(1)

Overeenkomstig het statuut van de ambtenaren van de Europese Unie en de regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Unie, vastgesteld bij Verordening (EEG, Euratom, EGKS) nr. 259/68 van de Raad (1) (hierna “het statuut” genoemd), is de Commissie verplicht antwoord te geven op bepaalde verzoeken en klachten. De desbetreffende taken worden voornamelijk uitgevoerd door de eenheid Beroepen en Follow-up van zaken van het directoraat-generaal Personele Middelen en Veiligheid (hierna: “DG HR” genoemd), die de relevante feiten vaststelt en juridisch beoordeelt teneinde het tot aanstelling bevoegd gezag of het tot het aangaan van aanstellingsovereenkomsten bevoegd gezag (beide hierna het “gezag” genoemd) bij te staan bij het nemen van een besluit.

(2)

Artikel 22 quater van het statuut verplicht de Commissie ertoe overeenkomstig de artikelen 24 en 90 van het statuut een procedure in te stellen voor de behandeling van door ambtenaren ingediende klachten over de wijze waarop zij zijn behandeld nadat of naar aanleiding van het feit dat zij een ernstige onregelmatigheid in de zin van de artikelen 22 bis en 22 ter van het statuut hebben gemeld (2).

(3)

Artikel 24 van het statuut verplicht de Commissie ertoe ambtenaren bijstand te verlenen bij rechtsvervolgingen van personen die zich schuldig hebben gemaakt aan bedreigingen, grove beledigingen, beschimpingen, smaad of vergrijpen tegen persoon of goed, waaraan zijzelf of de leden van hun gezin uit hoofde van hun hoedanigheid en hun functie blootstaan.

(4)

Op grond van artikel 90, leden 1 en 2, van het statuut kunnen alle personen op wie het statuut van toepassing is, bij het gezag een verzoek indienen om jegens hen een besluit te nemen, of een klacht indienen tegen een besluit waardoor zij zich bezwaard achten.

(5)

In het kader van deze activiteiten verzamelt en verwerkt de Commissie relevante informatie. Die informatie omvat persoonsgegevens, en met name identificatie-, contact- en gedragsgegevens. De betrokken diensten van de Commissie geven persoonsgegevens door aan andere diensten van de Commissie op basis van noodzaak tot kennisneming.

(6)

De persoonsgegevens worden opgeslagen in een beveiligde fysieke en elektronische omgeving om onrechtmatige toegang of doorgifte van gegevens aan personen die niet aan het criterium van noodzaak tot kennisneming beantwoorden, te voorkomen. Na beëindiging van de verwerking worden de gegevens bewaard overeenkomstig de toepasselijke regels van de Commissie (3).

(7)

Bij de uitvoering van haar taken uit hoofde van het statuut is de Commissie verplicht de rechten van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens zoals erkend in artikel 8, lid 1, van het Handvest van de grondrechten van de Europese Unie en artikel 16, lid 1, van het Verdrag, evenals de rechten waarin is voorzien in Verordening (EU) 2018/1725 van het Europees Parlement en de Raad (4), te eerbiedigen. Tegelijkertijd moet de Commissie strikte regels inzake vertrouwelijkheid en beroepsgeheim in acht nemen.

(8)

In bepaalde omstandigheden moet een evenwicht tot stand worden gebracht tussen de rechten van betrokkenen uit hoofde van Verordening (EU) 2018/1725 en de noodzaak om de voorkoming, het onderzoek, de opsporing en de vervolging van strafbare feiten te waarborgen en ervoor te zorgen dat de Commissie doeltreffend reageert op beschuldigingen van intimidatie en andere ongepaste gedragingen of aanvallen, en de volledige eerbiediging van de grondrechten en fundamentele vrijheden van andere betrokkenen. Daartoe wordt de Commissie in artikel 25, lid 1, punten b), c), g) en h), van Verordening (EU) 2018/1725 de mogelijkheid verleend om de toepassing van de artikelen 14 tot en met 17, 19, 20 en 35 en het transparantiebeginsel van artikel 4, lid 1, punt a), te beperken voor zover de bepalingen daarvan in overeenstemming zijn met de rechten en verplichtingen waarin wordt voorzien door de artikelen 14 tot en met 17, 19 en 20 van die verordening.

(9)

Dit kan met name het geval zijn met betrekking tot de verstrekking van informatie over de verwerking van persoonsgegevens aan de persoon ten aanzien van wie een verzoek of klacht is ingediend (hierna de “persoon in kwestie” genoemd), met name wanneer de procedure voortvloeit uit een verzoek om bijstand uit hoofde van artikel 24 van het statuut waarin een beschuldiging inzake intimidatie wordt geuit. De Commissie kan besluiten de verstrekking van dergelijke informatie aan de persoon in kwestie te beperken ter bescherming van de rechten en vrijheden van de verzoeker, klager of getuige overeenkomstig artikel 25, lid 1, punt h), van Verordening (EU) 2018/1725. De Commissie kan daartoe met name besluiten om deze personen te beschermen tegen mogelijke represailles van de kant van de personen in kwestie jegens wie te goeder trouw beschuldigingen zijn geuit, die echter niet tot maatregelen van de administratie hebben geleid. In sommige situaties kan het nodig zijn de verstrekking van dergelijke informatie te beperken om intimidatie of andere ongepaste gedragingen of aanvallen binnen de Commissie te voorkomen (met name in het organisatieonderdeel waar de persoon in kwestie en tevens de verzoeker, klager en/of getuige samenwerken).

(10)

Het kan ook noodzakelijk zijn andere rechten van de persoon in kwestie te beperken wanneer de uitoefening van deze rechten informatie zou onthullen over de verzoeker, de klager of een getuige die heeft verzocht zijn identiteit niet bekend te maken. In dat geval kan de Commissie besluiten het recht op toegang tot de verklaring betreffende de persoon in kwestie of diens andere rechten te beperken teneinde de rechten en vrijheden van de verzoeker, klager of getuige te beschermen, om de in overweging 9 uiteengezette redenen. De Commissie kan daartoe besluiten overeenkomstig artikel 25, lid 1, punt h), van Verordening (EU) 2018/1725.

(11)

Beperking van de rechten van de persoon in kwestie kan ook noodzakelijk zijn ter bescherming van een toezichts-, inspectie- of regelgevende functie die verband houdt met de uitoefening van het openbaar gezag in een geval waarin een belangrijke doelstelling van algemeen openbaar belang van de Unie, namelijk het waarborgen van de doeltreffendheid van de respons van de Commissie op beschuldigingen van intimidatie en andere ongepaste gedragingen of aanvallen, in het geding is. De bestrijding van intimidatie en andere ongepaste gedragingen of aanvallen is een belangrijke doelstelling van algemeen openbaar belang van de Unie en tevens van de Commissie. Bovendien is de Commissie op grond van artikel 24 van het statuut verplicht haar personeel bijstand te verlenen. Om personeelsleden niet te ontmoedigen gepercipieerde gevallen van intimidatie en andere ongepaste gedragingen of aanvallen te melden en in verband daarmee om bijstand te verzoeken, hetgeen in het algemeen belang van de Unie is, moet ervoor worden gezorgd dat de personen in kwestie niet op de hoogte worden gebracht van het verzoek om bijstand dat hen betreft. Dit kan met name relevant zijn in gevallen waarin het gezag van oordeel is dat er geen intimidatie in de zin van het statuut heeft plaatsgevonden. In een dergelijke situatie zou het algemeen belang van de Unie vereisen dat de persoon in kwestie niet op de hoogte wordt gebracht van het bijstandsverzoek, teneinde de mogelijkheid voor personeelsleden om een beroep te doen op de procedure van artikel 24 van het statuut te behouden en nieuwe conflicten te voorkomen. In dit verband kan de Commissie besluiten de rechten van de persoon in kwestie overeenkomstig artikel 25, lid 1, punten c) en g), van Verordening (EU) 2018/1725 te beperken.

(12)

Het kan ook noodzakelijk zijn de rechten van de persoon in kwestie te beperken om de voorkoming, het onderzoek, de opsporing en de vervolging te waarborgen van strafbare feiten die door verzoekers, klagers of getuigen aan de Commissie worden gemeld met betrekking tot de persoon in kwestie. Zo kunnen verzoekers, klagers en getuigen ongepast gedrag, psychisch geweld en seksuele intimidatie melden. In dergelijke gevallen kan de Commissie besluiten de rechten van de persoon in kwestie overeenkomstig artikel 25, lid 1, punt b), van Verordening (EU) 2018/1725 te beperken.

(13)

Het statuut vereist dat de Commissie verzekert dat verzoeken en klachten uit hoofde van dat statuut vertrouwelijk worden behandeld. Om de vertrouwelijkheid te garanderen moeten, met inachtneming van de normen voor de bescherming van persoonsgegevens uit hoofde van Verordening (EU) 2018/1725, interne voorschriften worden vastgesteld op grond waarvan de Commissie de rechten van betrokkenen kan beperken overeenkomstig artikel 25, lid 1, punten b), c), g) en h), van Verordening (EU) 2018/1725.

(14)

Die interne voorschriften moeten gelden voor alle verwerkingsactiviteiten die de Commissie uitvoert bij het vervullen van haar taken in verband met de behandeling van verzoeken en klachten uit hoofde van het statuut.

(15)

Om aan de artikelen 14, 15 en 16 van Verordening (EU) 2018/1725 te voldoen, moet de Commissie alle personen op transparante en coherente wijze inlichten over door haar verrichte activiteiten die gepaard gaan met de verwerking van hun persoonsgegeven, en over hun rechten, door middel van een op de website van de Commissie gepubliceerde gegevensbeschermingsverklaring. In voorkomend geval moet de Commissie de betrokkenen bij een verzoek of klacht, dat wil zeggen verzoekers en klagers, personen in kwestie en getuigen, op passende wijze persoonlijk inlichten.

(16)

De Commissie moet alle beperkingen op transparante wijze behandelen en elke toepassing van beperkingen registreren in het desbetreffende registratiesysteem.

(17)

Ten aanzien van beperkingen op de toepassing van artikel 16 van Verordening (EU) 2018/1725, waarin is bepaald dat wanneer persoonsgegevens niet van de betrokkene zijn verkregen, de betrokkene daarvan binnen een maand in kennis moet worden gesteld, moet de Commissie binnen een maand een dossier opstellen met een beschrijving van de redenen van een eventuele beperking. In dat dossier moet een individuele beoordeling van de noodzaak en de evenredigheid van de beperking worden opgenomen.

(18)

Overeenkomstig artikel 25, lid 8, van Verordening (EU) 2018/1725 kunnen verwerkingsverantwoordelijken de verstrekking van informatie aan de betrokkene over de voornaamste redenen van de toepassing van een beperking uitstellen, achterwege laten of weigeren, indien die verstrekking de gevolgen van de beperking teniet zou doen. Dit geldt met name voor beperkingen op de toepassing van de artikelen 16 en 35 van die verordening.

(19)

De Commissie moet de opgelegde beperkingen regelmatig toetsen om te garanderen dat het recht van de betrokkene om te worden geïnformeerd overeenkomstig de artikelen 16 en 35 van Verordening (EU) 2018/1725 slechts wordt beperkt zolang de beperkingen noodzakelijk zijn om de in overweging 8 genoemde redenen.

(20)

De toepassing van de beperkingen moet opnieuw worden getoetst bij het beantwoorden van verzoeken die zijn ingediend op grond van artikel 22 quater, artikel 24 of artikel 90, lid 1, van het statuut en bij het beantwoorden van klachten die zijn ingediend op grond van artikel 22 quater of artikel 90, lid 2, van het statuut, of bij het afsluiten van dergelijke verzoeken en klachten, indien dit eerder is. Daarna zou de Commissie jaarlijks moeten nagaan of eventuele beperkingen moeten worden gehandhaafd.

(21)

In bepaalde gevallen kan het noodzakelijk blijken om een beperking te blijven toepassen, met name wanneer het een beperking van de toepassing van artikel 16 van Verordening (EU) 2018/1725 betreft, totdat de bewaring van de betrokken persoonsgegevens door de Commissie is beëindigd. In dergelijke gevallen mogen betrokkenen niet worden ingelicht over de verwerking van hun persoonsgegevens. Dergelijke situaties kunnen zich met name voordoen wanneer er een groot risico bestaat dat het verstrekken van informatie over de verwerking van persoonsgegevens aan de persoon in kwestie afbreuk zou doen aan de rechten en vrijheden van anderen. Dit kan het geval zijn wanneer het gezag een te goeder trouw ingediend verzoek om bijstand dat betrekking heeft op vermeend ongepast gedrag van de persoon in kwestie, afwijst, en wanneer de persoon in kwestie en de verzoeker in hetzelfde organisatieonderdeel samenwerken. In dergelijke situatie loopt de verzoeker het risico worden blootgesteld aan represailles en kan de werkomgeving van de organisatorische entiteit worden aangetast. In dergelijke gevallen mogen de persoonsgegevens van de persoon in kwestie slechts worden bewaard zolang die gegevens relevant zijn voor de behandeling van het verzoek en/of de klacht en zolang de klacht voorwerp kan zijn van een gerechtelijke procedure.

(22)

De functionaris voor gegevensbescherming van de Europese Commissie moet een onafhankelijke toetsing van de toepassing van beperkingen verrichten teneinde de naleving van dit besluit te waarborgen.

(23)

De Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming is geraadpleegd en heeft op 23 september 2021 advies uitgebracht,