1.   De stuurgroep bestaat uit de bevoegde autoriteiten van de lidstaten.

2.   De autoriteiten van de lidstaten wijzen maximaal twee vertegenwoordigers op hoog niveau aan en maximaal twee plaatsvervangers, en zorgen ervoor dat hun vertegenwoordigers een hoog niveau van deskundigheid bieden.

1.   De stuurgroep handelt op verzoek van haar voorzitter in overeenstemming met de horizontale regels van de Commissie voor deskundigengroepen (hierna „de horizontale regels” genoemd) (6).

2.   De vergaderingen van de stuurgroep worden in beginsel in de gebouwen van de Commissie gehouden.

3.   De stuurgroep komt ten minste eens per jaar bijeen.

4.   Een ondersteunende en coördinerende structuur binnen DG HOME verzorgt het secretariaat van de stuurgroep, bereidt het werk voor in samenwerking met de betrokken directoraten-generaal van de Commissie, onder andere door bij lidstaten onderzoekers en praktijkmensen deskundigheid te verzamelen over ontwikkelingen, trends en de noodzaak om op te treden, en zorgt voor een passende follow-up. Commissieambtenaren van de betrokken diensten die belang hebben bij de werkzaamheden mogen de vergaderingen van de stuurgroep bijwonen.

5.   In overleg met de voorzitter kan de stuurgroep bij gewone meerderheid van zijn leden besluiten om zijn beraadslagingen open te stellen voor het publiek.

6.   Er worden relevante en volledige notulen opgesteld van de besprekingen over elk agendapunt en over de door de stuurgroep uitgebrachte adviezen. De notulen worden opgesteld door de ondersteunende en coördinerende structuur, onder verantwoordelijkheid van de voorzitter.

7.   De stuurgroep stelt zijn adviezen, aanbevelingen en verslagen vast bij consensus. Wanneer er wordt gestemd, wordt de uitslag van de stemming bepaald bij gewone meerderheid van de leden. Leden die hebben tegengestemd, hebben het recht een document met een samenvatting van de redenen voor hun standpunt aan de adviezen, aanbevelingen en verslagen te laten hechten.

1.   Overeenkomstig de horizontale regels kan via een rechtstreekse uitnodiging van de voorzitter aan de EU-coördinator voor terrorismebestrijding en de Europese Dienst voor extern optreden de status van waarnemer worden toegekend.

2.   Bij hun benoeming als waarnemer wijzen zij een vertegenwoordiger aan.

3.   Waarnemers en hun vertegenwoordigers kunnen toestemming van de voorzitter krijgen om aan de besprekingen van de stuurgroep deel te nemen en deskundigheid te bieden. Zij hebben echter geen stemrecht en nemen niet deel aan het formuleren van de aanbevelingen of adviezen van de stuurgroep.

1.   De stuurgroep wordt geregistreerd in het register van deskundigengroepen.

2.   Ten aanzien van de samenstelling van de stuurgroep worden zowel de namen van de autoriteiten van de lidstaten als de namen van de waarnemers in het register van deskundigengroepen bekendgemaakt.

3.   Alle relevante documenten, inclusief de agenda’s, de notulen en de bijdragen van deelnemers, worden ter beschikking gesteld in het register van deskundigengroepen of via een link in het register naar een speciale website waar deze informatie beschikbaar is. De toegang tot speciale websites wordt niet onderworpen aan gebruikersregistratie of enige andere beperking. Met name de agenda en andere relevante achtergronddocumentatie worden bijtijds vóór aanvang van de vergadering bekendgemaakt, gevolgd door de tijdige bekendmaking van de notulen. Op de bekendmakingsplicht wordt uitsluitend een uitzondering gemaakt wanneer wordt geoordeeld dat de openbaarmaking van een document zou leiden tot ondermijning van de bescherming van een openbaar of particulier belang als bedoeld in artikel 4 van Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad (10).

1.   Deelnemers aan de werkzaamheden van de stuurgroep ontvangen geen bezoldiging voor de diensten die zij bieden.

2.   De reis- en verblijfkosten van de deelnemers aan de werkzaamheden van de stuurgroep worden door de Commissie vergoed. De vergoeding is in overeenstemming met de binnen de Commissie geldende bepalingen en binnen de grenzen van de beschikbare kredieten die aan de diensten van de Commissie zijn toegewezen op grond van de jaarlijkse procedure voor de toewijzing van middelen.