RELAZIONE DELLA COMMISSIONE AL PARLAMENTO EUROPEO E AL CONSIGLIO

Relazione annuale riguardante le revisioni contabili interne effettuate nel 2011 presentata all’autorità competente per il discarico (articolo 86, paragrafo 4, del regolamento finanziario)

INDICE

1........... Introduzione................................................................................................................... 4

2........... La missione dello IAS..................................................................................................... 4

3........... Attuazione del piano di audit coordinato dello IAS........................................................... 5

3.1........ Statistiche sui controlli..................................................................................................... 5

3.2........ Risultati e raccomandazioni principali, loro impatto e gestione successiva.......................... 6

3.2.1..... Governance.................................................................................................................... 6

3.2.2..... Audit di gestione............................................................................................................. 8

3.2.3..... Strategie di controllo....................................................................................................... 9

3.2.4..... Programmi del sistema globale di navigazione satellitare (GNSS).................................... 10

3.2.5..... Procedure di gestione finanziaria.................................................................................... 11

3.2.6..... Tecnologie dell’informazione......................................................................................... 11

4........... Consultazione dell’istanza specializzata in materia di irregolarità finanziarie...................... 12

5........... Conclusioni................................................................................................................... 12

5.1........ Audit sul rendimento..................................................................................................... 12

5.2........ Strategie di controllo dei servizi della Commissione........................................................ 13

5.3........ Gestione dei principali programmi industriali da parte della Commissione........................ 13

5.4........ Procedure di gestione finanziaria della Commissione...................................................... 13

5.5........ Governance delle risorse informatiche da parte della Commissione................................. 14

1.           Introduzione

Scopo della presente relazione è informare l’autorità competente per il discarico riguardo all’attività svolta dal Servizio di audit interno (IAS) della Commissione, conformemente all’articolo 86, paragrafo 4, del regolamento finanziario (RF). Essa si basa sulla relazione elaborata dallo IAS a norma dell’articolo 86, paragrafo 3, del RF, sui principali risultati degli audit, sull’esposizione a rischi significativi, sul controllo, nonché sulle questioni relative al governo societario.

La relazione si basa sull’attività di audit e di consulenza svolte dallo IAS nel 2011[1] all’interno delle direzioni generali della Commissione e delle agenzie esecutive. Non riguarda invece l’attività di audit svolta nelle agenzie europee decentrate, nel Servizio europeo per l’azione esterna o in altre agenzie od organismi esaminati dallo IAS, che forma oggetto di relazioni annuali distinte.

Le reazioni della Commissione ai risultati e alle conclusioni del revisore interno sono inserite nella relazione di sintesi[2], nella quale la Commissione presenta il proprio punto di vista sulle questioni trasversali sollevate dallo IAS, dalla Corte dei conti europea (CCE) e dall’autorità di discarico, nonché su quelle segnalate dal comitato di controllo degli audit (CCA).

Nel 2011 lo IAS ha celebrato il suo decimo anniversario. La conferenza annuale è stata la sede in cui ricordare i risultati degli sforzi di riforma amministrativa della Commissione, di cui la creazione dello IAS e delle strutture di audit interno è stata un elemento chiave. Una delle sue conclusioni è stata che il gruppo dei responsabili dell’audit interno della Commissione[3] non rappresenta soltanto una delle principali funzioni di audit interno pubblico, ma ha acquisito anche uno dei più elevati gradi di maturità.

Secondo i risultati di un’indagine svolta dallo IAS presso le parti interessate, l’87% dei partecipanti ritiene che il servizio fornisca e trasmetta un messaggio chiaro in termini di governance e di controllo interno; l’87% è inoltre convinto che le raccomandazioni formulate dallo IAS contribuiscano a migliorare il controllo dei rischi nell’ambito della Commissione e delle agenzie esecutive.

2.           La missione dello IAS

Lo IAS effettua audit sui sistemi di gestione e controllo della Commissione e delle agenzie dell’UE e fornisce una garanzia indipendente e obiettiva della loro adeguatezza ed efficacia. Su richiesta dei vertici, lo IAS può svolgere anche attività di consulenza.

Lo IAS ricade sotto l’autorità del membro della Commissione responsabile per l’audit e risponde al Comitato di controllo degli audit. La sua indipendenza è sancita dal suo statuto, che è stato adottato dalla Commissione.

Lo statuto stabilisce che lo IAS deve svolgere i suoi compiti conformemente al regolamento finanziario, alle norme internazionali per la pratica professionale dell’audit interno e al codice deontologico dell’Istituto di revisori interni (Institute of Internal Auditors).

Parere complessivo sulla gestione finanziaria della Commissione

Come previsto dal suo statuto, nel 2011 lo IAS ha formulato un parere complessivo sulla situazione della gestione finanziaria in seno alla Commissione nell’anno precedente. Si tratta di una dichiarazione di affidabilità positiva, basata sull’attività svolta dallo IAS e dalle strutture di audit interno nel triennio precedente, che ha confermato alla Commissione (il “collegio”) che le dichiarazioni di affidabilità rilasciate dai direttori generali sono nel complesso fondate e che non vi sono carenze rilevanti al di fuori di quelle menzionate nella relazione dello IAS stesso a norma dell’articolo 86, paragrafo 3, del RF.

Contributo dello IAS ad una dichiarazione di affidabilità più positiva (DAS)

La DAS rappresenta il parere della Corte dei conti europea (CCE) sull’affidabilità dei conti dell’UE e sulla legittimità e regolarità delle operazioni sottostanti. Sebbene i conti siano stati giudicati affidabili negli ultimi anni, la Corte dei Conti ha emesso un parere negativo per alcuni settori di attività. La maggior parte degli errori si verifica al di fuori della Commissione ed in particolare nel settore dei Fondi strutturali, che sono oggetto di una gestione concorrente, dello sviluppo rurale (gestione concorrente), della ricerca (gestione diretta) e degli aiuti esterni (gestione decentrata). La maggior parte degli errori riscontrati nel settore della politica di coesione sono riconducibili a infrazioni gravi delle norme UE e nazionali in materia di appalti pubblici.

Di conseguenza, il piano di audit dello IAS ha classificato per ordine di priorità i controlli, per garantire l’applicazione di una strategia di controllo coerente a ciascun settore di spesa significativo, comprese le DG responsabili dei fondi strutturali, poiché tali strategie di controllo sono intese a contrastare il rischio di errori nelle operazioni sottostanti.

3.           Attuazione del piano di audit coordinato dello IAS

3.1.        Statistiche sui controlli

Nel 2011 lo IAS ha eseguito l’88% dei suoi impegni prioritari (gli impegni C1 sono quelli che devono essere completati entro l’anno). Gli altri impegni erano a buon punto, con il 69% circa degli impegni di audit non prioritari (gli impegni C2 sono quelli che per motivi di programmazione possono essere completati nell’anno successivo). Sono stati conclusi 29 impegni C1 e 36 impegni C2 (audit, audit di follow-up e consulenze), che hanno dato luogo a 77 relazioni:

Tipo || || Totale 2011 || Totale 2010 || Totale 2009

AUDIT || Numero di impegni || 20 || 24 || 26

Numero di relazioni || 23 || 28 || 31

Analisi preliminari || Numero di impegni || 3 || 0 || 0

Numero di relazioni || 3 || 0 || 0

Consulenza || Numero di impegni || 1 || 6 || 5

Numero di relazioni[4] || 1 || 6 || 5

AUDIT DI FOLLOW-UP || Numero di impegni || 41 || 44 || 31

Numero di relazioni || 50 || 50 || 34

Totale degli impegni assunti || 65 || 74 || 62

Numero totale di relazioni || 77 || 84 || 70

Lo IAS ha formulato le seguenti raccomandazioni:

|| Status di accettazione || Sì || No

Priorità || No || No || % || No || %

Essenziali || 0 || 0 || 100% || 0 || 0%

Molto importanti || 57 || 56 || 98% || 1 || 2%

Importanti || 102 || 101 || 99% || 1 || 1%

Indicative || 1 || 1 || 100% || 0 || 0%

Totale || 160 || 158 || 99% || 2 || 1%

Un elenco completo delle relazioni di audit figura nell’allegato documento di lavoro dei servizi della Commissione, insieme con le sintesi, i tassi di accettazione delle raccomandazioni per relazione, lo stato di attuazione delle raccomandazioni formulate per il periodo 2007-2011 e le sintesi delle conclusioni finali degli impegni di follow-up.

Per tutte le raccomandazioni accettate, i servizi oggetto di audit hanno redatto piani d’azione, che sono stati trasmessi e concordati con lo IAS. I servizi oggetto di audit hanno informato che l’80% delle raccomandazioni accettate nel periodo 2007-2011 è stato attuato entro l’inizio del 2012. Solamente 25[5] raccomandazioni sono state attuate con un ritardo superiore a sei mesi.

Il numero totale delle raccomandazioni accettate dai servizi oggetto di audit nel periodo 2007-2011, per i quali lo IAS ha svolto audit di follow-up entro la fine del 2011, è pari a 1 097. Lo IAS ha convenuto che le raccomandazioni sono state attuate e ha chiuso il 98% delle raccomandazioni oggetto di un follow-up durante il suddetto periodo.

L’attività di follow-up dello IAS ha confermato che le raccomandazioni vengono attuate in modo soddisfacente. Il comitato di controllo degli audit è stato informato delle eventuali raccomandazioni essenziali o molto importanti la cui attuazione registra un notevole ritardo.

3.2.        Risultati e raccomandazioni principali, loro impatto e gestione successiva

Una sintesi degli obiettivi e dell’ambito degli impegni di audit di cui in appresso figura nell’allegato documento di lavoro dei servizi della Commissione, insieme al numero di raccomandazioni formulate e accettate.

3.2.1.     Governance

Nel 2011, lo IAS ha intrapreso una serie di audit e di azioni di follow-up sulla governance all’interno della Commissione europea (CE).

· Frodi

Lo IAS ha mantenuto l’impegno di prevenire e individuare le frodi e nel 2011 ha effettuato un audit presso la DG AGRI. La prevenzione e l’individuazione delle frodi rientrava tra gli obiettivi[6] di altri due altri audit sulle strategie di controllo presso la DG INFSO e la DG RTD. Inoltre, nel 2011 è stato effettuato un audit di follow-up sui sistemi d’informazione antifrode adottati nella DG OLAF.

L’audit svolto presso la DG AGRI si è concentrato sulla valutazione dell’adeguatezza e dell’attuazione efficace della governance, sulla gestione dei rischi e sul processo di controllo interno ai fini della prevenzione, dell’individuazione e del monitoraggio dei casi di frode.

Lo IAS ha raccomandato di assegnare in maniera chiara i ruoli e le responsabilità nella lotta antifrode, di aumentare la consapevolezza dei rischi di frode nelle zone vulnerabili, di mettere a punto una strategia antifrode, di rafforzare i controlli antifrode a livello degli Stati membri nell’ambito della gestione concorrente, di migliorare il seguito dato e di presentare relazioni sui casi di frode individuati e di adoperarsi per una migliore cooperazione con l’OLAF. Secondo il piano d’azione, la DG AGRI designerà nel corso del 2012 un corrispondente antifrode a tempo pieno, adotterà la sua strategia antifrode conformemente a quella della Commissione e definirà modalità operative con l’OLAF.

Per quanto riguarda le DG INFSO e RTD, lo IAS ha riscontrato che la DG INFSO in particolare ha messo a punto iniziative antifrode innovative, che dovrebbero servire da base per elaborare una strategia comune contro le frodi nel settore della ricerca nel suo insieme. Per quanto riguarda la DG RDT, lo IAS ha riscontrato che alcune questioni devono ancora essere affrontate: attuare azioni di sensibilizzazione, individuare i punti critici, verificare che i controlli antifrode siano incorporati nei sistemi di controllo, collaborare con le altre DG su rischi specifici quali il plagio o il doppio finanziamento, garantire la corretta raccolta dei dati e utilizzare strumenti avanzati di ricerca dei dati. La strategia antifrode della DG RDT nel frattempo è stata modificata per tenere adeguatamente conto degli elementi comuni; sono stati organizzati corsi di formazione in materia di sensibilizzazione al problema delle frodi; la valutazione periodica dei rischi tiene conto dei rischi di frode (fondamentalmente il doppio finanziamento) e lo strumento informatico sviluppato dalla INFSO per individuare i casi di plagio sarà esaminato dopo che saranno state completate le prove sul campo.

· Gestione della continuità delle operazioni

Nel 2011 lo IAS ha svolto un approfondito audit di follow-up del suo audit del 2009 condotto sulla gestione della continuità delle operazioni presso il Segretariato generale (nella sua funzione di coordinamento) e presso le DG operative JLS[7], TAXUD e HR in quanto al termine dell’audit del 2009 non era stato in grado di esprimere un parere. Nel corso di tale audit, lo IAS ha non soltanto valutato i progressi fatti da ciascuno dei servizi nell’attuazione dei rispettivi piani d’azione, ma ha anche riesaminato l’adeguatezza dei controlli nel loro insieme. Al termine, ha espresso un parere di audit con riserva, che fornisce una ragionevole garanzia sul conseguimento degli obiettivi collegati alle attività, tranne per una questione riguardante la vigilanza in materia di gestione della continuità delle operazioni. La Commissione sta valutando le misure più adeguate ed efficaci per risolvere tale questione.

3.2.2.     Audit di gestione

Nella sua risoluzione del 10 maggio 2011 sul discarico per il 2009, il Parlamento europeo ha invitato “lo IAS a destinare parte delle proprie risorse ad un esame volto a determinare se le spese delle principali DG vengono eseguite in modo efficiente, economico ed efficace, completando in tal modo l’audit finanziario e di conformità in corso” (paragrafo 59).

Di conseguenza, lo IAS ha incluso una serie di controlli di gestione nel proprio piano strategico di audit per il periodo 2010-2012. Nel 2011 ha svolto i primi controlli di gestione sul programma per l’innovazione e l’imprenditorialità (EIP) presso la DG ENTR e sulle attività operative della DG ECHO.

Il controllo di gestione sul programma per l’innovazione e l’imprenditorialità (EIP) ha evidenziato la necessità che la DG ENTR metta a punto un insieme ridotto di indicatori pertinenti e stabili per iniziative analoghe nel quadro del programma che succederà all’EIP, onde migliorare la misurazione delle prestazioni nelle valutazioni e migliorare gli orientamenti sugli aspetti relativi alla gestione forniti all’Agenzia esecutiva per la competitività e l’innovazione, alla quale potrebbe essere assegnato un numero maggiore di progetti. La proposta della Commissione relativa al programma sulla competitività delle imprese e le PMI (COSME) nell’ambito del prossimo quadro finanziario pluriennale 2014-2020 presta la dovuta attenzione ai risultati dell’audit.

L’audit svolto sulle attività operative della DG ECHO ha concluso che, sebbene la DG reagisca rapidamente agli eventi, risultano alcune carenze nella transizione dagli aiuti di emergenza all’assistenza allo sviluppo e nell’integrazione della riduzione dei rischi e della preparazione alle catastrofi nei progetti. Secondo il piano d’azione, entro la fine del 2012 saranno disponibili una metodologia definitiva e un insieme adeguato di strumenti per integrare la riduzione dei rischi di catastrofi nelle procedura di risposta di emergenza.

Lo IAS ha anche raccomandato che le DG ECHO e DEVCO preparino una strategia comune in materia di collegamento tra soccorsi, risanamento e sviluppo e che tale questione sia affrontata in maniera adeguata nel quadro dell’aggiornamento degli strumenti giuridici, in particolare il Fondo europeo di sviluppo e lo strumento di cooperazione allo sviluppo. Sono in corso dibattiti interistituzionali sulle proposte della Commissione per i nuovi strumenti giuridici nel quadro del nuovo QFP, ed è in via di formulazione la strategia comune delle DG ECHO/DEVCO/SEAE sulla riduzione dei rischi di catastrofe, al fine di migliorare l’efficacia degli aiuti umanitari e degli aiuti allo sviluppo tramite un migliore coordinamento, l’eliminazione delle sovrapposizioni e il miglioramento delle sinergie. La metodologia comune dovrebbe essere adottata entro la fine del 2012.

Nel 2011 lo IAS ha svolto un audit sull’efficacia e l’efficienza del monitoraggio effettuato dalla DG MARKT sull’applicazione delle norme in materia di appalti pubblici negli Stati membri. L’audit ha concluso che la DG dovrebbe adottare un’impostazione più proattiva e preventiva, di concerto con gli Stati membri. In particolare, occorre migliorare la raccolta, l’analisi e la comunicazione delle informazioni, stabilire meglio le priorità e rendere più mirate le azioni, sulla base dell’attività della Corte dei conti, dell’OLAF e dei controlli ex post. La DG MARKT dovrebbe prendere l’iniziativa in fatto di scambio di informazioni, esperienze e migliori pratiche e svolgere un’analisi comparativa dei sistemi nazionali in materia di appalti.

La Commissione ha tenuto conto delle raccomandazioni di audit dello IAS nelle sue proposte di modifica della legislazione in materia di appalti pubblici, in particolare per quanto riguarda i requisiti secondo cui gli Stati membri devono presentare relazioni annuali e istituire organismi specializzati a livello nazionale, incaricati del coordinamento e della supervisione generale.

3.2.3.     Strategie di controllo

A seguito delle verifiche sui fondi strutturali realizzate nel 2010, lo IAS ha esaminato le strategie di controllo adottate nel 2011 nel settore della ricerca (DG RTD e INFSO), degli aiuti esterni (DG DEVCO), dei programmi di preadesione (IPARD) e del programma TEN-T.

Per quanto riguarda gli audit delle DG RTD e INFSO, una delle principali realizzazioni è stata l’introduzione, a partire dal 2012, di un campione rappresentativo comune di audit per tutto il settore della politica di ricerca. Questo sistema permetterà di ovviare alle inefficienze e di ridurre l’onere di audit e i problemi di coordinamento dovuti al fatto che gli stessi beneficiari vengono sottoposti a verifica da più servizi di ricerca della Commissione (fino ad otto). Per tutelare le esigenze di responsabilità e garanzia è possibile aumentare, in funzione delle necessità, la quota di ciascun servizio all’interno del campione unico, mentre i servizi devono continuare a scegliere i propri campioni sulla base di rischi specifici.

Nel settore degli aiuti esterni, lo IAS raccomanda che la DG DEVCO rafforzi la propria azione di supervisione e controllo sugli inviti a presentare proposte centralizzati e decentrati e, più specificamente, che istituisca o rafforzi i suoi meccanismi di monitoraggio e i suoi controlli, per ottenere garanzie circa l’efficacia e la trasparenza della procedura di concessione delle sovvenzioni e la sua conformità alle norme consolidate. Le altre raccomandazioni formulate dallo IAS riguardano le necessità di formazione del personale, il rafforzamento dei controlli sull’inserimento dei dati nel sistema CRIS grazie ad una migliore formazione e un processo di revisione dei dati più rigoroso sia nella sede della DEVCO che nelle delegazioni dell’UE. La DG DEVCO ha rafforzato la propria supervisione e i controlli sugli inviti a presentare proposte rafforzando le istruzioni relative al PRAG (Guida pratica alle procedure contrattuali per le azioni esterne dell’UE), rivedendo gli orientamenti attuali e adoperandosi costantemente sul fronte della formazione. È in fase di avvio uno studio sulla qualità dei dati che ha lo scopo di classificare i vari errori, individuare le ragioni principali degli errori di codifica e proporre misure correttive e preventive. Sarà elaborato un piano d’azione globale per migliorare la qualità dei dati contenuti nel sistema CRIS quale parte integrante dell’audit specifico sul CRIS svolto dalla Corte dei conti.

L’audit sullo strumento di assistenza preadesione per lo sviluppo rurale (IPARD), gestito dalla DG AGRI, ha messo in evidenza ritardi nella realizzazione dei programmi IPARD, che hanno comportato un’esecuzione finanziaria insufficiente e possibili perdite per il bilancio nel quadro della regola del disimpegno n+3. Lo IAS ha raccomandato che la DG AGRI faccia di più per definire le fasi e il calendario del processo di prericonoscimento fino alla decisione di delega, e migliori l’assistenza e la comunicazione ai paesi candidati e ai rispettivi organismi di prericonoscimento. La DG AGRI ha ritenuto che il conferimento della gestione del programma IPARD alla Croazia fosse il modo migliore per preparare il paese a gestire i fondi di sviluppo rurale (come confermato dalla Corte dei conti); tuttavia migliorerà gli orientamenti forniti, riesaminerà il processo di delega e fornirà una valutazione periodica delle strozzature fino alla fine del 2012.

L’Agenzia esecutiva per la rete transeuropea dei trasporti (TEN-T EA) è stata creata nel 2006 per gestire l’attuazione tecnica e finanziaria del programma TEN-T (1,2 miliardi di EUR impegnati nel 2011). L’audit sulla strategia di controllo della TEN-T EA si è concluso con un parere di audit soddisfacente, confermando che le agenzie esecutive possono costituire un modello di gestione funzionale ed efficace da sviluppare nel prossimo quadro finanziario pluriennale.

3.2.4.     Programmi del sistema globale di navigazione satellitare (GNSS)

La Commissione partecipa sempre più attivamente alla gestione e all’attuazione dei grandi programmi industriali come ITER, Galileo o i sistemi informatici su scala europea che pongono particolari problemi e rischi.

Per sostenere le attività di gestione della Commissione in questo settore, nel 2011 lo IAS ha completato una serie di tre audit sui programmi del sistema globale di navigazione satellitare (GNSS) EGNOS e Galileo. A seguito dei significativi ritardi, dei costi supplementari e del ritiro degli investitori privati, tali programmi sono stati riorganizzati nel 2007-2008 mediante un piano riveduto, un nuovo meccanismo di finanziamento e un nuovo modello di gestione in cui la Commissione funge da gestore del programma, l’Agenzia spaziale europea (ESA) è responsabile del progetto e gli Stati membri sono rappresentati attraverso vari organismi. La Commissione ha proposto di stanziare 7 miliardi di EUR per garantire il completamento delle infrastrutture di navigazione satellitare dell’UE e per far funzionare i sistemi fino al 2020.

Il primo impegno dello IAS, ossia Governance, gestione dei rischi e gestione del progetto si è concluso con un giudizio di audit negativo e con la raccomandazione di migliorare la stabilità di questi programmi spaziali e la loro struttura di governance. Inoltre sono state formulate altre raccomandazioni: rafforzare il ruolo guida della Commissione quale responsabile del programma; la Commissione europea e l’ESA devono concentrarsi maggiormente sui rispettivi ruoli; il ruolo dell’Agenzia GNSS deve essere chiarito e stabilizzato e la strategia in materia di risorse umane deve essere migliorata relativamente al personale temporaneo, al fine di garantire la continuità del personale.

Il secondo impegno dello IAS, ossia Gestione delle azioni, delle sovvenzioni e degli appalti pubblici ha dato luogo a un parere di audit con riserva. Lo IAS ha raccomandato di organizzare un nuovo riesame del sistema di controllo interno dell’ESA conformemente alle condizioni stabilite nel regolamento finanziario per la gestione centralizzata indiretta. È necessario rafforzare anche le condizioni per autorizzare le gare aperte e limitare il ricorso alle procedure negoziate a casi eccezionali. Infine, lo IAS ha raccomandato di rafforzare gli obblighi di comunicazione dell’ESA per creare un collegamento migliore tra pagamenti e prestazioni, al fine di migliorare la pianificazione, la supervisione e il controllo dell’ESA. La DG ENTR si è impegnata a ripetere (mediante esternalizzazione) la valutazione, fondata su sei pilastri, dei sistemi e delle procedure dell’ESA.

Il terzo impegno Contabilità delle immobilizzazioni, circuiti finanziari e gestione finanziaria si è concluso con un giudizio di audit negativo sulla completezza e la valutazione delle immobilizzazioni. Lo IAS ha raccomandato alla DG ENTR di rafforzare la propria supervisione delle attività di gestione delle immobilizzazioni e di mettere a punto un strategia contabile adeguata. La DG ENTR dovrebbe collaborare con la DG BUDG e con il contabile per definire una valutazione appropriata e metodi contabili adeguati per i diversi flussi di capitale fisso. Oltre a questa nuova valutazione del sistema di controllo interno dell’ESA, gli audit ex post della DG ENTR dovrebbero tenere conto di tutte le informazioni disponibili, in particolare delle qualifiche espresse dal comitato di revisori dei conti dell’ESA sui conti annuali dell’Agenzia.

La Commissione ha preso tempestivamente le misure necessarie per affrontare i problemi sopra descritti. È stato nominato un nuovo direttore generale aggiunto per supervisionare l’intero programma. Sono state adottate misure per migliorare le procedure amministrative. Sono stati assunti consulenti esterni per assistere nella valutazione e nella contabilità. Nell’ottobre 2011 i primi due satelliti operativi sono stati lanciati con successo. A novembre la Commissione ha adottato una proposta per un nuovo regolamento relativo alla realizzazione e al funzionamento dei sistemi europei di radionavigazione via satellite.

3.2.5.     Procedure di gestione finanziaria

Nel 2011 lo IAS si è concentrato soprattutto sulle due procedure a livello di Commissione (gestione delle garanzie e recuperi) e sulla gestione degli appalti in tre servizi operativi (OIB, HR e CCR). Inoltre, la serie di audit sui programmi GNSS ha riguardato anche alcune attività finanziarie, in particolare la gestione delle sovvenzioni e degli appalti pubblici, i circuiti finanziari e la gestione finanziaria (cfr. punto 3.2.4). L’audit svolto nel 2011 su diverse DG ha identificato punti di possibile miglioramento nella gestione delle garanzie finanziarie.

Dal follow-up sulle procedure di recupero è emerso che le raccomandazioni sono state attuate adeguatamente, il che ha contribuito a rendere più rigorose le procedure utilizzate dalle DG oggetto di audit. Gli audit di follow-up del 2011 sulle procedure d’appalto hanno rilevato un netto miglioramento dei sistemi e delle procedure nei servizi interessati dagli audit.

Nel complesso, le conclusioni dello IAS sulle procedure di gestione finanziaria nella Commissione sono positive.

3.2.6.     Tecnologie dell’informazione

Le tecnologie dell’informazione incidono sempre più sulle operazioni della Commissione e sempre più personale e risorse vengono dedicate alle attività informatiche (con una spesa di 500 milioni di EUR all’anno e 3 800 dipendenti che lavorano nell’informatica).

Facendo seguito alle raccomandazioni dello IAS, nel 2010 la Commissione ha avviato varie iniziative, tra cui la creazione di un comitato direttivo per l’informatica, per garantire di trarre il massimo rendimento dai suoi investimenti informatici in termini di spesa e di efficacia del servizio.

La Commissione è intenta a mettere a punto una strategia informatica globale e un’impostazione più strategica in fatto di investimenti informatici, sorvegliando più strettamente la sua spesa informatica per accertarsi che sia confacente alle sue attività principali e per individuare sinergie che possano migliorare l’efficienza.

Gli audit svolti nel 2011[8] hanno riguardato la governance informatica, la gestione dei progetti informatici e la sicurezza nel settore dell’informatica. Particolare attenzione è stata rivolta alla gestione delle attività subappaltate, laddove i servizi esternalizzati possono aggravare i rischi intrinseci di mancata risposta alle necessità collegate alle attività, di superamento del bilancio e di falle nella sicurezza dei sistemi.

I risultati hanno dimostrato la necessità di rafforzare la governance e la gestione dei rischi informatici nei servizi amministrativi e nei progetti informatici. In particolare, occorre rafforzare il ruolo dei dirigenti di alto livello nella supervisione degli investimenti informatici. Altri punti da migliorare riguardano la sicurezza informatica.

4.           Consultazione dell’istanza specializzata in materia di irregolarità finanziarie

Nel 2011 l’istanza specializzata in materia di irregolarità finanziarie non ha segnalato problemi sistemici, a norma dell’articolo 66, paragrafo 4, del regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee.

5.           Conclusioni

La Commissione è grata al revisore interno e alle DG e servizi oggetto di audit per la loro collaborazione e per i loro piani d’azione in risposta alle raccomandazioni dello IAS. Mediante l’attuazione dei piani d’azione per l’anno in corso e per gli anni precedenti, la Commissione continua a potenziare il proprio quadro di controllo interno.

Sulla base del lavoro svolto nel 2011, si possono trarre le seguenti conclusioni:

5.1.        Audit sul rendimento

Lo scopo dei primi due controlli di rendimento dello IAS era rendere più efficaci ed efficienti i processi, anziché verificare il loro rispetto delle procedure e delle regole. Questo tipo di audit è particolarmente importante nella fase attuale: vi sono sistemi di controllo interno maturi per affrontare il problema della conformità, ma la Commissione deve cercare di fare di più con meno risorse e dimostrare una maggiore efficienza, alla luce dell’attuale situazione economica. Lo IAS ha anche fatto notevolissimi sforzi per definire il quadro dei controlli di rendimento e per elaborare un programma di formazione per i revisori interni.

I primi controlli di rendimento hanno dato risultati positivi, ma hanno sottolineato la necessità di

· migliori collegamenti fra le attività della DG,

· indicatori di performance più pertinenti per alcuni programmi,

· migliore valutazione dei risultati nelle valutazioni.

Nel quadro finanziario pluriennale 2014-2020, la Commissione ha proposto una radicale semplificazione e ha incluso in tutti i programmi settoriali obiettivi generali e specifici e indicatori essenziali di rendimento al fine di migliorare i risultati della relazione. Inoltre, una clausola tipo sulla valutazione richiede una relazione di valutazione finale che specifichi se ciascuno degli obiettivi del programma sia stato conseguito.

5.2.        Strategie di controllo dei servizi della Commissione

Lo IAS ha continuato ad adoperarsi per aiutare la Commissione a raggiungere una DAS più positiva grazie ad un approccio efficace ma proporzionato al rischio di errori nelle operazioni sottostanti.

Al fine di rafforzare i controlli sui metodi di gestione della politica di ricerca dell’UE, l’audit del 2011 svolto dallo IAS in due servizi della Commissione connessi alla ricerca ha sottolineato la necessità di adottare una strategia comune in materia di audit nel settore della ricerca, da applicare in non meno di otto servizi della Commissione. L’aspetto dell’interconnessione, tipico della ricerca, significa che vi sono beneficiari comuni, il che richiede di coordinare meglio l’impostazione dell’audit.

Nel settore degli aiuti esterni, lo IAS raccomanda maggiore vigilanza e controlli sul processo di gestione delle sovvenzioni del FES, sia presso i servizi centrali della Commissione che nelle delegazioni UE. I piani d’azione sono stati concepiti per migliorare la vigilanza delle spese decentrate, in particolare migliorando la rendicontazione delle delegazioni, razionalizzando i programmi di controllo e verificando le attività di controllo. Le misure sono state considerate adeguate ma non hanno ancora sortito effetti. La separazione dei compiti tra la Commissione e il SEAE comporta nuovi rischi, che sono in fase di esame.

Lo IAS ha sottoposto ad esame le strategie di controllo delle DG responsabili dei Fondi strutturali, nel 2010, concludendo che sono sulla buona strada. Questa attività sarà proseguita nel 2012 nel settore della coesione, mediante audit che riguarderanno la chiusura del precedente periodo di programmazione per il FESR, il Fondo di coesione e il FSE e l’attuazione di controlli nel periodo di programmazione 2007-2013, al fine di ottenere la ragionevole garanzia che le DG stanno affrontando efficacemente il problema del tasso di errori che rimane persistentemente elevato.

5.3.        Gestione dei principali programmi industriali da parte della Commissione

A seguito degli audit svolti sui programmi dei sistemi globali di navigazione satellitare (GNSS), lo IAS ha concluso che la Commissione dovrebbe fare in modo di disporre della capacità di gestire programmi così complessi, che presuppongono competenze in materia di gestione di grandi progetti che non sono facilmente disponibili a livello interno. Inoltre comportano l’assegnazione di responsabilità di gestione ad un livello adeguatamente elevato e una struttura di governance stabile.

La Commissione ha preso tempestivamente misure per affrontare i problemi summenzionati e ha adottato una proposta per un nuovo regolamento relativo alla realizzazione e al funzionamento dei sistemi europei di radionavigazione via satellite. Questo regolamento fornisce un nuovo quadro per il finanziamento e la gestione dei programmi EGNOS e Galileo per il periodo 2014-2020.

5.4.        Procedure di gestione finanziaria della Commissione

Gli audit di follow-up sulle procedure di gestione finanziaria hanno dimostrato notevoli miglioramenti negli ultimi anni e quindi le conclusioni dello IAS in questo settore sono positive. Bisogna continuare ad adoperarsi affinché il quadro di controllo rimanga solido nonostante la pressione esercitata sulle risorse.

5.5.        Governance delle risorse informatiche da parte della Commissione

A seguito delle raccomandazioni dello IAS nel settore delle tecnologie informatiche, la Commissione ha preso una serie di iniziative, come la creazione di comitati direttivi ABM e informatici, il gruppo ad alto livello sull’informatica, il consiglio di gestione del progetto IS e il gruppo di lavoro speciale sull’informatica, che hanno tutti una migliore governance informatica. Nel 2010/2011, è stato avviato un processo di razionalizzazione delle procedure informatiche[9]. A tal fine, molti sistemi informatici della Commissione sono stati esaminati e valutati nel 2011, per limitare il numero di sistemi informatici locali e il personale informatico e semplificare i sistemi esistenti. Questa iniziativa è tuttora in corso. È fondamentale che le decisioni di razionalizzazione siano basate su di un’approfondita e obiettiva analisi dei costi e dei benefici di ciascuna opzione presa in considerazione.

[1]               Le relazioni di audit e consulenza completate entro il 1° febbraio 2011 e la lettera di gestione relativa alla ripartizione delle DG completata nel marzo 2011 sono state incluse nella relazione del 2010 e pertanto non formano oggetto della presente relazione. Analogamente le relazioni pubblicate nel 2011 ma terminate entro il 31 gennaio 2012 sono incluse nella relazione del 2011.

[2]               COM(2012) 0281 del 6 giugno 2012.

[3]               Lo IAS e le strutture di audit interno (IAC).

[4]               Comprese le lettere di gestione.

[5]               Di queste 25 raccomandazioni, una è stata emessa nel 2006 (cfr. osservazioni nell’allegato documento di lavoro dei servizi della Commissione).

[6]               Maggiori dettagli figurano nella sezione 3.2.3.

[7]               Nel 2010 la DG JLS è stata suddivisa in DG HOME e DG JUST.

[8]               La gestione dell’informatica locale nella DG EMPL, la sicurezza dell’ambiente informatico nei contratti subappaltati nella DG REGIO, la gestione delle infrastrutture e dei servizi di telecomunicazione nella DG DIGIT, gli strumenti informatici della rete Enterprise Europe Network nell’EACI.

[9]               La comunicazione del Commissario M. Šefčovič alla Commissione “Getting the best from IT in the Commission” del 7.10.2010 ha istituito i comitati direttivi ABM e IT. La Comunicazione del Commissario M. Šefčovič alla Commissione “Follow up to the Communication ’Getting the best from IT in the Commission” del 30.11.2011 ha proposto la procedura di razionalizzazione delle procedure informatiche della Commissione.