14/Sv. 002

HR

Službeni list Europske unije

88

---

32006R0885

---

L 171/90

SLUŽBENI LIST EUROPSKE UNIJE

21.06.2006.

---

UREDBA KOMISIJE (EZ) br. 885/2006

od 21. lipnja 2006.

o utvrđivanju detaljnih pravila za primjenu Uredbe Vijeća (EZ) br. 1290/2005 u pogledu akreditacije agencija za plaćanja i drugih tijela te poravnanja računa EFJP-a i EPFRR-a

KOMISIJA EUROPSKIH ZAJEDNICA,

uzimajući u obzir Ugovor o osnivanju Europske zajednice,

uzimajući u obzir Uredbu Vijeća (EZ) br. 1290/2005 od 21. lipnja 2005. o financiranju zajedničke poljoprivredne politike (1), a posebno njezin članak 42.,

budući da:

(1)

Nakon donošenja Uredbe (EZ) br. 1290/2005, trebalo bi utvrditi nova detaljna pravila u pogledu akreditacije agencija za plaćanja i drugih tijela, kao i poravnanja računa Europskog fonda za jamstva u poljoprivredi (EFJP) i Europskog poljoprivrednog fonda za ruralni razvoj (EPFRR). Uredbu Komisije (EZ) br. 1663/95 od 7. srpnja 1995. o utvrđivanju detaljnih pravila za primjenu Uredbe Vijeća (EEZ) br. 729/70 u pogledu postupka poravnanja računa Komponente za jamstva EFSJP-a (2) trebalo bi stoga staviti izvan snage i zamijeniti novom uredbom.

(2)

Države članice trebale bi akreditirati agencije za plaćanja samo ako one udovoljavaju određenim minimalnim kriterijima koji su uspostavljeni na razini Zajednice. Navedeni kriteriji trebali bi obuhvatiti četiri osnovna područja: unutarnje okruženje, kontrolne aktivnosti, informacije i komunikaciju te praćenje. Države članice trebale bi biti slobodne utvrditi dodatne akreditacijske kriterije kako bi se uzele u obzir posebnosti agencije za plaćanja.

(3)

Države članice trebale bi svoje agencije za plaćanja držati pod stalnim nadzorom i uspostaviti sustav razmjene informacija o mogućim slučajevima nepoštovanja akreditacijskih kriterija. Trebalo bi uvesti postupak kojim će se rješavati takvi slučajevi, uključujući i obvezu sastavljanja plana za uklanjanje utvrđenih nedostataka u roku koji je potrebno utvrditi. Izdaci koje je ostvarila agencija za plaćanja čiju akreditaciju njezina država članica zadrži, unatoč tome što nije uspjela provesti plan otklanjanja nedostataka u okviru utvrđenog roka, trebali bi podlijegati postupku potvrde o sukladnosti iz članka 31. Uredbe (EZ) br. 1290/2005.

(4)	Trebalo bi utvrditi detaljna pravila u pogledu sadržaja i oblika izjave o jamstvu iz članka 8. stavka 1. točke (c) podtočke iii. Uredbe (EZ) br. 1290/2005.

(5)	Trebalo bi pojasniti ulogu koordinacijskog tijela iz članka 6. stavka 3. Uredbe (EZ) br. 1290/2005 i utvrditi kriterije za njegovu akreditaciju.

(6)	Kako bi se osiguralo da su potvrde i izviješća koja sastavljaju tijela za ovjeravanje iz članka 7. Uredbe (EZ) br. 1290/2005 od pomoći Komisiji u postupku poravnanja računa, trebalo bi detaljno odrediti njihov sadržaj.

(7)

Kako bi se Komisiji omogućilo poravnanje računa na temelju članka 30. Uredbe (EZ) br. 1290/2005, trebalo bi detaljno odrediti sadržaj godišnjeg financijskog izvještaja agencija za plaćanja te utvrditi datum dostavljanja navedenih izvještaja i ostalih odgovarajućih dokumenata Komisiji. Također bi trebalo pojasniti razdoblje tijekom kojega agencije za plaćanja moraju čuvati popratnu dokumentaciju o svim izdacima i namjenskim prihodima na raspolaganju Komisiji.

(8)

Nadalje, trebalo bi navesti da Komisija utvrđuje oblik i sadržaj računovodstvenih podataka koje joj agencije za plaćanja moraju proslijediti. U tom je kontekstu također primjereno uključiti u ovu Uredbu i pravila o korištenju navedenih računovodstvenih podataka koja su trenutačno utvrđena Uredbom Komisije (EZ) br. 2390/1999 od 25. listopada 1999. o utvrđivanju oblika i sadržaja računovodstvenih podataka koji se dostavljaju Komisiji za poravnanje računa Komponente za jamstva EFSJP-a, kao i za praćenje i predviđanja (3). Uredbu (EZ) br. 2390/1999 treba stoga bi trebalo staviti izvan snage.

(9)

Trebalo bi utvrditi detaljne odredbe kako za postupak poravnanja računa iz članka 30. Uredbe (EZ) br. 1290/2005, tako i za postupak potvrde o sukladnosti iz članka 31. navedene Uredbe, uključujući i mehanizam kojim se nastali iznosi, ovisno o slučaju, oduzimaju od ili dodaju sljedećim plaćanjima prema državama članicama.

(10)

Za postupak potvrde o sukladnosti, Odlukom Komisije 94/442/EZ od 1. srpnja 1994. o uspostavi postupka mirenja u kontekstu poravnanja računa Komponente za jamstva EFSJP-a (4) uspostavljeno je Tijelo za mirenje i utvrđena su pravila kojima se određuje njegov sastav i djelovanje. Radi pojednostavljenja, navedena bi pravila trebalo uključiti u ovu Uredbu i prilagoditi ih prema potrebi. Odluku 94/442/EZ trebalo bi stoga staviti izvan snage.

(11)

Ako agencija za plaćanja akreditirana prema Uredbi (EZ) br. 1663/95 preuzme odgovornosti nakon 16. listopada 2006., za koje prije navedenoga datuma nije bila odgovorna, potrebna je nova akreditacija u skladu s kriterijima utvrđenima ovom Uredbom, kojom će se obuhvatiti nove odgovornosti. Kao prijelazna mjera, prilagodba akreditacije trebala bi biti moguća prije 16. listopada 2007.

(12)	Mjere koje su predviđene ovom Uredbom u skladu su s mišljenjem Odbora za poljoprivredne fondove,

DONIJELA JE OVU UREDBU:

POGLAVLJE 1.

AGENCIJE ZA PLAĆANJA I DRUGA TIJELA

Članak 1.

Akreditacija agencija za plaćanja

1.   Da bi bila akreditirana, kako je definirano u članku 6. stavku 1. Uredbe (EZ) br. 1290/2005, agencija za plaćanja mora posjedovati administrativnu organizaciju i sustav unutarnje kontrole koji su usklađeni s kriterijima utvrđenima u Prilogu I. ovoj Uredbi (dalje u tekstu akreditacijski kriteriji) u pogledu:

(a)	unutarnjeg okruženja;

(b)	kontrolnih aktivnosti;

(c)	informacija i komunikacija;

(d)

praćenja.

Države članice mogu utvrditi dodatne akreditacijske kriterije kako bi uzele u obzir veličinu, odgovornosti i ostala specifična svojstva agencije za plaćanja.

2.   Za svaku agenciju za plaćanja država imenuje nadležno tijelo na razini ministarstva koje je nadležno za izdavanje i oduzimanje akreditacije agencijama za plaćanja te za izvršavanje zadaća koje su im dodijeljene ovom Uredbom (dalje u tekstu: nadležno tijelo). O tome obavješćuje Komisiju.

3.   Na temelju provjere akreditacijskih kriterija, nadležno tijelo formalnim aktom odlučuje o akreditaciji agencije za plaćanja.

Provjeru obavlja tijelo neovisno o agenciji za plaćanja koju treba akreditirati i uključuje osobito dogovore u pogledu odobravanja i izvršavanja plaćanja, očuvanja sigurnosti proračuna Zajednice, sigurnosti informacijskih sustava, vođenja računovodstvenih knjiga, raspodjele dužnosti i prikladnosti unutarnje i vanjske kontrole u pogledu transakcija koje se financiraju iz Europskog fonda za jamstva u poljoprivredi (EFJP) i Europskog poljoprivrednog fonda za ruralni razvoj (EPFRR).

4.   Ako nadležno tijelo smatra da agencija za plaćanja ne ispunjava akreditacijske kriterije na zadovoljavajući način, izdat će agenciji naputke točno određujući uvjete koje mora ispuniti prije nego što joj se odobri akreditacija.

Dok se ne provedu potrebne promjene, akreditacija se može odobriti privremeno za razdoblje koje se utvrđuje uzimajući u obzir ozbiljnost identificiranih problema i koje ne prelazi 12 mjeseci. U opravdanim slučajevima, Komisija može na zahtjev predmetne države članice odobriti produljenje navedenog razdoblja.

5.   Po prvoj akreditaciji agencije za plaćanja dostavljaju se podaci iz članka 8. stavka 1. točke (a) Uredbe (EZ) br. 1290/2005, a u svakom slučaju prije no što se izdaci koje ostvari agencija za plaćanja terete EFJP ili EPFRR. Podaci se dostavljaju s izjavama i dokumentima u vezi s:

(a)	odgovornošću agencije za plaćanja;

(b)	raspodjelom odgovornosti među odjelima agencije;

(c)	njezinim odnosom s ostalim javnim ili privatnim tijelima koja su odgovorna za provedbu mjera za koje agencija tereti izdatke na račun EFJP-a i EPFRR-a;

(d)	postupcima zaprimanja, provjere i potvrde valjanosti zahtjeva korisnika, te postupcima odobravanja, plaćanja i pravdanja izdataka;

(e)	odredbama o sigurnosti informacijskih sustava.

6.   Komisija obavješćuje Odbor za poljoprivredne fondove o agencijama za plaćanja akreditiranima u svakoj državi članici.

Članak 2.

Kontrola akreditacije

1.   Nadležno tijelo drži agencije za plaćanja koje su u njegovoj nadležnosti pod stalnim nadzorom, prvenstveno na temelju potvrda i izviješća koje sastavlja tijelo za ovjeravanje na temelju članka 5. stavaka 3. i 4., te prati sve utvrđene nedostatke. Svake tri godine nadležno tijelo pisanim putem izvješćuje Komisiju o rezultatima svog nadzora i navodi udovoljavaju li agencije za plaćanja i nadalje akreditacijskim kriterijima.

2.   Države članice uspostavljaju sustav koji osigurava da se svaka informacija koja ukazuje na činjenicu da neka agencija za plaćanja ne ispunjava akreditacijske kriterije bez odgode dostavlja nadležnom tijelu.

3.   Ako akreditirana agencija za plaćanja prestane ispunjavati jedan ili više akreditacijskih kriterija ili ih ispunjava tako manjkavo da to utječe na njezinu sposobnost izvršavanja zadaće utvrđene člankom 6. stavkom 1. Uredbe (EZ) br. 1290/2005, nadležno tijelo određuje uvjetnu akreditaciju agencije i izrađuje plan kako bi se ispravili utvrđeni nedostaci u razdoblju koje se utvrđuje u skladu s ozbiljnošću problema, a koje nije dulje od 12 mjeseci od dana određivanja uvjetne akreditacije. U opravdanim slučajevima, Komisija može na zahtjev predmetne države članice odobriti produljenje navedenog razdoblja.

4.   Nadležno tijelo izvješćuje Komisiju o planovima izrađenima prema stavku 3., kao i o provedbi tih planova.

5.   U slučaju oduzimanja akreditacije, nadležno tijelo bez odlaganja akreditira drugu agenciju za plaćanje u skladu s člankom 6. stavkom 2. Uredbe (EZ) br. 1290/2005 i člankom 1. navedene Uredbe kako bi se osigurale nesmetane isplate korisnicima.

6.   Ako Komisija utvrdi da nadležno tijelo ne ispunjava svoju obvezu izrade plana otklanjanja utvrđenih nedostataka prema stavku 3. ili da je agencija za plaćanja i dalje akreditirana unatoč tome što nije u potpunosti provela navedeni plan u okviru utvrđenog razdoblja, tada preostale nedostatke rješava putem potvrde o sukladnosti iz članka 31. Uredbe (EZ) br. 1290/2005.

Članak 3.

Izjava o jamstvu

1.   Izjava o jamstvu iz članka 8. stavka 1. točke (c) podtočke iii. Uredbe (EZ) br. 1290/2005 sastavlja se pravovremeno kako bi tijelo za ovjeravanje moglo dati mišljenje iz točke (b) drugoga podstavka članka 5. stavka 4. ove Uredbe.

Izjava o jamstvu utvrđena je u Prilogu II. i može sadržavati rezerve koje određuju opseg potencijalnog financijskog učinka. U tom slučaju uključuje i akcijski plan za otklanjanje nedostataka i točno određen vremenski okvir za njegovu provedbu.

2.   Izjava o jamstvu temelji se na učinkovitom nadzoru sustava upravljanja i kontrole tijekom cijele godine.

Članak 4.

Koordinacijsko tijelo

1.   Koordinacijsko tijelo iz članka 6. stavka 3. Uredbe (EZ) br. 1290/2005 jedini je sugovornik Komisije za predmetnu državu članicu za sva pitanja koja se odnose na EFJP i EPFRR u pogledu:

(a)	distribucije tekstova i smjernica Zajednice koji se odnose na agencije za plaćanja i tijela odgovorna za provedbu navedenih tekstova i smjernica, kao i za promicanje njihove usklađene primjene;

(b)	dostavljanja informacija iz članaka 6. i 8. Uredbe (EZ) br. 1290/2005 Komisiji;

(c)	dostupnosti cjelokupne evidencije svih računovodstvenih podataka potrebnih za potrebe statistike i kontrole.

2.   Agencija za plaćanja može imati ulogu koordinacijskog tijela pod uvjetom da su te dvije funkcije odvojene.

3.   U izvršavanju svojih zadaća koordinacijsko tijelo može, u skladu s nacionalnim postupcima, upućivati zahtjeve ostalim upravnim tijelima ili odjelima, osobito onima koji posjeduju stručno znanje i iskustvo na računovodstvenom i tehničkom području.

4.   Predmetna država članica odlučuje o akreditaciji koordinacijskog tijela formalnim aktom na ministarskoj razini, nakon što se uvjeri da administrativno uređenje tijela daje dovoljna jamstva o njegovoj sposobnosti za izvršavanje zadaće iz članka 6. stavka 3. drugoga podstavka Uredbe (EZ) 1290/2005.

Da bi steklo akreditaciju, koordinacijsko tijelo mora imati utvrđene postupke koji osiguravaju da:

(a)	se sve izjave koje se dostavljaju Komisiji temelje na informacijama dobivenima iz pravilno ovlaštenih izvora;

(b)	su izjave koje se dostavljaju Komisiji prethodno pravilno odobrene;

(c)	postoji pravilan revizijski trag kao potpora informacijama koje se dostavljaju Komisiji;

(d)	se primljene i poslane informacije pohranjuju na siguran način, bilo u papirnatom ili elektroničkom obliku.

5.   Povjerljivost, cjelovitost i dostupnost svih elektroničkih podataka koje pohranjuje koordinacijsko tijelo osiguravaju se mjerama koje su prilagođene administrativnoj strukturi, kadrovskoj strukturi i tehnološkom okruženju svakog pojedinog koordinacijskog tijela. Financijska i tehnološka nastojanja moraju biti razmjerna stvarno nastalim rizicima.

6.   Podaci utvrđeni u prvom podstavku članka 6. stavka 3. i u članku 8. stavku 1. točki (a) Uredbe (EZ) br. 1290/2005, dostavljaju se nakon što je akreditacijsko tijelo prvi put akreditirano, a u svakom slučaju prije nego što se izdaci za koje je koordinacijsko tijelo odgovorno terete na račun EFJP-a ili EPFRR-a. Podaci se dostavljaju zajedno s dokumentima o akreditaciji tijela te s informacijama o administrativnim i računovodstvenim uvjetima te uvjetima unutarnje kontrole njegova poslovanja.

Članak 5.

Ovjeravanje

1.   Nadležno tijelo imenuje tijelo za ovjeravanje iz članka 7. Uredbe (EZ) br. 1290/2005. Tijelo za ovjeravanje operativno je neovisno o predmetnoj agenciji za plaćanja i koordinacijskom tijelu te posjeduje neophodno tehničko stručno znanje i iskustvo.

2.   Tijelo za ovjeravanje obavlja provjeru predmetne agencije za plaćanja u skladu s međunarodno prihvaćenim revizijskim standardima, uzimajući u obzir smjernice o primjeni navedenih standarda koje je utvrdila Komisija.

Tijelo za ovjeravanje obavlja provjere tijekom i na kraju svake financijske godine.

3.   Tijelo za ovjeravanje sastavlja potvrdu u kojoj navodi je li primilo uvjerljiva jamstva da su financijski izvještaji koji se trebaju dostaviti Komisiji istiniti, potpuni i točni te da se postupci unutarnje kontrole provode na zadovoljavajući način.

Potvrda se temelji na provjeri postupaka i uzorka transakcija. Navedena provjera obuhvaća administrativnu strukturu agencije za plaćanja samo u pogledu pitanja je li predmetna struktura sposobna jamčiti provjeru poštovanja pravila Zajednice prije izvršenja plaćanja.

4.   Tijelo za ovjeravanje sastavlja izvješće o svojim nalazima. Izvješće obuhvaća delegirane dužnosti ili dužnosti koje obavljaju nacionalna carinska tijela. U izvješću se navodi:

(a)	ispunjava li agencija za plaćanja akreditacijske kriterije;

(b)	daju li postupci agencije za plaćanja uvjerljiva jamstva da su izdaci kojima se tereti EFJP i EPFRR provedeni u skladu s pravilima Zajednice i koje su preporuke u vezi s poboljšanjem sustava dane, ako ih je bilo, te jesu li one praćene;

(c)	je li godišnji financijski izvještaj iz članka 6. stavka 1. u skladu s računovodstvenim knjigama i evidencijama agencije za plaćanja;

(d)	jesu li izjave o izdacima i interventnim postupcima pravilan, potpun i točan zapis transakcija koje se terete na račun EFJP-a i EPFRR-a;

(e)	jesu li financijski interesi Zajednice pravilno zaštićeni u pogledu isplaćenih iznosa predujma, primljenih jamstava, interventnih zaliha i za naplatu potraživanja.

Izvješću se prilažu:

(a)

informacije o broju i kvalifikacijama osoblja koje provodi reviziju, o obavljenom poslu, broju provjerenih transakcija, razini stečene materijalnosti i povjerenja, uočenim slabostima i preporukama za poboljšanje te o djelovanju tijela za ovjeravanje i drugih unutarnjih i vanjskih tijela revizije agencije za plaćanja, koja daju cjelokupna ili djelomična jamstva tijelu za ovjeravanje o pitanjima o kojima izvješćuju;

(b)	mišljenje o izjavi o jamstvu iz članka 8. stavka 1. točke (c) podtočke iii. Uredbe (EZ) br. 1290/2005.

POGLAVLJE 2.

PORAVNANJE RAČUNA

Članak 6.

Sadržaj godišnjeg financijskog izvještaja

Godišnji financijski izvještaj iz članka 8. stavka 1. točke (c) podtočke iii. Uredbe (EZ) br. 1290/2005 sadrži:

(a)	namjenske prihode iz članka 34. Uredbe (EZ) br. 1290/2005;

(b)	izdatke EFJP-a navedene zbirno po stavkama i podstavkama proračuna Zajednice;

(c)	izdatke EPFRR-a, po programima i mjerama;

(d)	informacije o izdacima i namjenskim prihodima ili potvrdu o čuvanju detalja svake transakcije u računalnim datotekama koje su na raspolaganju Komisiji;

(e)

tablicu razlika po stavkama i podstavkama, ili, u slučaju EPFRR-a, po programima i mjerama, između izdataka i namjenskih prihoda navedenih u godišnjem financijskom izvještaju i onih koji su navedeni za isto razdoblje u dokumentima iz članka 4. stavka 1. točke (c) Uredbe Komisije (EZ) br. 883 od 21. lipnja 2006. o određivanju detaljnih pravila za primjenu Uredbe Vijeća (EZ) br. 1290/2005 u vezi s vođenjem knjiga od strane agencija za plaćanje, izjavama o izdacima i prihodima, te uvjetima za nadoknadu izdataka u okviru EFJP-a i EPFRR-a (5), što se tiče EFJP-a, i članka 16. stavka 2. navedene Uredbe što se tiče EPFRR-a, uz objašnjenje svake navedene razlike;

(f)	tablicu iznosa čiji povrat treba osigurati na kraju provedbe, po uzoru na predložak iz Priloga III.;

(g)	sažetak interventnih transakcija i izjava o količini i lokaciji zaliha na kraju financijske godine;

(h)	potvrda da se detalji o svakom kretanju interventnih zaliha nalaze u evidenciji agencije za plaćanja.

Članak 7.

Prijenos informacija

1.   Za potrebe poravnanja računa prema članku 30. Uredbe (EZ) br. 1290/2005, svaka država članica dostavlja Komisiji:

(a)	stavke uključene u godišnji financijski izvještaj prema članku 6. ove Uredbe;

(b)	potvrde i izviješća koje izdaje tijelo ili tijela za ovjeravanje, kako je utvrđeno u članku 5. stavcima 3. i 4. ove Uredbe;

(c)	potpune evidencije svih računovodstvenih informacija koje su potrebne za potrebe statistike i kontrole;

(d)	izjavu ili izjave o jamstvu kako je utvrđeno u članku 3. ove Uredbe.

2.   Dokumenti i računovodstvene informacije iz stavka 1. dostavljaju se Komisiji najkasnije do 1. veljače u godini koja slijedi nakon predmetne financijske godine. Dokumenti navedeni u točkama (a), (b) i (d) navedenoga stavka dostavljaju se u jednom primjerku zajedno s elektroničkom kopijom u obliku i pod uvjetima koje utvrđuje Komisija prema članku 18. Uredbe (EZ) br. 883/2006.

3.   Na zahtjev Komisije ili na inicijativu države članice, daljnje informacije u vezi s poravnanjem računa mogu se dostaviti Komisiji u roku koji utvrdi Komisija uzimajući u obzir opseg posla koji je neophodan za pribavljanje navedenih informacija. U nedostatku takvih informacija, Komisija može poravnati račune na temelju informacija koje posjeduje.

4.   U opravdanim slučajevima Komisija može prihvatiti zahtjev za kasniju dostavu informacija ako joj se zahtjev dostavi prije isteka roka navedene dostave.

5.   Ako država članica akreditira više od jedne agencije za plaćanja, Komisiji do 15. veljače u godini koja slijedi nakon predmetne financijske godine dostavlja sintezu koju je priredilo koordinacijsko tijelo i koja daje pregled izjava o jamstvima iz članka 3. i potvrdu iz članka 5. stavka 3.

Članak 8.

Oblik i sadržaj računovodstvenih informacija

1.   Oblik i sadržaj računovodstvenih informacija iz članka 7. stavka 1., točke (c) i način na koji se prosljeđuju Komisiji utvrđuju se u skladu s postupkom iz članka 41. stavka 2. Uredbe (EZ) br. 1290/2005.

2.   Komisija koristi računovodstvene informacije samo za potrebe:

(a)	izvršavanja svoje dužnosti u smislu poravnanja računa u skladu s Uredbom (EZ) br. 1290/2005;

(b)	praćenja razvoja i predviđanja u sektoru poljoprivrede.

Europski revizorski sud i Europski ured za borbu protiv prijevara (OLAF) imaju pristup navedenim informacijama za obavljanje svojih dužnosti.

3.   Svi osobni podaci koji su uključeni u prikupljene računovodstvene informacije koriste se samo za potrebe utvrđene u stavku 2. Posebice ako Komisija koristi računovodstvene informacije u smislu navedenom u stavku 2. točki (b), Komisija ih drži anonimnima i obrađuje samo u sažetom obliku.

4.   Za sve upite u vezi s obradom njihovih osobnih podataka dotične se osobe obraćaju Komisiji kako je određeno u Prilogu IV.

5.   Komisija osigurava povjerljivost i sigurnost računovodstvenih informacija.

Članak 9.

Pohranjivanje računovodstvenih informacija

1.   Popratna dokumentacija o financiranim izdacima i namjenskim prihodima koje naplaćuje EFJP na raspolaganju su Komisiji u razdoblju od najmanje tri godine od godine u kojoj Komisija poravna račune za predmetnu financijsku godinu u skladu s člankom 30. Uredbe (EZ) br. 1290/2005.

2.   Popratna dokumentacija o financiranim izdacima i namjenskim prihodima koje naplaćuje EPFRR na raspolaganju su Komisiji u razdoblju od najmanje tri godine od godine u kojoj agencija za plaćanja izvrši konačnu isplatu.

3.   U slučaju nepravilnosti ili nepažnje, popratna dokumentacija iz stavaka 1. i 2. na raspolaganju je Komisiji u razdoblju od najmanje tri godine od godine u kojoj je u cijelosti osiguran povrat sredstava od korisnika te su uplaćena na račun EFJP-a i EPFRR-a ili od godine u kojoj su utvrđene financijske posljedice neosiguravanja povrata sredstava u skladu s člankom 32. stavkom 5. ili člankom 33. stavkom 8. Uredbe (EZ) br. 1290/2005.

4.   U slučaju postupka potvrde o sukladnosti iz članka 31. Uredbe (EZ) br. 1290/2005, popratna dokumentacija navedena u stavcima 1. i 2. ovog članka na raspolaganju je Komisiji u razdoblju od najmanje jedne godine od godine u kojoj je navedeni postupak završen ili, u slučaju da je odluka o sukladnosti predmet sudskog postupka pred Sudom Europskih zajednica, najmanje godinu dana od godine u kojoj je postupak završen.

Članak 10.

Financijska potvrda

1.   Odluka o poravnanju računa iz članka 30. Uredbe (EZ) br. 1290/2005 određuje iznose izdataka ostvarenih u svakoj državi članici tijekom predmetne financijske godine koji se priznaju i terete na račun EFJP-a i EPFRR-a na temelju financijskih izvještaja iz članka 6. ove Uredbe te svih smanjenja i suspenzija iz članaka 17. i 27. Uredbe (EZ) br. 1290/2005.

Za EFJP, odluka o poravnanju računa određuje i iznose kojima se terete Zajednica i predmetna država članica u skladu s člankom 32. stavkom 5. Uredbe (EZ) br. 1290/2005.

Za EPFRR, odluka o poravnanju računa uključuje i sredstva koja predmetna država članica može ponovno iskoristiti u skladu s člankom 33. stavkom 3. točkom (c) Uredbe (EZ) br. 1290/2005.

2.   U pogledu EFJP-a, iznos čiji povrat, kao rezultat odluke o poravnanju računa. treba osigurati od države članice ili koji treba platiti državi članici utvrđuje se oduzimanjem iznosa mjesečnih plaćanja za predmetnu financijsku godinu od izdataka priznatih za istu godinu u skladu sa stavkom 1. Komisija za navedeni iznos umanjuje ili uvećava mjesečno plaćanje koje se odnosi na ostvarene izdatke za drugi mjesec od mjeseca donošenja odluke o poravnanju računa.

U pogledu EPFRR-a, iznos čiji povrat, kao rezultat odluke o poravnanju računa, treba osigurati od države članice ili koji treba platiti državi članici utvrđuje se oduzimanjem iznosa plaćanja tijekom provedbe za predmetnu financijsku godinu od izdataka priznatih za istu godinu u skladu sa stavkom 1. Komisija za navedeni iznos umanjuje ili uvećava sljedeće plaćanje tijekom provedbe ili konačne isplate.

3.   Komisija dostavlja predmetnoj državi članici rezultate provjere dostavljenih informacija, zajedno s eventualnim izmjenama koje predlaže, najkasnije do 31. ožujka od završetka financijske godine.

4.   Ako zbog razloga koje je moguće pripisati predmetnoj državi članici Komisija nije u mogućnosti poravnati račune države članice prije 30. travnja sljedeće godine, Komisija obavješćuje državu članicu o dodatnim provjerama čije obavljanje predlaže u skladu s člankom 37. Uredbe (EZ) br. 1290/2005.

5.   Ovaj se članak primjenjuje mutatis mutandis na namjenske prihode u smislu članka 34. Uredbe (EZ) br. 1290/2005.

Članak 11.

Potvrda o sukladnosti

1.   Ako Komisija nakon analize smatra da izdaci nisu ostvareni u skladu s pravilima Zajednice, dostavlja svoje nalaze predmetnoj državi članici i navodi korektivne mjere koje su potrebne kako bi se u budućnosti osiguralo poštovanje navedenih pravila.

Pri dostavi podataka upućuje se na ovaj članak. Država članica mora odgovoriti u roku od dva mjeseca od primitka podataka i, sukladno tome, Komisija može promijeniti svoj stav. U opravdanim slučajevima Komisija može pristati produljiti rok za odgovor.

Po isteku roka za odgovor Komisija saziva bilateralan sastanak i obje strane nastoje postići dogovor o mjerama koje je potrebno poduzeti i o ocjeni ozbiljnosti povrede i financijske štete nanesene proračunu Zajednice.

2.   U roku od dva mjeseca od primitka zapisnika s bilateralnog sastanka navedenog u stavku 1. trećem podstavku, država članica dužna je dostaviti sve informacije koje su zatražene tijekom navedenog sastanka ili ostale informacije koje smatra korisnima za provjeru koja je u tijeku.

U opravdanim slučajevima Komisija može na obrazložen zahtjev države članice odobriti produljenje razdoblja iz prvoga podstavka. Zahtjev se upućuje Komisiji prije isteka navedenoga razdoblja.

Po isteku razdoblja navedenoga u prvom podstavku, Komisija formalno dostavlja svoje zaključke državi članici na temelju podataka koje je primila u okviru postupka potvrde o sukladnosti. Dostavljeni zaključci ocjenjuju izdatke koje Komisija namjerava izuzeti iz financiranja Zajednice u skladu s člankom 31. Uredbe (EZ) br. 1290/2005 i poziva se na članak 16. stavak 1. ove Uredbe.

3.   Država članica obavješćuje Komisiju o korektivnim mjerama koje je poduzela radi osiguranja poštovanja pravila Zajednice i o datumu stupanja na snagu njihove provedbe.

Nakon što pregleda izviješće koje sastavlja tijelo za mirenje u skladu s poglavljem 3. ove Uredbe, Komisija prema potrebi donosi jednu ili više odluka na temelju članka 31. Uredbe (EZ) br. 1290/2005 kako bi se izdaci ostvareni suprotno pravilima Zajednice isključili iz financiranja Zajednice sve dok država članica ne počne učinkovito provoditi korektivne mjere.

Pri ocjenjivanju izdataka koji se isključuju iz financiranja Zajednice Komisija može uzeti u obzir svaku informaciju koju joj država članica dostavi nakon isteka razdoblja navedenoga u stavku 2. ako je to neophodno za bolju ocjenu financijske štete koja je nanesena proračunu Zajednice, pod uvjetom da je kašnjenje dostave podataka opravdano izvanrednim okolnostima.

4.   U pogledu EFJP-a, odbitke od financiranja Zajednice Komisija zaračunava od mjesečnih plaćanja koja se odnose na izdatke ostvarene u drugom mjesecu nakon donošenja odluke u skladu s člankom 31. Uredbe (EZ) br. 1290/2005.

U pogledu EPFRR-a, odbitke od financiranja Zajednice Komisija zaračunava od sljedećeg plaćanja tijekom provedbe ili konačne isplate.

Međutim, na zahtjev države članice i kada je to utemeljeno radi materijalnosti odbitaka te nakon savjetovanja s Odborom za poljoprivredne fondove, Komisija može odrediti drugi datum za odbitke.

5.   Ovaj se članak primjenjuje mutatis mutandis na namjenske prihode u smislu članka 34. Uredbe (EZ) br. 1290/2005.

POGLAVLJE 3.

POSTUPAK MIRENJA

Članak 12.

Tijelo za mirenje

Za postupak potvrde o sukladnosti koji je predviđen u članku 31. Uredbe (EZ) br. 1290/2005 Komisija osniva tijelo za mirenje. Njegove su zadaće:

(a)	ispitati svaki predmet koji mu uputi država članica koja je od Komisije primila formalne zaključke prema članku 11. stavku 2. podstavku 3. ove Uredbe, uključujući i ocjenu izdataka koji se isključuju iz financiranja Zajednice;

(b)	pokušati pomiriti različita stajališta Komisije i predmetne države članice;

(c)	nakon ispitivanja sastaviti izviješće o učincima svojih nastojanja pomirbe stajališta, navodeći primjedbe koje smatra korisnima ako sve ili neke sporne točke ostanu neriješene.

Članak 13.

Sastav tijela za mirenje

1.   Tijelo za mirenje sastoji se od pet članova koji se biraju iz reda uglednih osoba koje u cijelosti jamče neovisnost i koje su visoko kvalificirane u pitanjima financiranja zajedničke poljoprivredne politike, uključujući ruralni razvoj, ili u praksi financijske revizije.

Članovi moraju biti državljani različitih država članica.

2.   Komisija imenuje predsjedavajućeg, članove i zamjenske članove na početni mandat od tri godine nakon savjetovanja s Odborom za poljoprivredne fondove.

Mandat se može odjednom produljiti samo za jednu godinu, i o tome se obavješćuje Odbor za poljoprivredne fondove. Međutim, kada se imenuje predsjedavajući koji je već član tijela za mirenje, njegov početni mandat predsjedavajućeg traje tri godine.

Imena predsjedavajućeg, članova i zamjenskih članova objavljuju se u seriji C Službenog lista Europske unije.

3.   Članovima tijela za mirenje isplaćuje se naknada uzimajući u obzir vrijeme koje je potrebno za obavljanje zadaće. Troškovi komunikacije i prijevoza nadoknađuju se u skladu s pravilima na snazi.

4.   Po isteku mandata predsjedavajući i članovi ostaju na dužnosti do zamjene ili produljenja mandata.

5.   Nakon savjetovanja s Odborom za poljoprivredne fondove, Komisija može prekinuti mandat člana koji prestane ispunjavati uvjete koji se traže za ispunjavanje njegovih zadaća u tijelu za mirenje ili koji iz bilo kojeg razloga nije na raspolaganju na neodređeno razdoblje.

U tom slučaju, tijekom preostaloga razdoblja za koje je bio imenovan, člana zamjenjuje zamjenski član, o čemu se obavješćuje Odbor za poljoprivredne fondove.

Ako se prekine mandat predsjedavajućega, Komisija nakon savjetovanja s Odborom za poljoprivredne fondove imenuje člana koji će obavljati dužnost predsjedavajućega u preostalom razdoblju trajanja mandata za koji je predsjedavajući bio imenovan.

Članak 14.

Neovisnost tijela za mirenje

1.   Članovi tijela za mirenje izvršavaju svoje dužnosti neovisno i pritom ne traže ni ne prihvaćaju upute bilo koje vlade ili tijela.

Član koji je u prethodnom mandatu bio osobno uključen u predmet o kojem se raspravlja ne sudjeluje u radu tijela za mirenje i ne potpisuje izvješće.

2.   Ne dovodeći u pitanje članak 287. Ugovora, članovi ne otkrivaju informacije do kojih su došli tijekom svog rada u tijelu za mirenje. Navedene su informacije povjerljive i za njih vrijedi obveza čuvanja profesionalne tajne.

Članak 15.

Pravila rada

1.   Tijelo za mirenje sastaje se u sjedištu Komisije. Predsjedavajući priprema i organizira rad. Najviše rangirani član preuzima mjesto predsjedavajućega u njegovom odsustvu, ne dovodeći u pitanje članak 13. stavak 5. podstavak 1.

Tajništvo tijela za mirenje osigurava Komisija.

2.   Ne dovodeći u pitanje članak 14. stavak 1., podstavak 2., izvješća se donose apsolutnom većinom prisutnih članova, pri čemu su za kvorum potrebna tri člana.

Izvješća potpisuju predsjedavajući i članovi koji su sudjelovali u vijećanju. Tajništvo ih supotpisuje.

Članak 16.

Postupak mirenja

1.   Država članica može uputiti predmet tijelu za mirenje u roku od 30 radnih dana od dana primitka formalnih zaključaka Komisije iz članka 11. stavka 2. trećeg podstavka, tako da pošalje obrazložen zahtjev za mirenje tajništvu tijela za mirenje.

Postupak kojeg se treba pridržavati i adresa tajništva priopćavaju se državi članici putem Odbora za poljoprivredne fondove.

2.   Zahtjev za mirenje dopušten je samo ako predviđeni iznos koji se isključuje iz financiranja Zajednice prema komunikaciji Komisije ili:

(a)	prelazi iznos od milijun EUR; ili

(b)	iznosi najmanje 25 % od ukupnog iznosa godišnjih izdataka države članice u predmetnom proračunskom naslovu.

Nadalje, ako je tijekom prethodnih rasprava država članica tvrdila i dokazala da se radi o načelu primjene pravila Zajednice, predsjedavajući može odlučiti da je zahtjev za mirenje dopušten. Međutim, takav zahtjev nije dopušten ako se odnosi samo na pitanje pravnog tumačenja.

3.   Tijelo za mirenje provodi istrage što je neformalnije i brže moguće, te se pritom oslanja na dokaze u spisima i na saslušanje Komisije i predmetnih državnih tijela.

4.   Kad tijelo za mirenje ne uspije pomiriti stajališta Komisije i države članice u roku četiri mjeseca od dana kada mu je dostavljen predmet, smatra se da postupak mirenja nije uspio. U izvješću iz članka 12. točke (c) navode se razlozi zbog kojih se stajališta nisu mogla pomiriti. Navodi se i je li postignut bilo kakav djelomičan sporazum tijekom postupka.

Izvješće se dostavlja:

(a)	predmetnoj državi članici;

(b)

Komisiji;

(c)	ostalim državama članicama u okviru Odbora za poljoprivredne fondove.

POGLAVLJE 4.

PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE

Članak 17.

Prijelazne odredbe

1.   Ako agencija za plaćanja koja je akreditirana u skladu s Uredbom (EZ) 1663/95 preuzme odgovornost za izdatke za koje prije nije bila odgovorna, potrebno je obaviti provjeru predviđenu člankom 1. stavkom 3. ove Uredbe i potrebna je nova akreditacija kao posljedica novih odgovornosti najkasnije do 16. listopada 2007.

2.   Po pitanju sigurnosti informacijskih sustava, izviješće tijela za ovjeravanje iz članka 5. stavka 4. za financijsku godinu 2007. sadrži komentare i privremene zaključke u vezi s mjerama koje je poduzela agencija za plaćanja koristeći mehanizam bodovanja. Navedeni se komentari temelje na valjanim međunarodno prihvaćenim sigurnosnim standardima iz točke 3. (B) Priloga I. i navode u kojem su opsegu bile uspostavljene učinkovite sigurnosne mjere.

Članak 18.

Stavljanje izvan snage

1.   Uredba (EZ) br. 1663/95, Uredba (EZ) br. 2390/1999 i Odluka 94/442/EZ stavljaju se izvan snage od 16. listopada 2006. Međutim, Uredba (EZ) br. 1663/95 i dalje se primjenjuje na poravnanje računa iz članka 7. stavka 3. Uredbe Vijeća (EZ) br. 1258/1999 (6) za financijsku godinu 2006.

Predsjedavajući, članovi i zamjenski članovi tijela za mirenje imenovani u skladu s Odlukom 94/442/EZ ostaju na dužnosti do isteka mandata ili zamjene.

2.   Upućivanja na akte iz stavka 1. stavljene izvan snage smatraju se upućivanjima na ovu Uredbu i čitaju se u skladu s korelacijskom tablicom u Prilogu V.

Članak 19.

Stupanje na snagu i primjena

Ova Uredba stupa na snagu sedmog dana od dana objave u Službenom listu Europske unije.

Primjenjuje se od 16. listopada 2006. Međutim, članci 3. i 5., članak 6. točke od (a) do (e), (g) i (h), članak 7. i članak 10. primjenjuju se samo u vezi s izdacima i namjenskim prihodima za financijsku godinu 2007. i nadalje.

---

(1)  SL L 209, 11.8.2005., str. 1. Uredba kako je izmijenjena Uredbom (EZ) br. 320/2006 (SL L 58, 28.2.2006., str. 42.).

(2)  SL L 158, 8.7.1995., str. 6. Uredba kako je zadnje izmijenjena Uredbom (EZ) br. 465/2005 (SL L 77, 23.3.2005., str. 6.).

(3)  SL L 295, 16.11.1999., str. 1. Uredba kako je zadnje izmijenjena Uredbom (EZ) br. 1359/2005 (SL L 214, 19.8.2005., str. 11.).

(4)  SL L 182, 16.7.1994., str. 45. Odluka kako je zadnje izmijenjena Odlukom 2001/535/EZ (SL L 193, 17.7.2001., str. 25.).

(5)  SL L 171, 23.6.2006., str. 1.

(6)  SL L 160, 26.6.1999., str. 103.

---

PRILOG I.

AKREDITACIJSKI KRITERIJI

1.   Unutarnje okruženje

(A)   Organizacijska struktura

Agencija ima na raspolaganju organizacijsku strukturu koja joj omogućuje obavljanje sljedećih glavnih funkcija u vezi s izdacima EFJP-a i EPFRR-a:

i.	Odobravanje i kontrolu plaćanja kako bi se utvrdilo je li iznos doznačen podnositelju zahtjeva sukladan pravilima Zajednice, što posebno uključuje administrativnu kontrolu i kontrolu na terenu.

ii.	Isplatu odobrenih iznosa podnositelju zahtjeva (ili njegovom opunomoćeniku) ili, u slučaju ruralnog razvoja, dijela sufinanciranja Zajednice.

iii.

Računovodstvo plaćanja kako bi se vodila evidencija o svim isplatama za izdatke EFJP-a i EPFRR-a u odvojenim obračunima agencije, u obliku informacijskog sustava i pripreme periodičnih prikaza sažetaka izdataka, uključujući mjesečne, tromjesečne (za EPFRR) i godišnje izjave Komisiji. Financijski izvještaji također navode i sredstva koja se financiraju iz fondova, posebno u vezi s interventnim zalihama, neobračunatim predujmovima, jamstvima i dužnicima.

Organizacijska struktura agencije omogućuje jasnu raspodjelu ovlasti i odgovornosti na svim operativnim razinama te odvajanje triju funkcija koje su navedene u prvom stavku, za koje se odgovornosti definiraju organizacijskom shemom. Organizacijska struktura uključuje tehničke službe i službu unutarnje revizije iz točke 4.

(B)   Standardi u pogledu ljudskih potencijala

Agencija osigurava sljedeće:

i.	Dodjeljuju se odgovarajući ljudski potencijali za izvođenje operacija te se osiguravaju tehničke vještine potrebne na različitim razinama poslovanja.

ii.	Raspodjela dužnosti je takva da ni jedan dužnosnik nije odgovoran za više od jedne odgovornosti za odobravanje, plaćanje ili računovodstveno praćenje iznosa obračunatih na teret EFJP-a ili EPFRR-a, te da svaki dužnosnik obavlja neki od navedenih zadataka uz nadzor drugog dužnosnika.

iii.	Odgovornosti svakog dužnosnika definiraju se u pisanom obliku, uključujući i određivanje financijskih ograničenja njegovih ovlasti.

iv.	Izobrazba osoblja primjerena je na svim razinama poslovanja i postoji politika izmjene osoblja na osjetljivim položajima ili, kao drugo rješenje, pojačan nadzor.

v.	Poduzimaju se odgovarajuće mjere radi izbjegavanja sukoba interesa ako osoba koja je na odgovornom ili osjetljivom položaju u pogledu provjeravanja, odobravanja, izvršenja plaćanja ili računovodstvenog praćenja zahtjeva istodobno obavlja druge funkcije izvan agencije.

(C)   Delegiranje

Ako se bilo koja od zadaća agencije delegira drugom tijelu na temelju članka 6. stavka 1. Uredbe (EZ) br. 1290/2005, moraju se ispuniti sljedeći uvjeti:

i.	Između agencije i navedenog tijela mora se zaključiti pisani sporazum u kojem se točno navodi priroda informacija i popratna dokumentacija koju tijelo mora dostaviti agenciji te rok u kojem se moraju dostaviti. Sporazum mora agenciji omogućavati ispunjavanje akreditacijskih kriterija.

ii.	Agencija u svakom slučaju ostaje odgovorna za učinkovito upravljanje predmetnim fondovima.

iii.	Odgovornosti i obveze drugog tijela, posebno u vezi s kontrolom i provjerom poštovanja pravila Zajednice, moraju se jasno definirati.

iv.	Agencija osigurava da tijelo posjeduje učinkovite sustave za osiguranje zadovoljavajućeg ispunjavanja odgovornosti.

v.	Tijelo izrijekom potvrđuje agenciji da uistinu ispunjava svoje odgovornosti i opisuje korištena sredstva.

vi.	Agencija redovito kontrolira delegirane zadaće kako bi potvrdila da je obavljeni posao zadovoljavajućeg standarda te da je u skladu s pravilima Zajednice.

Gore navedeni uvjeti primjenjuju se mutatis mutandis na zadaće koje se odnose na poljoprivredne izdatke koje obavljaju nacionalna carinska tijela.

2.   Kontrolne aktivnosti

(A)   Postupci odobravanja zahtjeva

Agencija donosi sljedeće postupke:

i.	Agencija utvrđuje detaljne postupke za zaprimanje, evidentiranje i obradu zahtjeva, uključujući opis svih dokumenata koji se trebaju koristiti.

ii.	Svaki dužnosnik koji je odgovoran za odobravanje mora imati na raspolaganju detaljnu kontrolnu listu provjera koje mora napraviti, i u popratnoj dokumentaciji zahtjeva mora priložiti svoju potvrdu o obavljenim kontrolama. Mora postojati dokaz da je nadređeni član osoblja provjerio rad.

iii.

Zahtjev se odobrava za plaćanje tek nakon što se učini dovoljno provjera kako bi se potvrdila sukladnost s pravilima Zajednice. Ove provjere uključuju i one provjere koje se zahtijevaju Uredbom kojom se uređuju posebne mjere u okviru kojih se zahtjeva potpora, i provjere koje se zahtijevaju u skladu s člankom 9. Uredbe (EZ) br. 1290/2005 radi sprečavanja i otkrivanja prijevara i nepravilnosti, osobito u pogledu nastalih rizika. Za EPFRR se utvrđuju dodatni postupci za potvrđivanje poštovanja kriterija dodjele potpore te poštovanja svih primjenjivih pravila Zajednice, osobito pravila javne nabave i zaštite okoliša.

iv.	Upravu agencije na odgovarajućoj se razini redovito i pravovremeno obavješćuje o rezultatima provedenih kontrola, kako bi se dostatnost kontrola uvijek mogla uzeti u obzir prije obračuna zahtjeva.

v.

Obavljeni posao detaljno se opisuje u izvješću koje prati svaki zahtjev, seriju zahtjeva, ili, prema potrebi, u izviješću koje pokriva jednu tržišnu godinu. Izvješće sadržava i potvrdu prihvatljivosti odobrenog zahtjeva te prirodu, opseg i ograničenja obavljenog posla. Za EPFRR se dodatno izdaje potvrda da su poštovani kriteriji dodjele potpore te da su poštovana sva primjenjiva pravila Zajednice, posebno pravila javne nabave i zaštite okoliša. Ako fizičke ili administrativne kontrole nisu bile iscrpne već su izvršene na uzorku zahtjeva, identificiraju se odabrani zahtjevi, opisuje se metoda uzimanja uzoraka, rezultati provjera i poduzete mjere u pogledu odstupanja i nepravilnosti o kojima se izvješćuje. Popratna dokumentacija mora dati dostatna jamstva da su obavljene sve tražene provjere prihvatljivosti odobrenih zahtjeva.

vi.	Kad dokumente (u papirnatom ili elektroničkom obliku) u vezi s odobrenim zahtjevima i provedenim kontrolama zadržavaju druga tijela, navedena tijela i agencija utvrđuju postupke kojima se osigurava bilježenje lokacije svih dokumenata koji se odnose na određena plaćanja koje je obavila agencija.

(B)   Postupci za plaćanja

Agencija donosi potrebne postupke kojima se osigurava obavljanje plaćanja samo na bankovne račune podnositelja zahtjeva ili njegova opunomoćenika. Plaćanje obavlja bankar agencije ili, prema potrebi, vladin ured za plaćanja, u roku od pet radnih dana od datuma terećenja EFJP-a ili EPFRR-a. Međutim, za financijske godine 2007. i 2008. plaćanja se mogu izvršiti i putem platnog naloga. Donose se postupci kojima se osigurava vraćanje fondovima plaćanja za koja nisu izvršeni transferi. Plaćanja se ne obavljaju u gotovini. Odobrenje koje izdaje ovlašteni dužnosnik i/ili njegov nadređeni može se dati i u elektroničkom obliku, pod uvjetom da je osigurana primjerena razina sigurnosti i da je identitet potpisnika unesen u elektroničkoj evidenciji.

(C)   Postupci za računovodstvo

Agencija donosi sljedeće postupke:

i.	Računovodstveni postupci osiguravaju da su mjesečne, tromjesečne (za EPFRR) i godišnje izjave potpune, točne i pravovremene, te da su sve pogreške ili propusti otkriveni i ispravljeni, osobito provjerama i usklađivanjima koji se obavljaju u intervalima.

ii.

Računovodstvo za interventne zalihe osigurava da se količine i s njima povezani troškovi pravilno i što prije obrade te evidentiraju po prepoznatim serijama i na pravilan račun u svakoj fazi, od prihvata ponude to fizičkog raspolaganja proizvodima, u skladu s primjenjivim propisima, te osigurava da se u svakom trenutku može odrediti količina i priroda zaliha na svakoj lokaciji.

(D)   Postupci za predujmove i jamstva

Plaćanja predujmova identificiraju se odvojeno u računovodstvenim ili pomoćnim evidencijama. Donose se postupci kojima se osigurava sljedeće:

i.	Jamstva se pribavljaju samo od financijskih institucija koje ispunjavaju uvjete Uredbe Komisije (EZ) 2220/85 (1) i koje su odobrila nadležna tijela te ostaju važeća sve dok se ne obračunaju ili zatraže, i aktiviraju se jednostavno na zahtjev agencije.

ii.	Predujam se obračunava u propisanom roku, a predujmovi koji kasne identificiraju se što prije i aktiviraju se jamstva.

(E)   Postupci za dugovanja

Svi kriteriji iz točaka od (A) do (D) primjenjuju se mutatis mutandis na pristojbe, aktivirana jamstva, plaćanje nadoknada, namjenske prihode itd. koje agencija treba naplatiti u ime EFJP-a i EPFRR-a.

Agencija uspostavlja sustav za priznavanje svih iznosa dugovanja i za evidentiranje svih dugovanja u knjizi dužnika prije primitka istih. Knjiga dužnika redovno se pregledava i poduzimaju se aktivnosti za naplatu dospjelih dugovanja.

(F)   Revizijski trag

Informacije u vezi s dokumentiranim dokazima o odobrenjima, obračunu i plaćanju zahtjeva te rukovanju predujmovima, jamstvima i dugovanjima na raspolaganju su u agenciji kako bi se u svakom trenutku osigurao dovoljno detaljan revizijski trag.

3.   Informacije i komunikacija

(A)   Komunikacija

Agencija donosi potrebne postupke kako bi osigurala da se svaka promjena propisa Zajednice, a osobito o iznosima potpora koji se primjenjuju, zabilježi te da se upute, baze podataka i kontrolne liste pravovremeno ažuriraju.

(B)   Sigurnost informacijskih sustava

Sigurnost informacijskih sustava temelji se na kriterijima jedne od sljedećih međunarodno prihvaćenih normi, utvrđenih u verziji koja se primjenjuje u predmetnoj financijskoj godini:

i.	International Standards Organisation 17799/British Standard 7799: Code of practise for Information Security Management (BS ISO/IEC 17799),

ii.	Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik: IT-Grundschutzhandbuch/IT Baseline Protection Manual (BSI),

iii.	Information Systems Audit and Control Foundation: Control objectives for Information and related Technology (COBIT).

Agencija odabire jednu od navedenih međunarodnih normi kao temelj sigurnosti svoga informacijskog sustava.

Mjere sigurnosti prilagođavaju se administrativnoj strukturi, osoblju i tehnološkom okruženju svake pojedine agencije za plaćanja. Financijski i tehnološki napori trebaju biti razmjerni stvarno ostvarenim rizicima.

4.   Praćenje

(A)   Tekuće praćenje putem aktivnosti unutarnje kontrole

Unutarnja kontrola obuhvaća najmanje sljedeća područja:

i.	Praćenje tehničkih službi i delegiranih tijela koja su odgovorna za provođenje kontrola i drugih funkcija kojima se osigurava pravilna provedba propisa, smjernica i postupaka.

ii.	Iniciranje izmjena sustava kako bi se poboljšao sustav kontrole općenito.

iii.	Kontrolu zahtjeva i molbi koji su dostavljeni agenciji, kao i ostalih informacija koje upućuju na nepravilnosti.

Tekuće praćenje je sastavni dio uobičajenog tekućeg poslovanja agencije za plaćanja. Svakodnevni postupci i aktivnosti kontrole agencije kontinuirano se nadziru na svim razinama kako bi se osigurao dovoljno detaljan revizijski trag.

(B)   Posebne procjene putem službe za unutarnju reviziju

Agencija u tom smislu donosi sljedeće postupke:

i.	Služba unutarnje revizije neovisna je o ostalim odjelima agencije i podnosi izvješća ravnatelju agencije.

ii.

Služba unutarnje revizije provjerava jesu li postupci koje je donijela agencija odgovarajući kako bi se osigurala provjera poštovanja pravila Zajednice te jesu li računovodstvene knjige točne, potpune i pravovremene. Provjere se mogu ograničiti na odabrane mjere i uzorke transakcija pod uvjetom da plan revizije osigurava da su u razdoblju koje ne prekoračuje pet godina obuhvaćena sva značajna područja, uključujući i odjele odgovorne za odobrenja.

iii.	Rad službe obavlja se u skladu s međunarodno prihvaćenim standardima i evidentira se u poslovnim dokumentima, a rezultat rada su izvješća i preporuke upućene najvišem vodstvu agencije.

---

(1)  SL L 205, 3.8.1985., str. 5.

---

PRILOG II.

IZJAVA O JAMSTVU

Ja, …, ravnatelj agencije za plaćanja …., predstavljam financijski izvještaj za ovu agenciju za plaćanja za financijsku godinu od 16/10/xx do 15/10/xx + 1.

Na temelju vlastite prosudbe i informacija koje su mi na raspolaganju, uključujući, među ostalim, rezultate rada službe unutarnje revizije, izjavljujem da:

—

predočeni financijski izvještaji, prema mojem najboljem saznanju, predstavljaju istinit, potpun i točan pregled izdataka i primitaka za gore navedenu financijsku godinu. Osobito, da su sva meni poznata dugovanja, predujmi, jamstva i zalihe evidentirani u financijskom izvještaju te da su svi primici prikupljeni u vezi s EFJP-om i EPFRR-om pravilno knjiženi u korist odgovarajućih fondova,

—	sam uspostavio sustav koji osigurava razumna jamstva zakonitosti i pravilnosti pratećih transakcija, te da se prihvatljivost potraživanja i postupak dodjele potpore za ruralni razvoj vodi, kontrolira i dokumentira u skladu s pravilima Zajednice.

Ovo jamstvo, međutim, podliježe sljedećim rezervama:

Nadalje, potvrđujem da nemam saznanja o bilo kakvim neotkrivenim podacima koji bi mogli naštetiti financijskom interesu Zajednice.

Potpis

---

PRILOG III.

PREDLOŽAK TABLICE ZA IZNOSE ČIJI SE POVRAT TREBA OSIGURATI

Države članice za svaku agenciju dostavljaju informacije iz članka 6. točke (f) koristeći sljedeće tablice:

Tablica 1.:

Pregled postupaka povrata u pogledu nepravilnosti na štetu EFJP-a za zadnju financijsku godinu – upravni postupci

Tablica za 2007. godinu:

a	b	c	d	e	f
Financijska godina prvih nalaza	Stanje 15. listopada 2005.	Iznosi čiji je povrat osiguran (2006.)	Ispravljeni iznosi (2006.) (1)	Ukupni neporavnani iznosi čiji se povrat ne može osigurati	Iznosi čiji se povrat treba osigurati (15. listopada 2006.)
< 2002.
2002.
2003.
2004.
2005.
2006.
Ukupno

Tablica za 2008. godinu i sljedeće godine:

a	b	c	d	e	f
Financijska godina prvih nalaza	Stanje 15. listopada godina n-1.	Iznosi čiji je povrat osiguran (godina n)	Ispravljeni iznosi (godina n) (2)	Iznosi čiji se povrat ne može osigurati (godina n)	Iznosi čiji se povrat treba osigurati (15. listopada godina n)
< n - 4 (3)
n - 4
n - 3
n - 2
n - 1
N
Ukupno

Tablica 2:

Pregled postupaka povrata u pogledu nepravilnosti na štetu EFJP-a za zadnju financijsku godinu – sudski postupci

Tablica za 2007. godinu:

a	b	c	d	e	f
Financijska godina prvih nalaza	Saldo 15. listopada 2005.	Iznosi čiji je povrat osiguran (2006.)	Ispravljeni iznosi (2006.) (4)	Ukupni neporavnani iznosi čiji se povrat ne može osigurati	Iznosi čiji povrat treba osigurati (15. listopada 2006.)
< 1998.
1998.
1999.
2000.
2001.
2002.
2003.
2004.
2005.
2006.
Ukupno

Tablica za 2008. godinu i sljedeće godine:

a	b	c	d	e	f
Financijska godina prvih nalaza	Saldo 15. listopada godina n-1	Iznosi čiji je povrat osiguran (godina n)	Ispravljeni iznosi (godina n) (5)	Iznosi čiji se povrat ne može osigurati (godina n)	Iznosi čiji povrat treba osigurati (15. listopada godina n)
< n – 8 (6)
n - 8
n - 7
n - 6
n - 5
n - 4
n - 3
n - 2
n - 1
N
Ukupno

Tablice 1. i 2. primjenjuju se mutatis mutandis u slučaju primjene petoga podstavka članka 32. stavka 5. Uredbe (EZ) br. 1290/2005.

Tablica 3.:

Pregled postupaka povrata u pogledu nepravilnosti na štetu EPFRR-a za zadnju financijsku godinu – upravni postupci

Tablica za 2008. godinu i sljedeće godine:

a	b	c	d	e	f
Financijska godina prvih nalaza	Saldo 15. listopada godina n-1.	Iznosi čiji je povrat osiguran (godina n)	Ispravljeni iznosi (godina n) (7)	Iznosi čiji se povrat ne može osigurati (godina n)	Iznosi čiji povrat treba osigurati (15. listopada godina n)
2007.
2008.
2009.
2010.
2016. + 4
Ukupno

Tablica 4.:

Pregled postupaka povrata u pogledu nepravilnosti na štetu EPFRR-a za zadnju financijsku godinu – sudski postupci

Tablica za 2008. godinu i sljedeće godine:

a	b	c	d	e	f
Financijska godina prvih nalaza	Saldo 15. listopada godina n-1	Iznosi čiji je povrat osiguran (godina n)	Ispravljeni iznosi (godina n) (8)	Iznosi čiji se povrat ne može osigurati (godina n)	Iznosi čiji povrat treba osigurati (15. listopada godina n)
2007.
2008.
2009.
2010.
2016. + 8
Ukupno

Tablice 3. i 4. primjenjuju se mutatis mutandis u slučaju primjene drugoga podstavka članka 33. stavka 8. Uredbe (EZ) br. 1290/2005.

Države članice dostavljaju tablice 5. i 6. elektronički, u obliku koji Komisija dostavi svake godine prije 15. listopada.

Tablica 5.:

Iznosi pojedinačnih slučajeva u pogledu nepravilnosti na štetu EFJP-a

a

b

c

d

e

f

g

h

i

j

k

l

m

Identifikacijski broj

Identifikacijska ECR šifra, ako je primjenjivov (9)

Financijska godina prvog nalaza nepravilnosti

Predmet sudskog postupka

Izvorni iznos

Ukupni ispravljeni iznos (cjelokupno razdoblje povrata)

Ukupni iznos čiji je povrat osiguran (cjelokupno razdoblje povrata)

Ukupni iznosi čiji se povrat ne može osigurati (cjelokupno razdoblje povrata)

Datum utvrđivanja da se ne može osigurati povrat

Iznos čiji je povrat u tijeku

Razlozi neosiguravanja povrata

Ispravljeni iznos (u financijskoj godini n)

Iznos čiji je povrat osiguran (u financijskoj godini n)

da/ne

da/ne

da/ne

da/ne

Tablica 6.:

Iznosi pojedinačnih slučajeva u pogledu nepravilnosti na štetu EPFRR-a

a

b

c

d

e

f

g

h

i

j

k

l

m

Identifikacijski broj

Identifikacijski ECR kod, ako je primjenjivo (10)

Financijska godina prvog nalaza nepravilnosti

Predmet sudskog postupka

Izvorni iznos

Ukupni ispravljeni iznos (cjelokupno razdoblje povrata)

Ukupni iznos čiji je povrat osiguran (cjelokupno razdoblje povrata)

Ukupni iznosi čiji se povrat ne može osigurati (cjelokupno razdoblje povrata)

Datum utvrđivanja da se ne može osigurati povrat

Iznos čiji je povrat u tijeku

Razlozi neosiguravanja povrata

Ispravljeni iznos (u financijskoj godini n)

Iznos čiji je povrat osiguran (u financijskoj godini n)

da/ne

da/ne

da/ne

da/ne

---

(1)  Uključujući ispravke koje su rezultat promjene iz upravnoga u sudski postupak.

(2)  Uključujući ispravke koje su rezultat promjene iz upravnoga u sudski postupak.

(3)  U ovom retku navode se povrati ili ispravci u skladu s trećim i četvrtim podstavkom članka 32. stavka 5. Uredbe (EZ) br. 1290/2005

(4)  Uključujući ispravke koje su rezultat promjene iz upravnoga u sudski postupak.

(5)  Uključujući ispravke koje su rezultat promjene iz upravnoga u sudski postupak.

(6)  U ovom retku navode se povrati ili ispravci u skladu s trećim i četvrtim podstavkom članka 32. stavka 5. Uredbe (EZ) br. 1290/2005

(7)  Uključujući ispravke koje su rezultat promjene iz upravnoga u sudski postupak.

(8)  Uključujući ispravke koje su rezultat promjene iz upravnoga u sudski postupak.

(9)  Odnosi se na jedinstvenu identifikaciju predmeta priopćenih prema Uredbi Vijeća (EEZ) br. 595/91 (SL L 67, 14.3.1991., str. 11.).

(10)  Odnosi se na jedinstvenu identifikaciju predmeta priopćenih prema Uredbi Vijeća (EEZ) br. 595/91 (SL L 67, 14.3.1991., str. 11.).

---

PRILOG IV.

PRIJENOS UPITA IZ ČLANKA 8. STAVKA 4.

Upiti iz članka 8. stavka 4. dostavljaju se:

—	Europskoj komisiji, DG AGRI-J1, Rue de la Loi 200, B-1049 Bruxelles, ili

—	AGRI-J1@cec.eu.int.

---

PRILOG V.

KORELACIJSKA TABLICA

Uredba (EZ) br. 1663/95	Ova Uredba
Članak 1. stavak 2.	Članak 1. stavak 2.
Članak 1. stavak 3. drugi podstavak	Članak 1. stavak 3. drugi podstavak
Članak 1. stavak 4.	Članak 1. stavak 4.
Članak 1. stavak 5.	Članak 2. stavak 5.
Članak 1. stavak 7.	Članak 1. stavak 5.
Članak 2. stavak 1.	Članak 4. stavak 1.
Članak 2. stavak 2.	Članak 4. stavak 6.
Članak 2. stavak 3.	Članak 8. stavak 1.
Članak 3. stavak 1. prvi podstavak	Članak 5. stavak 1. druga rečenica
Članak 3. stavak 1. drugi podstavak	Članak 5. stavak 3. drugi podstavak
Članak 3. stavak 1. treći podstavak	Članak 5. stavak 2.
Članak 3. stavak 3.	Članak 5. stavak 4.
Članak 4. stavak 1. točke (a), (b), (c)	Članak 7. stavak 1. točke (a), (b), (c)
Članak 4. stavak 2.	Članak 7. stavak 2.
Članak 4. stavak 3.	Članak 7. stavak 3.
Članak 4. stavak 4.	Članak 7. stavak 4.
Članak 5. stavak 1. točka (a)	Članak 6. točke (b) i (c)
Članak 5. stavak 1. točka (b)	Članak 6. točka (e)
Članak 5. stavak 1. točka (c)	Članak 6. točka (f)
Članak 5. stavak 1. točka (d)	Članak 6. točka (g)
Članak 5. stavak 1. točka (e)	Članak 6. točka (h)
Članak 6.	Članak 9. stavci 1. i 2.
Članak 7. stavak 1. drugi podstavak	Članak 10. stavak 2.
Članak 7. stavak 2.	Članak 10. stavak 3.
Članak 7. stavak 3.	Članak 10. stavak 4.
Članak 8.	Članak 11.

Uredba (EZ) br. 2390/1999	Ova Uredba
Članak 2. stavak 1.	Članak 8. stavak 2.
Članak 2. stavak 2.	Članak 8. stavak 3.
Članak 2. stavak 3.	Članak 8. stavak 5.

Uredba (EZ) br. 94/442/EZ	Ova Uredba
Članak 1. stavak 1.	Članak 12.
Članak 2. stavak 1.	Članak 16. stavak 1.
Članak 2. stavak 2.	Članak 16. stavak 2.
Članak 2. stavak 4.	Članak 16. stavak 3.
Članak 2. stavak 5.	Članak 16. stavak 4. prvi podstavak
Članak 2. stavak 6.	Članak 16. stavak 4. drugi podstavak
Članak 3. stavak 1. prvi podstavak	Članak 13. stavak 1.
Članak 3. stavak 1. drugi, treći i četvrti podstavak	Članak 13. stavak 2.
Članak 3. stavak 2.	Članak 13. stavak 3.
Članak 3. stavak 3.	Članak 13. stavak 4.
Članak 3. stavak 4. drugi podstavak	Članak 13. stavak 5.
Članak 3. stavak 5.	Članak 13. stavak 5.
Članak 4. stavak 1.	Članak 15. stavak 1.
Članak 4. stavak 2.	Članak 14. stavak 1. drugi podstavak
Članak 4. stavak 3.	Članak 15. stavak 2.
Članak 5. stavak 1.	Članak 14. stavak 1. prvi podstavak
Članak 5. stavak 2.	Članak 14. stavak 2.

---