1.   El Comité Conjunto estará presidido conjuntamente por un representante de la Unión Europea y por un representante de Japón (en lo sucesivo, «copresidentes»).

2.   En el Comité Conjunto, la Unión Europea estará representada por la Comisión Europea, asistida por la Agencia de la Unión Europea para la Seguridad Aérea y acompañada por las autoridades de aviación de los Estados miembros de la Unión Europea.

3.   Japón estará representado en el Comité Conjunto por el Ministerio de Asuntos Exteriores y/o por la Misión de Japón ante la Unión Europea, acompañados por el Ministerio de Territorio, Infraestructura, Transporte y Turismo.

1.   El Comité Conjunto se reunirá a intervalos regulares a petición de cualquiera de las Partes.

2.   Los lugares de reunión se alternarán, en la medida de lo posible, entre Bruselas y Tokio. Como alternativa, podrían organizarse debates por videoconferencia. Las decisiones y recomendaciones adoptadas durante las videoconferencias tendrán el mismo valor que las adoptadas en reuniones presenciales. Una vez que la fecha y el lugar de una reunión hayan sido acordadas entre las Partes, la reunión será convocada por la Comisión Europea para la Unión Europea y por el Ministerio de Asuntos Exteriores para Japón.

3.   Salvo decisión contraria de los copresidentes, las reuniones del Comité Conjunto no estarán abiertas a la participación pública. Tras las reuniones podrá emitirse un comunicado de prensa por mutuo acuerdo de los copresidentes.

4.   Las reuniones y los documentos se redactarán en inglés. Los costes de interpretación o traducción a otra lengua correrán a cargo de la Parte que la solicite.

1.   Antes de cada reunión, las Partes se informarán mutuamente de la composición prevista de sus respectivas delegaciones y designarán a los respectivos copresidentes.

2.   Los copresidentes podrán decidir, sobre una base ad hoc, invitar a participantes externos a asistir a las reuniones del Comité Conjunto para facilitar información sobre temas concretos o en calidad de observadores.

1.   Los copresidentes establecerán de mutuo acuerdo el orden del día provisional de cada reunión. Los secretarios transmitirán a los participantes el orden del día provisional y los documentos de reunión pertinentes a más tardar quince días hábiles antes de la fecha de la reunión.

2.   El Comité Conjunto adoptará el orden del día al comienzo de cada reunión. Si así lo deciden las Partes, se podrán incluir puntos que no figuren en el orden del día provisional.

3.   Los copresidentes podrán modificar, mediante acuerdo, el plazo de transmisión de documentos contemplado en el apartado 1, incluido el orden del día provisional, a fin de tener en cuenta los requisitos de los procedimientos internos de una Parte o la urgencia de un asunto concreto.

1.   Al final de cada reunión del Comité Conjunto se elaborará un proyecto de acta de la reunión. El proyecto de acta indicará las decisiones y recomendaciones adoptadas y las conclusiones que se alcancen.

2.   Una vez aprobada, el acta será firmada por los copresidentes y cada Parte archivará un original o una copia escaneada. Es posible la firma y el archivo por vía electrónica.

1.   El Comité Conjunto adoptará decisiones y recomendaciones por consenso entre las Partes.

2.   Las decisiones y recomendaciones del Comité Conjunto irán tituladas con el término «Decisión» o «Recomendación», respectivamente, seguido de un número de serie, la fecha de su adopción y la descripción de su objeto.

3.   Las decisiones y recomendaciones del Comité Conjunto serán firmadas por los copresidentes.

4.   Las Partes ejecutarán las decisiones adoptadas por el Comité Conjunto de conformidad con sus propios procedimientos internos.

5.   Las Partes podrán publicar las decisiones adoptadas por el Comité Conjunto en sus publicaciones oficiales respectivas. Las recomendaciones o cualquier otro acto adoptado por el Comité Conjunto podrán publicarse si las Partes así lo deciden. Cada una de las Partes archivará un original o una copia escaneada de las decisiones y recomendaciones.

1.   Las Partes asumirán los gastos en que incurran en razón de su participación en las reuniones del Comité Conjunto y en las reuniones que se celebren de conformidad con las decisiones y las recomendaciones del Comité Conjunto, incluidos los gastos de personal, viajes y dietas y los gastos postales y de telecomunicaciones.

2.   Los gastos correspondientes a la organización material de las reuniones serán sufragados por la Parte anfitriona.