(1)

Il mercato interno è una delle conquiste più tangibili dell’Unione. Consentendo a persone, beni, servizi e capitali di circolare liberamente, offre nuove opportunità ai cittadini e alle imprese. Il presente regolamento rappresenta un elemento fondamentale della strategia per il mercato unico istituita dalla comunicazione della Commissione del 28 ottobre 2015 intitolata «Migliorare il mercato unico: maggiori opportunità per i cittadini e per le imprese». Tale strategia mira a sfruttare appieno il potenziale del mercato interno, rendendo più semplice per i cittadini e le imprese spostarsi all’interno dell’Unione, esercitare attività commerciali, stabilirsi ed espandere le proprie attività economiche a livello transfrontaliero.

(2)

La comunicazione della Commissione del 6 maggio 2015 dal titolo «Strategia per il mercato unico digitale in europea» riconosce il ruolo di Internet e delle tecnologie digitali nel trasformare la vita e il modo in cui i cittadini e le imprese accedono alle informazioni, acquisiscono conoscenze, acquistano beni e servizi, partecipano al mercato e lavorano, creando opportunità di innovazione, crescita e occupazione. Nella comunicazione, così come in varie risoluzioni approvate dal Parlamento europeo, si riconosce anche che si potrebbe rispondere meglio alle esigenze dei cittadini e delle imprese nel loro paese e nelle loro attività transfrontaliere ampliando e integrando i portali a livello europeo, i siti web, le reti, i servizi e i sistemi esistenti e collegandoli a diverse soluzioni nazionali, creando così uno «sportello digitale unico» che funga da punto di ingresso unico europeo («sportello»). La comunicazione della Commissione del 19 aprile 2016 dal titolo «Il piano d’azione dell’Unione per l’e-Government 2016-2020 — Accelerare la trasformazione digitale della pubblica amministrazione» indica lo sportello tra le azioni previste per il 2017. La relazione della Commissione del 24 gennaio 2017 dal titolo «Rafforzare i diritti dei cittadini in un’Unione di cambiamento democratico — Relazione sulla cittadinanza dell’UE 2017» considera lo sportello una priorità per i diritti dei cittadini dell’Unione.

(3)

Il Parlamento europeo e il Consiglio hanno sollecitato ripetutamente un pacchetto di servizi d’informazione e assistenza più completo e facile da utilizzare per aiutare i cittadini e le imprese a muoversi nel mercato interno e per rafforzare e razionalizzare gli strumenti del mercato interno al fine di rispondere meglio alle esigenze dei cittadini e delle imprese nelle loro attività transfrontaliere.

(4)

Il presente regolamento risponde a tali solleciti offrendo ai cittadini e alle imprese un facile accesso alle informazioni, alle procedure e ai servizi di assistenza e di risoluzione dei problemi di cui hanno bisogno per esercitare i loro diritti nel mercato interno. Lo sportello potrebbe contribuire a migliorare la trasparenza delle norme e regolamentazioni relative a diversi eventi professionali e personali, in ambiti quali i viaggi, il pensionamento, l’istruzione, l’occupazione, l’assistenza sanitaria, i diritti dei consumatori e della famiglia. Inoltre, potrebbe contribuire a migliorare la fiducia dei consumatori, ad affrontare la mancanza di conoscenze in merito alle norme in materia di protezione dei consumatori e mercato interno e a ridurre i costi di conformità per le imprese. Il presente regolamento istituisce uno sportello interattivo e di facile utilizzo che, sulla base delle esigenze degli utenti, dovrebbe indirizzarli ai servizi più appropriati. In tale ambito la Commissione e gli Stati membri dovrebbero svolgere un ruolo importante per raggiungere i suddetti obiettivi.

(5)

Lo sportello dovrebbe agevolare le interazioni tra cittadini e imprese, da un lato, e autorità competenti, dall’altro, fornendo accesso a soluzioni in linea, agevolando le attività giornaliere di cittadini e imprese e riducendo al minimo gli ostacoli incontrati nel mercato interno. L’esistenza di uno sportello digitale unico che fornisca accesso in linea a informazioni esatte e aggiornate, a procedure e a servizi di assistenza e di risoluzione dei problemi potrebbe contribuire a sensibilizzare gli utenti in merito ai diversi servizi in linea esistenti e a generare un risparmio in termini di tempi e di spesa.

(6)

Il presente regolamento persegue i tre obiettivi di ridurre l’onere amministrativo per i cittadini e per le imprese che esercitano o intendono esercitare i loro diritti relativi al mercato interno, compresa la libera circolazione dei cittadini, in piena conformità con le norme e le procedure nazionali, di eliminare la discriminazione e di garantire il funzionamento del mercato interno per quanto riguarda la messa a disposizione di informazioni, procedure e servizi di assistenza e di risoluzione dei problemi. Poiché comprende anche il settore della libera circolazione dei cittadini, che non può essere considerato meramente secondario, il presente regolamento dovrebbe basarsi sull’articolo 21, paragrafo 2, e sull’articolo 114, paragrafo 1, del trattato sul funzionamento dell’Unione europea (TFUE).

(7)

Per consentire ai cittadini e alle imprese dell’Unione di esercitare il diritto alla libera circolazione nel mercato interno, l’Unione dovrebbe adottare misure specifiche non discriminatorie che consentano ai cittadini e alle imprese di accedere facilmente a informazioni sufficientemente complete e affidabili sui loro diritti a norma del diritto dell’Unione e sulle norme e procedure nazionali che devono rispettare in caso di trasferimento, soggiorno, studio ovvero svolgimento o creazione di attività commerciali in un altro Stato membro. Le informazioni dovrebbero essere considerate sufficientemente complete se comprendono tutti gli elementi necessari affinché gli utenti comprendano quali siano i loro diritti e i loro obblighi e individuano le norme che si applicano a loro, in relazione alle attività che intendono intraprendere, in quanto utenti transfrontalieri. Le informazioni dovrebbero essere formulate in modo chiaro, conciso e comprensibile ed essere operative e adeguate al gruppo di utenti. Le informazioni sulle procedure dovrebbero contemplare tutte le prevedibili fasi procedurali che sono importanti per l’utente. È importante che le imprese e i cittadini confrontati a contesti normativi complessi, come coloro che operano nei settori del commercio elettronico e dell’economia collaborativa, possano reperire facilmente le norme applicabili e le modalità con cui si applicano alle loro attività. Per facilità di accesso alle informazioni e semplicità di utilizzo s’intende la possibilità, per gli utenti, di reperire facilmente le informazioni, di individuare facilmente quali parti delle informazioni sono rilevanti per la loro particolare situazione e di comprendere facilmente le informazioni pertinenti. Le informazioni da fornire a livello nazionale non dovrebbero riguardare solo le norme nazionali di attuazione del diritto dell’Unione, ma anche tutte le altre norme nazionali che si applicano agli utenti sia transfrontalieri sia non transfrontalieri.

(8)

Le norme sulla messa a disposizione di informazioni previste dal presente regolamento non dovrebbero applicarsi ai sistemi giudiziari nazionali, dal momento che le informazioni relative a tale settore pertinenti per gli utenti transfrontalieri sono già contenute nel portale della giustizia elettronica. In alcune situazioni contemplate dal presente regolamento, i tribunali dovrebbero essere considerati le autorità competenti, ad esempio nei casi in cui gestiscono i registri di imprese. Inoltre, il principio di non discriminazione dovrebbe altresì applicarsi alle procedure in linea che danno accesso ai procedimenti giudiziari.

(9)

È evidente che i cittadini e le imprese provenienti da altri Stati membri possono trovarsi in una situazione di svantaggio a causa della loro mancanza di conoscenza delle norme e dei sistemi amministrativi nazionali, delle differenti lingue utilizzate e della lontananza geografica dalle autorità competenti di uno Stato membro diverso dal proprio. Il modo più efficiente per ridurre tali ostacoli al mercato interno è offrire agli utenti transfrontalieri e non transfrontalieri la possibilità di accedere alle informazioni in linea in una lingua che sono in grado di comprendere per consentire loro di espletare interamente in linea le procedure necessarie per conformarsi alle norme nazionali e fornire loro assistenza nei casi in cui le norme e le procedure non siano sufficientemente chiare o qualora incontrino ostacoli all’esercizio dei loro diritti.

(10)

Diversi atti dell’Unione hanno l’obiettivo di fornire soluzioni mediante la creazione di sportelli unici settoriali, tra cui gli sportelli unici istituiti dalla direttiva 2006/123/CE del Parlamento europeo e del Consiglio (3), che offrono in linea servizi di informazione, assistenza e accesso alle procedure pertinenti per la fornitura di servizi; i punti di contatto per i prodotti istituiti dal regolamento (CE) n. 764/2008 del Parlamento europeo e del Consiglio (4) e i punti di contatto di prodotti da costruzione istituiti dal regolamento (UE) n. 305/2011 del Parlamento europeo e del Consiglio (5), che forniscono accesso a specifiche norme tecniche sui prodotti e i centri di assistenza per le qualifiche professionali istituiti dalla direttiva 2005/36/CE del Parlamento europeo e del Consiglio (6) che aiutano i lavoratori che si trasferiscono oltre frontiera. Inoltre sono state create reti, come la rete dei centri europei dei consumatori, al fine di promuovere la comprensione dei diritti dei consumatori dell’Unione e contribuire alla risoluzione di reclami riguardanti acquisti effettuati in linea o in occasione di viaggi in altri Stati membri inclusi nella rete. Anche la rete SOLVIT, di cui alla raccomandazione 2013/461/UE della Commissione (7), mira a fornire soluzioni veloci, efficaci e informali per individui e imprese quando i loro diritti nell’ambito del mercato interno sono negati dalle autorità pubbliche. Infine vari portali d’informazione, quali «La tua Europa» per quanto concerne il mercato interno e il portale europeo della giustizia elettronica, sono stati istituiti per informare gli utenti delle norme dell’Unione e nazionali.

(11)

Data la natura settoriale di tali atti dell’Unione, la fornitura in linea ai cittadini e alle imprese di informazioni e di servizi di assistenza e di risoluzione dei problemi, unitamente a procedure in linea, rimane molto frammentaria. La disponibilità di procedure e informazioni in linea non è omogenea; la qualità dei servizi è insufficiente e manca la conoscenza di tali informazioni e servizi di assistenza e di risoluzione dei problemi. Gli utenti transfrontalieri hanno inoltre problemi per quanto riguarda la reperibilità e l’accessibilità di tali servizi.

(12)

Il presente regolamento dovrebbe istituire uno sportello digitale unico che funga da punto di ingresso unico mediante il quale i cittadini e le imprese possano accedere alle informazioni sulle norme e sui requisiti che devono soddisfare in virtù del diritto dell’Unione o nazionale. Lo sportello dovrebbe semplificare il contatto di cittadini e imprese con i servizi assistenza e di risoluzione dei problemi istituiti a livello nazionale o di Unione, migliorandone l’efficacia. Lo sportello dovrebbe inoltre agevolare l’accesso e il completamento delle procedure in linea. Il presente regolamento non dovrebbe pregiudicare in alcun modo i diritti e gli obblighi vigenti in virtù del diritto dell’Unione o nazionale in tali settori. Il presente regolamento dovrebbe sostenere il ricorso al principio «una tantum» e dovrebbe rispettare pienamente il diritto fondamentale alla protezione dei dati personali per lo scambio di elementi di prova tra le autorità competenti in diversi Stati membri in relazione alle procedure di cui all’allegato II del presente regolamento e alle procedure previste nelle direttive 2005/36/CE e 2006/123/CE e nelle direttive 2014/24/UE (8) e 2014/25/UE (9) del Parlamento europeo e del Consiglio.

(13)

Lo sportello e il suo contenuto dovrebbero essere di facile utilizzo e incentrati sull’utente. Lo sportello dovrebbe mirare a evitare le sovrapposizioni e dovrebbe fornire interconnessioni con i servizi esistenti. Dovrebbe consentire alle imprese e ai cittadini di interagire con gli enti pubblici a livello dell’Unione e nazionale, offrendo loro la possibilità di fornire mediante lo sportello riscontri sulle proprie esperienze riguardanti i servizi offerti e il funzionamento del mercato interno. Lo strumento di riscontro dovrebbe consentire all’utente di indicare, in un modo che gli consenta di rimanere anonimo, eventuali problemi, carenze ed esigenze al fine di incoraggiare un miglioramento costante della qualità dei servizi.

(14)

Il successo dello sportello dipenderà dall’impegno comune della Commissione e degli Stati membri. Lo sportello dovrebbe includere un’interfaccia utenti comune integrata nel portale «La tua Europa», che sarà gestita dalla Commissione. L’interfaccia utenti comune dovrebbe fornire link a informazioni, procedure, servizi di assistenza o di risoluzione dei problemi disponibili sui portali gestiti dalle autorità competenti degli Stati membri e dalla Commissione. Al fine di agevolare l’uso dello sportello, l’interfaccia utenti comune dovrebbe essere disponibile in tutte le lingue ufficiali delle istituzioni dell’Unione («lingue ufficiali dell’Unione»). L’attuale portale «La tua Europa» e la relativa pagina di accesso web principale, adattata ai requisiti dello sportello, dovrebbe preservare tale approccio multilingue alle informazioni fornite. Strumenti tecnici messi a punto dalla Commissione in stretta collaborazione con gli Stati membri dovrebbero fornire supporto al funzionamento dello sportello.

(15)

Nella carta per gli sportelli elettronici unici di cui alla direttiva 2006/123/CE, che è stata approvata dal Consiglio nel 2013, gli Stati membri si sono impegnati volontariamente ad adottare un approccio incentrato sull’utente nella messa a disposizione di informazioni mediante gli sportelli unici, al fine di coprire settori di particolare importanza per le imprese, tra cui IVA, imposte sul reddito, prescrizioni in materia di sicurezza sociale o del diritto del lavoro. In base alla carta e alla luce delle esperienze acquisite con il portale «La tua Europa», tali informazioni dovrebbero inoltre contemplare una descrizione dei servizi di assistenza e di risoluzione dei problemi. I cittadini e le imprese dovrebbero potersi rivolgere a tali servizi in caso di problemi riguardanti la comprensione delle informazioni, l’applicazione di tali informazioni alla loro situazione o il completamento di una procedura.

(16)

Il presente regolamento dovrebbe indicare i settori di informazione che sono pertinenti per i cittadini e le imprese che esercitano i loro diritti e adempiono i loro obblighi nel mercato interno. Per tali settori dovrebbero essere fornite informazioni sufficientemente complete a livello nazionale, ivi compreso a livello regionale e locale, nonché a livello di Unione chiarendo le norme e gli obblighi applicabili e le procedure che cittadini e imprese devono espletare per conformarsi a tali norme e obblighi. Al fine di garantire la qualità dei servizi offerti, le informazioni fornite attraverso tale sportello dovrebbero essere chiare, esatte e aggiornate, l’utilizzo di terminologia complessa dovrebbe essere ridotto al minimo e l’utilizzo di acronimi dovrebbe essere limitato a quelli che forniscono termini semplificati e facilmente comprensibili che non richiedono una conoscenza preesistente della questione o dell’ambito giuridico. Tali informazioni dovrebbero essere fornite in modo tale che gli utenti possano comprendere facilmente le norme e i requisiti di base applicabili alla loro situazione in tali settori. È opportuno inoltre informare gli utenti circa l’assenza, in alcuni Stati membri, di norme nazionali nei settori elencati nell’allegato I, in particolare nei casi in cui tali zone sono soggette a norme nazionali in altri Stati membri. Tali informazioni in merito all’assenza di norme nazionali potrebbero essere incluse nel portale «La tua Europa».

(17)

Ove possibile, le informazioni che la Commissione ha già raccolto dagli Stati membri nel quadro della vigente normativa dell’Unione o di accordi volontari, come nel caso delle informazioni raccolte per il portale EURES istituito dal regolamento (UE) 2016/589 del Parlamento europeo e del Consiglio (10), per il portale della giustizia elettronica istituito dalla Decisione del Consiglio 2001/470/CE (11) o per la banca dati delle professioni regolamentate istituita dalla direttiva 2005/36/CE, dovrebbero essere utilizzate per coprire parte delle informazioni da rendere accessibili ai cittadini e alle imprese a livello dell’Unione e nazionale a norma del presente regolamento. Gli Stati membri non dovrebbero essere tenuti a fornire sui loro siti web nazionali informazioni già disponibili nelle pertinenti banche dati gestite dalla Commissione. Qualora gli Stati membri debbano già fornire informazioni in linea in virtù di altri atti dell’Unione, quali la direttiva 2014/67/UE del Parlamento europeo e del Consiglio (12), dovrebbe essere sufficiente che gli Stati membri forniscano dei link alle informazioni in linea esistenti.Qualora determinati settori siano già stati pienamente armonizzati attraverso il diritto dell’Unione, ad esempio i diritti dei consumatori, le informazioni fornite a livello dell’Unione dovrebbero essere generalmente sufficienti affinché gli utenti siano in grado di comprendere i loro rispettivi diritti o obblighi. In tali casi, gli Stati membri dovrebbero essere obbligati soltanto a fornire informazioni supplementari riguardanti le procedure amministrative nazionali e i servizi di assistenza o eventuali altre regole amministrative nazionali, ove pertinenti per gli utenti. Per esempio, le informazioni concernenti i diritti dei consumatori non dovrebbero interferire con il diritto contrattuale, ma dovrebbero invece rendere edotti gli utenti in merito ai propri diritti a norma del diritto dell’Unione e del diritto nazionale nell’ambito delle transazioni commerciali.

(18)

Il presente regolamento dovrebbe potenziare la dimensione «mercato interno» delle procedure in linea e contribuire in tal modo alla digitalizzazione del mercato interno, accogliendo il principio generale di non discriminazione, tra l’altro in relazione all’accesso in linea da parte dei cittadini o delle imprese a procedure già stabilite a livello nazionale sulla base del diritto dell’Unione o nazionale e a quelle che devono essere rese interamente disponibili in linea conformemente al presente regolamento. Se un utente la cui situazione è limitata esclusivamente a un solo Stato membro può accedere ed espletare una procedura in linea in tale Stato membro in un settore disciplinato dal presente regolamento, anche un utente transfrontaliero dovrebbe poter accedere ed espletare la procedura in linea o tramite la medesima soluzione tecnica o tramite una soluzione alternativa e tecnicamente distinta che porti allo stesso risultato, senza ostacoli di carattere discriminatorio. Tali ostacoli potrebbero consistere in soluzioni elaborate a livello nazionale, come ad esempio campi di moduli che richiedono numeri telefonici nazionali, prefissi telefonici nazionali o codici postali nazionali, il pagamento di diritti effettuabile solo mediante sistemi che non prevedono pagamenti transfrontalieri, mancanza di spiegazioni dettagliate in una lingua compresa da utenti transfrontalieri, l’impossibilità di presentare prove elettroniche da parte delle autorità situate in un altro Stato membro e il rifiuto di accettare mezzi di identificazione elettronici emessi in altri Stati membri. Gli Stati membri dovrebbero fornire soluzioni per superare tali ostacoli.

(19)

Nel completare procedure in linea a livello transfrontaliero, gli utenti dovrebbero poter ricevere tutte le pertinenti spiegazioni in una lingua ufficiale dell’Unione che sia compresa dal numero più ampio possibile di utenti transfrontalieri. Ciò non implica che gli Stati membri abbiano l’obbligo di tradurre in tale lingua i rispettivi moduli amministrativi relativi alla procedura o il risultato finale della procedura. Gli Stati membri sono tuttavia incoraggiati ad avvalersi di soluzioni tecniche che consentano agli utenti di espletare le procedure in tale lingua nel maggior numero di casi possibile, nel rispetto delle norme degli Stati membri in materia di utilizzo delle lingue.

(20)

Le procedure nazionali in linea pertinenti affinché gli utenti transfrontalieri possano esercitare i loro diritti nel mercato interno dipendono dal fatto se tali utenti risiedono o sono stabiliti nel territorio dello Stato membro interessato o se desiderano accedere alle procedure di tale Stato membro pur essendo residenti o stabiliti in un altro Stato membro. Il presente regolamento non dovrebbe impedire agli Stati membri di imporre agli utenti transfrontalieri residenti o stabiliti sul loro territorio l’obbligo di ottenere un numero di identificazione nazionale per accedere alle procedure nazionali in linea, a condizione che ciò non comporti un onere o un costo supplementare ingiustificabile per tali utenti. Per gli utenti transfrontalieri che non sono residenti o non sono stabiliti nello Stato membro interessato, non è necessario rendere interamente accessibili in linea le procedure nazionali in linea che non sono pertinenti per l’esercizio dei loro diritti nel mercato interno, come l’iscrizione al fine di beneficiare di servizi locali quali la raccolta dei rifiuti e i permessi di parcheggio.

(21)

Il presente regolamento dovrebbe basarsi sul regolamento (UE) n. 910/2014 del Parlamento europeo e del Consiglio (13), che fissa le condizioni in cui gli Stati membri riconoscono e accettano taluni mezzi di identificazione elettronica delle persone fisiche e giuridiche soggette a un regime di identificazione elettronica notificato di un altro Stato membro. Il regolamento (UE) n. 910/2014 stabilisce le condizioni a norma delle quali agli utenti è consentito utilizzare i loro mezzi di identificazione e autenticazione elettronica per accedere ai servizi pubblici in linea in situazioni transfrontaliere. Le istituzioni, gli organi e gli organismi dell’Unione sono incoraggiati ad accettare mezzi di identificazione e autenticazione elettronica per le procedure di cui sono responsabili.

(22)

Una serie di atti settoriali dell’Unione come le direttive 2005/36/CE, 2006/123/CE, 2014/24/UE e 2014/25/UE dispongono che le procedure siano interamente disponibili in linea. Il presente regolamento dovrebbe imporre che una serie di altre procedure di importanza fondamentale per la maggioranza dei cittadini e delle imprese che esercitano i propri diritti e assolvono ai propri doveri oltre frontiera sia interamente disponibile in linea.

(23)

Al fine di consentire ai cittadini e alle imprese di beneficiare direttamente dei vantaggi del mercato interno senza incorrere in inutili oneri amministrativi, il presente regolamento dovrebbe prescrivere una completa digitalizzazione dell’interfaccia utenti di determinate procedure importanti per gli utenti transfrontalieri, elencate all’allegato II del presente regolamento. Il presente regolamento dovrebbe anche stabilire i criteri per qualificare una procedura come interamente in linea. L’obbligo di rendere una procedura interamente disponibile in linea dovrebbe applicarsi solo nel caso in cui tale procedura sia stata istituita nello Stato membro interessato. Nel presente regolamento non è opportuno includere la registrazione iniziale di un’attività commerciale, le procedure di costituzione di imprese o società in quanto soggetti giuridici o qualsiasi successiva registrazione da parte di tali società o aziende, poiché tali procedure richiedono un approccio globale volto a facilitare soluzioni digitali durante l’intero ciclo di vita di un’impresa. Quando si stabiliscono in un altro Stato membro, le imprese sono tenute a iscriversi a un regime di sicurezza sociale e a un regime di assicurazione per registrare i loro dipendenti e versare i contributi a ciascun regime. Esse potrebbero aver necessità di notificare la loro attività, ottenere i permessi o registrare i cambiamenti apportati alla loro attività imprenditoriale. Tali procedure sono comuni per le imprese che operano in molti settori dell’economia; è quindi opportuno esigere che siano rese disponibili in linea.

(24)

Il presente regolamento dovrebbe chiarire le implicazioni di una procedura interamente in linea. Una procedura dovrebbe essere considerata come interamente in linea quando l’utente può espletare tutte le fasi, dall’accesso al completamento, interagendo con l’autorità competente («front office») per via elettronica, a distanza e mediante un servizio in linea. Tale servizio in linea dovrebbe guidare l’utente attraverso un elenco di tutti i requisiti da rispettare e di tutte le prove da fornire, consentirgli di trasmettere le informazioni e le prove della conformità a tutti i suddetti requisiti e inviargli automaticamente un avviso di ricevimento, a meno che il risultato della procedura non sia consegnato immediatamente. Ciò non dovrebbe impedire alle autorità competenti di contattare gli utenti direttamente, ove necessario per ottenere ulteriori chiarimenti necessari per la procedura. Ove possibile in base al diritto dell’Unione e al diritto nazionale applicabili, le autorità competenti dovrebbero fornire all’utente anche il risultato della procedura per via elettronica, come previsto dal presente regolamento.

(25)

Il presente regolamento non dovrebbe incidere sulla sostanza delle procedure elencate nell’allegato II, che sono stabilite a livello nazionale, regionale o locale e non stabilisce norme sostanziali o procedurali all’interno delle zone di cui all’allegato II, anche in materia tributaria. L’obiettivo del presente regolamento è di stabilire i requisiti tecnici al fine di garantire che tali procedure, laddove siano state istituite nello Stato membro interessato, siano rese interamente disponibili in linea.

(26)

Il presente regolamento non dovrebbe pregiudicare le competenze delle autorità nazionali in qualunque procedura, comprese la verifica dell’esattezza e della validità delle informazioni o prove presentate e la verifica di autenticità nel caso in cui le prove siano trasmesse tramite mezzi diversi dal sistema tecnico basato sul principio «una tantum». Il presente regolamento non dovrebbe neanche pregiudicare l’iter procedurale, digitalizzato o meno, in seno alle autorità competenti e tra di esse («back office»). Se necessario, nell’ambito di alcune procedure per registrare le modifiche delle attività commerciali, gli Stati membri dovrebbero continuare a poter esigere il coinvolgimento di notai o avvocati che vogliano eventualmente utilizzare gli strumenti di verifica, compresa la videoconferenza o altri mezzi in linea che forniscono un collegamento audio-video in tempo reale. Tuttavia, tale partecipazione non dovrebbe impedire il completamento delle procedure per la registrazione della totalità di tali modifiche in linea.

(27)

In alcuni casi gli utenti potrebbero essere tenuti a presentare prove per dimostrare la veridicità di fatti che non possono essere stabiliti per via elettronica. Tali prove possono includere i certificati medici, i certificati di esistenza in vita e i certificati di superamento del controllo tecnico per i veicoli a motore o di verifica del numero di telaio. Nella misura in cui gli elementi di prova possano essere presentati in formato elettronico, ciò non dovrebbe costituire una deroga al principio secondo cui una procedura dovrebbe essere offerta interamente in linea. In altri casi, nel contesto di una specifica procedura in linea potrebbe comunque essere necessario che l’utente compaia personalmente dinanzi a un’autorità competente. Tali eccezioni, diverse da quelle risultanti dal diritto dell’Unione, dovrebbero essere limitate ai casi in cui sono giustificate da un motivo imperativo di interesse pubblico in materia di sicurezza pubblica, salute pubblica o lotta contro la frode. Al fine di garantire la trasparenza, gli Stati membri dovrebbero condividere con la Commissione e gli altri Stati membri informazioni su tali eccezioni, oltre che i motivi per cui e le circostanze in cui possono essere applicate. Gli Stati membri non dovrebbero essere tenuti a segnalare ogni singolo caso in cui, in via eccezionale, la presenza fisica è necessaria, ma dovrebbero piuttosto comunicare le disposizioni nazionali che prevedono tali casi. Le migliori prassi a livello nazionale e gli sviluppi tecnici che consentono l’ulteriore digitalizzazione a tal proposito dovrebbero essere discussi periodicamente in seno a un gruppo di coordinamento dello sportello.

(28)

In situazioni transfrontaliere, la procedura di registrazione di un cambio di indirizzo potrebbe consistere di due procedure distinte, una nello Stato membro di origine per richiedere la cancellazione dal vecchio indirizzo e l’altra nello Stato membro di destinazione per richiedere la registrazione al nuovo indirizzo. Entrambe le procedure dovrebbero essere contemplate dal presente regolamento.

(29)

Poiché la digitalizzazione dei requisiti, delle procedure e delle formalità relative al riconoscimento delle qualifiche professionali è già contemplata dalla direttiva 2005/36/CE, il presente regolamento dovrebbe disciplinare soltanto la digitalizzazione della procedura relativa alla richiesta di riconoscimento accademico di diplomi, certificati o altri attestati di completamento di corsi di chi desideri iniziare o continuare a studiare o utilizzare un titolo accademico, escluse le formalità connesse al riconoscimento delle qualifiche professionali.

(30)

Il presente regolamento non dovrebbe pregiudicare le norme di coordinamento della sicurezza sociale di cui al regolamento (CE) n. 883/2004 (14) e al regolamento (CE) n. 987/2009 (15) del Parlamento europeo e del Consiglio, che definiscono i diritti e gli obblighi delle persone assicurate e delle istituzioni di sicurezza sociale, nonché le procedure applicabili nel settore del coordinamento della sicurezza sociale.

(31)

Diverse reti e servizi sono stati istituiti a livello dell’Unione e nazionale per fornire assistenza ai cittadini e alle imprese nelle loro attività transfrontaliere. È importante che tali servizi, compresi i servizi di assistenza o di risoluzione dei problemi esistenti istituiti a livello dell’Unione, quali i centri europei dei consumatori, La tua Europa — Consulenza, SOLVIT, l’helpdesk sui diritti di proprietà intellettuale, Europe Direct e la rete Enterprise Europe, facciano parte dello sportello al fine di garantire che tutti i potenziali utenti possano reperirli. I servizi elencati nell’allegato III sono stati istituiti con atti vincolanti dell’Unione, mentre altri servizi operano su base facoltativa. I servizi istituiti tramite atti vincolanti dell’Unione dovrebbero essere tenuti a rispettare i requisiti di qualità stabiliti nel presente regolamento. I servizi che operano su base facoltativa dovrebbero conformarsi a tali requisiti di qualità se l’intento è quello di renderli accessibili mediante lo sportello. La portata e la natura di tali servizi, le loro modalità di gestione, le scadenze esistenti e le basi volontarie, contrattuali o di altro tipo su cui operano non dovrebbero essere modificati dal presente regolamento. Ad esempio, qualora l’assistenza che forniscono sia di natura informale, il presente regolamento non dovrebbe avere l’effetto di mutare tale assistenza in consulenza legale a carattere vincolante.

(32)

Inoltre gli Stati membri e la Commissione dovrebbero poter aggiungere allo sportello altri servizi nazionali di assistenza o di risoluzione dei problemi forniti dalle autorità competenti o da organismi privati o semiprivati, o organismi pubblici, quali camere di commercio o servizi di assistenza non governativa per i cittadini, nel rispetto delle condizioni stabilite dal presente regolamento. In linea di principio dovrebbe spettare alle autorità competenti assistere i cittadini e le imprese in caso di interrogativi relativi a norme e procedure applicabili che non possano essere trattati in modo esauriente dai servizi in linea. In ambiti altamente specializzati e quando il servizio fornito da organismi privati o semiprivati soddisfa le esigenze degli utenti, gli Stati membri possono tuttavia proporre alla Commissione di includere tali servizi nello sportello, purché questi soddisfino tutte le condizioni stabilite dal presente regolamento e non costituiscano una duplicazione di servizi di assistenza o di risoluzione dei problemi già esistenti.

(33)

Al fine di aiutare gli utenti a individuare il servizio appropriato, il presente regolamento dovrebbe istituire uno strumento di reperimento di servizi di assistenza che orienti automaticamente gli utenti verso il servizio giusto.

(34)

La conformità a un elenco minimo di requisiti di qualità è indispensabile per il successo dello sportello, al fine di garantire che la messa a disposizione delle informazioni o la fornitura di servizi siano affidabili, poiché in caso contrario si comprometterebbe seriamente la credibilità dello sportello nel suo insieme. L’obiettivo generale della conformità è garantire che le informazioni o il servizio siano presentati in modo chiaro e facilmente fruibile. Spetta agli Stati membri determinare come presentare le informazioni lungo il percorso dell’utente al fine di conseguire tale obiettivo. Ad esempio, sebbene sia utile che gli utenti siano informati, prima dell’avvio di una procedura, circa i mezzi di ricorso generalmente disponibili in caso di esito negativo di una procedura, è molto più semplice per l’utente ricevere eventuali informazioni specifiche circa le possibili misure da adottare in tal caso al termine della procedura.

(35)

L’accessibilità delle informazioni per gli utenti transfrontalieri può essere migliorata sostanzialmente mettendo a disposizione tali informazioni in un’altra lingua ufficiale dell’Unione che sia ampiamente compresa dal maggior numero possibile di utenti transfrontalieri. Tale lingua dovrebbe essere, nella maggior parte dei casi, la lingua straniera più studiata dagli utenti in tutta l’Unione, ma in alcuni casi specifici, in particolare nel caso di informazioni da fornire a livello locale da parte di piccoli comuni vicini al confine di uno Stato membro, la lingua più adatta potrebbe essere quella utilizzata come prima lingua da parte degli utenti transfrontalieri nello Stato membro limitrofo. La traduzione dalla lingua o dalle lingue ufficiali dello Stato membro in questione in tale altra lingua ufficiale dell’Unione dovrebbe riportare fedelmente il contenuto delle informazioni fornite nella lingua o nelle lingue originali. La traduzione potrebbe essere limitata alle informazioni di cui gli utenti hanno bisogno per comprendere le norme e i requisiti di base applicabili alla loro situazione. Se, da un lato, gli Stati membri dovrebbero essere incoraggiati a tradurre la maggior quantità possibile di informazioni, in una lingua ufficiale dell’Unione che sia ampiamente compresa dal maggior numero possibile di utenti transfrontalieri, dall’altro il volume delle informazioni da tradurre ai sensi d del presente regolamento dipenderà dalle risorse finanziarie disponibili a tal fine, in particolare quelle provenienti dal bilancio dell’Unione. La Commissione dovrebbe adottare le disposizioni opportune per garantire la fornitura efficiente di traduzioni agli Stati membri su loro richiesta. Il gruppo di coordinamento dello sportello dovrebbe esaminare e fornire orientamenti per la lingua o le lingue ufficiali dell’Unione in cui tali informazioni dovrebbero essere tradotte.

(36)

A norma della direttiva (UE) 2016/2102 del Parlamento europeo e del Consiglio (16), gli Stati membri sono tenuti a garantire che i siti web dei loro enti pubblici siano accessibili in conformità dei principi di percepibilità, utilizzabilità, comprensibilità e solidità e che siano conformi ai requisiti previsti da tale direttiva. La Commissione e gli Stati membri dovrebbero garantire la conformità con la Convenzione delle Nazioni Unite sui diritti delle persone con disabilità, in particolare gli articoli 9 e 21, e, al fine di migliorare l’accesso alle informazioni per le persone con disabilità intellettuali, dovrebbero essere fornite alternative di facile lettura nella massima misura possibile e nel rispetto del principio di proporzionalità. Gli Stati membri con la ratifica e l’Unione con conclusione di tale convenzione (17) si sono impegnati ad adottare le misure adeguate per garantire l’accesso delle persone con disabilità, a condizioni di parità rispetto alle altre persone, alle nuove tecnologie e ai nuovi sistemi di informazione e comunicazione, tra cui Internet, semplificando l’accesso alle informazioni per le persone con disabilità intellettuali e fornendo alternative di facile lettura nella massima misura possibile e in modo proporzionato.

(37)

La direttiva (UE) 2016/2102 non si applica a siti web e altre applicazioni mobili delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell’Unione, ma la Commissione dovrebbe assicurare che l’interfaccia utenti comune e le pagine web sotto la sua responsabilità che devono essere incluse nello sportello siano accessibili alle persone con disabilità, il che significa che esse devono essere percepibili, utilizzabili, comprensibili e solide. Percepibilità significa che le informazioni e i componenti dell’interfaccia utenti comune devono essere presentabili agli utenti in modalità percepibili; utilizzabilità significa che i componenti e la navigazione dell’interfaccia utenti comune devono essere utilizzabili; comprensibilità significa che le informazioni e il funzionamento dell’interfaccia utenti comune devono essere comprensibili e solidità significa che i contenuti devono essere abbastanza solidi da poter essere interpretati con sicurezza da una vasta gamma di programmi utente, comprese le tecnologie assistive. Riguardo ai termini percepibilità, utilizzabilità, comprensibilità e solidità, la Commissione è incoraggiata a rispettare le pertinenti norme armonizzate.

(38)

Al fine di facilitare il pagamento dei diritti richiesti nell’ambito delle procedure in linea o per la prestazione di servizi di assistenza o di risoluzione dei problemi, gli utenti transfrontalieri dovrebbero potersi avvalere di bonifici o addebiti diretti come specificato nel regolamento (UE) n. 260/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio (18) o di altri mezzi di pagamento transfrontalieri utilizzati comunemente, tra cui carte di credito o di debito.

(39)

È utile che gli utenti siano informati della durata prevista di una procedura. Pertanto, gli utenti dovrebbero essere informati delle scadenze applicabili o dei regimi di approvazione tacita o di silenzio amministrativo o, qualora non siano applicabili, almeno della durata media, stimata o indicativa abituale della procedura in questione. Tali stime o indicazioni dovrebbero soltanto aiutare gli utenti nella pianificazione delle loro attività o delle eventuali fasi amministrative successive e non dovrebbero avere alcun effetto giuridico.

(40)

Il presente regolamento dovrebbe inoltre consentire la verifica delle prove fornite in formato elettronico dagli utenti, qualora tali prove siano presentate senza certificazione o un sigillo elettronico dell’autorità competente di emissione o non sia disponibile lo strumento tecnico istituito dal presente regolamento o un altro sistema che consenta lo scambio diretto o la verifica di prove tra le autorità competenti di Stati membri diversi. Per tali casi il presente regolamento dovrebbe prevedere un efficace meccanismo di cooperazione amministrativa tra le autorità competenti degli Stati membri, basato sul sistema di informazione del mercato interno («IMI») istituito dal regolamento (UE) n. 1024/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio (19). In tali casi, la decisione di un’autorità competente di ricorrere all’IMI dovrebbe essere volontaria; tuttavia, una volta che la richiesta di informazioni o di cooperazione sia stata presentata dall’autorità tramite l’IMI, l’autorità competente destinataria della richiesta dovrebbe essere tenuta a collaborare e a fornire una risposta. La richiesta può essere inviata tramite l’IMI all’autorità competente di rilascio delle prove o all’autorità centrale che dovrà essere designata dagli Stati membri in conformità delle proprie regole amministrative.Al fine di evitare inutili duplicazioni e dal momento che il regolamento (UE) 2016/1191 del Parlamento europeo e del Consiglio (20) disciplina una parte delle prove pertinenti per le procedure di cui al presente regolamento, le disposizioni di cooperazione relative all’IMI di cui al regolamento (UE) 2016/1191 possono essere applicate anche ai fini delle altre prove richieste nelle procedure di cui al presente regolamento. Al fine di consentire agli organi o organismi dell’Unione di partecipare all’IMI, è opportuno modificare il regolamento (UE) n. 1024/2012.

(41)

I servizi in linea forniti dalle autorità competenti sono fondamentali per accrescere la qualità e la sicurezza dei servizi offerti ai cittadini e alle imprese. Sempre più spesso le amministrazioni pubbliche all’interno degli Stati membri si adoperano per riutilizzare i dati e dispensano i cittadini e le imprese dall’obbligo di fornire le stesse informazioni più volte e. Il riutilizzo dei dati dovrebbe essere semplificato per gli utenti transfrontalieri in modo da ridurre gli oneri supplementari.

(42)

Al fine di consentire il legittimo scambio transfrontaliero di prove e informazioni mediante l’applicazione a livello di Unione del principio «una tantum», l’applicazione del presente regolamento e di tale principio dovrebbe essere conforme a tutte le norme in materia di protezione dei dati, ivi compresi i principi di minimizzazione dei dati, esattezza, limitazione della conservazione, integrità e riservatezza, necessità, proporzionalità e limitazione della finalità. Dovrebbe inoltre essere applicato nel pieno rispetto dei principi di sicurezza e tutela della vita privata fin dalla progettazione e dovrebbe altresì rispettare i diritti fondamentali degli individui, inclusi quelli relativi all’equità e alla trasparenza.

(43)

Gli Stati membri dovrebbero provvedere affinché gli utenti delle procedure ricevano informazioni chiare sulle modalità di trattamento dei dati personali che li riguardano a norma degli articoli 13 e 14 del regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio (21) e degli articoli 15 e 16 del regolamento (UE) 2018/1725. (22)

(44)

Al fine di facilitare ulteriormente l’utilizzo delle procedure in linea e secondo il principio «una tantum», il presente regolamento dovrebbe istituire la base per la messa a punto e l’uso di un sistema tecnico pienamente operativo, sicuro e protetto per lo scambio transfrontaliero e automatizzato di prove tra i soggetti coinvolti nella procedura, ove sia richiesto esplicitamente dai cittadini e dalle imprese. Qualora lo scambio di prove comprenda dati personali, la richiesta dovrebbe essere considerata come esplicita se contiene una manifestazione di volontà libera, specifica, informata e inequivocabile dell’interessato che si scambino i dati personali pertinenti, mediante dichiarazione o azione positiva. Se l’utente non è la persona interessata dai dati, la procedura in linea non dovrebbe pregiudicare i suoi diritti di cui al regolamento (UE) 2016/679. L’applicazione transfrontaliera del principio «una tantum» dovrebbe comportare che i cittadini e le imprese non siano costretti a fornire gli stessi dati alle pubbliche amministrazioni più di una volta e dovrebbe essere altresì possibile utilizzare tali dati su richiesta dell’utente ai fini del completamento delle procedure in linea transfrontaliere che coinvolgono utenti transfrontalieri. Per l’autorità competente di emissione, l’obbligo di utilizzare il sistema tecnico per lo scambio automatizzato di prove tra Stati membri diversi dovrebbe applicarsi soltanto laddove le autorità emettono legalmente nel loro Stato membro prove in un formato elettronico che rende possibile tale scambio automatizzato.

(45)

Gli scambi transfrontalieri di prove dovrebbero disporre di una base giuridica adeguata, come ad esempio le direttive 2005/36/CE, 2006/123/CE, 2014/24/UE o 2014/25/UE oppure, per le procedure elencate nell’allegato II, altra normativa dell’Unione o nazionale applicabile.

(46)

È opportuno che il presente regolamento stabilisca, come regola generale, che lo scambio transfrontaliero automatizzato di prove avviene su richiesta esplicita dell’utente. Tale requisito non dovrebbe tuttavia applicarsi nei casi in cui il pertinente diritto dell’Unione o nazionale consenta lo scambio transfrontaliero automatizzato di dati senza una richiesta esplicita dell’utente.

(47)

L’utilizzo del sistema tecnico istituito dal presente regolamento dovrebbe restare volontario e l’utente dovrebbe avere la possibilità di presentare le prove mediante altri mezzi esterni al sistema tecnico. L’utente dovrebbe avere la possibilità di prevedere le prove e il diritto di scegliere di non procedere allo scambio di prove nei casi in cui l’utente, dopo la visione delle prove da scambiare, scopra che le informazioni sono inesatte, non aggiornate o vanno al di là di ciò che è necessario per la procedura in questione. I dati inclusi nell’anteprima non dovrebbero essere conservati al di là di quanto necessario sotto il profilo tecnico.

(48)

Il sistema tecnico securizzato da istituire per consentire lo scambio di prova a norma del presente regolamento dovrebbe inoltre confermare alle autorità competenti richiedenti che le prove sono state rilasciate dall’autorità pertinente. Prima di accettare le informazioni fornite da un utente nell’ambito di una procedura, in caso di dubbi le autorità competenti dovrebbero poter verificare le informazioni e giungere alla conclusione che sono corrette.

(49)

Esistono taluni moduli costitutivi che offrono capacità di base utilizzabili per creare il sistema tecnico, come il meccanismo per collegare l’Europa, istituito dal regolamento (UE) n. 1316/2013 del Parlamento europeo e del Consiglio (23), e i moduli costitutivi eDelivery ed eID che ne formano parte. Tali moduli costitutivi consistono in specifiche tecniche, software modello e servizi di supporto e mirano a garantire l’interoperabilità tra i sistemi di tecnologia dell’informazione e della comunicazione (TIC) esistenti in diversi Stati membri in modo che i cittadini, le imprese e le amministrazioni, in qualunque parte dell’Unione si trovino, possano beneficiare di servizi pubblici digitali disponibili senza soluzione di continuità.

(50)

Il sistema tecnico istituito dal presente regolamento dovrebbe essere disponibile in aggiunta ad altri sistemi che forniscono meccanismi di cooperazione tra le autorità, come l’IMI, e non dovrebbe pregiudicare altri sistemi, come il sistema di cui al regolamento (CE) n. 987/2009, il Documento di gara unico europeo di cui alla direttiva 2014/24/UE, lo scambio elettronico di informazioni sulla sicurezza sociale di cui al regolamento (CE) n. 987/2009, la tessera professionale europea di cui alla direttiva 2005/36/CE, l’interconnessione dei registri nazionali e l’interconnessione dei registri centrali, commerciali e delle imprese di cui alla direttiva (UE) 2017/1132 del Parlamento europeo e del Consiglio (24) e l’interconnessione dei registri fallimentari di cui al regolamento (UE) 2015/848 del Parlamento europeo e del Consiglio (25).

(51)

Al fine di garantire condizioni uniformi per l’attuazione di un sistema tecnico che consenta lo scambio automatizzato delle prove, è opportuno attribuire alla Commissione competenze di esecuzione al fine di stabilire, in particolare, le specifiche tecniche e operative di un sistema per il trattamento della richiesta di un utente di scambio delle prove e il trasferimento di tali prove, nonché le regole necessarie per garantire l’integrità e la riservatezza del trasferimento. È opportuno che tali competenze siano esercitate conformemente al regolamento (UE) n. 182/2011 del Parlamento europeo e del Consiglio (26).

(52)

Al fine di garantire che il sistema tecnico garantisca un elevato livello di sicurezza ai fini dell’applicazione transfrontaliera del principio «una tantum», in sede di adozione degli atti di esecuzione che definiscono le specifiche di tale sistema tecnico la Commissione dovrebbe tenere debitamente conto delle norme e delle specifiche tecniche elaborate da organizzazioni e organismi di normalizzazione europei e internazionali, in particolare il Comitato europeo di normalizzazione (CEN), l’Istituto europeo delle norme di telecomunicazione (European Telecommunications Standards Institute — ETSI), l’Organizzazione internazionale per la standardizzazione (International Organisation for Standardisation — ISO) e l’Unione internazionale delle telecomunicazioni (UIT), nonché delle norme in materia di sicurezza di cui all’articolo 32 del regolamento (UE) 2016/679 e all’articolo 22 del regolamento (UE) 2018/1725.

(53)

Se del caso, al fine di assicurare l’elaborazione, la disponibilità, la manutenzione, la supervisione, il monitoraggio e la gestione della sicurezza delle parti del sistema tecnico di cui la Commissione è responsabile, la Commissione dovrebbe richiedere il parere del Garante europeo della protezione dei dati.

(54)

Le autorità competenti e la Commissione dovrebbero assicurare che le informazioni, le procedure e i servizi di loro competenza rispettino i criteri di qualità. I coordinatori nazionali nominati a norma del presente regolamento e la Commissione dovrebbero verificare a intervalli regolari il rispetto dei criteri di qualità e sicurezza a livello dell’Unione e nazionale, rispettivamente, e risolvere eventuali problemi. I coordinatori nazionali dovrebbero inoltre assistere la Commissione nel controllare il funzionamento del sistema tecnico che consente lo scambio transfrontaliero di prove. Il presente regolamento dovrebbe attribuire alla Commissione una gamma di mezzi per far fronte a un eventuale deterioramento della qualità dei servizi offerti mediante lo sportello, a seconda della gravità e della persistenza del deterioramento, anche con l’intervento, ove necessario, del gruppo di coordinamento dello sportello, senza pregiudicare la responsabilità generale della Commissione per quanto riguarda il controllo del rispetto del presente regolamento.

(55)

Il presente regolamento dovrebbe specificare le principali funzionalità degli strumenti tecnici di supporto al funzionamento dello sportello, in particolare l’interfaccia utenti comune, il repertorio di link e lo strumento comune di reperimento di servizi di assistenza. L’interfaccia utenti comune dovrebbe garantire che gli utenti possano reperire facilmente informazioni, procedure e servizi di assistenza e di risoluzione dei problemi sui siti Internet dell’Unione e nazionali. Gli Stati membri e la Commissione dovrebbero mirare a fornire link verso un’unica fonte di informazioni necessaria per lo sportello, in modo da evitare che tra gli utenti si crei confusione a causa dell’esistenza di fonti diverse, che costituiscono duplicazioni totali o parziali, per una stessa informazione. Ciò non dovrebbe escludere la possibilità di fornire link alla stessa informazione da parte delle autorità competenti a livello locale o regionale per quanto riguarda le diverse aree geografiche. Non dovrebbe nemmeno impedire la duplicazione di alcune informazioni qualora ciò sia inevitabile o auspicabile, per esempio nei casi in cui alcuni diritti, obblighi e norme dell’Unione siano ripetuti o descritti sui siti web nazionali per migliorare la facilità d’uso. Per ridurre al minimo l’intervento umano nell’aggiornamento dei link da utilizzare nell’interfaccia utenti comune, è opportuno creare un collegamento diretto tra i pertinenti sistemi tecnici degli Stati membri e il repertorio di link, ove ciò sia possibile sul piano tecnico. I comuni strumenti di supporto TIC potrebbero avvalersi del vocabolario dei servizi pubblici di base (Core Public Services Vocabulary — CPSV) al fine di facilitare l’interoperabilità con la semantica e i cataloghi dei servizi nazionali. Gli Stati membri dovrebbero essere incoraggiati a utilizzare il CPSV, pur mantenendo la possibilità di decidere di utilizzare soluzioni nazionali. Le informazioni contenute nel repertorio di link dovrebbero essere messe a disposizione del pubblico in un formato aperto, di uso comune e leggibile elettronicamente, ad esempio tramite interfacce per programmi applicativi (application programming interfaces — API), per consentirne il riutilizzo.

(56)

Lo strumento di ricerca dell’interfaccia utenti comune dovrebbe permettere agli utenti di recuperare le informazioni di cui hanno bisogno su qualsiasi sito web a livello di Unione e nazionale. Inoltre, un modo alternativo per guidare gli utenti alle informazioni di cui hanno bisogno consisterebbe nel continuare a creare link tra pagine e siti web esistenti e complementari, semplificandoli e raggruppandoli per quanto possibile, così come creare link tra pagine e siti web a livello di Unione e nazionale che forniscono accesso a servizi e informazioni in linea.

(57)

Il presente regolamento dovrebbe inoltre specificare requisiti in materia di qualità per l’interfaccia utenti comune. La Commissione dovrebbe garantire che l’interfaccia utenti comune sia conforme a tali requisiti e in particolare che sia disponibile e accessibile in linea attraverso vari canali, oltre che di facile utilizzo.

(58)

Al fine di garantire condizioni uniformi per l’attuazione delle soluzioni tecniche di supporto allo sportello è opportuno attribuire alla Commissione competenze di esecuzione per stabilire, ove necessario, le norme applicabili e i requisiti di interoperabilità al fine di facilitare il reperimento delle informazioni sulle norme e sugli obblighi, sulle procedure e sui servizi di assistenza e di risoluzione dei problemi dei quali gli Stati membri e la Commissione hanno la responsabilità. È altresì opportuno che tali competenze siano esercitate conformemente al regolamento (UE) n. 182/2011 del Parlamento europeo e del Consiglio.

(59)

Il presente regolamento dovrebbe inoltre assegnare chiaramente alla Commissione e agli Stati membri le responsabilità riguardanti lo sviluppo, la disponibilità, la manutenzione e la sicurezza delle applicazioni TIC di supporto allo sportello. Nell’ambito dei loro compiti di manutenzione, la Commissione e gli Stati membri dovrebbero monitorare periodicamente il regolare funzionamento di tali applicazioni TIC.

(60)

Al fine di sviluppare appieno il potenziale dei diversi settori d’informazione, delle procedure e dei servizi di assistenza e di risoluzione dei problemi che dovrebbero essere inclusi nello sportello, si dovrebbe diffondere molto meglio la conoscenza della loro esistenza e del loro funzionamento tra gli utenti destinatari. La loro inclusione nello sportello dovrebbe facilitare notevolmente il reperimento di informazioni, procedure e servizi di assistenza e di risoluzione dei problemi da parte degli utenti che ne hanno bisogno, anche se non li conoscono. Inoltre saranno necessarie attività coordinate di promozione al fine di garantire che i cittadini e le imprese in tutta l’Unione sappiano dell’esistenza dello sportello e dei vantaggi che esso offre. Tali attività di promozione dovrebbero includere l’ottimizzazione per i motori di ricerca e altre azioni di sensibilizzazione in linea, dal momento che queste sono maggiormente efficienti sotto il profilo dei costi e possono potenzialmente raggiungere il più ampio pubblico possibile. Per garantire la massima efficienza, tali attività promozionali dovrebbero essere coordinate nel quadro del gruppo di coordinamento dello sportello e gli Stati membri dovrebbero adeguare le loro campagne promozionali in modo che vi sia un marchio comune di riferimento in tutti i contesti pertinenti, con la possibilità di associare il marchio dello sportello alle iniziative nazionali.

(61)

Tutti gli organi, gli organismi e le istituzioni dell’Unione dovrebbero essere invitati a promuovere lo sportello inserendo il logo e i link allo stesso in tutte le pertinenti pagine web dei quali hanno la responsabilità.

(62)

Il nome con cui lo sportello sarà designato e promosso presso il pubblico dovrebbe essere «Your Europe». L’interfaccia utenti comune dovrebbe essere visibile e facile da trovare, in particolare sulle pertinenti pagine web dell’Unione e nazionali. Il logo dello sportello dovrebbe essere visibile nei pertinenti siti web dell’Unione e nazionali.

(63)

Al fine di ottenere informazioni appropriate per misurare e migliorare i risultati dello sportello, il presente regolamento dovrebbe imporre alle autorità competenti e alla Commissione di raccogliere e analizzare i dati connessi all’uso dei diversi settori d’informazione, delle procedure e dei servizi di informazione offerti tramite lo sportello. La raccolta di statistiche relative agli utenti, come i dati in merito al numero di visite a specifiche pagine web, al numero di utenti all’interno di uno Stato membro rispetto a quello di utenti di altri Stati membri, ai termini di ricerca utilizzati, alle pagine web più visitate, ai siti di indirizzamento o al numero, all’origine e all’oggetto delle richieste di assistenza, dovrebbe migliorare il funzionamento dello sportello contribuendo a individuare il pubblico, a sviluppare attività di promozione e a migliorare la qualità dei servizi offerti. La raccolta di tali dati dovrebbe tenere conto dell’analisi comparativa annuale in materia di governo elettronico realizzata dalla Commissione al fine di evitare duplicazioni.

(64)

Al fine di garantire condizioni uniformi di esecuzione del presente regolamento, dovrebbero essere attribuite alla Commissione competenze di esecuzione. per stabilire norme uniformi sul metodo di raccolta e scambio delle statistiche relative agli utenti. Tali competenze di esecuzione dovrebbero essere esercitate conformemente al regolamento (UE) n. 182/2011.

(65)

La qualità dello sportello dipende dalla qualità dei servizi dell’Unione e nazionali prestati attraverso lo sportello. Pertanto, la qualità delle informazioni, delle procedure e dei servizi di assistenza e di risoluzione dei problemi disponibili tramite lo sportello dovrebbe essere regolarmente monitorata anche mediante uno strumento di riscontro che inviti gli utenti a valutare la portata e la qualità delle informazioni, delle procedure o dei servizi di assistenza e di risoluzione dei problemi che hanno utilizzato e a esprimere riscontri al riguardo. I riscontri degli utenti dovrebbero essere raccolte in uno strumento comune cui dovrebbero poter accedere la Commissione, le autorità competenti e i coordinatori nazionali. Al fine di garantire condizioni uniformi di attuazione del presente regolamento in relazione alle funzionalità comuni degli strumenti di riscontro degli utenti e alle modalità di raccolta e condivisione dei riscontri degli utenti, è opportuno attribuire competenze di esecuzione alla Commissione. È altresì opportuno che tali competenze siano esercitate conformemente al regolamento (UE) n. 182/2011. La Commissione dovrebbe pubblicare in forma anonima panoramiche sintetiche in linea dei problemi che emergono dalle informazioni, dalle principali statistiche relative agli utenti e dai principali riscontri degli utenti raccolti a norma del presente regolamento.

(66)

In aggiunta, lo sportello dovrebbe comprendere uno strumento di riscontro che consenta agli utenti di segnalare, su base facoltativa e in forma anonima, i problemi e le difficoltà incontrati nell’esercizio dei loro diritti nel mercato interno. Tale strumento dovrebbe essere considerato solo complementare al meccanismo per il trattamento dei reclami, in quanto non può offrire una risposta personalizzata agli utenti. Le osservazioni ricevute dovrebbero essere combinate con le informazioni aggregate provenienti dai servizi di assistenza e di risoluzione dei problemi riguardanti i casi trattati al fine di elaborare una panoramica di come gli utenti percepiscano il mercato interno, individuare le aree problematiche per eventuali azioni future e migliorare il funzionamento del mercato interno. Tale panoramica dovrebbe essere collegata agli strumenti di comunicazione esistenti, come il quadro di valutazione del mercato unico.

(67)

Il presente regolamento dovrebbe lasciare impregiudicato il diritto degli Stati membri di decidere chi debba svolgere il ruolo di coordinatore nazionale. Gli Stati membri dovrebbero poter adattare le funzioni e responsabilità dei loro coordinatori nazionali relative allo sportello alle loro strutture amministrative interne. Gli Stati membri dovrebbero poter nominare coordinatori nazionali supplementari che svolgano i compiti di cui al presente regolamento, da soli o insieme ad altri, e siano responsabili di una divisione dell’amministrazione, una regione geografica o in base a un altro criterio. Gli Stati membri dovrebbero informare la Commissione in merito all’identità del coordinatore nazionale unico che hanno nominato per i contatti con la Commissione stessa.

(68)

Al fine di facilitare l’applicazione del presente regolamento, in particolare mediante lo scambio delle migliori prassi e la cooperazione per migliorare la coerenza della presentazione delle informazioni, come disposto nel presente regolamento, si dovrebbe istituire un gruppo di coordinamento dello sportello composto dai coordinatori nazionali e presieduto dalla Commissione. I lavori del gruppo di coordinamento dello sportello dovrebbero tenere conto degli obiettivi fissati nel programma di lavoro annuale, che la Commissione dovrebbe presentare, per esame, al gruppo stesso. Il programma di lavoro annuale dovrebbe assumere la forma di orientamenti o raccomandazioni, privi di effetti vincolanti per gli Stati membri. La Commissione, su richiesta del Parlamento europeo, può decidere di invitare tale istituzione a inviare esperti affinché partecipino alle riunioni del gruppo di coordinamento dello sportello.

(69)

Il presente regolamento dovrebbe precisare quali parti dello sportello debbano essere finanziate attraverso il bilancio dell’Unione e quali siano di responsabilità degli Stati membri. La Commissione dovrebbe assistere gli Stati membri nell’individuazione dei moduli costitutivi TIC riutilizzabili e dei finanziamenti disponibili attraverso vari fondi e programmi a livello dell’Unione, che possono contribuire a coprire i costi degli adeguamenti e degli sviluppi TIC necessari a livello nazionale per conformarsi al presente regolamento. Il bilancio necessario per l’attuazione del presente regolamento dovrebbe essere compatibile con il quadro finanziario pluriennale applicabile.

(70)

Gli Stati membri sono incoraggiati ad accrescere il coordinamento, lo scambio e la collaborazione reciproci per potenziare le loro capacità strategiche, operative e di ricerca e sviluppo nel settore della cibersicurezza, in particolare mediante l’attuazione della sicurezza delle reti e dei sistemi informativi di cui alla direttiva (UE) 2016/1148 del Parlamento europeo e del Consiglio (27), al fine di rafforzare la sicurezza e la resilienza dell’amministrazione e dei servizi pubblici. Gli Stati membri sono incoraggiati ad aumentare la sicurezza delle transazioni e ad assicurare un livello di fiducia sufficiente nei mezzi elettronici mediante l’uso del quadro eIDAS stabilito dal regolamento (UE) n. 910/2014 e, in particolare, di livelli di garanzia adeguati. Gli Stati membri possono adottare misure compatibili con il diritto dell’Unione al fine di garantire la cibersicurezza e prevenire il furto d’identità o altre forme di frodi.

(71)

Se l’attuazione del presente regolamento comporta il trattamento di dati personali, questo dovrebbe essere effettuato conformemente al diritto dell’Unione in materia di protezione dei dati personali, in particolare il regolamento (UE) 2016/679 e il regolamento (UE) 2018/1725. Anche la direttiva (UE) 2016/680 del Parlamento europeo e del Consiglio (28) si dovrebbe applicare nel contesto del presente regolamento. Come previsto dal regolamento (UE) 2016/679, gli Stati membri possono mantenere o introdurre ulteriori condizioni, fra cui limitazioni, con riguardo al trattamento di dati relativi alla salute, e possono anche prevedere norme più specifiche per il trattamento dei dati personali dei dipendenti nell’ambito dei rapporti di lavoro.

(72)

Il presente regolamento dovrebbe promuovere e agevolare la semplificazione delle modalità di governance per i servizi inclusi nello sportello. A tal fine la Commissione dovrebbe, in stretta cooperazione con gli Stati membri, rivedere le modalità di governance esistenti e adattarle, se necessario, al fine di evitare duplicazioni e inefficienze.

(73)

L’obiettivo del presente regolamento è garantire che gli utenti che operano in altri Stati membri abbiano un accesso in linea a informazioni dell’Unione e nazionali riguardanti i diritti, le norme e gli obblighi che siano complete, affidabili, accessibili e comprensibili, a procedure in linea che siano completamente operative a livello transnazionale e a servizi di assistenza e di risoluzione dei problemi. Poiché tale obiettivo non può essere conseguito in misura sufficiente dagli Stati membri, ma, a motivo della portata e degli effetti del presente regolamento, può essere conseguito meglio a livello di Unione, quest’ultima può intervenire in base al principio di sussidiarietà sancito dall’articolo 5 del trattato sull’Unione europea. Il presente regolamento si limita a quanto è necessario per conseguire tale obiettivo in ottemperanza al principio di proporzionalità enunciato nello stesso articolo.

(74)

Per consentire agli Stati membri e alla Commissione di sviluppare e applicare gli strumenti necessari per dare attuazione al presente regolamento, è opportuno che alcune disposizioni si applichino due anni dopo la data di entrata in vigore. Le autorità comunali dovrebbero disporre di un periodo fino a quattro anni dopo l’entrata in vigore del presente regolamento per soddisfare l’obbligo di fornire informazioni relative alle norme, alle procedure e ai servizi di assistenza e di risoluzione dei problemi rientranti tra le loro competenze. Le disposizioni del presente regolamento relative alle procedure da offrire interamente in linea, all’accesso transfrontaliero alle procedure in linea e al sistema tecnico per lo scambio automatico transfrontaliero delle prove conformemente al principio «una tantum» dovrebbero essere attuate al più tardi entro cinque anni dopo l’entrata in vigore del presente regolamento.

(75)

Il presente regolamento rispetta i diritti fondamentali e osserva i principi sanciti in particolare dalla Carta dei diritti fondamentali dell’Unione europea e dovrebbe essere applicato conformemente a tali diritti e principi.

(76)

Il Garante europeo della protezione dei dati è stato consultato a norma dell’articolo 28, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio (29) ed ha espresso un parere il 1o agosto 2017 (30),