25.2.2005

SV

Europeiska unionens officiella tidning

L 52/51

---

KOMMISSIONENS REKOMMENDATION

av den 15 februari 2005

om uppgifter för företagsexterna styrelseledamöter eller styrelseledamöter med tillsynsfunktion i börsnoterade bolag och om styrelsekommittéer

(Text av betydelse för EES)

(2005/162/EG)

EUROPEISKA GEMENSKAPERNAS KOMMISSION UTFÄRDAR DENNA REKOMMENDATION

med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen, särskilt artikel 211 andra strecksatsen i detta, och

av följande skäl:

(1)

I ett meddelande som antogs den 21 maj 2003 lade kommissionen fram sin handlingsplan ”Modernare bolagsrätt och effektivare företagsstyrning i Europeiska unionen – Handlingsplan” (1). Handlingsplanens främsta målsättningar är att stärka aktieägarnas rättigheter samt anställningsskyddet, borgenärsskyddet och skyddet av andra parter med vilka företaget har relationer och samtidigt anpassa bolagslagstiftning och regler för företagsstyrning till olika typer av företag samt att främja effektivitet och konkurrenskraft i företagssektorn, med särskild tonvikt på vissa specifika gränsöverskridande frågor.

(2)

I sin resolution av den 21 april 2004 välkomnade Europaparlamentet handlingsplanen och uttalade ett starkt stöd för flertalet aviserade initiativ. Europaparlamentet uppmanade kommissionen att föreslå regler för att undanröja och förhindra intressekonflikter och betonade särskilt att det är nödvändigt att ett börsnoterat bolag har en revisionskommitté som bland annat bör ha till uppgift att övervaka de externa revisorernas oberoende, objektivitet och effektivitet.

(3)

Företagsexterna styrelseledamöter eller styrelseledamöter med tillsynsfunktion rekryteras av företagen för en rad olika syften. Deras roll vad gäller att övervaka företagsinterna styrelseledamöter och medlemmar av ledningsgruppen och hantera situationer som inbegriper intressekonflikter är särskilt betydelsefull. Det är särskilt viktigt att främja den rollen för att återställa förtroendet för finansmarknaderna. Medlemsstaterna bör därför uppmanas att vidta åtgärder som är tillämpliga på börsnoterade bolag, som definieras som bolag vars värdepapper är upptagna till handel på en reglerad marknad i gemenskapen. Medlemsstaterna bör, när de genomför denna rekommendation, beakta särdragen hos företag för kollektiva investeringar som drivs i bolagsform och förhindra att företag för kollektiva investeringar med annan juridisk form särbehandlas i onödan. När det gäller företag för kollektiva investeringar enligt definitionen i direktiv 85/611/EEG av den 20 december 1985 om samordning av lagar och andra författningar som avser företag för kollektiva investeringar i överlåtbara värdepapper (fondföretag) (2), fastställs i det direktivet en uppsättning specifika företagsstyrningsmekanismer. För att förhindra att andra företag för kollektiva investeringar som drivs i bolagsform och som inte är föremål för harmonisering i EU särbehandlas i onödan, bör medlemsstaterna ta hänsyn till om och i vilken utsträckning dessa icke harmoniserade företag för kollektiva investeringar omfattas av motsvarande företagsstyrningsmekanismer.

(4)

Med hänsyn till att många av de berörda frågeställningarna är mycket komplexa är antagandet av detaljerade bindande regler inte nödvändigtvis det mest önskvärda och effektiva sättet att uppnå de uppsatta målen. Många företagsstyrningskoder som antagits i medlemsstaterna tenderar att förlita sig på upplysningskrav för att främja efterlevnaden, baserat på synsättet ”följ eller förklara”: företag uppmanas att redovisa huruvida de följer koden och förklara eventuella väsentliga avsteg från den. Detta synsätt gör det möjligt för företagen att uppfylla sektors- eller företagsspecifika krav och för marknaderna att bedöma de förklaringar eller motiveringar som lämnas. I avsikt att främja den roll de företagsexterna styrelseledamöterna eller styrelseledamöterna med tillsynsfunktion bör ha är det därför lämpligt att alla medlemsstater uppmanas att vidta de åtgärder som krävs för att på nationell nivå införa bestämmelser, som bygger på de principer som läggs fram i denna rekommendation och är avsedda att användas av börsnoterade bolag antingen genom metoden ”följ eller förklara” eller genom lagstiftning.

(5)

Om medlemsstaterna beslutar att använda metoden ”följ eller förklara” (som innebär att företagen är skyldiga att förklara sin praxis med hänvisning till en uppsättning bestämda rekommendationer om bästa praxis) bör de kunna göra det på grundval av relevanta rekommendationer som utvecklats av marknadsaktörer.

(6)

Åtgärder som medlemsstaterna antar enligt denna rekommendation bör i grunden syfta till att förbättra de börsnoterade bolagens företagsstyrning. Eftersom det målet är relevant för att skydda faktiska eller potentiella investerare i alla börsnoterade bolag i gemenskapen, oberoende av om de är registrerade i någon av medlemsstaterna, bedöms det vara lämpligt att även bolag från tredje land som är börsnoterade i gemenskapen omfattas av dessa åtgärder.

(7)

Oberoende ledamöter i styrelsen med förmåga att ifrågasätta företagsledningens beslut anses allmänt vara ett sätt att skydda aktieägarnas och andra intressenters intressen. I företag med spritt ägande gäller det främsta problemet hur företagsledningen skall göras ansvarig gentemot svaga aktieägare. I företag med kontrollerande aktieägare gäller problematiken i högre grad att säkerställa att företaget drivs på ett sådant sätt att minoritetsaktieägarnas intressen beaktas i tillräcklig utsträckning. Att garantera ett tillräckligt skydd för tredje parter är väsentligt i båda fallen. Oberoende av den formella styrelsestrukturen i ett företag bör därför ledningsfunktionen vara underställd en effektiv och tillräckligt oberoende tillsynsfunktion. Oberoende bör förstås som en avsaknad av väsentliga intressekonflikter. I detta sammanhang bör tillräcklig uppmärksamhet fästas vid alla eventuella hot som kan uppstå till följd av att en styrelseledamot har nära kopplingar till någon av företagets konkurrenter.

(8)

För att se till att företagsledningsfunktionen blir underställd en effektiv och tillräckligt oberoende tillsynsfunktion, bör styrelsen inbegripa ett tillräckligt stort antal engagerade företagsexterna styrelseledamöter eller ledamöter med tillsynsfunktion, vilka inte har ledningsuppdrag i företaget eller koncernen och som är oberoende genom att de är fria från alla väsentliga intressekonflikter. Med tanke på de olika bolagsrättsliga system som förekommer i medlemsstaterna, bör inte andelen oberoende styrelseledamöter som totalt sett skall ingå i styrelsen exakt definieras på gemenskapsnivå.

(9)

Tillsynsrollen för de företagsexterna styrelseledamöterna eller styrelseledamöterna med tillsynsfunktion har allmänt uppfattats ha avgörande betydelse på följande tre områden där risken för intressekonflikter i företagsledningen är särskilt stor, i synnerhet när sådana frågor inte är ett direkt ansvarsområde för aktieägarna: nominering av styrelseledamöter, ersättning till ledande befattningshavare samt revision. Det är därför lämpligt att utveckla den roll de företagsexterna styrelseledamöterna eller styrelseledamöterna med tillsynsfunktion bör ha på dessa tre områden och främja inrättandet av styrelsekommittéer med ansvar för nominering, ersättningar och revision.

(10)

I princip, och utan att det påverkar bolagsstämmans befogenheter, har endast styrelsen som helhet ensam lagstadgad beslutsbefogenhet och är, i egenskap av ett kollegium, kollektivt ansvarig för utförandet av sina uppgifter. Styrelsen har befogenhet att besluta om det antal kommittéer som den bedömer vara lämpligt för att underlätta sitt eget arbete och om dessas struktur, men dessa kommittéer är i princip inte avsedda att vara ett substitut för styrelsen själv. Nominerings-, ersättnings-, och revisionskommittéerna bör därför normalt sett ta fram rekommendationer som syftar till att förbereda de beslut som skall fattas av styrelsen. Styrelsen bör emellertid inte vara förhindrad att delegera delar av sina beslutsbefogenheter till kommittéer när den anser det vara lämpligt och när detta är tillåtet enligt nationell lagstiftning, även om styrelsen förblir fullt ut ansvarig för de beslut som fattas inom dess behörighetsområde.

(11)

Med hänsyn till att framtagandet av kandidater för att fylla vakanser i styrelser i företag med en enda styrelse eller i företag med dubbla styrelser väcker frågor som är relevanta för hur företagsexterna styrelseledamöter eller styrelseledamöter med tillsynsfunktion som skall utöva tillsyn över företagsledningen väljs ut eller frågor om företagsledningens fortsatta förtroende, bör nomineringskommittén huvudsakligen vara en grupp som består av oberoende företagsexterna styrelseledamöter eller styrelseledamöter med tillsynsfunktion. Det skulle innebära att det finns plats i nomineringskommittén för företagsexterna ledamöter eller ledamöter med tillsynsfunktion som inte uppfyller kriterierna på oberoende. Det skulle också finnas plats för företagsinterna styrelseledamöter/medlemmar av ledningsgruppen (i de fall nomineringskommittén har inrättats i styrelsen i ett företag med en enda styrelse och så länge de företagsinterna styrelseledamöterna/medlemmarna av ledningsgruppen inte utgör en majoritet av nomineringskommittén).

(12)

Med hänsyn till de olika synsätten i medlemsstaterna på de organ som är ansvariga för att utse och avsätta styrelseledamöter bör uppgiften för en nomineringskommitté som inrättats inom styrelsen, i de fall styrelsen medverkar i förfaranden som gäller utseende respektive avsättning av ledamöter (antingen genom befogenhet att lägga fram eller att fatta beslut, såsom detta definieras i den nationella lagstiftningen), huvudsakligen bestå i att säkerställa att denna uppgift utförs på ett så objektivt och professionellt sätt som möjligt. Nomineringskommittén bör därför huvudsakligen lämna rekommendationer till styrelsen som avser det enligt nationell bolagslagstiftning behöriga organets utseende eller avsättning av ledamöter.

(13)

På området ersättningar tenderar företagsstyrningskoder som antagits i medlemsstaterna att huvudsakligen ta sikte på ersättningarna till företagsinterna styrelseledamöter/medlemmar av ledningsgruppen, eftersom risken för missbruk och intressekonflikter främst förekommer där. I många företagsstyrningskoder erkänns att även policyn för ersättningar till ledande befattningshavare i företaget i viss mån bör beaktas på styrelsenivån. Slutligen ges frågan om utställandet av aktieoptioner särskild uppmärksamhet. Med hänsyn tagen till de olika synsätten i medlemsstaterna på de organ som är ansvariga för att fastställa ersättningarna till ledande befattningshavare bör uppgiften för den ersättningskommitté som inrättats inom styrelsen, i de fall styrelsen deltar i förfarandet för att fastställa ersättningar (antingen genom befogenhet att lägga fram eller att fatta beslut, såsom detta definieras i den nationella lagstiftningen), väsentligen vara att säkerställa att denna uppgift utförs på ett så objektivt och professionellt sätt som möjligt. Nomineringskommittén bör därför huvudsakligen lämna rekommendationer till styrelsen som avser det enligt nationell bolagslagstiftning behöriga organets utseende eller avsättning av ledamöter.

(14)

Styrelsens båda huvudsakliga ansvarsområden verkar vara att säkerställa att boksluten och annan information som hänför sig till dessa som tillhandahålls av företaget ger en rättvisande och fullständig bild av företagets ställning, samt att övervaka de förfaranden som fastställts för bedömningen och hanteringen av risker. I detta sammanhang tilldelas revisionskommittén i de flesta företagsstyrningskoder en väsentlig roll när det gäller att bistå styrelsen med att fullgöra dessa uppgifter. I vissa medlemsstater läggs ett sådant ansvar helt eller delvis på företagsorgan utanför styrelsen. En revisionskommitté som inrättats inom styrelsen bör därför i normalfallet lämna rekommendationer till styrelsen i sådana revisionsfrågor, och sådana funktioner bör även kunna utföras av andra strukturer – utanför styrelsen – som skulle vara lika effektiva.

(15)

För att företagsexterna styrelseledamöter eller styrelseledamöter med tillsynsfunktion skall kunna spela en effektiv roll bör de ha rätt bakgrund och tillräcklig tid för arbetet. Därutöver bör ett tillräckligt antal av dem uppfylla lämpliga kriterier på oberoende. Innan företagsexterna styrelseledamöter eller styrelseledamöter med tillsynsfunktion utses bör adekvat information lämnas om dessa båda frågor och den informationen bör aktualiseras tillräckligt regelbundet.

(16)

När det gäller styrelseledamöternas kvalifikationer understryks i flera företagsstyrningskoder behovet av att ha kvalificerade personer i styrelsen, men det erkänns samtidigt att definitionen av vad som utgör fullgoda kvalifikationer bör lämnas åt företaget självt, eftersom sådana kvalifikationer bland annat kommer att vara avhängiga av företagets verksamhet, storlek och miljö och eftersom de bör uppfyllas av styrelsen i sin helhet. Det finns dock en fråga som vanligtvis ägnas särskild uppmärksamhet, nämligen behovet av särskild kompetens i revisionskommittén där vissa specialistkunskaper anses absolut nödvändiga. Styrelsen bör därför fastställa den önskvärda sammansättningen av revisionskommittén och utvärdera den regelbundet med särskild vikt vid den erfarenhet som krävs i revisionskommittén.

(17)

När det gäller styrelseledamöternas åtaganden försöker man i de flesta företagsstyrningskoder säkerställa att ledamöterna ägnar tillräcklig tid åt sina styrelseuppdrag. Vissa av dessa koder anger begränsningar av antalet styrelseuppdrag som kan innehas i andra företag: ställning som styrelseordförande, företagsintern styrelseledamot eller medlem av ledningsgruppen betraktas allmänt vara mer krävande än ställning som företagsextern styrelseledamot eller styrelseledamot med tillsynsfunktion, men det exakta antalet övriga styrelseuppdrag som kan godtas är mycket varierande. Det engagemang som krävs av en styrelseledamot kan emellertid variera kraftigt beroende på företaget och den miljö det verkar i. I det läget bör varje styrelseledamot själv se till att det råder en rimlig balans mellan de uppdrag han eller hon har åtagit sig.

(18)

I de företagsstyrningskoder som antagits i medlemsstaterna erkänns behovet av att en väsentlig andel av de företagsexterna styrelseledamöterna eller styrelseledamöterna med tillsynsfunktion skall vara oberoende, dvs. fria från varje väsentlig intressekonflikt. Oberoende förstås oftast som avsaknad av nära kopplingar till företagsledning, dominerande aktieägare och företaget självt. I brist på en gemensam tolkning av vad oberoende exakt innefattar, är det lämpligt att fastställa ett allmänt uttalande som avser att beskriva vad det allmänna syftet är. Det är också lämpligt att ange ett (icke uttömmande) antal situationer som beskriver förhållanden och omständigheter som vanligtvis kan anses ge upphov till väsentliga intressekonflikter, och som medlemsstaterna är skyldiga att noga beakta när de på nationell nivå inför kriterier som en styrelse bör tillämpa. Fastställandet av vad som utgör oberoende bör i princip avgöras av styrelsen själv. När styrelsen tillämpar kriteriet om oberoende, bör den i första hand se till innehåll snarare än form.

(19)

Med hänsyn till den vikt som läggs vid rollen för de företagsexterna styrelseledamöterna eller styrelseledamöterna med tillsynsfunktion när det gäller att återupprätta förtroende, och mer generellt för utvecklandet av en sund praxis för företagsstyrning, bör genomförandet av denna rekommendation noga följas upp.

HÄRIGENOM REKOMMENDERAS FÖLJANDE.

AVSNITT I

TILLÄMPNINGSOMRÅDE OCH DEFINITIONER

1.   Tillämpningsområde

1.1   Medlemsstaterna uppmanas att vidta nödvändiga åtgärder för att på nationell nivå införa bestämmelser om uppgifterna för företagsexterna styrelseledamöter eller styrelseledamöter med tillsynsfunktion samt om styrelsekommittéer inom börsnoterade företag, antingen genom tillämpning av metoden ”följ eller förklara” eller genom lagstiftning, och med de instrument som är bäst avpassade till deras rättsliga miljö.

Medlemsstaterna bör ta vederbörlig hänsyn till särdragen hos företag för kollektiva investeringar som drivs i bolagsform i enlighet med direktiv 85/611/EEG. Medlemsstaterna bör också beakta särdragen hos företag för kollektiva investeringar som drivs i bolagsform som inte omfattas av det direktivet och vars enda syfte är att investera de medel som anskaffats från investerare i en diversifierad tillgångsportfölj och som inte försöker uppnå juridisk kontroll eller ledningskontroll över några av emittenterna av de underliggande investeringsinstrumenten.

1.2   Om medlemsstaterna beslutar sig för att tillämpa metoden ”följ eller förklara”, som innebär att företagen är skyldiga att förklara sin praxis med hänvisning till en uppsättning fastställda rekommendationer om bästa praxis, bör företagen vara skyldiga att årligen specificera vilka rekommendationer de inte följt och, i fråga om rekommendationer som innehåller krav av återkommande natur, för vilken del av räkenskapsperioden dessa krav inte har fullgjorts, samt lämna en utförlig och detaljerad förklaring av i vilken omfattning – och av vilka skäl – rekommendationerna inte följts.

1.3   Medlemsstaterna bör, när de tar ställning till de principer som anges i denna rekommendation, särskilt beakta följande:

1.3.1   I de uppgifter och särskilda funktioner som medlemsstaterna tilldelat de eventuella kommittéer som inrättas inom styrelsen och som förordas i denna rekommendation bör vederbörlig hänsyn tas till de tillämpliga företagsorganens rättigheter och skyldigheter såsom de definieras i den nationella lagstiftningen.

1.3.2   Medlemsstaterna bör, helt eller delvis, kunna välja mellan att inrätta inom styrelsen någon av de kommittéer med de särskilda funktioner som förordas i denna rekommendation och användningen av andra strukturer – som ligger utanför styrelsen – eller andra förfaranden. Dessa strukturer och förfaranden, vilka skulle vara antingen obligatoriska för företag enligt nationell lagstiftning eller fungera som bästa praxis som rekommenderas på nationell nivå enligt metoden ”följ eller förklara”, bör vara funktionellt likvärdiga och lika effektiva.

1.4   När det gäller börsnoterade bolag som är registrerade i en medlemsstat bör de bestämmelser som införs av medlemsstaterna minst omfatta de börsnoterade bolag som är registrerade inom det egna territoriet.

När det gäller börsnoterade bolag som inte är registrerade i någon av medlemsstaterna bör de bestämmelser som införs av medlemsstaterna minst omfatta de börsnoterade bolag som har sin första notering på en reglerad marknad som är etablerad inom det egna territoriet.

2.   I denna rekommendation används följande beteckningar med de betydelser som här anges:

2.1   börsnoterade bolag: bolag vars värdepapper är upptagna till handel på en reglerad marknad i en eller flera medlemsstater i den mening som avses i direktiv 2004/39/EG.

2.2   ledande befattningshavare: varje medlem av ett företags förvaltnings-, lednings- eller tillsynsorgan.

2.3   företagsintern styrelseledamot: varje medlem av förvaltningsorganet (ett enda styrelseorgan) som deltar i den dagliga driften av företaget.

2.4   företagsextern styrelseledamot: varje medlem av förvaltningsorganet (ett enda styrelseorgan) i ett företag, som inte är en företagsintern styrelseledamot.

2.5   medlem av ledningsgruppen: medlem av ett företags verkställande ledningsorgan (dubbla styrelseorgan).

2.6   styrelseledamot med tillsynsfunktion: varje medlem av ett företags tillsynsorgan (dubbla styrelseorgan).

AVSNITT II

FÖREKOMSTEN AV OCH ROLLEN FÖR FÖRETAGSEXTERNA STYRELSELEDAMÖTER ELLER STYRELSELEDAMÖTER MED TILLSYNSFUNKTION I STYRELSER

3.   Förekomst av företagsexterna styrelseledamöter eller styrelseledamöter med tillsynsfunktion

3.1   Förvaltnings-, lednings- och tillsynsorganen bör totalt sett innehålla en lämplig balans mellan företagsinterna styrelseledamöter/medlemmar av ledningsgruppen respektive företagsexterna styrelseledamöter/styrelseledamöter med tillsynsfunktion på så sätt att ingen enskild individ eller grupp av enskilda individer har möjlighet att dominera beslutsfattandet i dessa organ.

3.2   Styrelsens ordförandes nuvarande eller tidigare verkställande befogenheter bör inte utgöra hinder för dennes kapacitet att utöva objektiv tillsyn. I ett företag med en styrelse kan detta säkerställas bland annat genom att styrelseordförandens och verkställande direktörens roller skiljs åt. I såväl företag med ett styrelseorgan som i företag med dubbla styrelseorgan kan en av lösningarna vara att verkställande direktören inte omedelbart blir ordförande i styrelsen. I de fall företag väljer att förena uppdragen som ordförande och verkställande direktör eller att omedelbart utse den tidigare verkställande direktören till styrelseordförande bör detta förklaras och åtföljas av information om eventuella skyddsklausuler.

4.   Antal oberoende styrelseledamöter och andra ledande befattningshavare

Ett antal oberoende företagsexterna styrelseledamöter eller styrelseledamöter med tillsynsfunktion bör väljas in i styrelserna i tillräcklig omfattning för att säkerställa att alla eventuella väsentliga intressekonflikter som inbegriper ledande befattningshavare kommer att hanteras på ett korrekt sätt.

5.   Styrelsekommittéernas sammansättning

Styrelsen bör ha en sådan sammansättning att ett tillräckligt antal oberoende företagsexterna ledamöter eller ledamöter med tillsynsfunktion har ett effektivt inflytande på områden där risken för intressekonflikter är särskilt stor. För detta ändamål, men med förbehåll för punkt 7, bör nominerings-, ersättnings- och revisionskommittéer inrättas inom styrelsen, i de fall styrelsen enligt den nationella lagstiftningen har en roll att spela på de områden som gäller nominering, ersättning och revision, med beaktande av bilaga I.

6.   Kommittéernas roll i förhållande till styrelsen

6.1   Nominerings-, ersättnings- och revisionskommittéerna bör lämna rekommendationer med syftet att förbereda de beslut som styrelsen själv skall fatta. Kommittéernas huvuduppgift bör bestå i att göra styrelsearbetet effektivare genom att se till att beslut grundas på noggranna överväganden samt att hjälpa till att organisera dess arbete i syfte att se till att styrelsens beslut inte påverkas av väsentliga intressekonflikter. Avsikten med inrättandet av kommittéerna är principiellt inte att lägga de berörda frågorna utom räckvidd för själva styrelsens arbete, och styrelsen förblir fullt ansvarig för de beslut som fattas inom dess behörighetsområde.

6.2   Styrelsen bör utforma direktiven till varje kommitté som inrättas. All delegering av beslutsbefogenheter, om den nationella lagstiftningen medger detta, bör uttryckligen förklaras, noggrant beskrivas och offentliggöras på ett fullständigt öppet sätt.

7.   Flexibilitet vid inrättande av kommittéer

7.1   Företagen bör försäkra sig om att de funktioner som tilldelas nominerings-, ersättnings- och revisionskommittéerna utförs. Företagen får emellertid sammanföra funktionerna på det sätt de finner lämpligt och inrätta färre än tre kommittéer. I en sådan situation bör företagen tydligt förklara både skälen till att de valt en alternativ metod och hur den valda metoden uppfyller de mål som ställts upp för de tre separata kommittéerna.

7.2   I företag där styrelsen är liten, kan de funktioner som tilldelats de tre kommittéerna utföras av styrelsen som helhet, under förutsättning att den uppfyller de krav i fråga om sammansättning som förordas för kommittéerna och att tillräcklig information tillhandahålls i detta avseende. I en sådan situation bör de nationella bestämmelserna om styrelsekommittéer (särskilt vad avser roll, verksamhet och öppenhet), där detta är relevant, tillämpas på styrelsen som helhet.

8.   Utvärdering av styrelsens arbete

Styrelsen bör varje år utvärdera sin arbetsprestation. Utvärderingen bör innehålla en bedömning av dess sammansättning, organisation och funktionssätt som grupp, en bedömning av varje styrelseledamots kompetens och effektivitet, och även en bedömning av hur väl styrelsen har utfört sitt uppdrag i förhållande till de prestationsmål som har fastställts.

9.   Öppenhet och kommunikation

9.1   Styrelsen bör minst en gång om året (som en del av den information som företaget årligen redovisar om sina strukturer och sin praxis för företagsstyrning) offentliggöra tillräcklig information om sin interna organisation och om de förfaranden som är tillämpliga på dess verksamhet, inklusive en uppgift om i vilken grad den självutvärdering som styrelsen utfört föranlett någon väsentlig förändring.

9.2   Styrelsen bör se till att aktieägarna är vederbörligen informerade om företagets angelägenheter, dess strategiska synsätt och om hur risker och intressekonflikter hanteras. De ledande befattningshavarnas roller vad gäller kommunikation och kontakter med aktieägare bör vara tydligt fördelade.

AVSNITT III

PROFIL FÖR FÖRETAGSEXTERNA STYRELSELEDAMÖTER ELLER LEDAMÖTER MED TILLSYNSFUNKTION

10.   Utseende och avsättning

Företagsexterna styrelseledamöter eller styrelseledamöter med tillsynsfunktion bör utses för bestämda mandattider med möjlighet till individuellt omval, med längsta tillåtna intervall som fastställs på nationell nivå i syfte att dels ge möjlighet att samla tillräcklig erfarenhet och dels göra det möjligt att tillräckligt ofta ompröva deras ställning. Det bör också vara möjligt att avsätta dem, samtidigt som det inte bör vara lättare att avsätta dem än att avsätta en företagsintern styrelseledamot eller en medlem av ledningsgruppen.

11.   Kvalifikationer

11.1   För att upprätthålla en lämplig avvägning när det gäller ledamöternas kvalifikationer, bör styrelsen fastställa sin önskvärda sammansättning med hänsyn tagen till företagets struktur och verksamhet samt regelbundet utvärdera den. Styrelsen bör se till att den består av ledamöter som sammantaget har de kunskaper, det omdöme och de erfarenheter som krävs för att de skall kunna utföra sina arbetsuppgifter på ett korrekt sätt.

11.2   Ledamöterna i revisionskommittén bör sammantaget ha en aktuell och relevant bakgrund och erfarenhet av finansiering och redovisning i börsnoterade bolag som är giltig för företagets verksamhet.

11.3   Alla nya styrelseledamöter bör erbjudas ett skräddarsytt introduktionsprogram som i nödvändig utsträckning täcker företagets organisation och verksamhet och hans eller hennes ansvarsområden. Styrelsen bör göra en årlig översyn för att identifiera områden inom vilka styrelseledamöter behöver uppdatera sina färdigheter och kunskaper.

11.4   När en person föreslås till styrelseledamot, bör hans eller hennes särskilda kvalifikationer som är relevanta för styrelsemandatet öppet redovisas. För att marknaderna och allmänheten skall kunna bedöma huruvida dessa kvalifikationer förblir lämpliga över tiden bör styrelsen varje år redovisa en profil över styrelsens sammansättning och information om enskilda styrelseledamöters särskilda kvalifikationer som är relevanta för deras styrelseuppdrag.

12.   Åtagande

12.1   Varje styrelseledamot bör ägna sina arbetsuppgifter den tid och omsorg som krävs, och bör åtaga sig att begränsa antalet yrkesmässiga uppdrag (i synnerhet eventuella styrelseuppdrag i andra företag) i en sådan omfattning att det kan garanteras att han eller hon utför sitt uppdrag på ett tillfredsställande sätt.

12.2   När en person föreslås till styrelseledamot, bör hans eller hennes övriga väsentliga yrkesmässiga åtaganden redovisas. Styrelsen bör informeras om efterföljande förändringar. Styrelsen bör varje år samla in uppgifter om sådana åtaganden och tillhandahålla denna information i sin verksamhetsberättelse.

13.   Oberoende

13.1   En styrelseledamot bör anses vara oberoende endast om han eller hon inte har något affärsmässigt, familjemässigt eller annat förhållande – till företaget, dess kontrollerande aktieägare eller ledningen av endera av dem – som skapar en intressekonflikt av sådant slag att den kan äventyra hans eller hennes omdömesgilla agerande.

13.2   Ett antal kriterier för bedömning av styrelseledamöters oberoende bör antas på nationell nivå, med beaktande av den vägledning som ges i bilaga II, där en rad situationer beskrivs som avspeglar förbindelser eller förhållanden som normalt sett anses leda till att väsentliga intressekonflikter uppstår. Fastställandet av vad som utgör oberoende är i grunden en fråga som styrelsen själv måste avgöra. Det kan förekomma att en styrelse bedömer att en särskild ledamot, även om han eller hon uppfyller alla de kriterier som antagits på nationell nivå för att bedöma en ledamots oberoende, inte kan betraktas som oberoende med hänsyn till specifika omständigheter som rör personen eller företaget, och även det omvända kan vara fallet.

13.3   Lämplig information bör redovisas om styrelsens slutsatser när den fastställt huruvida en viss styrelseledamot bör betraktas som oberoende.

13.3.1   När en person föreslås till företagsextern styrelseledamot eller styrelseledamot med tillsynsfunktion bör företaget redovisa huruvida det betraktar honom eller henne som oberoende. När ett eller flera av de kriterier som antagits på nationell nivå för att bedöma en styrelseledamots oberoende inte är uppfyllda, bör företaget redovisa sina skäl för att trots detta betrakta denna ledamot som oberoende. Företagen bör också årligen redovisa vilka styrelseledamöter de anser vara oberoende.

13.3.2   När ett eller flera av de på nationell nivå antagna kriterierna för bedömning av styrelseledamöters oberoende inte har uppfyllts under året bör företaget redovisa sina skäl för att anse denna styrelseledamot vara oberoende. För att se till att den information som tillhandahålls om styrelseledamöters oberoende är korrekt bör företaget kräva att de oberoende styrelseledamöterna med jämna mellanrum bekräftar sitt oberoende.

AVSNITT IV

SLUTBESTÄMMELSER

14.   Uppföljning

Medlemsstaterna uppmanas att vidta nödvändiga åtgärder för att främja tillämpningen av de principer som anges i denna rekommendation senast den 30 juni 2006 och meddela kommissionen vilka åtgärder som vidtagits för att följa denna rekommendation, så att kommissionen noga skall kunna följa situationen och, på denna grundval, bedöma behovet av ytterligare åtgärder.

15.   Adressater

Denna rekommendation riktar sig till medlemsstaterna.

---

(1)  KOM(2003) 284 slutlig.

(2)  EGT L 375, 31.12.1985, s. 3. Direktivet senast ändrat genom Europaparlamentets och rådets direktiv 2004/39/EG (EUT L 145, 30.4.2004, s. 1).

---

---

---

---