(1)

Berecbyrån får, inom ramen för sin verksamhet, genomföra administrativa utredningar, förfaranden som föregår disciplinära förfaranden, disciplinära förfaranden och avstängningsförfaranden i enlighet med bilaga IX till tjänsteföreskrifterna för tjänstemän i Europeiska unionen och anställningsvillkoren för övriga anställda i Europeiska unionen (3) och i överensstämmelse med beslut nr MC/2012/3 från förvaltningskommittén för Byrån för Organet för europeiska regleringsmyndigheter för elektronisk kommunikation (Berecbyrån) om allmänna bestämmelser för genomförandet av administrativa utredningar och disciplinära förfaranden, vilket innebär behandling av uppgifter, inklusive personuppgifter.

(2)

Berecbyråns personal är skyldig att rapportera misstänkt bedrägeri, korruption eller annan olaglig verksamhet som kan skada unionens intressen eller ett uppträdande i tjänsten som innebär ett avsteg från de yrkesmässiga förpliktelser som gäller för personal inom unionen. Detta regleras genom beslut nr MC/2018/11 från förvaltningskommittén för Berecbyrån om byråns riktlinjer för uppgiftslämnande (whistleblowing).

(3)

Berecbyrån har antagit en strategi för att förebygga och hantera faktiska eller eventuella fall av mobbning och sexuella trakasserier på arbetsplatsen på ett effektivt och ändamålsenligt sätt, såsom föreskrivs i beslut nr MC/2016/15 från förvaltningskommittén för Berecbyrån om policyn om skydd av enskildas värdighet och förebyggande av psykologiska och sexuella trakasserier.

(4)

I samband med ovanstående verksamhet samlar Berecbyrån in och behandlar relevant information och flera olika kategorier av personuppgifter, inbegripet personidentifieringsuppgifter från fysiska personer, kontaktuppgifter, yrkesroller och yrkesuppgifter, information om privat och yrkesmässig etik och prestation samt finansiella uppgifter. Berecbyrån fungerar som personuppgiftsansvarig.

(5)

Lämpliga skyddsåtgärder har vidtagits för att skydda personuppgifter och hindra oavsiktlig eller olaglig åtkomst eller överföring, oavsett om de lagras i en fysisk eller elektronisk miljö. Efter behandlingen bevaras uppgifterna i enlighet med de lagringsbestämmelser som är tillämpliga för Berecbyrån, såsom de definieras i dataskyddsregister på grundval av artikel 31 i förordningen. I slutet av lagringsperioden raderas, anonymiseras eller överförs uppgifterna om ärendet till de historiska arkiven.

(6)

I detta sammanhang har Berecbyrån en skyldighet att tillhandahålla information till de registrerade i samband med ovannämnda behandling och respektera de registrerades rättigheter såsom föreskrivs i förordningen.

(7)

Det kan vara nödvändigt att förena de registrerades rättigheter enligt förordningen med behovet av ovannämnda åtgärder, samtidigt som grundläggande rättigheter och friheter för andra registrerade respekteras fullt ut. I detta syfte föreskrivs i artikel 25 i förordningen, under stränga villkor, en möjlighet att begränsa tillämpningen av artiklarna 14–20, 35 och 36 samt artikel 4, i den mån bestämmelserna motsvarar de rättigheter och skyldigheter som föreskrivs i artiklarna 14–20. I detta fall är det nödvändigt att anta interna bestämmelser enligt vilka Berecbyrån får begränsa dessa rättigheter i överensstämmelse med samma artikel i förordningen.

(8)

Detta kan särskilt vara fallet vid tillhandahållande av information om behandling av personuppgifter till registrerade vid den preliminära bedömningsfasen i en administrativ utredning eller under själva utredningen, före en eventuell avvisning av ärendet eller i ett skede som föregår ett disciplinärt förfarande. Under vissa omständigheter kan ett tillhandahållande av sådan information få betydande negativ inverkan på Berecbyråns förmåga att genomföra utredningen på ett effektivt sätt, t.ex. när det finns en risk att den berörda personen förstör bevisning eller påverkar eventuella vittnen innan de kan förhöras. Vidare kan Berecbyrån behöva skydda deras rättigheter och friheter samt andra berörda personers rättigheter och friheter.

(9)

Det kan vara nödvändigt att garantera sekretesskyddet för ett vittne eller en uppgiftslämnare som har bett om att inte bli identifierad. I ett sådant fall kan Berecbyrån besluta att begränsa åtkomsten vad gäller identiteten, uttalanden och andra personuppgifter från uppgiftslämnaren och andra berörda personer för att skydda deras rättigheter och friheter.

(10)

Det kan vara nödvändigt att garantera sekretesskyddet för en anställd som har kontaktat Berecbyråns konfidentiella rådgivare inom ramen för ett förfarande beträffande trakasserier. I ett sådant fall kan Berecbyrån besluta att begränsa åtkomsten vad gäller identiteten, uttalanden och andra personuppgifter från det påstådda offret, den påstådda gärningsmannen och andra berörda personer för att skydda deras rättigheter och friheter.

(11)

Berecbyrån bör endast tillämpa begränsningar om de respekterar andemeningen i de grundläggande rättigheterna och friheterna och utgör en absolut nödvändig och proportionell åtgärd i ett demokratiskt samhälle. Berecbyrån ska motivera skälen för dessa begränsningar.

(12)

På grundval av principen om ansvarsskyldighet är Berecbyrån skyldig att registrera tillämpningen av dessa begränsningar.

(13)

Enligt artikel 25.6 i förordningen ska den personuppgiftsansvarige informera den registrerade om de huvudsakliga skälen till begränsningen och om dennes rätt att ge in ett klagomål till Europeiska datatillsynsmannen.

(14)

Enligt artikel 25.8 i förordningen får Berecbyrån skjuta upp, utelämna eller neka tillhandahållande av information om det på något sätt skulle upphäva verkan av begränsningen. Berecbyrån ska göra en bedömning i varje enskilt fall huruvida meddelandet av begränsningen skulle upphäva dess verkan.

(15)

Berecbyrån ska upphäva begränsningen så snart som de förhållanden som motiverar begränsningen inte längre är tillämpliga och bedöma detta med jämna mellanrum.

(16)

För att garantera maximalt skydd för de registrerades rättigheter och friheter och i enlighet med artikel 44.1 i förordningen, ska dataskyddsombudet informeras i tid om tillämpningen av eventuella begränsningar och kontrollera efterlevnaden av detta beslut.

(17)

Tillämpningen av ovannämnda begränsningar påverkar inte en eventuell tillämpning av artiklarna 16.5 och 17.4 i förordningen, vilka hänför sig till rätten till information om uppgifterna inte har samlats in från den registrerade och den registrerades rätt till tillgång.

(18)

Europeiska datatillsynsmannen rådfrågades den 27 maj 2019.