Przekazywanie dokumentów sądowych i pozasądowych między państwami UE

KLUCZOWE ZAGADNIENIA

Rozporządzenie ma zastosowanie w sprawach cywilnych i handlowych, w przypadkach, w których zachodzi konieczność przesłania dokumentów sądowych i pozasądowych do innego państwa UE.

Dokumenty – wnioski, potwierdzenia, dowody odbioru, poświadczenia i zawiadomienia – są przekazywane między jednostkami:

• za pośrednictwem bezpiecznego i niezawodnego zdecentralizowanego systemu informatycznego (sieci krajowych systemów informatycznych i interoperacyjnych punktów dostępu);
• z wykorzystaniem najszybszych i najbardziej odpowiednich środków alternatywnych (w razie zakłócenia działania systemu).

Są one doręczane adresatom przez:

• jednostki przyjmujące; lub
• jednostki przekazujące – listem poleconym lub drogą elektroniczną, z zastrzeżeniem określonych warunków.

Państwa UE:

• wyznaczają urzędników państwowych, organy lub inne osoby właściwe do wysyłania („jednostki przekazujące”) i odbierania („jednostki przyjmujące”) dokumentów;
• przekazują Komisji Europejskiej szczegółowe informacje na temat wyznaczonych podmiotów oraz inne merytoryczne informacje;
• wyznaczają organ centralny, który:
  • udziela informacji jednostkom przekazującym,
  • rozwiązuje ewentualne problemy,
  • w wyjątkowych przypadkach przekazuje wnioski właściwej jednostce przyjmującej;
• zapewniają pomoc w ustaleniu nieznanego adresu osoby, której ma zostać doręczony dokument;
• ponoszą koszty instalacji, działania i utrzymania krajowych systemów informatycznych.

Zgodnie z zasadami określonymi dla procedury przekazywania i doręczania:

• dokumenty sądowe:
  • są przekazywane bezpośrednio i jak najszybciej między jednostkami,
  • przekazuje się razem z odpowiednim formularzem wypełnionym w języku urzędowym UE;
• jednostki przyjmujące:
  • jak najszybciej przesyłają potwierdzenie odbioru dokumentu,
  • informują jednostkę przekazującą w przypadku, gdy brakuje jakichkolwiek informacji lub gdy wniosek nie wchodzi w zakres stosowania rozporządzenia,
  • przekazują dokument odpowiedniej jednostce, jeżeli nie są właściwe miejscowo,
  • doręczają dokument, jeżeli są do tego uprawnione, w terminie jednego miesiąca,
  • informują jednostkę przekazującą o fakcie doręczenia dokumentu lub odmowy jego przyjęcia;
• adresaci mogą odmówić przyjęcia dokumentu:
  • jeżeli nie został on sporządzony w języku urzędowym ich państwa lub w języku, który rozumieją,
  • w momencie doręczania lub w terminie dwóch tygodni od momentu doręczenia, składając pisemne oświadczenie;
• zastosowanie znajdują odmienne przepisy i terminy, jeżeli pozwany nie wdał się w spór, a doręczanym dokumentem jest dokument wszczynający postępowanie.

Co do zasady wnioskodawcy nie ponoszą kosztów doręczenia dokumentów sądowych. Niemniej jednak jednorazowa opłata w stałej wysokości, ustanowiona na szczeblu krajowym, znajduje zastosowanie:

• z tytułu czynności urzędnika sądowego lub osoby właściwej na mocy prawa;
• w razie wykorzystania szczególnego sposobu doręczenia.

Komisja:

• może przyjmować akty delegowane i wykonawcze dotyczące regulowanych rozporządzeniem zagadnień o charakterze technicznym;
• jest odpowiedzialna za utworzenie, utrzymanie, rozwijanie i finansowanie oprogramowania, które organy krajowe mogą wykorzystywać zamiast krajowych systemów informatycznych;
• sporządza i aktualizuje elektroniczny podręcznik zawierający informacje praktyczne przekazywane jej przez organy krajowe oraz udostępnia go za pośrednictwem Europejskiej Sieci Sądowej w sprawach cywilnych i handlowych (decyzja 2001/470/WE – zob. streszczenie) i na europejskim portalu „e-Sprawiedliwość”;
• ustanawia, do 2 lipca 2023 r., szczegółowy program monitorowania wyniku, skutków i oddziaływania rozporządzenia;
• przedstawia Parlamentowi Europejskiemu, Radzie i Europejskiemu Komitetowi Ekonomiczno-Społecznemu sprawozdanie z ewaluacji rozporządzenia.

Dokumenty pozasądowe są przekazywane i doręczane na takich samych warunkach jak dokumenty sądowe.

Rozporządzenie:

• nie ma zastosowania:
  • do spraw skarbowych, celnych lub administracyjnych,
  • do odpowiedzialności państwa za działania lub zaniechania przy sprawowaniu władzy publicznej,
  • w przypadku, gdy nie jest znany adres osoby, której ma zostać doręczony dokument.

Uchylenie

Rozporządzenie (UE) 2020/1784 przekształca i zastępuje rozporządzenie (WE) nr 1393/2007 wraz z jego kolejnymi zmianami (zob. streszczenie).