31997D0165(01)

ODLUKA ODBORA REGIJA

od 17. rujna 1997.

o javnom pristupu dokumentima Odbora regija

URED ODBORA REGIJA,

uzimajući u obzir Ugovor o Europskoj uniji, a posebno Izjavu br. 17 priloženu njegovom Završnom aktu,

budući da je potrebno usvojiti odredbe o javnom pristupu dokumentima Odbora regija (dalje u tekstu „Odbor”);

budući da te mjere trebaju biti u skladu s pravilima postupanja na tom području koja su Komisija i Vijeće usuglasili i usvojili 6. prosinca 1993. kako bi osigurale dosljednost i kontinuitet aktivnosti institucija u skladu s člankom C Ugovora o Europskoj uniji;

budući da su ove odredbe primjenjive na sve dokumente u posjedu Odbora, bez obzira na medij na kojem se dokument nalazi, isključujući dokumente koje su sastavili osobe, tijela ili institucije izvan Odbora;

budući da načelo omogućavanja širokog javnog pristupa dokumentima Odbora, kao mjera povećanja transparentnosti rada Odbora, mora podlijegati i iznimkama, koje se posebno odnose na zaštitu javnog interesa, pojedinca i privatnosti;

budući da se ova Odluka mora primjenjivati uz poštovanje odredbi kojima se uređuje zaštita povjerljivih informacija,

ODLUČIO JE:

Članak 1.

1.   Javnost ima pristup dokumentima Odbora pod uvjetima utvrđenim u ovoj Odluci.

2.   „Dokument Odbora” znači bilo koji pisani tekst, bez obzira na medij na kojem se nalazi, koji sadrži postojeće podatke i koji je u posjedu Odbora, podložno članku 2. stavku 2.

Članak 2.

1.   Zahtjev za pristup dokumentu Odbora podnosi se u pisanom obliku glavnom tajniku Odbora (1). Zahtjev mora biti dovoljno određen i sadržavati podatke koji omogućavaju identificiranje traženog dokumenta ili dokumenata. Od podnositelja zahtjeva prema potrebi se traže dodatne pojedinosti.

2.   Ako je autor traženog dokumenta fizička ili pravna osoba, država članica, druga institucija ili tijelo Zajednice, ili bilo koje drugo nacionalno ili međunarodno tijelo, zahtjev se ne smije uputiti Odboru, već izravno autoru dokumenta.

Članak 3.

1.   Podnositelju zahtjeva omogućuje se pristup dokumentu Odbora neposrednim uvidom u dokument ili mu se o njegovom trošku šalje preslika tog dokumenta. Glavno tajništvo Odbora može naplatiti naknadu od 10 ECU plus 0,036 ECU po stranici papira za preslike tiskanih dokumenata koji imaju više od trideset stranica. Cijene informacija u drugim formatima određuju se za svaki slučaj posebno, ali ne prelaze iznos koji se smatra razumnom naknadom.

2.   Nadležni odjeli Glavnog tajništva nastoje pronaći primjereno rješenje za ponovljene zahtjeve i/ili zahtjeve koji se odnose na vrlo opsežne dokumente.

3.   Osoba kojoj je odobren pristup dokumentu Odbora, taj dokument ne može umnožavati niti distribuirati u komercijalne svrhe kroz izravnu prodaju bez prethodnog odobrenja glavnog tajnika.

Članak 4.

1.   Pristup dokumentu Odbora uskraćuje se ako bi njegovo otkrivanje moglo ugroziti:

2.   Pristup dokumentu u posjedu Odbora može biti odbijen kako bi se zaštitila tajnost postupka pred Odborom.

Članak 5.

Zahtjev za pristup dokumentu Odbora razmatraju nadležni odjeli Glavnog tajništva koji predlažu način daljnjeg postupanja sa zahtjevom.

Članak 6.

1.   Nadležni direktor ili voditelj odjela ili službena osoba koja djeluje u njihovo ime, u roku od mjesec dana pismeno obavješćuje podnositelja zahtjeva o tome je li zahtjev odobren ili postoji namjera njegovog odbijanja. U potonjem slučaju podnositelja zahtjeva također se obavješćuje o razlozima namjere odbijanja, kao i o tome da u roku od mjesec dana može podnijeti ponovni zahtjev glavnom tajniku kojim traži ponovno razmatranje te odluke, a ako to ne učini, smatra se da je povukao svoj prvobitni zahtjev.

2.   Ako se odgovor o zahtjevu za pristupom dokumentu ne dostavi u roku od mjesec dana od podnošenja zahtjeva, smatra se da postoji namjera odbijanja zahtjeva.

3.   Predsjednik je ovlašten za donošenje odluka o ponovnim zahtjevima. On to ovlaštenje može prenijeti na glavnog tajnika.

4.   U odluci kojom se odbija ponovni zahtjev, a koja se donosi u roku od mjesec dana od podnošenja takvog zahtjeva, navode se svi razlozi za takvu odluku. Podnositelja zahtjeva o odluci se obavješćuje pisanim putem što je prije moguće i istodobno ga se obavješćuje o sadržaju članaka 138.e i 173. Ugovora o osnivanju Europske zajednice, a koji se odnose na uvjete za prijave Europskom ombudsmanu od strane fizičkih osoba i za ispitivanje zakonitosti akata Odbora od strane Suda.

5.   Ako se odgovor o ponovnom zahtjevu ne dostavi u roku od mjesec dana od njegova podnošenja, smatra se da je zahtjev odbijen.

6.   Iznimno, glavni tajnik može, nakon što je unaprijed obavijestio podnositelja zahtjeva, produžiti rokove određene u stavku 1., prvoj rečenici i u stavku 4. za mjesec dana.

Članak 7.

Ova Odluka primjenjuje se uz poštovanje odredbi kojima se uređuje zaštita povjerljivih informacija.

Članak 8.

Glavni tajnik svake dvije godine podnosi izvješće Predsjedništvu o provedbi ove Odluke.

Članak 9.

Ova Odluka stupa na snagu na dan potpisivanja.

(1)  Glavni tajnik Odbora regija Europske unije, 79 Rue Belliard, 1040 Bruxelles, Belgija