32002R1386

Ir-regolament tal-Kummissjoni (KE) Nru 1386/2002

tad-29 ta’ Lulju 2002

li jistabbilixxi regoli dettaljati għall-implimentazzjoni tar-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 1164/94 fir-rigward tas-sistemi ta’ ġestjoni u ta’ kontroll għall-għajnuna mogħtija taħt il-Fondi ta’ Koeżjoni u l-proċedura sabiex isiru korrezzjonijiet finanzjarji

IL-KUMMISSJONI TAL-KOMUNITAJIET EWROPEJ,

Wara li kkunsidrat it-Trattat li jistabbilixxi l-Komunità Ewropea;

Wara li kkunsidrat ir-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 1164/94 tas-16 ta’ Mejju 1994 li jistabbilixxi Fond ta’ Koeżjoni [1], kif emendat bir-Regolament (KE) Nru 1264/1999 u (KE) Nru 1265/1999 [2], u b’mod partikolari Artikolu 12(4) tiegħu u Artikolu Ħ(4) ta’ l-Anness għalih,

Billi:

(1) Artikolu 12(1) tar-Regolament (KE) Nru 1164/94 jeħtieġ lill-Istati Membri sabiex jieħdu numru ta’ miżuri sabiex jiżguraw li l-Fond ta’ Koeżjoni tal-Komunità jiġi wżat b’mod effiċjenti u korrett u bi qbil mal-prinċipju ta’ amministrazzjoni finanzjarja tajba.

(2) Għal dan il-għan, hemm bżonn li l-Istati Membri jipprovdu gwida adegwata fir-rigward ta’ l-organizzazzjoni tal-funzjonijiet relevanti tal-korpi responsabbli għall-implimentazzjoni tal-proġetti, sabiex jiġi ċertifikat l-infiq u għall-amministrazzjoni ġenerali u l-koordinament ta’ l-operazzjonijiet tal-Fond ta’ Koeżjoni fl-Istat Membru konċernat.

(3) Ir-Regolament (KE) Nru 1164/94 jeħtieġ li l-Istati Membri jikkoperaw mal-Kummissjoni f’li jiżguraw li jkollhom amministrazzjoni u sistemi ta’ kontroll li jaħdmu tajjeb u li jagħtuha l-assistenza kollha meħtieġa fit-twettieq tal-kontrolli, li jinkludu kontrolli kampjuni.

(4) Sabiex jiġu armonizzati l-istandards għaċ-ċertifikazzjoni ta’ l-infiq li għalih huma mitlubin pagamenti mill-Fondi, għandu jiġi stabbilit il-kontenut ta’ ċertifikati bħal dawn u għandhom jiġu speċifikati n-natura u l-kwalità ta’ l-informazzjoni li jiddependu fuqha.

(5) Sabiex il-Kummissjoni tkun tista’ twettaq il-kontrolli li hemm referenza għalihom f’Artikolu 12(2) tar-Regolament (KE) Nru 1164/94, l-Istati Membri għandhom jipprovduha meta mitlubin b’data li l-korpi responsabbli għall-implimentazzjoni tal-proġetti u għall-amministrazzjoni u l-kordinament ġenerali ta’ l-operazzjonijiet tal-Fond ta’ Koeżjoni jkunu jeħtieġu sabiex jissodisfaw il-ħtiġiet ta’ l-amministrazzjoni, il-kontroll u l-evalwazzjoni ta’ dak ir-Regolament. Huwa neċessarju li jiġi stabbilit il-kontenut ta’ data bħal din u l-format u l-mezz ta’ trasmissjoni ta’ files tal-kompjuter meta d-data tiġi fornuta f’forma elettronika. Il-Kummissjoni għandha tiżgura li data komputerizzata u data oħra tinżamm protetta u b’mod konfidenzjali.

(6) Dan ir-Regolament għandu japplika mingħajr preġudizzju għad-dispożizzjonijiet tar-Regolament tal-Kunsill (Euratom, KE) Nru 2185/96 tal-11 ta’ Novembru 1996 dwar il-kontrolli u l-ispezzjonijiet fuq il-post imwettqa mill-Kummissjoni sabiex tipproteġi l-interessi finanzjarji tal-Komunitajiet Ewropej kontra l-frodi u irregolaritajiet oħra [3].

(7) Dan ir-Regolament għandu japplika mingħajr preġudizzju għad-dispożizzjonijiet tar-Regolament tal-Kummissjoni (KE) Nru 1831/94 tas-26 ta’ Lulju 1994 dwar l-irregolaritajiet u l-irkupru ta’ somom ta’ flus imħallsa b’mod mhux dovut b’konnessjoni mal-finanzjament tal-Fond ta’ Koeżjoni u l-organizzazzjoni tas-sistema ta’ l-informazzjoni f’dan il-qasam [4].

(8) Għandhom jiġu stabbiliti dispożizzjonijiet dettaljati dwar il-proċedura taħt Artikolu Ħ ta’ Anness II għar-Regolament (KE) Nru 1164/94, inkluż l-irkupru ta’ l-ammonti mħallsa b’mod mhux dovut, ħlas lura lill-Kummissjoni u interessi awtomatiċi,

ADOTTAT DAN IR-REGOLAMENT:

IL-KAPITOLU I

Materja tas-soġġett u għan

Artikolu 1

Dan ir-Regolament jistabbilixxi regoli dettaljati għall-implimentazzjoni tar-Regolament (KE) Nru 1164/94 fir-rigward ta’ sistemi ta’ ġestjoni u ta’ kontrolli għall-assistenza mogħtija mill-Fond ta’ Koeżjoni (minn issa ’l quddiem issir referenza għalih bħala il-Fond) għal miżuri eliġibbli li jaqgħu fi ħdan Artikolu 3 ta’ dak ir-Regolament u li ġew approvati għall-ewwel darba wara l-1 ta’ Jannar 2000, u fir-rigward tal-proċedura sabiex isiru korrezzjonijiet finanzjarji għal assistenza bħal din.

IL-KAPITOLU II

Sistemi ta’ ġestjoni u ta’ kontroll

Artikolu 2

1. Kull Stat Membru għandu jiżgura li tingħata gwida adekwata dwar id-dispożizzjoni ta’ sistemi ta’ ġestjoni u ta’ kontroll meħtieġa sabiex jiżguraw il-ġestjoni tajba tal-Fond bi qbil mal-prinċipji u standards aċċettati b’mod ġenerali lill-korpi u lill-awtoritajiet li ġejjin:

(a) il-korpi responsabbli għall-implimentazzjoni ta’ proġetti taħt Artikolu 10(4) tar-Regolament (KE) Nru 1164/94 (minn issa ’l quddiem imsejħin korpi ta’ implimentazzjoni);

(b) l-awtoritajiet jew korpi responsabbli milli jiċċertifikaw id-dikjarazzjonijiet ta’ infiq li għalihom jiġu mitlubin pagamenti mill-Fond taħt Artikolu 12(1)(d) tar-Regolament (KE) Nru 1164/94 u Artikolu D(4) ta’ l-Anness għal dak ir-Regolament, inkluż, fejn dawn ikunu differenti, l-awtoritajiet jew il-korpi maħturin taħt Artikolu D(1) ta’ l-Anness II għar-Regolament (minn issa ’l quddiem imsejħin awtoritajiet ta’ ħlas);

(ċ) l-awtoritajiet responsabbli għall-ġestjoni ġenerali u koordinament ta’ l-operazzjonijiet tal-Fond fl-Istat Membru (minn issa ’l quddiem imsejħin awtoritajiet amministrattivi), u

(d) korpi jew servizzi pubbliċi u privati taħt ir-responsabilità ta’ l-awtoritajiet amministrattivi jew ta’ ħlas jew li jwettqu xogħlijiet f’isimhom fir-rigward tal-korpi ta’ implimentazzjoni (minn issa ’l quddiem imsejħin korpi intermedjarji).

B’mod partikolari, dik il-gwida għandha tgħin lil dawk l-awtoritajiet jew korpi f’li jistabbilixxu s-sistemi meħtieġa mhux biss sabiex jipprovdu assigurazzjoni adekwata tal-korrettezza, regolarità u eliġibbilità tat-talbiet għall-assistenza tal-Komunità iżda wkoll sabiex jiżguraw li l-proġetti jiġu mwettqa bi qbil mat-termini tad-deċiżjoni relevanti u ma l-għanijiet mogħtija għal dawk il-proġetti.

2. Għall-għanijiet ta’ dan ir-Regolament, "korpi ta’ implimentazzjoni" għandha tinkludi, fejn il-korp mhuwiex ir-reċipjent finali tal-fondi, korpi u ditti involuti fl-implimentazzjoni tal-proġett, kemm bħala pussessur ta’ konċessjoni, bħala persuna maħtura jew xorta oħra.

3. Għall-għanijiet ta’ dan ir-Regolament, u għajr fejn speċifikat b’mod ieħor, "proġett" ifisser kull proġett individwali, fażi ta’ proġett jew grupp ta’ proġetti li jaqgħu fi ħdan Artikolu 1(3) tar-Regolament (KE) Nru 1164/94, jew kwalunkwe miżura li taqa’ fi ħdan Artikolu 3(2) ta’ dak ir-Regolament li huwa s-soġġett ta’ deċiżjoni meħuda taħt Artikolu 10(6) tiegħu (minn issa l quddiem imsejħa id-Deċiżjoni ta’ għoti).

Artikolu 3

Is-sistemi ta’ ġestjoni u ta’ kontroll ta’ awtoritajiet amministrattivi u ta’ ħlas, korpi intermedji u korpi ta’ implimentazzjoni għandhom, soġġett għall-proporzjonalità fir-rigward tal-volum ta’ assistenza mogħtija, jipprovdu għal:

(a) definizzjoni ċara, allokazzjoni ċara u, dak kollu li jkun hemm bżonn għal amministrazzjoni tajba, separazzjoni adekwata tal-funzjonijiet fi ħdan l-organizzazzjoni konċernata;

(b) sistemi effettivi sabiex jiġi żgurat li l-funzjonijiet jiġu mwettqa b’mod sodisfaċenti;

(ċ) fil-każ ta’ korpi intermedji, rappurtar lill-awtorità responsabbli dwar ir-rendiment tal-ħidmiet tagħhom u l-mezzi wżati.

Artikolu 4

1. Is-sistemi ta’ ġestjoni u ta’ kontroll li hemm referenza għalihom f’Artikolu 3 għandhom jinkludu proċeduri li jivverifikaw l-awtentiċità ta’ l-infiq dikjarat u l-eżekuzzjoni tal-proġett mill-fażi preparatorja tiegħu sad-dħul fis-seħħ ta’ l-investiment finanzjat bi qbil mat-termini tad-Deċiżjoni ta’ għoti relevanti, ma’ l-għanijiet mogħtija lill-proġett, u ma regoli nazzjonali u tal-Komunità applikabbli fuq, b’mod partikolari, l-eliġibbilità ta’ l-infiq għal għajnuna mill-Fond, protezzjoni ta’ l-ambjent, trasport, networks trans-Ewropej, kompetizzjoni u akkwist pubbliku.

Il-verifiki għandhom ikopru l-aspetti kollha, kemm jekk ta’ natura teknika kif ukoll jekk ta’ natura amministrattiva, li jistabbilixxu l-utilizzazzjoni effettiva tal-fondi mwegħda.

2. Il-proċeduri għandhom jeħtieġu r-reġistrazzjoni tal-verifiki ta’ proġetti fuq il-post. Ir-records għandhom jiddikjaraw ix-xogħol imwettaq, ir-riżultati tal-verifiki u l-miżuri meħuda fir-rigward tad-diskrepanzi. Fejn verifiki fiżiċi jew amministrattivi ma jkunux eżawrenti, iżda jiġu mwettqa fuq kampjun ta’ ħidmiet jew ta’ transazzjonijiet, ir-records għandhom jidentifikaw il-ħidmiet jew it-transazzjonijiet magħżula u għandhom jiddeskrivu l-metodu ta’ teħid ta’ kampjuni.

Artikolu 5

1. L-Istati Membri għandhom, fir-rigward ta’ proġetti approvati għall-ewwel darba wara l-1 ta’ Jannar 2000, jinformaw lill-Kummissjoni, fi żmien tlett xhur mill-approvazzjoni ta’ l-assistenza jew tad-dħul fis-seħħ ta’ dan ir-Regolament, bl-organizzazzjoni ta’ l-awtoritajiet amministrattivi u ta’ ħlas u bil-korpi intermedji responsabbli għall-ħidmiet tal-Fond fil-pajjiż tagħhom, bis-sistemi ta’ ġestjoni u ta’ kontroll, fis-seħħ f’dawn l-awtoritajiet u korpi u bit-titjib ippjanat bi qbil mal-gwida li hemm referenza għaliha f’Artikolu 2(1).

2. Il-komunikazzjoni għandu jkun fiha l-informazzjoni li ġejja fir-rigward ta’ kull awtorità ta’ ġestjoni u ta’ ħlas u ta’ kull korp intermedju:

(a) il-funzjonijiet li għandhom x’jaqsmu magħhom;

(b) l-allokazzjoni ta’ funzjonijiet bejn jew fi ħdan id-dipartimenti tagħhom, inklużi bejn l-awtorità ta’ ġetjoni u ta’ ħlas fejn dawn ikunu l-istess korp;

(ċ) il-proċeduri għall-ispezzjoni u l-aċċettazzjoni tax-xogħlijiet u li bihom jiġu rċevuti, vverifikati u vvalidati talbiet għal rimbors ta’ l-infiq, u li bihom jiġu awtorizzati, mwettqa u ġġustifikati pagamenti lill-benefiċjarji; u

(d) id-dispożizzjonijiet għall-verifika ta’ sistemi ta’ tmexxija u ta’ kontroll.

3. Il-Kummissjoni għandha, f’koorperazzjoni ma’ l-Istat Membru, tissodisfa lilha nnifisha li s-sistemi ta’ ġestjoni u ta’ kontroll ippreżentati taħt il-paragrafi 1 u 2 jissodisfaw l-istandards meħtieġa mir-Regolament (KE) Nru 1164/94 u b’dan ir-Regolament, u għandha tgħarraf bi kwalunkwe ostakoli għat-trasparenza tal-kontrolli fuq il-ħidma tal-Fond u għat-twettiq tar-responsabilitajiet minn naħa tal-Kummissjoni taħt Artikolu 274 tat-Trattat. Għandhom isiru reviżjonijiet tal-ħidma tas-sistemi fuq bażi regolari.

Artikolu 6

1. Is-sistemi ta’ ġestjoni u ta’ kontroll għandhom jipprovdu sekwenza ta’ transazzjonijiet suffiċjenti.

2. Sekwenza ta’ transazzjonijiet għandha titqies suffiċjenti fejn din tippermetti:

(a) rikonċiljazzjoni ta’ l-ammonti sommarji ċċertifikati lill-Kummissjoni bir-rekords ta’ infiq individwali u bid-dokumenti ta’ sostenn miżmuma fil-livelli amministrattivi varji u mill-korpi ta’ implimentazzjonii;

(b) verifika ta’ l-allokazzjoni u t-trasferiment tal-fondi tal-Komunità u nazzjonali disponibbli;

(ċ) verifika tal-korrettezza ta’ l-informazzjoni pprovduta ma’ l-eżekuzzjoni tal-proġett bi qbil mat-termini tad-Deċiżjoni ta’ l-għoti u l-għanijiet mogħtija lill-proġett;

3. Deskrizzjoni indikattiva tal-ħtiġiet ta’ l-informazzjoni għal sekwenza ta’ transazzjonijiiet suffiċjenti hija mogħtija f’Anness I.

4. L-awtorità amministrattiva għandha tissodisfa lilha nnifisha fuq il-punti li ġejjin:

(a) li hemm proċeduri sabiex jiżguraw li d-dokumenti li huma relevanti għall-oġġetti speċifiċi ta’ l-infiq mġarrab, pagamenti magħmulin, ħidmiet li jkunu qegħdin isiru u l-verifiki tagħhom imwettqa fir-rigward tal-proġett u li huma meħtieġa għal sekwenza ta’ transazzjonijiet suffiċjenti, huma miżmuma bi qbil mal-ħtiġiet ta’ Artikolu G(3) ta’ Anness II għar-Regolament (KE) Nru 1164/94 u ma’ Anness I għal dan ir-Regolament;

(b) li jinżamm rendikont tal-korp li jkun qiegħed iżommhom u fejn ikunu jinsabu;

(ċ) li d-dokumenti ikunu disponibbli għal spezzjoni mill-persuni u mill-korpi li normalment ikollhom id-dritt li jispezzjonaw dokumenti bħal dawn.

5. Il-persuni u l-korpi li hemm referenza għalihom fil-paragrafu 4(ċ) għandhom ikunu:

(a) il-personal ta’ l-awtorità amministrattiva u ta’ ħlas, ta’ korpi intermedji u tal-korp ta’ implimentazzjoni li jipproċessaw it-talbiet għall-pagamenti;

(b) is-servizzi li jkunu impenjati fil-verifiki ta’ sistemi ta’ tmexxija u ta’ kontroll;

(ċ) il-persuna jew id-dipartiment ta’ l-awtorità ta’ ħlas responsabbli għaċ-ċertifikazzjoni tat-talbiet għal pagamenti interim u finali taħt Artikolu 12(1)(d) tar-Regolament (KE) Nru 1164/94 u Artikolu D(2)(d) ta’ Anness II għal dak ir-Regolament, u l-persuna jew id-dipartiment li joħroġ id-dikjarazzjoni taħt Artikolu 12(1)(f) tar-Regolament;

(d) uffiċjali bil-mandat ta’ istituzzjonijiet nazzjonali ta’ verifika u l-Komunità.

Jistgħu jeħtieġu li jiġu fornuti lilhom, siltiet jew kopji tad-dokumenti jew records ta’ kontabilità li hemm referenza għalihom fil-paragrafu 4.

Artikolu 7

L-awtorità ta’ ħlas għandha żżomm rendikont ta’ l-ammonti rikuperabbli mill-pagamenti ta’ l-assistenza tal-Komunità diġà magħmulin, u għandha tiżgura li l-ammonti jiġu rkuprati mingħajr dewmien mhux ġustifikat. Wara l-irkupru, hija għandha tħallas lura l-pagamenti irregolari rkuprati, flimkien ma’ l-interessi rċevuti fuq pagament tard, billi jitnaqqsu l-ammonti konċernati mid-dikjarazzjoni ta’ l-infiq tagħha li jmiss u titlob għal pagament lill-Kummissjoni. Jekk dan ma jkunx biżżejjed, il-Kummissjoni tista titlob li l-ammont żejjed jiġi mrodd lura lilha.

L-awtorità ta’ ħlas għandha tibgħat lill-Kummissjoni darba fis-sena, f’anness għar-raba’ rapport ta’ kull tlett xhur dwar l-irkupri fornuti taħt ir-Regolament (KE) Nru 1831/94, dikjarazzjoni ta’ l-ammonti li jkunu qegħdin jistennew irkupru f’dik id-data, ikklassifikati skond is-sena tal-bidu tal-proċedimenti ta’ rkupru.

IL-KAPITOLU III

Ċertifikazzjoni ta’ nfiq

Artikolu 8

1. Iċ-ċertifikati tad-dikjarazzjonjiet ta’ nfiq interim u finali li hemm referenza għalihom f’Artikolu 12(1)(d) tar-Regolament (KE) Nru 1164/94 u fir-raba’ inċiż ta’ Artikolu D(2)(d) ta’ l-Anness għalih, għandhom jiġu stabbiliti fil-forma preskritta f’Anness II għal dan ir-Regolament minn persuna jew dipartiment fi ħdan l-awtorità ta’ ħlas li hija indipendenti funzjonalment minn kwalunkwe servizzi li japprovaw it-talbiet.

2. Qabel ma tiċċertifika kwalunkwe dikjarazzjoni, l-awtorità ta’ ħlas għandha tissodisfa lilha nnifisha li ġew sodisfatti l-kondizzjonijiet li ġejjin:

(a) l-awtorità amministrattiva, il-korpi intermedjarji u l-korp ta’ implimentazzjoni ssodisfaw il-ħtiġiet tar-Regolament (KE) Nru 1164/94, b’mod partikolari Artikolu 12(1)(c) u (e) tiegħu u Artikolu D(2)(b) u (d) ta’ l-Anness għalih, u osservat it-termini tad-Deċiżjoni ta’ għoti;

(b) id-dikjarazzjoni ta’ nfiq tinkludi l-infiq biss:

(i) li fil-fatt ġie magħmul fiż-żmien il-perjodu ta’ eliġibbilità stabbilit fid-Deċiżjoni ta’ għoti u jista’ jiġi appoġġjat b’fatturi jew dokumenti tal-kontabilità ta’ valur probattiv ekwivalenti;

(ii) li għandu x’jaqsam max-xogħlijiet li mhux bilfors kienu tlestew fiż-żmien meta ġiet mdaħħla l-applikazzjoni għal assistenza;

(iii) li hija ġġustifikata bil-progress jew tmiem tal-proġetti bi qbil mat-termini tad-Deċiżjoni ta’ l-għoti u l-għanijiet mogħtija għall-proġetti;

3. Sabiex is-suffiċjenza tas-sistemi ta’ kontroll u tas-sekwenza ta’ transazzjonijiet tkun tista’ dejjem tiġi kkunsidrata qabel ma tiġi ppreżentata dikjarazzjoni ta’ nfiq lill-Kummissjoni, l-awtorità amministrattiva għandha tiżgura li l-awtorità ta’ ħlas tinżamm informata bil-proċeduri mħaddma minnha, u minn korpi intermedji u mill-korp ta’ implimentazzjoni sabiex:

(a) tivverifika l-awtentiċità ta’ l-infiq iddikjarat u l-eżekuzzjoni tal-proġett bi qbil mat-termini tad-Deċiżjoni ta’ l-għoti u l-għanijiet mogħtija lill-proġetti;

(b) tiżgura l-konformità mar-regoli applikabbli;

(ċ) iżżomm is-sekwenza tat-transazzjonijiet.

4. F’każijiet fejn l-awtorità amministrattiva u l-awtorità ta’ ħlas huma jew jappartjenu għall-istess korp, dan il-korp għandu jiżgura li jiġu applikati l-proċeduri li joffru standards ta’ kontroll ekwivalenti għal dawk stipulati fil-paragrafi 2 u 3.

IL-KAPITOLU IV

Kontrolli kampjuni

Artikolu 9

1. L-Istati Membri għandhom jorganizzaw kontrolli fuq proġetti fuq bażi ta’ teħid ta’ kampjuni xierqa, b’mod partikolari imfassla sabiex:

(a) jivverifikaw l-effettività tas-sistemi amministrattiva u ta’ kontroll fis-seħħ;

(b) jivverifikaw b’mod selettiv, fuq il-bażi ta’ analiżi tar-riskju, id-dikjarazzjonijiet ta’ l-infiq fil-livelli varji konċernati.

2. Il-kontrolli mwettqa għall-perjodu 2000-2006 għandhom ikopru għallinqas 15 % ta’ l-ispiża eliġibbli totali mġarrba fuq proġetti approvati l-ewwel matul dak il-perjodu. Dan il-persentaġġ jista’ jitnaqqas fi proporzjon għall-infiq mġarrab qabel id-dħul fis-seħħ ta’ dan ir-Regolament. Il-kontrolli għandhom ikunu bażati fuq kampjun rappreżentattiv ta’ transazzjonijiet, filwaqt li jingħata kas tal-ħtiġiet tal-paragrafu 3.

L-Istati Membri għandhom jaħdmu bis-sħiħ sabiex iferrxu l-implimentazzjoni tal-kontrolli b’mod ugwali fuq il-perjodu konċernat. Għandhom jiżguraw separazzjoni adattata tal-ħidmiet bħal bejn f’kontrolli bħal dawn u l-implimentazzjoni jew proċeduri ta’ pagamenti li għandhom x’jaqsmu ma’ proġetti.

3. L-għażla tal-kampjun ta’ transazzjonijiet li għandhom jiġu kkontrollat għandha tqis:

(a) il-ħtieġa għal kontroll ta’ taħlita xierqa ta’ tipi u ta’ daqsijiet ta’ proġetti;

(b) kwalunkwe fatturi ta’ riskju li kienu ġew identifikati mill-kontrolli nazzjonali jew tal-Komunità;

(ċ) il-ħtieġa li jiġi żgurat li t-tipi differenti ta’ korpi nvoluti fl-amministrazzjoni u implimentazzjoni ta’ proġetti u ż-żewġ setturi ta’ attività (trasport u l-ambjent) jiġu kontrollati b’mod sodisfaċenti.

Artikolu 10

Permezz tal-kontrolli, l-Istati Membri għandhom jaħdmu sabiex jivverifikaw dawn li ġejjin:

(a) l-applikazzjoni prattika u l-effettività tas-sistemi amministrattiva u ta’ kontroll;

(b) l-eżekuzzjoni ta’ proġetti bi qbil mat-termini tad-Deċiżjoni ta’ l-għoti u l-għanijiet mogħtija lill-proġetti;

(ċ) għal numru adekwat ta’ records ta’ kontabilità, il-korrispondenza ta’ dawn ir-records ma’ dokumenti ta’ sostenn miżmumin mill-korpi intermedji, u l-korp ta’ implimentazzjoni;

(d) żżomm sekwenza tat-transazzjonijiet suffiċjenti;

(e) għal numru adegwat ta’ punti ta’ nfiq, li n-natura u ż-żmien ta’ l-infiq relevanti jikkonformaw mad-dispożizzjonijiet tal-Komunità u jikkorrespondu għall-ispeċifikazzjonijiet approvati tal-proġett u tax-xogħlijiet fil-fatt imwettqa;

(f) li l-ko-finanzjament nazzjonali xieraq ikun fil-fatt ġie magħmul disponibbli; u

(ġ) li l-proġetti ko-finanzjati ġew implimentati bi qbil mar-regoli u l-politika tal-Komunità kif meħtieġ minn Artikolu 8 tar-Regolament (KE) Nru 1164/94.

Artikolu 11

Il-kontrolli għandhom jistabbilixxu jekk xi problemi li wieħed ltaqa’ magħhom humiex ta’ karattru sistematiku, li jinvolvu riskju għal proġett ieħor jew għall-proġetti kollha mwettqa mill-istess korp ta’ implimentazzjoni jew fl-Istat Membru konċernat. Għandhom jidentifikaw ukoll il-kawżi ta’ sitwazzjonijiet bħal dawn, kwalunkwe eżaminazzjoni li tista tkun meħtieġa u l-azzjoni korrettiva u ta’ prevenzjoni meħtieġa.

Artikolu 12

Bi qbil ma’ Artikolu G(1) ta’ l-Anness II għar-Regolament (KE) Nru 1164/94, l-Istati Membri għandhom jinformaw lill-Kummissjoni sat-30 ta’ Ġunju ta’ kull sena, u għall-ewwel darba sat-30 ta’ Ġunju 2003, bl-applikazzjoni tagħhom ta’ Artikoli 9 sa 11 ta’ dan ir-Regolament fis-sena kalendarja ta’ qabel u barra minn hekk għandhom jipprovdu kull amplifikazzjoni jew aġġornament meħtieġ għad-deskrizzjoni tas-sistemi ta’ ġestjoni u ta’ kontroll ikkomunikati taħt Artikolu 5(1).

IL-KAPITOLU V

Dikjarazzjoni ta’ tmiem ta’ proġetti

Artikolu 13

Il-persuna jew id-dipartiment maħtura sabiex toħroġ id-dikjarazzjonijiet dwar it-tmiem tal-proġetti taħt Artikolu 12(1)(f) tar-Regolament (KE) Nru 1164/94 għandu jkollha funzjoni indipendenti mill-:

(a) l-awtorità amministrattiva, il-korp ta’ implimentazzjoni u l-korpi intermedji

(b) il-persuna jew id-dipartiment fi ħdan l-awtorità ta’ ħlas responsabbli għall-istabbiliment taċ-ċertifikati li hemm referenza għalihom f’Artikolu 8(1).

Għandha twettaq eżaminazzjoni skond standards ta’ verifika aċċettati fuq livell internazzjonali. Għandha tkun fornuta mill-korp ta’ implimentazzjoni, l-awtorità amministrattiva u ta’ ħlas u mill-korpi intermedji bl-informazzjoni kollha meħtieġa u għandha tingħata aċċess għar-rekords u l-evidenza ta’ sostenn meħtieġa għall-istabbiliment tad-dikjarazzjoni.

Artikolu 14

Id-dikjarazzjonijiet għandhom ikunu bażati fuq eżaminazzjoni tas-sistemi amministrattiva u ta’ kontroll, tat-tisjib tal-kontrolli diġà mwettqa u, fejn ikun hemm bżonn, ta’ kontroll kampjun tat-transazzjonijiet, u tar-rapport finali mfassal taħt Artikolu F(4) ta’ Anness II għar-Regolament (KE) Nru 1164/94. Il-persuna jew id-dipartiment li joħroġ id-dikjarazzjoni għandu jagħmel l-istħarriġ kollu meħtieġ sabiex jikseb assigurazzjoni raġjonevoli li l-istqarrija ċċertifikata ta’ l-infiq hija korretta, li t-transazzjonijiet involuti huma legali u regolari u li l-proġett twettaq bi qbil mat-termini ta’ l-għoti tad-Deċiżjoni u l-għanijiet mogħtija għall-proġett.

Id-dikjarazzjonijiet għandhom jiġu formulati fuq il-bażi tal-mudell indikattiv muri f’Anness III u għandhom ikunu akkompanjati b’rapport li għandu jinkludi l-informazzjoni kollha relevanti sabiex tiġġustifika d-dikjarazzjoni, inkluż sommarju tat-tisjib tal-kontrolli kollha mwettqa mill-korpi nazzjonali u tal-Komunità li d-dikjarant kellu aċċess għalihom.

Artikolu 15

Jekk il-preżenza ta’ dgħjufijiet importanti fit-tmexxija jew fil-kontroll jew il-frekwenza għolja ta’ irregolaritajiet li wieħed iltaqa’ magħhom jew dubju dwar jekk il-proġett ġiex implimentat tajjeb, ma jħallux id-dispożizzjoni ta’ assigurazzjoni totali pożittiva fir-rigward tal-validità tat-talba għall-ħlas tal-bilanċ finali u ċ-ċertifikat finali ta’ nfiq, id-dikjarazzjoni għandha tirreferi għal dawn iċ-ċirkostanzi u għandha tistma kemm hija kbira l-problema u l-impatt finanzjarju tagħha.

F’każ bħal dan, il-Kummissjoni tista’ titlob li jsir kontroll ieħor bil-għan li jiġu identifikati u korretti l-irregolaritajiet fi ħdan il-perjodu ta’ żmien speċifikat.

IL-KAPITOLU VI

Forma u kontenut ta’ l-informazzjoni ta’ kontabilità li għandha tinżamm u li għandha tiġi kkomunikata lill-Kummissjoni meta mitluba

Artikolu 16

1. Ir-rekords tal-kontabilità fuq proġetti li hemm referenza għalihom f’Anness I għandhom kemm jista’ jkun jinżammu f’forma komputerizzata. Records bħal dawn għandhom ikunu disponibbli għall-Kummissjoni fuq talba speċifika tagħha għall-għan li jitwettqu kontrolli dokumentarji u fuq il-post, mingħajr preġudizzju għall-ħtieġa li jiġu pprovduti rapporti annwali taħt Artikolu F(4) ta’ Anness II għar-Regolament (KE) Nru 1164/94.

2. Il-Kummissjoni għandha tiftiehem ma’ kull Stat Membru dwar il-kontenut tar-record tal-kompjuter li għandhom isiru disponibbli taħt il-paragrafu 1, il-mezz li bih dawn jiġu kkomunikati, u t-tul tal-perjodu meħtieġ sabiex jiġu żviluppati kwalunkwe sistemi tal-kompjuter meħtieġa. L-għan ta’ l-informazzjoni li tista tiġi mitluba, u l-ispeċifikazzjonijiet tekniċi preferuti għat-trasferiment tal-files tal-kompjuter lill-Kummissjoni, huma indikati f’Annessi IV u V.

3. Fuq talba bil-miktub tal-Kummissjoni, l-Istati Membri għandhom jipprovdu lill-Kummissjoni bir-records li hemm referenza għalihom fil-paragrafu 1 fi żmien 10 t’ijiem xogħol mill-irċevuta tat-talba. Jista’ jiġi miftiehem perjodu differenti bejn il-Kummissjoni u l-Istat Membru, b’mod partikolari fejn ir-records ma jkunux disponibbli fil-forma kompjuterizzata.

4. Il-Kummissjoni għandha tiżgura li l-informazzjoni mgħoddija mill-Istati Membri jew miġbura minnha waqt spezzjonijiet fuq il-post tinżamm kunfidenzjali u protetta bi qbil ma’ Artikolu 287 tat-Trattat.

5. Soġġetti għal-liġijiet nazzjonali relevanti, l-uffiċjali tal-Kummissjoni għandu jkollhom aċċess għad-dokumenti kollha mħejjija jew bil-ħsieb għal jew wara kontrolli mwettqa taħt dan ir-Regolament u għad-data miżmuma, inkluża dik maħżuna fis-sistemi tal-kompjuter.

IL-KAPITOLU VII

Korrezzjonijiet finanzjarji

Artikolu 17

1. L-ammont tal-korrezzjonijiet finanzjarji magħmula mill-Kummissjoni taħt Artikolu Ħ(2) ta’ Anness II għar-Regolament (KE) Nru 1164/94 għal irregolaritajiet individwali jew sistematiċi għandu jiġi stmat kull meta jkun possibbli u prattikabbli fuq il-bażi ta’ files individwali u għandu jkun ugwali għall-ammont ta’ nfiq mitlub bi żball mill-Fondi, wara li jiġi kkunsidrat il-prinċipju tal-proporzjonalità.

2. Meta ma jkunx possibbli jew prattikabbli li jiġi kkwantifikat l-ammont ta’ infiq irregolari b’mod preċiż, jew meta ma jkunx addattat li jiġi kkanċellat l-infiq kollu msemmi, u l-Kummissjoni għalhekk tibbaża l-korrezzjonijiet finanzjarji tagħha fuq estrapolazzjoni jew rati bażi, hija għandha tipproċedi kif ġej:

(a) fil-każ ta’ estrapolazzjoni, għandha tuża kampjun rappreżentattiv ta’ transazzjonijiet b’karatteristiċi simili;

(b) fil-każ ta’ rata bażi, għandha tistma l-importanza u s-severità tal-ksur tar-regoli u l-implikazzjonijet finanzjarji ta’ kull nuqqas fis-sistema ta’ ġestjoni u ta’ kontroll li wassal għall-irregolarità stabbilita.

3. Meta l-Kummissjoni tibbaża l-pożizzjoni tagħha fuq il-fatti stabbiliti mill-awdituri għajr dawk tas-servizzi tagħha stess, għandha tasal għall-konklużjonijiet tagħha stess fir-rigward tal-konsekwenzi finanzjarji tagħhom, wara li teżamina l-miżuri meħuda mill-Istat Membru konċernat taħt Artikolu 12(1) u (2) tar-Regolament (KE) Nru 1164/94 u Artikolu Ġ(1) ta’ Anness II tiegħu, ir-rapporti fornuti taħt ir-Regolament (KE) Nru 1831/94, u kwalunkwe risposti mill-Istat Membru.

Artikolu 18

1. Il-perjodu ta’ żmien li matulu, l-Istat Membru konċernat jista’ jirrispondi għal talba taħt l-ewwel subparagrafu ta’ Artikolu Ħ(1) ta’ Anness II għar-Regolament (KE) Nru 1164/94 sabiex jippreżenta l-kummenti tiegħu, għandu jkun ta’ xahrejn, għajr f’każijiet ġustifikati kif dovut fejn jista jsir qbil għal perjodu itwal mill-Kummissjoni.

2. Fejn il-Kummissjoni tipproponi korrezzjonijiet finanzjarji fuq il-bażi ta’ estrapolazzjoni jew fuq rata bażi, l-Istat Membru għandu jingħata l-opportunità sabiex juri, permezz ta’ eżaminazzjoni tal-files konċernati, li l-kobor veru ta’ l-irregolarità kien inqas mill-istima tal-Kummissjoni. Bi qbil mal-Kummissjoni, l-Istat Membru jista’ jillimita l-għan ta’ din l-eżaminazzjoni għal proporzjon jew kampjun xieraq tal-files konċernati.

Għajr f’każijiet iġġustifikati kif dovut, il-ħin permess għal din l-eżaminazzjoni ma għandux jaqbeż perjodu ieħor ta’ xahrejn wara l-perjodu ta’ xahrejn li hemm referenza għalih fil-paragrafu 1. Ir-riżultati ta’ eżaminazzjoni bħal din għandhom jiġu eżaminati bil-mod speċifikat fit-tieni subparagrafu ta’ Artikolu Ħ(1) ta’ Anness II għar-Regolament (KE) Nru 1164/94. Il-Kummissjoni għandha tqis kull evidenza pprovduta mill-Istat Membru fi ħdan il-limiti ta’ żmien.

3. Kull meta l-Istat Membru jkollu oġġezzjoni għall-osservazzjonijiet magħmula mill-Kummissjoni u ssir seduta taħt it-tieni subparagrafu ta’ Artikolu Ħ(1) ta’ Anness II għar-Regolament (KE) Nru 1164/94, il-perjodu ta’ tlett xhur li matulu l-Kummissjoni tista’ tieħu deċiżjoni taħt Artikolu Ħ(1) ta’ Anness II għar-Regolament għandu jibda mid-data tas-seduta.

Artikolu 19

F’każijiet li fihom il-Kummissjoni tkun issospendiet pagamenti taħt Artikolu G(2) ta’ l-Anness II għar-Regolament (KE) Nru 1164/94, il-Kummissjoni u l-Istat Membru konċernat għandhom jaħdmu bis-sħiħ sabiex jilħqu ftehim bi qbil mal-proċedura u l-limiti ta’ żmien stabbiliti f’Artikolu 18(1) u (2) ta’ dan ir-Regolament. Jekk ma jintlaħaq ebda ftehim, għandu japplika Artikolu 18(3).

Artikolu 20

1. Kull pagament li għandu jsir mill-Kummissjoni bi qbil ma’ Artikolu Ħ(3) ta’ Anness II għar-Regolament (KE) Nru 1164/94 għandu jsir qabel id-data dovuta indikata fl-ordni għall-irkupru stabbilita bi qbil mar-Regolament Finanzjarju applikabbli għall-estimi ġenerali tal-Komunitajiet Ewropej. Din id-data sa liema għandu jsir il-pagament għandha tkun l-aħħar ġurnata tat-tieni xahar wara l-ħruġ ta’ l-ordni.

2. Kull dewmien fil-pagament għandu jagħti bidu għal ħlas ta’ interessi fir-rigward tal-ħlas magħmul tard, li jibda f’dik id-data ta’ meta jkun dovut il-pagament li hemm referenza għaliha fil-paragrafu 1 u li jispiċċa fid-data ta’ meta jsir il-pagament. Ir-rata ta’ dawn l-interessi għandha tkun punt perċentwali wieħed u nofs ogħla mir-rata applikata mill-Bank Ċentrali Ewropew fl-operazzjonijiet ta’ finanzjament mill-ġdid prinċipali fl-ewwel jum ta’ ħidma tax-xahar li fih tkun taħbat id-data ta’ meta jkun dovut il-pagament.

3. Korrezzjoni finanzjarja taħt Artikolu Ħ(2) ta’ l-Anness II għar-Regolament (KE) Nru 1164/94 ma għandhiex tippreġudika l-obbligu ta’ l-Istat Membru milli jkompli fl-irkupru taħt Artikolu 12(1)(ħ) ta’ dak ir-Regolament.

4. Meta għandhom jiġu rkuprati ammonti wara irregolarità, is-servizz jew il-korp kompetenti għandu jagħti bidu għal proċedimenti ta’ rkupru u għandu jinnotifika lill-korp ta’ implimentazzjoni u lill-awtoritajiet amministrattivi u ta’ ħlas bihom.

IL-KAPITOLU VIII

Dispożizzjonijiet ġenerali u finali

Artikolu 21

Xejn f’dan ir-Regolament ma għandu jimpedixxi lill-Istati Membri milli japplikaw regoli nazzjonali aktar rigorużi minn dawk preskritti fih.

Artikolu 22

Dan ir-Regolament għandu jkun mingħajr preġudizzju għall-obbligi ta’ l-Istati Membri fir-rigward ta’ proġetti approvati għall-ewwel darba qabel l-1 ta’ Jannar 2000 sabiex jiżguraw li l-proġetti ġew imwettqa tajjeb, sabiex jimpedixxu irregolaritajiet u sabiex jieħdu azzjoni kontrihom, u sabiex jirkupraw kwalunkwe ammonti mitlufa minħabba irregolarità jew negliġenza.

Artikolu 23

Dan ir-Regolament għandu jidħol fis-seħħ fis-seba’ jum wara l-pubblikazzjoni tiegħu fil-Ġurnal Uffiċjali tal-Komunitajiet Ewropej.

Dan ir-Regolament għandu jorbot fl-intier tiegħu u japplika direttament fl-Istati Membri kollha.

Magħmul fi Brussel, fid-29 ta’ Lulju 2002.

Għall-Kummissjoni

Michel Barnier

Membru tal-Kummissjoni

[1] ĠU L 130, tal-25.5.1994, p. 1.

[2] ĠU L 161, tas-26.6.1999, p. 57 u 62.

[3] ĠU L 292, tal-15.11.1996, p. 2.

[4] ĠU L 191, tas-27.7.1994, p. 9.

--------------------------------------------------

ANNESS I

DESKRIZZJONI INDIKATTIVA TAL-ĦTIĠIET TA' INFORMAZZJONI GĦAL SEKWENZA TAT-TRANSAZZJONIJIET SUFFIĊJENTI

(Artikolu 6)

Sekwenza tat-transazzjonijiet suffiċjenti, kif hemm referenza għaliha f'Artikolu 6(2), hija preżenti meta, għal assistenza partikolari, inklużi proġetti individwali fi ħdan gruppi ta' proġetti:

1. Ir-records tal-kontijiet miżmuma fil-livell adattat ta' amministrazzjoni jipprovdu informazzjoni dettaljata dwar l-infiq fil-fatt imġarrab fil-proġett ko-finanzjat mill-korp ta' implimentazzjoni inklużi, fejn ta' l-aħħar mhuwiex ir-reċipjent finali tal-fondi, il-korpi u d-ditti nvoluti fl-implimentazzjoni tal-proġett sew jekk bħala pussessuri ta' konċessjoni, persuni maħtura jew xorta oħra. Ir-rekords tal-kontijiet juru d-data li fiha ġew maħluqa, l-ammont ta' kull oġġett ta' infiq, in-natura tad-dokumenti ta' sostenn u d-data u l-metodu ta' ħlas. L-evidenza dokumentarja meħtieġa (eż. fatturi) hija mehmuża.

2. Għal oġġetti ta' infiq li għandhom x'jaqsmu ftit biss mal-proġett ko-finanzjat, il-preċiżjoni ta' l-allokazzjoni ta' l-infiq bejn il-proġett ko-finanzjat u l-bqija għandha tiġi murija. L-istess ħaġa tapplika għal tipi ta' infiq li huma meqjusin eliġibbli biss fi ħdan ċerti limiti jew fi proporzjon ta' spejjeż oħra.

3. L-ispeċifikazzjonijiet tekniċi u l-pjan finanzjarju tal-proġett, ir-rapporti tal-progress, id-dokumenti dwar l-approvazzjoni ta' l-għotja u l-proċeduri kontraenti u tas-sejħiet għall-offerti, u rapporti dwar l-ispezzjonijiet ta' l-eżekuzzjoni tal-proġett bi qbil ma' Artikolu 4 għandhom jinżammu wkoll fil-livell addattat ta' amministrazzjoni.

4. Sabiex jiġi ddikjarat l-infiq fil-fatt imġarrab fil-proġett ko-finanzjat mill-awtorità ta' ħlas, l-informazzjoni li hemm referenza għaliha fil-paragrafu 1 hija miġbura f'dikjarazzjoni ta' infiq waħda analizzata skond il-kategorija. Id-dikjarazzjonijiet ta' infiq dettaljati jikkostitwixxu dokumentazzjoni ta' sostenn għar-records tal-kontabilità ta' l-awtorità ta' ħlas u huma l-bażi għall-applikazzjoni tad-dikjarazzjonijiet ta' infiq lill-Kummissjoni.

5. Fejn ikun hemm korp intermedju wieħed jew aktar bejn il-korp jew il-korpi ta' implimentazzjoni jew ditti involuti fl-implimentazzjoni tal-proġett u l-awtorità ta' ħlas, kull korp intermedju għall-qasam ta' responsabbilità tiegħu jeħtieġ dikjarazzjonijiet dettaljati ta' l-infiq mill-korp taħtu bħala dokumentazzjoni ta' sostenn għar-rekords ta' kontabilità tiegħu, li minnhom għandu jipprovdi għallinqas taqsira ta' l-infiq imġarrab fuq il-proġett lill-korp ta' fuqha.

6. Fil-każ ta' trasferiment komputerizzat ta' data ta' kontijiet, l-awtoritajiet u l-korpi kollha konċernati jiksbu informazzjoni suffiċjenti mil-livell l-aktar baxx sabiex jiġġustifikaw ir-records tal-kontijiet tagħhom u l-ammonti rrapportati "l fuq, sabiex tiġi żgurata sekwenza ta' transazzjonijiet suffiċjenti mill-ammonti totali sommarji ċċertifikati lill-Kummissjoni sa l-oġġetti ta' infiq individwali u d-dokumenti ta' sostenn fil-livell tal-korp ta' implimentazzjoni u l-korpi u d-ditti l-oħra nvoluti fl-implimentazzjoni tal-proġett."

--------------------------------------------------

ANNESS II

+++++ TIFF +++++

+++++ TIFF +++++

+++++ TIFF +++++

--------------------------------------------------

L-Anness għad-dikjarazzjoni ta' l-infiq: irkupri magħmulin mill-aħħar dikjarazzjoni ċertifikata ta' l-infiq u nklużi fid-dikjarazzjoni ta' l-infiq preżenti

+++++ TIFF +++++

+++++ TIFF +++++

--------------------------------------------------

ANNESS III

+++++ TIFF +++++

+++++ TIFF +++++

--------------------------------------------------

ANNESS IV

+++++ TIFF +++++

+++++ TIFF +++++

+++++ TIFF +++++

--------------------------------------------------

ANNESS V

SPEĊIFIKAZZJONIJIET TEKNIĊI PPREFERITI GĦAT-TRASFERIMENT TA’ FILES TAL-KOMPJUTER LILL-KUMMISSJONI

1. MEZZI TA’ TRASFERIMENT

Jistgħu jiġu wżati ħafna mill-mezzi wżati fil-preżent, soġġetti għal qbil minn qabel mal-Kummissjoni. Din li ġejja hija lista mhux eżawrenti tal-mezzi preferiti.

1.1. Mezz manjetiku

- floppy disk: 3,5 pulzier, 1,4 Mb (Dos/Windows)

kompressjoni mhux obbligatorja f’format ZIP

- DAT cartridge

4 mm DDS-1 (90 m)

- CD-ROM (WORM)

1.2. Trasferiment elettroniku ta’ file

- messaġġ dirett permezz ta’ e-mail

għal files ta’ 5 Mb jew inqas

kompressjoni mhux obbligatorja f’format ZIP

- transferiment permezz ta’ FTP

kompressjoni mhux obbligatorja f’format ZIP.

2. STANDARD IPPREFERUT GĦALL-KOMPILAZZJONI TA’ ESTRATT MILL-FILES TAL-KOMPJUTER TA’ STATI MEMBRI

L-istandard ippreferut tal-file għandu l-karatteristiċi li ġejjin:

1. kull record tibda b’kodiċi ta’ tlett karattri li tidentifika l-informazzjoni miżmuma f’din ir-record. Hemm żewġ tipi ta’ records:

1. (a) records dwar il-proġett identifikat bil-kodiċi "PRJ" li jkun fihom informazzjoni ġenerali dwar il-proġett. L-attribwiti tar-record (Oqsma 1 sa 30) huma dawk deskritti f’Anness IV, 1.A;

1. (b) records ta’ l-infiq identifikati bil-kodiċi "PAY" li jkun fihom informazzjoni dettaljata dwar l-infiq iddikjarat fil-proġett. L-attribwiti tar-record (Oqsma 31 sa 64) huma dawk deskritti f’Anness IV, 1.B;

2. Records"PRJ" li fihom informazzjoni għal proġett huma immedjatament segwiti b’ bosta records"PAY" li jkun fihom informazzjoni dwar l-infiq għall-proġett, jew inkella records PRJ u PAY jistgħu jiġu pprovduti f’ files separati;

3. l-oqsma jkunu sseparati b’semi-colon (";"). Żewġ semi-colons konsekuttivi jindikaw li ma hemm ebda data mogħtija għall-qasam ("qasam vojt");

4. ir-records ivarjaw fit-tul. Kull record tispiċċa b’ kodiċi "CR LF" jew "Carriage Return - Line Feed" (f’hexadecimal: 0D 0A);

5. il-file ikun f’kodiċi ASCII;

6. oqsma numeriċi li jirrapreżentaw ammonti:

(a) separatur deċimali: ".";

(b) fejn meħtieġ, is-simbolu (+ jew -) jidher fuq ix-xellug nett, segwit immedjatament bil-figuri;

(ċ) numru fiss ta’ deċimali;

(d) l-ebda spazju bejn il-figuri, l-ebda spazju bejn l-eluf;

7. Qasam tad-data: "ĠĠXXSSSS" (il-ġurnata f’żewġ figuri, ix-xahar f’żewġ figuri, is-sena f’ erba’ figuri);

8. data f’format ta’ kitba ma għandhiex titpoġġa f’virgoletti (). Ma hemmx għalfejn ngħidu li s-separatur tas-semi-colon";" ma għandux jintuża f’data f’format ta’ kitba;

9. L-oqsma kollha: l-ebda spazju fil-bidu u fit-tmiem ta’ qasam;

10. files li jissodisfaw ir-regoli ta’ fuq jidhru bħall-eżempju li ġej:

PRJ; 2001E16COE001; Dublin Region Waste Water Treatment Scheme - Stage V; 29122000; Department of Finance; Dublin Corporation;

PAY; 2001E16COE001; Dublin Region Waste Water Treatment Scheme - Stage V; 1234; 10000000; 8000000; 80 %;

11. fil-każ ta’ files mill-Greċja, għandu jiġi applikat jew kodiċi ELOT-928 jew ISO 8859-7

3. DOKUMENTAZZJONI

Kull file għandu jkun akkompanjat b’somom ta’ kontroll għal li ġej:

1. numru ta’ records;

2. ammont totali;

3. total tas-subtotali għal kull proġett

Għal kull qasam espress b’kodiċi, it-tifsira tal-kodiċi wżat għandha tiġi mehmuża mal-file.

It-total tar-records fil-file tal-kompjuter skond il-proġett għandu jikkorrispondi għad-dikjarazzjonijiet ta’ pagament sottomessi lill-Kummissjoni għall-perjodu speċifikat fit-talba għall-informazzjoni. Kwalunkwe diskrepanza għandha tiġi ġġustifikata f’nota mehmuża mal-file.

--------------------------------------------------