Που συστάθηκε βάσει του άρθρου 89 παράγραφος 3 της συμφωνίας σύνδεσης μεταξύ της Ευρωπαϊκής Κοινότητας και των κρατών μελών της, αφενός, και της Δημοκρατίας της Χιλής, αφετέρου, και για την οποία γίνεται λόγος στο άρθρο 16 της συμφωνίας για την εφαρμογή υγειονομικών και φυτοϋγειονομικών μέτρων που ισχύουν στο εμπόριο ζώων και ζωικών προϊόντων, φυτών, φυτικών προϊόντων και άλλων αγαθών και για την ορθή μεταχείριση των ζώων, η οποία προσαρτάται ως παράρτημα IV στη συμφωνία σύνδεσης και στο εξής αναφέρεται ως «συμφωνία ΥΦΥ».

Άρθρο 1

Προεδρία

1.   Την προεδρία της ΜΕΔ ασκεί εναλλάξ για περίοδο δώδεκα μηνών υπάλληλος της Επιτροπής της Ευρωπαϊκής Κοινότητας, εξ ονόματος της Κοινότητας και των κρατών μελών της, και υπάλληλος της κυβέρνησης της Χιλής, σε επίπεδο ανώτερων υπαλλήλων.

2.   Η πρώτη προεδρία αρχίζει την ημερομηνία της πρώτης συνεδρίασης του συμβουλίου σύνδεσης και ολοκληρώνεται στις 31 Δεκεμβρίου του ιδίου έτους. Για την περίοδο αυτή, καθώς και για όλες τις δωδεκάμηνες περιόδους που έπονται, την προεδρία της ΜΕΔ θα ασκεί το μέρος που έχει την προεδρία του συμβουλίου σύνδεσης.

Άρθρο 2

Συνεδριάσεις

1.   Τις συνεδριάσεις της ΜΕΔ συγκαλεί το μέρος που έχει την προεδρία σε ημερομηνία και χώρο για τους οποίους συμφωνούν τα δύο μέρη, με συχνότητα που ορίζεται σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 16 παράγραφος 1 της συμφωνίας ΥΦΥ.

2.   Εάν τα δύο μέρη συμφωνούν, οι συνεδριάσεις της ΜΕΔ μπορούν να διεξαχθούν με τηλεδιάσκεψη.

3.   Τα μέρη θα συνάψουν σχετική συμφωνία, προκειμένου η ΜΕΔ να επεξεργάζεται ζητήματα με αλληλογραφία εκτός συνεδριάσεων. Η ανταλλαγή πληροφοριών θα πραγματοποιείται σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 12 παράγραφος 5 της συμφωνίας ΥΦΥ.

Άρθρο 3

Αντιπροσωπείες

Πριν από κάθε συνεδρίαση ανακοινώνεται στον πρόεδρο της ΜΕΔ η προβλεπόμενη σύνθεση της αντιπροσωπείας του άλλου μέρους.

Άρθρο 4

Ανταλλαγή πληροφοριών

Όλα τα έγγραφα της ΜΕΔ, που καθορίζονται στα άρθρα 6, 7 και 9 του παρόντος εσωτερικού κανονισμού, διαβιβάζονται στην αποστολή της Χιλής στην ΕΕ και στην αντιπροσωπεία της Επιτροπής στη Χιλή, καθώς και στους γραμματείς και τον πρόεδρο του συμβουλίου σύνδεσης.

Άρθρο 5

Δημοσιότητα

Εκτός αν αποφασιστεί διαφορετικά, οι συνεδριάσεις της ΜΕΔ δε διεξάγονται δημοσίως.

Άρθρο 6

Ημερησία διάταξη των συνεδριάσεων

1.   Η προσωρινή ημερήσια διάταξη κάθε συνεδρίασης καταρτίζεται από κοινού από τα μέρη. Η προσωρινή ημερήσια διάταξη διαβιβάζεται στον πρόεδρο το αργότερο 15 ημέρες πριν από την έναρξη της συνεδρίασης.

2.   Η ημερήσια διάταξη εγκρίνεται από την ΜΕΔ κατά την έναρξη κάθε συνεδρίασης.

3.   Μπορεί να εισαχθεί στην ημερήσια διάταξη θέμα εκτός από αυτά που περιέχονται στην προσωρινή ημερήσια διάταξη, εάν συμφωνούν τα δύο μέρη.

4.   Ο πρόεδρος, σε συμφωνία με το άλλο μέρος, δύναται να ζητήσει από εμπειρογνώμονες να παραστούν στις συνεδριάσεις της ΜΕΔ, προκειμένου να παράσχουν πληροφορίες σχετικά με ειδικά θέματα.

5.   Κατά την έναρξη της συνεδρίασης τα μέρη συμφωνούν σχετικά με τις γλωσσικές ρυθμίσεις για τη συνεδρίαση και για τα πρακτικά της τελευταίας.

Άρθρο 7

Πρακτικά

1.   Τα δύο μέρη συντάσσουν από κοινού το σχέδιο πρακτικών της κάθε συνεδρίασης το συντομότερο δυνατόν.

2.   Τα πρακτικά πρέπει, γενικά, να αναφέρουν, όσον αφορά το κάθε θέμα της ημερήσιας διάταξης:

3.   Τα πρακτικά περιλαμβάνουν επίσης τον κατάλογο των συμμετεχόντων στη συνεδρίαση.

4.   Τα δύο μέρη εγκρίνουν εγγράφως τα πρακτικά εντός δύο μηνών από την ημερομηνία διεξαγωγής της συνεδρίασης. Μετά την έγκρισή τους ο πρόεδρος και ο ομόλογός του από το άλλο μέρος υπογράφουν δύο ακριβή αντίγραφα των πρακτικών και τα μέρη φυλάσσουν το καθένα από ένα πρωτότυπο. Αντίγραφο των πρακτικών διαβιβάζεται στον πρόεδρο και τους γραμματείς του συμβουλίου σύνδεσης.

Άρθρο 8

Σχέδιο δράσης

Η ΜΕΔ εγκρίνει σχέδιο δράσης που αντικατοπτρίζει τις δράσεις στις οποίες έχουν συμφωνήσει τα μέρη κατά τη συνεδρίαση. Η ΜΕΔ εξετάζει την υλοποίηση του εν λόγω σχεδίου δράσης από τα μέρη κατά την επόμενη συνεδρίασή της.

Άρθρο 9

Αποφάσεις και συστάσεις

1.   Στις περιπτώσεις που η ΜΕΔ εξουσιοδοτείται βάσει του παραρτήματος IV της συμφωνίας σύνδεσης να εκδίδει αποφάσεις ή συστάσεις, οι εν λόγω πράξεις θα φέρουν αντίστοιχα τον τίτλο «απόφαση» ή «σύσταση» και θα συνοδεύονται από έναν αύξοντα αριθμό, την ημερομηνία έκδοσής τους, καθώς και από περιγραφή του θέματός τους. Κάθε απόφαση ορίζει την ημερομηνία έναρξης ισχύος της.

2.   Στις περιπτώσεις που η ΜΕΔ λαμβάνει αποφάσεις, εφαρμόζονται mutatis mutandis τα άρθρα 10, 11 και 12 του εσωτερικού κανονισμού του συμβουλίου σύνδεσης.

3.   Οι αποφάσεις και οι συστάσεις της ΜΕΔ διαβιβάζονται στους παραλήπτες που αναφέρονται στο άρθρο 4 παράγραφος 1.

Άρθρο 10

Δαπάνες

1.   Η Δημοκρατία της Χιλής και η Ευρωπαϊκή Κοινότητα καλύπτουν η καθεμία τις αντίστοιχες δαπάνες συμμετοχής τους στις συνεδριάσεις της ΜΕΔ, τόσο όσον αφορά τα έξοδα προσωπικού, ταξιδιού και διαμονής, όσο και τα έξοδα ταχυδρομείου και τηλεπικοινωνιών.

2.   Τις δαπάνες για την πρακτική διοργάνωση των συνεδριάσεων, τη διερμηνεία κατά τη διεξαγωγή τους και την αναπαραγωγή εγγράφων φέρει το μέρος που φιλοξενεί τη συνεδρίαση.

3.   Τις δαπάνες για τη διερμηνεία κατά τη διάρκεια των συνεδριάσεων και τη μετάφραση των εγγράφων από και προς τα ισπανικά και τα αγγλικά φέρει το μέρος που φιλοξενεί τη συνεδρίαση. Τις δαπάνες για τη διερμηνεία και τη μετάφραση από και προς άλλες επίσημες κοινοτικές γλώσσες φέρει η Κοινότητα.

Η παρούσα απόφαση αρχίζει να ισχύει την ημερομηνία έκδοσής της.