1.   EDPS vedie register vymenovaných zodpovedných osôb, ktoré mu oznámili inštitúcie v súlade s nariadením.

2.   Aktualizovaný zoznam zodpovedných osôb inštitúcií sa uverejňuje na webovom sídle EDPS.

3.   EDPS poskytuje zodpovedným osobám usmernenia, a to najmä účasťou na zasadnutiach, ktoré zorganizuje sieť zodpovedných osôb inštitúcií.

1.   EDPS sa nezaoberá anonymnými sťažnosťami.

2.   EDPS vybavuje sťažnosti podané v písomnej forme vrátane v elektronickej forme, v každom úradnom jazyku Únie, ktoré obsahujú podrobné údaje potrebné na pochopenie sťažnosti.

3.   Ak sťažovateľ podal sťažnosť týkajúcu sa tých istých skutočností európskemu ombudsmanovi, EDPS preskúma prípustnosť sťažnosti v súlade s memorandom o porozumení medzi EDPS a európskym ombudsmanom.

4.   EDPS rozhodne o spôsobe vybavovania sťažnosti s prihliadnutím na:

5.   EDPS v prípade potreby napomáha urovnaniu sťažnosti formou zmieru.

6.   EDPS pozastaví vyšetrovanie sťažnosti, kým súd alebo iný súdny alebo správny orgán nevydá rozhodnutie v tej istej veci.

7.   EDPS zverejní totožnosť sťažovateľa len v rozsahu nevyhnutnom na riadne vykonanie vyšetrovania. EDPS nezverejní žiadny dokument týkajúci sa sťažnosti, s výnimkou anonymizovaných výňatkov alebo zhrnutí konečného rozhodnutia, pokiaľ dotknutá osoba nesúhlasí s takýmto zverejnením.

8.   Ak si to vyžadujú okolnosti sťažnosti, EDPS spolupracuje s príslušnými orgánmi dohľadu vrátane príslušných národných dozorných orgánov konajúcich v rozsahu ich príslušných právomocí.

1.   EDPS čo najskôr oznámi sťažovateľovi výsledok sťažnosti a prijaté opatrenie.

2.   Pokiaľ sa sťažnosť považuje za neprípustnú alebo vyšetrovanie bolo ukončené, EDPS v prípade potreby poradí sťažovateľovi, aby sa obrátil na iný príslušný orgán.

3.   EDPS môže rozhodnúť o skončení vyšetrovania na žiadosť sťažovateľa. To nebráni EDPS, aby ďalej vyšetroval predmet sťažnosti.

4.   EDPS môže uzavrieť vyšetrovanie, keď sťažovateľ neposkytol požadované informácie. EDPS o tomto rozhodnutí informuje sťažovateľa.

1.   Ak EDPS vydá rozhodnutie o sťažnosti, sťažovateľ alebo dotknutá inštitúcia môžu požiadať, aby EDPS preskúmal svoje rozhodnutie. Takáto žiadosť sa podá do jedného mesiaca od prijatia rozhodnutia. EDPS preskúma svoje rozhodnutie v prípade, že sťažovateľ alebo inštitúcia predloží nové skutkové okolnosti alebo právne tvrdenia.

2.   EDPS po vydaní rozhodnutia o sťažnosti informuje sťažovateľa a dotknutú inštitúciu o tom, že majú právo požiadať o preskúmanie tohto rozhodnutia, ako aj spochybniť rozhodnutie na Súdnom dvore Európskej únie v súlade s článkom 263 Zmluvy o fungovaní Európskej únie.

3.   Ak EDPS v nadväznosti na žiadosť o preskúmanie svojho rozhodnutia o sťažnosti vydá nové, revidované rozhodnutie, EDPS informuje sťažovateľa a dotknutú inštitúciu o tom, že môžu spochybniť toto nové rozhodnutie na Súdnom dvore Európskej únie v súlade s článkom 263 Zmluvy o fungovaní Európskej únie.

1.   EDPS poskytne bezpečnú platformu na oznamovanie porušovania ochrany osobných údajov inštitúciou a zavedie bezpečnostné opatrenia na výmenu informácií týkajúcich sa porušenia ochrany osobných údajov.

2.   EDPS po oznámení potvrdí dotknutej inštitúcií prijatie oznámenia.

1.   Ako odpoveď na žiadosti Komisie podľa článku 42 ods. 1 nariadenia vydá EDPS stanoviská alebo formálne pripomienky.

2.   Stanoviská sa uverejnia na webovom sídle EDPS v anglickom, francúzskom a nemeckom jazyku. Zhrnutia stanovísk sa uverejnia v Úradnom vestníku Európskej únie (séria C). Formálne pripomienky sa uverejnia na webovom sídle EDPS.

3.   EDPS môže odmietnuť odpovedať na konzultáciu, ak nie sú splnené podmienky stanovené v článku 42 nariadenia, a to aj vtedy, keď nedochádza k vplyvu na ochranu práv a slobôd fyzických osôb v súvislosti s ochranou údajov.

4.   Ak napriek maximálnemu úsiliu nie je možné vydať spoločné stanovisko EDPS a EDPB podľa článku 42 ods. 2 nariadenia v stanovenej lehote, EDPS môže vydať stanovisko k tej istej veci.

5.   Ak Komisia skráti lehotu, ktorá sa vzťahuje na legislatívnu konzultáciu podľa článku 42 ods. 3 nariadenia, EDPS sa usiluje dodržať stanovenú lehotu, pokiaľ je to primerané a možné, pričom zohľadní najmä zložitosť záležitosti, dĺžku dokumentácie a úplnosť informácií poskytnutých Komisiou.

1.   EDPS môže vstupovať do konaní pred Súdnym dvorom Európskej únie v súlade s článkom 58 ods. 4 nariadenia, článkom 43 ods. 3 písm. i) nariadenia (EÚ) 2016/794, článkom 85 ods. 3 písm. g) nariadenia (EÚ) 2017/1939 a článkom 40 ods. 3 písm. g) nariadenia (EÚ) 2018/1727.

2.   Pri rozhodovaní o tom, či požiadať o vstup do konania alebo či prijať výzvu Súdneho dvora Európskej únie na vstup do konania, EDPS zohľadní najmä:

1.   EDPS spolupracuje s národnými dozornými orgánmi a so spoločným dozorným orgánom zriadeným podľa článku 25 rozhodnutia Rady 2009/917/SVV (10) s cieľom najmä:

2.   V relevantných prípadoch sa EDPS zapojí do poskytovania vzájomnej pomoci a zúčastňuje sa na spoločných operáciách s národnými dozornými orgánmi, pričom každý koná v rámci svojich príslušných právomocí, ako sa stanovuje v nariadení, všeobecnom nariadení o ochrane údajov a iných príslušných právnych predpisoch Únie.

3.   EDPS sa na výzvu môže zúčastniť na vyšetrovaní dozorného orgánu alebo vyzvať dozorný orgán, aby sa zúčastnil na vyšetrovaní v súlade s právnymi a procesnými pravidlami, ktoré sa vzťahujú na pozývajúcu stranu.

1.   EDPS podporuje najlepšie postupy, zbližovanie a synergie v oblasti ochrany osobných údajov medzi Európskou úniou a tretími krajinami a medzinárodnými organizáciami, a to aj prostredníctvom účasti na príslušných regionálnych a medzinárodných sieťach a podujatiach.

2.   V prípade potreby sa EDPS zapojí do poskytovania vzájomnej pomoci pri činnostiach dozorných orgánov tretích krajín alebo medzinárodných organizácií v oblasti vyšetrovania a presadzovania.

1.   S výborom zamestnancov, ktorý zastupuje zamestnancov EDPS vrátane sekretariátu EDPB, sa v dostatočnom časovom predstihu konzultuje o návrhoch rozhodnutí týkajúcich sa vykonávania služobného poriadku úradníkov Európskej únie a podmienok zamestnávania ostatných zamestnancov Európskej únie, stanovených v nariadení (EHS, Euratom, ESUO) č. 259/68 a s týmto výborom sa môže konzultovať o každej inej otázke všeobecného záujmu, ktorá sa týka zamestnancov. Výbor zamestnancov je informovaný o každej otázke týkajúcej sa vykonávania jeho úloh. V lehote 10 pracovných dní od konzultácie výbor uverejní stanovisko.

2.   Výbor zamestnancov prispieva k dobrému fungovaniu EDPS vrátane sekretariátu EDPB prostredníctvom návrhov týkajúcich sa organizačných záležitostí a pracovných podmienok.

3.   Výbor zamestnancov pozostáva z troch členov a troch zástupcov, ktorých volia všetci zamestnanci EDPS vrátane sekretariátu EDPB na obdobie dvoch rokov.

1.   Európsky dozorný úradník pre ochranu údajov vymenúva zodpovednú osobu.

2.   So zodpovednou osobou sa konzultuje najmä vtedy, keď má EDPS ako prevádzkovateľ v úmysle uplatňovať obmedzenie na základe interných predpisov, ktorými sa vykonáva článok 25 nariadenia.

3.   V súlade s bodom IV ods. 2 bod viii) memoranda o porozumení medzi EDPS a EDPB má EDPB samostatnú zodpovednú osobu. V súlade s bodom IV ods. 4 memoranda o porozumení medzi EDPS a EDPB sa zodpovedné osoby EDPS a EDPB pravidelne stretávajú, aby zabezpečili, že ich rozhodnutia budú konzistentné.

1.   EDPS sa zaväzuje dodržiavať zásadu viacjazyčnosti, keďže kultúrna a jazyková rozmanitosť je jedným z pilierov a pozitív Európskej únie. EDPS sa usiluje o rovnováhu medzi zásadou viacjazyčnosti a povinnosťou zabezpečiť riadne finančné riadenie a úspory vo vzťahu k rozpočtu Európskej únie, a pragmaticky tak využiť svoje obmedzené zdroje.

2.   EDPS odpovedá každej osobe, ktorá sa na neho obráti vo veci patriacej do jeho právomoci v jednom z úradných jazykov Európskej únie, a to v rovnakom jazyku, v ktorom sa osoba naň obrátila. Všetky sťažnosti, žiadosti o informácie a akékoľvek iné žiadosti je EDPS možné zasielať v ktoromkoľvek z úradných jazykov Európskej únie a poskytujú sa na nich odpovede v rovnakom jazyku.

3.   Webové sídlo EDPS je dostupné v anglickom, francúzskom a nemeckom jazyku. Strategické dokumenty EDPS, ako napríklad stratégia poverenia európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov, sa uverejňujú v anglickom, francúzskom a nemeckom jazyku.

1.   Rozhodnutia EDPS sa overujú pridaním podpisu európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov alebo riaditeľa, ako je stanovené v tomto rozhodnutí. Uvedený podpis môže byť písaný rukou alebo v elektronickej forme.

2.   V prípade delegovania alebo zastupovania v súlade s článkom 11 sa rozhodnutia overujú pridaním podpisu osoby, na ktorú bola právomoc delegovaná, alebo osoby, ktorá zastupuje. Uvedený podpis môže byť písaný rukou alebo v elektronickej forme.

1.   EDPS môže na základe rozhodnutia európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov zaviesť systém práce na diaľku pre všetkých alebo niektorých svojich zamestnancov. Toto rozhodnutie sa oznámi zamestnancom a uverejní na webových sídlach EDPS a EDPB.

2.   EDPS môže na základe rozhodnutia európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov určiť podmienky platnosti elektronických dokumentov, elektronických postupov a elektronických prostriedkov odosielania dokumentov na účely EDPS. Toto rozhodnutie sa oznámi zamestnancom a uverejní na webovom sídle EDPS.

3.   Ak sa tieto rozhodnutia týkajú sekretariátu EDPB, konzultuje sa predseda EDPB.