52001AE1493

Advies van het Economisch en Sociaal Comité over de Mededeling van de Commissie aan de Raad, het Europees Parlement, het Economisch en Sociaal Comité en het Comité van de Regio's over "Een nieuw kader voor praktische samenwerking in verband met het voorlichtings- en communicatiebeleid van de Europese Unie"

(2002/C 48/25)

De Commissie heeft op 29 juni 2001 besloten het Economisch en Sociaal Comité, overeenkomstig de bepalingen van art. 262 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap, te raadplegen over het voornoemde thema.

Het Economisch en Sociaal Comité heeft de heer Gafo Fernández als algemeen rapporteur aangewezen om dit advies voor te bereiden.

Het Comité heeft tijdens zijn 386e zitting (vergadering van 29 november 2001) het volgende advies uitgebracht, dat met algemene stemmen is goedgekeurd.

1. Algemene opmerkingen

1.1. Het ESC steunt het streven van de Commissie om te komen tot een nieuw kader voor praktische samenwerking op het gebied van voorlichting en communicatie, op basis waarvan een gezamenlijke voorlichtings- en communicatiestrategie kan worden vastgesteld en ten uitvoer gelegd. Deze strategie moet rekening houden met de rol die de diverse instellingen en organen van de Europese Unie op dit terrein moeten spelen.

1.2. Alvorens een gefundeerde discussie over de toekomst van Europa op gang kan worden gebracht - zoals met betrekking tot het witboek over governance - moet het publiek uiteraard worden voorgelicht en op actieve en positieve wijze bij het onderwerp worden betrokken. Dit geldt nog sterker wanneer sprake is van onverwachte gebeurtenissen die van invloed zijn op het communautair beleid, zoals in het geval van de voedselcrises. Toen bleek gestructureerde en doorzichtige voorlichting van de burger van groot belang. Een en ander vereist dat er eerst een op "geïndividualiseerde doelstellingen" gebaseerde communicatiestrategie wordt ontwikkeld, waarbij de communicatiekanalen en de te verstrekken informatie op deze doelstellingen moeten worden afgestemd. Op deze wijze wordt het mogelijk om efficiënter te reageren op onverwachte situaties waarin de burger moet worden voorgelicht over het beleid en de maatregelen van de Europese Unie.

1.3. Het ESC is bereid hieraan een bijdrage te leveren, waarbij het niet alleen gebruik zal maken van zijn functie als adviesorgaan van de Europese instellingen, maar ook zijn eigenheid en aanvullende karakter ten opzichte van de overige Europese instellingen wil laten meespelen. Als enige vergadering op Europees niveau die niet direct of indirect gebonden is aan politieke partijen, is het Europese ESC in staat om in het kader van de geformuleerde doelstelling:

- op te treden als spreekbuis van de maatschappelijke organisaties van de lidstaten;

- bij te dragen aan het structureren van de dialoog tussen de maatschappelijke organisaties ("institutional building") in de landen/zones buiten de EU, met name in de kandidaat-lidstaten;

- de overeenkomstig de Mededeling te verstrekken informatie af te stemmen op de specifieke eigenschappen van het betreffende publiek en van de diverse organisaties die binnen het ESC zijn vertegenwoordigd.

Een en ander sluit bovendien aan bij het samenwerkingsprotocol dat onlangs tussen de Commissie en het Comité is overeengekomen.

1.4. Het ESC wijst er verder op dat het beschikt over een strategisch communicatieplan dat op veel punten overeenkomt met de in de Mededeling vermelde richtsnoeren. De door de Commissie nagestreefde interinstitutionele samenwerking is een van de hoofddoelstellingen van dit strategisch communicatieplan van het ESC. Dit plan, dat het ESC op eigen initiatief heeft ontwikkeld, vormt reeds een efficiënt operationeel instrument dat kan beantwoorden aan de in de Mededeling geformuleerde verwachtingen. Voorwaarde is wel dat voldoende financiële middelen ter beschikking worden gesteld.

1.5. Het ESC betreurt dat de Mededeling - die gericht is aan alle instellingen van de EU - zich voornamelijk op het Europees Parlement en de Commissie concentreert, hoewel herhaaldelijk wordt gesproken van de integriteit en de verantwoordelijkheid van alle instellingen. Om te komen tot een "daadwerkelijke reorganisatie van het voorlichtings- en communicatiebeleid" zou men verder moeten gaan dan de al jaren bestaande regelingen, waarvan wordt erkend dat de resultaten teleurstellen. Er zou namelijk meer ruimte moeten worden geboden voor de nieuwe, originele en aanvullende bijdragen die de overige communautaire instellingen en organen - hoewel bescheidener - in veel gevallen aan de Commissievoorstellen kunnen leveren. Dit geldt eveneens voor de rol van de Europese Raad.

Het Comité, dat actief deelneemt aan alle acties die gericht zijn op versterking van de interinstitutionele samenwerking, zou graag betrokken worden bij alle in de Mededeling bedoelde interinstitutionele structuren. Meer in het bijzonder zou het ESC zitting willen nemen in de Interinstitutionele Groep voor Voorlichting (IGV).

2. Bijzondere opmerkingen

2.1. Een Europa dat dichter bij de burgers staat

Als essentieel onderdeel van de ten uitvoer te leggen strategie moet het ESC gebruik maken van zijn rol als schakel en bemiddelaar tussen de Europese instellingen en de maatschappelijke organisaties van de lidstaten, waarmee het ESC solide en regelmatige contacten onderhoudt. Via deze maatschappelijke organisaties kan de burger worden bereikt.

Deze grotere rol die het ESC sinds het Verdrag van Nice toekomt, moet worden erkend door de overige instellingen en moet tot zijn recht komen en worden vergemakkelijkt bij de tenuitvoerlegging van een gezamenlijke voorlichtings- en communicatiestrategie.

Deze strategie zal bovendien duidelijk moeten maken voor welke groepen burgers de informatie bestemd is. De informatie moet daarbij worden afgestemd op hun specifieke behoeften. Ook hier kan het Comité een belangrijke rol spelen.

2.2. Verantwoordelijkheid en integriteit van de instellingen

Dankzij zijn positie - dichter bij het economische en sociale leven en dichter bij de burger dan alle overige Europese instellingen - kan het ESC in het kader van een interinstitutionele benadering een essentiële meerwaarde betekenen.

Door gebruik te maken van de synergieën die de samenwerking tussen de instellingen biedt, kan het ESC zich een nieuwe identiteit verschaffen: het specifieke en aanvullende karakter van de informatie moet worden gecombineerd.

2.3. De Interinstitutionele Groep voor Voorlichting en het Adviesorgaan inzake voorlichting en communicatie

Om twee redenen moet de samenstelling van de Interinstitutionele Groep voor Voorlichting worden verbreed: ten eerste omdat door deelname van het ESC de expertise en de mogelijkheden om de burger te benaderen worden vergroot, en ten tweede omdat het onwaarschijnlijk is dat de niet vertegenwoordigde instellingen zich zullen kunnen vinden in en genoegen zullen nemen met de volgende opmerking in de Mededeling: "Elke instelling neemt nota van de besluiten van de IGV en van de gedane aanbevelingen".

Om deze redenen moet het ESC deel kunnen uitmaken van de Interinstitutionele Groep voor Voorlichting en eveneens van het Adviesorgaan inzake voorlichting en communicatie (zie de laatste alinea van paragraaf I.1.2., blz. 8).

2.4. Samenwerking in de praktijk - Vertegenwoordigingen en externe bureaus

Hoewel het ESC niet beschikt over dergelijke structuren, heeft het een vruchtbare en permanente dialoog met de maatschappelijke organisaties in derde landen tot stand weten te brengen. Dit gold de afgelopen jaren met name voor de kandidaat-lidstaten (Institutional Building).

Deze acties van het ESC zouden kunnen zorgen voor een veel grotere belangstelling en steun van de vertegenwoordigingen en de externe bureaus van de Commissie, maar ook van het Europees Parlement. Aangezien de Commissie voornemens is de mission statements van deze bureaus te herzien, verdient het aanbeveling de bureaus te belasten met (en niet alleen te verzoeken tot):

- het verspreiden van publicaties van het ESC;

- het actief meewerken aan manifestaties van het ESC in de betrokken landen;

- het actief begeleiden van leden en ambtenaren van het ESC die zijn afgereisd om deze manifestaties voor te bereiden;

- het aanwijzen van een contactpersoon voor het ESC in het kader van de activiteiten.

2.5. Andere instellingen en organen

Er zou in de Mededeling dieper moeten worden ingegaan op het ESC (en het CvdR). Opvallend is dat het op 24 september 2001 getekende samenwerkingsprotocol van ESC en Commissie in de Mededeling wordt gereduceerd tot een "gezamenlijke verklaring".

In de Mededeling wordt gepleit voor een duidelijk omlijnde rol van elke instelling. Het is van belang dat de rol van het ESC nader wordt omschreven door de andere instellingen, als deze het besluitvormingsproces uiteenzetten. Alleen al op grond van zijn onafhankelijkheid en zijn sterke voeling met de dagelijkse realiteit en met de burger kan het ESC bijdragen aan de door de Commissie beoogde toenadering tussen de Europese burgers en de instellingen van de Unie.

2.6. De lidstaten en de nationale instellingen: parlementen en sociaal-economische raden

Het ESC zou moeten deelnemen aan gezamenlijke acties met regeringsinstanties in de lidstaten (blz. 12, vierde alinea). Het ESC zou samen met de sociaal-economische raden op nationaal en regionaal niveau het initiatief tot dergelijke acties kunnen nemen - in het kader van de betrekkingen en de informatie-uitwisseling met deze raden - en kunnen dienen als doorgeefluik voor de nationale parlementen.

2.7. Mogelijkheden van uitbesteding

Oprichting van een interinstitutioneel voorlichtingsagentschap is in zoverre interessant dat in een dergelijk agentschap veel ervaring en deskundigheid zou kunnen worden verenigd. Het agentschap zou nauwe betrekkingen moeten onderhouden met de verschillende instellingen, waardoor het goed kan aansluiten bij wat daar leeft. Daarbij zou het agentschap op het gebied van communicatie en voorlichting onafhankelijk en professioneel moeten optreden en het menselijk aspect niet uit het oog mogen verliezen (eenvoudig taalgebruik, begrijpelijke informatie, luisteren), iets waar het volgens de Europese burger aan schort.

Door uitbesteding van voorlichtingsactiviteiten kan voeling worden gehouden met de markt en de trends, en kan worden voorkomen dat de informatie te star en te ambtelijk wordt. Dit zou een garantie kunnen bieden voor een creatieve en originele formulering van de informatie en voor een verfrissende uitstraling van de instellingen.

Dit is voor het ESC een interessant initiatief. Het ESC zou moeten worden betrokken bij de eventuele oprichtingswerkzaamheden van een dergelijk agentschap.

2.8. Follow-up

Naar aanleiding van de oproep van de Commissie (laatste alinea) moet het ESC de nadruk leggen op de rol die de leden in de lidstaten kunnen spelen via de organisaties die zij vertegenwoordigen. Dit sluit aan op de wens van de Europese Commissie om met name opinieleiders en opinieverspreiders in te schakelen.

- als informatieverspreiders vervullen de leden ook naar de organisaties die zij vertegenwoordigen toe en met betrekking tot alle contacten die zij op alle niveaus onderhouden, de functie van voorlichter;

- de betrekkingen met de sociaal-economische raden op nationaal en regionaal niveau zijn essentieel, aangezien ook deze als multiplicator van niet te onderschatten betekenis zijn. Het is van belang dat er geen scheidslijnen tussen de diverse organisaties en niveaus worden getrokken waardoor de verspreiding van informatie zou worden belemmerd.

3. Over de bijlage bij de Mededeling

3.1. Programma voor prioritaire voorlichtingsactiviteiten (PRINCE)

In 1996/1997 nam het ESC samen met leden van het Europees Parlement deel aan verschillende voorlichtingsactiviteiten, met name met betrekking tot de euro. Indien dit programma voor prioritaire voorlichtingsactiviteiten wordt voortgezet, zou het ESC graag opnieuw zijn medewerking verlenen aan PRINCE.

3.2. Netwerken en steunpunten

Info-Points Europe (139), Carrefours Ruraux (130) en Urban Forums (19): het Comité zou deze voorlichtingscentra stelselmatig moeten ondersteunen.

Er moet niet alleen contact worden onderhouden met de grote centra, maar ook met regionale en lokale steunpunten. Het gaat hierbij om netwerken die niet door de Commissie worden gefinancierd (openbare bibliotheken, lokale overheden, kamers van koophandel etc.) en om de Europese Documentatiecentra (EDC), de Internationale Vereniging van Europahuizen (Fédération Internationale des Maisons de l'Europe; FIME) en de sprekersnetwerken Team Europe en Groepseuro.

3.3. De website EUROPA

Het ESC is vertegenwoordigd in het Internet Editorial Committee (Interinstitutioneel Internet Redactiecomité), waarvoor het een aantal vergaderingen heeft georganiseerd.

Het ESC is vertegenwoordigd op de website EUROPA (informatieverstrekking op basis van wederkerigheid, bijwerken van informatie en verbindingen).

De overgang van EUROPA naar EUROPA II en het ontstaan van initiatieven als e-governance of e-Commissie moeten het ESC de mogelijkheid bieden op deze ontwikkelingen in te haken door bijvoorbeeld e-consult te introduceren. Hiermee zou met name het Europese ESC, maar ook andere, vergelijkbare adviesorganen prominent op het web aanwezig zijn. Initiatieven als CESlink en AICESIS verdienen dan ook steun.

3.4. Europa Direct

Om het groeiende aantal e-mails dat naar de infobox van het ESC (info@esc.eu.int) wordt gezonden te kunnen verwerken, moet er nauw worden samengewerkt met Europa Direct. Veel informatieaanvragen die bestemd zijn voor de Commissie worden namelijk abusievelijk aan het ESC gericht.

Als we de gedragscode (de "netiquette") willen eerbiedigen, moet deze groeiende stroom e-mails met verzoeken om informatie op snelle en passende wijze worden behandeld; met deze afhandeling moeten specifieke voorlichtingsdiensten worden belast. Verder moeten hiervoor teams van correspondenten worden opgericht die thuis zijn op alle beleidsterreinen en in alle talen (waaronder enkele Midden- en Oost-Europese talen).

3.5. Bezoeken

Het ESC, dat beschikt over een team van sprekers die worden ondersteund door een aantal leden, ontvangt ieder jaar ongeveer 8000 bezoekers die goed op de hoogte zijn van de institutionele werkzaamheden van het ESC, van de rol van het ESC bij de communautaire besluitvorming, etc.

Het is van groot belang dat de sprekers van alle instellingen dezelfde boodschap uitdragen, waarin de nadruk wordt gelegd op samenwerking tussen de instellingen ten behoeve van de opbouw van een transparant, democratisch en solide Europa. Deze boodschap moet eenvoudig en helder zijn. Het lijkt soms noodzakelijk deze sprekers te informeren over de essentie van het ESC. Bestaat er een cursus voor sprekers?

De samenwerking met de Commissie en met het European Union's Visitors' Programme (EU-bezoekersprogramma) is echter uitstekend en zou nog moeten worden geïntensiveerd.

Brussel, 29 november 2001.

De voorzitter

van het Economisch en Sociaal Comité

G. Frerichs