(1)

Die Kommission muss in einem sicheren und geschützten Umfeld arbeiten. Dafür benötigt sie einen kohärenten und integrierten Ansatz in Bezug auf ihre Sicherheit, der ein angemessenes Schutzniveau für Personen, Vermögenswerte und Informationen gewährleistet, die den ermittelten Risiken angemessen sind, und eine effiziente sowie zeitnahe Sicherheit gewährleistet. Die Kommission ist größeren Bedrohungen und Herausforderungen im Bereich der Sicherheit ausgesetzt, vor allem in Bezug auf Terrorismus, Cyberangriffe sowie politische und wirtschaftliche Spionage.

(2)

Um die Sicherheit von Personen, Vermögenswerten und Informationen zu gewährleisten, ergreift die Kommission, insbesondere über ihre Direktion Sicherheit der Generaldirektion Humanressourcen und Sicherheit, Maßnahmen gemäß dem Beschluss (EU, Euratom) 2015/443 der Kommission (1), der die Verarbeitung mehrerer Kategorien personenbezogener Daten abdeckt. Diese Maßnahmen umfassen die Durchführung von Zuverlässigkeitsüberprüfungen gemäß Artikel 7 Absatz 5, Bedrohungsanalysen gemäß Artikel 12 und Sicherheitsuntersuchungen gemäß Artikel 13 des Beschlusses (EU, Euratom) 2015/443. Im Rahmen ihres Mandats zur Durchführung von Untersuchungen sammelt die Kommission im Vorfeld, während oder nach einer Untersuchung oder Koordinierungstätigkeit Informationen, die für ihre Untersuchungstätigkeit relevant sind (einschließlich personenbezogener Daten aus unterschiedlichen Quellen wie Behörden oder von natürlichen Personen) und tauscht diese mit anderen Organen, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Union sowie mit zuständigen Behörden von Mitgliedstaaten und Drittländern sowie mit internationalen Organisationen aus.

(3)

Bei den von der Kommission verarbeiteten Kategorien personenbezogener Daten handelt es sich beispielsweise um Identifikationsdaten, Kontaktdaten, berufsbezogene Daten und Daten, die den Gegenstand einer Zuverlässigkeitsüberprüfung, Bedrohungsanalyse oder einer Sicherheitsuntersuchung betreffen oder in diesem Zusammenhang übermittelt wurden. Die personenbezogenen Daten werden in einem gesicherten elektronischen Umfeld gespeichert, um einen unberechtigten Zugriff oder eine unrechtmäßige Weitergabe von Daten an Personen außerhalb der Kommission zu verhindern. Die personenbezogenen Daten werden bei den für die Untersuchung zuständigen Dienststellen der Kommission bis zum Abschluss der Untersuchung aufbewahrt. Je nach Art der Untersuchung, d. h. bei mutmaßlichen Straftaten, Spionageabwehr oder Terrorismusbekämpfung, gelten für unterschiedliche Verarbeitungstätigkeiten unterschiedliche Aufbewahrungsfristen. Bei Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden die den jeweiligen Fall betreffenden Informationen, einschließlich der personenbezogenen Daten, gelöscht (2).

(4)

Bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben ist die Kommission als für die Kontrolle zuständige Behörde verpflichtet, die in Artikel 8 Absatz 1 der Charta der Grundrechte der Europäischen Union und in Artikel 16 Absatz 1 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union verankerten Rechte natürlicher Personen in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten sowie die in der Verordnung (EU) 2018/1725 des Europäischen Parlaments und des Rates (3) vorgesehenen Rechte zu achten. Gleichzeitig hat die Kommission die in Artikel 9 des Beschlusses (EU, Euratom) 2015/443 festgelegten strengen Vertraulichkeitsbestimmungen einzuhalten.

(5)

Unter bestimmten Umständen ist es erforderlich, die Rechte der betroffenen Personen gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 mit der Notwendigkeit in Einklang zu bringen, dass die Kommission ihre Aufgaben im Zusammenhang mit der Gewährleistung der Sicherheit von Personen, Vermögenswerten und Informationen in der Kommission gemäß dem Beschluss (EU, Euratom) 2015/443, insbesondere was Sicherheitsuntersuchungen betrifft, und unter uneingeschränkter Achtung der Grundrechte und Grundfreiheiten der anderen betroffenen Personen wirksam wahrnimmt. Zu diesem Zweck sieht Artikel 25 Absatz 1 Buchstaben c, d und h der Verordnung (EU) 2018/1725 für die Kommission die Möglichkeit vor, die Anwendung der Artikel 14 bis 17, 19, 20 und 35 sowie des Transparenzgrundsatzes nach Artikel 4 Absatz 1 Buchstabe a, soweit dessen Bestimmungen den in den Artikeln 14 bis 17, 19 und 20 der genannten Verordnung festgelegten Rechten und Pflichten entsprechen, zu beschränken.

(6)

Um sicherzustellen, dass die Kommission ihre Aufgaben im Zusammenhang mit der Gewährleistung der Sicherheit von Personen, Vermögenswerten und Informationen in der Kommission gemäß dem Beschluss (EU, Euratom) 2015/443, insbesondere was Sicherheitsuntersuchungen betrifft, und unter Einhaltung der Standards für den Schutz personenbezogener Daten gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 wirksam wahrnimmt, ist es erforderlich, interne Vorschriften zu erlassen, nach denen die Kommission die Rechte der betroffenen Personen gemäß Artikel 25 Absatz 1 Buchstaben c, g und h der Verordnung (EU) 2018/1725 beschränken kann.

(7)

Diese internen Vorschriften sollten alle Verarbeitungsvorgänge abdecken, die die Kommission bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben durchführt, um die Sicherheit von Personen, Vermögenswerten und Informationen in der Kommission gemäß dem Beschluss (EU, Euratom) 2015/443 zu gewährleisten, insbesondere was ihre Untersuchungsaufgabe im Bereich der Sicherheit betrifft. Sie sollten auf Verarbeitungsvorgänge Anwendung finden, die vor der Einleitung einer Untersuchung, während einer Untersuchung und bei der Überwachung der aufgrund des Ergebnisses einer Untersuchung getroffenen Folgemaßnahmen vorgenommen werden.

(8)

Zur Einhaltung der Artikel 14, 15 und 16 der Verordnung (EU) 2018/1725 sollte die Kommission durch die auf ihrer Website veröffentlichten Datenschutzhinweise alle betroffenen Personen transparent und kohärent über die Tätigkeiten, bei denen die Kommission ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, informieren.

(9)

Darüber hinaus sollte die Kommission in eine Sicherheitsuntersuchung involvierte betroffene Personen einzeln in einem geeigneten Format unterrichten, d. h. die betroffenen Personen und Zeugen. Ferner sollte die Kommission Personen, deren Daten im Zusammenhang mit Sicherheitsmaßnahmen gemäß Artikel 7 Absatz 5 und Artikel 12 Absatz 1 Buchstaben d und e des Beschlusses (EU, Euratom) 2015/443 verarbeitet werden, einzeln informieren, d. h. bei Durchsuchungen in Kommissionsgebäuden sowie in Kommunikations- und Informationssystemen und Geräten der Kommission.

(10)

Auf der Grundlage von Artikel 25 der Verordnung (EU) 2018/1725 kann es erforderlich sein, dass die Kommission die Bereitstellung von Informationen für betroffene Personen und die Ausübung anderer Rechte betroffener Personen beschränkt, um insbesondere eine Sicherheitsuntersuchung, ihre Ermittlungsinstrumente und -methoden, die Sicherheitsuntersuchungen und Verfahren anderer öffentlicher Stellen sowie die Rechte anderer Personen im Zusammenhang mit diesen Sicherheitsuntersuchungen, Nachforschungen und/oder Verfahren zu schützen.

(11)

In einigen Fällen könnte die Bereitstellung bestimmter Informationen für die betroffenen Personen oder die Aufdeckung von Ermittlungen oder von Sicherheitsmaßnahmen nach Artikel 12 Absatz 1 Buchstaben d und e des Beschlusses (EU, Euratom) 2015/443, d. h. die Durchsuchung von Kommissionsgebäuden sowie Kommunikations- und Informationssystemen und Geräten, den Zweck der Untersuchung unmöglich machen und die Möglichkeit der Kommission, ihre Sicherheit zu gewährleisten und vor allem wirksame Sicherheitsuntersuchungen in der Zukunft durchzuführen, ernsthaft beeinträchtigen.

(12)

Um zudem eine wirksame Zusammenarbeit im Sinne des Artikels 17 Absätze 2 und 3 des Beschlusses (EU, Euratom) 2015/443 aufrechtzuerhalten, kann es erforderlich sein, dass die Kommission die Anwendung der Rechte der betroffenen Personen beschränkt, um die Verarbeitungsvorgänge anderer Organe, Einrichtungen und sonstiger Stellen der Union oder zuständiger Behörden der Mitgliedstaaten zu schützen. Zu diesem Zweck sollte die Kommission diese betreffenden Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen und Behörden zu den Gründen für die Beschränkungen sowie zur Notwendigkeit und Verhältnismäßigkeit der Beschränkungen konsultieren.

(13)

Die Kommission muss möglicherweise auch die Unterrichtung betroffener Personen und die Anwendung anderer Rechte betroffener Personen im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten, die sie von Drittländern oder internationalen Organisationen erhalten hat, beschränken, um ihrer Pflicht zur Zusammenarbeit mit diesen Ländern oder Organisationen nachzukommen und so ein wichtiges Ziel des allgemeinen öffentlichen Interesses der Union zu wahren. Unter bestimmten Umständen können die Interessen oder Grundrechte der betroffenen Person jedoch Vorrang vor dieser Pflicht zur Zusammenarbeit haben.

(14)

Die Kommission sollte alle Beschränkungen transparent anwenden und im entsprechenden Verzeichnis eintragen.

(15)

Nach Artikel 25 Absatz 8 der Verordnung (EU) 2018/1725 können die für die Verarbeitung Verantwortlichen die Unterrichtung über die Gründe für die Anwendung einer Beschränkung auf die betroffene Person zurückstellen, unterlassen oder ablehnen, wenn diese Unterrichtung den Zweck der Beschränkung in irgendeiner Weise gefährden würde. Dies gilt insbesondere für Beschränkungen der in den Artikeln 16 und 35 der Verordnung (EU) 2018/1725 vorgesehenen Rechte.

(16)

Die Kommission sollte die vorgenommenen Beschränkungen regelmäßig überprüfen, um sicherzustellen, dass die Rechte der betroffenen Person auf Unterrichtung nach den Artikeln 16 und 35 der Verordnung (EU) 2018/1725 nur so lange beschränkt werden, wie dies erforderlich ist, um der Kommission die Gewährleistung ihrer Sicherheit und die Durchführung ihrer Sicherheitsuntersuchungen zu ermöglichen.

(17)

Werden andere Rechte betroffener Personen beschränkt, sollte der für die Verarbeitung Verantwortliche von Fall zu Fall prüfen, ob die Bekanntgabe der Beschränkung deren Zweck gefährden würde.

(18)

Der Datenschutzbeauftragte der Kommission sollte eine unabhängige Überprüfung der Anwendung von Beschränkungen vornehmen, um die Einhaltung dieses Beschlusses zu gewährleisten.

(19)

Der Europäische Datenschutzbeauftragte hat am 10. Dezember 2018 eine Stellungnahme abgegeben —