(1)

Lo statuto dei funzionari dell’Unione europea e il regime applicabile agli altri agenti dell’Unione europea, stabiliti dal regolamento (CEE, Euratom, CECA) n. 259/68 del Consiglio (1) (lo «statuto») impongono alla Commissione di rispondere a determinate domande e reclami. Tali compiti sono svolti principalmente dall’unità «Ricorsi e seguito dei casi» della direzione generale Risorse umane e sicurezza («DG HR») che accerta i fatti pertinenti e li valuta dal punto di vista giuridico al fine di assistere l’autorità che ha il potere di nomina o l’autorità abilitata a concludere i contratti di assunzione («l’autorità») nelle decisioni.

(2)

L’articolo 22 quater dello statuto impone alla Commissione, ai sensi degli articoli 24 e 90 dello stesso statuto, di porre in essere una procedura per la gestione dei reclami dei funzionari concernenti il trattamento da essi ricevuto a seguito o in conseguenza della segnalazione di un’irregolarità grave ai sensi dell’articolo 22 bis e 22 ter dello statuto (2).

(3)

L’articolo 24 dello statuto impone alla Commissione di assistere i funzionari nei procedimenti a carico di autori di minacce, oltraggi, ingiurie, diffamazioni, attentati contro la persona o i beni di cui i funzionari o i loro familiari siano oggetto, a motivo della loro qualità e delle loro funzioni.

(4)

L’articolo 90, paragrafi 1 e 2, dello statuto consente a qualsiasi persona cui si applica lo statuto di chiedere all’autorità di prendere a suo riguardo una decisione o di presentare un reclamo avverso una decisione che le arrechi pregiudizio.

(5)

Nell’ambito di tali attività la Commissione raccoglie e tratta le informazioni pertinenti. Tali informazioni comprendono i dati personali, in particolare i dati identificativi, le informazioni di contatto e i dati comportamentali. I servizi competenti della Commissione trasmettono i dati personali ad altri servizi della Commissione sulla base del principio della «necessità di sapere».

(6)

I dati personali sono conservati in un ambiente fisico ed elettronico sicuro, al fine di impedire l’accesso o il trasferimento illecito dei dati a persone che non hanno necessità di sapere. Al termine del trattamento i dati sono conservati in conformità delle norme della Commissione applicabili (3).

(7)

Nello svolgimento dei suoi compiti conformemente allo statuto la Commissione è tenuta a rispettare i diritti delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati di carattere personale riconosciuti dall’articolo 8, paragrafo 1, della Carta dei diritti fondamentali dell’Unione europea e dall’articolo 16, paragrafo 1, del trattato, nonché i diritti previsti dal regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio (4). Allo stesso tempo la Commissione deve rispettare norme rigorose di riservatezza e segreto professionale.

(8)

In determinate circostanze è necessario conciliare i diritti degli interessati a norma del regolamento (UE) 2018/1725 con l’esigenza di salvaguardare la prevenzione, l’indagine, l’accertamento e il perseguimento di reati e garantire che la Commissione risponda efficacemente alle accuse di molestie e di altri attacchi o comportamenti inappropriati, nonché con il pieno rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali degli altri interessati. A tal fine l’articolo 25, paragrafo 1, lettere b), c), g) e h), del regolamento (UE) 2018/1725 offre alla Commissione la possibilità di limitare l’applicazione degli articoli da 14 a 17 e degli articoli 19, 20 e 35, nonché del principio di trasparenza di cui all’articolo 4, paragrafo 1, lettera a), nella misura in cui le sue disposizioni corrispondano ai diritti e agli obblighi di cui agli articoli da 14 a 17 e agli articoli 19 e 20 di tale regolamento.

(9)

Ciò potrebbe verificarsi in particolare per quanto riguarda la comunicazione di informazioni sul trattamento dei dati personali alla persona nei confronti della quale è presentata una domanda o un reclamo (la «persona interessata»), segnatamente nei casi in cui il procedimento trae origine da una domanda di assistenza a norma dell’articolo 24 dello statuto in relazione a presunte molestie. La Commissione può decidere di limitare la comunicazione di tali informazioni alla persona interessata al fine di tutelare i diritti e le libertà del richiedente, del reclamante o del testimone a norma dell’articolo 25, paragrafo 1, lettera h), del regolamento (UE) 2018/1725. La Commissione può decidere di agire in tal senso, in particolare per proteggere tali persone da eventuali ritorsioni da parte delle persone interessate nei confronti delle quali sono state formulate asserzioni in buona fede, che tuttavia non hanno dato luogo a misure da parte dell’amministrazione. In alcune situazioni potrebbe essere necessario limitare la comunicazione di tali informazioni per evitare molestie o altri attacchi o comportamenti inappropriati all’interno della Commissione (in particolare nell’entità organizzativa in cui la persona interessata lavora con il richiedente, il reclamante e/o il testimone).

(10)

Inoltre potrebbe essere necessario limitare altri diritti della persona interessata qualora il loro esercizio rivelasse informazioni sul richiedente, sul reclamante o su un testimone che ha chiesto che la sua identità non venga divulgata. In tal caso la Commissione può decidere di limitare il diritto di accesso alla dichiarazione relativa alla persona interessata o altri suoi diritti al fine di tutelare i diritti e le libertà del richiedente, del reclamante o del testimone per i motivi di cui al considerando 9. La Commissione può decidere in tal senso a norma dell’articolo 25, paragrafo 1, lettera h), del regolamento (UE) 2018/1725.

(11)

Potrebbe inoltre essere necessario limitare i diritti della persona interessata al fine di salvaguardare una funzione di controllo, ispezione o regolamentazione connessa all’esercizio di pubblici poteri nel caso in cui sia in gioco un importante obiettivo di interesse pubblico generale dell’Unione, vale a dire garantire l’efficacia della risposta della Commissione alle accuse di molestie e di altri attacchi o comportamenti inappropriati. Il contrasto delle molestie e di qualsiasi altro attacco o comportamento inappropriato costituisce un importante obiettivo di interesse pubblico generale dell’Unione, compresa la Commissione. Inoltre la Commissione ha il dovere di assistere il proprio personale ai sensi dell’articolo 24 dello statuto. Al fine di non scoraggiare i membri del personale dal segnalare presunti casi di molestie e altri attacchi o comportamenti inappropriati, e dal chiedere assistenza in tale contesto, nell’interesse pubblico dell’Unione, occorre garantire che le persone interessate non vengano a conoscenza della domanda di assistenza che le riguarda. Ciò potrebbe essere particolarmente pertinente nei casi in cui l’autorità concluda che non si sono verificate molestie ai sensi dello statuto. In tale situazione l’interesse pubblico dell’Unione imporrebbe che la persona interessata non venga a conoscenza della domanda di assistenza al fine di preservare il ricorso dei membri del personale alla procedura di cui all’articolo 24 dello statuto e di prevenire nuovi conflitti. A tale riguardo la Commissione può decidere di limitare i diritti della persona interessata a norma dell’articolo 25, paragrafo 1, lettere c) e g), del regolamento (UE) 2018/1725.

(12)

Potrebbe anche essere necessario limitare i diritti della persona interessata al fine di salvaguardare la prevenzione, l’indagine, l’accertamento e il perseguimento di reati segnalati alla Commissione dai richiedenti, reclamanti o testimoni in relazione alla persona interessata. Ad esempio, i richiedenti, reclamanti e testimoni potrebbero segnalare comportamenti inappropriati e molestie psicologiche e sessuali. In tali casi la Commissione può decidere di limitare i diritti della persona interessata a norma dell’articolo 25, paragrafo 1, lettera b), del regolamento (UE) 2018/1725.

(13)

Lo statuto impone alla Commissione di garantire che le domande e i reclami ai sensi dello statuto siano trattati in modo confidenziale. Al fine di garantire la riservatezza e allo stesso tempo il rispetto delle norme in materia di protezione dei dati personali ai sensi del regolamento (UE) 2018/1725, è necessario adottare norme interne in base alle quali la Commissione possa limitare i diritti degli interessati conformemente all’articolo 25, paragrafo 1, lettere b), c), g) e h), del regolamento (UE) 2018/1725.

(14)

Le norme interne dovrebbero applicarsi a tutte le operazioni di trattamento effettuate dalla Commissione nello svolgimento dei suoi compiti riguardanti la gestione di domande e reclami ai sensi dello statuto.

(15)

Al fine di ottemperare agli articoli 14, 15 e 16 del regolamento (UE) 2018/1725 la Commissione dovrebbe informare, in modo trasparente e coerente, tutte le persone fisiche in merito alle sue attività che comportano il trattamento dei loro dati personali e ai loro diritti, mediante un’informativa sulla protezione dei dati pubblicata sul proprio sito web. Se del caso, la Commissione dovrebbe informare, individualmente e con mezzi adeguati, gli interessati oggetto di una domanda o di un reclamo, vale a dire i richiedenti e i reclamanti, le persone interessate e i testimoni.

(16)

La Commissione dovrebbe gestire tutte le limitazioni in modo trasparente e annotare ogni applicazione delle limitazioni nel corrispondente sistema di registrazione.

(17)

Per quanto riguarda le limitazioni all’applicazione dell’articolo 16 del regolamento (UE) 2018/1725, che prevede che qualora i dati personali non siano stati ottenuti presso l’interessato quest’ultimo sia informato al più tardi entro un mese, la Commissione dovrebbe compilare, entro un mese, un registro che illustri i motivi di tutte le limitazioni applicate. Tale registro dovrebbe includere una valutazione caso per caso della necessità e della proporzionalità della limitazione.

(18)

A norma dell’articolo 25, paragrafo 8, del regolamento (UE) 2018/1725, i titolari del trattamento possono rinviare, omettere o negare la comunicazione all’interessato di informazioni relative ai principali motivi dell’applicazione di una limitazione qualora ciò annulli l’effetto della limitazione. Ciò vale in particolare per le limitazioni all’applicazione degli articoli 16 e 35 di detto regolamento.

(19)

La Commissione dovrebbe riesaminare periodicamente le limitazioni imposte al fine di garantire che i diritti dell’interessato ad essere informato in conformità degli articoli 16 e 35 del regolamento (UE) 2018/1725 siano limitati solo fino a quando tali restrizioni siano necessarie per i motivi di cui al considerando 8.

(20)

L’applicazione delle limitazioni dovrebbe essere riesaminata al momento della risposta alle domande presentate ai sensi degli articoli 22 quater e 24 nonché dell’articolo 90, paragrafo 1, dello statuto e ai reclami presentati ai sensi dell’articolo 22 quater nonché dell’articolo 90, paragrafo 2, dello statuto o, se anteriore, al momento della chiusura di tali domande e reclami. Successivamente la Commissione dovrebbe valutare su base annuale la necessità di mantenere le limitazioni.

(21)

In taluni casi può risultare necessario mantenere l’applicazione di una limitazione, in particolare una limitazione dell’applicazione dell’articolo 16 del regolamento (UE) 2018/1725, fino a quando i dati personali in questione non saranno più conservati dalla Commissione. In tal caso l’interessato non dovrebbe essere informato del trattamento dei suoi dati personali. Tale situazione potrebbe verificarsi, in particolare, qualora sussista un rischio elevato che la comunicazione alla persona interessata di informazioni sul trattamento dei dati personali leda i diritti e le libertà altrui. Potrebbe configurarsi questa situazione qualora l’autorità respinga una domanda di assistenza presentata in buona fede per presunto comportamento inappropriato della persona interessata e quest’ultima e il richiedente lavorino insieme nella stessa entità organizzativa. In tal caso il richiedente rischia di subire ritorsioni e l’ambiente di lavoro dell’entità organizzativa rischia di risentirne. In tal caso i dati personali della persona interessata dovrebbero essere conservati solo fintanto che i dati sono pertinenti per la gestione della domanda e/o del reclamo e fintanto che quest’ultima o quest’ultimo può essere oggetto di controversia.

(22)

Il responsabile della protezione dei dati della Commissione europea dovrebbe effettuare un riesame indipendente dell’applicazione delle limitazioni al fine di garantire l’osservanza della presente decisione.

(23)

Il Garante europeo della protezione dei dati è stato consultato e ha espresso il suo parere il 23 settembre 2021,