Transmisión de documentos judiciales y extrajudiciales entre países de la Unión Europea

PUNTOS CLAVE

El Reglamento se aplica en asuntos civiles y mercantiles cuando es preciso enviar documentos judiciales y extrajudiciales a otro país de la Unión Europea (UE).

Los documentos (solicitudes, confirmaciones, recibos, certificados y comunicaciones) se transmiten entre los organismos por medio de:

• un sistema informático descentralizado, seguro y fiable (una red de sistemas informáticos nacionales y puntos de acceso interoperables);
• la alternativa más rápida y más apropiada, en caso de que se produzca una interrupción en el sistema.

Los documentos se notifican o se trasladan a sus destinatarios a través de:

• organismos receptores; u
• organismos transmisores, mediante carta certificada o por medios electrónicos, bajo condiciones específicas.

Los países de la UE:

• seleccionan a los funcionarios públicos, autoridades u otras personas competentes encargados de transmitir («organismos transmisores») y recibir («organismos receptores») los documentos;
• facilitan a la Comisión Europea información relativa a las personas y entidades seleccionadas, así como otros datos objetivos.
• designan un órgano central encargado de:
  • facilitar información a los organismos transmisores,
  • resolver las dificultades que puedan surgir,
  • expedir, en casos excepcionales, las solicitudes al organismo receptor competente;
• ofrecen asistencia para localizar direcciones desconocidas de particulares a quienes se notifica o se traslada un documento;
• cubren los costes de instalación, funcionamiento y mantenimiento de los sistemas informáticos nacionales utilizados.

El procedimiento de transmisión, notificación y traslado establece que:

• los documentos judiciales deben:
  • enviarse directamente entre los organismos con la mayor celeridad posible, e
  • ir acompañados del formulario de solicitud correspondiente en una lengua oficial de la UE;
• los organismos receptores deben:
  • notificar el acuse de recibo del documento lo antes posible,
  • informar al organismo transmisor en caso de que falte información o la solicitud recaiga fuera del ámbito de la legislación,
  • expedir el documento al organismo apropiado, en caso de que no dispongan de la competencia territorial necesaria,
  • notificar o trasladar el documento en el plazo de un mes, si disponen de la competencia para ello, e
  • informar al organismo transmisor sobre la notificación, el traslado o la negativa a la aceptación;
• los destinatarios pueden negarse a aceptar el documento:
  • si no está redactado en la lengua oficial de su país o en una lengua que entiendan,
  • tanto en el momento de su notificación o traslado o por medio de una declaración escrita en un plazo de dos semanas;
• se apliquen normas y plazos específicos si la parte demandada se encuentra ausente cuando un documento abre procedimientos judiciales.

Por norma general, los solicitantes no tienen que hacerse cargo de los costes de la notificación o el traslado de los documentos judiciales. Sin embargo, se aplica una tasa fija única determinada a nivel nacional por la intervención de:

• un funcionario judicial o una persona jurídicamente competente;
• una modalidad particular de notificación o traslado.

La Comisión:

• puede adoptar actos delegados y de ejecución relativos a los aspectos técnicos de la legislación;
• se encarga de crear, mantener, desarrollar y financiar programas informáticos que las autoridades nacionales pueden utilizar en lugar de sus sistemas informáticos nacionales;
• elabora y actualiza un manual electrónico de información práctica recibida de las autoridades nacionales, que pone a disposición en la Red Judicial Europea en materia civil y mercantil (Decisión 2001/470/CE; véase la síntesis) y en el Portal Europeo de e-Justicia;
• debe establecer, a más tardar el 2 de julio de 2023, un programa detallado para supervisar el rendimiento, los resultados y el impacto del Reglamento;
• presenta un informe de evaluación al Parlamento Europeo, al Consejo y al Comité Económico y Social Europeo.

Los documentos extrajudiciales deben transmitirse, notificarse y trasladarse en las mismas condiciones que los judiciales.

El Reglamento:

• no se aplica a:
  • las materias fiscales, aduaneras o administrativas,
  • la responsabilidad de un gobierno en el ejercicio de su autoridad legal;
  • destinatarios con dirección desconocida.

Derogación

El Reglamento (UE) 2020/1784 revisa y sustituye al Reglamento (CE) n.^o 1393/2007 y sus modificaciones posteriores (véase la síntesis).