KOMISJONI ARUANNE EUROOPA PARLAMENDILE JA NÕUKOGULE

Aastaaruanne eelarve täitmisele heakskiitu andvale institutsioonile 2011. aastal tehtud siseauditite kohta (Finantsmääruse artikli 86 lõige 4)

SISUKORD

1........... Sissejuhatus.................................................................................................................... 4

2........... Siseauditi talituse ülesanne............................................................................................... 4

3........... Siseauditi talituse kooskõlastatud auditikava täitmine........................................................ 5

3.1........ Statistika auditite kohta................................................................................................... 5

3.2........ Peamised tähelepanekud ja soovitused, nende mõju ja vastavad juhtimisotsused............... 6

3.2.1..... Juhtimine........................................................................................................................ 6

3.2.2..... Tulemusauditid................................................................................................................ 8

3.2.3..... Kontrollistrateegiad......................................................................................................... 9

3.2.4..... Ülemaailmse satelliitnavigatsioonisüsteemide (GNSS) programmid................................. 10

3.2.5..... Finantsjuhtimise protsessid............................................................................................ 11

3.2.6..... Infotehnoloogia............................................................................................................. 11

4........... Konsulteerimine komisjoni finantsrikkumiste uurimise toimkonnaga................................. 12

5........... Järeldused.................................................................................................................... 12

5.1........ Tulemusauditid.............................................................................................................. 12

5.2........ Komisjoni osakondade kontrollistrateegiad.................................................................... 12

5.3........ Suurte tööstusprogrammide juhtimine komisjoni poolt.................................................... 13

5.4........ Komisjoni finantsjuhtimise protsessid............................................................................. 13

5.5........ Komisjoni IT-juhtimine................................................................................................. 13

1.           Sissejuhatus

Käesolev aruanne on adresseeritud eelarve täitmisele heakskiitu andvale institutsioonile vastavalt finantsmääruse artikli 86 lõikele 4 komisjoni siseauditi talituse (IAS) töö kohta. Käesoleva aruande aluseks on finantsmääruse artikli 86 lõike 3 kohane IASi aruanne, milles käsitletakse peamisi auditi tähelepanekuid, märkimisväärseid riske ning kontrolli ja üldjuhtimisega seotud küsimusi.

Aruanne põhineb IASi poolt 2011. aastal komisjoni peadirektoraatides ja rakendusametites tehtud auditi- ja nõustamisalasel tegevusel[1]. Selle audititöö tulemusi, mida tehti Euroopa detsentraliseeritud asutustes, Euroopa välisteenistuses ning muudes IASi auditeeritud asutustes ja organites, ei kajastata käesolevas aruandes, vaid need esitatakse eraldi aastaaruannetes.

Komisjoni tagasiside siseaudiitori tähelepanekute ja järelduste kohta esitati kokkuvõtvas aruandes,[2] milles komisjon esitas seisukoha IASi, Euroopa Kontrollikoja, eelarve täitmisele heakskiitu andva institutsiooni ja auditi järelevalvekomitee tõstatatud horisontaalsetes küsimustes.

IAS tähistas 2011. aastal kümnendat aastapäeva. Aastakonverents oli võimalus meenutada komisjoni haldusreformi saavutusi, mille hulka kuulub ka IASi ja siseauditi üksuste (IACd) loomine. Konverentsi üks järeldus oli, et komisjoni siseauditistruktuur[3] ei ole üksnes üks suurimaid avaliku sektori siseauditifunktsioone, vaid ta on üks, kellel on sel alal enim kogemusi.

Vastavalt IASi sidusrühmade uuringu tulemustele oli 87 % osalejatest veendunud, et talitusel on selge ettekujutus valitsemisest ja sisekontrollist ning ta edastab seda; samuti oli 87 % osalejatest veendunud, et IASi antud soovituste tulemusena paraneb komisjonis ja rakendusametites riskikontroll.

2.           Siseauditi talituse ülesanne

IAS teostab juhtimis- ja kontrollisüsteemide auditeid komisjonis ja ELi asutustes ning annab sõltumatu ja objektiivse kindluse nende süsteemide adekvaatsuse ja tulemuslikkuse kohta. Juhtkonna taotluse korral saab ta teha ka nõustamistööd.

IAS kuulub auditi eest vastutava komisjoni liikme alluvusse ja annab aru auditi järelevalvekomiteele. IASi sõltumatus on tagatud komisjoni poolt vastu võetud IASi tegevusjuhendis.

Tegevusjuhendis on sätestatud, et IAS lähtub oma tegevuses finantsmäärusest ning Siseaudiitorite Instituudi (IIA) siseauditi kutsetegevuse rahvusvahelistest standarditest ja eetikakoodeksist.

Üldine arvamus komisjoni finantsjuhtimise kohta

Vastavalt tegevusjuhendis nõutule esitas IAS 2011. aastal üldise arvamuse finantsjuhtimise olukorra kohta komisjonis eelneval aastal. Kinnitav avaldus on positiivne. See põhineb IASi ja siseauditi üksuste poolt eelneva kolmeaastase perioodi jooksul tehtud tööl ning annab komisjonile (volinike kolleegiumile) kindluse, et peadirektorite esitatud kinnitavad avaldused on ühiselt vaadatuna usaldusväärsed ega sisalda olulisi puudusi, välja arvatud need, mis on nimetatud IASi poolt finantsmääruse artikli 86 lõike 3 kohaselt koostatud aruandes.

IASi panus positiivsemasse kinnitavasse avaldusse

Kinnitav avaldus (DAS) on Euroopa Kontrollikoja arvamus ELi raamatupidamise aastaaruande usaldusväärsuse ning aruande aluseks olevate tehingute seaduslikkuse ja korrektsuse kohta. Kuigi viimastel aastatel leiti raamatupidamise aastaaruanded olevat usaldusväärsed, on Euroopa Kontrollikoda mõne tegevusvaldkonna kohta avaldanud vastupidise arvamuse. Enamik vigadest esineb väljaspool komisjoni ning neid on leitud eelkõige struktuurifondides, mille puhul toimub eelarve täitmine koostöös liikmesriikidega, ning maaelu arengu (eelarve täitmine toimub koostöös liikmesriikidega), teadusuuringute (otsene eelarve täitmine) ja välisabi (eelarve täitmine detsentraliseeritult) valdkonnas. Suur osa ühtekuuluvuse valdkonnas esinenud vigadest tulenesid ELi ja siseriiklike hanke-eeskirjade tõsistest rikkumistest.

Seepärast on IASi auditikavas prioriteetsed auditid, millega tagatakse, et järjepidevat kontrollistrateegiat kohaldatakse iga märkimisväärse kuluvaldkonna suhtes, sealhulgas struktuurifondide peadirektoraatide suhtes, sest selliste kontrollistrateegiate eesmärk on vähendada vigade esinemise riski aluseks olevates tehingutes.

3.           Siseauditi talituse kooskõlastatud auditikava täitmine

3.1.        Statistika auditite kohta

IAS teostas 2011. aastal 88 % oma prioriteetsetest auditiülesannetest (C1-kategooria ülesanded on need, mis tuleb täita aasta jooksul). Ka muude ülesannete täitmine edenes hästi, sest mitteprioriteetsetest auditiülesannetest täideti 69 % (C2-kategooria ülesanded on need, mida võib ajapuudusel täita järgneval aastal). Lõpetati 29 C1-kategooria ja 36 C2-kategooria ülesannet (sealhulgas auditid, järelmeetmed ja nõustamised), mille põhjal valmis 77 aruannet, mis jagunevad järgmiselt:

Liik || || Kokku 2011 || Kokku 2010 || Kokku 2009

AUDIT || Ülesannete arv || 20 || 24 || 26

Aruannete arv || 23 || 28 || 31

ESIALGSED ÜLEVAATUSED || Ülesannete arv || 3 || 0 || 0

Aruannete arv || 3 || 0 || 0

NÕUSTAMINE || Ülesannete arv || 1 || 6 || 5

Aruannete arv[4] || 1 || 6 || 5

JÄRELMEETMED || Ülesannete arv || 41 || 44 || 31

Aruannete arv || 50 || 50 || 34

Ülesannete arv kokku || 65 || 74 || 62

Aruannete arv kokku || || 77 || 84 || 70

IAS esitas järgmise arvu soovitusi:

|| Heakskiidetud || Jah || Ei

Olulisus || Arv || Arv || % || Arv || %

Kriitiline || 0 || 0 || 100 % || 0 || 0 %

Väga oluline || 57 || 56 || 98 % || 1 || 2 %

Oluline || 102 || 101 || 99 % || 1 || 1 %

Soovitav || 1 || 1 || 100 % || 0 || 0 %

Kokku || 160 || 158 || 99 % || 2 || 1 %

Auditi aruannete täielik loetelu on esitatud lisatud komisjoni töödokumendis koos kokkuvõtetega, soovituste heakskiitmise määradega aruande kohta, aastateks 2007–2011 esitatud soovituste rakendamise seisu ning järelmeetmete lõplike järelduste kokkuvõtetega.

Kõigi heaks kiidetud soovituste jaoks koostasid auditeeritud talitused tegevuskavad, mis esitati IASile ja milles lepiti temaga kokku. Auditeeritud talitused teatasid, et kõigist aastatel 2007–2011 heaks kiidetud soovitustest oli 2012. aasta alguseks rakendatud 80 %. Ainult 25 soovituse[5] puhul ületati tähtaega rohkem kui kuus kuud.

Auditeeritud talituste poolt aastatel 2007–2011 heaks kiidetud soovituste arv, mille puhul IAS oli teostanud järelauditid 2011. aasta lõpuks, on 1097. IAS nõustus, et soovitusi oli rakendatud ja sulges 98 % soovitustest, mille puhul oli kõnealusel perioodil võetud järelmeetmeid.

IASi järelmeetmed kinnitasid, et soovitusi rakendatakse rahuldavalt. Auditi järelevalvekomiteed teavitati kõigist kriitilistest või väga olulistest soovitustest, mille puhul ületati oluliselt tähtaega.

3.2.        Peamised tähelepanekud ja soovitused, nende mõju ja vastavad juhtimisotsused

Kokkuvõte järgnevalt osutatud auditiülesannete eesmärkidest ja ulatusest on esitatud lisatud komisjoni talituste töödokumendis koos antud ja heaks kiidetud soovituste arvuga.

3.2.1.     Juhtimine

IAS teostas 2011. aastal mitu auditit ja järelmeedet juhtimise kohta Euroopa Komisjonis.

· Pettused

IAS on jätkuvalt pühendunud pettuste vältimisele ja avastamisele ning 2011. aastal teostas auditi põllumajanduse ja maaelu arengu peadirektoraadis (DG AGRI). Pettuste vältimine ja avastamine oli ka kahe muu kontrollistrateegiaid käsitleva auditi[6] osa infoühiskonna peadirektoraadis (DG INFSO) ning teadusuuringute ja innovatsiooni peadirektoraadis (DG RTD). Lisaks teostati 2011. aastal Euroopa Pettusevastases Ametis (OLAF) üks järelaudit pettusevastaste infosüsteemide kohta.

DG AGRIs teostatud audit keskendus juhtimise, riskijuhtimise ja sisekontrolli protsesside asjakohasuse ja tulemusliku kohaldamise hindamisele pettuse juhtumite vältimise, avastamise ja järelmeetmete seisukohast.

IAS soovitas selgelt määrata rollid ja kohustused pettusevastases tegevuses, suurendada teadlikkust pettuse riski kohta haavatavates valdkondades, töötada välja pettustevastane strateegia, tugevdada eelarve täitmisel koostöös liikmesriikidega pettusevastaseid kontrolle liikmesriigi tasandil, parandada kindlaks tehtud pettusejuhtumite puhul järelmeetmete võtmist ja aruandlust ning parandada koostööd OLAFiga. Vastavalt tegevuskavale määrab DG AGRI 2012. aasta jooksul ametisse täiskohaga pettusevastase võitluse korrespondendi, kiidab heaks pettusevastase strateegia vastavalt komisjoni strateegiale ning seab sisse töökorralduse OLAFiga.

DG INFSO ja DG RTD puhul leidis IAS, et eelkõige DG INFSO oli välja töötanud murrangulised pettusevastased algatused ning et nendele tuleks tugineda, et töötada välja ühtne pettustevastane strateegia teadusuuringute valdkonna kui terviku jaoks. DG RTD puhul leidis IAS, et teatavad valdkonnad vajavad rohkem tähelepanu, sealhulgas teadlikkuse suurendamine, hoiatavate märkide kaardistamine, selle tagamine, et pettusevastased kontrollid sisalduvad kontrollisüsteemides, koostöö teiste peadirektoraatidega spetsiifiliste riskide puhul (nt plagiaat ja topeltrahastamine), nõuetekohase andmete registreerimise tagamine ning täiustatud andmeotsinguvahendite kasutamine. Vahepeal on läbi vaadatud DG RTD pettusevastane strateegia, et tagada ühiste elementide nõuetekohane käsitlus; korraldatud on koolitusi teadlikkuse tõstmiseks pettustest; korrapärases riskihindamises võetakse arvesse pettuste riski (eelkõige topeltrahastamist); ning pärast kohapealseid katseid kaalutakse DG INFSO poolt välja töötatud IT-vahendi kasutuselevõttu, et avastada plagiaadi juhtumid.

· Talitluspidevuse juhtimine

IAS teostas 2011. aastal põhjaliku järelauditi oma 2009. aasta auditile talitluspidevuse juhtimise kohta peasekretariaadis (tema koordineerivas rollis) ning õigus-, vabadus- ja turvalisusküsimuste (DG JLS),[7] maksunduse ja tolliliidu (DG TAXUD) ja personali- ja turvalisusküsimuste (DG HR) peadirektoraatides. Pärast 2009. aasta auditit ei saanud IAS arvamust esitada. Järelauditi käigus IAS mitte ainult ei hinnanud iga auditeeritud talituse edusamme oma vastavate tegevuskavade rakendamisel, vaid hindas uuesti kontrollide kui terviku adekvaatsust. Selle tulemusena avaldati märkustega arvamus, milles anti põhjendatud kindlus seoses tegevuseesmärkide saavutamisega, välja arvatud ühe küsimuse puhul seoses talitluspidevuse juhtimise järelevalvega. Komisjon hindab kõige asjakohasemaid ja tulemuslikumaid meetmeid selle küsimuse lahendamiseks.

3.2.2.     Tulemusauditid

Oma 10. mai 2011. aasta resolutsioonis 2009. aasta eelarve täitmisele heakskiidu andmise kohta kutsus Euroopa Parlament „siseauditi talitust üles eraldama osa vahendeid selleks, et uurida, kas kesksete peadirektoraatide kulutused on tõhusad, säästlikud ja mõjusad, täiendades sellega praegusi finants- ja vastavusauditeid” (§59).

Sellest tulenevalt lisas IAS oma aastate 2010–2012 strateegilisse auditikavva mitu tulemusauditit. 2011. aastal valmisid IASil esimesed tulemusauditid ettevõtluse ja tööstuse peadirektoraadi (DG ENTR) ettevõtluse ja uuendustegevuse programmi ning humanitaarabi ja kodanikukaitse peadirektoraadi (DG ECHO) operatiivtegevuste kohta.

Ettevõtluse ja uuendustegevuse programmi auditi tulemuste põhjal on DG ENTRil vaja välja töötada väiksem kogum läbimõeldud ja püsivaid tulemusnäitajaid sarnase meetme jaoks ettevõtluse ja uuendustegevuse programmi jätkuprogrammi raames, et parandada tulemuste mõõtmist hindamistes ja parandada suuniste andmist tulemuslikkuse näitajate kohta Konkurentsivõime ja Uuendustegevuse Täitevasutusele, kellele võiks delegeerida rohkem projekte. Komisjoni ettepanekus ettevõtete konkurentsivõime ning väikeste ja keskmise suurusega ettevõtjate programmi (COSME) kohta järgmise mitmeaastase finantsraamistiku (2014–2020) raames pööratakse nõuetekohast tähelepanu auditi tulemustele.

DG ECHO operatiivtegevuste auditi järeldus oli, et kuigi peadirektoraat reageerib sündmustele kiiresti, on puudusi üleminekul abi andmisest arenguabi andmisele ning projektides suureõnnetuste ohu vähendamise ja suurõnnetusteks valmisoleku integreerimisel. Tegevuskava kohaselt on lõplik metoodika ja asjakohane meetmete kogum suurõnnetuste ohu vähendamise integreerimiseks oma hädaabi menetlusse kättesaadav 2012. aasta lõpuks.

IAS soovitas ka, et DG ECHO ning arengu ja koostöö peadirektoraat EuropeAid (DG DEVCO) koostavad ühise strateegia hädaabi, taastustöö ja arengu ühendamise kohta ning et hädaabi, taastustöö ja arengu ühendamist käsitletakse põhjalikult õigusaktide ajakohastamisel, eelkõige Euroopa Arengufondi ja arengukoostöö rahastamisvahendi puhul. Käimas on institutsioonidevahelised arutelud komisjoni uute õigusaktide ettepanekute üle mitmeaastase finantsraamistiku raames ning koostamisel on ECHO, DEVCO ja Euroopa välisteenistuse ühisstrateegia hädaabi, taastustöö ja arengu ühendamise kohta, mille eesmärk on suurendada nii humanitaarabi kui ka arenguabi tulemuslikkust parema koordineerimise, dubleerimise vältimise ja koostoime suurendamise abil. Ühine metoodika kavatsetakse vastu võtta 2012. aasta lõpuks.

IAS teostas 2011. aastal auditi selle kohta, kui tulemuslikult ja tõhusalt jälgib siseturu ja teenuste peadirektoraat (DG MARKT) liikmesriikides riigihanke-eeskirjade kohaldamist . Auditis järeldati, et peadirektoraat peaks partnerluses liikmesriikidega võtma ennetavama lähenemisviisi. Eelkõige tuleks parandada teabe kogumist, analüüsi ja aruandlust ning täitemeetmeid tuleks paremini prioritiseerida ja suunata Euroopa Kontrollikoja ja OLAFi töö ning järelkontrollide põhjal. DG MARKT peaks olema algatajaks teabe, kogemuste ja parimate tavade vahetamisel ning riikide hankesüsteemide võrdleva analüüsi puhul.

Komisjon võttis IASi auditi soovitusi arvesse riigihanget käsitlevate läbivaadatud õigusaktide ettepanekutes, eelkõige seoses nõuetega, et liikmesriigid peavad esitama aastaaruanded ja looma riigi tasandil spetsiaalsed organid, kes vastutavad üldise koordineerimise ja järelevalve eest.

3.2.3.     Kontrollistrateegiad

Pärast 2010. aastal tehtud struktuurifondide auditeid analüüsis IAS 2011. aastal kontrollistrateegiaid teadusuuringute (DG RTD ja INFSO), välisabi (DG DEVCO), ühinemiseelsete programmide (IPARD) ja üleeuroopalise transpordivõrgu (TEN-T) programmide valdkonnas.

RTD ja INFSO peadirektoraatides tehtud auditite puhul oli üks peamine saavutus ühise esindusliku auditivalimi (CRAS) kasutuselevõtt alates 2012. aastast kogu teadusuuringute valdkonnas. Sellega suurendatakse tõhusust ning vähendatakse auditikoormust ja kooskõlastamise probleeme, mis tulenevad sellest, et samasid toetuse saajaid tuleb testida komisjoni kuni kaheksa eri teadusuuringute talituse poolt. Aruandekohustuse ja kinnituse andmise vajaduste säilitamiseks võib ühtse valimi iga talituse osa vajaduse korral suurendada ning nad peaksid jätkuvalt koostama oma enda konkreetsed riskipõhised valimid.

IAS soovitas välisabi valdkonnas, et DG DEVCO tugevdaks oma järelevalvet ja kontrolle nii detsentraliseeritud kui ka tsentraliseeritud toetustaotluste esitamise kutsete puhul ning täpsemalt kehtestaks või tugevdaks oma järelevalve mehhanisme ja kontrolle, et saada kindlus toetuse määramise protsessi tulemuslikkuse ja läbipaistvuse kohta ning selle kohta, kas protsess vastab kehtestatud eeskirjadele. IASi muud soovitused hõlmasid personali koolitusvajadusi, arenguabiprogrammide teabesüsteemi (CRIS) andmete sisestamise tugevdatud kontrolle parema koolituse abil ning rangemat andmete läbivaatamise protsessi, mis hõlmab nii DEVCO peakorterit kui ka ELi delegatsioone. DG DEVCO tugevdas oma järelevalvet ja kontrolle toetustaotluste esitamise kutsete üle, tugevdades ELi välistegevuse raames lepingute sõlmimise korda käsitleva praktilise juhendi (PRAG) juhiseid, vaadates läbi praegused suunised ning tehes kindlaid edusamme koolituse valdkonnas. Peagi algatatakse andmete kvaliteedi uuring, et klassifitseerida erinevad vead, teha kindlaks vigase sisestamise peamised põhjused ning soovitada parandus- ja vältimismeetmeid. Et parandada andmete kvaliteeti arenguabiprogrammide teabesüsteemis, koostatakse ulatuslik tegevuskava, mis on osa Euroopa Kontrollikoja poolt arenguabiprogrammide teabesüsteemi kohta teostatud spetsiifilisest auditist.

Auditiga DG AGRI juhitava IPARDi (ühinemiseelse abi rahastamisvahend maaelu arendamiseks) kohta tehti kindlaks viivitused IPARDi programmide rakendamisel, mis tulenevad rahastamiskava puudulikust täitmisest ja eelarve võimalikust vähenemisest n+3 kohustustest vabastamise reegli alusel. IAS soovitas DG AGRI-l teha rohkem tööd, et kehtestada eelakrediteeringu protsessi (kuni haldusvolituste andmist käsitleva otsuseni) etapid ja ajakava, ning anda kandidaatriikidele ja nende eelakrediteeringu organitele paremaid suuniseid ja parandada nendega teabevahetust. DG AGRI oli seisukohal, et IPARD programmi juhtimise andmine Horvaatiale oli parim viis Horvaatia ettevalmistamiseks Euroopa Maaelu Arengu Põllumajandusfondide juhtimiseks (mida toetas Euroopa Kontrollikoda), kui ta parandab suuniseid, vaatab läbi haldusvolituste andmise protsessi ning hindab kuni 2012. aasta lõpuni korrapäraselt kitsaskohti.

2006. aastal loodi Üleeuroopalise Transpordivõrgu Rakendusamet, et juhtida TEN-T programmi tehnilist ja rahalist rakendamist (2011. aastal võeti kulukohustusi mahus 1,2 miljardit eurot). Euroopa Kontrollikoda lõpetas TEN-T kontrollistrateegia auditi rahuldava auditiarvamusega, kinnitades, et rakendusametid võivad järgmises mitmeaastases finantsraamistikus olla edasise arengu seisukohast toimivad ja tulemuslikud juhtimismudelid.

3.2.4.     Ülemaailmse satelliitnavigatsioonisüsteemide (GNSS) programmid

Komisjon osaleb üha enam suurte tööstusprogrammide (nt rahvusvaheline katsetermotuumareaktor (ITER), Galileo) või kogu ELi hõlmavate IT-süsteemide haldamises ja elluviimises, millega kaasnevad teatavad probleemid ja riskid.

Komisjoni haldamistegevuste toetamiseks selles valdkonnas teostas IAS 2011. aastal kolm auditit ülemaailmse satelliitnavigatsioonisüsteemi (GNSS) programmide EGNOS (Euroopa Geostatsionaarne Navigatsioonilisasüsteem) ja Galileo kohta. Kuna hakkasid tekkima olulised viivitused, täiendavad kulud ning erainvestorid hakkasid loobuma, tehti neis programmides aastatel 2007–2008 ümberkorraldusi, millega kaasnesid läbivaadatud kava, uus rahastamisskeem ja uus juhtimismudel, kuhu kuuluvad eelkõige komisjon programmi haldajana, Euroopa Kosmoseagentuur projektijuhina ja liikmesriigid, mis on esindatud eri organite kaudu. Komisjon tegi ettepaneku panna kõrvale 7 miljardit eurot, et tagada ELi satelliitnavigatsiooni infrastruktuuri valmimine ja hoida süsteeme käigus kuni 2020. aastani.

IASi esimene auditiülesanne, mis käsitles juhtimist, riskijuhtimist ja projektijuhtimist, lõpetati vastupidise arvamusega, milles soovitati muuta kõnealused kosmoseprogrammid ja nende juhtimisstruktuur stabiilsemaks. Muud soovitused olid järgmised: tugevdada komisjoni kui programmi haldaja juhtivat rolli; komisjon ja Euroopa Kosmoseagentuur peaksid keskenduma rohkem oma vastavatele rollidele; GNSSi agentuuri roll tuleks täpsustada ja pikemaks ajaks kindlaks määrata ning tuleb parandada personalistrateegiat seoses ajutiste töötajatega, et tagada töötajate järjepidevus.

IASi teine auditiülesanne, mis käsitles meetmete, toetuste ja hangete juhtimist, lõpetati märkustega arvamusega. IAS soovitas korraldada Euroopa Kosmoseagentuuri sisekontrollisüsteemi uue läbivaatamise kooskõlas finantsmääruse nõuetega, mis käsitlevad eelarve täitmist kaudselt ja tsentraliseeritud korras. Samuti tuleks karmistada tingimusi, mille alusel lubatakse avatud hankemenetlust, ning läbirääkimistega hankemenetlusi tuleks kasutada vaid erakorralistel juhtudel. Lisaks soovitas IAS karmistada Euroopa Kosmoseagentuuri aruandlusnõudeid, et siduda paremini maksed ja tulemused, silmas pidades paremat kavandamist, Euroopa Kosmoseagentuuri järelevalvet ja jälgimist. Ettevõtluse ja tööstuse peadirektoraat (DG ENTR) otsustas uuesti teostada (allhanke korras) Euroopa Kosmoseagentuuri süsteemide ja protseduuride kuue samba hindamise.

Kolmas auditiülesanne, mis käsitles põhivara raamatupidamisarvestust, finantsmenetlusi ja finantsjuhtimist, lõpetati vastupidise auditiarvamusega põhivara täielikkuse ja väärtuse hindamise kohta. IAS soovitas DG ENTRil tugevdada oma järelevalvet põhivara valitsemise üle ning töötada välja asjakohane arvestusstrateegia. DG ENTR peaks koos eelarve peadirektoraadi (DG BUDG) ja peaarvepidajaga kindlaks määrama asjakohased hindamise ja arvestuse metoodid põhivara erinevate voogude jaoks. Lisaks Euroopa Kosmoseagentuuri sisekontrollisüsteemi uuele hindamisele tuleks DG ENTR järelauditites arvesse võtta kogu olemasolevat teavet, eelkõige Euroopa Kosmoseagentuuri audiitorkogu esitatud märkusi Euroopa Kosmoseagentuuri raamatupidamise aastaaruannete kohta.

Komisjon võttis viivitamata meetmeid äsja kirjeldatud probleemide kõrvaldamiseks. Kogu programmi järelevalveks määrati uus peadirektori asetäitja. Võeti vastu meetmed haldusprotsesside parandamiseks. On värvatud väliskonsultandid, kes abistavad hindamise ja raamatupidamisarvestusega. 2011. aasta oktoobris saadeti edukalt orbiidile kaks esimest satelliiti. Komisjon võttis novembris vastu ettepaneku uue määruse kohta, mis käsitleb Euroopa satelliitnavigatsioonisüsteemide rajamist ja kasutamist.

3.2.5.     Finantsjuhtimise protsessid

IAS keskendus 2011. aastal komisjoni tasandil peamiselt kahele protsessile (tagatiste ja summade tagasinõudmise juhtimine) ning kolmes talituses (infrastruktuuri- ja logistikaamet Brüsselis (OIB), DG HR ja Teadusuuringute Ühiskeskus) hangete haldamisele. Lisaks hõlmasid mitmed GNSSi programmi auditid ka mõnda finantstegevust, nimelt toetuste ja hangete haldamist, finantsmenetlusi ja finantsjuhtimist (vt lisateavet osas 3.2.4). 2011. aastal teostatud mitme peadirektoraadi auditi käigus tehti kindlaks finantstagatiste valitsemise puhul valdkonnad, mida tuleks parandada.

Järelmeetmed tagasinõudmismenetluse puhul näitasid, et soovitusi on asjakohaselt rakendatud, mis aitab kaasa rangemate protseduuride kehtestamisele auditeeritud peadirektoraatides. 2011. aastal teostatud järelauditid hankemenetluste kohta näitasid, et auditeeritud talitustes oli oluliselt parandatud süsteeme ja menetlusi.

Üldiselt on IASi järeldused komisjoni finantsjuhtimise protsesside kohta positiivsed.

3.2.6.     Infotehnoloogia

Infotehnoloogial (IT) on üha suurem mõju komisjoni toimingutele ning IT tegevustele eraldatakse üha rohkem raha ja personali (igal aastal kulutatakse 500 miljonit eurot ja IT valdkonnas töötab 3 800 töötajat).

IASi soovituste järel algatas komisjon 2010. aastal mitu algatust tagamaks, et ta saab IT valdkonda tehtud investeeringutest võimalikult palju tagasi, silmas pidades kulude ja teenuste tõhusust, sealhulgas luues IT juhtkomitee.

Komisjon on oma tähelepanu suunanud praegu ulatusliku IT strateegia ja IT investeeringutele strateegilisema lähenemise kavandamisele, jälgides hoolikamalt oma kulutusi IT valdkonnas, tagamaks, et need on kooskõlas põhitegevusega, ning et tuvastada tõhusust suurendavad koostoimed.

2011. aastal teostatud auditites[8] keskenduti IT-juhtimisele, IT-projektide juhtimisele ja infoturbele. Erilist tähelepanu pöörati allhanke korras edasi antud tegevuste juhtimisele, kus edasiantud teenused võivad suurendada riske, et organisatsiooni vajadusi ei täideta, ületatakse eelarvet või on rikkumisi süsteemide turvalisuses.

Auditi tulemused näitasid vajadust tugevdada haldusosakondades ja IT projektide puhul juhtimist ja IT-ga seotud riskide juhtimist. Eelkõige tuleks tugevdada kõrgema juhtkonna rolli IT investeeringute üle järelevalve teostamisel. Muud valdkonnad, mida tuleks tugevdada, on seotud infoturbega.

4.           Konsulteerimine komisjoni finantsrikkumiste uurimise toimkonnaga

Finantsrikkumiste uurimise toimkond ei teatanud 2011. aastal ühestki süsteemsest probleemist Euroopa ühenduste üldeelarve suhtes kohaldatava finantsmääruse artikli 66 lõike 4 alusel.

5.           Järeldused

Komisjon on tänulik nii siseaudiitorile kui ka auditeeritud peadirektoraatidele ja talitsustele nende positiivse koostöö eest ning IASi soovituste alusel koostatud tegevuskavade eest. Rakendades selleks aastaks ja eelnevateks aastateks koostatud tegevuskavasid, ehitab komisjon püsivalt ülesse oma sisekontrolli raamistikku.

2011. aastal tehtud töö põhjal saab teha järgmised järeldused.

5.1.        Tulemusauditid

IASi kahe esimest tulemusauditi eesmärk oli pigem muuta protsessid tulemuslikumaks ja tõhusamaks ning mitte nii väga testida nende vastavust menetlustele ja eeskirjadele. Praegusel ajal on seda liiki audit eriti asjakohane, sest on välja kujunenud sisekontrollisüsteemid, mis käsitlevad vastavusega seotud küsimusi, kuid komisjon peab püüdma saavutada rohkem vähemate vahenditega ning arvestades praegust majanduskeskkonda, näitama suuremat tõhusust. IAS on teinud ka olulisi jõupingutusi, et määratleda tulemusauditi raamistik ja töötada välja organisatsioonisisene koolitusprogramm audiitoritele.

Kõnealused esimesed tulemusauditid andsid positiivseid tulemusi, kuid tõid välja vajaduse järgmise järele:

· peadirektoraatide tegevuste parem seotus;

· asjakohasemad tulemuslikkuse näitajad teatavate programmide jaoks;

· tulemuslikkuse parem mõõtmine hindamistes.

Mitmeaastases finantsraamistikus (2014–2020) tegi komisjon ettepaneku radikaalseteks lihtsustamisteks ning hõlmas kõigi valdkondlikke programmide üldised ja erieesmärgid ning peamised tulemuslikkuse näitajad, et parandada tulemuslikkusealast aruandlust. Lisaks nõutakse hindamise standardklauslis hindamise lõpparuannet selle kohta, kas kõik programmi eesmärgid on saavutatud.

5.2.        Komisjoni osakondade kontrollistrateegiad

IAS jätkas tööd selle nimel, et aidata komisjonil saada positiivsem kinnitav avaldus, võttes aluseks olevates tehingutes esineva vea riski puhul tulemusliku ja proportsionaalse lähenemisviisi.

Eesmärgiga tugevdada kontrolle selle üle, kuidas ELi teadusuuringute poliitikat juhitakse, rõhutas IAS komisjoni kahes teadusuuringutega seotud osakonna 2011. aasta auditis vajadust ühise auditistrateegia järele Euroopa teadusruumis, mis hõlmaks vähemalt kaheksat komisjoni osakonda. Teadusuuringute omavahelised seosed tähendavad, et seal on sageli ühised toetusesaajad, mis eeldab kooskõlastatumat auditi lähenemisviisi.

Välisabi valdkonnas soovitas IAS tugevamat järelevalvet ja kontrolle Euroopa Arengufondi toetuse andmise menetluse puhul, seda nii komisjoni peakorterites kui ka ELi delegatsioonides. Tegevuskavad töötati välja, et parandada detsentraliseeritud kulude järelevalvet, eelkõige parandades delegatsioonide aruandlust, muutes kontrolliprogrammid ratsionaalsemaks ja jälgides kontrollitegevust. Neid meetmeid peeti piisavaks, kuid need ei ole veel tulemusi andnud. Ülesannete eraldamine komisjoni ja Euroopa välisteenistuse vahel tekitab uusi riske, millega tegeletakse.

IAS auditeeris struktuurifondide peadirektoraatide kontrollistrateegiaid 2010. aastal ning järeldas, et need liiguvad õiges suunas. Seda tööd jätkatakse 2012. aastal ühtekuuluvuse valdkonnas audititega, mis hõlmavad Euroopa Regionaalarengu Fondi, Ühtekuuluvusfondi ja Euroopa Sotsiaalfondi eelmise programmiperioodi sulgemist ning kontrollide rakendamist programmiperioodil 2007–2013, et saada põhjendatud kindlus, et peadirektoraadid tegelevad püsivalt kõrge veamäära küsimusega tulemuslikult.

5.3.        Suurte tööstusprogrammide juhtimine komisjoni poolt

Pärast ülemaailmse satelliitnavigatsioonisüsteemi (GNSS) programmide auditeid järeldas IAS, et komisjon peaks tagama, et tal on suutlikkus juhtida selliseid keerukaid programme, sest need eeldavad suuremahuliste projektide juhtimise oskusi, mida organisatsiooni sees sageli ei leidu. Samuti eeldavad need juhtimise eest vastutuse määramist asjakohaselt kõrgel tasemel ja stabiilset juhtimisstruktuuri.

Komisjon võttis nende küsimuste lahendamiseks viivitamata meetmed ja võttis vastu ettepaneku uue määruse kohta, mis käsitleb Euroopa satelliitnavigatsioonisüsteemide rajamist ja kasutamist. Sellega nähakse ette uus raamistik Euroopa Geostatsionaarne Navigatsioonilisasüsteemi (EGNOS) ja Galileo programmide rahastamiseks ja juhtimiseks aastatel 2014–2020.

5.4.        Komisjoni finantsjuhtimise protsessid

Finantsjuhtimise protsesside järelaudititest nähtus, et viimastel aastatel on tehtud palju edusamme ning seega on IASi järeldused selles valdkonnas positiivsed. Vaja on veel tööd teha tagamaks, et kontrolliraamistik püsib töökindlana olenemata vahendite vähendamisest.

5.5.        Komisjoni IT-juhtimine

IASi poolt IT valdkonnas tehtud soovituste järel on komisjon võtnud mitmeid meetmeid. Näiteks loodi IT tegevuspõhise juhtimise ja juhtkomitee, kõrgetasemeline IT-komitee, infosüsteemide projekti juhtimisnõukogu ja eraldi IT töörühm kontorite automatiseerimise alal, mis kõik on parandanud IT-juhtimist. 2010/2011 alustati IT ratsionaliseerimise protsessi[9]. Selleks vaadati läbi ja hinnati 2011. aastal mitut komisjoni IT-süsteemi, eemärgiga piirata kohalike IT-süsteemide ja IT-valdkonna töötajate arvu ning ühtlustada olemasolevad süsteemid. See töö on käimas. On esmatähtis, et kõik ratsionaliseerimise otsused põhinevad iga kaalutava valiku kulude ja kasu põhjalikul ja objektiivsel analüüsil.

[1]               1. veebruariks 2011 koostatud auditi- ja nõustamisaruandeid ning kirja juhtkonnale 2011. aasta märtsis lõpetatud peadirektoraatide jagamise kohta käsitleti 2010. aasta aruandes ning seepärast ei ole seda siin käsitletud. Sarnaselt käsitletakse 2011. aasta aruandes aruandeid, mis koostati 2011. aastal, kuid lõplikult valmisid 31. jaanuariks 2012.

[2]               KOM(2011) 0281, 6. juuni 2012.

[3]               Siseauditi talitus ja siseauditi üksused.

[4]               Sealhulgas kirjad juhtkonnale.

[5]               Nendest 25 soovitusest oli üks esitatud 2006. aastal (vt lisatud komisjoni töödokumendis esitatud märkuseid).

[6]               Rohkem teavet on esitatud osas 3.2.3.

[7]               2010. aastal jagati DG JLS siseasjade peadirektoraadiks (DG HOME) ja õigusküsimuste peadirektoraadiks (DG JUST).

[8]               Kohaliku IT juhtimine tööhõive, sotsiaalküsimuste ja sotsiaalse kaasatuse peadirektoraadis (DG EMPL), IT-keskkonna turvalisus edasiantud projektide puhul regionaalpoliitika peadirektoraadis (DG REGIO), telekommunikatsiooni infrastruktuuri ja teenuste s-TESTA juhtimine informaatika peadirektoraadis (DG DIGIT), Euroopa ettevõtlusvõrgustiku IT-vahendid Konkurentsivõime ja Uuendustegevuse Täitevasutuses (EACI).

[9]               Volinik M. Šefčoviči 7. oktoobri 2010. aasta teatisega komisjonile „Getting the best from IT in the Commission” („Parimate IT-lahenduste saavutamine komisjonis”) loodi IT tegevuspõhise juhtimise ja juhtkomitee. Volinik M. Šefčoviči 30. novembri 2011. aasta teatises komisjonile „Follow up to the Communication „Getting the best from IT in the Commission” (Järg teatisele „Parimate IT-lahenduste saavutamine komisjonis”) tehti ettepanek komisjoni IT ratsionaliseerimise protsessi kohta.