(1)

Il-Kummissjoni teħtieġ li topera f'ambjent sigur u mingħajr periklu. Biex dan jitwettaq teħtieġ approċċ koerenti u integrat fir-rigward is-sigurtà tagħha, li tipprovdi livelli xierqa ta' protezzjoni għall-persuni, l-assi u l-informazzjoni skont ir-riskji identifikati, u li tiżgura forniment effiċjenti u f'waqtu tas-sigurtà. Il-Kummissjoni tiffaċċja theddid u sfidi kbar fil-qasam tas-sigurtà, b'mod partikolari fir-rigward tat-terroriżmu, l-attakki ċibernetiċi u l-ispjunaġġ politiku u kummerċjali.

(2)

Sabiex tiġi żgurata s-sigurtà tal-persuni, l-assi u l-informazzjoni, il-Kummissjoni, b'mod partikolari permezz tad-Direttorat tas-Sigurtà tad-Direttorat Ġenerali tar-Riżorsi Umani u s-Sigurtà jieħu miżuri kif previst fid-Deċiżjoni tal-Kummissjoni (UE, Euratom) 2015/443 (1) li jinvolvu l-ipproċessar ta' diversi kategoriji ta' data personali. Dawk il-miżuri jinkludu t-twettiq ta' kontrolli tas-sigurtà fl-isfond skont l-Artikolu 7(5), il-valutazzjonijiet tat-theddid skont l-Artikolu 12 u l-inkjesti dwar is-sigurtà skont l-Artikolu 13 tad-Deċiżjoni (UE, Euratom) 2015/443. Fil-qafas tal-mandat investigattiv tagħha, il-Kummissjoni tiġbor informazzjoni ta' interess investigattiv, inkluża data personali, minn diversi sorsi — awtoritajiet pubbliċi, entitajiet privati u persuni fiżiċi — u tiskambjahom ma' istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji u aġenziji tal-Unjoni, ma' awtoritajiet kompetenti tal-Istati Membri u pajjiżi terzi, kif ukoll ma' organizzazzjonijiet internazzjonali qabel, matul u wara l-attivitajiet ta' investigazzjoni jew ta' koordinazzjoni.

(3)

Pereżempju, il-kategoriji ta' data personali pproċessata mill-Kummissjoni huma data ta' identifikazzjoni, data ta' kuntatt, data professjonali, u data relatata jew ippreżentata b'rabta ma' kontrolli tas-sigurtà fl-isfond, valutazzjoni ta' theddid jew inkjesta dwar is-sigurtà. Id-data personali hija maħżuna f'ambjent elettroniku sigur biex tevita aċċess illegali jew trasferiment ta' data lil persuni barra l-Kummissjoni. Id-data personali tinżamm mis-servizzi tal-Kummissjoni responsabbli għall-inkjesta sakemm tispiċċa l-inkjesta. Perjodi differenti ta' ritenzjoni japplikaw għal attivitajiet ta' pproċessar differenti, skont il-kategorija tal-inkjesta, jiġifieri jekk fil-qasam tar-reati kriminali suspettati, il-counter-intelligence jew il-ġlieda kontra t-terroriżmu. Fi tmiem il-perjodu ta' ritenzjoni, l-informazzjoni relatata mal-każ, inkluża data personali tiġi eliminata (2).

(4)

Filwaqt li twettaq il-kompiti tagħha, il-Kummissjoni hija obbligata li tirrispetta d-drittijiet ta' persuni fiżiċi b'rabta mal-ipproċessar ta' data personali rikonoxxuta mill-Artikolu 8(1) tal-Karta tad-Drittijiet Fundamentali tal-Unjoni Ewropea u mill-Artikolu 16(1) tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea, kif ukoll id-drittijiet previsti fir-Regolament (UE) 2018/1725 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (3). Fl-istess ħin, il-Kummissjoni hija mitluba li tikkonforma mar-regoli stretti ta' kunfidenzjalità stabbiliti fl-Artikolu 9 tad-Deċiżjoni (UE, Euratom) 2015/443.

(5)

F'ċerti ċirkostanzi, huwa meħtieġ li jiġu rrikonċiljati d-drittijiet tas-suġġetti tad-data skont ir-Regolament (UE) 2018/1725 mal-ħtieġa li l-Kummissjoni twettaq b'mod effettiv il-kompiti tagħha li tiżgura s-sigurtà tal-persuni, l-assi u l-informazzjoni fil-Kummissjoni skont id-Deċiżjoni (UE, Euratom) 2015/443, b'mod partikolari l-inkjesti dwar is-sigurtà, kif ukoll b'rispett sħiħ għad-drittijiet u l-libertajiet fundamentali ta' suġġetti tad-data oħrajn. F'dan is-sens, l-Artikolu 25(1)(c), (d) u (h) tar-Regolament (UE) 2018/1725 jagħti l-possibbiltà lill-Kummissjoni li tirrestrinġi l-applikazzjoni tal-Artikoli 14 sa 17, 19, 20 u 35, kif ukoll il-prinċipju ta' trasparenza stabbilit fl-Artikolu 4(1)(a), sa fejn id-dispożizzjonijiet tiegħu jikkorrispondu mad-drittijiet u l-obbligi previsti fl-Artikoli 14 sa 17, 19 u 20 ta' dak ir-Regolament.

(6)

Sabiex jiġi żgurat li l-Kummissjoni twettaq b'mod effettiv il-kompiti tagħha li tiżgura s-sigurtà tal-persuni, l-assi u l-informazzjoni fil-Kummissjoni skont id-Deċiżjoni (UE, Euratom) 2015/443, b'mod partikolari l-inkjesti tagħha dwar is-sigurtà, filwaqt li jiġu rispettati l-istandards tal-protezzjoni tad-data personali skont ir-Regolament (UE) 2018/1725, huwa meħtieġ li jiġu adottati regoli interni li skonthom il-Kummissjoni tista' tirrestrinġi d-drittijiet tas-suġġetti tad-data skont l-Artikolu 25(1)(c), (d) u (h) tar-Regolament (UE) 2018/1725.

(7)

Jenħtieġ li dawk ir-regoli interni jkopru l-operazzjonijiet kollha ta' pproċessar imwettqa mill-Kummissjoni fit-twettiq tal-kompiti tagħha biex tiżgura s-sigurtà tal-persuni, l-assi u l-informazzjoni fil-Kummissjoni skont id-Deċiżjoni (UE, Euratom) 2015/443, b'mod partikolari l-funzjoni investigattiva tagħha fil-qasam tas-sigurtà. Jenħtieġ li dawn japplikaw għall-operazzjonijiet ta' pproċessar imwettqa qabel ma tinfetaħ investigazzjoni, matul investigazzjoni u matul il-monitoraġġ tas-segwitu tal-eżitu tal-investigazzjonijiet.

(8)

Sabiex tikkonforma mal-Artikoli 14, 15 u 16 tar-Regolament (UE) 2018/1725, jenħtieġ li l-Kummissjoni tinforma lill-individwi kollha bl-attivitajiet tagħha li jinvolvu l-ipproċessar tad-data personali tagħhom u bid-drittijiet tagħhom b'mod trasparenti u koerenti permezz ta' avviż ta' protezzjoni tad-data ppubblikat fuq il-websajt tal-Kummissjoni.

(9)

Barra minn hekk, jenħtieġ li l-Kummissjoni tinforma individwalment, f'format xieraq, is-suġġetti tad-data involuti f'inkjesta dwar is-sigurtà, jiġifieri l-persuni kkonċernati u x-xhieda. Barra minn hekk, jenħtieġ li l-Kummissjoni tinforma b'mod individwali lill-persuni li d-data tagħhom hija pproċessata fil-kuntest tal-miżuri ta' sigurtà meħuda skont l-Artikolu 7(5) u 12(1)(d) u (e) tad-Deċiżjoni (UE, Euratom) 2015/443, jiġifieri fit-tiftix tal-bini tal-Kummissjoni u tas-sistemi u t-tagħmir tal-komunikazzjoni u l-informazzjoni.

(10)

Abbażi tal-Artikolu 25 tar-Regolament (UE) 2018/1725, jista' jkun meħtieġ li l-Kummissjoni tirrestrinġi l-għoti ta' informazzjoni lis-suġġetti tad-data u l-eżerċizzju ta' drittijiet oħra tas-suġġetti tad-data sabiex tipproteġi, b'mod partikolari, inkjesta dwar is-sigurtà, l-għodod u l-metodi ta' investigazzjoni tagħha, l-inkjesti dwar is-sigurtà u l-proċedimenti ta' awtoritajiet pubbliċi oħra, kif ukoll id-drittijiet ta' persuni oħra relatati ma' dik l-inkjesta, investigazzjonijiet u/jew proċedimenti ta' sigurtà.

(11)

F'xi każijiet, l-għoti ta' informazzjoni partikolari lis-suġġetti tad-data jew il-kxif tal-eżistenza ta' inkjesta jew ta' miżuri ta' sigurtà meħuda skont l-Artikolu 12(1)(d) u (e) tad-Deċiżjoni (UE, Euratom) 2015/443, jiġifieri t-tfittxijiet fil-bini tal-Kummissjoni u s-sistemi u t-tagħmir tal-komunikazzjoni u tal-informazzjoni, jistgħu jrendu impossibbli jew ifixklu serjament l-iskop tal-inkjesta u l-kapaċità tal-Kummissjoni li tiżgura s-sigurtà tagħha u b'mod partikolari li tinvestiga b'mod effettiv l-inkjesti dwar is-sigurtà.

(12)

Barra minn hekk, biex tinżamm il-kooperazzjoni effettiva, kif imsemmi fl-Artikolu 17(2) u (3) tad-Deċiżjoni (UE, Euratom ) 2015/443, jista' jkun meħtieġ għall-Kummissjoni li tirrestrinġi l-applikazzjoni tad-drittijiet tas-suġġetti tad-data biex tipproteġi l-attivitajiet ta' pproċessar ta' istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji u aġenziji oħra tal-Unjoni jew tal-awtoritajiet kompetenti tal-Istati Membri. Għal dak il-għan, il-Kummissjoni jenħtieġ li tikkonsulta lil dawk l-istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji, aġenziji u awtoritajiet rilevanti fuq ir-raġunijiet rilevanti biex timponi restrizzjonijiet u dwar il-ħtieġa u l-proporzjonalità tar-restrizzjonijiet.

(13)

Il-Kummissjoni tista' wkoll ikollha tirrestrinġi l-għoti ta' informazzjoni lis-suġġetti tad-data u l-applikazzjoni ta' drittijiet oħra tas-suġġetti tad-data fir-rigward ta' data personali riċevuta minn pajjiżi terzi jew organizzazzjonijiet internazzjonali, biex tikkoopera ma' dawk il-pajjiżi jew l-organizzazzjoni u b'hekk tissalvagwardja għan importanti ta' interess pubbliku ġenerali tal-Unjoni. Madankollu, f'ċerti ċirkustanzi l-interess jew id-drittijiet fundamentali tas-suġġett tad-data jistgħu jegħlbu l-interess tal-kooperazzjoni internazzjonali.

(14)

Jenħtieġ li l-Kummissjoni tindirizza r-restrizzjonijiet kollha b'mod trasparenti u tirreġistra kull applikazzjoni tar-restrizzjonijiet fis-sistema ta' reġistrazzjoni korrispondenti.

(15)

Skont l-Artikolu 25(8) tar-Regolament (UE) 2018/1725, il-kontrolluri jistgħu jiddiferixxu, iħallu barra jew jiċħdu l-għoti ta' informazzjoni fuq ir-raġunijiet għall-applikazzjoni ta' restrizzjoni għas-suġġett tad-data jekk l-għoti ta' dik l-informazzjoni fi kwalunkwe każ jikkomprometti l-fini tar-restrizzjoni. Dan, b'mod partikolari, huwa l-każ tar-restrizzjonijiet għad-drittijiet previsti fl-Artikoli 16 u 35 tar-Regolament (UE) 2018/1725.

(16)

Il-Kummissjoni jenħtieġ li tirrevedi b'mod regolari r-restrizzjonijiet imposti sabiex tiżgura li d-dritt tas-suġġett tad-data li jiġi infurmat skont l-Artikoli 16 u 35 tar-Regolament (UE) 2018/1725 jiġi ristrett biss sakemm dawn ir-restrizzjonijiet huma meħtieġa mill-Kummissjoni biex tkun tista' tiżgura s-sigurtà tagħha u b'mod partikolari biex twettaq l-inkjesti tagħha dwar is-sigurtà.

(17)

Fejn jiġu ristretti drittijiet oħra tas-suġġetti tad-data, il-kontrollur jenħtieġ li jivvaluta fuq bażi ta' każ b'każ jekk il-komunikazzjoni tar-restrizzjoni tikkompromettix l-għan tagħha.

(18)

L-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data tal-Kummissjoni jenħtieġ li jwettaq rieżami indipendenti tal-applikazzjoni ta' restrizzjonijiet, bil-għan li tiġi żgurata l-konformità ma' din id-Deċiżjoni.

(19)

Il-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data ta l-opinjoni tiegħu fl-10 ta' Diċembru 2018.