(1)

Ir-Regolamenti tal-Persunal tal-Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea u l-Kondizzjonijiet tal-Impjieg applikabbli għall-Aġenti l-Oħra tal-Unjoni, stabbiliti fir-Regolament tal-Kunsill (KEE, Euratom, KEFA) Nru 259/68 (1) (“ir-Regolamenti tal-Persunal”), jirrikjedu li l-Kummissjoni twieġeb għal ċerti talbiet u lmenti. Dawk il-kompiti jitwettqu prinċipalment mill-Unità “Appelli u Monitoraġġ tal-Każijiet” tad-Direttorat Ġenerali responsabbli għar-Riżorsi Umani u s-Sigurtà (“DĠ HR”), li tistabbilixxi l-fatti rilevanti u tevalwahom minn perspettiva legali sabiex tassisti lill-Awtorità tal-Ħatra jew lill-Awtorità responsabbli għall-Konklużjoni tal-Kuntratti ta’ Impjieg (“l-Awtorità”) fit-teħid ta’ deċiżjoni.

(2)

L-Artikolu 22c tar-Regolamenti tal-Persunal jobbliga lill-Kummissjoni, skont l-Artikoli 24 u 90 tar-Regolamenti tal-Persunal, li tistabbilixxi proċedura għat-trattament tal-ilmenti mressqa mill-uffiċjali dwar il-mod kif jiġu ttrattati wara jew bħala konsegwenza li jkunu rrapportaw irregolarità serja skont l-Artikoli 22a u 22b tar-Regolamenti tal-Persunal (2).

(3)

L-Artikolu 24 tar-Regolamenti tal-Persunal jirrikjedi li l-Kummissjoni tassisti lill-uffiċjali fi proċedimenti kontra persuni li jwettqu theddid, atti jew kliem ta’ insult jew malafama, jew attakki fuq persuna jew proprjetà li għalihom huma jew membru tal-familja tagħhom huma soġġetti minħabba l-pożizzjoni jew id-dmirijiet tagħhom.

(4)

L-Artikolu 90(1) u (2) tar-Regolamenti tal-Persunal jippermetti lil kull persuna li għaliha japplikaw ir-Regolamenti tal-Persunal li titlob lill-Awtorità tieħu deċiżjoni dwarha, jew tressaq ilment kontra deċiżjoni li taffettwaha b’mod negattiv.

(5)

Fil-kuntest ta’ dawk l-attivitajiet, is-servizzi rilevanti tal-Kummissjoni jiġbru u jipproċessaw l-informazzjoni rilevanti. Dik l-informazzjoni tinkludi data personali, b’mod partikolari data dwar l-identifikazzjoni, data ta’ kuntatt u dwar l-imġiba. Is-servizzi kompetenti tal-Kummissjoni jittrażmettu data personali lil servizzi oħra tal-Kummissjoni fuq bażi ta’ “tagħrif skont il-bżonn”.

(6)

Id-data personali hija maħżuna f’ambjent elettroniku u sigur biex ma jkunx hemm aċċess illegali jew trasferiment ta’ data lil persuni li m’għandhomx bżonn li jkunu jafu. Wara li jintemm l-ipproċessar, id-data tinżamm f’konformità mar-regoli applikabbli tal-Kummissjoni (3).

(7)

Waqt li twettaq il-kompiti tagħha skont ir-Regolamenti tal-Persunal, il-Kummissjoni hija marbuta li tirrispetta d-drittijiet tal-persuni fiżiċi fir-rigward tal-ipproċessar tad-data personali rikonoxxuti mill-Artikolu 8(1) tal-Karta tad-Drittijiet Fundamentali tal-Unjoni Ewropea u mill-Artikolu 16(1) tat-Trattat, kif ukoll id-drittijiet previsti fir-Regolament (UE) 2018/1725 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (4). Fl-istess ħin, il-Kummissjoni hija meħtieġa tikkonforma ma’ regoli stretti ta’ kunfidenzjalità u segretezza professjonali.

(8)

F’ċerti ċirkostanzi, huwa meħtieġ li jiġu rikonċiljati d-drittijiet tas-suġġetti tad-data skont ir-Regolament (UE) 2018/1725 mal-ħtieġa li jiġu ssalvagwardjati l-prevenzjoni, l-investigazzjoni, is-sejbien u l-prosekuzzjoni ta’ reati kriminali u li tiġi żgurata l-effettività tar-rispons tal-Kummissjoni għal allegazzjonijiet ta’ fastidju u mġiba jew attakki oħra mhux xierqa, kif ukoll b’rispett sħiħ għad-drittijiet u l-libertajiet fundamentali ta’ suġġetti tad-data oħrajn. F’dan is-sens, l-Artikolu 25(1), il-punti (b), (c), (g) u (h) tar-Regolament (UE) 2018/1725 jagħti l-possibbiltà lill-Kummissjoni li tirrestrinġi l-applikazzjoni tal-Artikoli 14 sa 17, 19, 20 u 35, kif ukoll il-prinċipju ta’ trasparenza stabbilit fl-Artikolu 4(1) il-punt (a), sa fejn id-dispożizzjonijiet tiegħu jikkorrispondu mad-drittijiet u l-obbligi previsti fl-Artikoli 14 sa 17, 19 u 20 ta’ dak ir-Regolament.

(9)

Dan jista’, b’mod partikolari, ikun il-każ fir-rigward tal-għoti ta’ informazzjoni dwar l-ipproċessar ta’ data personali lill-persuna li fir-rigward tagħha tkun tressqet talba jew ilment “il-persuna kkonċernata”), b’mod partikolari meta l-proċedura toriġina minn talba għal assistenza skont l-Artikolu 24 tar-Regolamenti tal-Persunal li tallega fastidju. Il-Kummissjoni tista’ tiddeċiedi li tirrestrinġi l-għoti ta’ tali informazzjoni lill-persuna kkonċernata sabiex tipproteġi d-drittijiet u l-libertajiet ta’ min jagħmel it-talba, ta’ min jagħmel l-ilment jew tax-xhud skont l-Artikolu 25(1), il-punt (h), tar-Regolament (UE) 2018/1725. Il-Kummissjoni tista’ tiddeċiedi li tagħmel dan, b’mod partikolari biex tipproteġi lil dawk il-persuni kontra ritaljazzjoni possibbli mill-persuni kkonċernati li kontrihom saru allegazzjonijiet in bona fede, li madankollu ma wasslux għal miżuri mill-amministrazzjoni. F’xi sitwazzjonijiet jista’ jkun meħtieġ li jiġi ristrett l-għoti ta’ tali informazzjoni biex jiġi evitat li jseħħ fastidju jew imġiba jew attakki mhux xierqa oħra fil-Kummissjoni (b’mod partikolari fl-entità organizzattiva fejn il-persuna kkonċernata taħdem flimkien ma’ min jagħmel it-talba, l-ilmentatur u jew ix-xhud).

(10)

Jista’ jkun meħtieġ ukoll li jiġu ristretti drittijiet oħra tal-persuna kkonċernata meta l-eżerċizzju ta’ dawn id-drittijiet jiżvela informazzjoni dwar min jagħmel it-talba, l-ilmentatur jew xhud li jkun talab li l-identità tiegħu ma tiġix żvelata. F’każ bħal dan, il-Kummissjoni tista’ tiddeċiedi li tirrestrinġi d-dritt ta’ aċċess għad-dikjarazzjoni relatata mal-persuna kkonċernata jew mad-drittijiet l-oħra tagħha sabiex tipproteġi d-drittijiet u l-libertajiet ta’ min jagħmel it-talba, tal-ilmentatur jew tax-xhud għar-raġunijiet stabbiliti fil-premessa 9. Il-Kummissjoni tista’ tiddeċiedi li tagħmel dan skont l-Artikolu 25(1), il-punt (h), tar-Regolament (UE) 2018/1725.

(11)

Jista’ jkun meħtieġ ukoll li jiġu ristretti d-drittijiet tal-persuna kkonċernata sabiex tiġi salvagwardjata funzjoni ta’ monitoraġġ, spezzjoni jew funzjoni regolatorja marbuta mal-eżerċizzju ta’ awtorità uffiċjali f’każ fejn ikun involut objettiv importanti ta’ interess pubbliku ġenerali tal-Unjoni, jiġifieri li tiġi żgurata l-effettività tar-rispons tal-Kummissjoni għal allegazzjonijiet ta’ fastidju u ta’ kwalunkwe mġiba jew attakk mhux xierqa oħra. Il-ġlieda kontra l-fastidju u kwalunkwe mġiba jew attakk ieħor mhux xieraq tikkostitwixxi objettiv importanti ta’ interess pubbliku ġenerali tal-Unjoni, inkluż tal-Kummissjoni. Barra minn hekk, il-Kummissjoni għandha d-dmir li tassisti lill-persunal tagħha skont l-Artikolu 24 tar-Regolamenti tal-Persunal. Sabiex il-membri tal-persunal ma jiġux skoraġġuti milli jirrapportaw każijiet perċepiti ta’ fastidju u mġiba jew attakki oħra mhux xierqa u milli jitolbu assistenza f’dan il-kuntest, li huwa fl-interess pubbliku tal-Unjoni, għandu jiġi żgurat li l-persuni kkonċernati ma jiksbux għarfien tat-talba għal assistenza li tikkonċernahom. Dan jista’ jkun partikolarment pertinenti f’każijiet fejn l-Awtorità ssib li ma seħħ l-ebda fastidju skont it-tifsira tar-Regolamenti tal-Persunal. F’tali sitwazzjoni, l-interess pubbliku tal-Unjoni jeżiġi li l-persuna kkonċernata ma tkunx taf bit-talba għal assistenza sabiex jiġi ppreżervat ir-rikors mill-membri tal-persunal għall-proċedura prevista fl-Artikolu 24 tar-Regolamenti tal-Persunal u sabiex jiġu evitati kunflitti ġodda. F’dan ir-rigward, il-Kummissjoni tista’ tiddeċiedi li tirrestrinġi d-drittijiet tal-persuna kkonċernata skont l-Artikolu 25(1), il-punti (c) u (g) tar-Regolament (UE) 2018/1725.

(12)

Jista’ jkun meħtieġ ukoll li jiġu ristretti d-drittijiet tal-persuna kkonċernata sabiex jiġu salvagwardjati l-prevenzjoni, l-investigazzjoni, is-sejbien u l-prosekuzzjoni ta’ reati kriminali, li dawk li jagħmlu t-talba, l-ilmentaturi jew ix-xhieda jirrapportaw lill-Kummissjoni fir-rigward tal-persuna kkonċernata. Pereżempju, dawk li jagħmlu talba, l-ilmentaturi u x-xhieda jistgħu jirrapportaw imġiba mhux xierqa u fastidju psikoloġiku u sesswali. F’każijiet bħal dawn, il-Kummissjoni tista’ tiddeċiedi li tirrestrinġi d-drittijiet tal-persuna kkonċernata skont l-Artikolu 25(1), il-punt (b) tar-Regolament (UE) 2018/1725.

(13)

Ir-Regolamenti tal-Persunal jeżiġu li l-Kummissjoni tiżgura li t-talbiet u l-ilmenti skont dawk ir-Regolamenti jiġu ttrattati b’mod kunfidenzjali. Sabiex tiġi żgurata dik il-kunfidenzjalità, filwaqt li jiġu rispettati l-istandards tal-protezzjoni tad-data personali skont ir-Regolament (UE) 2018/1725, jeħtieġ li jiġu adottati regoli interni li skonthom il-Kummissjoni tista’ tirrestrinġi d-drittijiet tas-suġġetti tad-data f’konformità mal-Artikolu 25(1), il-punti (b), (c), (g) u (h) tar-Regolament (UE) 2018/1725.

(14)

Ir-regoli interni għandhom japplikaw għall-operazzjonijiet kollha ta’ pproċessar imwettqa mill-Kummissjoni fit-twettiq tal-kompiti tagħha rigward it-trattament ta’ talbiet u lmenti skont ir-Regolamenti tal-Persunal.

(15)

Sabiex tikkonforma mal-Artikoli 14, 15 u 16 tar-Regolament (UE) 2018/1725, jenħtieġ li l-Kummissjoni tinforma lill-individwi kollha bl-attivitajiet tagħha li jinvolvu l-ipproċessar tad-data personali tagħhom u bid-drittijiet tagħhom b’mod trasparenti u koerenti permezz ta’ avviż ta’ protezzjoni tad-data ppubblikat fuq il-websajt tal-Kummissjoni. Fejn rilevanti, il-Kummissjoni jenħtieġ li tinforma individwalment, b’mezzi xierqa, lis-suġġetti tad-data involuti f’talba jew ilment, jiġifieri, dawk li jagħmlu t-talba u l-ilmentaturi, il-persuni kkonċernati u x-xhieda.

(16)

Jenħtieġ li l-Kummissjoni tindirizza r-restrizzjonijiet kollha b’mod trasparenti u tirreġistra kull applikazzjoni tar-restrizzjonijiet fis-sistema ta’ reġistrazzjoni korrispondenti.

(17)

Fir-rigward tar-restrizzjonijiet għall-applikazzjoni tal-Artikolu 16 tar-Regolament (UE) 2018/1725, li jipprevedi li fejn id-data personali ma tkunx inkisbet mis-suġġett tad-data, is-suġġett tad-data għandu jiġi infurmat fi żmien xahar, jenħtieġ li l-Kummissjoni, fi żmien xahar, tfassal rekord li jiddeskrivi r-raġunijiet għal kwalunkwe restrizzjoni applikata. Dak ir-rekord jenħtieġ li jinkludi valutazzjoni każ b’każ tan-neċessità u l-proporzjonalità tar-restrizzjoni.

(18)

Skont l-Artikolu 25(8) tar-Regolament (UE) 2018/1725, il-kontrolluri jistgħu jiddiferixxu, iħallu barra jew jiċħdu l-għoti ta’ informazzjoni relatata mar-raġunijiet prinċipali għall-applikazzjoni ta’ restrizzjoni għas-suġġett tad-data jekk l-għoti ta’ dik l-informazzjoni jikkanċella l-effett tar-restrizzjoni. Dan huwa partikolarment il-każ fir-rigward tar-restrizzjonijiet għall-applikazzjoni tal-Artikoli 16 u 35 ta’ dak ir-Regolament.

(19)

Jenħtieġ li l-Kummissjoni tirrevedi b’mod regolari r-restrizzjonijiet imposti sabiex tiżgura li d-drittijiet tas-suġġett tad-data li jiġi infurmat skont l-Artikoli 16 u 35 tar-Regolament (UE) 2018/1725 jiġu ristretti biss sakemm tali restrizzjonijiet ikunu meħtieġa għar-raġunijiet elenkati fil-premessa 8.

(20)

L-applikazzjoni tar-restrizzjonijiet għandha tiġi rieżaminata meta tingħata tweġiba għat-talbiet imressqa skont l-Artikoli 22c u 24 u l-Artikolu 90(1) tar-Regolamenti tal-Persunal u għall-ilmenti mressqa skont l-Artikolu 22c l-Artikolu 90(2) tar-Regolamenti tal-Persunal, jew meta jingħalqu tali talbiet u lmenti, skont liema minnhom jiġi l-ewwel. Wara dan, il-Kummissjoni għandha timmonitorja l-ħtieġa li żżomm xi restrizzjoni fuq bażi annwali.

(21)

F’ċerti każijiet, jista’ jkun meħtieġ li tinżamm l-applikazzjoni ta’ restrizzjoni, b’mod partikolari restrizzjoni tal-applikazzjoni tal-Artikolu 16 tar-Regolament (UE) 2018/1725, sakemm id-data personali inkwistjoni ma tibqax tinżamm mill-Kummissjoni. F’każ bħal dan, is-suġġett tad-data ma għandux jiġi infurmat dwar l-ipproċessar tad-data personali tiegħu. Tali sitwazzjoni tista’, b’mod partikolari, isseħħ meta jkun hemm riskju għoli li l-għoti ta’ informazzjoni dwar l-ipproċessar ta’ data personali lill-persuna kkonċernata jippreġudika d-drittijiet u l-libertajiet ta’ oħrajn. Dan jista’ jkun il-każ fejn l-Awtorità tirrifjuta talba għall-assistenza magħmula in bona fede għal allegata mġiba mhux xierqa mill-persuna kkonċernata, u fejn il-persuna kkonċernata u min jagħmel it-talba jaħdmu flimkien fl-istess entità organizzattiva. F’sitwazzjoni bħal din, min jagħmel it-talba jirriskja li jkun soġġett għal ritaljazzjoni u l-atmosfera tax-xogħol tal-entità organizzazzjonali tista’ tkun affettwata. F’każ bħal dan, id-data personali tal-persuna kkonċernata għandha tinżamm biss sakemm id-data tkun rilevanti għat-trattament tat-talba u/jew tal-ilment u sakemm din tal-aħħar tista’ tkun is-suġġett ta’ litigazzjoni.

(22)

Jenħtieġ li l-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data tal-Kummissjoni Ewropea jwettaq rieżami indipendenti tal-applikazzjoni tar-restrizzjonijiet, bil-għan li tiġi żgurata l-konformità ma’ din id-deċiżjoni.

(23)

Il-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data ġie kkonsultat u ta l-opinjoni tiegħu fit-23 ta’ Settembru 2021,