1.   Spoločnému výboru spoločne predsedajú zástupca Európskej únie a zástupca Japonska (ďalej len „predsedovia“).

2.   Európsku úniu v spoločnom výbore zastupuje Európska komisia, ktorej pomáha Agentúra Európskej únie pre bezpečnosť letectva a ktorú sprevádzajú letecké úrady členských štátov Európskej únie.

3.   Japonsko v spoločnom výbore zastupuje ministerstvo zahraničných vecí a/alebo misia Japonska pri Európskej únii a sprevádza ho ministerstvo pôdohospodárstva, infraštruktúry, dopravy a cestovného ruchu.

1.   Spoločný výbor bude zasadať v pravidelných intervaloch na žiadosť jednej zo zmluvných strán.

2.   Miesta zasadnutí sa budú v čo najväčšej miere striedať medzi Bruselom a Tokiom. Alternatívne by sa mohli zorganizovať rokovania prostredníctvom videokonferencie. Rozhodnutia a odporúčania prijaté počas videokonferencií budú mať rovnakú hodnotu ako rozhodnutia a odporúčania prijaté na zasadnutiach s osobnou účasťou. Po tom, ako sa zmluvné strany dohodnú na dátume a mieste zasadnutia, zasadnutie zvolá Európska komisia za Európsku úniu a ministerstvo zahraničných vecí za Japonsko.

3.   Pokiaľ sa predsedovia nerozhodnú inak, zasadnutia spoločného výboru sú neverejné. Po vzájomnom súhlase predsedov sa po zasadnutiach môže vydať tlačová správa.

4.   Zasadnutia budú prebiehať a dokumenty sa budú vyhotovovať v anglickom jazyku. Náklady na tlmočenie alebo preklad do iného jazyka hradí zmluvná strana, ktorá o tlmočenie či preklad požiadala.

1.   Pred každým zasadnutím sa zmluvné strany navzájom informujú o zamýšľanom zložení svojich delegácií, pričom každá z nich vymenuje svojho predsedu.

2.   Predsedovia môžu ad hoc súhlasiť s tým, že na zasadnutia spoločného výboru sa s cieľom poskytnúť informácie o konkrétnych témach alebo ako pozorovatelia prizvú externí účastníci.

1.   Predsedovia po vzájomnom súhlase stanovia predbežný program každého zasadnutia. Tento predbežný program a všetky príslušné dokumenty na zasadnutie zašlú tajomníci účastníkom najneskôr pätnásť pracovných dní pred dňom zasadnutia.

2.   Spoločný výbor prijíma program na začiatku každého zasadnutia. Ak sa na tom zmluvné strany dohodnú, môžu sa do programu zaradiť aj iné body, než sú tie, ktoré sú uvedené v predbežnom programe.

3.   S cieľom zohľadniť požiadavky vyplývajúce z vnútorných postupov niektorej zo zmluvných strán alebo naliehavosť konkrétnej veci môžu predsedovia na základe súhlasu upraviť lehotu na zaslanie dokumentov vrátane predbežného programu uvedenú v odseku 1.

1.   Po každom zasadnutí spoločného výboru sa vypracuje návrh zápisnice zo zasadnutia. Uvedú sa v ňom prijaté rozhodnutia, odporúčania a závery.

2.   Po schválení zápisnicu podpíšu predsedovia a každá zmluvná strana uloží jedno originálne vyhotovenie alebo jednu naskenovanú kópiu. Dokumenty možno elektronicky podpísať a archivovať.

1.   Spoločný výbor prijíma rozhodnutia a odporúčania na základe konsenzu medzi zmluvnými stranami.

2.   Rozhodnutia a odporúčania spoločného výboru sa nazývajú „rozhodnutie“ a „odporúčanie“, pričom po názve nasleduje poradové číslo, dátum ich prijatia a opis ich predmetu.

3.   Rozhodnutia a odporúčania spoločného výboru podpisujú predsedovia.

4.   Zmluvné strany vykonávajú rozhodnutia prijaté spoločným výborom v súlade so svojimi vlastnými vnútornými postupmi.

5.   Zmluvné strany môžu rozhodnutia prijaté spoločným výborom uverejniť vo svojich príslušných úradných publikáciách. Odporúčania alebo akýkoľvek iný akt prijatý spoločným výborom možno uverejniť, ak sa tak rozhodnú zmluvné strany. Z rozhodnutí a odporúčaní si každá zmluvná strana ponechá jedno originálne vyhotovenie alebo jednu naskenovanú kópiu.

1.   Za úhradu vlastných výdavkov, ktoré zmluvným stranám vzniknú z dôvodu ich účasti na zasadnutiach spoločného výboru a zasadnutiach v súlade s rozhodnutiami a odporúčaniami spoločného výboru, vrátane výdavkov na personál, cestovné náklady a diéty, ako aj poštovných a telekomunikačných nákladov zodpovedajú zmluvné strany.

2.   Výdavky spojené s materiálnym zabezpečením zasadnutí znáša hostiteľská zmluvná strana.