1.   Ühiskomitee eesistujaks on Euroopa Liidu esindaja ja Jaapani esindaja ühiselt (edaspidi „eesistujad“).

2.   Euroopa Liitu esindab ühiskomitees Euroopa Komisjon, keda abistavad Euroopa Liidu Lennundusohutusamet ja Euroopa Liidu liikmesriikide lennuametid.

3.   Jaapanit esindab ühiskomitees välisministeerium ja/või Jaapani esindus Euroopa Liidu juures ning teda abistab maa-, taristu-, transpordi- ja turismiministeerium.

1.   Ühiskomitee tuleb ühe poole taotlusel kokku korrapäraste ajavahemike järel.

2.   Koosolekud toimuvad võimaluse korral vaheldumisi Brüsselis ja Tokyos. Alternatiivina võib korraldada arutelusid videokonverentsi teel. Videokonverentside käigus vastu võetud otsustel ja soovitustel on samasugune õigusjõud nagu füüsilistel koosolekutel vastu võetud otsustel ja soovitustel. Kui lepinguosalised on koosoleku kuupäeva ja toimumise koha kokku leppinud, kutsuvad koosoleku kokku Euroopa Komisjon Euroopa Liidu nimel ning välisministeerium Jaapani nimel.

3.   Ühiskomitee koosolekud ei ole üldsusele osalemiseks avatud, kui eesistujad ei ole kokku leppinud teisiti. Eesistujate vastastikusel kokkuleppel võib pärast koosolekuid avaldada pressiteate.

4.   Koosolekuid peetakse ja dokumendid koostatakse inglise keeles. Kulud, mis on seotud suulise või kirjaliku tõlkega mõnda teise keelde, kannab seda taotlenud lepinguosaline.

1.   Enne iga koosolekut teatavad lepinguosalised teineteisele oma delegatsioonide kavandatava koosseisu ja kumbki nimetab oma eesistujad.

2.   Eesistujad võivad vajaduse korral kutsuda ühiskomitee koosolekutele välisosalejaid, kes annavad teavet konkreetsete teemade kohta või osalevad vaatlejatena.

1.   Eesistujad koostavad vastastikusel kokkuleppel iga koosoleku esialgse päevakorra. Sekretärid edastavad esialgse päevakorra ja kõik asjakohased koosolekudokumendid osalejatele hiljemalt viisteist tööpäeva enne koosoleku toimumist.

2.   Iga koosoleku alguses võtab ühiskomitee vastu päevakorra. Lepinguosaliste kokkuleppel võib päevakorda lisada punkte, mida esialgses päevakorras ei olnud.

3.   Eesistuja võib kokkuleppe korral muuta lõikes 1 osutatud dokumentide, sealhulgas esialgse päevakorra edastamise tähtaega, et võtta arvesse lepinguosalise sisemenetluste nõudeid või konkreetse küsimuse kiireloomulisust.

1.   Ühiskomitee iga koosoleku järel koostatakse protokolli kavand. Protokolli kavandis kajastatakse vastuvõetud otsuseid ja soovitusi ning tehtud järeldusi.

2.   Heakskiitmise korral kirjutavad eesistujad protokollile alla ning kumbki lepinguosaline saab endale ühe originaaleksemplari või skaneeritud koopia. Võimalik on elektrooniline allkirjastamine ja arhiveerimine.

1.   Ühiskomitee võtab oma otsused ja soovitused vastu lepinguosaliste konsensuse alusel.

2.   Ühiskomitee otsuste ja soovituste pealkiri on vastavalt „otsus“ ja „soovitus“, millele järgneb seerianumber, vastuvõtmise kuupäev ning käsitletava teema kirjeldus.

3.   Ühiskomitee otsustele ja soovitustele kirjutavad alla eesistujad.

4.   Lepinguosalised rakendavad ühiskomitee otsuseid kooskõlas oma sisemenetlustega.

5.   Lepingupooled avaldavad ühiskomitee otsused oma ametlikes väljaannetes. Soovitusi või muid ühiskomitee vastuvõetud akte võib avaldada, kui lepinguosalised nii otsustavad. Kumbki lepinguosaline säilitab otsuste ja soovituste ühe originaaleksemplari või skaneeritud koopia.

1.   Lepinguosalised kannavad ise oma kulud, mis on seotud ühiskomitee koosolekutel ja ühiskomitee otsuste ja soovitustega kooskõlas olevatel koosolekutel osalemisega, sealhulgas personali-, reisi- ja elamiskulud ning posti- ja telekommunikatsioonikulud.

2.   Muud koosolekute korraldamisega seotud kulud kannab koosolekut korraldav lepinguosaline.