PROGETTO DI

DECISIONE N. … DEL COMITATO PER LA COOPERAZIONE CULTURALE UE-COREA

del

sull'adozione del regolamento interno del comitato per la cooperazione culturale

IL COMITATO PER LA COOPERAZIONE CULTURALE,

Visto il protocollo sulla cooperazione culturale dell'accordo di libero scambio tra l'Unione europea e i suoi Stati membri da una parte, e la Repubblica di Corea dall'altra, firmato a Bruxelles il 6 ottobre 2010, in particolare l'articolo 3,

considerando quanto segue:

(1)	L'articolo 3 del protocollo sulla cooperazione culturale («protocollo») prevede l'istituzione di un comitato per la cooperazione culturale («comitato»).

(2)	Il comitato dovrebbe esercitare tutte le funzioni del comitato per il commercio per quanto riguarda il protocollo conformemente all'articolo 3, paragrafo 3, del protocollo.

(3)	Il comitato dovrebbe adottare il proprio regolamento interno,

HA ADOTTATO LA PRESENTE DECISIONE:

Articolo 1

È istituito il regolamento interno del comitato come indicato nell'allegato.

Articolo 2

La presente decisione entra in vigore il ….

ALLEGATO

REGOLAMENTO INTERNO DEL COMITATOPER LA COOPERAZIONE CULTURALE

Articolo 1

Composizione e presidenza

1.   Il comitato per la cooperazione culturale («comitato») di cui all'articolo 3, paragrafo 1, del protocollo sulla cooperazione culturale («protocollo») dell'accordo di libero scambio tra l'Unione europea e i suoi Stati membri da una parte, e la Repubblica di Corea dall'altra («accordo»), esercita tutte le funzioni del comitato per il commercio per quanto riguarda il protocollo, a norma dell'articolo 3, paragrafo 3, del protocollo e controlla l'attuazione del protocollo.

2.   Il comitato si compone dei rappresentanti della Commissione e degli Stati membri, che possono essere rappresentati, per i settori di loro competenza, dalla presidenza del Consiglio dell'Unione europea, da un lato, e di rappresentanti della Corea, dall'altro. A norma dell'articolo 3, paragrafo 1, del protocollo, tali rappresentanti sono alti funzionari delle amministrazioni di ciascuna parte provvisti di competenza ed esperienza in materia e pratiche culturali.

3.   Il comitato è copresieduto dal direttore generale del dipartimento «Contenuti politici» del ministero della Cultura, dello sport e del turismo della Corea e dal direttore per la cultura e i media della direzione generale per l'istruzione e la cultura della Commissione europea. Ciascun presidente può farsi rappresentare da persone designate a tal fine.

Articolo 2

Rappresentanza

1.   Ciascuna parte notifica all'altra l'elenco dei propri membri del comitato. L'elenco è gestito dal segretariato del comitato.

2.   Un membro che desideri essere rappresentato da un supplente comunica il nome di quest'ultimo ai presidenti del comitato prima della riunione nella quale deve essere sostituito. Il supplente di un membro del comitato esercita tutti i diritti del membro titolare.

Articolo 3

Riunioni

1.   Il comitato si riunisce almeno una volta l'anno e secondo le necessità su richiesta di una delle parti. Le riunioni si tengono alternativamente a Bruxelles o a Seul, salvo diverso accordo delle parti. Previo accordo di entrambe le parti, le riunioni del comitato possono tenersi mediante videoconferenza o teleconferenza.

2.   Ciascuna riunione del comitato è convocata dal segretariato del comitato ad una data e in un luogo convenuti da entrambe le parti. L'avviso di convocazione della riunione è inviato dal segretariato del comitato ai suoi membri almeno tre mesi prima dell'inizio della sessione, salvo diverso accordo delle parti.

Articolo 4

Delegazione

I membri del comitato possono farsi accompagnare da funzionari. Prima di ogni riunione i presidenti del comitato sono informati della composizione prevista delle delegazioni che partecipano alla riunione.

Articolo 5

Osservatori ed esperti

I presidenti del comitato possono invitare alle riunioni, a seconda dei casi, osservatori ed esperti.

Articolo 6

Segretariato

I punti di contatto interni di cui all'articolo 3, paragrafo 4, del protocollo svolgono congiuntamente le funzioni di segretariato del comitato.

Articolo 7

Documenti

Laddove le deliberazioni del comitato si basino su documenti scritti, tali documenti sono numerati e diffusi dal segretariato del comitato come documenti del comitato.

Articolo 8

Corrispondenza

1.   La corrispondenza indirizzata ai presidenti del comitato è inoltrata al segretariato del comitato che la trasmette ai membri del comitato.

2.   La corrispondenza proveniente dai presidenti del comitato è inviata ai destinatari dal segretariato del comitato e, ove opportuno, è numerata e trasmessa agli altri membri del comitato.

Articolo 9

Ordine del giorno delle riunioni

1.   Il segretariato del comitato elabora l'ordine del giorno provvisorio per ogni riunione. Esso è trasmesso, unitamente ai documenti pertinenti, ai membri e ai presidenti del comitato almeno due mesi prima dell'inizio della riunione.

2.   L'ordine del giorno è adottato dal comitato all'inizio di ogni riunione. L'iscrizione all'ordine del giorno di punti che non figurino nell'ordine del giorno provvisorio è acquisita previo accordo delle parti.

3.   I presidenti del comitato possono, previo accordo, abbreviare i termini indicati al paragrafo 1 per tener conto delle circostanze di un caso specifico.

Articolo 10

Verbali

1.   Il segretariato del comitato redige un progetto di verbale di ciascuna riunione, normalmente entro ventuno giorni dalla conclusione della riunione.

2.   Il verbale riassume, di norma, ogni punto all'ordine del giorno, indicando all'occorrenza:

a)	i documenti presentati al comitato;

b)	tutte le dichiarazioni la cui iscrizione a verbale sia stata chiesta da un membro del comitato; e

c)	le decisioni adottate, le raccomandazioni formulate, le dichiarazioni concordate e le conclusioni approvate su punti specifici.

3.   Nel verbale figura anche un elenco di tutti i partecipanti alla riunione.

4.   Le parti approvano per iscritto il verbale entro ventotto giorni dalla data di ricezione del progetto di verbale o entro qualunque altra data concordata dalle parti. Una volta approvato, due copie del verbale sono firmate dal segretariato del comitato e ciascuna delle parti ne riceve un esemplare autentico. I membri del comitato ricevono una copia del verbale firmato.

Articolo 11

Decisioni e raccomandazioni

1.   Per conseguire gli obiettivi del protocollo, il comitato può disporre del potere di adottare decisioni o raccomandazioni su ogni questione prevista dal protocollo.

2.   Il comitato adotta decisioni e raccomandazioni previo accordo tra le parti. Tali atti recano rispettivamente il titolo di «decisione» e «raccomandazione».

3.   Tra una riunione e l'altra il comitato può adottare decisioni o raccomandazioni mediante procedura scritta, previo accordo di entrambe le parti. La procedura scritta consiste in uno scambio di note tra i presidenti del comitato. Il segretariato del comitato distribuisce ai suoi membri le decisioni o le raccomandazioni oggetto di procedura scritta almeno due mesi prima della data della loro adozione. Il segretariato del comitato constata la conclusione della procedura scritta e ne informa i membri del comitato.

4.   Il segretariato del comitato attribuisce a ciascuna decisione o raccomandazione un numero di serie, la data di adozione e una descrizione dell'oggetto e la distribuisce ai membri del comitato. Ciascuna decisione indica la data della sua entrata in vigore.

5.   Le decisioni e le raccomandazioni adottate dal comitato sono autenticate da due copie autentiche firmate dai presidenti del comitato.

Articolo 12

Pubblicità e riservatezza

1.   Salvo decisione contraria le riunioni del comitato non sono pubbliche.

2.   Se una parte comunica al comitato informazioni considerate riservate dalle sue leggi e dai suoi regolamenti, l'altra parte tratta tali informazioni come riservate.

3.   Ciascuna delle parti può decidere di pubblicare le decisioni e le raccomandazioni del comitato nelle rispettive pubblicazioni ufficiali.

Articolo 13

Spese

1.   Ciascuna parte si assume l'onere delle spese sostenute per la partecipazione alle riunioni del comitato, per quanto riguarda le spese per il personale, di viaggio e di soggiorno con riguardo alle spese postali e per le telecomunicazioni.

2.   Le spese relative all'organizzazione delle riunioni e alla riproduzione dei documenti sono a carico della parte ospitante.