REGLEMENT VAN ORDE VAN HET STATISTISCH COMITÉ GEMEENSCHAP/ZWITSERLAND

Artikel 1

Voorzitterschap

1.   Het voorzitterschap van het Statistisch Comité Gemeenschap/Zwitserland (hierna „het gemengd comité” genoemd), wordt bij toerbeurt gedurende een kalenderjaar bekleed door een vertegenwoordiger van de Commissie van de Europese Gemeenschappen (hierna „Commissie” genoemd) namens de Europese Gemeenschap en door een vertegenwoordiger van de Zwitserse Bondsstaat. Het wordt bekleed door de Europese Gemeenschap in het jaar dat de Overeenkomst tussen de Europese Gemeenschap en de Zwitserse Bondsstaat over samenwerking op het gebied van statistiek (hierna „de overeenkomst” genoemd) in werking treedt.

2.   Het delegatiehoofd van de met het voorzitterschap belaste partij of eventueel zijn plaatsvervanger bekleedt de functie van voorzitter van het gemengd comité.

Artikel 2

Delegaties

1.   De overeenkomstsluitende partijen benoemen elk hun delegatiehoofd.

2.   Het gemengd comité kan besluiten andere personen als waarnemer tot zijn vergaderingen toe te laten.

3.   De overeenkomstsluitende partijen informeren elkaar uiterlijk vijftien werkdagen voor de vergadering over de samenstelling van hun delegatie.

Artikel 3

Secretariaat

1.   Een vertegenwoordiger van de Commissie en een vertegenwoordiger van de Zwitserse Bondsstaat nemen gezamenlijk het secretariaat van het gemengd comité waar. De secretarissen worden door hun respectieve delegatiehoofden benoemd en oefenen hun functie uit totdat er een nieuwe secretaris wordt benoemd. Elke partij geeft de naam en de contactgegevens van haar secretaris door aan de andere partij.

2.   De secretarissen zijn verantwoordelijk voor de communicatie tussen de delegaties, met inbegrip van de verzending van documenten, en houden toezicht op het secretariaat.

3.   Het secretariaat van het gemengd comité wordt vervuld door de partij die het voorzitterschap bekleedt.

Artikel 4

Vergaderingen

1.   Het gemengd comité komt bijeen wanneer dat nodig is. Het delegatiehoofd van elke overeenkomstsluitende partij kan verzoeken een vergadering te beleggen.

2.   Het gemengd comité en het Comité statistisch programma (CSP) organiseren hun werkzaamheden ten behoeve van deze overeenkomst zo nodig in gemeenschappelijke vergaderingen.

3.   De voorzitter verstuurt de convocatie tezamen met de ontwerpagenda en de vergaderstukken uiterlijk vijftien werkdagen voor de vergadering aan het andere delegatiehoofd.

4.   Het andere delegatiehoofd kan de voorzitter vragen in spoedgevallen de in lid 3 en in artikel 2, lid 3, vermelde termijn te bekorten.

Artikel 5

Agenda

1.   De voorzitter stelt in overleg met het andere delegatiehoofd de voorlopige agenda voor elke vergadering vast. Elk punt dat door een van de delegaties wordt aangedragen, wordt op de voorlopige agenda geplaatst, mits daartoe dertig werkdagen voor de geplande vergadering een verzoek wordt ingediend.

2.   Het gemengd comité kan besluiten een punt op de agenda te plaatsen dat niet op de voorlopige agenda voorkomt.

3.   De agenda wordt aan het begin van elke vergadering door het gemengd comité goedgekeurd.

Artikel 6

Subcomités en werkgroepen

1.   Het gemengd comité kan besluiten voor specifieke taken subcomités en werkgroepen in te stellen.

2.   De samenstelling en de werkwijze van de subcomités en werkgroepen worden vastgesteld volgens de op het gemengd comité van toepassing zijnde regels.

3.   De subcomités en werkgroepen brengen rechtstreeks verslag uit aan het gemengd comité en werken onder zijn gezag. Zij mogen geen besluiten nemen maar wel aanbevelingen doen.

4.   Het gemengd comité beslist over de wijziging of de beëindiging van het mandaat van de subcomités en werkgroepen.

Artikel 7

Aanbevelingen en besluiten

1.   De aanbevelingen en besluiten van het gemengd comité als bedoeld in artikel 3, lid 1, van de overeenkomst worden in onderling overleg door de twee delegaties vastgesteld.

2.   De aanbevelingen en besluiten van het gemengd comité worden voorzien van de vermelding „Aanbeveling” of „Besluit”, gevolgd door een volgnummer, de datum van vaststelling en een aanduiding van het onderwerp.

3.   Besluiten worden in artikelen onderverdeeld. Elk besluit begint met een preambule en eindigt met de woorden „Gedaan te …”, gevolgd door de plaats waar en de datum waarop het door het gemengd comité is vastgesteld. Besluiten bevatten de datum van inwerkingtreding en zijn bindend voor de overeenkomstsluitende partijen.

4.   De besluiten en aanbevelingen van het gemengd comité worden in tweevoud opgesteld en voor het gemengd comité door beide delegatiehoofden ondertekend.

5.   Elke partij kan besluiten door het comité vastgestelde aanbevelingen of besluiten bekend te maken.

6.   De aanbevelingen en besluiten van het gemengd comité kunnen via de schriftelijke procedure worden vastgesteld als de twee delegatiehoofden zulks overeenkomen.

Hiertoe stuurt de voorzitter het ontwerp aan het andere delegatiehoofd. De in de schriftelijke procedure vastgestelde termijn bedraagt ten minste vijftien werkdagen.

Artikel 8

Notulen

1.   Van elke vergadering van het gemengd comité worden onder de verantwoordelijkheid van de voorzitter binnen vijftien werkdagen ontwerpnotulen opgesteld.

2.   Als algemene regel geldt dat in de notulen ten aanzien van elk agendapunt het volgende wordt vermeld:

—	de aan het gemengd comité voorgelegde documenten;

—	de verklaringen die de overeenkomstsluitende partijen opgenomen wensen te zien;

—	de besluiten, verklaringen of conclusies van het gemengd comité;

—	de geformuleerde aanbevelingen.

3.   De ontwerpnotulen worden via de schriftelijke procedure overeenkomstig artikel 7, lid 6, aan beide delegaties ter goedkeuring voorgelegd. Als deze procedure niet tot een resultaat leidt, worden de notulen door het gemengd comité op zijn volgende vergadering goedgekeurd.

4.   De goedgekeurde notulen worden in tweevoud opgesteld en door de secretarissen ondertekend. Elke partij bewaart een origineel.

Artikel 9

Vertrouwelijkheid

1.   De vergaderingen van het gemengd comité zijn niet openbaar, tenzij het gemengd comité anders beslist.

2.   De beraadslagingen van het gemengd comité en zijn werkgroepen vallen, onverminderd andere toepasselijke bepalingen, onder het beroepsgeheim, tenzij het gemengd comité anders beslist.

3.   Tenzij de delegaties anders beslissen, zijn de notulen openbaar toegankelijk.

Artikel 10

Kosten

1.   Elke overeenkomstsluitende partij draagt de kosten die zij maakt voor haar deelname aan de vergaderingen van het gemengd comité en de werkgroepen.

2.   Het gemengd comité besluit over de verdeling van de kosten in verband met dienstreizen van deskundigen.

Artikel 11

Briefwisseling

Alle briefwisseling voor of van de voorzitter van het gemengd comité wordt aan het secretariaat van het gemengd comité toegezonden. Het secretariaat stuurt een afschrift van alle briefwisseling met betrekking tot de overeenkomst aan de delegatiehoofden, de Zwitserse vertegenwoordiging bij de Europese Unie en de delegatie van de Commissie in Zwitserland.