li sar fit-tieni xahar ta’ wara d-deċiżjoni skond l-Artikolu 31 tar-Regolament (KE) Nru 1290/2005.
Fir-rigward tal-FAEŻR, it-tnaqqis mill-finanzjament Komunitarju għandu jsir mill-Kummissjoni mill-ħlas intermedju ta’ wara jew mill-ħlas finali.
Madankollu, fuq it-talba ta’ l-Istat Membru u fejn ikun iġġustifikat mill-materjalità tat-tnaqqis, u wara li jiġi kkonsultat il-Kumitat dwar il-Fondi Agrikoli, il-Kummissjoni tista’ tiffissa data differenti għat-tnaqqis.
5. Dan l-Artikolu għandu japplika, mutatis mutandis, għad-dħul assenjat fit-tifsira ta’ l-Artikolu 34 tar-Regolament (KE) Nru 1290/2005.
IL-KAPITOLU 3
IL-PROĊEDURA TA’ KONĊILJAZZJONI
Artikolu 12
Il-Korp ta’ Konċiljazzjoni
Għall-għan tal-proċedura ta’ approvazzjoni tal-konformità pprovduta fl-Artikolu 31 tar-Regolament (KE) Nru 1290/2005, flimkien mal-Kummissjoni għandu jitwaqqaf Korp ta’ Konċiljazzjoni. Il-kompiti tiegħu għandhom ikunu:
(a) |
li jeżamina kwalunkwe kwistjoni rriferita lilu minn Stat Membru li jkun irċieva komunikazzjoni formali mill-Kummissjoni skond it-tielet subparagrafu ta’ l-Artikolu 11(2) ta’ dan ir-Regolament, inkluża evalwazzjoni ta’ l-infiq li l-Kummissjoni biħsiebha teskludi mill-finanzjament Komunitarju; |
(b) |
li jipprova jirrikonċilja l-pożizzjonijiet diverġenti tal-Kummissjoni u ta’ l-Istat Membru kkonċernat; |
(c) |
fi tmiem l-eżami tiegħu, iħejji rapport dwar ir-riżultati ta’ l-isforzi ta’ rikonċiljazzjoni tiegħu, filwaqt li jagħmel kwalunkwe rimarka li jqis li tkun utli jekk il-punti kollha tat-tilwima jew uħud minnhom jibqgħu bla soluzzjoni. |
Artikolu 13
Il-kompożizzjoni tal-Korp ta’ Konċiljazzjoni
1. Il-Korp ta’ Konċiljazzjoni għandu jkun magħmul minn ħames membri magħżula minn fost persuni prominenti li joffru kull garanzija ta’ indipendenza u li jkunu ferm ikkwalifikati fi kwistjonijiet dwar il-finanzjament tal-politika agrikola komuni, inkluż l-iżvilupp rurali, jew fil-prattika tal-verifika finanzjarja.
Għandhom ikunu ċittadini ta’ Stat Membru differenti.
2. Il-president, il-membri u l-membri sostituti għandhom jinħatru mill-Kummissjoni għal mandat inizjali ta’ tliet snin wara li jiġi kkonsultat il-Kumitat dwar il-Fondi Agrikoli.
Il-mandat jista’ jiġġedded għal sena biss kull darba, wara li jkun ġie mgħarraf il-Kumitat dwar il-Fondi Agrikoli. Madankollu, jekk il-president li għandu jinħatar diġà jkun membru tal-Korp ta’ Konċiljazzjoni, il-mandat inizjali tiegħu bħala president għandu jkun ta’ tliet snin.
L-ismijiet tal-president, tal-membri u tal-membri sostituti għandhom jiġu ppubblikati fis-serje “C” ta' Il-Ġurnal Uffiċjali ta’ l-Unjoni Ewropea.
3. Il-membri tal-Korp ta’ Konċiljazzjoni għandhom jiġu remunerati billi jitqies iż-żmien li jkunu meħtieġa jiddedikaw għall-kompitu. L-ispejjeż tal-komunikazzjoni u tat-trasport għandhom jiġu kkumpensati skond ir-regoli fis-seħħ.
4. Wara li jiskadi l-mandat, il-president u l-membri għandhom jibqgħu fil-kariga sakemm jiġu sostitwiti jew jiġġedded il-mandat tagħhom.
5. Il-mandat ta’ membru li m’għadux jilħaq il-kondizzjonijiet meħtieġa biex iwettaq dmirijietu mal-Korp ta’ Konċiljazzjoni jew li, għal kwalunkwe raġuni, ma jkunx disponibbli għal perjodu indeterminat jista’ jiġi mitmum mill-Kummissjoni wara li jiġi kkonsultat il-Kumitat dwar il-Fondi Agrikoli.
F’dak il-każ, il-membru għandu jiġi sostitwit minn membru sostitut għall-bqija tal-perjodu li nħatar għalih, u l-Kumitat dwar il-Fondi Agrikoli għandu jiġi mgħarraf.
Jekk il-mandat tal-president jiġi mitmum, il-membru li se jwettaq id-dmirijiet tal-president għall-bqija tal-perjodu li għalih inħatar il-president għandu jinħatar mill-Kummissjoni wara li jiġi kkonsultat il-Kumitat dwar il-Fondi Agrikoli.
Artikolu 14
L-Indipendenza tal-Korp ta’ Konċiljazzjoni
1. Il-membri tal-Korp ta’ Konċiljazzjoni għandhom iwettqu dmirijiethom b’mod indipendenti, fejn la jfittxu u lanqas jaċċettaw istruzzjonijiet minn kwalunkwe gvern jew korp.
L-ebda membru m’għandu jieħu sehem fix-xogħol tal-Korp ta’ Konċiljazzjoni jew jiffirma rapport jekk, f’kariga preċedenti, kien personalment involut fil-kwistjoni rilevanti.
2. Mingħajr preġudizzju għall-Artikolu 287 tat-Trattat, il-membri m’għandhom jiżvelaw l-ebda informazzjoni miksuba minnhom waqt ix-xogħol li jagħmlu għall-Korp ta’ Konċiljazzjoni. Informazzjoni bħal din għandha tkun kunfidenzjali u koperta mill-obbligu tas-sigriet professjonali.
Artikolu 15
L-arranġamenti tax-xogħol
1. Il-Korp ta’ Konċiljazzjoni għandu jiltaqa’ fil-kwartieri ġenerali tal-Kummissjoni. Il-president għandu jħejji u jorganizza x-xogħol. Fl-assenza tiegħu, u mingħajr preġudizzju għall-ewwel subparagrafu ta’ l-Artikolu 13(5), għandu jippresjedi l-aktar membru anzjan.
Is-segretarjat tal-Korp ta’ Konċiljazzjoni għandu jiġi pprovdut mill-Kummissjoni.
2. Mingħajr preġudizzju għat-tieni subparagrafu ta’ l-Artikolu 14(1), ir-rapporti għandhom jiġu adottati minn maġġoranza assoluta tal-membri preżenti, u l-kworum għandu jkun ta’ tlieta.
Ir-rapporti għandhom jiġu ffirmati mill-president u mill-membri li ħadu sehem fid-deliberazzjonijiet. Għandhom ikunu ko-firmati mis-segretarjat.
Artikolu 16
Il-proċedura ta’ konċiljazzjoni
1. Stat Membru jista’ jirreferi kwistjoni lill-Korp ta’ Konċiljazzjoni fi żmien tletin jum ta’ xogħol minn meta jirċievi l-komunikazzjoni formali tal-Kummissjoni msemmija fit-tielet subparagrafu ta’ l-Artikolu 11(2) billi jibgħat talba raġunata għal konċiljazzjoni lis-segretarjat tal-Korp ta’ Konċiljazzjoni.
Il-proċedura li għandha tiġi segwita u l-indirizz tas-segretarjat għandhom jiġu nnotifikati lill-Istati Membri permezz tal-Kumitat dwar il-Fondi Agrikoli.
2. Talba għal konċiljazzjoni għandha tkun ammissibbli biss fejn l-ammont li huwa previst li se jiġi eskluż mill-finanzjament Komunitarju skond il-komunikazzjoni tal-Kummissjoni jew:
(a) |
jeċċedi l-EUR 1 miljun; jew |
(b) |
jirrappreżenta mill-inqas 25 % ta’ l-infiq annwali totali ta’ l-Istat Membru taħt l-intestaturi baġitarji kkonċernati. |
Barra minn dan, jekk, matul id-diskussjonijiet preċedenti, l-Istat Membru sostna u wera li l-kwistjoni hija waħda ta’ prinċipju relatata ma’ l-applikazzjoni tar-regoli Komunitarji, il-president tal-Korp ta’ Konċiljazzjoni jista’ jiddikjara li talba għal konċiljazzjoni tkun ammissibbli. Madankollu, tali talba m’għandhiex tkun ammissibbli jekk tkun relatata biss ma’ kwistjoni ta’ interpretazzjoni legali.
3. Il-Korp ta’ Konċiljazzjoni għandu jwettaq l-investigazzjonijiet tiegħu b’mod kemm jista’ jkun informali u fil-pront, filwaqt li jibbaża ruħu fuq l-evidenza fil-fajl u fuq smigħ ġust tal-Kummissjoni u ta’ l-awtoritajiet nazzjonali kkonċernati.
4. Fejn, fi żmien erba’ xhur minn meta każ jiġi riferit lilu, il-Korp ta’ Konċiljazzjoni ma jkunx jista’ jirrikonċilja l-pożizzjonijiet tal-Kummissjoni u ta’ l-Istat Membru, għandu jitqies li l-proċedura ta’ konċiljazzjoni ma rnexxietx. Ir-rapport imsemmi fl-Artikolu 12(c) għandu jiddikjara r-raġunijiet għaliex il-pożizzjonijiet ma setgħux jiġu rrikonċiljati. Għandu jindika jekk, matul il-proċeduri, intlaħaqx xi ftehim parzjali.
Ir-rapport għandu jintbagħat lil:
(a) |
l-Istat Membru kkonċernat; |
(b) |
il-Kummissjoni; |
(c) |
l-Istati Membri l-oħra fil-qafas tal-Kumitat dwar il-Fondi Agrikoli. |
IL-KAPITOLU 4
ID-DISPOŻIZZJONIJIET TRANŻITORJI U FINALI
Artikolu 17
Id-dispożizzjonijiet tranżitorji
1. Fejn aġenzija tal-ħlas li ġiet akkreditata skond ir-Regolament (KE) Nru 1663/95 tassumi responsabbiltà għall-infiq li għalih ma kinitx responsabbli qabel, l-eżami pprovdut fl-Artikolu 1(3) ta’ dan ir-Regolament u l-akkreditazzjoni l-ġdida meħtieġa minħabba r-responsabbiltajiet l-ġodda għandhom jitlestew sa mhux aktar tard mis-16 ta’ Ottubru 2007.
2. Għas-sena finanzjarja 2007, ir-rapport tal-korp ta’ ċertifikazzjoni msemmi fl-Artikolu 5(4), safejn hija kkonċernata s-sigurtà tas-sistemi ta’ l-informazzjoni, għandu jinkludi biss kummenti u konklużjonijiet provviżorji, fejn jintuża mekkaniżmu ta’ punteġġ, rigward il-miżuri stabbiliti mill-aġenzija tal-ħlas. Dawk il-kummenti għandhom ikunu bbażati fuq l-istandards ta’ sigurtà applikabbli li huma aċċettati fuq livell internazzjonali kif imsemmi fil-punt 3.B) ta’ l-Anness I u għandhom jindikaw sa liema punt kienu stabbiliti miżuri ta’ sigurtà effettivi.
Artikolu 18
Ir-revoka
1. Ir-Regolament (KE) Nru 1663/95, ir-Regolament (KE) Nru 2390/1999 u d-Deċiżjoni 94/442/KE għandhom jiġu rrevokati mis-16 ta’ Ottubru 2006. Madankollu, ir-Regolament (KE) Nru 1663/95 għandu jkompli japplika għall-approvazzjoni tal-kontijiet, skond l-Artikolu 7(3) tar-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 1258/1999 (6), għas-sena finanzjarja 2006.
Il-president, il-membri u l-membri sostituti tal-Korp ta’ Konċiljazzjoni maħtura skond id-Deċiżjoni 94/442/KE għandhom jibqgħu fil-kariga sakemm jiskadi l-mandat tagħhom jew sakemm jiġu sostitwiti.
2. Ir-riferenzi għall-atti rrevokati fil-paragrafu 1 għandhom jiġu interpretati bħala riferenzi għal dan ir-Regolament u għandhom jinqraw skond it-tabella ta’ korrelazzjoni fl-Anness V.
Artikolu 19
Id-dħul fis-seħħ u l-applikazzjoni
Dan ir-Regolament għandu jidħol fis-seħħ fis-seba’ jum wara dak tal-pubblikazzjoni tiegħu f'Il-Ġurnal Uffiċjali ta’ l-Unjoni Ewropea.
Għandu japplika mis-16 ta’ Ottubru 2006. Madankollu, l-Artikoli 3 u 5, l-Artikolu 6, punti (a) sa (e), (g) u (h), l-Artikolu 7 u l-Artikolu 10 għandhom japplikaw biss b’relazzjoni għall-infiq u għad-dħul assenjat li jaqgħu taħt is-sena finanzjarja 2007 u ta’ wara.
Dan ir-Regolament għandu jorbot fl-intier tiegħu u għandu japplika direttament fl-Istati Membri kollha.
Magħmul fi Brussell, 21 ta' Ġunju 2006.
Għall-Kummissjoni
Mariann FISCHER BOEL
Membru tal-Kummissjoni
(1) ĠU L 209, 11.8.2005, p. 1.
(2) ĠU L 158, 8.7.1995, p. 6. Ir-Regolament kif emendat l-aħħar bir-Regolament (KE) Nru Nru 465/2005 (ĠU L 77, 23.3.2005, p. 6).
(3) ĠU L 295, 16.11.1999, p. 1. Ir-Regolament kif emendat l-aħħar mir-Regolament (KE) Nru 1359/2005 (ĠU L 214, 19.8.2005, p. 11).
(4) ĠU L 182, 16.7.1994, p. 45. Id-Deċiżjoni kif emendata l-aħħar bid-Deċiżjoni 2001/535/KE (ĠU L 193, 17.7.2001, p. 25).
(5) See page 1 of this Official Journal.
(6) ĠU L 160, 26.6.1999, p. 103.
ANNESS I
IL-KRITERJI TA’ AKKREDITAZZJONI
1. L-ambjent intern
A) L-istruttura organizzattiva
L-aġenzija għandha tiddisponi minn struttura organizzattiva li tippermettiha twettaq il-funzjonijiet ewlenin li ġejjin fir-rigward ta’ l-infiq tal-FAEG u tal-FAEŻR:
(i) |
L-awtorizzazzjoni u l-kontroll tal-ħlasijiet biex ikun stabbilit li l-ammont li għandu jitħallas lill-persuna li qed tagħmel it-talba jkun skond ir-regoli Komunitarji, li għandhom jinkludu, b’mod partikolari, il-kontrolli amministrattivi u fil-post. |
(ii) |
L-eżekuzzjoni tal-ħlasijiet biex jitħallas l-ammont awtorizzat lill-persuna li qed tagħmel it-talba (jew iċ-ċessjonarju tagħha) jew, fil-każ ta’ żvilupp rurali, il-parti tal-ko-finanzjament Komunitarju. |
(iii) |
L-għoti ta’ rendikont għall-ħlas biex jiġu rreġistrati l-ħlasijiet kollha fil-kontijiet separati ta’ l-aġenzija għall-infiq tal-FAEG u tal-FAEŻR, fil-forma ta’ sistema ta’ informazzjoni, u t-tħejjija ta’ taqsiriet perjodiċi ta’ nfiq, inklużi d-dikjarazzjonijiet mensili, ta’ kull tliet xhur (għall-FAEŻR), u annwali lill-Kummissjoni. Il-kontijiet għandhom jirreġistraw ukoll l-assi ffinanzjati mill-Fondi, b’mod partikolari rigward ħażniet ta’ intervent, ħlasijiet bil-quddiem mhux approvati, garanziji u debituri. |
L-istruttura organizzattiva ta’ l-aġenzija għandha tipprovdi għal assenjazzjoni ċara ta’ l-awtorità u tar-responsabbiltà fuq il-livelli operattivi kollha u għas-separazzjoni tat-tliet funzjonijiet imsemmija fl-ewwel paragrafu, li r-responsabbiltajiet tagħhha għandhom jiġu ddefiniti fiċ-ċart organizzattiva. Din għandha tinkludi s-servizzi tekniċi u s-servizz ta’ verifika interna msemmija fil-punt 4.
B) L-istandard tar-riżorsi umani
L-aġenzija għandha tiżgura ruħha minn dan li ġej:
(i) |
Jiġu allokati riżorsi umani xierqa biex jitwettqu l-operazzjonijiet u jkunu hemm il-ħiliet tekniċi meħtieġa f’livelli differenti ta’ operazzjonijiet. |
(ii) |
Id-diviżjoni tad-dmirijiet tkun tali li l-ebda uffiċjal ma jkollu responsabbiltà għal aktar minn waħda mir-responsabbiltajiet biex jawtorizza, iħallas jew jagħti rendikont tas-somom iċċarġjati lill-FAEG jew lill-FAEŻR, u li l-ebda uffiċjal ma jwettaq wieħed minn dawk il-kompiti mingħajr ma xogħlu jiġi taħt is-superviżjoni ta’ uffiċjal ieħor. |
(iii) |
Ir-responsabbiltajiet ta’ kull uffiċjal jiġu ddefiniti bil-miktub, inkluż l-iffissar ta’ limiti finanzjarji għall-awtorità tiegħu. |
(iv) |
It-taħriġ ta’ l-istaff ikun xieraq fuq il-livelli operattivi kollha, u jkun hemm politika biex l-istaff f’pożizzjonijiet sensittivi jinbidel regolarment, jew alternattivament għal superviżjoni akbar. |
(v) |
Jittieħdu miżuri xierqa biex jiġi evitat kunflitt ta’ interessi fejn persuna li tokkupa pożizzjoni ta’ responsabbiltà jew pożizzjoni sensittiva fir-rigward tal-verifika, ta’ l-awtorizzazzjoni, tal-ħlas u ta’ l-għoti ta’ rendikont tat-talbiet twettaq ukoll funzjonijiet oħrajn barra mill-aġenzija. |
C) Id-delegazzjoni
Jekk kwalunkwe wieħed mill-kompiti ta’ l-aġenzija tal-ħlas jiġi ddelegat lil korp ieħor, skond l-Artikolu 6(1) tar-Regolament (KE) Nru 1290/2005, iridu jintlaħqu l-kondizzjonijiet li ġejjin:
(i) |
Irid jiġi konkluż ftehim bil-miktub bejn l-aġenzija u dak il-korp li jispeċifika n-natura ta’ l-informazzjoni u d-dokumenti ta’ sostenn li għandhom jitressqu quddiem l-aġenzija u l-limitu ta’ żmien li fih iridu jitressqu. Il-ftehim irid jippermetti li l-aġenzija tkun konformi mal-kriterji ta’ akkreditazzjoni. |
(ii) |
Fil-każijiet kollha, l-aġenzija għandha tibqa’ responsabbli għall-ġestjoni effiċjenti tal-Fondi kkonċernati. |
(iii) |
Ir-responsabbiltajiet u l-obbligi tal-korp l-ieħor, notevolment dawk li jikkonċernaw il-kontroll u l-verifika tal-konformità mar-regoli Komunitarji, għandhom jiġu ddefiniti b’mod ċar. |
(iv) |
L-aġenzija għandha tiżgura ruħha li l-korp ikollu sistemi effettivi biex ikun żgurat li jwettaq ir-responsabbiltajiet tiegħu b’mod sodisfaċenti. |
(v) |
Il-korp għandu jikkonferma b’mod espliċitu lill-aġenzija li fil-fatt qed iwettaq ir-responsabbiltajiet tiegħu u għandu jiddeskrivi l-mezzi li qed jintużaw. |
(vi) |
L-aġenzija għandha tanalizza fuq bażi regolari l-funzjonijiet iddelegati biex tikkonferma li x-xogħol li qed jitwettaq ikun ta’ standard soddisfaċenti u li jkun skond ir-regoli Komunitarji. |
Il-kondizzjonijiet stabbiliti hawn fuq għandhom japplikaw, mutatis mutandis, għall-kompiti relatati ma’ l-infiq agrikolu mwettaq minn awtoritajiet doganali nazzjonali.
2. L-attivitajiet ta’ kontroll
A) Il-proċeduri biex jiġu awtorizzati t-talbiet
L-aġenzija għandha tadotta l-proċeduri li ġejjin:
(i) |
L-aġenzija għandha tistabbilixxi proċeduri dettaljati biex jiġu riċevuti, irreġistrati u pproċessati t-talbiet, inkluża deskrizzjoni tad-dokumenti kollha li għandhom jintużaw. |
(ii) |
Kull uffiċjal responsabbli mill-awtorizzazzjoni għandu jkollu għad-dispożizzjoni tiegħu lista ta’ kontroll iddettaljata tal-verifiki li jeħtieġ li jagħmel, u fid-dokumenti ta’ sostenn tat-talba għandu jinkludi l-attestazzjoni tiegħu li dawk il-kontrolli saru. Dik l-attestazzjoni tista’ ssir b’mezzi elettroniċi. Għandu jkun hemm evidenza li x-xogħol ġie evalwat minn membru anzjan ta’ l-istaff. |
(iii) |
Talba għall-ħlas għandha tkun awtorizzata biss wara li jkunu saru biżżejjed kontrolli biex jiġi vverifikat li tkun konformi mar-regoli Komunitarji. Dawk il-kontrolli għandhom jinkludu dawk meħtieġa mir-Regolament li jiggverna l-miżura speċifika li skond tagħha qed tintalab l-għajnuna, u dawk meħtieġa skond l-Artikolu 9 tar-Regolament (KE) Nru 1290/2005 biex ikunu pprevenuti u skoperti l-frodi u l-irregolaritajiet filwaqt li jitqiesu b’mod partikolari r-riskji ffaċċjati. Għall-FAEŻR, għandu wkoll ikun hemm proċeduri biex jiġi vverifikat li l-kriterji għall-għotja ta’ l-għajnuna ġew rispettati u li kien hemm konformità mar-regoli Komunitarji kollha applikabbli, b’mod partikolari r-regoli dwar l-akkwist pubbliku u r-rispett ta’ l-ambjent. |
(iv) |
Il-maniġment ta’ l-aġenzija, fuq livell xieraq, għandu jiġi mgħarraf fuq bażi regolari u f’waqtha bir-riżultati tal-kontrolli mwettqa, sabiex is-suffiċjenza ta’ dawk il-kontrolli tkun tista’ tiqies dejjem qabel ma jsir il-ħlas ta’ talba. |
(v) |
Ix-xogħol imwettaq għandu jiġi deskritt fid-dettall f’rapport li jakkumpanja kull talba, kull grupp ta’ talbiet jew, meta jkun xieraq, f’rapport li jkopri sena ta’ kummerċjalizzazzjoni waħda. Ir-rapport għandu jkun akkumpanjat minn attestazzjoni dwar l-eliġibbiltà tat-talbiet approvati u dwar in-natura, l-ambitu u l-limiti tax-xogħol li jkun sar. Għall-FAEŻR, għandu wkoll ikun hemm assikurazzjoni li l-kriterji għall-għotja ta’ l-għajnuna ġew rispettati u li kien hemm konformità mar-regoli Komunitarji kollha applikabbli, b’mod partikolari r-regoli dwar l-akkwist pubbliku u r-rispett ta’ l-ambjent. Jekk kwalunkwe kontroll fiżiku jew amministrattiv ma jkunx eżawrjenti, iżda jsir fuq kampjun ta’ talbiet, it-talbiet magħżula għandhom jiġu identifikati, il-metodu tat-teħid tal-kampjuni għandu jiġi deskritt, u għandu jsir rapport dwar ir-riżultati ta’ l-ispezzjonijiet kollha mwettqa u tal-miżuri kollha li ttieħdu fir-rigward tad-diskrepanzi u ta’ l-irregolaritajiet. Id-dokumenti ta’ sostenn għandhom ikunu biżżejjed biex jagħtu assikurazzjoni li l-kontrolli kollha meħtieġa dwar l-eliġibbiltà tat-talbiet awtorizzati ġew imwettqa. |
(vi) |
Fejn dokumenti (fuq karta jew f’forma elettronika) relatati mat-talbiet awtorizzati u mal-kontrolli mwettqa jinżammu minn korpijiet oħrajn, kemm dawk il-korpijiet kif ukoll l-aġenzija għandhom jistabbilixxu proċeduri biex jiżguraw irwieħhom li jiġi rreġistrat il-post fejn qed jinżammu dawk id-dokumenti kollha li jkunu rilevanti għall-ħlasijiet speċifiċi li saru mill-aġenzija. |
B) Il-proċeduri għall-ħlas
L-aġenzija għandha tadotta l-proċeduri meħtieġa biex tiżgura ruħha li l-ħlasijiet isiru biss f’kontijiet bankarji li jappartjenu jew lill-persuna li qed tagħmel it-talba jew liċ-ċessjonarju tagħha. Il-ħlas għandu jiġi eżegwit mill-bankier ta’ l-aġenzija jew, kif ikun xieraq, minn uffiċċju tal-ħlasijiet tal-gvern, fi żmien ħamest ijiem ta’ xogħol mid-data ta’ l-iċċarġjar lill-FAEG jew lill-FAEŻR. Madankollu, għas-snin finanzjarji 2007 u 2008, il-ħlasijiet jistgħu jsiru wkoll permezz ta’ ordni pagabbli. Għandhom jiġu adottati proċeduri biex jiġi żgurat li l-ħlasijiet kollha li għalihom ma jsirux trasferimenti jkunu kkreditati mill-ġdid lill-Fondi. M’għandu jsir l-ebda ħlas bi flus kontanti. L-approvazzjoni ta’ l-uffiċjal li jawtorizza u/jew tas-superviżur tiegħu tista’ ssir b’mezzi elettroniċi, sakemm jiġi żgurat livell xieraq ta’ sigurtà fuq dawk il-mezzi, u l-identità tal-firmatarju titniżżel fir-rekords elettroniċi.
C) Il-proċeduri għall-kontabbiltà
L-aġenzija għandha tadotta l-proċeduri li ġejjin:
(i) |
Il-proċeduri tal-kontabbiltà għandhom jiżguraw li d-dikjarazzjonijiet mensili, dawk ta’ kull tliet xhur (għall-FAEŻR) u dawk annwali jkunu sħaħ, preċiżi u f’waqthom, u li kwalunkwe żball jew ommissjoni jiġi skopert u kkorreġut, b’mod partikolari permezz ta’ kontrolli u rikonċiljazzjonijiet imwettqa f’intervalli. |
(ii) |
Il-kontabbiltà għal ħażna ta’ intervent għandha tiżgura li l-kwantitajiet u l-ispejjeż assoċjati jiġu pproċessati u rreġistrati b’mod korrett u fil-pront għal kull lott identifikabbli u fil-kont korrett f’kull stadju mill-aċċettazzjoni ta’ offerta sat-tneħħija fiżika tal-prodott, skond ir-regolamenti applikabbli, u għandha tiżgura li l-kwantità u n-natura tal-ħażniet f’kull post jistgħu jiġu ddeterminati fi kwalunkwe ħin. |
D) Il-proċeduri għall-ħlasijiet bil-quddiem u għall-garanziji
Il-ħlasijiet bil-quddiem għandhom jiġu identifikati b’mod separat fir-rekords tal-kontabbiltà jew fir-rekords sussidjarji. Għandhom jiġu adottati proċeduri biex jiġi żgurat li:
(i) |
Il-garanziji jinkisbu biss minn istituzzjonijiet finanzjarji li jilħqu l-kondizzjonijiet tar-Regolament tal-Kummissjoni (KEE) Nru 2220/85 (1) u li jkunu approvati mill-awtoritajiet xierqa u li jibqgħu validi sakemm jiġu approvati jew invokati, u jiġu sodisfatti fuq is-sempliċi talba ta’ l-aġenzija. |
(ii) |
Il-ħlasijiet bil-quddiem jiġu approvati fil-limiti ta’ żmien stipulati u dawk li misshom diġà ġew approvati għandhom jiġu identifikati fil-pront u l-garanziji għandhom jiġu invokati fil-pront. |
E) Il-proċeduri għad-djun
Il-kriterji kollha pprovduti fil-punti A) sa D) għandhom japplikaw, mutatis mutandis, għall-imposti (levies), għall-garanziji mitlufa, għall-ħlasijiet rimborsati, għad-dħul assenjat, eċċ., li l-aġenzija tkun meħtieġa tiġbor f’isem il-FAEG u l-FAEŻR.
L-aġenzija għandha tistabbilixxi sistema għar-rikonoxximent ta’ l-ammonti kollha dovuti u biex tirreġistra f’reġistru tad-debituri id-djun kollha bħal dawn qabel ma jiġu riċevuti. Ir-reġistru tad-debituri għandu jiġi spezzjonat f’intervalli regolari u għandha tittieħed azzjoni biex jinġabru d-djun li misshom diġà tħallsu.
F) Ir-rekord ta’ verifika
L-informazzjoni dwar l-evidenza dokumentarja ta’ l-awtorizzazzjoni, tal-kontabbiltà u tal-ħlas tat-talbiet u ta’ l-immaniġġjar tal-ħlasijiet bil-quddiem, tal-garanziji u tad-djun għandha tkun disponibbli fl-aġenzija sabiex f’kull ħin jiġi żgurat rekord ta’ verifika biżżejjed iddettaljat.
3. L-informazzjoni u l-komunikazzjoni
A) Il-komunikazzjoni
L-aġenzija għandha tadotta l-proċeduri meħtieġa sabiex tiżgura ruħha li kull bidla fir-regolamenti Komunitarji, u b’mod partikolari fir-rati ta’ l-għajnuna applikabbli, jiġu rreġistrati u l-istruzzjonijiet, id-databases u l-listi ta’ kontroll jiġu aġġornati fi żmien xieraq.
B) Is-sigurtà tas-sistemi ta’ l-informazzjoni
Is-sigurtà tas-sistemi ta’ l-informazzjoni għandha tkun ibbażata fuq il-kriterji stabbiliti fil-verżjoni applikabbli fis-sena finanzjarja kkonċernata ta’ wieħed mill-istandards aċċettati fuq livell internazzjonali li ġejjin:
(i) |
L-Organizzazzjoni Internazzjonali ta’ l-Istandards 17799/Standard Brittanniku 7799: Kodiċi ta’ prattika għall-Ġestjoni tas-Sigurtà ta’ l-Informazzjoni (Code of practise for Information Security Management) (BS ISO/IEC 17799), |
(ii) |
Bundesamt für Sicherheit in der Infomationstechnik: IT-Grundschutzhandbuch/Il-Manwal għall-Ħarsien Bażilari ta’ l-IT (IT Baseline Protection Manual) (BSI), |
(iii) |
Il-Fondazzjoni tal-Verifika u tal-Kontroll tas-Sistemi ta’ l-Informazzjoni: L-għanijiet ta’ kontroll għat-Teknoloġija ta’ l-Informazzjoni u għat-Teknoloġija relatata (Control objectives for Information and related Technology) (COBIT). |
L-aġenzija għandha tagħżel wieħed minn dawk l-istandards internazzjonali bħala l-bażi għas-sigurtà tas-sistemi ta’ l-informazzjoni tagħha.
Il-miżuri ta’ sigurtà għandhom jiġu addattati għall-istruttura amministrattiva, għall-istaff u għall-ambjenti teknoloġiċi ta’ kull aġenzija tal-ħlas individwali. L-isforz finanzjarju u teknoloġiku għandu jkun proporzjonat għar-riskji effettivi ffaċċjati.
4. Il-monitoraġġ
A) Il-monitoraġġ kurrenti permezz ta’ attivitajiet ta’ kontroll intern
L-attivitajiet ta’ kontroll intern għandhom ikopru mill-inqas l-oqsma li ġejjin:
(i) |
Il-monitoraġġ tas-servizzi tekniċi u tal-korpijiet iddelegati responsabbli mit-twettiq tal-kontrolli u ta’ funzjonijiet oħrajn biex tkun żgurata implimentazzjoni xierqa tar-regolamenti, tal-linji ta’ gwida u tal-proċeduri. |
(ii) |
Il-bidu ta’ bidliet fis-sistemi sabiex is-sistemi ta’ kontroll jittejbu b’mod ġenerali. |
(iii) |
L-analiżi tal-pretensjonijiet u tat-talbiet imressqa quddiem l-aġenzija kif ukoll informazzjoni oħra li twassal biex ikunu ssuspettati xi irregolaritajiet. |
Il-monitoraġġ kurrenti huwa mibni fl-attivitajiet operattivi normali u rikorrenti ta’ l-aġenzija tal-ħlas. Fuq il-livelli kollha, l-operazzjonijiet u l-attivitajiet ta’ kontroll ta’ kuljum ta’ l-aġenzija għandhom jiġu mmonitorjati fuq bażi kontinwa sabiex jiġi żgurat rekord ta’ verifika biżżejjed iddettaljat.
B) Evalwazzjonijiet separati permezz ta’ servizz ta’ verifika interna
F’dan ir-rigward, l-aġenzija għandha tadotta l-proċeduri li ġejjin:
(i) |
Is-servizz ta’ verifika interna għandu jkun indipendenti mid-dipartiment l-oħra ta’ l-aġenzija u għandu jirrapporta lid-direttur ta’ l-aġenzija. |
(ii) |
Is-servizz ta’ verifika interna għandu jivverifika li l-proċeduri adottati mill-aġenzija jkunu adegwati biex ikun żgurat li l-konformità mar-regoli Komunitarji tkun ivverifikata u li l-kontijiet ikunu preċiżi, sħaħ u f’waqthom. Il-verifiki jistgħu jkunu limitati għal miżuri magħżula u għal kampjuni ta’ tranżazzjonijiet, sakemm pjan ta’ verifika jiżgura li l-oqsma kollha sinifikanti, inklużi d-dipartimenti responsabbli mill-awtorizzazzjoni, ikunu koperti tul perjodu li ma jaqbiżx il-ħames snin. |
(iii) |
Ix-xogħol tas-servizz għandu jitwettaq skond standards aċċettati fuq livell internazzjonali, għandu jiġi rreġistrat fil-karti ta’ ħidma u għandu jirriżulta f’rapporti u f’rakkomandazzjonijiet indirizzati lill-ogħla maniġment ta’ l-aġenzija |
ANNESS II
ID-DIKJARAZZJONI TA’ ASSIKURAZZJONI
Jiena, …, Direttur ta’ l-Aġenzija tal-Ħlas ta’ …, nippreżenta l-kontijiet għal din l-Aġenzija tal-Ħlas għas-sena finanzjarja 16/10/xx sa 15/10/xx+1.
Niddikjara, fuq il-bażi tal-ġudizzju tiegħi stess u fuq l-informazzjoni li għandi għad-dispożizzjoni tiegħi, inkluż, fost l-oħrajn, ir-riżultati tax-xogħol tas-servizz ta’ verifika interna, li:
— |
Il-kontijiet ippreżentati jagħtu, safejn naf jiena, perspettiva vera, sħiħa u preċiża ta’ l-infiq u ta’ l-irċevuti għas-sena finanzjarja msemmija hawn fuq. B’mod partikolari, id-djun, il-ħlasijiet bil-quddiem il-garanziji u l-ħażniet kollha li naf bihom jien ġew irreġistrati fil-kontijiet, u l-irċevuti kollha miġbura relatati mal-FAEG u mal-FAEŻR ġew ikkreditati kif suppost lill-fondi xierqa. |
— |
Stabbilejt sistema li tipprovdi assikurazzjoni raġonevoli dwar il-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet sottostanti, inkluż li l-eliġibbiltà tat-talbiet u, għall-iżvilupp rurali, il-proċedura biex tiġi attribwita l-għajnuna, ikunu ġestiti, ikkontrollati u ddokumentati skond ir-regoli Komunitarji. |
[Din l-assikurazzjoni, madankollu, hija bla ħsara għar-riservi li ġejjin:]
Barra minn dan, nikkonferma li ma naf bl-ebda kwistjoni mhux żvelata li tista’ tkun ta’ dannu għall-interess finanzjarju tal-Komunità.
Firma
ANNESS III
TABELLI MUDELL TA’ L-AMMONTI LI GĦANDHOM JIĠU RKUPRATI
Għal kull aġenzija tal-ħlas, l-Istati Membri għandhom jipprovdu l-informazzjoni msemmija fl-Artikolu 6(f) billi jużaw it-tabelli li ġejjin:
Tabella 1:
Ħarsa ġenerali lejn il-proċeduri ta’ rkupru li jikkonċernaw l-irregolaritajiet tal-FAEG fl-aktar sena finanzjarja reċenti — proċeduri amministrattivi
It-tabella li għandha tiġi pprovduta fl-2007:
a |
b |
c |
d |
e |
f |
Sena finanzjarja tas-sejba primarja |
Bilanċ il-15 ta’ Ottubru 2005 |
Ammonti rkuprati (2006) |
Ammonti kkorreġuti (2006) (1) |
Ammonti totali mhux approvati li ġie ddikjarat li ma jistgħux jiġu rkuprati |
Ammonti li għandhom jiġu rkuprati (il-15 ta’ Ottubru 2006) |
< 2002 |
|
|
|
|
|
2002 |
|
|
|
|
|
2003 |
|
|
|
|
|
2004 |
|
|
|
|
|
2005 |
|
|
|
|
|
2006 |
|
|
|
|
|
Total |
|
|
|
|
|
It-tabella li għandha tiġi pprovduta fl-2008 u fis-snin sussegwenti:
a |
b |
c |
d |
e |
f |
Sena finanzjarja tas-sejba primarja |
Bilanċ il-15 ta’ Ottubru sena n-1 |
Ammonti rkuprati (sena n) |
Ammonti kkorreġuti (sena n) (2) |
Ammonti li ġie ddikjarat li ma jistgħux jiġu rkuprati (sena n) |
Ammonti li għandhom jiġu rkuprati (il-15 ta’ Ottubru sena n) |
< n – 4 (3) |
|
|
|
|
|
n-4 |
|
|
|
|
|
n-3 |
|
|
|
|
|
n-2 |
|
|
|
|
|
n-1 |
|
|
|
|
|
N |
|
|
|
|
|
Total |
|
|
|
|
|
Tabella 2:
Ħarsa ġenerali lejn il-proċeduri ta’ rkupru li jikkonċernaw l-irregolaritajiet tal-FAEG fl-aktar sena finanzjarja reċenti — proċeduri ġudizzjarji
It-tabella li għandha tiġi pprovduta fl-2007:
a |
b |
c |
d |
e |
f |
Sena finanzjarja tas-sejba primarja |
Bilanċ il-15 ta’ Ottubru 2005 |
Ammonti rkuprati (2006) |
Ammonti kkorreġuti 2006) (4) |
Ammonti totali mhux approvati li ġie ddikjarat li ma jistgħux jiġu rkuprati |
Ammonti li għandhom jiġu rkuprati (il-15 ta’ Ottubru 2006) |
< 1998 |
|
|
|
|
|
1998 |
|
|
|
|
|
1999 |
|
|
|
|
|
2000 |
|
|
|
|
|
2001 |
|
|
|
|
|
2002 |
|
|
|
|
|
2003 |
|
|
|
|
|
2004 |
|
|
|
|
|
2005 |
|
|
|
|
|
2006 |
|
|
|
|
|
Total |
|
|
|
|
|
It-tabella li għandha tiġi pprovduta fl-2008 u fis-snin sussegwenti:
a |
b |
c |
d |
e |
f |
Sena finanzjarja tas-sejba primarja |
Bilanċ il-15 ta’ Ottubru sena n-1 |
Ammonti rkuprati (sena n) |
Ammonti kkorreġuti (sena n) (5) |
Ammonti li ġie ddikjarat li ma jistgħux jiġu rkuprati (sena n) |
Ammonti li għandhom jiġu rkuprati (il-15 ta’ Ottubru sena n) |
< n – 8 (6) |
|
|
|
|
|
n-8 |
|
|
|
|
|
n-7 |
|
|
|
|
|
n-6 |
|
|
|
|
|
n-5 |
|
|
|
|
|
n-4 |
|
|
|
|
|
n-3 |
|
|
|
|
|
n-2 |
|
|
|
|
|
n-1 |
|
|
|
|
|
N |
|
|
|
|
|
Total |
|
|
|
|
|
It-Tabelli 1 u 2 għandhom japplikaw, mutatis mutandis, fil-każ ta’ l-applikazzjoni tal-ħames subparagrafu ta’ l-Artikolu 32(5) tar-Regolament (KE) Nru 1290/2005.
Tabella 3:
Ħarsa ġenerali lejn il-proċeduri ta’ rkupru li jikkonċernaw l-irregolaritajiet tal-FAEŻR fl-aktar sena finanzjarja reċenti — proċeduri amministrattivi
It-tabella li għandha tiġi pprovduta fl-2008 u fis-snin sussegwenti:
a |
b |
c |
d |
e |
f |
Sena finanzjarja tas-sejba primarja |
Bilanċ il-15 ta’ Ottubru sena n-1 |
Ammonti rkuprati (sena n) |
Ammonti kkorreġuti (sena n) (7) |
Ammonti li ġie ddikjarat li ma jistgħux jiġu rkuprati (sena n) |
Ammonti li għandhom jiġu rkuprati (il-15 ta’ Ottubru sena n) |
2007 |
|
|
|
|
|
2008 |
|
|
|
|
|
2009 |
|
|
|
|
|
2010 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2016+4 |
|
|
|
|
|
Total |
|
|
|
|
|
Tabella 4:
Ħarsa ġenerali lejn il-proċeduri ta’ rkupru li jikkonċernaw l-irregolaritajiet tal-FAEŻR fl-aktar sena finanzjarja reċenti — proċeduri ġudizzjarji
It-tabella li għandha tiġi pprovduta fl-2008 u fis-snin sussegwenti:
a |
b |
c |
d |
e |
f |
Sena finanzjarja tas-sejba primarja |
Bilanċ il-15 ta’ Ottubru sena n-1 |
Ammonti rkuprati (sena n) |
Ammonti kkorreġuti (sena n) (8) |
Ammonti li ġie ddikjarat li ma jistgħux jiġu rkuprati (sena n) |
Ammonti li għandhom jiġu rkuprati (il-15 ta’ Ottubru sena n) |
2007 |
|
|
|
|
|
2008 |
|
|
|
|
|
2009 |
|
|
|
|
|
2010 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2016+8 |
|
|
|
|
|
Total |
|
|
|
|
|
It-Tabelli 3 u 4 għandhom japplikaw, mutatis mutandis, fil-każ ta’ l-applikazzjoni tat-tieni subparagrafu ta’ l-Artikolu 33(8) tar-Regolament (KE) Nru 1290/2005.
L-Istati Membri għandhom iressqu t-tabelli 5 u 6 elettronikament, f’format li għandu jiġi pprovdut kull sena mill-Kummissjoni qabel il-15 ta’ Ottubru.
Tabella 5:
L-ammonti tal-każijiet individwali li jikkonċernaw l-irregolaritajiet tal-FAEG
a |
b |
c |
d |
e |
f |
g |
h |
i |
j |
k |
l |
m |
Numru ta’ identifikazzjoni |
Identifikazzjoni ECR, jekk ikun applikabbli (9) |
Sena finanzjarja tas-sejba primarja ta’ irregolarità |
Suġġett għall-proċeduri ġudizzjarji |
Ammont oriġinali |
Ammont totali kkoreġut (il-perjodu kollu ta’ rkupru) |
Ammont total irkuprat (il-perjodu kollu ta’ rkupru) |
Ammont li ġie ddikjarat li ma jistax jiġi rkuprat (il-perjodu kollu ta’ rkupru) |
Data ta’ meta ġie stabbilit li ma jistax jiġi rkuprat |
Ammont li għalih għadu għaddej l-irkupru |
Raġunijiet għaliex ma jistax jiġi rkuprat |
Ammont ikkoreġut (fis-sena finanzjarja n) |
Ammont irkuprat (fis-sena finanzjarja n) |
|
|
|
Iva/le |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Iva/le |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Iva/le |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Iva/le |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Tabella 6:
L-ammonti tal-każijiet individwali li jikkonċernaw l-irregolaritajiet tal-FAEŻR
a |
b |
c |
d |
e |
f |
g |
h |
i |
j |
k |
l |
m |
Numru ta’ identifikazzjoni |
Identifikazzjoni ECR, jekk ikun applikabbli (10) |
Sena finanzjarja tas-sejba primarja ta’ irregolarità |
Suġġett għall-proċeduri ġudizzjarji |
Ammont oriġinali |
Ammont totali kkoreġut (il-perjodu kollu ta’ rkupru) |
Ammont totali rkuprat (il-perjodu kollu ta’ rkupru) |
Ammont li ġie ddikjarat li ma jistax jiġi rkuprat (il-perjodu kollu ta’ rkupru) |
Data ta’ meta ġie stabbilit li ma jistax jiġi rkuprat |
Ammont li għalih għadu għaddej l-irkupru |
Raġunijiet għaliex ma jistax jiġi rkuprat |
Ammont ikkoreġut (fis-sena finanzjarja n) |
Ammont irkuprat (fis-sena finanzjarja n) |
|
|
|
Iva/le |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Iva/le |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Iva/le |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Iva/le |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
(1) Inklużi l-korrezzjonijiet li jirriżultaw minn bidla minn proċeduri amministrattivi għal proċedura ġudizzjarja.
(2) Inklużi l-korrezzjonijiet li jirriżultaw minn bidla minn proċeduri amministrattivi għal proċedura ġudizzjarja.
(3) Din ir-ringiela għandha tirreġistra l-irkupri u/jew il-korrezzjonijiet skond it-tielet u r-raba’ subparagrafi ta’ l-Artikolu 32 (5) tar-Regolament (KE) Nru 1290/2005.
(4) Inklużi l-korrezzjonijiet li jirriżultaw minn bidla minn proċeduri amministrattivi għal proċedura ġudizzjarja.
(5) Inklużi l-korrezzjonijiet li jirriżultaw minn bidla minn proċeduri amministrattivi għal proċedura ġudizzjarja.
(6) Din ir-ringiela għandha tirreġistra l-irkupri u/jew il-korrezzjonijiet skond it-tielet u r-raba’ subparagrafi ta’ l-Artikolu 32 (5) tar-Regolament (KE) Nru 1290/2005.
(7) Inklużi l-korrezzjonijiet li jirriżultaw minn bidla minn proċeduri amministrattivi għal proċedura ġudizzjarja.
(8) Inklużi l-korrezzjonijiet li jirriżultaw minn bidla minn proċeduri amministrattivi għal proċedura ġudizzjarja.
(9) Din tikkonċerna l-identifikazzjoni unika tal-każijiet innotifikati skond ir-Regolament tal-Kunsill (KEE) Nru 595/91 (ĠU L 67, 14.3.1991, p. 11).
(10) Din tikkonċerna l-identifikazzjoni unika tal-każijiet innotifikati skond ir-Regolament tal-Kunsill (KEE) Nru 595/91 (ĠU L 67, 14.3.1991, p. 11).
ANNESS IV
IT-TRAŽMISSJONI TAL-MISTOQSIJIET IMSEMMIJA FL-ARTIKOLU 8(4)
Il-mistoqsijiet imsemmija fl-Artikolu 8(4) għandhom jintbagħtu lil:
— |
European Commission (Il-Kummissjoni Ewropea), DG AGRI-J1, Rue de la Loi 200, B-1049 Brussels, jew |
— |
AGRI-J1@cec.eu.int. |
ANNESS V
IT-TABELLA TA’ KORRELAZZJONI
Ir-Regolament (KE) Nru 1663/95 |
Dan ir-Regolament |
Artikolu 1(2) |
Artikolu 1(2) |
Artikolu 1(3), it-tieni subparagrafu |
Artikolu 1(3), it-tieni subparagrafu |
Artikolu 1(4) |
Artikolu 1(4) |
Artikolu 1(5) |
Artikolu 2(5) |
Artikolu 1(7) |
Artikolu 1(5) |
Artikolu 2(1) |
Artikolu 4(1) |
Artikolu 2(2) |
Artikolu 4(6) |
Artikolu 2(3) |
Artikolu 8(1) |
Artikolu 3(1), l-ewwel subparagrafu |
Artikolu 5(1), it-tieni sentenza |
Artikolu 3(1), it-tieni subparagrafu |
Artikolu 5(3), it-tieni subparagrafu |
Artikolu 3(1), it-tielet subparagrafu |
Artikolu 5(2) |
Artikolu 3(3) |
Artikolu 5(4) |
Artikolu 4(1) (a), (b), (c) |
Artikolu 7(1) (a), (b), (c) |
Artikolu 4(2) |
Artikolu 7(2) |
Artikolu 4(3) |
Artikolu 7(3) |
Artikolu 4(4) |
Artikolu 7(4) |
Artikolu 5(1)(a) |
Artikolu 6(b) u (c) |
Artikolu 5(1)(b) |
Artikolu 6(e) |
Artikolu 5(1)(c) |
Artikolu 6(f) |
Artikolu 5(1)(d) |
Artikolu 6(g) |
Artikolu 5(1)(e) |
Artikolu 6(h) |
Artikolu 6 |
Artikolu 9(1) u (2) |
Artikolu 7(1), it-tieni subparagrafu |
Artikolu 10(2) |
Artikolu 7(2) |
Artikolu 10(3) |
Artikolu 7(3) |
Artikolu 10(4) |
Artikolu 8 |
Artikolu 11 |
Ir-Regolament (KE) Nru 2390/1999 |
Dan ir-Regolament |
Artikolu 2(1) |
Artikolu 8(2) |
Artikolu 2(2) |
Artikolu 8(3) |
Artikolu 2(3) |
Artikolu 8(5) |
Id-Deċiżjoni 94/442/KE |
Dan ir-Regolament |
Artikolu 1(1) |
Artikolu 12 |
Artikolu 2(1) |
Artikolu 16(1) |
Artikolu 2(2) |
Artikolu 16(2) |
Artikolu 2(4) |
Artikolu 16(3) |
Artikolu 2(5) |
Artikolu 16(4), l-ewwel subparagrafu |
Artikolu 2(6) |
Artikolu 16(4), it-tieni subparagrafu |
Artikolu 3(1), l-ewwel subparagrafu |
Artikolu 13(1) |
Artikolu 3(1), it-tieni, it-tielet u r-raba’ subparagrafi |
Artikolu 13(2) |
Artikolu 3(2) |
Artikolu 13(3) |
Artikolu 3(3) |
Artikolu 13(4) |
Artikolu 3(4), it-tieni subparagrafu |
Artikolu 13(5) |
Artikolu 3(5) |
Artikolu 13(5) |
Artikolu 4(1) |
Artikolu 15(1) |
Artikolu 4(2) |
Artikolu 14(1), it-tieni subparagrafu |
Artikolu 4(3) |
Artikolu 15(2) |
Artikolu 5(1) |
Artikolu 14(1), l-ewwel subparagrafu |
Artikolu 5(2) |
Artikolu 14(2) |