A KÖZÖSSÉGI/SVÁJCI STATISZTIKAI BIZOTTSÁG ELJÁRÁSI SZABÁLYZATA

1. cikk

Elnökség

1.   A Közösségi/Svájci Statisztikai Bizottság (a továbbiakban: vegyes bizottság) elnöki tisztét egy naptári év időtartamára felváltva tölti be az Európai Közösség részéről az Európai Közösségek Bizottságának (a továbbiakban: Európai Bizottság) képviselője, illetve a Svájci Államszövetség egy képviselője. Az elnöki tisztet az Európai Közösség és a Svájci Államszövetség közötti statisztikai együttműködésről szóló megállapodás (a továbbiakban: megállapodás) hatálybalépésének évében az Európai Közösség tölti be.

2.   Az elnöki tisztet betöltő fél küldöttségének vezetője, illetve adott esetben helyettese látja el a vegyes bizottság elnöki tisztét.

2. cikk

Küldöttségek

1.   A Szerződő Felek kinevezik küldöttségük vezetőjét.

2.   A vegyes bizottság dönthet úgy, hogy megfigyelőként más személyek részvételét is engedélyezi ülésein.

3.   A Szerződő Felek az ülés előtt legalább 15 munkanappal tájékoztatják egymást küldöttségük összetételéről.

3. cikk

Titkárság

1.   A vegyes bizottság titkárságát az Európai Bizottság egy képviselője, valamint a Svájci Államszövetség egy képviselője alkotja közösen. A titkárokat a küldöttség vezetője jelöli ki; feladatukat az új titkárság kinevezéséig látják el. Mindkét fél megküldi a másik fél számára titkára nevét és címét.

2.   A titkárok felelősek a küldöttségek közötti kommunikációért, beleértve a dokumentumok továbbítását, és felügyelik a titkárság munkáját.

3.   A vegyes bizottság titkárságát az elnöki tisztet betöltő fél vezeti.

4. cikk

Ülések

1.   A vegyes bizottság szükség esetén ülésezik. Bármely Szerződő Fél küldöttségének vezetője kérheti az ülés összehívását.

2.   A vegyes bizottság és a statisztikai programbizottság (SPB) az e megállapodás alkalmazásában felmerülő feladatait szükség esetén összevont találkozókon szervezi meg.

3.   Az elnök az ülés előtt legkésőbb 15 munkanappal értesítést küld az ülésről a másik küldöttségvezető számára, mellékelve az ülés napirendtervezetét és dokumentumait.

4.   A másik küldöttségvezető megkérheti az elnököt, hogy egy adott kérdés sürgős jellegére tekintettel rövidítse le a (3) bekezdésben és a 2. cikk (3) bekezdésében feltüntetett időtartamot.

5. cikk

Napirend

1.   Az elnök a másik küldöttségvezetővel egyetértésben elkészíti minden egyes ülés előzetes napirendtervezetét. Az előzetes napirendtervezetbe bármely küldöttség kérésére bármilyen napirendi pont bekerülhet, amennyiben azt 30 munkanappal a tervezett ülés előtt kérelmezik.

2.   A vegyes bizottság dönthet úgy, hogy a napirendbe olyan pontot is felvesz, amely nem szerepel az előzetes napirendtervezetben.

3.   A napirendet a vegyes bizottság az egyes ülések elején fogadja el.

6. cikk

Albizottságok és munkacsoportok

1.   A vegyes bizottság speciális feladatok megoldására albizottságokat és munkacsoportokat hozhat létre.

2.   Az albizottságok és munkacsoportok összetételét és eljárásait a vegyes bizottságra vonatkozó szabályokkal összhangban kell meghatározni.

3.   Az albizottságok és munkacsoportok közvetlenül a vegyes bizottságnak tesznek jelentést, és annak irányítása alatt dolgoznak. Nem hozhatnak határozatokat, de tehetnek ajánlásokat.

4.   A vegyes bizottság határoz az albizottságok és munkacsoportok megbízásának módosításáról vagy befejezéséről.

7. cikk

Ajánlások és határozatok

1.   A vegyes bizottság ajánlásait és határozatait a megállapodás 3. cikkének (1) bekezdése értelmében a két küldöttség kölcsönös megegyezésével fogadják el.

2.   A vegyes bizottság ajánlásai és határozatai címében szerepelnek a következők: „Ajánlás”, illetve „Határozat”, sorszám, az elfogadás időpontja és a tárgy megjelölése.

3.   A határozatok cikkekre tagolódnak. Valamennyi határozat preambulummal kezdődik és a „Kelt …-ben, […]-án/én” szavakkal végződik, megadva a helyet és időpontot, ahol és amikor a vegyes bizottság a határozatot elfogadta. A határozatok tartalmazzák hatálybalépésük időpontját, és kötelező érvényűek a Szerződő Felekre.

4.   A vegyes bizottság határozatait és ajánlásait két példányban készítik el és a vegyes bizottság nevében mindkét küldöttségvezető aláírja őket.

5.   A felek bármelyike dönthet úgy, hogy közzétesz valamely, a vegyes bizottság által elfogadott ajánlást vagy határozatot.

6.   A vegyes bizottság ajánlásait és határozatait a két küldöttségvezető egyetértése esetén elfogadhatják írásbeli eljárással.

Ennek érdekében az elnök a tervezetet megküldi a másik küldöttségvezetőnek. Az írásbeli eljárásban szereplő határidő legalább 15 munkanap.

8. cikk

Jegyzőkönyv

1.   Az elnök felelőssége, hogy a vegyes bizottság egyes üléseinek jegyzőkönyvtervezete az ülést követő tizenöt munkanapon belül elkészüljön.

2.   Általános szabályként a jegyzőkönyv minden egyes napirendi pontja esetében fel kell tüntetni a következőket:

—	a vegyes bizottságnak benyújtott dokumentumok,

—	nyilatkozatok, amelyek jegyzőkönyvbe vételét valamelyik Szerződő Fél kérte,

—	a vegyes bizottság által elfogadott határozatok, nyilatkozatok vagy következtetések,

—	az ajánlások.

3.   A jegyzőkönyvtervezetet a 7. cikk (6) bekezdésével összhangban írásbeli eljárással be kell nyújtani mindkét küldöttségnek jóváhagyásra. Ha az eljárás nem fejeződik be, a jegyzőkönyvet a vegyes bizottság fogadja el következő ülésén.

4.   A jóváhagyott jegyzőkönyvet két példányban kell elkészíteni; jegyzőkönyvet a titkárság írja alá. Mindkét fél megtart egy eredeti példányt.

9. cikk

Titoktartás

1.   A vegyes bizottság ülései nem nyilvánosak, kivéve ha a vegyes bizottság ezzel ellentétes döntést hoz.

2.   Egyéb alkalmazandó rendelkezések sérelme nélkül a vegyes bizottság és munkacsoportjai tanácskozásaira a szakmai titoktartás kötelezettségei vonatkoznak, kivéve ha a vegyes bizottság ezzel ellentétes döntést hoz.

3.   Ha a küldöttségek másképp nem határoznak, a jegyzőkönyvek a nyilvánosság számára elérhető dokumentumok.

10. cikk

Költségek

1.   Minden Szerződő Fél viseli a vegyes bizottság és a munkacsoportok ülésein való részvételével kapcsolatban felmerült költségeit.

2.   A vegyes bizottság szakértők kiküldetése esetén beleegyezik az ezzel kapcsolatos költségek megosztásába.

11. cikk

Levelezés

A vegyes bizottság elnökének szóló, vagy tőle származó leveleket a vegyes bizottság titkárságának kell küldeni. A titkárság a megállapodással kapcsolatos levelek másolatát megküldi a küldöttségvezetőknek, Svájc Európai Unió melletti képviseletének és a Bizottság Svájc melletti képviseletének.