1.   

Europaparlamentet noterar med tillfredsställelse att revisionsrätten i sin årsrapport om Europeiska datatillsynsmannen (EDPS) för budgetåret 2018 inte funnit några betydande brister med avseende på de områden som granskats när det gäller personalresurser och upphandlingar.

2.   

Europaparlamentet noterar att revisionsrätten enligt EDPS årliga verksamhetsrapport granskadeen transaktion från budgetåret 2018 och att denna granskning inte gav upphov till några iakttagelser.

3.   

Europaparlamentet välkomnar revisionsrättens slutsats att betalningarna i sin helhet för det budgetår som avslutades den 31 december 2018 för administrativa utgifter för EDPS var fria från väsentliga felaktigheter och att de granskade systemen för övervakning och kontroll var ändamålsenliga. Parlamentet noterar att revisionsrätten ville se att efterhandskontrollerna återinfördes, vilket nu också har skett.

4.   

Europaparlamentet beklagar, som en allmän iakttagelse, att kapitel 10 ”Administration” i revisionsrättens årsrapport har en omfattning och slutsatser som är tämligen begränsade, även om rubrik 5 ”Förvaltning” i den fleråriga budgetramen anses ha låg risk.

5.   

Europaparlamentet noterar att revisionsrätten gjorde ett urval av 45 transaktioner för rubrik 5 ”Administration” i den fleråriga budgetramen för alla unionens institutioner och organ. Urvalet utformades så att det skulle vara representativt för alla utgifter under rubrik 5, som motsvarar 6,3 % av unionsbudgeten. Parlamentet noterar att revisionsrätten betecknar de administrativa utgifterna som låg risk. Parlamentet anser dock att antalet utvalda transaktioner för ”övriga institutioner” inte är tillräckligt stort, och uppmanar revisionsrätten att öka antalet granskade transaktioner med minst 10 %.

6.   

Europaparlamentet påminner om att EDPS inte är någon decentraliserad unionsbyrå och anser att även om dess budget utgör en mycket liten andel av unionens budget, bör lagligheten och korrektheten i dess transaktioner ändå undersökas ordentligt av revisionsrätten eftersom transparens är avgörande för att alla unionsorgan ska fungera korrekt. Parlamentet noterar att EDPS varken omfattas av revisionsrättens rapport om genomförandet av unionens budget för 2018 eller 2018 års rapport om unionens byråer och andra organ. Parlamentet betonar dock att information om resultatet av revisionsrättens oberoende externa revisioner bör vara offentligt tillgänglig för alla unionens organ. Parlamentet uppmanar därför revisionsrätten att ompröva sin ståndpunkt och börja offentliggöra revisionsrapporter som omfattar EDPS från och med det kommande året. Parlamentet begär därför att revisionsrätten utfärdar separata årliga verksamhetsrapporter om årsredovisningen för detta viktiga unionsorgan, för att se till att unionens institutioner och byråer fullt ut respekterar rätten till integritet och skydd av personuppgifter.

7.   

Europaparlamentet välkomnar EDPS generellt försiktiga och sunda ekonomiska förvaltning. Parlamentet noterar att EDPS gjorde en tydlig åtskillnad mellan så kallade ”nuvarande och nya verksamheter”. De nuvarande verksamheterna ökade med 1,54 % till följd av en sparpolitik som för de flesta budgetposter har inneburit en frysning och 0 % ökning. Parlamentet noterar dock att de nya verksamheterna har ökat, vilket framför allt är en följd av inrättandet av en ny unionsenhet som kallas Europeiska dataskyddsstyrelsen (EDPB) och verksamheten inom denna (som inleddes den 25 maj 2018).

8.   

Europaparlamentet noterar att EDPS under 2018 hade en total budget på 14 449 068 EUR (jämfört med 11 324 735 EUR år 2017), vilket utgör en ökning med 27,59 % jämfört med budgeten för 2017 (budgeten ökade med 21,93 % mellan 2016 och 2017). Parlamentet välkomnar att 93,7 % av alla åtaganden hade ingåtts till slutet av 2018, jämfört med 89 % 2017. Parlamentet noterar med oro att budgetgenomförandet i fråga om betalningsbemyndiganden uppgick till 75,2 %, vilket kan jämföras med 77 % för alla anslag för 2017.

9.   

Europaparlamentet påminner om att det behövs budgetberäkningar för att säkerställa ett korrekt budgetresultat under kommande år. Parlamentet är medvetet om att det finns faktorer som kan ha mycket stor betydelse, såsom EDPS lönebudget som uppgår till en andel över 53 % och där även en måttlig personalomsättning får betydande inverkan på det totala budgetgenomförandet. Parlamentet är medvetet om att det kommer att ta några år innan budgetberäkningarna för det nybildade EDPB blir exakta.

10.   

Europaparlamentet noterar med intresse att EDPS inledde ett nytt öppet uttagningsprov för att skapa en pool med högkvalificerade dataskyddsexperter för att tillgodose sina framtida rekryteringsbehov. Parlamentet konstaterar att EDPS vid planeringen för personalrekryteringen begärde att få en mindre ökning av personalen (med sex nya tjänster) i samband med inrättandet av EDPB.

11.   

Europaparlamentet konstaterar att 2018 var ett mycket viktigt år för EDPS eftersom Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 (1) och Europaparlamentets och rådets direktiv (EU)2016/680 (2) antogs i samband med att dataskyddsbestämmelserna moderniserades under 2016. Parlamentet konstaterar att de nya uppgifter och ansvarsområden som förordning (EU) 2016/679 medförde kommer att kräva ytterligare resurser i framtiden. EDPS hade 97 anställda 2018, vilket kan jämföras med 55 anställda 2013. Parlamentet uppmanar dock EDPS att analysera situationen och undersöka möjligheterna att öka effektiviteten genom omorganisering och omfördelning av uppgifter.

12.   

Europaparlamentet konstaterar att denna nya lagstiftning innebar att EDPB, bestående av 28 medlemsstaters dataskyddsmyndigheter samt EDPS, bildades i syfte att se till att förordning (EU) 2016/679 genomfördes konsekvent i hela unionen. Parlamentet noterar att en betydande del av EDPS tid och arbete i början av 2018 gick till att stödja EDPB:s sekretariat samt att delta fullt ut som en medlem av styrelsen.

13.   

Europaparlamentet noterar att även unionens institutioner och organ måste se till att de följer de nya reglerna om hantering av personuppgifter, vilket även inbegriper förvaltningen och hanteringen av sin it-infrastruktur och sitt it-system. Parlamentet välkomnar att EDPS utvidgade sin förteckning med specifika riktlinjer och påbörjade ett program för att se till att reglerna följs av unionens organ.

14.   

Europaparlamentet konstaterar att det finns ett behov av större öppenhet och samarbete mellan europeiska dataskyddsmyndigheter. Parlamentet understryker betydelsen av samarbete mellan EDPS och nationella dataskyddsmyndigheter i medlemsstaterna för att säkerställa en effektiv övervakning och samverkan för att införa den nya rättsliga ramen. EDPS uppmanas att informera parlamentets budgetkontrollutskott om alla uppnådda resultat.

15.   

Europaparlamentet noterar att EDPS årligen offentliggör uppgifter om sina interinstitutionella samarbeten i form av tjänsteavtal för läkarvård, översättning/tolkning, catering och utbildning samt administrativa avtal för byggnader, logistik, säkerhetstjänster, IT osv. Parlamentet välkomnar samförståndsavtalet mellan EDPS och EDPB inom framför allt IT, vilket gör det möjligt för det nya unionsorganet att dra nytta av det arbete EDPS har gjort under senare år.

16.   

Europaparlamentet välkomnar EDPS avsikt att modernisera upphandlingsprocesserna för att installera ett elektroniskt arbetsflöde och bedriva en papperslös verksamhet. Parlamentet upprepar betydelsen av ett interinstitutionellt samarbete mellan EDPS och kommissionen när det gäller upphandling, ekonomisk förvaltning och mänskliga resurser. Parlamentet välkomnar servicenivåavtalet med kommissionens generaldirektorat för budget och generaldirektoratet för it-teknik i samband med it-verktygen ”ABAC” och ”Sysper 2” såsom efterfrågades i den senaste ansvarsfrihetsrapporten. Parlamentet uppmuntrar EDPS att fortsätta med att ta fram en konkret strategi för att digitalisera sina tjänster.

17.   

Europaparlamentet noterar att den etikansvariges första handlingsplan uppnåtts till fullo och att i den andra rapporten planeras ett antal åtgärder, såsom revidering av uppförandekoden för övervakare och personal, ett reviderat beslut om extern verksamhet och en eventuell anslutning till det nya transparensregistret för unionens institutioner osv. Parlamentet uppmanar EDPS att genomföra sådana begäranden så snart som möjligt. Parlamentet välkomnar mötena för att öka medvetenheten i enlighet med den etiska ramen och efterlyser detaljerad information om de mål som har nåtts utifrån den etiska ram som ska presenteras i nästa årliga verksamhetsrapport.

18.   

Europaparlamentet välkomnar att de interna regler om visselblåsning som antogs 2016 kommer att uppdateras för att stärka skyddet för visselblåsare och personer som påstås ha gjort sig skyldiga till överträdelser. Parlamentet konstaterar att det finns en del skyddsåtgärder, såsom riskbedömning och strikta krav på behov av information för de berörda handlingarna. Parlamentet uppmanar EDPS etikansvarige att särskilt fokusera på denna fråga vid nästa möte för att höja medvetenheten hos personalen. Parlamentet noterar med tillfredsställelse att EDPS hittills aldrig har haft något fall av visselblåsning.

19.   

Europaparlamentet upprepar betydelsen av dataskydd när det gäller it-säkerhet. Parlamentet välkomnar EDPS insatser för att vägleda unionsinstitutionerna om hur personuppgifter ska skyddas när man vidtar it-säkerhetsåtgärder, hur administrationssystemen för it-säkerheten fungerar som grund för både dataskydd och it-säkerhetsåtaganden samt hur meddelanden och information om dataskydd ska lämnas ut vid överträdelser av personuppgiftsskyddet. Parlamentet noterar att skandalen med Cambridge Analyticas användning av Facebookdata och de tilltagande bevisen för olaglig inblandning i val innebär att EDPS måste agera. Parlamentet understryker att EDPS måste bekämpa den potentiella felaktiga användningen av digitala data.

20.   

Europaparlamentet konstaterar att fri programvara med öppen källkod kan tillföra ett mervärde för EDPS. Parlamentet understryker i synnerhet de möjligheter detta ger för att öka transparensen och undvika inlåsning till en säljare. Parlamentet är också medvetet om en sådan programvaras möjligheter till säkerhetsförbättringar eftersom den gör det möjligt att identifiera och åtgärda svagheter. Parlamentet rekommenderar med eftertryck att all programvara som utvecklas för institutionen görs tillgänglig för allmänheten inom ramen för en licens med fri och öppen källkod.

21.   

Europaparlamentet välkomnar att beslutet om motverkande av trakasserier har gjorts tillgänglig för hela personalen via EDPS intranät. Parlamentet noterar med tillfredsställelse att EDPS för närvarande arbetar med en översyn av sina åtgärder för att motverka trakasserier, samt med mandatet att utse ytterligare konfidentiella rådgivare. Parlamentet noterar att i en personalundersökning från 2018 uppgav 69 % av kollegorna att de kände till den befintliga policyn om psykologiska och sexuella trakasserier. Parlamentet välkomnar att en konfidentiell rådgivare utbildades under 2018.

22.   

Europaparlamentet välkomnar att chefernas meritförteckningar och intresseförklaringar finns tillgängliga på EDPS webbplats. Parlamentet noterar att förklaringarna utgör ”självdeklarationer” och att varken EDPS eller dess etikansvariga har några utredningsbefogenheter för att kontrollera sanningshalten och fullständigheten i de deklarerade uppgifterna. Parlamentet uppmanar EDPS att, tillsammans med unionens övriga institutioner och organ, utröna hur systemet skulle kunna förbättras.

23.   

Europaparlamentet uppmanar EDPS att garantera publiceringar och regelbundna uppdateringar av alla sina riktlinjer och förfaranden i samband med den etiska ramen på sin webbplats. Parlamentet uppmanar EDPS att fortsätta sitt arbete med att förbättra den information som finns tillgänglig på internet, i syfte att möjliggöra transparens och offentlig granskning.

24.   

Europaparlamentet beklagar att den årliga verksamhetsrapporten inte innehåller mer information om konkreta åtgärder för att förbättra välbefinnandet på arbetsplatsen. Parlamentet är dock positivt till de beslut och den politik som antogs och/eller genomfördes under 2018, däribland en personalundersökning, ett reviderat beslut om distansarbete och ett reviderat beslut om mentorskap. EPDS uppmanas att lämna mer detaljerad information i sin nästa årliga verksamhetsrapport.

25.   

Europaparlamentet välkomnar EDPS initiativ från 2018 om att endast erbjuda avlönade praktikplatser i form av så kallad blåbokspraktik. Parlamentet konstaterar att denna förändring av EDPS praktikantrekrytering gjordes efter att ombudsmannen hade rekommenderat att man skulle anpassa behörighetskriterierna för avlönad praktik. Parlamentet uppmanar EDPS att garantera en lämplig ersättning till alla praktikanter vid unionens institutioner för att undvika ökad diskriminering på ekonomiska grunder.

26.   

Europaparlamentet noterar med intresse att EDPS har personal från 20 av unionens medlemsstater (jämfört med 16 medlemsstater 2017) och konstaterar att könsbalansen är 40 % män (jämfört med 32 % 2017) och 60 % kvinnor. Parlamentet välkomnar att EDPS fortsätter att arbeta för att nå en balans, med hänsyn till EDPS ringa storlek och specifika kärnverksamhet.

27.   

Europaparlamentet noterar med intresse att EDPS fick fyra extra kontor i MTS-byggnaden, som man för närvarande delar med Europeiska ombudsmannen. Parlamentet konstaterar att EDPS personal, inklusive EDPB:s sekretariat, förväntas växa ytterligare under 2020 och att det därför krävs en större utvidgning till hela byggnaden. Parlamentet stöder EDPS i dess begäran och vill att parlamentets budgetkontrollutskott informeras om alla berörda steg och mål.

28.   

Europaparlamentet välkomnar EDPS riktade initiativ för att minska sin miljöpåverkan. Parlamentet uppmanar EDPS att införa en konkret handlingsplan för att minska sin miljöpåverkan.

29.   

Europaparlamentet välkomnar att betydelsen av EDPS kommunikationsverksamhet har ökat kraftigt under senare år. Parlamentet erkänner arbetet med att förbättra dess närvaro på nätet. Parlamentet noterar att två viktiga kommunikationskampanjer har organiserats, dels under den internationella konferensen om etiska frågor 2018 där man nådde en så bred publik som möjligt genom debatten om digital etik, dels i december 2018 genom kommunikationskampanjen om nya dataskyddsbestämmelser för unionens institutioner.

30.   

Europaparlamentet påminner om att EDPS använder en rad centrala resultatindikatorer för att bevaka sitt arbete och användningen av sina resurser. Parlamentet noterar med tillfredsställelse att 2018 uppnådde eller översteg EDPS de mål som hade fastställts i en majoritet av sina centrala resultatindikatorer (t.ex. för resultatindikator 4 ”intressenternas intressenivå” där målet var 10 samråd, men man nådde 13 samråd). Parlamentet noterar att man är på god väg att omsätta de relevanta strategiska målen och att det inte behövs några korrigerande åtgärder. Parlamentet uppmanar EDPS att fortsätta i denna riktning.

31.   

Europaparlamentet välkomnar att EDPS följer nästan alla 16 normer för internkontroll och att dessa regelbundet kontrolleras för att säkerställa att målen nås på ett ekonomiskt, effektivt och ändamålsenligt sätt. Parlamentet noterar att internrevisionen gjorde en uppföljningsrevision av de återstående rekommendationerna från översynen av de interna kontrollstandarderna och kom fram till att den interna kontrollnivån är tillfredsställande och effektiv.

32.   

Europaparlamentet noterar att internrevisionen har gjort en undersökning där man har fokuserat på tre huvudområden, såsom EDPS styrning i samband med EDPB, ramen för att tillhandahålla mänskliga resurser, budget och ekonomisk förvaltning, samt logistiskt stöd för EDPB:s och EDPS stödteam som var föremål för nära kontroll. Parlamentet konstaterar att internrevisionen lade fram en slutrapport där alla rekommendationer endast betecknas som ”frågor för övervägande” och kommer inte att vara föremål för någon uppföljning från internrevisionens sida.

33.   

Europaparlamentet noterar att utgifterna för översättningar uppgår till 337 057,35 EUR för EDPS och 516 461,90 EUR för EDPB. Parlamentet konstaterar att EDPB kan utnyttja en kvot med kostnadsfria översättningar som görs av kommissionens generaldirektorat för översättning. Parlamentet noterar att behovet av att ofta få översättningar till unionens alla officiella språk i kombination med institutionens ringa storlek gör att det ur kostnads-nyttoperspektiv blir omöjligt att utföra översättningen internt.

34.   

Europaparlamentet noterar att personalens resor kodas i administrationssystemet för tjänsteresor och att en reserapport laddas upp som ett stöddokument i utgiftsredovisningen. Parlamentet välkomnar de uppgifter som redovisas i den årliga verksamhetsrapporten, i enlighet med begäran i föregående ansvarsfrihetsbetänkande, som inte visar på några betydande skillnader när det gäller antal resor och kostnader för dessa under de senaste fyra åren.

35.   

Europaparlamentet gläder sig över att EDPS följer bästa praxis genom att fastställa en tidsfrist för inlämnandet av den årliga verksamhetsrapporten till den 31 mars året efter räkenskapsåret. Parlamentet gläder sig därför över att EDPS antog sin årliga verksamhetsrapport den 26 mars 2019, vilket ger den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten mer tid att grundligt gå igenom rapporten och genomföra ansvarsfrihetsförfarandet på ett bättre sätt.

36.   

Europaparlamentet understryker alla resultat som har uppnåtts under de senaste åren, bland annat på området för resultatbaserad budgetering, den etiska ramen med alla sina tillhörande regler och förfaranden, utökad kommunikationsverksamhet och ett utökat antal åtgärder för att förbättra transparensen. Parlamentet välkomnar det stora antalet interinstitutionella tjänste- och samarbetsavtal. Parlamentet understryker betydelsen av samarbete och utbyte av erfarenheter mellan unionens institutioner och organ. Parlamentet föreslår att man undersöker om det är möjligt att upprätta ett formaliserat nätverksarbete inom olika områden för att sprida bästa praxis och ta fram gemensamma lösningar.

37.   

Europaparlamentet understryker att Förenade kungarikets utträde ur unionen kommer att ha en betydande inverkan på EDPS planerade arbete. Parlamentet betonar vikten av att snabbt förhandla fram ett avtal om data med Förenade kungariket.