31997D0165(01)

ALUEIDEN KOMITEAN PÄÄTÖS,

tehty 17 päivänä syyskuuta 1997,

yleisön oikeudesta tutustua alueiden komitean asiakirjoihin

ALUEIDEN KOMITEAN TYÖVALIOKUNTA, joka

ottaa huomioon Euroopan unionista tehdyn sopimuksen ja erityisesti sen päätösasiakirjaan liitetyn julistuksen N:o 17,

sekä katsoo, että

on hyväksyttävä määräykset, jotka koskevat yleisön oikeutta tutustua alueiden komitean (jäljempänä "komitean") asiakirjoihin,

näiden toimenpiteiden olisi oltava yhdenmukaiset niiden tätä alaa koskevien käytännesääntöjen kanssa, joista komissio ja neuvosto sopivat ja jotka ne hyväksyivät 6 päivänä joulukuuta 1993, jotta turvataan yhteisön toimielinten toimien johdonmukaisuus ja jatkuvuus Euroopan unionista tehdyn sopimuksen C artiklan mukaisesti,

näitä määräyksiä sovelletaan kaikkiin komitean hallussa oleviin asiakirjoihin niiden tallennemuodosta riippumatta, lukuun ottamatta asiakirjoja, jotka on kirjoittanut komitean ulkopuolinen henkilö, elin tai toimielin,

periaatteen, jonka mukaan osana komitean työn suurempaa avoimuutta yleisöllä on oltava laaja oikeus tutustua komitean asiakirjoihin, on kuitenkin oltava poikkeusten alainen, erityisesti mitä tulee julkisen edun turvaamiseen sekä yksityisyyden suojaan, ja

tätä päätöstä on sovellettava noudattaen täysin tietojen salassapitoa koskevia säännöksiä,

ON PÄÄTTÄNYT SEURAAVAA:

1 artikla

1. Yleisöllä on oikeus tutustua komitean asiakirjoihin niiden ehtojen mukaisesti, jotka sisältyvät tähän päätökseen.

2. "Komitean asiakirjalla" tarkoitetaan käytetystä tallennemuodosta riippumatta kirjallisessa muodossa olevaa, komitean hallussa olevaa tietoa, 2 artiklan 2 kohta huomioon ottaen.

2 artikla

1. Pyyntö saada tietoja komitean asiakirjasta on tehtävä kirjallisesti ja osoitettava komitean pääsihteerille (1). Pyyntö on yksilöitävä riittävän hyvin: pyynnössä on oltava erityisesti asiakirjan tai asiakirjojen tunnistamiseksi tarvittavat tiedot. Tarvittaessa pyynnön esittäjää voidaan pyytää täsmentämään pyyntönsä.

2. Jos pyydettävän asiakirjan tekijä on luonnollinen henkilö tai oikeushenkilö, jäsenvaltio, muu yhteisöjen toimielin tai laitos taikka muu kansallinen tai kansainvälinen toimielin, on pyyntö esitettävä komitean sijasta suoraan tekijälle.

3 artikla

1. Pyynnön esittäjällä on oikeus saada tietoja komitean asiakirjoista joko paikalla tai siten, että hänelle toimitetaan hänen omalla kustannuksellaan kopio. Pääsihteeristö voi periä yli 30 sivun laajuisista painetuista kopioista maksun, jonka suuruus on 10 ecua sekä 0,036 ecua sivua kohti. Muussa muodossa olevista tiedoista perittävä maksu määrätään tapauskohtaisesti, mutta perittävä maksu ei saa olla kohtuuton.

2. Pääsihteeristön asianomaiset osastot pyrkivät löytämään oikeudenmukaisen ratkaisun siihen, kuinka toimitaan toistuvien ja/tai erittäin laajoja asiakirjoja koskevien pyyntöjen suhteen.

3. Henkilö, jolle asiakirja on luovutettu, ei saa ilman pääsihteeriltä ennalta pyydettyä lupaa jäljentää tai välittömästi myymällä luovuttaa sitä edelleen kaupallisessa tarkoituksessa.

4 artikla

1. Komitean asiakirjaa ei luovuteta, mikäli sen paljastuminen voi vaikeuttaa:

- julkisen edun turvaamista (yleistä turvallisuutta, kansainvälisiä suhteita, vakaata rahan arvoa, asian käsittelyä tuomioistuimessa, tarkastusta tai tutkintaa),

- yksityisyyden suojaa,

- liikesalaisuuden turvaamista,

- yhteisön taloudellisten etujen turvaamista,

- tiedon antaneen luonnollisen henkilön tai oikeushenkilön pyynnöstä tai tiedon antaneen jäsenvaltion lainsäädännön nojalla tapahtuvaa luottamuksellista käsittelyä.

2. Oikeus tutustua komitean asiakirjaan voidaan kieltää myös komitean toiminnan luottamuksellisuuden turvaamiseksi.

5 artikla

Pääsihteeristön asianomainen osasto tutkii kaikki komitean asiakirjoihin tutustumista koskevat pyynnöt ja tekee ehdotuksen siitä, miten niiden suhteen menetellään.

6 artikla

1. Asianomainen osaston tai yksikön päällikkö, tai hänen puolestaan toimiva virkamies, ilmoittaa kirjallisesti pyynnön esittäjälle kuukauden kuluessa joko, että pyyntöön on suostuttu tai että hän aikoo hylätä sen. Viimeksi mainitussa tapauksessa pyynnön esittäjälle ilmoitetaan myös perustelu sille, miksi pyyntö aiotaan hylätä, sekä että hänellä on kuukausi aikaa esittää pääsihteerille uudistettu pyyntö tämän kannan muuttamiseksi; jos uudistettua pyyntöä ei esitetä, pyynnön esittäjän katsotaan peruuttaneen alkuperäisen pyyntönsä.

2. Mikäli pyyntöön saada tutustua asiakirjaan ei vastata kuukauden kuluessa sen esittämisestä, tämä merkitsee aikomusta olla suostumatta pyyntöön.

3. Puheenjohtajalla on oikeus päättää uudistettua pyyntöä koskevista toimista. Hän voi siirtää tämän oikeuden pääsihteerille.

4. Päätös hylätä uudistettu pyyntö on tehtävä kuukauden kuluessa uudistetun pyynnön esittämisestä ja siinä on esitettävä päätöksen perustelu. Päätös on annettava mahdollisimman pian pyynnön esittäjälle tiedoksi kirjallisena ja siinä on mainittava käytettävissä olevat valitusmahdollisuudet, eli luonnollisten henkilöiden oikeusasiamiehelle Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 138 e artiklan mukaisesti tekemä kantelu sekä kanne yhteisön tuomioistuimessa perustamissopimuksen 173 artiklan mukaisesti komitean toimien lainmukaisuuden tutkimiseksi.

5. Mikäli uudistettuun pyyntöön ei vastata kuukauden kuluessa sen esittämisestä, tämä merkitsee, ettei pyyntöön suostuta.

6. Poikkeustapauksissa pääsihteeri voi, ilmoitettuaan tästä ennakolta pyynnön esittäjälle, pidentää kohdassa 1 ja kohdassa 4 ilmoitettuja määräaikoja yhdellä kuukaudella.

7 artikla

Tätä päätöstä sovelletaan noudattaen täysin tietojen salassapitoa koskevia säännöksiä.

8 artikla

Pääsihteeri laatii kahden vuoden välein työvaliokunnalle kertomuksen tämän päätöksen toimeenpanosta.

9 artikla

Tämä päätös tulee voimaan allekirjoituspäivästään lähtien.

Tehty Brysselissä 17 päivänä syyskuuta 1997.

Työvaliokunnan puolesta

Pasqual MARAGALL i MIRA

Puheenjohtaja

(1) Euroopan unionin alueiden komitean pääsihteeri, 79 Rue Belliard, 1040 Bryssel, Belgia.