POSLOVNIK STATISTIČNEGA ODBORA SKUPNOST-ŠVICA

Člen 1

Predsedstvo

1.   Predsedstvo Statističnega odbora Skupnost-Švica (v nadaljnjem besedilu „Skupni odbor“) za obdobje enega koledarskega leta izmenično prevzame predstavnik Evropske komisije (v nadaljnjem besedilu „Evropska Komisija“) v imenu Evropskih Skupnosti in predstavnik Švicarske konfederacije. V letu začetka veljavnosti Sporazuma med Evropsko skupnostjo in Švicarsko konfederacijo o sodelovanju na področju statistike (v nadaljnjem besedilu „Sporazum“) predsedstvo prevzame Evropska skupnost.

2.   Vodja delegacije predsedujoče pogodbenice ali, kadar je ustrezno, njen(-a) namestnik(-ca) je predsednik Skupnega odbora.

Člen 2

Delegacije

1.   Vsaka pogodbenica imenuje vodjo delegacije.

2.   Skupni odbor EGP lahko sklene, da se druge osebe udeležijo njegovih sej kot opazovalci.

3.   Pogodbenici se najpozneje 15 delovnih dni pred sejo medsebojno obvestita o sestavi svoje delegacije.

Člen 3

Sekretariat

1.   Predstavnik Evropske komisije in predstavnik Švicarske konfederacije skupaj zagotavljata sekretariat Skupnega odbora. Vodji delegacij imenujeta sekretarja, svoji nalogi pa opravljata do imenovanja novega sekretarja. Vsaka pogodbenica sporoči drugi pogodbenici ime in naslov svojega sekretarja.

2.   Sekretarja sta odgovorna za komunikacijo med delegacijama, zlasti za posredovanje dokumentov, in spremljanje nalog, ki jih opravlja sekretariat.

3.   Sekretariat Skupnega odbora vodi predsedujoča pogodbenica.

Člen 4

Seje

1.   Skupni odbor se sestaja po potrebi. Sejo lahko skliče vodja delegacije katere koli pogodbenice.

2.   Skupni odbor in Odbor za statistični program (OSP) po potrebi organizirata svoje naloge za namene Sporazuma na skupnih sestankih.

3.   Predsednik pošlje drugemu vodji delegacije obvestilo o seji skupaj z osnutkom dnevnega reda in dokumenti za sejo najpozneje 15 delovnih dni pred sejo.

4.   Vodja druge delegacije lahko zaprosi predsednika za skrajšanje obdobja iz odstavka 3 in člena 2(3), da se upošteva nujnost posamezne zadeve.

Člen 5

Dnevni red

1.   Predsednik v soglasju z vodjo druge delegacije sestavi osnutek dnevnega reda za vsako sejo. Na začasni dnevni red se uvrsti katera koli točka, ki jo zahteva katera koli delegacija, pod pogojem, da se zahteva najmanj 30 delovnih dni pred načrtovano sejo.

2.   Skupni odbor lahko sklene, da na dnevni red vključi točko, ki ni navedena na začasnem dnevnem redu.

3.   Skupni odbor sprejme dnevni red na začetku vsake seje.

Člen 6

Pododbori in delovne skupine

1.   Skupni odbor lahko za posebne zadeve ustanovi pododbore in delovne skupine.

2.   Sestava in postopki za delovanje pododborov in delovnih skupin se določijo v skladu s pravili, ki se uporabljajo za Skupni odbor.

3.   Pododbori in delovne skupine poročajo neposredno Skupnemu odboru in delujejo pod njegovim vodstvom. Ne smejo sprejemati sklepov, lahko pa oblikujejo priporočila.

4.   Skupni odbor odloča o spremembi ali izteku mandata pododborov in delovnih skupin.

Člen 7

Priporočila in sklepi

1.   Priporočila in sklepi Skupnega odbora v smislu člena 3(1) Sporazuma se sprejemajo z medsebojnim soglasjem med obema delegacijama.

2.   Priporočila in sklepi Skupnega odbora se poimenujejo „priporočilo“ ali „sklep“, ki mu sledi serijska številka, datum sprejetja in navedba vsebine.

3.   Sklepi so razdeljeni na člene. Vsak sklep se začne s preambulo in konča z besedami „V …“, čemur sledita navedba kraja in datum sprejetja sklepa s strani Skupnega odbora. V sklepih je naveden datum njihovega začetka veljavnosti in so zavezujoči za pogodbenice.

4.   Sklepi in priporočila se pripravijo v dveh izvodih, v imenu Skupnega odbora pa jih podpišeta obe vodji delegacij.

5.   Vsaka pogodbenica se lahko odloči za objavo priporočil ali sklepov, ki jih je sprejel Skupni odbor.

6.   Priporočila in sklepi Skupnega odbora se lahko sprejmejo po pisnem postopku, če se tako dogovorita vodji delegacij.

Predsednik zato pošlje osnutek drugemu vodji delegacije. Rok iz pisnega postopka ne sme biti krajši od 15 delovnih dni.

Člen 8

Zapisnik

1.   O vsaki seji Skupnega odbora se v 15 delovnih dneh sestavi osnutek zapisnika, za katerega je pristojen predsednik.

2.   Zapisnik za vsako točko dnevnega reda praviloma navaja:

—	dokumente, predložene Skupnemu odboru,

—	izjave, katerih vnos je zahtevala katera koli pogodbenica,

—	sprejete odločitve, dogovorjene izjave ali sprejete sklepe, ki jih je sprejel Skupni odbor,

—	sprejeta priporočila.

3.   Osnutek zapisnika se v skladu s pisnim postopkom iz člena 7(6) predloži obema delegacijama v potrditev. Če ta postopek ni zaključen, Skupni odbor potrdi zapisnik na svoji naslednji seji.

4.   Potrjeni zapisnik se sestavi v dveh izvodih, nato ga podpišeta oba sekretarja. Vsaka od pogodbenic shrani po en izvod izvirnika.

Člen 9

Zaupnost

1.   Seje Skupnega odbora niso javne, razen če Skupni odbor ne odloči drugače.

2.   Brez poseganja v druge veljavne določbe velja obveznost varovanja poklicne tajnosti za posvetovanje Skupnega odbora in njegovih delovnih skupin, razen če Skupni odbor ne odloči drugače.

3.   Zapisniki so javno dostopni dokumenti, razen če delegacije ne odločijo drugače.

Člen 10

Stroški

1.   Vsaka pogodbenica nosi stroške, nastale zaradi udeležbe na sejah Skupnega odbora in delovnih skupin.

2.   Skupni odbor se dogovori o razdelitvi stroškov v zvezi z nalogami, ki se dodelijo strokovnjakom.

Člen 11

Dopisovanje

Vsi dopisi, ki so poslani predsedniku ali jih pošlje predsednik, se pošljejo sekretariatu Skupnega odbora. Sekretariat pošlje izvod vsakega dopisa v zvezi s Sporazumom vodjema delegacij, švicarski misiji pri Evropski uniji in delegaciji Komisije v Švici.