1.   Het gemengd comité wordt gezamenlijk voorgezeten door een vertegenwoordiger van de Europese Unie en een vertegenwoordiger van Japan (de “voorzitters”).

2.   De Europese Unie wordt in het gemengd comité vertegenwoordigd door de Europese Commissie, die wordt bijgestaan door het Agentschap van de Europese Unie voor de veiligheid van de luchtvaart en vergezeld door de luchtvaartautoriteiten van de lidstaten van de Europese Unie.

3.   Japan wordt in het gemengd comité vertegenwoordigd door het ministerie van Buitenlandse Zaken en/of de Missie van Japan bij de Europese Unie en begeleid door het ministerie van Land, Infrastructuur, Vervoer en Toerisme.

1.   Het gemengd comité komt op verzoek van een van de partijen op gezette tijden bijeen.

2.   De vergaderingen vinden, in de mate van het mogelijke, afwisselend in Brussel en Tokio plaats. Bij wijze van alternatief kunnen besprekingen via videoconferentie worden georganiseerd. Besluiten en aanbevelingen die tijdens videoconferenties worden vastgesteld, hebben dezelfde waarde als die welke tijdens fysieke vergaderingen worden vastgesteld. Zodra de datum en plaats van een vergadering door de partijen zijn overeengekomen, wordt de vergadering bijeengeroepen door de Europese Commissie voor de Europese Unie en door het ministerie van Buitenlandse Zaken voor Japan.

3.   De vergaderingen van het gemengd comité zijn niet openbaar, tenzij de voorzitters anders beslissen. Indien de voorzitters daarmee instemmen, kan na de vergadering een persmededeling worden uitgegeven.

4.   De taal voor de vergaderingen en documenten is het Engels. De kosten van vertolking of vertaling in een andere taal komen ten laste van de partij die daarom verzoekt.

1.   Vóór elke vergadering stellen de partijen elkaar in kennis van de geplande samenstelling van hun respectieve delegaties en wijzen zij hun voorzitters aan.

2.   De voorzitters kunnen op ad-hocbasis beslissen externe deelnemers uit te nodigen om vergaderingen van het gemengd comité bij te wonen om informatie te verstrekken over bepaalde onderwerpen of als waarnemers.

1.   De voorzitters stellen met onderlinge instemming de voorlopige agenda van elke vergadering op. De voorlopige agenda en alle relevante vergaderdocumenten worden uiterlijk vijftien werkdagen vóór de datum van de vergadering naar de secretarissen gestuurd.

2.   Elke vergadering van het gemengd comité begint met de goedkeuring van de agenda. Punten die niet op de voorlopige agenda staan, kunnen aan de agenda worden toegevoegd indien de partijen dit beslissen.

3.   De voorzitters kunnen ermee instemmen de in lid 1 bedoelde termijn voor de toezending van documenten, met inbegrip van de voorlopige agenda, te wijzigen om rekening te houden met de vereisten van de interne procedures van een partij of de urgentie van een bepaalde aangelegenheid.

1.   Na elke vergadering van het gemengd comité worden ontwerpnotulen opgesteld. Daarin worden de vastgestelde besluiten en aanbevelingen alsook de conclusies vermeld.

2.   Eenmaal goedgekeurd worden de notulen door de voorzitters ondertekend; elke partij houdt één origineel exemplaar of gescande kopie bij. Elektronische ondertekening en archivering is mogelijk.

1.   Het gemengd comité stelt besluiten en aanbevelingen vast in onderlinge overeenstemming tussen de partijen.

2.   Besluiten en aanbevelingen van het gemengd comité dragen respectievelijk het opschrift "Besluit" en "Aanbeveling", gevolgd door een volgnummer, de datum van vaststelling en een beschrijving van het onderwerp.

3.   De besluiten en aanbevelingen van het gemengd comité worden ondertekend door de voorzitters.

4.   De besluiten van het gemengd comité worden door de partijen uitgevoerd overeenkomstig hun eigen interne procedures.

5.   De besluiten van het gemengd comité kunnen door de partijen in hun officiële publicatiebladen worden bekendgemaakt. Aanbevelingen of andere door het gemengd comité vastgestelde handelingen mogen worden bekendgemaakt als de partijen daartoe besluiten. Elke partij houdt één origineel exemplaar of gescande kopie van de besluiten en aanbevelingen bij.

1.   De partijen zijn verantwoordelijk voor de betaling van hun eigen uitgaven voor deelname aan de vergaderingen van het gemengd comité en de vergaderingen die voortvloeien uit de besluiten en aanbevelingen van het gemengd comité, met inbegrip van personeelskosten, reis- en verblijfkosten en kosten voor post en telecommunicatie.

2.   Andere uitgaven die betrekking hebben op de materiële organisatie van vergaderingen komen ten laste van de partij die gastheer is voor de vergadering.