YHTEISÖN JA SVEITSIN TILASTOKOMITEAN TYÖJÄRJESTYS

1 artikla

Puheenjohtaja

1.   Yhteisön ja Sveitsin tilastokomitean, jäljempänä ’sekakomitea’, puheenjohtajana toimivat vuorotellen yhden kalenterivuoden ajan Euroopan yhteisön puolesta Euroopan yhteisöjen komission, jäljempänä ’Euroopan komissio’, edustaja ja Sveitsin valaliiton edustaja. Yhteistyöstä tilastoalalla tehdyn Euroopan yhteisön ja Sveitsin valaliiton välisen sopimuksen, jäljempänä ’sopimus’, voimaantulovuonna puheenjohtajana toimii Euroopan yhteisö.

2.   Sekakomitean puheenjohtajan tehtäviä hoitaa puheenjohtajuudesta vastaavan sopimuspuolen valtuuskunnan johtaja tai tarvittaessa hänen sijaisensa.

2 artikla

Valtuuskunnat

1.   Sopimuspuolet nimeävät valtuuskuntansa johtajan.

2.   Sekakomitea voi päättää sallia muiden henkilöiden osallistumisen kokouksiinsa tarkkailijoina.

3.   Sopimuspuolet ilmoittavat toisilleen valtuuskuntansa kokoonpanon vähintään 15 työpäivää ennen kokousta.

3 artikla

Sihteeristö

1.   Sekakomitean sihteeristön tehtävistä huolehtivat Euroopan komission edustaja ja Sveitsin valaliiton edustaja yhdessä. Kummankin valtuuskunnan johtaja nimeää sihteerinsä, ja nämä toimivat tehtävissään, kunnes uusi sihteeri nimetään. Kumpikin osapuoli ilmoittaa toiselle sihteerinsä nimen ja yhteystiedot.

2.   Sihteerit vastaavat valtuuskuntien välisestä tiedotuksesta ja viestinnästä, asiakirjojen toimittaminen mukaan luettuna, sekä sihteeristön toiminnasta.

3.   Sekakomitean sihteeristön tehtävistä vastaa puheenjohtajana oleva sopimuspuoli.

4 artikla

Kokoukset

1.   Sekakomitea kokoontuu tarpeen mukaan. Sopimuspuolten valtuuskuntien johtajat voivat pyytää kokouksen koollekutsumista.

2.   Sekakomitea ja tilasto-ohjelmakomitea järjestävät tarvittaessa sopimuksen mukaiset tehtävänsä yhteisissä kokouksissa.

3.   Puheenjohtaja lähettää kokouskutsun, esityslistaluonnoksen ja kokousasiakirjat toisen sopimuspuolen valtuuskunnan johtajalle viimeistään 15 työpäivää ennen kokousta.

4.   Toisen sopimuspuolen valtuuskunnan johtaja voi pyytää puheenjohtajaa lyhentämään 3 kohdassa ja 2 artiklan 3 kohdassa vahvistettua aikaa erityisen kiireellisessä tapauksessa.

5 artikla

Esityslista

1.   Puheenjohtaja laatii kunkin kokouksen alustavan esityslistan yhteisymmärryksessä toisen sopimuspuolen valtuuskunnan johtajan kanssa. Valtuuskuntien esityksestä mikä tahansa asia voidaan lisätä alustavaan esityslistaan edellyttäen, että pyyntö esitetään 30 työpäivää ennen suunniteltua kokousta.

2.   Sekakomitea voi päättää lisätä esityslistalle asian, joka ei ollut alustavalla esityslistalla.

3.   Sekakomitea hyväksyy esityslistan kunkin kokouksen alussa.

6 artikla

Alakomiteat ja työryhmät

1.   Sekakomitea voi päättää perustaa alakomiteoita ja työryhmiä erityistehtäviä varten.

2.   Alakomiteoiden ja työryhmien kokoonpanosta ja menettelyistä tehdään päätökset noudattaen sekakomiteaan sovellettavia sääntöjä.

3.   Alakomiteat ja työryhmät raportoivat suoraan sekakomitealle ja työskentelevät sen alaisuudessa. Alakomiteat ja työryhmät eivät voi tehdä päätöksiä, mutta ne voivat antaa suosituksia.

4.   Sekakomitea päättää alakomiteoiden ja työryhmien toimeksiannon muuttamisesta tai lakkauttamisesta.

7 artikla

Suositukset ja päätökset

1.   Sekakomitea laatii sopimuksen 3 artiklan 1 kohdassa tarkoitetut suositukset ja päätökset molempien valtuuskuntien yhteisellä sopimuksella.

2.   Sekakomitean suositusten ja päätösten nimenä on joko ”suositus” tai ”päätös”, jonka jäljessä on järjestysluku, antamis- tai tekopäivä ja aihe.

3.   Päätökset jaetaan artikloihin. Päätökset alkavat johdanto-osalla ja päättyvät ilmaisuun ”Tehty”, jonka jäljessä on paikka ja päivämäärä, joista ilmenee missä ja milloin sekakomitea teki päätöksen. Päätöksissä on ilmoitettava niiden voimaantulopäivä, ja ne sitovat sopimuspuolia.

4.   Sekakomitean päätökset ja suositukset laaditaan kahtena kappaleena, ja molemmat valtuuskuntien johtajat allekirjoittavat ne sekakomitean puolesta.

5.   Kumpikin sopimuspuoli voi päättää julkaista sekakomitean hyväksymän suosituksen tai päätöksen.

6.   Sekakomitean suositukset ja päätökset voidaan hyväksyä kirjallisella menettelyllä, jos valtuuskuntien johtajat niin sopivat.

Tällöin puheenjohtaja toimittaa luonnoksen toisen sopimuspuolen valtuuskunnan johtajalle. Kirjalliselle menettelylle asetetun määräajan on oltava vähintään 15 työpäivää.

8 artikla

Pöytäkirja

1.   Puheenjohtaja vastaa siitä, että kustakin sekakomitean kokouksesta laaditaan pöytäkirjaluonnos 15 työpäivän kuluessa.

2.   Pöytäkirjassa on mainittava kaikkien esityslistan kohtien osalta seuraavat seikat:

—	sekakomitealle toimitetut asiakirjat,

—	lausunnot, joiden lisäämistä sopimuspuolet ovat pyytäneet,

—	sekakomiteassa tehdyt päätökset, annetut lausunnot ja tehdyt päätelmät,

—	annetut suositukset.

3.   Pöytäkirjaluonnos toimitetaan molempien valtuuskuntien hyväksyttäväksi kirjallisella menettelyllä 7 artiklan 6 kohdan mukaisesti. Jos pöytäkirjaa ei saada hyväksyttyä kirjallisella menettelyllä, sekakomitea hyväksyy sen seuraavassa kokouksessaan.

4.   Hyväksytty pöytäkirja laaditaan kahtena kappaleena, ja sihteerit allekirjoittavat sen. Kumpikin sopimuspuoli säilyttää alkuperäisen kappaleen.

9 artikla

Luottamuksellisuus

1.   Sekakomitean kokoukset eivät ole julkisia, ellei sekakomitea toisin päätä.

2.   Rajoittamatta muiden määräysten soveltamista sekakomitean ja sen työryhmien työskentelyä koskee salassapitovelvollisuus, ellei sekakomitea toisin päätä.

3.   Elleivät valtuuskunnat toisin päätä, pöytäkirja on yleisesti saatavilla oleva asiakirja.

10 artikla

Menot

1.   Kumpikin sopimuspuoli vastaa itse menoista, joita sille aiheutuu sekakomitean tai työryhmien kokouksiin osallistumisesta.

2.   Sekakomitea tekee päätökset asiantuntijoiden virkamatkoihin liittyvien menojen jakamisesta.

11 artikla

Kirjeenvaihto

Kaikki sekakomitean puheenjohtajalle osoitettu kirjeenvaihto ja puheenjohtajalta lähtevä kirjeenvaihto lähetetään sekakomitean sihteeristölle. Sihteeristö toimittaa jäljennökset kaikesta sopimukseen liittyvästä kirjeenvaihdosta valtuuskuntien johtajille, Sveitsin EU-edustustoon ja komission Sveitsin edustustoon.