52012DC0563

RAPORT AL COMISIEI CĂTRE PARLAMENTUL EUROPEAN ȘI CONSILIU

Raport anual către autoritatea care acordă descărcarea de gestiune privind auditurile interne efectuate în 2011 [articolul 86 alineatul (4) din Regulamentul financiar]

CUPRINS

1........... Introducere..................................................................................................................... 4

2........... Misiunea IAS................................................................................................................. 4

3........... Punerea în aplicare a planului de audit coordonat al IAS.................................................. 5

3.1........ Statistici în materie de audit............................................................................................. 5

3.2........ Principalele constatări și recomandări, impactul acestora și acțiuni subsecvente în materie de gestionare       7

3.2.1..... Guvernanță................................................................................................................... 7

3.2.2..... Auditurile de performanță.............................................................................................. 8

3.2.3..... Strategii de control.......................................................................................................... 9

3.2.4..... Programele privind sistemele globale de navigație prin satelit (GNSS)........................... 10

3.2.5..... Procesele de gestiune financiară.................................................................................... 11

3.2.6..... Tehnologiile informației................................................................................................ 11

4........... Consultarea cu Grupul pentru nereguli financiare al Comisiei........................................... 12

5........... Concluzii...................................................................................................................... 12

5.1........ Auditurile de performanță............................................................................................ 12

5.2........ Strategiile de control ale departamentelor Comisiei........................................................ 13

5.3........ Gestionarea de către Comisie a programelor industriale majore...................................... 13

5.4........ Procesele de gestiune financiară ale Comisiei................................................................. 14

5.5........ Guvernanța IT a Comisiei............................................................................................ 14

1.           Introducere

Prezentul raport informează autoritatea care acordă descărcarea de gestiune cu privire la activitatea desfășurată de Serviciul de Audit Intern (IAS) al Comisiei, în conformitate cu articolul 86 alineatul (4) din Regulamentul financiar (RF). Acesta are la bază raportul IAS, întocmit în temeiul articolului 86 alineatul (3) din RF, privind principalele constatări în materie de audit, expunerea la riscuri semnificative, precum și aspecte referitoare la control și guvernanță corporativă.

Prezentul raport se bazează pe activitatea de audit și de consultanță efectuată de IAS în 2011[1] în cadrul direcțiilor generale ale Comisiei și în cadrul agențiilor executive. Acesta nu se referă la activitatea de audit din cadrul agențiilor europene descentralizate, al Serviciului European de Acțiune Externă ori al altor agenții sau organisme auditate de IAS, pentru care se întocmesc rapoarte anuale separate.

Reacțiile Comisiei la constatările și concluziile auditorului intern au fost prezentate în raportul de sinteză[2], în cadrul căruia Comisia își exprimă opiniile cu privire la aspectele transversale abordate de IAS, de Curtea de Conturi Europeană (CCE) și de autoritatea care acordă descărcarea de gestiune, precum și la aspectele identificate de Comitetul de monitorizare a auditurilor (CMA).

În 2011, IAS și-a sărbătorit cea de a zecea aniversare. Conferința anuală a fost o ocazie pentru a reaminti rezultatele obținute datorită eforturilor de reformă administrativă depuse de Comisie, printre acestea, înființarea IAS și a structurilor de audit intern la nivelul departamentelor fiind o componentă esențială. Una dintre concluziile sale a fost aceea conform căreia comunitatea de audit intern a Comisiei[3] nu doar că este una dintre cele mai mari structuri cu funcții de audit intern public, dar a dobândit, de asemenea, unul dintre cele mai înalte grade de maturitate.

Conform rezultatelor anchetei efectuate de IAS în rândul părților interesate, 87 % dintre participanți au convingerea că serviciul furnizează și comunică o viziune clară în ceea ce privește guvernanța și controlul intern; 87 % dintre participanți sunt, de asemenea, convinși că recomandările emise de IAS îmbunătățesc controlul riscurilor în cadrul Comisiei și al agențiilor executive.

2.           Misiunea IAS

IAS auditează sistemele de gestiune și de control din cadrul Comisiei și al agențiilor UE și furnizează o asigurare independentă și obiectivă privind adecvarea și eficacitatea acestora. La cererea conducerii, acesta poate efectua, de asemenea, activitate de consultanță.

IAS își desfășoară activitatea sub autoritatea membrului Comisiei responsabil de audit și răspunde în fața CMA. Independența IAS este garantată în carta misiunii sale, adoptată de Comisie.

Carta misiunii prevede că IAS își îndeplinește îndatoririle în conformitate cu dispozițiile Regulamentului financiar, ale Standardelor internaționale pentru practica profesională a auditului intern și ale Codului de etică al Institutului Auditorilor Interni (IIA).

Opinia generală privind gestiunea financiară a Comisiei

Astfel cum se prevede în carta sa, IAS a emis în 2011 o opinie generală privind situația din anul precedent a gestiunii financiare în cadrul Comisiei. Aceasta este o declarație de asigurare pozitivă. Opinia se bazează pe activitatea desfășurată de IAS și IAC în perioada anterioară de trei ani și confirmă Comisiei („Colegiului”) că declarațiile de asigurare emise de directorii generali sunt, în ansamblul lor, bine fundamentate și că nu există deficiențe semnificative, altele decât cele menționate în raportul întocmit de IAS în temeiul articolului 86 alineatul (3) din RF.

Contribuția IAS la o declarație de asigurare („DAS”) cu mai multe elemente pozitive

DAS reprezintă opinia Curții de Conturi Europene (CCE) cu privire la fiabilitatea conturilor UE, precum și la legalitatea și regularitatea operațiunilor subiacente. Deși în ultimii ani conturile au fost evaluate ca fiind fiabile, CCE a emis o opinie negativă pentru anumite domenii de activitate. Majoritatea erorilor se produc în afara Comisiei și sunt identificate, în special, în cadrul fondurilor structurale, care au o gestiune partajată, și în domeniul dezvoltării rurale (gestiune partajată), al cercetării (gestiune directă) și al ajutorului extern (gestiune descentralizată). Încălcările grave ale normelor UE și ale celor naționale privind achizițiile publice au reprezentat o mare parte a erorilor identificate în domeniul „Coeziune”.

Prin urmare, planul de audit al IAS a stabilit o ordine de prioritate a auditurilor în scopul de a se asigura aplicarea unei strategii de control consecvente pentru fiecare domeniu important de cheltuieli, inclusiv pentru direcțiile generale responsabile de fondurile structurale, întrucât astfel de strategii de control vizează limitarea riscului de eroare în cadrul tranzacțiilor subiacente.

3.           Punerea în aplicare a planului de audit coordonat al IAS

3.1.        Statistici în materie de audit

În 2011, IAS a pus în aplicare 88 % din angajamentele sale prioritare (angajamentele C1 fiind cele care trebuie încheiate în cursul anului). Alte angajamente au fost destul de avansate, executându-se 69 % din angajamentele de audit neprioritare (angajamentele C2 fiind acelea care pot fi încheiate în anul următor, din motive de programare). Au fost finalizate 29 de angajamente C1 și 36 de angajamente C2 (inclusiv audituri, acțiuni de urmărire subsecventă și consultanță), rezultând 77 de rapoarte, după cum urmează:

Tip || || Total 2011 || Total 2010 || Total 2009

AUDIT || Nr. de angajamente || 20 || 24 || 26

Nr. de rapoarte || 23 || 28 || 31

analize preliminare || Nr. de angajamente || 3 || 0 || 0

Nr. de rapoarte || 3 || 0 || 0

CONSULTANȚĂ || Nr. de angajamente || 1 || 6 || 5

Nr. de rapoarte[4] || 1 || 6 || 5

ACȚIUNI DE URMĂRIRE SUBSECVENTĂ || Nr. de angajamente || 41 || 44 || 31

Nr. de rapoarte || 50 || 50 || 34

Nr. total de angajamente || 65 || 74 || 62

Nr. total de rapoarte || || 77 || 84 || 70

IAS a emis următorul număr de recomandări:

|| Statut în ceea ce privește acceptarea || Da || Nu

Prioritate || Nu || Nu || % || Nu || %

Esențială || 0 || 0 || 100 % || 0 || 0 %

Foarte importantă || 57 || 56 || 98 % || 1 || 2 %

Importantă || 102 || 101 || 99 % || 1 || 1 %

Oportună || 1 || 1 || 100 % || 0 || 0 %

Total || 160 || 158 || 99 % || 2 || 1 %

O listă completă a rapoartelor de audit se găsește în documentul de lucru al Comisiei atașat la prezentul raport, împreună cu rezumatele, ratele de acceptare a recomandărilor pentru fiecare raport, stadiul punerii în aplicare a recomandărilor emise pentru perioada 2007-2011 și rezumatele concluziilor finale ale angajamentelor de urmărire subsecventă.

Pentru toate recomandările acceptate, serviciile auditate au elaborat planuri de acțiune, care au fost transmise IAS și în privința cărora s-a ajuns la un acord cu acesta. Serviciile auditate au raportat că 80 % din ansamblul recomandărilor acceptate în perioada 2007-2011 au fost puse în aplicare la începutul anului 2012. Doar în cazul a 25[5] de recomandări s-a înregistrat o întârziere de peste șase luni.

Numărul total de recomandări acceptate de serviciile auditate în perioada 2007-2011, pentru care IAS a efectuat audituri de urmărire subsecventă până la sfârșitul anului 2011, este de 1 097. IAS a fost de acord cu faptul că recomandările au fost puse în aplicare și a închis 98 % din recomandările urmărite subsecvent în această perioadă.

Activitatea de urmărire subsecventă efectuată de IAS a confirmat că recomandările sunt puse în aplicare în mod satisfăcător. CMA a fost informat cu privire la orice recomandări esențiale sau foarte importante în cazul cărora s-a înregistrat o întârziere semnificativă.

3.2.        Principalele constatări și recomandări, impactul acestora și acțiuni subsecvente în materie de gestionare

Documentul de lucru al serviciilor Comisiei atașat la prezentul raport include un rezumat al obiectivelor angajamentelor de audit menționate mai jos și al domeniului de aplicare a acestora, împreună cu numărul de recomandări emise și acceptate.

3.2.1.     Guvernanță

În 2011, IAS a efectuat o serie de audituri și de acțiuni de urmărire subsecventă referitoare la guvernanța în cadrul Comisiei Europene (CE).

· Fraudă

IAS și-a menținut angajamentul de a preveni și a detecta fraudele, iar în 2011 a efectuat un audit la DG AGRI. Prevenirea și detectarea fraudelor s-au numărat printre aspectele investigate[6] de alte două audituri efectuate la DG INFSO și DG RTD cu privire la strategiile de control. În plus, în 2011 a fost efectuat la DG OLAF un audit de urmărire subsecventă cu privire la sistemele de informații antifraudă.

Auditul la DG AGRI s-a concentrat asupra evaluării gradului de adecvare și de eficacitate a aplicării guvernanței, a gestionării riscurilor și a procesului de control intern pentru prevenirea, detectarea și urmărirea subsecventă a cazurilor de fraudă.

IAS a recomandat să se atribuie în mod clar rolurile și responsabilitățile antifraudă, să se desfășoare acțiuni de sensibilizare cu privire la riscul de fraudă în zonele vulnerabile, să se dezvolte o strategie antifraudă, să se intensifice controalele antifraudă la nivelul statelor membre pentru gestiunea partajată, să se îmbunătățească urmărirea subsecventă, precum și să se prezinte rapoarte privind cazurile de fraudă identificate și să se depună eforturi în direcția unei mai bune cooperări cu OLAF. Potrivit planului de acțiune, în cursul anului 2012, DG AGRI va numi un corespondent antifraudă cu normă întreagă, va aproba strategia sa antifraudă care va fi conformă cu cea a Comisiei și va stabili modalitățile de colaborare cu OLAF.

În ceea ce privește DG INFSO și DG RTD, IAS a constatat că DG INFSO, în special, a elaborat inițiative antifraudă inovatoare și că acestea ar trebui valorificate pentru a contribui la dezvoltarea unei strategii comune de combatere a fraudei în domeniul cercetării, în ansamblul său. Referitor la DG RTD, IAS a constatat că în anumite domenii este necesar în continuare să se ia măsuri, inclusiv organizând acțiuni de sensibilizare, identificând indicatorii de alarmă, garantând că verificările antifraudă sunt încorporate în sistemele de control, colaborând cu alte DG-uri pe tema unor riscuri specifice, cum ar fi plagiatul și dubla finanțare, asigurând captarea corespunzătoare a datelor și utilizarea unor instrumente avansate de căutare de date. Între timp, strategia antifraudă a DG RTD a fost revizuită pentru a se asigura o abordare corespunzătoare a elementelor comune, au fost organizate cursuri de formare în domeniul sensibilizării cu privire la fraude, iar evaluarea periodică a riscurilor include o analiză a riscurilor de fraudă (mai ales dubla finanțare). Instrumentul informatic dezvoltat de DG INFSO în scopul identificării cazurilor de plagiat va face obiectul unei analize după încheierea testelor efectuate pe teren.

· Gestionarea continuității activității

În 2011, IAS a efectuat un audit aprofundat de urmărire subsecventă a auditului pe care l-a realizat în 2009 referitor la gestionarea continuității activității (BCM) la Secretariatul General (în ceea ce privește rolul său de coordonare) și la DG-urile operaționale JLS[7], TAXUD și HR. După auditul său din 2009, IAS nu a fost în măsură să emită o opinie. În cursul acestui exercițiu de urmărire subsecventă, IAS nu numai că a evaluat progresele înregistrate de fiecare dintre serviciile auditate în punerea în aplicare a planurilor lor de acțiune, ci a și reevaluat caracterul adecvat al controalelor în ansamblul lor. În consecință, a fost exprimată o opinie de audit cu rezerve, care oferă o asigurare rezonabilă în ceea ce privește îndeplinirea obiectivelor operaționale, cu excepția unui aspect referitor la supravegherea BCM. În prezent, Comisia evaluează cele mai adecvate și mai eficace măsuri de soluționare a acestui aspect.

3.2.2.     Auditurile de performanță

În Rezoluția sa din 10 mai 2011 privind descărcarea de gestiune pentru 2009, Parlamentul European a invitat „Serviciul de Audit Intern să aloce o parte a resurselor sale pentru a verifica dacă principalele DG-uri cheltuiesc fondurile cu eficiență, economie și eficacitate, completând astfel auditurile financiare și ale conformității existente” (punctul 59).

În consecință, IAS a inclus mai multe audituri de performanță în planul său strategic de audit pentru perioada 2010-2012. În 2011, IAS a efectuat primele sale audituri de performanță cu privire la Programul pentru inovație și spirit antreprenorial (EIP) la DG ENTR și cu privire la activitățile operaționale ale DG ECHO.

Auditul EIP a evidențiat necesitatea ca DG ENTR să dezvolte un set redus de indicatori semnificativi și stabili pentru acțiuni similare în cadrul programului care va succeda EIP, în scopul de a ameliora măsurarea performanței în evaluări și de a-și îmbunătăți orientările privind aspectele legate de performanță furnizate Agenției Executive pentru Competitivitate și Inovare, către care ar putea fi externalizate mai multe proiecte. Propunerea Comisiei privind Programul pentru competitivitatea întreprinderilor și IMM-uri (COSME) în contextul următorului cadru financiar multianual aferent perioadei 2014-2020 ia în considerare în mod corespunzător rezultatele auditului.

Auditul privind activitățile operaționale ale ECHO a concluzionat că, deși DG reacționează rapid la un eveniment, există deficiențe în ceea ce privește trecerea de la ajutorul de urgență la asistența pentru dezvoltare și integrarea în cadrul proiectelor a reducerii riscului de dezastre și a pregătirii pentru dezastre. În conformitate cu planul de acțiune, o metodologie finală și un set adecvat de instrumente pentru integrarea reducerii riscului de dezastre în cadrul procedurii sale de intervenție în caz de urgență vor fi disponibile până la sfârșitul anului 2012.

IAS a recomandat, de asemenea, ca DG ECHO și DG DEVCO să elaboreze o strategie comună privind crearea unei legături între ajutorul de urgență, reabilitare și dezvoltare (LLRD) și ca acest aspect să fie abordat în mod corespunzător în actualizarea instrumentelor juridice, în special Fondul european de dezvoltare și Instrumentul de cooperare pentru dezvoltare. În prezent se poartă discuții interinstituționale referitoare la propunerile Comisiei privind noile instrumente juridice în contextul noului cadru financiar și se elaborează strategia comună ECHO/DEVCO/SEAE pentru crearea unei legături între ajutorul de urgență, reabilitare și dezvoltare, în vederea îmbunătățirii eficacității ajutorului, atât a celui umanitar, cât și a celui pentru dezvoltare, printr-o mai bună coordonare, evitându-se duplicarea și consolidându-se sinergiile. Se preconizează că metodologia comună va fi adoptată până la sfârșitul anului 2012.

În 2011, IAS a efectuat un audit referitor la eficacitatea și eficiența monitorizării de către DG MARKT a aplicării normelor privind achizițiile publice în statele membre. Auditul a concluzionat că DG ar trebui să adopte o abordare mai proactivă, preventivă, în parteneriat cu statele membre. În special, ar trebui să se intensifice colectarea, analiza și raportarea informațiilor și să se stabilească mai bine ordinea de prioritate și obiectivele acțiunilor de aplicare, pe baza activității CCE și a celei a OLAF, precum și a controalelor ex-post. DG MARKT ar trebui să preia inițiativa în ceea ce privește schimbul de informații, de experiențe și de cele mai bune practici, precum și analiza comparativă a sistemelor naționale de achiziții publice.

În propunerile sale referitoare la revizuirea legislației în materie de achiziții publice, Comisia a luat în considerare recomandările auditului IAS, în special în ceea ce privește cerințele ca statele membre să prezinte rapoarte anuale și să instituie la nivel național organisme specializate, responsabile de coordonarea și supravegherea la nivel general.

3.2.3.     Strategii de control

În urma auditurilor pe care le-a efectuat în 2010 cu privire la fondurile structurale, IAS a analizat strategiile de control aplicate în 2011 în domeniul cercetării (DG-urile RTD și INFSO), al ajutorului extern, (DG DEVCO), al programelor de preaderare (IPARD) și al programului TEN-T.

În ceea ce privește auditurile în DG-urile RTD și INFSO, una dintre principalele realizări a fost introducerea, începând cu 2012, a unui eșantion comun reprezentativ de audit în întregul domeniu al politicii de cercetare. Acest mecanism va remedia ineficiențele și va reduce sarcina de audit și problemele de coordonare care fac ca aceiași beneficiari să fie testați de până la opt servicii diferite de cercetare din cadrul Comisiei. Pentru satisfacerea necesităților în materie de răspundere și asigurare, partea care corespunde fiecărui serviciu în eșantionul unic poate fi mărită după caz, iar serviciile ar trebui să își aleagă în continuare propriile eșantioane specifice bazate pe risc.

În domeniul ajutorului extern, IAS a recomandat ca DG DEVCO să își intensifice supravegherea și controalele, atât în ceea ce privește cererile de propuneri descentralizate, cât și cele centralizate, și, mai specific, să își instituie mecanisme de monitorizare și controale, sau să le consolideze pe cele existente, în vederea obținerii de garanții referitoare la eficacitatea și transparența procesului de atribuire a granturilor, precum și să își amelioreze conformitatea cu normele în vigoare. Alte recomandări ale IAS au vizat necesitățile în materie de formare a personalului, înăsprirea controalelor privind introducerea datelor în sistemul CRIS, prin îmbunătățirea formării și un proces mai riguros de revizuire a datelor, care să vizeze atât sediul central al DG DEVCO, cât și delegațiile UE. DG DEVCO și-a intensificat supravegherea și controalele asupra cererilor de propuneri printr-o aplicare mai strictă a Ghidului practic privind procedurile de contractare pentru acțiunile externe ale UE (PRAG), prin revizuirea actualelor orientări și prin depunerea unui efort constant în domeniul formării. În prezent, este lansat un studiu privind calitatea datelor, în scopul de a clasifica diferitele erori, de a identifica principalele cauze ale greșelilor de încodare și de a propune măsuri corective și preventive. Un plan de acțiune cuprinzător menit să amelioreze calitatea datelor din sistemul CRIS va fi stabilit în cadrul auditului specific efectuat de CCE cu privire la CRIS.

Auditul cu privire la Instrumentul de Preaderare pentru Dezvoltare Rurală (IPARD), gestionat de DG AGRI, a evidențiat înregistrarea de întârzieri în punerea în aplicare a programelor IPARD, care au avut drept consecință o execuție financiară precară și o posibilă pierdere bugetară în temeiul normei de dezangajare n+3. IAS a recomandat ca DG AGRI să fie mai activă pentru a stabili etapele și calendarul procesului de preacreditare până la adoptarea deciziei de delegare, să furnizeze o mai bună orientare și să comunice mai bine cu țările candidate și cu organismele de preacreditare ale acestora. DG AGRI a fost de părere că delegarea gestionării programului IPARD către Croația a fost cea mai bună modalitate de a pregăti această țară pentru administrarea fondurilor de dezvoltare rurală (fapt confirmat de CCE), angajându-se, însă, să îmbunătățească orientările, să revizuiască procesul de delegare și să furnizeze o evaluare periodică a blocajelor până la sfârșitul anului 2012.

Agenția Executivă pentru Rețeaua Transeuropeană de Transport a fost creată în 2006 pentru a gestiona punerea în aplicare din punct de vedere tehnic și financiar a programului TEN-T (1,2 miliarde EUR angajate în 2011). Auditul cu privire la strategia de control în cadrul acestei agenții s-a încheiat cu o opinie de audit satisfăcătoare, confirmând faptul că agențiile executive pot constitui un model funcțional și eficace de gestionare, care să fie dezvoltat în continuare în următorul cadru financiar multianual.

3.2.4.     Programele privind sistemele globale de navigație prin satelit (GNSS)

Comisia este din ce în ce mai implicată în gestionarea și derularea de programe industriale majore, cum ar fi ITER, Galileo sau sistemele informatice la nivelul întregii UE, care prezintă dificultăți și riscuri speciale.

Pentru a sprijini activitățile de gestionare ale Comisiei în acest domeniu, IAS a efectuat în 2011 o serie de trei audituri ale programelor EGNOS și Galileo privind sistemul global de navigație prin satelit (GNSS). Din cauza întârzierilor semnificative, a costurilor suplimentare și a retragerii investitorilor privați, aceste programe au fost reorganizate în perioada 2007­2008, elaborându-se un plan revizuit, o nouă schemă de finanțare și un nou model de guvernanță, care implică, în special, participarea Comisiei, în calitate de manager de program, a Agenției Spațiale Europene (ASE), în calitate de manager de proiect, și a statelor membre, reprezentate prin diferite organisme. Comisia a propus alocarea sumei de 7 miliarde EUR pentru a se garanta finalizarea infrastructurii de navigație prin satelit a UE și pentru a opera sistemele până în 2020.

Primul angajament al IAS privind guvernanța, gestionarea riscurilor și managementul proiectelor s-a încheiat cu o opinie de audit contrară, recomandând o mai mare stabilitate în ceea ce privește programele spațiale și structura lor de guvernanță. Alte recomandări au fost următoarele: să se consolideze rolul de conducere al Comisiei în calitate de manager de program; Comisia și ASE să se concentreze mai mult asupra rolurilor care le revin; rolul Agenției GNSS fie clarificat și stabilizat, și să se îmbunătățească strategia în domeniul resurselor umane în ceea ce privește agenții temporari, pentru a se asigura continuitatea personalului.

Al doilea angajament al IAS privind gestionarea acțiunilor, a granturilor și a achizițiilor a avut ca rezultat o opinie cu rezerve. IAS a recomandat să se organizeze o nouă revizuire a sistemului de control intern al ASE, în conformitate cu cerințele prevăzute în Regulamentul financiar pentru gestiunea centralizată indirectă. Condițiile care permit prezentarea de oferte concurențiale deschise ar trebui, de asemenea, consolidate, iar utilizarea procedurilor negociate ar trebui limitată la cazuri excepționale. În cele din urmă, IAS a recomandat înăsprirea cerințelor de raportare impuse ASE, pentru a crea o legătură mai bună între plăți și rezultate, în vederea ameliorării planificării, supravegherii și monitorizării activităților ASE. DG ENTR s-a angajat să efectueze din nou (prin intermediul externalizării) evaluarea structurată pe șase piloni a sistemelor și a procedurilor ASE.

Al treilea angajament referitor la contabilitatea activelor corporale, a circuitelor financiare și a gestiunii financiare s-a încheiat cu o opinie de audit contrară privind exhaustivitatea și evaluarea activelor corporale. IAS a recomandat ca DG ENTR să își intensifice supravegherea asupra gestionării activelor corporale și să elaboreze o strategie contabilă corespunzătoare. DG ENTR ar trebui să colaboreze cu DG BUDG și contabilul pentru a stabili o evaluare și metodologii contabile adecvate pentru diferitele fluxuri de active corporale. În plus față de această nouă evaluare a sistemului de control intern al ASE, auditurile ex post ale DG ENTR ar trebui să ia în considerare toate informațiile disponibile, în special rezervele exprimate de Comitetul de audit al ASE cu privire la conturile anuale ale acestei agenții.

Comisia a luat imediat măsuri în vederea soluționării aspectelor menționate mai sus. A fost numit un nou director general adjunct pentru a supraveghea întregul program. S-au adoptat măsuri în scopul de a îmbunătăți procesele administrative. Au fost recrutați consultanți externi pentru a acorda asistență în ceea ce privește evaluarea și contabilitatea. În octombrie 2011, primii doi sateliți operaționali au fost lansați cu succes. În luna noiembrie, Comisia a adoptat o propunere referitoare la un nou regulament privind implementarea și operarea sistemelor europene de radionavigație prin satelit.

3.2.5.     Procesele de gestiune financiară

În 2011, IAS s-a concentrat, în principal, asupra a două procese la nivelul Comisiei (gestionarea garanțiilor și a recuperărilor) și asupra gestionării achizițiilor în cadrul a trei servicii operaționale (OIB, DG HR și JRC). În plus, seriile de audituri ale programului GNSS au vizat, de asemenea, unele activități financiare, în special granturi și gestionarea achizițiilor, circuitele financiare și gestiunea financiară (pentru mai multe detalii, a se vedea punctul 3.2.4). Auditul efectuat în 2011 în mai multe DG-uri a identificat domeniile care necesită îmbunătățiri în ceea ce privește gestiunea garanțiilor financiare.

Urmărirea subsecventă a procedurilor de recuperare a evidențiat o punere în aplicare adecvată a recomandărilor, contribuind la creșterea rigurozității proceselor în cadrul DG-urilor auditate. Auditurile de urmărire subsecventă din 2011 cu privire la procedurile de achiziții au arătat că, în cadrul serviciilor verificate, sistemele și procedurile s-au îmbunătățit în mod semnificativ.

La nivel global, concluziile IAS privind procesele de gestiune financiară în cadrul Comisiei sunt pozitive.

3.2.6.     Tehnologiile informației

Tehnologiile informației (IT) au un impact din ce în ce mai mare asupra operațiunilor Comisiei, activităților din acest domeniu alocându-li-se mai multe resurse financiare și umane (500 de milioane EUR cheltuite anual și 3 800 de membri ai personalului).

Conform recomandărilor IAS, Comisia a lansat în 2010 inițiative variate, inclusiv înființarea unui Comitet de coordonare în domeniul IT, pentru a se asigura că valorifică la maximum investițiile sale în aceste tehnologii în termeni de cheltuieli și de eficiență a serviciilor.

În prezent, atenția Comisiei este concentrată asupra elaborării unei strategii IT cuprinzătoare și a unei abordări mai strategice a investițiilor în IT, prin monitorizarea mai atentă a cheltuielilor sale în acest domeniu, pentru a asigura că cheltuielile respective sunt în concordanță cu activitățile sale principale și pentru a identifica sinergii capabile să dinamizeze eficiența.

Auditurile efectuate în 2011[8] au pus accentul pe guvernanța IT, gestionarea proiectelor IT și securitatea IT. S-a acordat o atenție deosebită gestionării activităților subcontractate, în cazul în care serviciile externalizate ar putea agrava riscurile inerente de neîndeplinire a necesităților specifice activităților, depășirea bugetului și încălcări ale securității sistemelor.

Rezultatele au demonstrat necesitatea de a consolida guvernanța și gestionarea riscurilor în domeniul IT în cadrul departamentelor administrative și în ceea ce privește proiectele IT. În special, ar trebui să se consolideze rolul conducerii superioare în supravegherea investițiilor în domeniul IT. Alte domenii în care sunt necesare îmbunătățiri se referă la securitatea IT.

4.           Consultarea cu Grupul pentru nereguli financiare al Comisiei

În 2011, Grupul pentru nereguli financiare nu a raportat probleme sistemice în temeiul articolului 66 alineatul (4) din Regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comunităților Europene.

5.           Concluzii

Comisia mulțumește atât auditorului intern, cât și DG-urilor și serviciilor auditate pentru cooperarea lor pozitivă și pentru planurile de acțiune pe care le-au elaborat ca răspuns la recomandările IAS. Prin punerea în aplicare a planurilor de acțiune pentru acest an și pentru anii precedenți, Comisia își consolidează în mod constant cadrul de control intern.

Pe baza activităților efectuate în 2011, se pot desprinde următoarele concluzii:

5.1.        Auditurile de performanță

Primele două audituri de performanță ale IAS au vizat sporirea eficacității și a eficienței proceselor, mai degrabă decât verificarea conformității acestora cu procedurile și cu normele. În prezent, acest tip de audit este în mod special relevant: există sisteme mature de control intern pentru verificarea conformității, dar Comisia trebuie să depună eforturi pentru a face mai mult cu mai puține resurse și pentru a demonstra creșterea eficienței, având în vedere climatul economic actual. IAS a făcut, de asemenea, eforturi majore în scopul de a defini cadrul auditului de performanță și de a elabora un program intern de formare pentru auditori.

Aceste prime audituri de performanță au avut rezultate pozitive, dar au subliniat necesitatea

· de a îmbunătăți legăturile dintre activitățile DG-urilor;

· de a stabili indicatori de performanță mai relevanți pentru anumite programe;

· de a măsura mai bine performanța în cadrul evaluărilor.

În contextul cadrului financiar multianual pentru perioada 2014-2020, Comisia a propus simplificări radicale și a inclus în toate programele sectoriale obiective generale și specifice, precum și indicatori de performanță esențiali în vederea îmbunătățirii raportării în materie de performanță. În plus, o clauză standard privind evaluarea impune prezentarea unui raport final de evaluare cu privire la gradul de realizare a fiecărui obiectiv al programului.

5.2.        Strategiile de control ale departamentelor Comisiei

IAS a continuat să depună eforturi pentru a ajuta Comisia să obțină o DAS cu mai multe elemente pozitive, adoptând o abordare eficace, dar totodată proporțională, a riscului de eroare în cadrul tranzacțiilor subiacente.

În vederea consolidării controalelor cu privire la modul de administrare a politicii de cercetare a UE, auditul efectuat de IAS în 2011 la două departamente ale Comisiei care se ocupă de cercetare a subliniat necesitatea unei strategii comune de audit în domeniul cercetării, care să vizeze cel puțin opt departamente ale Comisiei. Caracterul interconectat al cercetării implică existența unor beneficiari comuni, fiind necesară o abordare mai coordonată în materie de audit.

În ceea ce privește domeniul ajutorului extern, IAS a recomandat înăsprirea supravegherii și a controalelor în procesul de gestionare a granturilor acordate în cadrul FED, atât la sediul central al Comisiei, cât și în delegațiile UE. Planurile de acțiune au fost concepute pentru a ameliora supravegherea cheltuielilor descentralizate, în special prin îmbunătățirea raportării efectuate de delegații, prin raționalizarea programelor de control și prin monitorizarea activităților de control. Măsurile au fost considerate ca fiind adecvate, dar nu au dat încă rezultate. Separarea sarcinilor între Comisie și SEAE prezintă riscuri noi, care sunt în prezent abordate.

În 2010, IAS a auditat strategiile de control ale DG-urilor responsabile de fondurile structurale, concluzionând că acestea sunt pe drumul cel bun. Această activitate va fi continuată în 2012 în domeniul coeziunii, prin intermediul auditurilor care vizează închiderea perioadei precedente de programare pentru FEDER, FC și FSE, precum și punerea în aplicare a controalelor în perioada de programare 2007-2013, în scopul de a obține o asigurare rezonabilă cu privire la faptul că DG-urile abordează cu eficacitate chestiunea înregistrării în mod sistematic a unui indice ridicat de eroare.

5.3.        Gestionarea de către Comisie a programelor industriale majore

În urma auditurilor sale referitoare la programele privind sistemele gloabele de navigație prin satelit (GNSS), IAS a concluzionat că instituția Comisiei ar trebui să se asigure că are capacitatea de a administra astfel de programe complexe, întrucât acestea necesită competențe de gestionare specifice programelor ample, competențe care nu sunt ușor de găsit pe plan intern. Aceste programe necesită, de asemenea, ca responsabilitatea gestionării să fie atribuită la un nivel de conducere suficient de ridicat și să dispună de o structură de guvernanță stabilă.

Comisia a luat imediat măsuri pentru a aborda aspectele menționate mai sus și a adoptat o propunere referitoare la un nou regulament privind implementarea și operarea sistemelor europene de radionavigație prin satelit. Acest regulament furnizează un nou cadru pentru finanțarea și guvernanța programelor EGNOS și Galileo în perioada 2014-2020.

5.4.        Procesele de gestiune financiară ale Comisiei

Auditurile de urmărire subsecventă cu privire la procesele de gestiune financiară au evidențiat că s-au înregistrat multe îmbunătățiri în ultimii ani, concluziile IAS în acest domeniu fiind, prin urmare, pozitive. Sunt necesare în continuare eforturi pentru a se asigura robustețea cadrului de control, în pofida presiunii exercitate asupra resurselor.

5.5.        Guvernanța IT a Comisiei

În urma recomandărilor IAS în sectorul IT, Comisia a luat o serie de inițiative, cum ar fi instituirea comitetelor de coordonare în domeniul gestionării pe activități și în domeniul IT, a Grupului la înalt nivel privind IT, a Consiliului de gestionare a proiectelor de sisteme informatice și a Grupului special de lucru pentru IT privind tehnologia informatică de birou, toate acestea îmbunătățind guvernanța IT. În 2010-2011, a fost inițiat procesul de raționalizare în domeniul IT[9]. În acest scop, multe sisteme IT ale Comisiei au fost analizate și evaluate în 2011, pentru a limita numărul de sisteme locale IT și de membri ai personalului IT și pentru a optimiza sistemele existente. Această activitate este în curs. Este esențial ca toate deciziile de raționalizare să se bazeze pe o analiză minuțioasă și obiectivă a costurilor și a beneficiilor aferente fiecărei opțiuni examinate.

[1]               Rapoartele de audit și de consultanță finalizate până la 1 februarie 2011 și scrisoarea cu recomandări către conducere privind divizarea DG-urilor, încheiată în martie 2011, au fost incluse în raportul pe 2010 și, prin urmare, nu fac obiectul prezentului document. Rapoartele publicate în 2011, însă finalizate până la 31 ianuarie 2012, sunt, în aceeași ordine de idei, incluse în raportul pe 2011.

[2]               COM(2012) 0281, 6 iunie 2012.

[3]               IAS și structurile de audit intern (IAC).

[4]               Inclusiv scrisori cu recomandări către conducere.

[5]               Din aceste 25 de recomandări, una a fost emisă în 2006 (a se vedea comentariile din documentul de lucru al Comisiei atașat la prezentul raport).

[6]               Mai multe detalii în secțiunea 3.2.3.

[7]               În 2010, DG JLS s-a divizat în DG HOME și DG JUST.

[8]               Gestionarea sistemelor IT locale în cadrul DG EMPL, securitatea mediului IT în proiectele subcontractate în cadrul DG REGIO, gestionarea infrastructurii de telecomunicații și a serviciilor sTESTA în cadrul DG DIGIT, instrumentele IT ale Rețelei întreprinderilor europene în cadrul EACI.

[9]               Comunicarea comisarului M. Šefčovič către Comisie, intitulată „Valorificarea la maximum a potențialului informatic al Comisiei”, din 7.10.2010, a instituit gestionarea pe activități și comitete de coordonare în domeniul IT. Comunicarea comisarului M. Šefčovič către Comisie, intitulată «Acțiuni întreprinse în urma comunicării „Valorificarea la maximum a potențialului informatic al Comisiei», din 30.11.2011, a propus procesul de raționalizare în domeniul IT în cadrul Comisiei.