ARBETSORDNING FÖR GEMENSAMMA STATISTISKA KOMMITTÉN FÖR GEMENSKAPEN OCH SCHWEIZ

Artikel 1

Ordförandeskap

1.   Ordförandeskapet för gemensamma statistiska kommittén för gemenskapen och Schweiz (nedan kallad gemensamma kommittén) ska innehas i turordning under ett kalenderår av en företrädare för Europeiska gemenskapernas kommission (nedan kallad kommissionen) på Europeiska gemenskapens vägnar och av en företrädare för Schweiziska edsförbundet. Ordförandeskapet ska innehas av Europeiska gemenskapen under det år som avtalet mellan Europeiska gemenskapen och Schweiziska edsförbundet om samarbete på statistikområdet (nedan kallat avtalet) träder i kraft.

2.   Delegationschefen för den part som innehar ordförandeskapet eller, där så är lämpligt, dennes ersättare ska vara ordförande för gemensamma kommittén.

Artikel 2

Delegationer

1.   De avtalsslutande parterna ska vardera utse en delegationschef.

2.   Gemensamma kommittén kan besluta att låta andra personer närvara vid dess sammanträden som observatörer.

3.   De avtalsslutande parterna ska senast 15 arbetsdagar före sammanträdet informera varandra om sina delegationers sammansättning.

Artikel 3

Sekretariat

1.   En företrädare för kommissionen och en företrädare för Schweiziska edsförbundet ska gemensamt utgöra gemensamma kommitténs sekretariat. Sekreterarna ska utses av sina respektive delegationschefer och inneha uppdraget tills en ny sekreterare utses. Vardera parten ska skicka sin sekreterares namn och adress till den andra parten.

2.   Sekreterarna ska ansvara för kommunikationen mellan delegationerna, inklusive översändande av handlingar, och ska tillse sekretariatets uppgifter.

3.   Gemensamma kommitténs sekretariat ska ledas av den part som innehar ordförandeskapet.

Artikel 4

Sammanträden

1.   Gemensamma kommittén ska sammanträda vid behov. Delegationschefen för endera avtalsslutande parten kan begära att ett sammanträde sammankallas.

2.   Gemensamma kommittén och kommittén för det statistiska programmet ska, vid behov, organisera sina arbetsuppgifter i samband med avtalet genom kombinerade möten.

3.   Ordföranden ska skicka kallelsen till sammanträdet, tillsammans med den preliminära dagordningen och handlingarna för sammanträdet, till den andre delegationschefen senast 15 arbetsdagar före sammanträdet.

4.   Den andre delegationschefen kan begära att ordföranden förkortar den tid som anges i punkt 3 och artikel 2.3 för att ta hänsyn till en brådskande fråga.

Artikel 5

Dagordning

1.   Ordföranden ska upprätta en preliminär dagordning för varje sammanträde i samförstånd med den andre delegationschefen. Alla punkter som en av delegationerna begär ska föras upp på den preliminära dagordningen, under förutsättning att begäran gjordes minst 30 arbetsdagar före det planerade mötet.

2.   Gemensamma kommittén kan besluta att föra upp en punkt på dagordningen som inte finns med på den preliminära dagordningen.

3.   Gemensamma kommittén ska anta dagordningen i början av varje sammanträde.

Artikel 6

Underkommittéer och arbetsgrupper

1.   Gemensamma kommittén kan besluta att inrätta underkommittéer och arbetsgrupper för särskilda arbetsuppgifter.

2.   Underkommittéernas och arbetsgruppernas sammansättning och förfaranden ska beslutas i enlighet med de regler som gäller för gemensamma kommittén.

3.   Underkommittéerna och arbetsgrupperna ska rapportera direkt till gemensamma kommittén och arbeta under dennas ledning. De ska inte ha befogenhet att fatta beslut, men får ge rekommendationer.

4.   Gemensamma kommittén ska besluta om ändring eller avslutande av underkommittéernas och arbetsgruppernas mandat.

Artikel 7

Rekommendationer och beslut

1.   Gemensamma kommitténs rekommendationer och beslut enligt artikel 3.1 i avtalet ska antas genom gemensam överenskommelse mellan de två delegationerna.

2.   Gemensamma kommitténs rekommendationer och beslut ska benämnas ”rekommendation” respektive ”beslut”, följt av ett serienummer, datum för antagande och angivande av ämne.

3.   Beslut ska delas upp i artiklar. Varje beslut ska inledas med en ingress och avslutas med formuleringen ”Utfärdat i”, följt av den ort där och det datum då det antogs av gemensamma kommittén. Beslut ska innehålla datum för ikraftträdande och ska vara bindande för de avtalsslutande parterna.

4.   Gemensamma kommitténs beslut och rekommendationer ska upprättas i två exemplar och undertecknas på gemensamma kommitténs vägnar av de båda delegationscheferna.

5.   Vardera parten får besluta att offentliggöra de rekommendationer eller beslut som antas av gemensamma kommittén.

6.   Gemensamma kommitténs beslut och rekommendationer kan antas genom ett skriftligt förfarande om de två delegationscheferna kommer överens om detta.

I sådana fall ska ordföranden skicka utkastet till den andre delegationschefen. Tidsfristen i det skriftliga förfarandet får inte understiga 15 arbetsdagar.

Artikel 8

Protokoll

1.   Utkastet till protokoll för varje sammanträde i gemensamma kommittén ska upprättas inom 15 arbetsdagar under ordförandeskapets ansvar.

2.   I allmänhet ska det i protokollet för varje punkt på dagordningen anges

—	vilka handlingar som lagts fram för gemensamma kommittén,

—	vilka uttalanden som endera avtalsslutande part har begärt ska tas till protokollet,

—	vilka beslut som fattats, vilka uttalanden som beslutats eller vilka slutsatser som dragits av gemensamma kommittén,

—	vilka rekommendationer som gjorts.

3.   Utkastet till protokoll ska skickas till de båda delegationerna för godkännande genom det skriftliga förfarandet enligt artikel 7.6. Om detta förfarande inte slutförs ska gemensamma kommittén anta protokollet vid sitt nästa sammanträde.

4.   Det godkända protokollet ska upprättas i två exemplar och undertecknas av sekreterarna. Parterna ska behålla var sitt exemplar.

Artikel 9

Sekretess

1.   Gemensamma kommitténs sammanträden ska inte vara offentliga, såvida inte gemensamma kommittén beslutar något annat.

2.   Utan att det påverkar andra tillämpliga bestämmelser ska överläggningarna i gemensamma kommittén och dess arbetsgrupper omfattas av tystnadsplikt, såvida inte gemensamma kommittén beslutar något annat.

3.   Såvida inte delegationerna beslutar något annat ska protokollet vara offentligt.

Artikel 10

Utgifter

1.   Vardera avtalsslutande part ska svara för de utgifter som den ådrar sig i samband med deltagandet i sammanträden i gemensamma kommittén och arbetsgrupperna.

2.   Gemensamma kommittén ska komma överens om fördelningen av utgifter i samband med uppdrag som utförs av experter.

Artikel 11

Korrespondens

All korrespondens till eller från gemensamma kommitténs ordförande ska skickas till gemensamma kommitténs sekretariat. Sekretariatet ska skicka en kopia av all korrespondens som rör avtalet till delegationscheferna, den schweiziska beskickningen vid Europeiska unionen och kommissionens delegation i Schweiz.