24.11.2011

ES

Diario Oficial de la Unión Europea

L 308/114

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OFICINA EUROPEA DE LUCHA CONTRA EL FRAUDE (OLAF)

REGLAMENTO INTERNO DEL COMITÉ DE VIGILANCIA DE LA OLAF

ÍNDICE

TÍTULO I.   FUNCIÓN Y COMPETENCIAS DEL COMITÉ DE VIGILANCIA DE LA OLAF

Artículo 1

Funciones

Artículo 2

Competencias

TÍTULO II.   COMPOSICIÓN Y FUNCIONAMIENTO

Artículo 3

Composición

Artículo 4

Deontología

Artículo 5

Presidencia

Artículo 6

Reuniones

Artículo 7

Métodos de trabajo

Artículo 8

Ponentes

Artículo 9

Procedimiento de votación

Artículo 10

Actas

Artículo 11

Secretaría

TÍTULO III.   EJERCICIO DE COMPETENCIAS

Artículo 12

Seguimiento de investigaciones a iniciativa del Comité de Vigilancia

Artículo 13

Seguimiento de las informaciones proporcionadas por el director general

Artículo 14

Comprobaciones, estudios y asesoramiento especializado

Artículo 15

Informe de actividades

Artículo 16

Procedimiento de dictamen sobre la designación del director general

Artículo 17

Procedimiento disciplinario aplicable al director general

Artículo 18

Confidencialidad y tratamiento de datos de carácter personal

Artículo 19

Presupuesto

TÍTULO IV.   DISPOSICIONES TRANSITORIAS Y FINALES

Artículo 20

Evaluación y modificación del Reglamento interno

Artículo 21

Entrada en vigor del Reglamento interno y publicación

El COMITÉ DE VIGILANCIA,

Visto el artículo 11, apartado 6, del Reglamento (CE) no 1073/1999 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 25 de mayo de 1999, relativo a las investigaciones efectuadas por la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF) (1),

Visto el artículo 11, apartado 6, del Reglamento (Euratom) no 1074/1999 del Consejo, de 25 de mayo de 1999, relativo a las investigaciones efectuadas por la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF) (2),

ADOPTA EL PRESENTE REGLAMENTO INTERNO:

TÍTULO I

FUNCIÓN Y COMPETENCIAS DEL COMITÉ DE VIGILANCIA DE LA OLAF

Artículo 1

Funciones

1.   El Comité de Vigilancia de la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude desempeñará las funciones establecidas en el Reglamento (CE) no 1073/1999 y en la Decisión 1999/352/CE, CECA, Euratom de la Comisión, de 28 de abril de 1999, por la que se crea la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF) (3).

2.   Con el objetivo de reforzar la independencia de la OLAF en el desempeño de sus funciones, el Comité de Vigilancia realizará un control periódico de la misión de investigación de la OLAF y asistirá al director general de la OLAF en la realización de sus funciones.

Artículo 2

Competencias

1.   Al proceder al control periódico de la ejecución de la función de investigación de la OLAF, el Comité de Vigilancia accederá a toda la información y documentos que el Comité considere necesarios para el desempeño de sus funciones.

2.   El Comité de Vigilancia controlará periódicamente la información que le transmita el director general de la OLAF, de conformidad con las disposiciones del artículo 11, apartado 7, del Reglamento (CE) no 1073/1999.

3.   El Comité de Vigilancia tratará la información proporcionada por el personal de la OLAF que ataña a cualquier hecho, posible actividad ilegal o conducta inapropiada en la OLAF de conformidad con el artículo 22 bis del Estatuto de los funcionarios de la CE.

4.   Con respecto a la información enviada por la OLAF a las autoridades judiciales nacionales y notificada previamente al Comité de Vigilancia, el Comité analizará la conformidad con los derechos fundamentales y garantías procesales durante la investigación.

5.   El Comité de Vigilancia se asegurará de que la información y los documentos proporcionados por la OLAF sean tratados de forma confidencial.

6.   El Comité de Vigilancia ejercerá sus funciones y competencias según lo dispuesto en el título III del presente Reglamento interno.

TÍTULO II

COMPOSICION Y FUNCIONAMIENTO

Artículo 3

Composición

1.   La composición, nombramiento y mandato de los miembros del Comité de Vigilancia se establecen en el Reglamento (CE) no 1073/1999.

2.   Al término de su mandato, los miembros del Comité seguirán en funciones hasta que se proceda a su sustitución o vuelvan a ser designados.

3.   Cuando un miembro del Comité de Vigilancia se vea impedido para el ejercicio de sus funciones o renuncie a su mandato, deberá informar de ello al presidente del Comité a los efectos oportunos.

Artículo 4

Deontología

1.   De conformidad con el artículo 11, apartado 5, del Reglamento (CE) no 1073/1999, los miembros del Comité de Vigilancia actuarán con independencia y no solicitarán ni aceptarán instrucciones de ningún gobierno, institución, órgano, organismo o agencia en el ejercicio de sus funciones.

2.   Asimismo, según lo establecido en la Decisión de su nombramiento, se abstendrán de tratar aquellos asuntos en los que, directa o indirectamente, tengan cualquier tipo de interés personal, en especial intereses familiares y financieros, que pueda menoscabar su independencia.

Respetarán el secreto absoluto de los expedientes que se les sometan y de sus deliberaciones.

3.   Los miembros de Comité de Vigilancia darán cuenta a este de cualquier situación que pudiera comprometer cualquiera de los principios de actuación mencionados en los apartados 1 y 2, a fin de que el Comité adopte las medidas oportunas.

Artículo 5

Presidencia

1.   El Comité de Vigilancia elegirá en su seno un presidente mediante votación por mayoría de sus miembros.

2.   El presidente será elegido por un período de un año. El mandato será renovable. La elección del presidente se producirá en la última reunión presidida por su antecesor.

3.   En el caso de que el presidente se viera impedido de ejercer de forma prolongada sus funciones por cualquier motivo, informará de ello a los miembros del Comité. En este caso, se procederá a la elección del nuevo presidente según las modalidades previstas en el apartado 1.

4.   El presidente representará al Comité de Vigilancia y presidirá sus reuniones. Velará por el buen desarrollo de sus trabajos. Convocará las reuniones del Comité y determinará el lugar, la fecha y la hora de las reuniones. Elaborará el proyecto de orden del día y se ocupará de que sean ejecutadas las decisiones del Comité.

5.   En caso de impedimento temporal, el presidente podrá invitar a uno de los miembros del Comité a que lo sustituya.

6.   En ausencia del presidente y cuando no haya recurrido al procedimiento del apartado anterior, ejercerá sus funciones el miembro de mayor edad.

7.   El presidente será plenamente competente para mantener cualquier correspondencia relacionada con las actividades del Comité de Vigilancia. El presidente informará a los miembros del Comité sobre la correspondencia mantenida.

8.   El presidente informará al Comité de Vigilancia del trabajo realizado por la Secretaría y su jefe para comprobar con periodicidad que funciona debidamente.

Artículo 6

Reuniones

1.   El Comité de Vigilancia ejercerá sus competencias en reuniones colegiadas. Se reunirá al menos diez veces al año. Solo podrá declararse válidamente reunido si se encuentra presente la mayoría de sus miembros. Se reunirá, además, a iniciativa del presidente o cuando lo solicite la mayoría de sus miembros.

2.   Salvo en los casos considerados urgentes por el presidente, las convocatorias se remitirán con la antelación suficiente para que lleguen al menos una semana antes de la reunión. La convocatoria incluirá el proyecto de orden del día y los documentos necesarios para la reunión, salvo que lo impida la naturaleza de dichos documentos. El orden del día definitivo se aprobará al comienzo de cada reunión.

3.   Cada uno de los miembros podrá solicitar al presidente que se incluyan o se añadan puntos o cuestiones concretas al proyecto de orden del día.

4.   A petición del director general de la OLAF, el presidente podrá convocar al Comité de Vigilancia o incluir puntos en el orden del día. Las propuestas del director general irán acompañadas, en su caso, de la documentación necesaria.

5.   El Comité de Vigilancia podrá invitar al director general de la OLAF a participar en las reuniones y trabajos relacionados con su actividad. Podrá invitarse a participar en una reunión del Comité a otros miembros de la OLAF cuando se considere necesaria su presencia. Esta invitación se cursará a través del director general de la OLAF.

Los puntos del orden del día que se refieran a la participación señalada en el párrafo anterior, se comunicarán al director general de la OLAF.

6.   Podrá invitarse a participar en los trabajos del Comité sobre algún punto concreto de la reunión a cualquier representante de las instituciones, órganos, organismos y agencias de la Unión Europea, de los Estados miembros o de Estados asociados.

Artículo 7

Métodos de trabajo

1.   Las reuniones del Comité de Vigilancia no serán públicas. Sus deliberaciones y la documentación propia que les sirvan de base serán confidenciales, salvo que el Comité decida lo contrario.

Los documentos e informaciones presentados por el director general de la OLAF estarán sometidos a las disposiciones del artículo 339 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea, sobre la protección de la confidencialidad, y del artículo 8 del Reglamento (CE) no 1073/1999.

2.   El Comité de Vigilancia adoptará, como máximo, tres lenguas de trabajo. Los documentos, proyectos de dictamen, de informe o de decisión se redactarán en las lenguas de trabajo adoptadas por el Comité. En caso de necesidad, cada uno de los miembros podrá pedir la traducción de cualquier documento a su propia lengua.

3.   Los dictámenes, informes y decisiones del Comité de Vigilancia se adoptarán en sesión plenaria.

4.   Sin embargo, de manera excepcional, determinadas decisiones podrán tomarse mediante procedimiento escrito en la medida en que el Comité haya aprobado el recurso a este procedimiento en una reunión anterior.

En caso de urgencia, el presidente estará facultado para iniciar un procedimiento de consulta por escrito a los miembros del Comité.

En cualquiera de estos casos, el presidente transmitirá un proyecto de decisión a los miembros del Comité. Si los miembros no se oponen al proyecto de decisión en un plazo, señalado por el presidente, de cinco días hábiles a partir de la recepción de la propuesta, esta se considerará adoptada. Si un miembro, en un plazo de cinco días hábiles a partir de la recepción del proyecto de decisión, solicita que sea objeto de discusión por parte del Comité, el procedimiento escrito quedará suspendido.

Artículo 8

Ponentes

1.   Con objeto de preparar sus deliberaciones o sus trabajos el Comité de Vigilancia podrá designar entre sus miembros, a propuesta del presidente, uno o varios ponentes.

2.   Si se tratara de una cuestión urgente, el presidente podrá proceder de oficio a esta designación. En este caso, informará de ello inmediatamente a los miembros del Comité.

3.   El ponente, tras el examen de los asuntos que le hayan sido encomendados, presentará un proyecto de informe al Comité de Vigilancia. En lo que resulte necesario, el ponente gozará de la asistencia de la Secretaría del Comité.

Artículo 9

Procedimiento de votación

1.   Las decisiones se tomarán a propuesta del presidente por mayoría de los miembros del Comité de Vigilancia.

2.   A propuesta de un miembro, podrá recurrirse a un procedimiento de votación secreta.

Artículo 10

Actas

1.   Todas las reuniones del Comité de Vigilancia serán recogidas en actas. Estas se redactarán en las lenguas de trabajo del Comité e incorporarán las decisiones adoptadas bajo cada punto del orden del día.

2.   El proyecto de acta será elaborado por la Secretaría bajo la supervisión del presidente y se someterá a los miembros del Comité de Vigilancia para su aprobación en la reunión siguiente.

3.   Cada uno de los miembros podrá proponer modificaciones al acta en el momento de su aprobación. También podrán pedir que se una al acta cualquier declaración escrita o documento que consideren útil.

4.   Una vez aprobada el acta, el presidente y el responsable de la Secretaría la firmarán y será archivada en el registro de la Secretaría del Comité. Las actas podrán publicarse por decisión del Comité.

Artículo 11

Secretaría

1.   De conformidad con el artículo 11, apartado 6, del Reglamento (CE) no 1073/1999, el Comité de Vigilancia dispondrá de una Secretaría para que le asista en el desempeño de sus funciones. La Secretaría, que actuará con total independencia y bajo la presidencia del Comité y sus miembros, se asegurará de que el trabajo del Comité se realiza debidamente.

2.   El Comité de Vigilancia pondrá en conocimiento del director general de la OLAF las necesidades de la Secretaría en cuanto al personal y medios adecuados que le permitan asegurar el cumplimiento de sus funciones y garantizar la continuidad de sus trabajos.

3.   En cualquier caso, el jefe de Secretaría informará al Comité de Vigilancia sobre los candidatos a formar parte de la Secretaría. Una vez que se conozcan las candidaturas, el Comité debatirá en sesión plenaria si cubren las necesidades de trabajo del Comité con objeto de enviar una propuesta para su designación al director general de la OLAF.

4.   El jefe de Secretaría rendirá cuentas ante el presidente del Comité de Vigilancia. El jefe de Secretaría coordina el trabajo de la Secretaría y es responsable de la gestión administrativa y presupuestaria del Comité y de su Secretaría.

El Comité de Vigilancia designará entre sus miembros a los que participarán en el proceso de selección del jefe de Secretaría. Los miembros del Comité seleccionados informarán al Comité, durante una sesión plenaria, del trabajo realizado por los tribunales de selección y de los resultados obtenidos.

5.   El Comité de Vigilancia evaluará periódicamente el trabajo del jefe y los miembros de la Secretaría.

6.   El personal de la Secretaría estará obligado a tratar de manera confidencial la información de la que disponga. Seguirá sometido a esta obligación después de haber cesado en sus funciones. En caso de que el Comité de Vigilancia tuviera conocimiento de que un miembro de la Secretaría hubiera infringido el deber de confidencialidad, el presidente del Comité lo comunicará al director general de la OLAF a los efectos oportunos.

7.   La Secretaría contribuirá a que se desarrollen eficazmente las funciones atribuidas al Comité de Vigilancia con el fin de reforzar la independencia de la OLAF, en particular con respecto a su función de control. A ese efecto, asistirá al presidente en la preparación y el desarrollo de las reuniones. Elaborará un proyecto de orden del día de cada una de ellas, redactará los proyectos de actas de las reuniones, se encargará de proporcionar información y documentación a los miembros del Comité en todos sus ámbitos de actividad, participará, bajo la responsabilidad del presidente, en la redacción de los textos y asistirá a los miembros del Comité, en particular en el ejercicio de sus funciones como ponentes. A estos efectos los miembros de la Secretaría podrán mantener reuniones con los ponentes para la ejecución de estos trabajos.

TÍTULO III

EJERCICIO DE COMPETENCIAS

Artículo 12

Seguimiento de investigaciones a iniciativa del Comité de Vigilancia

El presidente del Comité, de común acuerdo con el ponente designado, enviará una nota a la Secretaría indicando las investigaciones a que se solicita acceso de conformidad con el artículo 11, apartado 1, del Reglamento (CE) no 1073/1999.

Artículo 13

Seguimiento de las informaciones proporcionadas por el director general

1.   El Comité de Vigilancia, tras el examen del programa de actividades anual que le remita el director general de la OLAF, podrá emitir un dictamen con las observaciones pertinentes dentro del ámbito de sus funciones.

Asimismo, estudiará la información que periódicamente le envié el director general sobre las actividades de la OLAF y remitirá dictámenes sobre la mismas conforme a lo dispuesto en el artículo 11, apartado 1, párrafo 2, del Reglamento (CE) no 1073/1999.

2.   De conformidad con el artículo 11, apartado 7, del Reglamento (CE) no 1073/1999, el Comité de Vigilancia será periódicamente informado de las investigaciones de la OLAF, de sus resultados y de las medidas adoptadas en consecuencia. El Comité podrá realizar las observaciones oportunas sin interferir, empero, en el desarrollo de las investigaciones en curso.

3.   El Comité de Vigilancia examinará las razones que no permitan concluir cualquier investigación que lleve abierta más de nueve meses, así como el plazo previsible necesario para su conclusión.

4.   El Comité examinará los casos en que una institución, órgano, organismo o agencia no haya dado cumplimiento a las recomendaciones formuladas por el director general. En tal ocasión, el Comité examinará a los efectos oportunos las situaciones de obstrucción, obstaculización o impedimento a que se haya enfrentado la actividad de los investigadores de la OLAF.

5.   Los casos en que sea necesaria la transmisión de información a las autoridades judiciales de un Estado miembro serán examinados sobre la base de las informaciones proporcionadas por el director general de la OLAF y según lo dispuesto en el Reglamento (CE) no 1073/1999. El seguimiento se efectuará igualmente sobre estas bases.

En particular, antes de que la información se envíe, el Comité de Vigilancia solicitará acceso a las investigaciones en cuestión para determinar si se están respetando los derechos fundamentales y las garantías procesales. Una vez que la Secretaría haya obtenido el acceso a los documentos en un período de tiempo que garantice el cumplimiento de esta tarea, los ponentes designados para analizar los asuntos prepararán su presentación durante la sesión plenaria del Comité. Podrá invitarse a esta sesión al personal responsable de la OLAF para obtener información pormenorizada.

El Comité designará ponentes para analizar estas investigaciones y, si procede, emitir un dictamen.

6.   En su misión de asistir al director general de la OLAF en el cumplimento de su tarea, el Comité de Vigilancia podrá emitir dictámenes sobre la contribución de la OLAF a la concepción y el desarrollo de métodos de lucha contra el fraude y otras actividades ilegales en detrimento de los intereses financieros de la Unión Europea.

Artículo 14

Comprobaciones, estudios y asesoramiento especializado

1.   En el ámbito de sus competencias, el Comité de Vigilancia podrá realizar las comprobaciones oportunas, llevar a cabo cualquier estudio y recabar el asesoramiento especializado necesario. Asimismo, el Comité podrá solicitar la asistencia de funcionarios u otros agentes de la OLAF o de las instituciones, órganos, organismos y agencias de la Unión Europea, de los Estados miembros y de los Estados asociados.

2.   Por lo que respecta a la información recibida de conformidad con el artículo 22 bis del Estatuto de los funcionarios de la CE, el presidente del Comité informará a este de manera que se pueda analizar la información proporcionada. Una vez que este análisis preliminar se haya realizado, el Comité enviará, si fuera necesario, la información al servicio competente.

Artículo 15

Informe de actividades

1.   De conformidad con el artículo 11, apartado 8, del Reglamento (CE) no 1073/1999, el Comité de Vigilancia elaborará al menos un informe de actividades anual con destino a las instituciones. Este informe contendrá las actividades llevadas a cabo basándose en las competencias del Comité, así como una evaluación de las actividades de la OLAF y de la ejecución de su programa anual.

2.   El informe será presentado al Comité de Vigilancia por uno o varios ponentes.

3.   El informe podrá llevar adjunta una lista de los dictámenes que haya emitido el Comité.

Asimismo, este informe de actividades podrá acompañarse de los informes que haya presentado el Comité al Parlamento Europeo, al Consejo, a la Comisión y al Tribunal de Cuentas sobre los resultados y las medidas adoptadas como consecuencia de las investigaciones efectuadas por la OLAF según lo dispuesto en el artículo 11, apartado 8, del Reglamento (CE) no 1073/1999.

4.   El Comité de Vigilancia llevará a cabo los trámites para la publicación de su informe de actividades en el Diario Oficial de la Unión Europea después de haberlo remitido al Parlamento Europeo, al Consejo y a la Comisión.

Artículo 16

Procedimiento de dictamen sobre la designación del director general

1.   El Comité de Vigilancia examinará las candidaturas para el puesto de director general de la OLAF y participará en el proceso de selección por medio de los miembros designados a tal efecto en la sesión plenaria. Tras debatir los resultados de los tribunales de selección, el Comité emitirá un dictamen en el que se expondrán los criterios por él empleados para evaluar los méritos y la idoneidad de los candidatos.

El dictamen contendrá la opinión del Comité sobre los candidatos a los efectos del artículo 12, apartado 2, del Reglamento (CE) no 1073/1999 y se enviará a las instituciones.

2.   Si ningún candidato hubiera recibido un dictamen favorable, el presidente informará a la Comisión de la votación desfavorable del Comité a las candidaturas presentadas.

Artículo 17

Procedimiento disciplinario aplicable al director general

Cuando haya sido consultado conforme a lo dispuesto en el artículo 12, apartado 4, del Reglamento (CE) no 1073/1999, el Comité de Vigilancia emitirá un dictamen motivado.

Artículo 18

Confidencialidad y tratamiento de datos de carácter personal

1.   El Comité de Vigilancia velará por la aplicación de las disposiciones del artículo 8 del Reglamento (CE) no 1073/1999.

2.   El Comité de Vigilancia podrá decidir, a iniciativa propia o a iniciativa del director general de la OLAF, emitir un dictamen

Artículo 19

Presupuesto

1.   El Comité de Vigilancia emitirá un dictamen sobre el anteproyecto presentado por el director general de la OLAF a la Dirección General de Presupuestos de la Comisión.

2.   La Secretaría preparará propuestas del presupuesto anual para el funcionamiento del Comité de Vigilancia que, previa aprobación del Comité, se transmitirán al director general de la OLAF.

TÍTULO IV

DISPOSICIONES TRANSITORIAS Y FINALES

Artículo 20

Evaluación y modificación del Reglamento interno

Cualquier miembro del Comité de Vigilancia podrá presentar en todo momento propuestas de modificación por escrito al presidente. Dichas modificaciones se someterán a votación en la siguiente reunión según el procedimiento de votación establecido en el artículo 10.

Artículo 21

Entrada en vigor del Reglamento interno y publicación

1.   El Reglamento interno entrará en vigor el día siguiente al de su adopción por el Comité de Vigilancia. El presente Reglamento interno sustituye al anterior, publicado en el Diario Oficial de la Unión Europea en 2006 (4).

2.   Una vez aprobado, el Comité de Vigilancia llevará a cabo los trámites para su publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea.

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(1)  DO L 136 de 31.5.1999, p. 1.

(2)  DO L 136 de 31.5.1999, p. 8.

(3)  DO L 136 de 31.5.1999, p.20.

(4)  DO C 311 de 19.12.2006. p. 63.

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