UDKAST

AFGØRELSE Nr. … VEDTAGET AF EU-KOREA-UDVALGET FOR KULTURELT SAMARBEJDE

af

om vedtagelse af forretningsordenen for Udvalget for Kulturelt Samarbejde

UDVALGET FOR KULTURELT SAMARBEJDE HAR —

under henvisning til protokollen om kulturelt samarbejde til frihandelsaftalen mellem Den Europæiske Union og dens medlemsstater på den ene side og Republikken Korea på den anden side, undertegnet i Bruxelles den 6. oktober 2010, særlig artikel 3, og

ud fra følgende betragtninger:

(1)	I henhold til artikel 3 i protokollen om kulturelt samarbejde (»protokollen«) oprettes der et udvalg for kulturelt samarbejde (»udvalget«).

(2)	Udvalget for Kulturelt Samarbejde bør udøve alle Handelsudvalgets funktioner, hvad angår protokollen, i overensstemmelse med artikel 3, stk. 3, i protokollen.

(3)	Udvalget bør selv vedtage sin forretningsorden —

VEDTAGET DENNE AFGØRELSE:

Artikel 1

Udvalgets forretningsorden fastsættes som angivet i bilaget.

Artikel 2

Denne afgørelse træder i kraft den …

BILAG

FORRETNINGSORDEN FOR UDVALGET FOR KULTURELT SAMARBEJDE

Artikel 1

Sammensætning og formandskab

1.   Udvalget for Kulturelt Samarbejde (»udvalget«), jf. artikel 3, stk. 1, i protokollen om kulturelt samarbejde (»protokollen«) til frihandelsaftalen mellem Den Europæiske Union og dens medlemsstater på den ene side og Republikken Korea på den anden side (»aftalen«), udøver alle Handelsudvalgets funktioner med hensyn til protokollen i henhold til artikel 3, stk. 3, i protokollen og fører tilsyn med anvendelsen af protokollen.

2.   Udvalget skal bestå af repræsentanter for Kommissionen og medlemsstaterne på den ene side, der i forbindelse med emner inden for deres kompetenceområder kan være repræsenteret af formandskabet for Rådet for Den Europæiske Union, og repræsentanter for Korea på den anden side. Disse repræsentanter skal jf. artikel 3, stk. 1, i protokollen være højtstående embedsmænd fra hver part, som har ekspertise og praktisk erfaring inden for kulturelle spørgsmål.

3.   Formandskabet for udvalget varetages i fællesskab af generaldirektøren for kontoret for indholdspolitik i Koreas ministerium for kultur, sport og turisme og direktøren for Europa-Kommissionen Generaldirektorat for Uddannelse og Kultur. Hver formand kan træffe aftale om at lade sig repræsentere af deres stedfortrædere.

Artikel 2

Repræsentation

1.   En part skal fremsende en liste over sine medlemmer af udvalget til den anden part. Listen ajourføres af udvalgets sekretariat.

2.   Et medlem, der ønsker at lade sig repræsentere af en suppleant, meddeler formændene for udvalget navnet på sin suppleant inden det pågældende møde. Suppleanten for et medlem af udvalget udøver alle dette medlems rettigheder.

Artikel 3

Møder

1.   Udvalget træder sammen mindst én gang om året og, når det er nødvendigt, efter anmodning fra en af parterne. Møderne foregår skiftevis i Bruxelles og Seoul, medmindre parterne bestemmer andet. Hvis parterne er enige, kan møderne i udvalget afholdes som video- eller telekonference.

2.   Sekretariatet indkalder til møderne i udvalget, der afholdes på en dato og et sted, som begge parter er enige om. Mødeindkaldelsen udsendes af udvalgets sekretariat til udvalgets medlemmer senest tre måneder før mødets start, medmindre parterne bestemmer andet.

Artikel 4

Delegation

Medlemmerne af udvalget kan ledsages af embedsmænd. Før hvert møde underrettes formændene for udvalget om den planlagte sammensætning af de delegationer, der deltager i mødet.

Artikel 5

Observatører og eksperter

Formændene for udvalgetkan indbydeobservatører og eksperter til at deltage i mødernepå ad hoc-basis.

Artikel 6

Sekretariat

De i protokollens artikel 3, stk. 4, omhandlede nationale kontaktpunkter fungerer sammen som sekretariat for udvalget.

Artikel 7

Dokumenter

Hvis forhandlingerne i udvalget er baseret på skriftlige dokumenter, nummereres disse og rundsendes af sekretariatet som dokumenter fra udvalget.

Artikel 8

Korrespondance

1.   Al korrespondance til formændene for udvalget stiles til udvalgets sekretariat med henblik på rundsendelse til medlemmerne af udvalget.

2.   Korrespondance fra formændene for udvalget sendes af udvalgets sekretariat til modtagerne og nummereres og rundsendes i givet fald til medlemmerne af udvalget.

Artikel 9

Dagsorden for møderne

1.   Udvalgets sekretariat udarbejder en foreløbig dagsorden for hvert møde. Den fremsendes sammen med de relevante dokumenter til medlemmerne af udvalget samt til formændene for udvalget senest to måneder før mødet.

2.   Dagsordenen vedtages af udvalget ved hvert mødes begyndelse. Punkter, som ikke figurerer på den foreløbige dagsorden, kan optages på dagsordenen, hvis parterne er enige herom.

3.   Formændene for udvalget kan efter aftale afkorte den i stk. 1 nævnte tidsfrist for at tage hensyn til særlige omstændigheder.

Artikel 10

Mødereferater

1.   Udvalgets sekretariat udarbejder normalt et udkast til referat senest 21 dage efter mødet.

2.   Referatet skal sædvanligvis indeholde en sammenfatning af hvert punkt på dagsordenen og i givet fald oplysning om:

a)	dokumenter, der er forelagt udvalget

b)	eventuelle erklæringer, som et medlem af udvalget har anmodet om at få optaget i protokollen, og

c)	de vedtagne afgørelser, fremsatte henstillinger, vedtagne erklæringer samt konklusioner, der er vedtaget i specifikke spørgsmål.

3.   Referatet skal desuden indeholde en liste over alle deltagere i mødet.

4.   Referatet godkendes skriftligt af begge parter senest 28 dage efter modtagelsen af udkastet til mødereferateller en anden dato, som parterne enes om. Når referatet er godkendt, underskriver udvalgets sekretariat to eksemplarer heraf, og hver part modtager et sådant originalt eksemplar. En genpart af det underskrevne referat sendes til medlemmerne af udvalget.

Artikel 11

Afgørelser og henstillinger

1.   Med henblik på at nå målene i protokollen kan udvalget have beføjelser til at træffe afgørelse eller fremsætte henstillinger i alle spørgsmål, der vedrører protokollen.

2.   Udvalget udfærdiger afgørelser og fremsætter henstillinger ved fælles overenskomst mellem parterne. Disse akter benævnes henholdsvis »afgørelse« eller »henstilling«.

3.   I perioden mellem møderne kan udvalget vedtage afgørelser eller henstillinger ved skriftlig procedure, hvis begge parter er enige herom. Den skriftlige procedure består i udveksling af noter mellem formændene for udvalget. Afgørelser eller henstillinger, der vedtages ved skriftlig procedure, rundsendes af udvalgets sekretariat til dets medlemmer senest to måneder før datoen for vedtagelsen. Udvalgets sekretariat godtgør, at den skriftlige procedure er afsluttet, og orienterer udvalgets medlemmer herom.

4.   Udvalgets sekretariat påfører alle afgørelser og henstillinger et løbenummer, datoen for deres vedtagelse og en beskrivelse af emnet og rundsender dem til medlemmerne af udvalget. I hver afgørelse skal der være angivet en ikrafttrædelsesdato.

5.   Afgørelser og henstillinger vedtaget af udvalget bekræftes ved to autentiske genparter heraf, som underskrives af formændene for udvalget.

Artikel 12

Offentliggørelse og fortrolighed

1.   Medmindre andet besluttes, er udvalgets møder ikke offentlige.

2.   Når en part forelægger oplysninger, der i henhold til dens love og forskrifter anses for at være fortrolige, for udvalget, behandler den anden part de pågældende oplysninger som fortrolige.

3.   Hver part kan træffe beslutning om at offentliggøre udvalgets afgørelser og henstillinger i deres respektive officielle tidender.

Artikel 13

Udgifter

1.   Parterne afholder hver især de udgifter, der påløber i forbindelse med deltagelse i udvalgets møder, såvel udgifter til personale, rejser og underhold som udgifter til postforsendelser og telekommunikation.

2.   Udgifter i forbindelse med tilrettelæggelse af møder og reproduktion af dokumenter afholdes af den part, der er vært for mødet.