RÈGLEMENT INTÉRIEUR DU COMITÉ STATISTIQUE COMMUNAUTÉ/SUISSE

Article premier

Président

1.   La présidence du comité statistique Communauté/Suisse (ci-après dénommé «le comité mixte») est exercée à tour de rôle pendant une année civile par un représentant de la Commission des Communautés européennes (ci-après dénommée la «Commission européenne»), au nom de la Communauté européenne, et par un représentant de la Confédération suisse. Elle est exercée par la Communauté européenne pendant l’année de l’entrée en vigueur de l’accord entre la Communauté européenne et la Confédération suisse relatif à la coopération dans le domaine statistique (ci-après dénommé «l’accord»).

2.   Le chef de délégation de la partie chargée de la présidence ou, le cas échéant son suppléant, exerce les fonctions de président du comité.

Article 2

Délégations

1.   Les parties contractantes désignent chacune leur chef de délégation.

2.   Le comité mixte peut convenir d’admettre d’autres personnes à ses réunions en qualité d’observateurs.

3.   Les parties contractantes s’informent mutuellement, au plus tard quinze jours ouvrables avant la réunion, de la composition de leur délégation.

Article 3

Secrétariat

1.   Un représentant de la Commission européenne et un représentant de la Confédération suisse exercent conjointement le secrétariat du comité mixte. Les secrétaires sont désignés par leur chef de délégation respectif et exercent leur fonction aussi longtemps qu’un nouveau secrétaire n’est pas nommé. Chaque partie communique le nom et les coordonnées de son secrétaire à l’autre partie.

2.   Les secrétaires sont responsables de la communication entre les délégations et, notamment, de la transmission des documents, et supervisent les fonctions de secrétariat.

3.   Les fonctions de secrétariat du comité mixte incombent à la partie qui exerce la présidence.

Article 4

Réunions

1.   Le comité mixte se réunit en fonction des besoins. Le chef de délégation de chaque partie contractante peut demander la convocation d’une réunion.

2.   En fonction des besoins, le comité mixte et le comité du programme statistique (CPS) organisent leurs travaux aux fins de l’accord dans le cadre de réunions conjointes.

3.   Le président adresse la convocation, accompagnée du projet d’ordre du jour et des documents de séance au chef de l’autre délégation, au plus tard quinze jours ouvrables avant le début de la réunion.

4.   L’un des deux chefs de délégation peut demander au président de réduire les délais indiqués au paragraphe 3 et à l’article 2, paragraphe 3, afin de tenir compte de l’urgence d’un cas particulier.

Article 5

Ordre du jour

1.   Le président établit l’ordre du jour provisoire de chaque réunion en accord avec le chef de l’autre délégation. Les chefs de délégation peuvent proposer un ou des points supplémentaires à inscrire à l’ordre du jour provisoire, au plus tard trente jours ouvrables avant le début de la réunion.

2.   Le comité mixte peut décider d’inscrire à l’ordre du jour un point qui ne figure pas sur l’ordre du jour provisoire.

3.   L’ordre du jour est adopté par le comité mixte au début de chaque réunion.

Article 6

Sous-comités et groupes de travail

1.   Le comité mixte peut décider d’instituer des sous-comités et des groupes de travail pour des missions spécifiques.

2.   La composition et le fonctionnement des sous-comités et des groupes de travail sont décidés selon les règles applicables au comité mixte.

3.   Les sous-comités et les groupes de travail font directement rapport au comité mixte et travaillent sous son autorité. Ils ne sont pas autorisés à prendre des décisions mais peuvent formuler des recommandations.

4.   Le comité mixte peut décider de modifier le mandat des sous-comités ou des groupes de travail ou d’y mettre fin.

Article 7

Recommandations et décisions

1.   Les recommandations et décisions du comité mixte au sens de l’article 3, paragraphe 1, de l’accord sont prises par accord mutuel entre les deux délégations.

2.   Les recommandations et décisions du comité mixte portent le titre de «recommandation» ou de «décision» suivi d’un numéro d’ordre, de la date de leur adoption et d’une indication de leur objet.

3.   Les décisions sont divisées en articles. Chaque décision est introduite par un préambule et se termine par la formule «Fait à», suivie de l’indication du lieu et de la date à laquelle elle a été adoptée par le comité mixte. Les décisions comportent la date de leur entrée en vigueur et sont contraignantes pour les parties contractantes.

4.   Les décisions et recommandations du comité mixte sont établies en double exemplaire et signées au nom du comité mixte par les deux chefs de délégation.

5.   Chaque partie peut décider de publier toute recommandation ou décision adoptée par le comité mixte.

6.   Les recommandations et décisions du comité mixte peuvent être adoptées par procédure écrite lorsque les deux chefs de délégation en sont convenus.

À cet effet, le président communique le projet à l’autre chef de délégation. Le délai fixé dans la procédure écrite ne peut être inférieur à quinze jours ouvrables.

Article 8

Compte rendu

1.   Après chaque réunion du comité mixte, un projet de compte rendu est établi dans un délai de quinze jours ouvrables sous la responsabilité du président.

2.   En règle générale, le compte rendu indiquera, pour chaque point de l’ordre du jour:

—	les documents soumis au comité mixte,

—	les déclarations dont une partie a demandé l’inscription,

—	les décisions prises, les déclarations convenues ou les conclusions adoptées par le comité mixte,

—	les recommandations adoptées.

3.   Le projet de compte rendu est soumis à l’approbation des deux délégations par procédure écrite conformément à l’article 7, paragraphe 6. Si cette procédure n’aboutit pas, le compte rendu est adopté lors de la prochaine réunion du comité mixte.

4.   Une fois adopté, le compte rendu est établi en deux exemplaires et signé par les secrétaires. Un exemplaire original est conservé par chacune des parties.

Article 9

Confidentialité

1.   Les réunions du comité mixte ne sont pas publiques, sauf décision contraire du comité mixte.

2.   Sans préjudice d’autres dispositions applicables, les délibérations du comité mixte et de ses groupes de travail relèvent du secret professionnel, pour autant que le comité mixte n’en décide pas autrement.

3.   Sauf décision contraire des délégations, le compte rendu constitue un document accessible au public.

Article 10

Dépenses

1.   Chaque partie contractante prend à sa charge les dépenses qu’elle expose en raison de sa participation aux réunions du comité mixte et des groupes de travail.

2.   Le comité mixte décide de la répartition des dépenses liées aux missions confiées à des experts.

Article 11

Correspondance

Toute la correspondance destinée au président du comité mixte et émanant de celui-ci est envoyée au secrétariat du comité mixte. Celui-ci transmet copie de toute la correspondance relative à l’accord aux chefs de délégation, à la mission suisse auprès de l’Union européenne et à la délégation de la Commission en Suisse.