(1)

Saskaņā ar Eiropas Savienības Civildienesta noteikumiem un Savienības pārējo darbinieku nodarbināšanas kārtību, kas noteikta Padomes Regulā (EEK, Euratom, EOTK) Nr. 259/68 (1) (“Civildienesta noteikumi”), Komisijai ir jāatbild uz konkrētiem lūgumiem un sūdzībām. Šos uzdevumus galvenokārt veic Cilvēkresursu un drošības ģenerāldirektorāta (HR ĢD) nodaļa “Apelācijas un lietu uzraudzība”, kas konstatē attiecīgos faktus un novērtē tos no juridiskā viedokļa, lai palīdzētu iecēlējinstitūcijai vai iestādei, kura ir pilnvarota noslēgt darba līgumus (“iestāde”), pieņemt lēmumu.

(2)

Civildienesta noteikumu 22.c pantā ir noteikts, ka Komisijai saskaņā ar Civildienesta noteikumu 24. un 90. pantu ir jāparedz procedūra ierēdņu sūdzību izskatīšanai par to, kāda attieksme pret viņiem tika izrādīta pēc tam, kad viņi saskaņā ar Civildienesta noteikumu 22.a vai 22.b pantu ziņojuši par nopietnu pārkāpumu, vai šādas ziņošanas rezultātā (2).

(3)

Civildienesta noteikumu 24. pantā ir noteikts, ka Komisijai ir jāpalīdz ierēdņiem, jo sevišķi tiesvedībā pret jebkuru personu, kura izsaka draudus, apvainojumus vai veic apmelojošas darbības vai izteikumus, vai uzbrūk personai vai īpašumam, kuru ierēdnis vai viņa ģimenes loceklis guvis sava amata vai pienākumu dēļ.

(4)

Saskaņā ar Civildienesta noteikumu 90. panta 1. un 2. punktu jebkura persona, uz kuru attiecas Civildienesta noteikumi, var iesniegt iestādei lūgumu, lai tā pieņem ar konkrēto personu saistītu lēmumu, vai iesniegt sūdzību par lēmumu, kas nelabvēlīgi skar tās intereses.

(5)

Saistībā ar minētajām darbībām Komisija vāc un apstrādā attiecīgu informāciju. Minētā informācija ietver persondatus, jo īpaši identifikācijas datus, kontaktinformāciju un uzvedības datus. Kompetentie Komisijas dienesti nosūta persondatus citiem Komisijas dienestiem, pamatojoties uz “nepieciešamību zināt”.

(6)

Persondati tiek glabāti drošā fiziskā un elektroniskā vidē, lai nepieļautu nelikumīgu piekļuvi vai datu nosūtīšanu personām, kurām nav “nepieciešamības zināt”. Pēc apstrādes beigām dati tiek glabāti saskaņā ar piemērojamiem Komisijas noteikumiem (3).

(7)

Veicot savus uzdevumus saskaņā ar Civildienesta noteikumiem, Komisijai ir pienākums ievērot tādas fizisko personu tiesības attiecībā uz persondatu apstrādi, kas atzītas Eiropas Savienības Pamattiesību hartas 8. panta 1. punktā un Līguma 16. panta 1. punktā, kā arī tiesības, kuras paredzētas Eiropas Parlamenta un Padomes Regulā (ES) 2018/1725 (4). Vienlaikus Komisijai ir pienākums ievērot stingrus noteikumus par konfidencialitāti un dienesta noslēpumu.

(8)

Noteiktos apstākļos ir nepieciešams saskaņot Regulā (ES) 2018/1725 paredzētās datu subjektu tiesības ar vajadzību garantēt noziedzīgu nodarījumu novēršanu, izmeklēšanu, atklāšanu un saukšanu pie atbildības par tiem un nodrošināt to, ka Komisija efektīvi reaģē uz apgalvojumiem par aizskarošu izturēšanos un citiem neatbilstošas uzvedības vai uzbrukumu gadījumiem, kā arī ar citu datu subjektu pamattiesību un brīvību pilnīgu ievērošanu. Šajā nolūkā Regulas (ES) 2018/1725 25. panta 1. punkta b), c), g) un h) apakšpunktā ir noteikts, ka Komisija var ierobežot tās 14.–17., 19., 20. un 35. panta piemērošanu, kā arī 4. panta 1. punkta a) apakšpunktā nostiprināto pārredzamības principu, ciktāl tā normas atbilst minētās regulas 14.–17., 19. un 20. pantā paredzētajām tiesībām un pienākumiem.

(9)

Tas jo īpaši varētu attiekties uz informācijas par persondatu apstrādi sniegšanu personai, attiecībā uz kuru ir iesniegts lūgums vai sūdzība (“attiecīgā persona”), it īpaši gadījumos, kad procedūra izriet no lūguma sniegt palīdzību saskaņā ar Civildienesta noteikumu 24. pantu saistībā ar apgalvojumiem par aizskarošu izturēšanos. Komisija var nolemt ierobežot šādas informācijas sniegšanu attiecīgajai personai, lai saskaņā ar Regulas (ES) 2018/1725 25. panta 1. punkta h) apakšpunktu aizsargātu lūguma vai sūdzības iesniedzēja vai liecinieka tiesības un brīvības. Komisija var nolemt to darīt – jo īpaši tādēļ, lai aizsargātu minētās personas pret iespējamo atriebību no attiecīgo personu puses, pret kurām labticīgi tika izteikti apgalvojumi, uz kuru pamata administrācija tomēr nav veikusi nekādus pasākumus. Dažās situācijās varētu būt nepieciešams ierobežot šādas informācijas sniegšanu, lai nepieļautu aizskarošu izturēšanos vai citus neatbilstošas uzvedības vai uzbrukumu gadījumus Komisijā (it īpaši tajā organizatoriskajā struktūrvienībā, kurā attiecīgā persona strādā kopā ar lūguma vai sūdzības iesniedzēju vai liecinieku).

(10)

Varētu arī būt nepieciešams ierobežot attiecīgās personas citas tiesības, ja šo tiesību īstenošanas rezultātā tiktu atklāta informācija par lūguma vai sūdzības iesniedzēju vai liecinieku, kurš ir lūdzis neatklāt viņa identitāti. Šādā gadījumā Komisija var nolemt ierobežot tiesības uz piekļuvi paziņojumam, kurš attiecas uz attiecīgo personu, vai šīs personas citas tiesības, lai 9. apsvērumā izklāstīto iemeslu dēļ aizsargātu lūguma vai sūdzības iesniedzēja vai liecinieka tiesības un brīvības. Komisija var nolemt to darīt saskaņā ar Regulas (ES) 2018/1725 25. panta 1. punkta h) apakšpunktu.

(11)

Varētu arī būt nepieciešams ierobežot attiecīgās personas tiesības, lai aizsargātu uzraudzības, pārbaudes vai regulatīvo funkciju, kas saistīta ar oficiālu pilnvaru īstenošanu gadījumos, kad ir apdraudēts Savienības vispārsabiedrisko interešu nozīmīgs mērķis, proti, nodrošināt to, ka Komisija efektīvi reaģē uz apgalvojumiem par aizskarošu izturēšanos un jebkādiem citiem neatbilstošas uzvedības vai uzbrukumu gadījumiem. Cīņa pret aizskarošu izturēšanos un jebkādiem citiem neatbilstošas uzvedības vai uzbrukumu gadījumiem ir Savienības, tostarp Komisijas, vispārsabiedrisko interešu nozīmīgs mērķis. Turklāt Komisijai saskaņā ar Civildienesta noteikumu 24. pantu ir pienākums palīdzēt saviem darbiniekiem. Lai neatturētu darbiniekus no ziņošanas par iespējamiem aizskarošas izturēšanās un citiem neatbilstošas uzvedības vai uzbrukumu gadījumiem un no palīdzības lūgšanas šajā sakarībā (kas ir Savienības vispārējās interesēs), ir jānodrošina, ka attiecīgās personas nezina par palīdzības lūgumu, kurš uz tām attiecas. Tas varētu būt īpaši svarīgi gadījumos, kad iestāde konstatē, ka nav notikusi aizskaroša izturēšanās Civildienesta noteikumu nozīmē. Šādā situācijā Savienības vispārējo interešu dēļ būtu nepieciešams, ka attiecīgā persona nezina par palīdzības lūgumu, lai saglabātu darbiniekiem iespēju izmantot procedūru saskaņā ar Civildienesta noteikumu 24. pantu un novērstu jaunus konfliktus. Šajā sakarā Komisija var nolemt ierobežot attiecīgās personas tiesības saskaņā ar Regulas (ES) 2018/1725 25. panta 1. punkta c) un g) apakšpunktu.

(12)

Varētu arī būt nepieciešams ierobežot attiecīgās personas tiesības, lai garantētu to noziedzīgu nodarījumu novēršanu, izmeklēšanu, atklāšanu un saukšanu pie atbildības par tiem, par kuriem lūguma vai sūdzības iesniedzēji vai liecinieki ziņo Komisijai saistībā ar attiecīgo personu. Piemēram, lūguma vai sūdzības iesniedzēji vai liecinieki varētu ziņot par neatbilstošu uzvedību un psiholoģisku aizskaršanu, un seksuālu uzmākšanos. Šādos gadījumos Komisija var nolemt ierobežot attiecīgās personas tiesības saskaņā ar Regulas (ES) 2018/1725 25. panta 1. punkta b) apakšpunktu.

(13)

Civildienesta noteikumos ir noteikts, ka Komisijai jānodrošina, lai minētajos noteikumos paredzētie lūgumi un sūdzības tiktu izskatīti konfidenciāli. Lai nodrošinātu minēto konfidencialitāti, vienlaikus ievērojot persondatu aizsardzības standartus saskaņā ar Regulu (ES) 2018/1725, jāpieņem iekšējie noteikumi, saskaņā ar kuriem Komisija drīkst ierobežot datu subjektu tiesības, ievērojot Regulas (ES) 2018/1725 25. panta 1. punkta b), c), g) un h) apakšpunktu.

(14)

Iekšējie noteikumi būtu jāpiemēro visām apstrādes darbībām, ko Komisija veic, pildot savus uzdevumus attiecībā uz lūgumu un sūdzību izskatīšanu saskaņā ar Civildienesta noteikumiem.

(15)

Lai nodrošinātu atbilstību Regulas (ES) 2018/1725 14., 15. un 16. pantam, Komisijai būtu pārredzami un saskaņoti – Komisijas tīmekļa vietnē publicētu datu aizsardzības paziņojumu veidā – jāinformē visas fiziskās personas par savām darbībām saistībā ar viņu persondatu apstrādi un par viņu tiesībām. Vajadzības gadījumā Komisijai, izmantojot pienācīgus līdzekļus, būtu individuāli jāinformē datu subjekti, kas iesaistīti lūgumā vai sūdzībā, proti, lūguma vai sūdzības iesniedzēji, attiecīgās personas un liecinieki.

(16)

Komisijai visi ierobežojumi būtu jāizskata pārredzamā veidā un jāreģistrē visi ierobežojumu piemērošanas gadījumi attiecīgajā ierakstu sistēmā.

(17)

Attiecībā uz ierobežojumiem Regulas (ES) 2018/1725 16. panta piemērošanā, kurā ir noteikts, ka gadījumos, kad persondati nav iegūti no datu subjekta, datu subjekts ir jāinformē vēlākais viena mēneša laikā, Komisijai viena mēneša laikā būtu jāsagatavo ieraksts, kurā aprakstīti visu piemēroto ierobežojumu iemesli. Minētajā ierakstā būtu jāietver ierobežojuma nepieciešamības un samērīguma novērtējums katrā konkrētajā gadījumā.

(18)

Saskaņā ar Regulas (ES) 2018/1725 25. panta 8. punktu datu pārziņi var atlikt, izlaist vai atteikt tādas informācijas sniegšanu datu subjektam, kura saistīta ar ierobežojuma piemērošanas galvenajiem iemesliem, ja minētās informācijas sniegšanas rezultātā ierobežojums vairs nebūtu iedarbīgs. Tas jo īpaši attiecas uz minētās regulas 16. un 35. panta piemērošanas ierobežojumiem.

(19)

Komisijai būtu regulāri jāpārskata noteiktie ierobežojumi, lai nodrošinātu, ka datu subjekta tiesības tikt informētam saskaņā ar Regulas (ES) 2018/1725 16. un 35. pantu ir ierobežotas tikai tik ilgi, kamēr šādi ierobežojumi ir vajadzīgi 8. apsvērumā uzskaitīto iemeslu dēļ.

(20)

Ierobežojumu piemērošana būtu jāpārskata, atbildot uz lūgumiem, kas iesniegti saskaņā ar Civildienesta noteikumu 22.c un 24. pantu un 90. panta 1. punktu, un sūdzībām, kuras iesniegtas saskaņā ar Civildienesta noteikumu 22.c pantu un 90. panta 2. punktu, vai slēdzot šādu lūgumu un sūdzību izskatīšanu – atkarībā no tā, kas notiek agrāk. Pēc tam Komisijai ik gadu būtu jāpārliecinās, vai ierobežojumi joprojām jāsaglabā.

(21)

Konkrētos gadījumos var izrādīties nepieciešams saglabāt kāda ierobežojuma piemērošanu, jo īpaši Regulas (ES) 2018/1725 16. panta piemērošanas ierobežojumu tik ilgi, kamēr Komisija vairs neglabā attiecīgos persondatus. Šādā gadījumā datu subjekts nebūtu jāinformē par savu persondatu apstrādi. Šāda situācija varētu rasties it īpaši gadījumos, kad ir liels risks, ka informācijas sniegšana attiecīgajai personai par persondatu apstrādi apdraudētu citu personu tiesības un brīvības. Tas varētu būt gadījumā, kad iestāde noraida palīdzības lūgumu, kas labticīgi iesniegts saistībā ar attiecīgās personas iespējamu neatbilstošu uzvedību, un gadījumā, ja attiecīgā persona un lūguma iesniedzējs kopā strādā tajā pašā organizatoriskajā struktūrvienībā. Šādā situācijā pastāv risks, ka lūguma iesniedzējs var saskarties ar atriebību un ka darba gaisotne organizatoriskajā struktūrvienībā var tikt ietekmēta. Šādā gadījumā attiecīgās personas persondati būtu jāglabā tikai tik ilgi, cik ilgi tie ir būtiski lūguma un/vai sūdzības izskatīšanai, un tik ilgi, cik ilgi šis lūgums un/vai sūdzība var būt tiesvedības priekšmets.

(22)

Eiropas Komisijas datu aizsardzības speciālistam būtu neatkarīgi jāpārskata ierobežojumu piemērošana, lai nodrošinātu atbilstību šā lēmuma noteikumiem.

(23)

Ir notikusi apspriešanās ar Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītāju, un 2021. gada 23. septembrī ir sniegts tā atzinums,