(1)

Ο κανονισμός υπηρεσιακής κατάστασης των υπαλλήλων της Ευρωπαϊκής Ένωσης και το καθεστώς που εφαρμόζεται επί του λοιπού προσωπικού της Ένωσης, όπως ορίζονται στον κανονισμό (ΕΟΚ, Ευρατόμ, ΕΚΑΧ) αριθ. 259/68 του Συμβουλίου (1) (στο εξής: κανονισμός υπηρεσιακής κατάστασης), απαιτούν από την Επιτροπή να απαντά σε ορισμένες αιτήσεις και καταγγελίες. Τα καθήκοντα αυτά διεκπεραιώνει κατά κύριο λόγο η μονάδα Προσφυγές και παρακολούθηση υποθέσεων της Γενικής Διεύθυνσης Ανθρώπινων Πόρων και Ασφάλειας (στο εξής: ΓΔ HR), η οποία διαπιστώνει τα σχετικά πραγματικά περιστατικά και τα αξιολογεί από νομικής απόψεως, προκειμένου να συνδράμει την αρμόδια για τους διορισμούς αρχή ή την αρμόδια για τη σύναψη συμβάσεων πρόσληψης αρχή (στο εξής: αρχή) κατά τη λήψη απόφασης.

(2)

Το άρθρο 22γ του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης επιβάλλει στην Επιτροπή, σύμφωνα με τα άρθρα 24 και 90 του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης, να θεσπίσει διαδικασία εξέτασης των καταγγελιών υπαλλήλων που αφορούν τον τρόπο με τον οποίο αντιμετωπίστηκαν μετά ή ως συνέπεια της αναφοράς σοβαρής παρατυπίας σύμφωνα με τα άρθρα 22α και 22β του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης (2).

(3)

Το άρθρο 24 του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης επιβάλλει στην Επιτροπή να συνδράμει τους υπαλλήλους σε περίπτωση δίωξης των δραστών απειλών, προσβολών, εξυβρίσεων ή αποπειρών εναντίον του προσώπου και της περιουσίας είτε του ιδίου είτε των μελών της οικογενείας του, λόγω της ιδιότητάς του ή των καθηκόντων του.

(4)

Το άρθρο 90 παράγραφοι 1 και 2 του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης επιτρέπει σε κάθε πρόσωπο στο οποίο εφαρμόζεται ο εν λόγω κανονισμός να υποβάλει αίτηση στην αρχή ζητώντας της να λάβει απόφαση περί αυτού ή να υποβάλει καταγγελία κατά απόφασης η οποία θίγει τα συμφέροντά του.

(5)

Στο πλαίσιο των εν λόγω δραστηριοτήτων, η Επιτροπή συλλέγει και επεξεργάζεται τις σχετικές πληροφορίες. Οι εν λόγω πληροφορίες περιλαμβάνουν δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα και, ιδίως, δεδομένα ως προς την ταυτοποίηση, την επικοινωνία και τη συμπεριφορά. Οι αρμόδιες υπηρεσίες της Επιτροπής διαβιβάζουν δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα προς άλλες υπηρεσίες της Επιτροπής με βάση την αρχή της «ανάγκης για γνώση».

(6)

Τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα αποθηκεύονται σε ασφαλές υλικό και ηλεκτρονικό περιβάλλον με στόχο την πρόληψη της παράνομης πρόσβασης ή διαβίβασης των δεδομένων σε πρόσωπα που δεν απαιτείται να τα γνωρίζουν. Μετά το πέρας της επεξεργασίας, τα δεδομένα διατηρούνται σύμφωνα με τους ισχύοντες κανόνες της Επιτροπής (3).

(7)

Η Επιτροπή, κατά τη διεκπεραίωση των καθηκόντων της στο πλαίσιο του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης, δεσμεύεται να σέβεται τα δικαιώματα των φυσικών προσώπων όσον αφορά την επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που αναγνωρίζονται από το άρθρο 8 παράγραφος 1 του Χάρτη Θεμελιωδών Δικαιωμάτων της Ευρωπαϊκής Ένωσης και από το άρθρο 16 παράγραφος 1 της Συνθήκης, καθώς και τα δικαιώματα που προβλέπονται στον κανονισμό (ΕΕ) 2018/1725 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου (4). Ταυτόχρονα, η Επιτροπή υποχρεούται να συμμορφώνεται με τους αυστηρούς κανόνες περί εμπιστευτικότητας και επαγγελματικού απορρήτου.

(8)

Σε ορισμένες περιπτώσεις, είναι αναγκαίο να συμβιβάζονται τα δικαιώματα των υποκειμένων των δεδομένων δυνάμει του κανονισμού (ΕΕ) 2018/1725 με την ανάγκη διασφάλισης της πρόληψης, της διερεύνησης, της ανίχνευσης και της δίωξης ποινικών αδικημάτων και με την ανάγκη εξασφάλισης αποτελεσματικής αντίδρασης της Επιτροπής σε ισχυρισμούς για παρενόχληση και για άλλη ανάρμοστη συμπεριφορά ή επίθεση, καθώς και με τον πλήρη σεβασμό των θεμελιωδών δικαιωμάτων και ελευθεριών άλλων υποκειμένων των δεδομένων. Προς τον σκοπό αυτό, το άρθρο 25 παράγραφος 1 στοιχεία β), γ), ζ) και η) του κανονισμού (ΕΕ) 2018/1725 παρέχει στην Επιτροπή τη δυνατότητα να περιορίζει την εφαρμογή των άρθρων 14 έως 17, 19, 20 και 35, καθώς και την αρχή της διαφάνειας που ορίζεται στο άρθρο 4 παράγραφος 1 στοιχείο α), στον βαθμό που οι διατάξεις του αντιστοιχούν στα δικαιώματα και τις υποχρεώσεις που προβλέπονται στα άρθρα 14 έως 17, 19 και 20 του εν λόγω κανονισμού.

(9)

Ειδικότερα, αυτό θα μπορούσε να ισχύει όσον αφορά την παροχή πληροφοριών στο πρόσωπο για το οποίο υποβάλλεται αίτηση ή καταγγελία (στο εξής: ενδιαφερόμενο πρόσωπο) σχετικά με την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, ιδίως όταν η διαδικασία πηγάζει από αίτηση συνδρομής δυνάμει του άρθρου 24 του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης σχετικά με εικαζόμενη παρενόχληση. Η Επιτροπή μπορεί να αποφασίσει να περιορίσει την παροχή των εν λόγω πληροφοριών στο ενδιαφερόμενο πρόσωπο προκειμένου να προστατεύσει τα δικαιώματα και τις ελευθερίες του αιτούντος, του καταγγέλλοντος ή του μάρτυρα σύμφωνα με το άρθρο 25 παράγραφος 1 στοιχείο η) του κανονισμού (ΕΕ) 2018/1725. Η Επιτροπή μπορεί να αποφασίσει να το πράξει ιδίως για να προστατεύσει τα εν λόγω πρόσωπα από αντίποινα των ενδιαφερόμενων προσώπων κατά των οποίων προβλήθηκαν ισχυρισμοί καλή την πίστει, οι οποίοι ωστόσο δεν οδήγησαν στη λήψη μέτρων από τη διοίκηση. Σε ορισμένες περιπτώσεις ενδέχεται να είναι αναγκαίο να περιοριστεί η παροχή των εν λόγω πληροφοριών προκειμένου να αποτραπεί η παρενόχληση ή άλλη ανάρμοστη συμπεριφορά ή επίθεση στην Επιτροπή (ιδίως στην οργανωτική οντότητα όπου το ενδιαφερόμενο πρόσωπο συνεργάζεται με τον αιτούντα, τον καταγγέλλοντα και/ή τον μάρτυρα).

(10)

Επίσης, ενδέχεται να είναι αναγκαίος ο περιορισμός άλλων δικαιωμάτων του ενδιαφερόμενου προσώπου όταν η άσκηση των εν λόγω δικαιωμάτων θα αποκάλυπτε πληροφορίες σχετικά με τον αιτούντα, τον καταγγέλλοντα ή κάποιον μάρτυρα που ζήτησε να μην αποκαλυφθεί η ταυτότητά του. Στην περίπτωση αυτή, η Επιτροπή μπορεί να αποφασίσει να περιορίσει το δικαίωμα πρόσβασης στη δήλωση που αφορά το ενδιαφερόμενο πρόσωπο ή άλλα δικαιώματά του, προκειμένου να προστατεύσει τα δικαιώματα και τις ελευθερίες του αιτούντος, του καταγγέλλοντος ή του μάρτυρα για τους λόγους που αναφέρονται στην αιτιολογική σκέψη 9. Η Επιτροπή μπορεί να αποφασίσει να το πράξει σύμφωνα με το άρθρο 25 παράγραφος 1 στοιχείο η) του κανονισμού (ΕΕ) 2018/1725.

(11)

Επιπλέον, ενδέχεται να είναι αναγκαίο να περιοριστούν τα δικαιώματα του ενδιαφερόμενου προσώπου προκειμένου να διασφαλιστεί η παρακολούθηση, η επιθεώρηση ή η κανονιστική λειτουργία που συνδέεται με την άσκηση δημόσιας εξουσίας σε περίπτωση που διακυβεύεται σημαντικός στόχος γενικού δημόσιου συμφέροντος της Ένωσης, δηλαδή η διασφάλιση της αποτελεσματικότητας της απάντησης της Επιτροπής σε ισχυρισμούς για παρενόχληση και κάθε άλλη ανάρμοστη συμπεριφορά ή επίθεση. Η καταπολέμηση της παρενόχλησης και κάθε άλλης ανάρμοστης συμπεριφοράς ή επίθεσης αποτελεί σημαντικό στόχο γενικού δημόσιου συμφέροντος της Ένωσης, συμπεριλαμβανομένης της Επιτροπής. Επιπλέον, η Επιτροπή έχει καθήκον να συνδράμει το προσωπικό της σύμφωνα με το άρθρο 24 του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης. Προκειμένου να μην αποθαρρύνονται τα μέλη του προσωπικού από την καταγγελία εικαζόμενων περιστατικών παρενόχλησης και άλλης ανάρμοστης συμπεριφοράς ή επίθεσης και από το να ζητούν συνδρομή στο πλαίσιο αυτό, κάτι που είναι προς το δημόσιο συμφέρον της Ένωσης, πρέπει να διασφαλίζεται ότι τα ενδιαφερόμενα πρόσωπα δεν ενημερώνονται για την αίτηση συνδρομής που τα αφορά. Αυτό μπορεί να είναι ιδιαίτερα σημαντικό σε περιπτώσεις όπου η αρχή διαπιστώνει ότι δεν υπήρξε παρενόχληση κατά την έννοια του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης. Σε μια τέτοια περίπτωση, το δημόσιο συμφέρον της Ένωσης θα απαιτούσε να μην ενημερωθεί το ενδιαφερόμενο πρόσωπο για την αίτηση συνδρομής, προκειμένου να διαφυλαχθεί η προσφυγή των υπαλλήλων στη διαδικασία του άρθρου 24 του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης και να αποφευχθούν νέες συγκρούσεις. Εν προκειμένω, η Επιτροπή μπορεί να αποφασίσει να περιορίσει τα δικαιώματα του ενδιαφερόμενου προσώπου δυνάμει του άρθρου 25 παράγραφος 1 στοιχεία γ) και ζ) του κανονισμού (ΕΕ) 2018/1725.

(12)

Επίσης, ενδέχεται να είναι αναγκαίο να περιοριστούν τα δικαιώματα του ενδιαφερόμενου προσώπου προκειμένου να διασφαλιστεί η πρόληψη, η διερεύνηση, η ανίχνευση και η δίωξη ποινικών αδικημάτων, τα οποία καταγγέλλουν στην Επιτροπή αιτούντες, καταγγέλλοντες ή μάρτυρες σε σχέση με το ενδιαφερόμενο πρόσωπο. Για παράδειγμα, αιτούντες, καταγγέλλοντες και μάρτυρες μπορούν να καταγγείλουν ανάρμοστη συμπεριφορά και ηθική και σεξουαλική παρενόχληση. Στις περιπτώσεις αυτές, η Επιτροπή μπορεί να αποφασίσει να περιορίσει τα δικαιώματα του ενδιαφερόμενου προσώπου δυνάμει του άρθρου 25 παράγραφος 1 στοιχείο β) του κανονισμού (ΕΕ) 2018/1725.

(13)

Ο κανονισμός υπηρεσιακής κατάστασης απαιτεί από την Επιτροπή να διασφαλίζει την εμπιστευτική εξέταση των αιτήσεων και των καταγγελιών βάσει των σχετικών κανονισμών. Προκειμένου να διασφαλιστεί η εν λόγω εμπιστευτικότητα και, παράλληλα, να τηρηθούν τα πρότυπα προστασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα δυνάμει του κανονισμού (ΕΕ) 2018/1725, είναι απαραίτητη η θέσπιση εσωτερικών κανόνων βάσει των οποίων η Επιτροπή να μπορεί να περιορίζει τα δικαιώματα των υποκειμένων των δεδομένων σύμφωνα με το άρθρο 25 παράγραφος 1 στοιχεία β), γ), ζ) και η) του κανονισμού (ΕΕ) 2018/1725.

(14)

Οι εσωτερικοί κανόνες θα πρέπει να εφαρμόζονται σε όλες τις πράξεις επεξεργασίας που τελεί η Επιτροπή κατά την εκτέλεση των καθηκόντων της όσον αφορά την εξέταση αιτήσεων και καταγγελιών στο πλαίσιο του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης.

(15)

Προκειμένου η Επιτροπή να συμμορφώνεται με τα άρθρα 14, 15 και 16 του κανονισμού (ΕΕ) 2018/1725, θα πρέπει να ενημερώνει όλα τα πρόσωπα σχετικά με τις δραστηριότητές της που περιλαμβάνουν επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που τα αφορούν και σχετικά με τα δικαιώματά τους, με διαφανή και συνεκτικό τρόπο, υπό τη μορφή δήλωσης περί προστασίας των δεδομένων που δημοσιεύεται στον ιστότοπο της Επιτροπής. Κατά περίπτωση, η Επιτροπή θα πρέπει να ενημερώνει ατομικά, με κατάλληλα μέσα, τα υποκείμενα των δεδομένων που εμπλέκονται σε αίτηση ή καταγγελία, δηλαδή τους αιτούντες και τους καταγγέλλοντες, τα ενδιαφερόμενα πρόσωπα και τους μάρτυρες.

(16)

Η Επιτροπή θα πρέπει να χειρίζεται όλους τους περιορισμούς με διαφάνεια και να καταχωρίζει κάθε εφαρμογή περιορισμών στο αντίστοιχο σύστημα αρχειοθέτησης.

(17)

Όσον αφορά τους περιορισμούς εφαρμογής του άρθρου 16 του κανονισμού (ΕΕ) 2018/1725, το οποίο προβλέπει ότι, σε περίπτωση που τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα δεν έχουν συλλεχθεί από το υποκείμενο των δεδομένων, το υποκείμενο των δεδομένων πρέπει να ενημερωθεί εντός ενός μηνός το αργότερο, η Επιτροπή θα πρέπει, εντός ενός μηνός, να καταρτίσει αρχείο στο οποίο θα περιγράφονται οι λόγοι για τυχόν περιορισμούς που επιβλήθηκαν. Το εν λόγω αρχείο θα πρέπει να περιλαμβάνει κατά περίπτωση αξιολόγηση της αναγκαιότητας και της αναλογικότητας του περιορισμού.

(18)

Σύμφωνα με το άρθρο 25 παράγραφος 8 του κανονισμού (ΕΕ) 2018/1725, οι υπεύθυνοι επεξεργασίας μπορεί να αναβάλλουν, να παραλείπουν ή να απορρίπτουν την παροχή πληροφοριών στο υποκείμενο των δεδομένων σχετικά με τους κύριους λόγους που αιτιολογούν τον περιορισμό, εάν η εν λόγω παροχή πληροφοριών θα ακύρωνε το αποτέλεσμα του περιορισμού. Αυτό ισχύει ιδίως όσον αφορά τους περιορισμούς εφαρμογής των άρθρων 16 και 35 του εν λόγω κανονισμού.

(19)

Η Επιτροπή θα πρέπει να επανεξετάζει σε τακτική βάση τους περιορισμούς που επιβάλλονται προκειμένου να διασφαλίζει ότι τα δικαιώματα των υποκειμένων των δεδομένων να ενημερώνονται σύμφωνα με τα άρθρα 16 και 35 του κανονισμού (ΕΕ) 2018/1725 περιορίζονται μόνο για το χρονικό διάστημα κατά το οποίο οι εν λόγω περιορισμοί είναι αναγκαίοι για τους λόγους που αναφέρονται στην αιτιολογική σκέψη 8.

(20)

Η εφαρμογή των περιορισμών θα πρέπει να επανεξετάζεται κατά την απάντηση σε αιτήσεις που υποβάλλονται δυνάμει των άρθρων 22γ και 24 και του άρθρου 90 παράγραφος 1 του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης και σε καταγγελίες που υποβάλλονται δυνάμει του άρθρου 22γ και του άρθρου 90 παράγραφος 2 του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης, ή κατά την περάτωση των εν λόγω αιτήσεων και καταγγελιών, ανάλογα με το ποια ημερομηνία είναι προγενέστερη. Στη συνέχεια, η Επιτροπή θα πρέπει να ελέγχει σε ετήσια βάση κατά πόσο είναι αναγκαίο να διατηρηθεί οποιοσδήποτε περιορισμός.

(21)

Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί να αποδειχθεί αναγκαία η διατήρηση της εφαρμογής ενός περιορισμού, ιδίως του περιορισμού εφαρμογής του άρθρου 16 του κανονισμού (ΕΕ) 2018/1725, έως ότου η Επιτροπή παύσει να διατηρεί τα σχετικά δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα. Στην περίπτωση αυτή, το υποκείμενο των δεδομένων δεν θα πρέπει να ενημερωθεί για την επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που το αφορούν. Μια τέτοια κατάσταση θα μπορούσε, ειδικότερα, να προκύψει όταν υπάρχει υψηλός κίνδυνος η παροχή πληροφοριών στο ενδιαφερόμενο πρόσωπο σχετικά με την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που το αφορούν να θίξει τα δικαιώματα και τις ελευθερίες τρίτων. Αυτό μπορεί να συμβεί εάν η Αρχή απορρίψει αίτηση συνδρομής που υποβλήθηκε καλή την πίστει για εικαζόμενη ανάρμοστη συμπεριφορά του ενδιαφερόμενου προσώπου, και εάν το ενδιαφερόμενο πρόσωπο και ο αιτών εργάζονται μαζί στην ίδια οργανωτική οντότητα. Σε μια τέτοια περίπτωση, υπάρχει ο κίνδυνος ο αιτών να υποστεί αντίποινα και το εργασιακό κλίμα της οργανωτικής οντότητας να επηρεαστεί. Στην περίπτωση αυτή, τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα του ενδιαφερόμενου προσώπου θα πρέπει να διατηρούνται μόνο για όσο διάστημα απαιτείται για την εξέταση της αίτησης και/ή της καταγγελίας και για όσο χρονικό διάστημα η καταγγελία μπορεί να αποτελέσει αντικείμενο δικαστικής διαφοράς.

(22)

Ο υπεύθυνος προστασίας δεδομένων της Ευρωπαϊκής Επιτροπής θα πρέπει να διενεργεί ανεξάρτητο έλεγχο όσον αφορά την εφαρμογή των περιορισμών, με στόχο τη διασφάλιση της συμμόρφωσης με την παρούσα απόφαση.

(23)

Ζητήθηκε η γνώμη του Ευρωπαίου Επόπτη Προστασίας Δεδομένων, ο οποίος γνωμοδότησε στις 23 Σεπτεμβρίου 2021,