1.   Η προεδρία της μεικτής επιτροπής ασκείται από κοινού από εκπρόσωπο της Ευρωπαϊκής Ένωσης και από εκπρόσωπο της Ιαπωνίας (οι «πρόεδροι»).

2.   Η Ευρωπαϊκή Ένωση εκπροσωπείται στη μεικτή επιτροπή από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή, επικουρούμενη από τον Οργανισμό της Ευρωπαϊκής Ένωσης για την Ασφάλεια της Αεροπορίας και συνοδευόμενη από τις αρχές πολιτικής αεροπορίας των κρατών μελών της Ευρωπαϊκής Ένωσης.

3.   Η Ιαπωνία εκπροσωπείται στη μεικτή επιτροπή από το Υπουργείο Εξωτερικών και/ή την Αποστολή της Ιαπωνίας στην Ευρωπαϊκή Ένωση και συνοδεύεται από το Υπουργείο Γαιών, Υποδομών, Μεταφορών και Τουρισμού.

1.   Η μεικτή επιτροπή συνεδριάζει σε τακτά χρονικά διαστήματα κατόπιν αιτήματος οποιουδήποτε εκ των μερών.

2.   Ο τόπος διεξαγωγής των συνεδριάσεων θα εναλλάσσεται, στο μέτρο του δυνατού, μεταξύ Βρυξελλών και Τόκυο. Εναλλακτικά, θα μπορούσαν να διοργανώνονται συζητήσεις μέσω βιντεοδιάσκεψης. Οι αποφάσεις και οι συστάσεις που εγκρίνονται κατά τη διάρκεια των βιντεοδιασκέψεων έχουν το ίδιο κύρος με εκείνες που εγκρίνονται σε συνεδριάσεις με φυσική παρουσία. Μόλις συμφωνηθούν μεταξύ των συμβαλλομένων μερών η ημερομηνία και ο τόπος της συνεδρίασης, η συνεδρίαση συγκαλείται από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή για την Ευρωπαϊκή Ένωση και από το Υπουργείο Εξωτερικών για την Ιαπωνία.

3.   Οι συνεδριάσεις της μεικτής επιτροπής δεν είναι ανοικτές στο κοινό, εκτός εάν οι πρόεδροι αποφασίσουν διαφορετικά. Μετά τις συνεδριάσεις μπορεί να εκδίδεται δελτίο Τύπου με αμοιβαία συναίνεση των προέδρων.

4.   Η γλώσσα των συνεδριάσεων και των εγγράφων είναι η αγγλική. Τα έξοδα διερμηνείας ή μετάφρασης σε άλλη γλώσσα βαρύνουν το συμβαλλόμενο μέρος που τη ζητεί.

1.   Πριν από κάθε συνεδρίαση, τα συμβαλλόμενα μέρη αλληλοενημερώνονται σχετικά με την προβλεπόμενη σύνθεση των αντίστοιχων αντιπροσωπειών τους, ορίζοντας τους αντίστοιχους προέδρους τους.

2.   Οι πρόεδροι μπορούν, σε ad hoc βάση, να συμφωνήσουν να προσκαλέσουν εξωτερικούς συμμετέχοντες σε συνεδριάσεις της μεικτής επιτροπής, προκειμένου να παράσχουν πληροφορίες για συγκεκριμένα θέματα ή ως παρατηρητές.

1.   Οι πρόεδροι καταρτίζουν την προσωρινή ημερήσια διάταξη κάθε συνεδρίασης με αμοιβαία συναίνεση. Η εν λόγω προσωρινή ημερήσια διάταξη και όλα τα σχετικά έγγραφα της συνεδρίασης διαβιβάζονται από τους γραμματείς στους συμμετέχοντες το αργότερο δεκαπέντε εργάσιμες ημέρες πριν από την ημερομηνία της συνεδρίασης.

2.   Η ημερήσια διάταξη εγκρίνεται από τη μεικτή επιτροπή κατά την έναρξη κάθε συνεδρίασης. Αν συμφωνήσουν τα συμβαλλόμενα μέρη, μπορούν να εγγραφούν στην ημερήσια διάταξη και άλλα θέματα πέραν αυτών που περιλαμβάνονται στην προσωρινή ημερήσια διάταξη.

3.   Οι πρόεδροι μπορούν να τροποποιούν, κατόπιν συναίνεσης, την προθεσμία διαβίβασης των εγγράφων που αναφέρεται στην παράγραφο 1, συμπεριλαμβανομένης της προσωρινής ημερήσιας διάταξης, προκειμένου να λαμβάνονται υπόψη οι απαιτήσεις των εσωτερικών διαδικασιών ενός συμβαλλόμενου μέρους ή ο επείγων χαρακτήρας ενός συγκεκριμένου θέματος.

1.   Μετά από κάθε συνεδρίαση της μεικτής επιτροπής συντάσσεται σχέδιο πρακτικών της εν λόγω συνεδρίασης. Στο εν λόγω σχέδιο πρακτικών αναφέρονται οι αποφάσεις και οι συστάσεις που εγκρίθηκαν και τα συμπεράσματα που διατυπώθηκαν.

2.   Μετά την έγκρισή τους, τα πρακτικά υπογράφονται από τους προέδρους και κάθε συμβαλλόμενο μέρος διατηρεί ένα πρωτότυπο ή σαρωμένο αντίγραφο. Είναι δυνατή η ηλεκτρονική υπογραφή και αρχειοθέτηση.

1.   Η μεικτή επιτροπή εκδίδει τις αποφάσεις της και διατυπώνει τις συστάσεις της με συναίνεση μεταξύ των συμβαλλομένων μερών.

2.   Οι αποφάσεις και οι συστάσεις της μεικτής επιτροπής φέρουν αντίστοιχα τον τίτλο «Απόφαση» και «Σύσταση», ακολουθούμενες από αύξοντα αριθμό, την ημερομηνία έκδοσής τους και περιγραφή του αντικειμένου τους.

3.   Οι αποφάσεις και οι συστάσεις της μεικτής επιτροπής υπογράφονται από τους προέδρους.

4.   Οι αποφάσεις που εκδίδει η μεικτή επιτροπή τίθενται σε εφαρμογή από τα συμβαλλόμενα μέρη σύμφωνα με τις εσωτερικές διαδικασίες τους.

5.   Τα συμβαλλόμενα μέρη μπορούν να δημοσιεύουν τις αποφάσεις που εκδίδει η μεικτή επιτροπή στις αντίστοιχες επίσημες εφημερίδες τους. Οι συστάσεις ή κάθε άλλη πράξη που εκδίδεται από τη μεικτή επιτροπή μπορούν να δημοσιεύονται εφόσον το αποφασίσουν τα συμβαλλόμενα μέρη. Κάθε συμβαλλόμενο μέρος διατηρεί ένα πρωτότυπο ή σαρωμένο αντίγραφο των αποφάσεων και των συστάσεων.

1.   Τα συμβαλλόμενα μέρη αναλαμβάνουν να καλύψουν τα έξοδά τους που προκύπτουν από τη συμμετοχή τους στις συνεδριάσεις της μεικτής επιτροπής και τις συνεδριάσεις σύμφωνα με τις αποφάσεις και συστάσεις της μεικτής επιτροπής, μεταξύ άλλων τις δαπάνες προσωπικού, ταξιδιού και διαμονής, καθώς και τα έξοδα ταχυδρομείου και τηλεπικοινωνιών.

2.   Το συμβαλλόμενο μέρος που φιλοξενεί τη συνεδρίαση αναλαμβάνει τις δαπάνες που σχετίζονται με την υλική διοργάνωσή της.