EUR-Lex Access to European Union law
This document is an excerpt from the EUR-Lex website
Document 32021Q0622(01)
Decision No 42-2021 of the Court of Auditors of 20 May 2021 adopting internal rules concerning restrictions of certain rights of data subjects in relation to the processing of personal data in the framework of activities carried out by the European Court of Auditors
Deċiżjoni Nru 42-2021 tal-Qorti tal-Awdituri tal-20 ta’ Mejju 2021 li tadotta regoli interni dwar restrizzjonijiet ta’ ċerti drittijiet tas-suġġetti tad-data fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data personali fil-qafas tal-attivitajiet imwettqa mill-Qorti Ewropea tal-Awdituri
Deċiżjoni Nru 42-2021 tal-Qorti tal-Awdituri tal-20 ta’ Mejju 2021 li tadotta regoli interni dwar restrizzjonijiet ta’ ċerti drittijiet tas-suġġetti tad-data fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data personali fil-qafas tal-attivitajiet imwettqa mill-Qorti Ewropea tal-Awdituri
ĠU L 223, 22.6.2021, p. 24–27
(BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)
In force
22.6.2021 |
MT |
Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea |
L 223/24 |
DEĊIŻJONI Nru 42-2021 TAL-QORTI TAL-AWDITURI
tal-20 ta’ Mejju 2021
li tadotta regoli interni dwar restrizzjonijiet ta’ ċerti drittijiet tas-suġġetti tad-data fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data personali fil-qafas tal-attivitajiet imwettqa mill-Qorti Ewropea tal-Awdituri
IL-QORTI EWROPEA TAL-AWDITURI,
WARA LI KKUNSIDRAT it-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea (“TFUE”);
WARA LI KKUNSIDRAT ir-Regolament (UE) 2018/1725 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-23 ta’ Ottubru 2018 dwar il-protezzjoni ta’ persuni fiżiċi fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data personali mill-istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji u aġenziji tal-Unjoni u dwar il-moviment liberu ta’ tali data, u li jħassar ir-Regolament (KE) Nru 45/2001 u d-Deċiżjoni Nru 1247/2002/KE (ir-“Regolament”), u b’mod partikolari l-Artikolu 25 u l-Kapitolu VI tiegħu;
WARA LI KKUNSIDRAT id-diskussjonijiet li saru mill-Qorti tal-Awdituri fil-laqgħa tagħha tal-20 ta’ Mejju 2021;
WARA LI KKONSULTAT lill-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data dwar din id-Deċiżjoni, skont l-Artikolu 41(2) tar-Regolament, li ta l-opinjoni tiegħu fit-23 ta’ Settembru 2019;
BILLI fil-qafas tal-attivitajiet tagħha, il-Qorti Ewropea tal-Awdituri (il-“Qorti”) tipproċessa bosta kategoriji ta’ data personali u hija marbuta li tirrispetta d-drittijiet ta’ persuni fiżiċi fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data personali rikonoxxuti mill-Artikolu 8(1) tal-Karta tad-Drittijiet Fundamentali tal-Unjoni Ewropea u mill-Artikolu 16(1) TFUE;
BILLI f’ċerti ċirkustanzi, jeħtieġ li jiġu rrikonċiljati d-drittijiet tas-suġġetti tad-data skont ir-Regolament mal-ħtiġijiet tal-kompiti u l-attivitajiet tal-Qorti. Għal dak il-għan, l-Artikolu 25 tar-Regolament jipprevedi, taħt kundizzjonijiet stretti, il-possibbiltà li tiġi ristretta l-applikazzjoni tal-Artikoli 14 sa 20, 35 u 36, kif ukoll tal-Artikolu 4;
BILLI jenħtieġ li l-Qorti tapplika restrizzjonijiet biss meta dawn jirrispettaw l-essenza tad-drittijiet u l-libertajiet fundamentali, u jkunu miżura meħtieġa u proporzjonata f’soċjetà demokratika. Jenħtieġ li l-Qorti tittratta r-restrizzjonijiet kollha b’mod trasparenti u tipprovdi informazzjoni dwar ir-raġunijiet għall-applikazzjoni ta’ restrizzjoni lis-suġġett tad-data;
BILLI jenħtieġ li l-Qorti tneħħi r-restrizzjoni hekk kif il-kundizzjonijiet li jiġġustifikawha ma jibqgħux japplikaw, u tivvaluta dawk il-kundizzjonijiet fuq bażi regolari;
BILLI jenħtieġ li l-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data tal-Qorti (l-“UPD”) jiġi infurmat fi żmien debitu dwar kwalunkwe restrizzjoni li tkun qed tiġi applikata u jwettaq rieżaminar indipendenti tal-applikazzjoni tar-restrizzjonijiet, bil-ħsieb li tiġi żgurata konformità ma’ din id-Deċiżjoni,
IDDEĊIDIET:
Artikolu 1
Suġġett u kamp ta’ applikazzjoni
Din id-Deċiżjoni tistabbilixxi regoli relatati mal-kundizzjonijiet li permezz tagħhom il-Qorti, abbażi tal-Artikolu 25 tar-Regolament, tista’ tirrestrinġi l-applikazzjoni tal-Artikoli 14 sa 20, 35 u 36, kif ukoll l-Artikolu 4 tiegħu.
Artikolu 2
Restrizzjonijiet
1. Skont l-Artikolu 25(1) tar-Regolament, il-Qorti tista’ tirrestrinġi, fuq bażi ta’ każ b’każ, l-applikazzjoni tal-Artikoli 14 sa 20, 35 u 36, kif ukoll tal-Artikolu 4 tiegħu, sa fejn id-dispożizzjonijiet tiegħu jikkorrispondu għad-drittijiet u għall-obbligi previsti fl-Artikoli 14 sa 20, meta:
(a) |
jitwettqu awditi, abbażi tal-Artikolu 287 TFUE. Ir-restrizzjonijiet rilevanti jistgħu jkunu bbażati fuq l-Artikolu 25(1)(c), (g), (h) tar-Regolament; |
(b) |
jitwettqu inkjesti amministrattivi, proċedimenti predixxiplinari, dixxiplinari u ta’ sospensjoni, abbażi tal-Artikolu 86 tar-Regolamenti tal-Persunal għall-Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea (1) (ir-“Regolamenti tal-Persunal”) u skont l-Anness IX tagħhom. Ir-restrizzjonijiet rilevanti jistgħu jkunu bbażati fuq l-Artikolu 25(1)(b), (c), (d), (f), (g), (h) tar-Regolament; |
(c) |
jiġu pproċessati lmenti interni u esterni kontra membru tal-persunal jew Membru tal-QEA. Ir-restrizzjonijiet rilevanti jistgħu jkunu bbażati fuq l-Artikolu 25(1)(h) tar-Regolament; |
(d) |
jitwettqu attivitajiet preliminari relatati ma’ każijiet ta’ irregolaritajiet potenzjali rrappurtati lill-OLAF. Ir-restrizzjonijiet rilevanti jistgħu jkunu bbażati fuq l-Artikolu 25(1)(b), (c), (h) tar-Regolament; |
(e) |
jiġi żgurat li l-membri tal-persunal tal-Qorti jistgħu jipprovdu b’mod kunfidenzjali informazzjoni dwar irregolaritajiet serji li jsiru jafu bihom fil-qadi ta’ dmirijiethom, f’konformità mar-Regoli ta’ Proċedura tal-Qorti biex tiġi pprovduta informazzjoni fil-każ ta’ irregolaritajiet serji (żvelar ta’ informazzjoni protetta). Ir-restrizzjonijiet rilevanti jistgħu jkunu bbażati fuq l-Artikolu 25(1)(f), (h) tar-Regolament; |
(f) |
jiġi żgurat li l-membri tal-persunal tal-Qorti li jqisu lilhom infushom li kienu suġġetti għal fastidju jistgħu jfittxu b’mod kunfidenzjali konsulenza u appoġġ minn maniġer, persuna ta’ kuntatt, l-uffiċjal mediku jew medjatur, f’konformità mad-Deċiżjoni Nru 26-2017 tal-Qorti dwar il-politika għaż-żamma ta’ ambjent sodisfaċenti tax-xogħol u l-ġlieda kontra l-fastidju psikoloġiku u sesswali. Ir-restrizzjonijiet rilevanti jistgħu jkunu bbażati fuq l-Artikolu 25(1)(f), (h) tar-Regolament; |
(g) |
jitwettqu awditi interni, skont id-Deċiżjoni Nru 38-2016 tal-Qorti li tistabbilixxi r-regoli għall-implimentazzjoni tar-Regoli ta’ Proċedura tal-Qorti tal-Awdituri. Ir-restrizzjonijiet rilevanti jistgħu jkunu bbażati fuq l-Artikolu 25(1)(c), (g), (h) tar-Regolament; |
(h) |
jiġi żgurat l-aċċess, skont l-Artikolu 26a tar-Regolamenti tal-Persunal u l-Artikoli 16 u 91 tal-Kundizzjonijiet ta’ Impjieg ta’ Uffiċjali Oħra, tas-suġġetti tad-data għal data medika ta’ natura psikoloġika jew psikjatrika li tikkonċernahom, fejn l-aċċess dirett għal tali data x’aktarx li jirrappreżenta riskju għas-saħħa tas-suġġett tad-data, jew għal data medika meta l-eżerċizzju ta’ dak id-dritt ikun jaffettwa b’mod negattiv id-drittijiet u l-libertajiet tas-suġġett tad-data jew ta’ suġġetti oħra. Ir-restrizzjonijiet rilevanti jistgħu jkunu bbażati fuq l-Artikolu 25(1)(h) tar-Regolament; |
(i) |
tiġi żgurata s-sigurtà interna fil-Qorti, jiġifieri s-sigurtà tal-persuni, l-assi u l-informazzjoni, inkluż it-twettiq ta’ inkjesti dwar is-sigurtà interna, eventwalment b’involviment estern (CERT-UE, awtoritajiet tal-pulizija nazzjonali, eċċ.). Ir-restrizzjonijiet rilevanti jistgħu jkunu bbażati fuq l-Artikolu 25(1)(a), (b), (c), (d), (g), (h) tar-Regolament; |
(j) |
jiġi żgurat li l-UPD jista’ jwettaq investigazzjonijiet skont l-Artikolu 45(2) tar-Regolament. Ir-restrizzjonijiet rilevanti jistgħu jkunu bbażati fuq l-Artikolu 25(1)(d), (g), (h) tar-Regolament; |
(k) |
tingħata assistenza u kooperazzjoni lill-istituzzjonijiet, lill-korpi, lill-uffiċċji u lil aġenziji oħra tal-Unjoni, kif ukoll meta l-assistenza u l-kooperazzjoni jiġu riċevuti mingħandhom. Ir-restrizzjonijiet rilevanti jistgħu jkunu bbażati fuq l-Artikolu 25(1)(c), (d), (g), (h) tar-Regolament; |
(l) |
tingħata assistenza u kooperazzjoni lill-awtoritajiet pubbliċi tal-Istati Membri tal-UE, lill-pajjiżi terzi u lill-organizzazzjonijiet internazzjonali, fuq talba tagħhom jew fuq inizjattiva proprja, kif ukoll meta l-assistenza u l-kooperazzjoni jiġu riċevuti mingħandhom. Ir-restrizzjonijiet rilevanti jistgħu jkunu bbażati fuq l-Artikolu 25(1)(c), (g), (h) tar-Regolament; |
(m) |
tiġi pproċessata data personali f’dokumenti miksuba mill-partijiet jew mill-intervenjenti fil-kuntest ta’ proċeduri ġudizzjarji quddiem il-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea. Ir-restrizzjonijiet rilevanti jistgħu jkunu bbażati fuq l-Artikolu 25(1)(e) tar-Regolament; |
2. Il-kategoriji ta’ data jinkludu d-data ta’ identifikazzjoni ta’ persuna fiżika, l-informazzjoni ta’ kuntatt, ir-rwoli u l-kompiti professjonali, l-informazzjoni dwar l-imġiba u l-prestazzjoni privata u professjonali, u d-data finanzjarja.
3. Kwalunkwe restrizzjoni għandha tirrispetta l-essenza tad-drittijiet u l-libertajiet fundamentali f’soċjetà demokratika u għandha tkun meħtieġa u proporzjonata.
4. Qabel ma jiġu applikati r-restrizzjonijiet, għandu jitwettaq test tan-neċessità u tal-proporzjonalità mill-kontrollur u mill-UPD fuq bażi ta’ każ b’każ. Ir-restrizzjonijiet għandhom ikunu limitati għal dak li huwa strettament meħtieġ biex jintlaħqu l-objettivi stabbiliti.
5. Il-Qorti għandha tirreġistra r-raġunijiet għar-restrizzjonijiet applikati, il-bażi ġuridika, il-valutazzjoni tar-riskji għad-drittijiet u l-libertajiet tas-suġġetti tad-data li d-data personali tagħhom tista’ tkun suġġetta għal restrizzjonijiet, u l-valutazzjoni tan-neċessità u l-proporzjonalità tar-restrizzjoni. Ir-rekord u, fejn applikabbli, id-dokumenti li jkun fihom elementi fattwali u legali sottostanti għandhom ikunu parti minn reġistru ad hoc, li għandu jsir disponibbli għall-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data (“EDPS”) fuq talba. Id-dokumentazzjoni dwar ir-restrizzjonijiet għall-fajl mediku għandha tiġi rreġistrata biss fil-fajl mediku rilevanti.
6. Meta tipproċessa data personali skambjata ma’ organizzazzjonijiet oħra fil-kuntest tal-kompiti tagħha, il-Qorti għandha tikkonsulta u għandha tiġi kkonsultata minn dawk l-organizzazzjonijiet dwar ir-raġunijiet rilevanti possibbli għall-impożizzjoni ta’ restrizzjonijiet u n-neċessità u l-proporzjonalità tar-restrizzjonijiet, sakemm dan ma jkunx jipperikola l-attivitajiet tal-Qorti.
Artikolu 3
Monitoraġġ tar-restrizzjonijiet u rieżaminar
1. Ir-restrizzjonijiet imsemmijin fl-Artikolu 2 għandhom ikomplu japplikaw sakemm iċ-ċirkustanzi li jiġġustifikawhom jibqgħu applikabbli.
2. Il-Qorti għandha tirrieżamina l-applikazzjoni ta’ restrizzjoni kull sitt xhur mill-adozzjoni tagħha. Irid isir ukoll rieżaminar meta l-elementi essenzjali ta’ każ jinbidlu.
Artikolu 4
Salvagwardji
1. Il-Qorti għandha timplimenta salvagwardji biex tipprevieni l-abbuż jew l-aċċess jew it-trasferiment illegali ta’ data personali li tista’ tkun suġġetta għal restrizzjonijiet. Dawn is-salvagwardji għandhom jinkludu miżuri tekniċi u organizzazzjonali u għandhom jiġu spjegati fid-dettall, kif meħtieġ, fid-deċiżjonijiet, fil-proċeduri u fir-regoli ta’ implimentazzjoni interni tal-Qorti. Is-salvagwardji għandhom jinkludu:
(a) |
definizzjoni adegwata tar-rwoli, ir-responsabbiltajiet u l-passi proċedurali; |
(b) |
jekk ikun applikabbli, ambjent elettroniku sigur li jipprevieni l-aċċess jew it-trasferiment illegali jew aċċidentali ta’ data elettronika lil persuni mhux awtorizzati; |
(c) |
jekk ikun applikabbli, il-ħażna u l-ipproċessar siguri ta’ dokumenti tal-karti. |
Artikolu 5
Informazzjoni li għandha tiġi kkomunikata lill-UPD u rrieżaminata minnu
1. L-UPD għandu jiġi infurmat mingħajr dewmien żejjed kull meta d-drittijiet tas-suġġett tad-data jiġu ristretti skont din id-Deċiżjoni u għandu jingħata aċċess għar-rekord u għal kwalunkwe dokument li jkun fih elementi fattwali u ġuridiċi sottostanti.
2. L-UPD jista’ jippreżenta talba għal rieżaminar tal-applikazzjoni ta’ restrizzjoni. Il-Qorti għandha tinforma lill-UPD bil-miktub dwar l-eżitu tat-talba.
3. L-involviment tal-UPD fil-proċedura tar-restrizzjonijiet, inklużi l-iskambji ta’ informazzjoni, għandu jkun dokumentat f’forma xierqa.
Artikolu 6
Informazzjoni pprovduta lis-suġġetti tad-data dwar restrizzjonijiet għad-drittijiet tagħhom
1. Il-Qorti għandha tippubblika fuq is-sit web tagħha informazzjoni ġenerali dwar ir-restrizzjonijiet tad-drittijiet tas-suġġetti tad-data deskritti fl-Artikolu 2. Il-kamp ta’ applikazzjoni tar-restrizzjoni, ir-raġunijiet sottostanti u d-durata potenzjali għandhom jiġu spjegati.
2. Fejn il-Qorti tapplika l-Artikolu 2 ta’ din id-Deċiżjoni, hija għandha tinforma lis-suġġetti tad-data, mingħajr dewmien żejjed u bil-miktub, dwar ir-raġunijiet prinċipali li fuqhom tkun ibbażata l-applikazzjoni tar-restrizzjoni, u dwar id-dritt tas-suġġetti tad-data li jressqu lment mal-EDPS u li jfittxu rimedju ġudizzjarju quddiem il-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea.
3. Il-Qorti tista’ tiddifferixxi, tħalli barra jew tiċħad l-għoti ta’ informazzjoni dwar ir-raġunijiet għar-restrizzjoni msemmijin fil-paragrafu 2 sakemm dan ikun jikkanċella l-effett tar-restrizzjoni. Din il-valutazzjoni għandha ssir fuq bażi ta’ każ b’każ.
Artikolu 7
Komunikazzjoni ta’ ksur ta’ data personali lis-suġġetti tad-data
Meta l-Qorti tirrestrinġi l-komunikazzjoni ta’ ksur ta’ data personali lis-suġġett tad-data, kif imsemmi fl-Artikolu 35 tar-Regolament, hija għandha żżomm rekord u tirreġistra r-raġunijiet għar-restrizzjoni skont l-Artikolu 2(5) ta’ din id-Deċiżjoni.
Artikolu 8
Kunfidenzjalità tal-komunikazzjoni elettronika
1. Il-Qorti, f’ċirkustanzi eċċezzjonali, u f’konformità mad-dispożizzjonijiet tad-Direttiva 2002/58/KE dwar il-privatezza u l-komunikazzjoni elettronika, tista’ tirrestrinġi d-dritt għall-kunfidenzjalità tal-komunikazzjonijiet elettroniċi, kif imsemmi fl-Artikolu 36 tar-Regolament. F’dan il-każ, il-Qorti għandha tiddeskrivi ċ-ċirkustanzi, ir-raġunijiet, ir-riskji rilevanti u s-salvagwardji relatati f’regoli interni speċifiċi.
2. Meta l-Qorti tirrestrinġi d-dritt għall-kunfidenzjalità tal-komunikazzjonijiet elettroniċi, hija għandha tinforma lis-suġġett tad-data kkonċernat, fit-tweġiba tagħha għat-talba ta’ dan tal-aħħar, dwar ir-raġunijiet prinċipali li fuqhom hija bbażata l-applikazzjoni tar-restrizzjoni, u dwar il-possibbiltà li jressaq ilment quddiem l-EDPS jew li jfittex rimedju ġudizzjarju quddiem il-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea.
3. Il-Qorti tista’ tiddifferixxi, tħalli barra jew tiċħad l-għoti ta’ informazzjoni dwar ir-raġunijiet għar-restrizzjoni msemmijin fil-paragrafi 1 u 2 sakemm dan iħassar l-effett tar-restrizzjoni. Din il-valutazzjoni għandha ssir fuq bażi ta’ każ b’każ.
Artikolu 9
Dħul fis-seħħ
Din id-Deċiżjoni għandha tidħol fis-seħħ fil-jum tal-pubblikazzjoni tagħha f’Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea.
Magħmul fil-Lussemburgu, l-20 ta’ Mejju 2021.
Għall-Qorti tal-Awdituri
Klaus-Heiner LEHNE
Il-President
(1) Ir-Regolament (KEE, Euratom, KEFA) Nru 259/68 tad-29 ta’ Frar 1968 li jistabbilixxi r-Regolamenti tal-Persunal tal-Uffiċjali u l-Kundizzjonijiet ta’ impjieg ta’ Uffiċjali Oħra tal-Komunitajiet Ewropej u li jistabbilixxi miżuri temporanji applikabbli għall-Uffiċjali tal-Kummissjoni (ĠU L 56, 4.3.1968, p. 1).