(1)

U skladu s Pravilniku o osoblju za dužnosnike Europske unije i Uvjetima zaposlenja ostalih službenika Unije, utvrđenima Uredbom Vijeća (EEZ, Euratom, EZUČ) br. 259/68 (1) („Pravilnik o osoblju”), Komisija je obvezna odgovoriti na određene zahtjeve i pritužbe. Te zadaće uglavnom obavlja odjel „Žalbe i praćenje predmeta” Glavne uprave za ljudske resurse i sigurnost („GU HR”), koji utvrđuje relevantne činjenice i ocjenjuje ih s pravnog stajališta kako bi pomogao tijelu za imenovanje ili tijelu nadležnom za sklapanje ugovora o radu („Tijelo”) u donošenju odluke.

(2)

Prema članku 22.c Pravilnika o osoblju Komisije u skladu s člancima 24. i 90. Pravilnika o osoblju uspostavlja postupak za rješavanje žalbi dužnosnikâ u vezi s načinom na koji se prema njima postupalo nakon što su prema članku 22.a ili 22.b Pravilnika o osoblju prijavili ozbiljnu nepravilnosti ili kao posljedica te prijave (2).

(3)

Na temelju članka 24. Pravilnika o osoblju Komisija je dužna pomagati svakom dužnosniku, posebno u postupcima protiv počinitelja prijetnji, uvreda, klevete i širenja klevete te svih vrsta napada usmjerenih na osobu ili imovinu dužnosnika ili člana njegove obitelji zbog njegova položaja ili poslova.

(4)

Člankom 90. stavcima 1. i 2. Pravilnika o osoblju svakoj osobi na koju se primjenjuje taj pravilnik omogućuje se da tijelu za imenovanje podnese zahtjev za donošenje odluke koja se na nju odnosi ili da podnese žalbu protiv odluke koja na nju negativno utječe.

(5)

U kontekstu tih aktivnosti Komisija prikuplja i obrađuje relevantne informacije. Te informacije uključuju osobne podatke, prije svega identifikacijske podatke, podatke za kontakt i podatke o ponašanju. Nadležne službe Komisije prenose osobne podatke drugim službama Komisije prema načelu nužnog poznavanja.

(6)

Osobni podaci pohranjuju se u sigurnom fizičkom i elektroničkom obliku kako bi se spriječio nezakonit pristup podacima ili prijenos podataka osobama kojima nisu namijenjeni. Podaci se nakon završetka obrade čuvaju u skladu s primjenjivim pravilima Komisije (3).

(7)

Komisija je pri obavljanju zadaća na temelju Pravilnika o osoblju obvezna poštovati prava fizičkih osoba koja se odnose na obradu osobnih podataka priznata člankom 8. stavkom 1. Povelje Europske unije o temeljnim pravima i člankom 16. stavkom 1. Ugovora te prava utvrđena u Uredbi (EU) 2018/1725 Europskog parlamenta i Vijeća (4). Komisija istodobno mora poštovati stroga pravila o povjerljivosti i čuvanja profesionalne tajne.

(8)

U određenim okolnostima potrebno je uskladiti prava ispitanika prema Uredbi (EU) 2018/1725 s potrebom zaštite sprečavanja, istrage, otkrivanja i progona kaznenih djela te osigurati učinkovitost odgovora Komisije na optužbe za uznemiravanje i drugo neprimjereno ponašanje ili napade, uz puno poštovanje temeljnih prava i sloboda drugih ispitanika. U tu svrhu, članak 25. stavak 1. točke (b), (c), (g) i (h) Uredbe (EU) 2018/1725 Komisiji omogućuje da ograniči primjenu članaka od 14. do 17. i članaka 19., 20. i 35., kao i načela transparentnosti utvrđenog u članku 4. stavku 1. točki (a), u mjeri u kojoj se njegove odredbe odnose na prava i obveze iz članaka od 14. do 17. i članaka 19. i 20. te uredbe.

(9)

To bi osobito mogao biti slučaj u pogledu pružanja informacija o obradi osobnih podataka osobi protiv koje je podnesen zahtjev ili pritužba (u daljnjem tekstu: dotična osoba), osobito ako postupak proizlazi iz zahtjeva za pomoć na temelju članka 24. Pravilnika o osoblju u vezi s navodnim uznemiravanjem. Komisija može odlučiti ograničiti pružanje takvih informacija dotičnoj osobi kako bi zaštitila prava i slobode podnositelja zahtjeva, podnositelja pritužbe ili svjedoka u skladu s člankom 25. stavkom 1. točkom (h) Uredbe (EU) 2018/1725. Komisija može odlučiti to učiniti osobito kako bi zaštitila te osobe od moguće osvete dotičnih osoba protiv kojih su izneseni navodi u dobroj vjeri, koji međutim nisu doveli do administrativnih mjera. U nekim situacijama moglo bi biti potrebno ograničiti pružanje takvih informacija kako bi se spriječilo uznemiravanje ili drugo neprimjereno ponašanje ili napadi u Komisiji (osobito u organizacijskom subjektu u kojem zajedno rade dotična osoba i podnositelj zahtjeva, podnositelj pritužbe ili svjedok).

(10)

Moglo bi biti potrebno i ograničiti druga prava dotične osobe ako bi se ostvarivanjem tih prava otkrile informacije o podnositelju zahtjeva, podnositelju pritužbe ili svjedoku koji je zatražio da se njegov identitet ne otkrije. U tom slučaju Komisija može odlučiti ograničiti pravo na pristup izjavi koja se odnosi na dotičnu osobu ili njezina druga prava kako bi zaštitila prava i slobode podnositelja zahtjeva, podnositelja pritužbe ili svjedoka iz razloga navedenih u uvodnoj izjavi 9. Komisija može odlučiti to učiniti prema članku 25. stavku 1. točki (h) Uredbe (EU) 2018/1725.

(11)

Moglo bi biti potrebno i ograničiti prava dotične osobe kako bi se zaštitila funkcija praćenja, funkcija inspekcije ili regulatorna funkcija povezana s izvršavanjem službene ovlasti ako je u pitanju važan cilj od općeg javnog interesa Unije, odnosno osiguravanje učinkovitosti odgovora Komisije na optužbe za uznemiravanje i za svako drugo neprimjereno ponašanje ili napade. Suzbijanje uznemiravanja i svakog drugog neprimjerenog ponašanja ili napada važan je cilj od općeg javnog interesa Unije, uključujući Komisiju. Osim toga, Komisija ima dužnost pomagati svojem osoblju prema članku 24. Pravilnika o osoblju. Kako se članove osoblja ne bi obeshrabrilo od prijavljivanja slučajeva uznemiravanja i drugih neprimjerenih ponašanja ili napada koje su doživjeli te od traženja pomoći u tom kontekstu, što je u javnom interesu Unije, mora se osigurati da dotične osobe ne saznaju za zahtjev za pomoć koji se na njih odnosi. To bi moglo biti osobito važno u slučajevima u kojima Tijelo utvrdi da nije došlo do uznemiravanja u smislu Pravilnika o osoblju. U takvoj situaciji javni interes Unije zahtijevao bi da dotična osoba ne sazna za zahtjev za pomoć kako bi se osiguralo da se članovi osoblja i dalje koriste postupkom na temelju članka 24. Pravilnika o osoblju i kako bi se spriječili novi sukobi. U tom pogledu Komisija može odlučiti ograničiti prava dotične osobe prema članku 25. stavku 1. točkama (c) i (g) Uredbe (EU) 2018/1725.

(12)

Moglo biti potrebno i ograničiti prava dotične osobe kako bi se zaštitilo sprečavanje, istraga, otkrivanje i progon kaznenih djela koja podnositelji zahtjeva, podnositelji pritužbe ili svjedoci prijavljuju Komisiji, a odnose se na dotičnu osobu. Na primjer, podnositelji zahtjeva, podnositelji pritužbe i svjedoci mogu prijaviti neprimjereno ponašanje te psihološko i spolno uznemiravanje. U takvim slučajevima Komisija prema članku 25. stavku 1. točki (b) Uredbe (EU) 2018/1725 može odlučiti ograničiti prava dotične osobe.

(13)

Prema Pravilniku o osoblju Komisija je dužna osigurati da se sa zahtjevima i pritužbama na temelju Pravilnika postupa povjerljivo. Da bi se osigurala povjerljivost i pritom poštovali standardi zaštite osobnih podataka na temelju Uredbe (EU) 2018/1725, potrebno je donijeti interna pravila na temelju kojih Komisija može ograničiti prava ispitanika u skladu s člankom 25. stavkom 1. točkama (b), (c), (g) i (h) Uredbe (EU) 2018/1725.

(14)

Interna pravila trebala bi se primjenjivati na sve postupke obrade koje Komisija provodi pri obavljanju svojih zadaća povezanih s obradom zahtjeva i pritužbi na temelju Pravilnika o osoblju.

(15)

Radi usklađivanja s člancima 14., 15. i 16. Uredbe (EU) 2018/1725 Komisija bi trebala transparentno i dosljedno obavješćivati sve osobe o svojim aktivnostima koje uključuju obradu njihovih osobnih podataka i o njihovim pravima, i to putem obavijesti o zaštiti podataka koja se objavljuje na internetskim stranicama Komisije. Prema potrebi, Komisija bi trebala odgovarajućim sredstvima pojedinačno obavijestiti ispitanike povezane sa zahtjevom ili pritužbom, odnosno podnositelje zahtjeva i podnositelje pritužbi, dotične osobe i svjedoke.

(16)

Komisija bi sa svim ograničenjima trebala postupati transparentno i registrirati svaku primjenu ograničenja u odgovarajućem sustavu evidencije.

(17)

U pogledu ograničenja primjene članka 16. Uredbe (EU) 2018/1725, kojim je propisano da, ako osobni podaci nisu dobiveni od ispitanika, on mora biti obaviješten najkasnije u roku od mjesec dana, Komisija bi u roku od mjesec dana trebala sastaviti spis u kojem se evidentiraju razlozi za svako ograničenje koje se primijenilo. Ta bi evidencija trebala uključivati procjenu nužnosti i razmjernosti ograničenja u svakom pojedinačnom slučaju.

(18)

Prema članku 25. stavku 8. Uredbe (EU) 2018/1725, voditelji obrade mogu odgoditi, izostaviti ili uskratiti obavješćivanje o glavnim razlozima za primjenu ograničenja na ispitanika ako bi to obavješćivanje poništilo učinak ograničenja. To se osobito odnosi na ograničenja primjene članaka 16. i 35. te uredbe.

(19)

Komisija bi trebala redovito preispitivati uvedena ograničenja kako bi se osiguralo da prava ispitanika na informiranje u skladu s člancima 16. i 35. Uredbe (EU) 2018/1725 budu ograničena samo dok su ta ograničenja potrebna iz razloga navedenih u uvodnoj izjavi 8.

(20)

Primjenu ograničenja trebalo bi preispitati kada se odgovara na zahtjeve podnesene na temelju članaka 22.c i 24. i članka 90. stavka 1. Pravilnika o osoblju te na žalbe podnesene na temelju članka 22.c i članka 90. stavka 2. Pravilnika o osoblju ili kada se takvi zahtjevi ili žalbe zaključe, ovisno o tome što nastupi prije. Nakon toga Komisija bi na godišnjoj osnovi trebala pratiti je li potrebno zadržati odgodu.

(21)

U određenim slučajevima može biti potrebno zadržati primjenu ograničenja, osobito ograničenja primjene članka 16. Uredbe (EU) 2018/1725, sve do trenutka kada Komisija više ne zadržava dotične osobne podatke. U tom slučaju ispitanik ne bi smio biti obaviješten o obradi svojih osobnih podataka. Takva situacija mogla bi se dogoditi osobito ako postoji visok rizik da bi pružanje informacija dotičnoj osobi o obradi njezinih osobnih podataka ugrozilo prava i slobode drugih osoba. To može biti slučaj ako Tijelo odbije zahtjev za pomoć podnesen u dobroj vjeri koji se odnosi na navodno neprimjereno ponašanje dotične osobe te ako dotična osoba i podnositelj zahtjeva rade zajedno u istom organizacijskom subjektu. U takvoj situaciji postoji rizik da će podnositelj zahtjeva biti izložen osveti i da će to utjecati na radnu atmosferu u organizacijskom subjektu. U takvom slučaju osobni podaci dotične osobe trebali bi se zadržati samo dok su ti podaci relevantni za obradu zahtjeva i/ili pritužbe i sve dok je ta pritužba predmet spora.

(22)

Komisijin službenik za zaštitu podataka trebao bi neovisno preispitati primjenu ograničenja kako bi se osigurala usklađenost s ovom Odlukom.

(23)

Provedeno je savjetovanje s Europskim nadzornikom za zaštitu podataka, koji je svoje mišljenje dostavio 23. rujna 2021.,