ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΣ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΣ ΤΗΣ ΣΤΑΤΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΚΟΙΝΟΤΗΤΑΣ/ΕΛΒΕΤΙΑΣ

Άρθρο 1

Προεδρία

1.   Την προεδρία της στατιστικής επιτροπής Κοινότητας/Ελβετίας (εφεξής καλούμενης «η μεικτή επιτροπή») ασκεί εναλλάξ για περίοδο ενός ημερολογιακού έτους ένας αντιπρόσωπος της Επιτροπής των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων (εφεξής καλούμενης η «Ευρωπαϊκή Επιτροπή»), εξ ονόματος της Ευρωπαϊκής Κοινότητας, και ένας αντιπρόσωπος της Ελβετικής Συνομοσπονδίας. Η Ευρωπαϊκή Κοινότητα θα ασκήσει την προεδρία κατά τη διάρκεια του έτους έναρξης ισχύος της συμφωνίας μεταξύ της Ευρωπαϊκής Κοινότητας και της Ελβετικής Συνομοσπονδίας για τη συνεργασία στον στατιστικό τομέα (εφεξής καλούμενη «η συμφωνία»).

2.   Ο επικεφαλής της αντιπροσωπείας του συμβαλλόμενου μέρους που ασκεί την προεδρία ή, όπου απαιτείται, ο αναπληρωτής του, ασκεί την προεδρία της μεικτής επιτροπής.

Άρθρο 2

Αντιπροσωπείες

1.   Το κάθε ένα από τα συμβαλλόμενα μέρη διορίζει τον επικεφαλής της αντιπροσωπείας του.

2.   Η μεικτή επιτροπή δύναται να αποφασίζει τη συμμετοχή και άλλων προσώπων στις συνεδριάσεις της με την ιδιότητα των παρατηρητών.

3.   Τα συμβαλλόμενα μέρη ενημερώνουν το ένα το άλλο, το αργότερο έως 15 εργάσιμες ημέρες πριν από τη συνεδρίαση, ως προς τη σύνθεση της αντιπροσωπείας τους.

Άρθρο 3

Γραμματεία

1.   Ένας αντιπρόσωπος της Ευρωπαϊκής Επιτροπής και ένας αντιπρόσωπος της Ελβετικής Συνομοσπονδίας εξασφαλίζουν από κοινού τη γραμματεία της μεικτής επιτροπής. Οι γραμματείς υποδεικνύονται από τον επικεφαλής της αντιπροσωπείας τους και συνεχίζουν να εκτελούν τα καθήκοντά τους έως το διορισμό νέου γραμματέα. Κάθε συμβαλλόμενο μέρος διαβιβάζει το όνομα και τη διεύθυνση του γραμματέα του στο άλλο συμβαλλόμενο μέρος.

2.   Οι γραμματείς είναι αρμόδιοι για την επικοινωνία μεταξύ των αντιπροσωπειών, συμπεριλαμβανομένης της διαβίβασης των εγγράφων, και επιβλέπουν τη λειτουργία της γραμματείας.

3.   Η λειτουργία της γραμματείας της μεικτής επιτροπής εμπίπτει στην αρμοδιότητα του μέρους που ασκεί την προεδρία.

Άρθρο 4

Συνεδριάσεις

1.   Η μεικτή επιτροπή συνεδριάζει όπως και όταν είναι απαραίτητο. Ο επικεφαλής της αντιπροσωπείας κάθε συμβαλλόμενου μέρους δύναται να ζητήσει τη σύγκληση συνεδρίασης.

2.   Η μεικτή επιτροπή και η επιτροπή στατιστικού προγράμματος (ΕΣΠ) οργανώνουν τα καθήκοντά τους για τους σκοπούς της συμφωνίας σε συνδυασμένες συνεδριάσεις, όποτε είναι απαραίτητο.

3.   Ο πρόεδρος διαβιβάζει στον επικεφαλής της άλλης αντιπροσωπείας την πρόσκληση για τη συνεδρίαση, συνοδευόμενη από το σχέδιο ημερήσιας διάταξης και από τα έγγραφα συνεδριάσεως, το αργότερο 15 εργάσιμες ημέρες πριν από την έναρξη της συνεδρίασης.

4.   Ο επικεφαλής της άλλης αντιπροσωπείας δύναται να ζητήσει από την προεδρία τη συντόμευση της περιόδου που αναφέρεται στην παράγραφο 3 και στο άρθρο 2 παράγραφος 3 ώστε να ληφθεί υπόψη κάποιο επείγον ζήτημα.

Άρθρο 5

Ημερήσια διάταξη

1.   Ο πρόεδρος καταρτίζει την προσωρινή ημερήσια διάταξη κάθε συνεδρίασης σε συμφωνία με τον επικεφαλής της άλλης αντιπροσωπείας. Οι επικεφαλής των αντιπροσωπειών δύνανται να συζητήσουν τη συμπερίληψη οποιουδήποτε θέματος στην προσωρινή ημερήσια διάταξη, με την προϋπόθεση ότι το αίτημα αυτό θα υποβληθεί 30 εργάσιμες ημέρες προ της προγραμματισμένης ημερομηνίας της συνεδρίασης.

2.   Η μεικτή επιτροπή δύναται να αποφασίζει να συμπεριλάβει στην ημερήσια διάταξη θέμα που δεν προβλέπεται στην προσωρινή ημερήσια διάταξη.

3.   Η ημερησία διάταξη εγκρίνεται από την μεικτή επιτροπή στην αρχή κάθε συνεδρίασης.

Άρθρο 6

Υποεπιτροπές και ομάδες εργασίας

1.   Η μεικτή επιτροπή δύναται να αποφασίσει να συστήσει υποεπιτροπές και ομάδες εργασίας για συγκεκριμένα καθήκοντα.

2.   Η σύνθεση και οι διαδικασίες λειτουργίας των υποεπιτροπών και των ομάδων εργασίας αποφασίζονται σύμφωνα με τους κανόνες που ισχύουν στη μεικτή επιτροπή.

3.   Οι υποεπιτροπές και ομάδες εργασίας αναφέρονται απευθείας στη μεικτή επιτροπή και εργάζονται υπό τη διεύθυνσή της. Δεν είναι εξουσιοδοτημένες για τη λήψη αποφάσεων, αλλά δύνανται να διατυπώνουν συστάσεις.

4.   Η μεικτή επιτροπή αποφασίζει αναφορικά με την τροποποίηση ή τον τερματισμό της εντολής των υποεπιτροπών και των ομάδων εργασίας.

Άρθρο 7

Συστάσεις και αποφάσεις

1.   Οι συστάσεις και αποφάσεις της μεικτής επιτροπής κατά την έννοια του άρθρου 3 παράγραφος 1 της συμφωνίας εγκρίνονται με αμοιβαία συμφωνία των δύο αντιπροσωπειών.

2.   Οι συστάσεις και αποφάσεις της μεικτής επιτροπής θα φέρουν τον τίτλο «Σύσταση» ή «Απόφαση», ακολουθούμενες από αύξοντα αριθμό, την ημερομηνία έκδοσης και ένδειξη του αντικειμένου.

3.   Οι αποφάσεις υποδιαιρούνται σε άρθρα. Κάθε απόφαση αρχίζει με ένα προοίμιο και τελειώνει με αναφορά του τόπου και της ημερομηνίας έκδοσης από την μεικτή επιτροπή. Οι αποφάσεις περιέχουν την ημερομηνία έναρξης ισχύος τους και είναι δεσμευτικές για τα συμβαλλόμενα μέρη.

4.   Οι αποφάσεις και συστάσεις της μεικτής επιτροπής συντάσσονται εις διπλούν και υπογράφονται για λογαριασμό της μεικτής επιτροπής από αμφότερους τους επικεφαλής αντιπροσωπειών.

5.   Έκαστο συμβαλλόμενο μέρος δύναται να αποφασίζει να δημοσιεύει κάθε σύσταση ή απόφαση που εκδίδεται από τη μεικτή επιτροπή.

6.   Οι συστάσεις και αποφάσεις της μεικτής επιτροπής δύνανται να εγκρίνονται μέσω γραπτής διαδικασίας, αν οι δύο επικεφαλής αντιπροσωπειών το συμφωνήσουν.

Για το σκοπό αυτό, η προεδρία διαβιβάζει το σχέδιο στον επικεφαλής της άλλης αντιπροσωπείας. Η προθεσμία που ορίζεται στη γραπτή διαδικασία δεν πρέπει να είναι κατώτερη των 15 εργάσιμων ημερών.

Άρθρο 8

Πρακτικά

1.   Σχέδιο πρακτικών κάθε συνεδρίασης της μεικτής επιτροπής συντάσσεται εντός 15 εργάσιμων ημερών με ευθύνη της προεδρίας.

2.   Γενικά, για κάθε σημείο της ημερήσιας διάταξης τα πρακτικά πρέπει να αναφέρουν:

—	τα έγγραφα που υποβλήθηκαν στη μεικτή επιτροπή,

—	τις δηλώσεις που κάθε συμβαλλόμενο μέρος ζήτησε να εισαχθούν,

—	τις αποφάσεις που ελήφθησαν, τις δηλώσεις που συμφωνήθηκαν ή τα συμπεράσματα στα οποία κατέληξε η μεικτή επιτροπή,

—	τις συστάσεις που διατυπώθηκαν.

3.   Το σχέδιο πρακτικών υποβάλλεται για έγκριση στις δύο αντιπροσωπείες μέσω γραπτής διαδικασίας σύμφωνα με το άρθρο 7 παράγραφος 6. Αν η διαδικασία αυτή δεν ολοκληρωθεί, τα πρακτικά εγκρίνονται από τη μεικτή επιτροπή στην επόμενη συνεδρίασή της.

4.   Τα εγκεκριμένα πρακτικά συντάσσονται εις διπλούν και υπογράφονται από τους γραμματείς. Ένα πρωτότυπο αντίγραφο κρατείται από κάθε συμβαλλόμενο μέρος.

Άρθρο 9

Εμπιστευτικότητα

1.   Οι συνεδριάσεις της μεικτής επιτροπής δεν είναι δημόσιες, εκτός αν η μεικτή επιτροπή αποφασίσει διαφορετικά.

2.   Με την επιφύλαξη άλλων εφαρμοστέων διατάξεων, οι συζητήσεις της μεικτής επιτροπής και των ομάδων εργασίας της καλύπτονται από την υποχρέωση του επαγγελματικού απορρήτου, εκτός αν η μεικτή επιτροπή αποφασίσει διαφορετικά.

3.   Αν οι αντιπροσωπείες δεν λάβουν διαφορετική απόφαση, τα πρακτικά αποτελούν έγγραφα προσβάσιμα για το κοινό.

Άρθρο 10

Δαπάνες

1.   Κάθε συμβαλλόμενο μέρος επιβαρύνεται με οποιεσδήποτε δαπάνες απαιτούνται για τη συμμετοχή του στις συνεδριάσεις της μεικτής επιτροπής και των ομάδων εργασίας της.

2.   Η μεικτή επιτροπή συμφωνεί ως προς την κατανομή των δαπανών που σχετίζονται με οιαδήποτε αποστολή ανατιθέμενη σε εμπειρογνώμονες.

Άρθρο 11

Αλληλογραφία

Κάθε αλληλογραφία προς ή από την προεδρία της μεικτής επιτροπής διαβιβάζεται στη γραμματεία της μεικτής επιτροπής. Η γραμματεία αποστέλλει αντίγραφο κάθε αλληλογραφίας που αφορά τη συμφωνία στους επικεφαλής των αντιπροσωπειών, στην ελβετική αποστολή στην Ευρωπαϊκή Ένωση και στην αντιπροσωπεία της Επιτροπής στην Ελβετία.