amelyet egyrészről az Európai Közösség és tagállamai, másrészről a Chilei Köztársaság közötti társulási megállapodás 89. cikke (3) bekezdése hozott létre, hivatkozva a társulási megállapodás IV. mellékletét képező, az állatok, állati termékek, növények, növényi termékek és egyéb termékek kereskedelmében, valamint az állatvédelemben az egészségügyi és növény-egészségügyi intézkedések alkalmazásáról szóló megállapodás (a továbbiakban: ‘SPS-Megállapodás’) 16. cikkére.

1. cikk

Elnökség

(1)   A Közös Irányítóbizottság elnökségét 12 hónapos időszakokra a Közösség és tagállamai nevében az Európai Közösség Bizottságának egy tisztviselője, a chilei kormány képviseletében pedig egy magas beosztású tisztviselő felváltva látja el.

(2)   Az első elnökségi időszak a Társulási Tanács első ülésének napján kezdődik, és ugyanazon év december 31-én ér véget. Ezalatt az időszak alatt és valamennyi rákövetkező tizenkét hónapos időszak alatt az a fél látja el az elnökséget a Közös Irányítóbizottságban, amelyik a Társulási Tanács elnökségét tölti be.

2. cikk

Ülések

(1)   A Közös Irányítóbizottság üléseit az elnökséget betöltő fél hívja össze egy, mindkét fél által elfogadott időpontra és helyszínre vonatkozóan, az SPS-megállapodás 16. cikke (1) bekezdésében meghatározott gyakorisággal.

(2)   Amennyiben mindkét fél egyetért, a Közös Irányítóbizottság ülései video- vagy telefonkonferencia formájában is megtarthatók.

(3)   A felek külön megállapodása szükséges ahhoz, hogy kérdések ülésen kívül, írásos eljárás útján kerüljenek megtárgyalásra. Az információcsere az SPS-megállapodás 12. cikke (5) bekezdése rendelkezéseinek megfelelően kell, hogy történjen.

3. cikk

Küldöttségek

A Közös Irányítóbizottság elnökét minden ülés előtt tájékoztatni kell a másik fél küldöttségének tervezett összetételéről.

4. cikk

Információcsere

Az eljárási szabályzat 6., 7. és 9. cikkében szereplő összes Közös Irányítóbizottsági dokumentum továbbításra kerül a Chilei Köztársaság EU-missziójára, a Bizottság chilei képviseletére, valamint a Társulási Tanács titkáraihoz és elnökéhez.

5. cikk

Nyilvánosság

Amennyiben erről másképp nem határoznak, a Közös Irányítóbizottság ülései nem nyilvánosak.

6. cikk

Napirend

(1)   A felek közösen készítik el minden ülésre az ideiglenes napirendet. Ez az ülés kezdete előtt legkésőbb 15 nappal továbbításra kerül az elnök részére.

(2)   A Közös Irányítóbizottság minden ülés elején elfogadja a napirendet.

(3)   Mindkét fél beleegyezése szükséges az ideiglenes napirenden nem szereplő pontok napirendre tűzéséhez.

(4)   Az elnök a másik fél beleegyezésével felkérhet szakértőket az ülésen való részvételre, egyes témakörökre vonatkozó tájékoztatás céljából.

(5)   A felek az ülés kezdetekor megállapodnak a nyelvi rendre és az ülés jegyzőkönyvére vonatkozóan.

7. cikk

Jegyzőkönyv

(1)   A felek minél előbb közösen elkészítik minden ülés jegyzőkönyv-tervezetét.

(2)   Főszabályként a jegyzőkönyvnek minden napirendi pont vonatkozásában az alábbiakat kell tartalmaznia:

(3)   A jegyzőkönyv tartalmazza az ülés jelenléti ívét is.

(4)   Mindkét félnek írásban jóvá kell hagynia a jegyzőkönyvet az ülés napját követő két hónapon belül. A jóváhagyást követően az elnöknek és a másik fél képviselőjének alá kell írnia a jegyzőkönyv két hitelesített példányát, egy-egy eredeti példányt pedig mindkét fél megtart magának. A jegyzőkönyv másolata az elnök és a Társulási Tanács titkárai számára kerül továbbításra.

8. cikk

Cselekvési terv

A Közös Irányítóbizottságnak olyan cselekvési tervet kell elfogadnia, amely tartalmazza az ülésen a felek által elfogadott intézkedéseket. A cselekvési terv felek által történő végrehajtását a Közös Irányítóbizottság a következő ülésén felülvizsgálja.

9. cikk

Határozatok és ajánlások

(1)   Abban az esetben, amikor a Közös Irányítóbizottság a társulási megállapodás IV. melléklete értelmében felhatalmazással rendelkezik határozatok és ajánlások meghozatalára, akkor ezeket a jogi aktusokat „Határozat”-nak vagy „Ajánlás”-nak kell nevezni, feltüntetve utána sorszámukat, elfogadásuk napját és tárgyukat. Minden határozatban megnevezésre kerül a határozat hatálybalépésének napja.

(2)   Amennyiben a Közös Irányítóbizottság határozatot hoz, a Társulási Tanács eljárási szabályzatának 10., 11. és 12. cikke értelemszerűen alkalmazandó.

(3)   A Közös Irányítóbizottság határozatait és ajánlásait a 4. cikk (1) bekezdésében említett címzetteknek kell továbbítani.

10. cikk

Költségek

(1)   A Chilei Köztársaság és az Európai Közösség fedezi a Közös Irányítóbizottság ülésein való részvétellel kapcsolatosan felmerülő saját költségeit, a személyi, utazási és tartózkodási kiadásokra, illetve a postai és távközlési kiadásokra vonatkozóan egyaránt.

(2)   Az ülést rendező fél fedezi az üléssel kapcsolatos logisztikai költségeket, az ülésen való tolmácsolással, valamint a dokumentumok sokszorosításával kapcsolatos költségeket.

(3)   Az üléseken való tolmácsolással, valamint a dokumentumok spanyol és angol nyelvre/-ről történő fordításával kapcsolatos költségeket az ülést rendező fél fedezi. A Közösség más hivatalos nyelveire/-ről történő tolmácsolás és fordítás költségeit a Közösség fedezi.

Ez a határozat elfogadásának napján lép hatályba.