32002R1386

Verordnung (EG) Nr. 1386/2002 der Kommission

vom 29. Juli 2002

mit Durchführungsvorschriften zur Verordnung (EG) Nr. 1164/94 des Rates in Bezug auf die Verwaltungs- und Kontrollsysteme bei Kohäsionsfondsinterventionen und das Verfahren für die Vornahme von Finanzkorrekturen

DIE KOMMISSION DER EUROPÄISCHEN GEMEINSCHAFTEN -

gestützt auf den Vertrag zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft,

gestützt auf die Verordnung (EG) Nr. 1164/94 des Rates vom 16. Mai 1994 zur Errichtung des Kohäsionsfonds,(1) geändert durch die Verordnungen (EG) Nr. 1264/1999 und (EG) Nr. 1265/1999(2), insbesondere auf Artikel 12 Absatz 4 und Anhang II Artikel H Absatz 4,

in Erwägung nachstehender Gründe:

(1) Gemäß Artikel 12 Absatz 1 der Verordnung (EG) Nr. 1164/94 treffen die Mitgliedstaaten Maßnahmen, um eine effiziente und ordnungsgemäße Verwendung der Kohäsionsfondsmittel nach dem Grundsatz der wirtschaftlichen Haushaltsführung zu gewährleisten.

(2) Zu diesem Zweck müssen die Mitgliedstaaten ausreichende Anleitungen geben hinsichtlich der Organisation der einschlägigen Aufgaben bei den Stellen, die jeweils für die Durchführung der Vorhaben, für die Bescheinigung von Ausgaben und für die allgemeine Verwaltung und Koordinierung von Kohäsionsfondsinterventionen im Mitgliedstaat zuständig sind.

(3) Gemäß der Verordnung (EG) Nr. 1164/94 müssen die Mitgliedstaaten mit der Kommission zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass sie über einwandfrei funktionierende Verwaltungs- und Kontrollsysteme verfügen, und ihr bei Kontrollen, einschließlich Stichprobenkontrollen, jede erforderliche Hilfe leisten.

(4) Im Interesse harmonisierter Standards für die Bescheinigung von Ausgaben, für die Auszahlungen des Fonds beantragt werden, sollten der Inhalt der Bescheinigungen festgelegt und die Art und Qualität der ihnen zugrunde zu legenden Informationen näher bestimmt werden.

(5) Um der Kommission die Durchführung der Kontrollen gemäß Artikel 12 Absatz 2 der Verordnung (EG) Nr. 1164/94 zu ermöglichen, sollten die Mitgliedstaaten ihr auf Anfrage Daten übermitteln, die die für die Durchführung von Vorhaben und für die allgemeine Verwaltung und Koordinierung von Kohäsionsfondsinterventionen zuständigen Stellen zur Erfuellung der Verwaltungs-, Begleitungs- und Bewertungsanforderungen der genannten Verordnung benötigen. Der Inhalt solcher Daten und die technischen Spezifikationen für die Übermittlung von Dateien, soweit die Übermittlung in elektronischer Form erfolgt, sollten festgelegt werden. Die Kommission sollte sicherstellen, dass computergestützte und andere Daten vertraulich behandelt und sicher verwahrt werden.

(6) Diese Verordnung sollte die Bestimmungen der Verordnung (Euratom, EG) Nr. 2185/96 des Rates vom 11. November 1996 betreffend die Kontrollen und Überprüfungen vor Ort durch die Kommission zum Schutz der finanziellen Interessen der Europäischen Gemeinschaften vor Betrug und anderen Unregelmäßigkeiten(3) nicht berühren.

(7) Diese Verordnung sollte die Bestimmungen der Verordnung (EG) Nr. 1831/94 der Kommission vom 26. Juli 1994 betreffend Unregelmäßigkeiten und die Wiedereinziehung zu Unrecht gezahlter Beträge im Rahmen der Finanzierung des Kohäsionsfonds sowie die Einrichtung eines einschlägigen Informationssystems(4) nicht berühren.

(8) Das Verfahren gemäß Anhang II Artikel H der Verordnung (EG) Nr. 1164/94, einschließlich der Wiedereinziehung zu Unrecht gezahlter Beträge, der Rückzahlung an die Kommission und der Erhebung von Verzugszinsen, sollte im Einzelnen geregelt werden -

HAT FOLGENDE VERORDNUNG ERLASSEN:

KAPITEL I

Gegenstand und Anwendungsbereich

Artikel 1

Diese Verordnung legt Durchführungsvorschriften zur Verordnung (EG) Nr. 1164/94 in Bezug auf die Verwaltungs- und Kontrollsysteme bei Interventionen aus dem Kohäsionsfonds (im Folgenden "Fonds") gemäß Artikel 3 der genannten Verordnung, die erstmalig nach dem 1. Januar 2000 bewilligt wurden, und in Bezug auf das Verfahren für die Vornahme von Finanzkorrekturen bei solchen Interventionen, fest.

KAPITEL II

Verwaltungs- und Kontrollsysteme

Artikel 2

(1) Jeder Mitgliedstaat sorgt dafür, dass folgende Einrichtungen ausreichende Anleitungen hinsichtlich der Verwaltungs- und Kontrollsysteme erhalten, die erforderlich sind, um eine einwandfreie Verwaltung des Fonds in Übereinstimmung mit allgemein anerkannten Grundsätzen und Normen zu gewährleisten:

a) die Stellen, die für die Durchführung der Vorhaben gemäß Artikel 10 Absatz 4 der Verordnung (EG) Nr. 1164/94 zuständig sind (im Folgenden "Durchführungsstellen");

b) die Behörden oder Einrichtungen, die gemäß Artikel 12 Absatz 1 Buchstabe d) und Anhang II Artikel D Absatz 4 der Verordnung (EG) Nr. 1164/94 für die Bescheinigung von Ausgaben, für die Auszahlungen des Fonds beantragt werden, zuständig sind, einschließlich der nach Anhang II Artikel D Absatz 1 der Verordnung benannten Stellen, soweit es andere sind als die vorhergehenden (im Folgenden "Zahlstellen");

c) die Behörden, die für die allgemeine Verwaltung und Koordinierung von Interventionen des Fonds im betreffenden Mitgliedstaat zuständig sind (im Folgenden "Verwaltungsbehörden");

d) öffentliche oder private Einrichtungen oder Dienste jeder Art, die unter der Verantwortung von Verwaltungsbehörden oder Zahlstellen handeln oder Aufgaben für deren Rechnung gegenüber Durchführungsstellen ausführen (im Folgenden "zwischengeschaltete Stellen").

Insbesondere helfen die Anleitungen den Behörden und Einrichtungen bei der Errichtung der erforderlichen Systeme um die Richtigkeit, Ordnungsmäßigkeit und Zuschussfähigkeit von Anträgen auf eine Gemeinschaftsbeteiligung hinlänglich sicherzustellen und dafür zu sorgen, dass die Vorhaben gemäß den Bedingungen der entsprechenden Entscheidung und den im Einklang mit den verfolgten Zielsetzungen durchgeführt werden.

(2) Sofern die Durchführungsstelle nicht der Endempfänger der Fördermittel ist, schließt im Sinne dieser Verordnung "Durchführungsstelle" auch Einrichtungen oder Unternehmen ein, die als Konzessionsinhaber, Beauftragte oder in jeglicher sonstigen Funktion an der Durchführung des Vorhabens beteiligt sind.

(3) Soweit nicht anders bestimmt wird, bedeutet im Sinne dieser Verordnung "Vorhaben" jedes Einzelvorhaben, jede Vorhabensphase oder Gruppe von Vorhaben gemäß Artikel 1 Absatz 3 der Verordnung (EG) Nr. 1164/94 und jede Maßnahme gemäß Artikel 3 Absatz 2 der genannten Verordnung, die Gegenstand einer Entscheidung gemäß Artikel 10 Absatz 6 der genannten Verordnung (im Folgenden "Bewilligungsentscheidung") ist.

Artikel 3

Die Verwaltungs- und Kontrollsysteme von Verwaltungsbehörden, Zahlstellen, zwischengeschalteten Stellen und Durchführungsstellen sorgen unter Berücksichtigung der Verhältnismäßigkeit hinsichtlich des verwalteten Fördervolumens für

a) eine eindeutige Definition, klare Zuweisung und, soweit es für die Sicherstellung der wirtschaftlichen Haushaltsführung erforderlich ist, eine ausreichende Trennung von Aufgaben innerhalb der betreffenden Organisation;

b) wirksame Systeme, die gewährleisten, dass die Aufgaben in einer ordnungsgemäßen Weise ausgeführt werden;

c) im Fall der zwischengeschalteten Stellen, Berichterstattung an die verantwortliche Stelle über die Erfuellung ihrer Aufgaben und die hierzu eingesetzten Mittel.

Artikel 4

(1) Die in Artikel 3 genannten Verwaltungs- und Kontrollsysteme schließen Verfahren ein, um die Richtigkeit der in Rechnung gestellten Ausgaben zu prüfen und die Durchführung des Vorhabens von der Projektvorbereitung bis hin zur Inbetriebnahme der finanzierten Investition entsprechend den Bedingungen der einschlägigen Bewilligungsentscheidung und den mit den Vorhaben verfolgten Zielsetzungen und die Einhaltung der einschlägigen nationalen und Gemeinschaftsvorschriften, insbesondere hinsichtlich der Zuschussfähigkeit der Ausgaben aus dem Fonds, des Umweltschutzes, des Verkehrswesens, der transeuropäischen Netze, des Wettbewerbs und der Vergabe öffentlicher Aufträge, sicherzustellen.

Die Prüfungen umfassen alle Gesichtspunkte technischer, finanzieller oder adminstrativer Art, die für eine wirkungsvolle Verwendung der eingesetzten Mittel entscheidend sind.

(2) Die Verfahren schreiben vor, dass über die Prüfungen von Vorhaben vor Ort Aufzeichnungen zu erstellen sind. In den Aufzeichnungen sind die dabei verrichteten Prüfvorgänge, die Ergebnisse der Prüfung sowie die Maßnahmen aufzuführen, die bei vorgefundenen Abweichungen getroffen wurden. Sofern physische Prüfungen oder Akten-Prüfungen nicht erschöpfend sind, sondern aufgrund von Stichproben von Arbeiten oder Vorgängen durchgeführt wurden, sind in den Aufzeichnungen die ausgewählten Arbeiten und Vorgänge anzugeben und die Stichprobenmethode darzulegen.

Artikel 5

(1) Jeder Mitgliedstaat übermittelt der Kommission, innerhalb von drei Monaten ab dem Inkrafttreten dieser Verordnung, in Bezug auf Vorhaben, die erstmalig nach dem 1. Januar 2000 bewilligt wurden, Angaben über die Organisation der Verwaltungsbehörden, Zahlstellen und zwischengeschalteten Stellen, die für Interventionen des Fonds in seinem Staatsgebiet zuständig sind, über die in den betreffenden Behörden und Einrichtungen bestehenden Verwaltungs- und Kontrollsysteme und über etwaige Verbesserungen, die nach Maßgabe der in Artikel 2 Absatz 1 genannten Anleitungen geplant sind.

(2) Die Mitteilung enthält für jede Verwaltungsbehörde, Zahlstelle und zwischengeschaltete Stelle die folgenden Angaben:

a) die ihnen übertragenen Zuständigkeiten;

b) die Verteilung der Aufgaben zwischen ihren Dienststellen oder innerhalb einzelner Dienststellen, sowie zwischen Verwaltungsbehörde und Zahlstelle, wenn diese einer und derselben Stelle oder Einrichtung angehören;

c) die Verfahren zur Prüfung und Abnahme der Arbeiten, zur Annahme, Prüfung und Bestätigung der Anträge auf Erstattung der Ausgaben sowie zur Bewilligung, Ausführung und Verbuchung der Zahlungen an Begünstigte;

d) die Vorschriften für die Prüfung der Verwaltungs- und Kontrollsysteme.

(3) Die Kommission vergewissert sich in Zusammenarbeit mit dem Mitgliedstaat, dass die nach Absatz 1 und 2 dargestellten Verwaltungs- und Kontrollsysteme den durch die Verordnung (EG) Nr. 1164/94 sowie diese Verordnung geforderten Standards entsprechen, und unterrichtet darüber, inwieweit sie der Transparenz der Prüfungen der Interventionen des Fonds abträglich sind und geeignet erscheinen, zu verhindern, dass die Kommission ihre Verantwortlichkeiten gemäß Artikel 274 EG-Vertrag wahrnehmen kann. Überprüfungen der Wirksamkeit der Systeme werden regelmäßig vorgenommen.

Artikel 6

(1) Die Verwaltungs- und Kontrollsysteme müssen einen ausreichenden Prüfpfad aufweisen.

(2) Ein Prüfpfad ist ausreichend, wenn er Folgendes ermöglicht:

a) den Abgleich der der Kommission bescheinigten Gesamtbeträge mit den einzelnen Kostenaufstellungen und Belegen, die auf den verschiedenen Verwaltungsebenen und bei den Durchführungsstellen aufbewahrt werden;

b) die Überprüfung der Zuteilung und Überweisung der von der Gemeinschaft und dem Mitgliedstaat bereitgestellten Mittel;

c) die Überprüfung der Richtigkeit der Angaben, die über die Durchführung des Vorhabens entsprechend den Bedingungen der Bewilligungsentscheidung und den mit dem Vorhaben verfolgten Zielsetzungen übermittelt wurden.

(3) Eine indikative Beschreibung der Erfordernisse für einen ausreichenden Prüfpfad ist in Anhang I enthalten.

(4) Die Verwaltungsbehörde vergewissert sich,

a) dass Verfahren vorhanden sind, die gewährleisten, dass alle Unterlagen, die für die einzelnen im Rahmen des Vorhabens getätigten Ausgaben und Zahlungen, für die darin ausgeführten Arbeiten und für die diesbezüglichen Prüfungen relevant und für den Prüfpfad erforderlich sind, entsprechend den Anforderungen von Anhang II Artikel G Absatz 3 der Verordnung (EG) Nr. 1164/94 und Anhang I dieser Verordnung aufbewahrt werden;

b) dass die Stelle, die die Belege aufbewahrt, und ihr Sitz verzeichnet werden;

c) dass die Unterlagen Personen oder Einrichtungen zur Einsichtnahme verfügbar gemacht werden, die gewöhnlich zur Einsicht berechtigt sind.

(5) Zu den in Absatz 4 Buchstabe c) genannten Personen und Einrichtungen gehören:

a) Bedienstete der Verwaltungsbehörde, der Zahlstelle, der zwischengeschalteten Stellen sowie der Durchführungsstelle, die Zahlungsanträge bearbeiten;

b) die Dienststellen, die die Prüfung der Verwaltungs- und Kontrollsysteme vornehmen;

c) die Person oder Abteilung der Zahlstelle, die die Anträge auf Zwischen- und Abschlusszahlungen gemäß Artikel 12 Absatz 1 Buchstabe d) der Verordnung (EG) Nr. 1164/94 und Anhang II Artikel D Absatz 2 Buchstabe d) der genannten Verordnung bescheinigt, und die Person oder Stelle, die den Vermerk nach Artikel 12 Absatz 1 Buchstabe f) der genannten Verordnung erstellt;

d) entsprechend beauftragte Bedienstete der nationalen Prüfungsorgane und der Gemeinschaft.

Sie können verlangen, dass Auszüge oder Abschriften der in Absatz 4 genannten Dokumente und Buchführungsunterlagen ausgehändigt werden.

Artikel 7

Die Zahlstelle führt Buch über alle Beträge, die von bereits getätigten Zahlungen aus Gemeinschaftszuschüssen wiedereinzuziehen sind, und stellt sicher, dass die Beträge ohne ungerechtfertigte Verzögerungen eingezogen werden. Nach Wiedereinziehung erstattet sie die zu Unrecht geleisteten, wiedereingezogenen Zahlungen samt erhaltenen Verzugszinsen, indem sie ihre nächste Ausgabenerklärung und den entsprechenden Zahlungsantrag an die Kommission in Bezug auf das jeweilige Vorhaben um die betreffenden Beträge verringert. Falls dies nicht ausreicht, kann die Kommission verlangen, dass ihr der fehlende Betrag zurückgezahlt wird.

Einmal jährlich übermittelt die Zahlstelle der Kommission, als Anlage zu dem nach der Verordnung (EG) Nr. 1831/94 zu erstellenden vierten Quartalsbericht über Wiedereinziehungen, eine Aufstellung der zu dem jeweiligen Termin noch einzuziehenden Beträge, aufgegliedert nach dem Jahr der Ausstellung der Wiedereinziehungsanordnung.

KAPITEL III

Ausgabenbescheinigungen

Artikel 8

(1) Die in Artikel 12 Absatz 1 Buchstabe d) der Verordnung (EG) Nr. 1164/94 und in deren Anhang II Artikel D Absatz 2 Buchstabe d) vierter Gedankenstrich vorgesehenen Bescheinigungen der Ausgaben zu Zwischen- und Abschlusszahlungen werden in der in Anhang II der vorliegenden Verordnung vorgeschriebenen Form von einer Person oder Abteilung der Zahlstelle erstellt, die in ihrer Funktion von allen Dienststellen, die Zahlungsanträge bewilligen, unabhängig ist.

(2) Bevor sie eine Ausgabenerklärung bescheinigt, vergewissert sich die Zahlstelle, dass folgende Voraussetzungen erfuellt sind:

a) die Verwaltungsbehörde, zwischengeschaltete Stellen und die Durchführungsstelle haben die Voraussetzungen der Verordnung (EG) Nr. 1164/94, insbesondere Artikel 12 Absatz 1 Buchstaben c) und e) und Anhang II Artikel D Absatz 2 Buchstaben b) und d), erfuellt und die Bedingungen der Bewilligungsentscheidung eingehalten;

b) die Ausgabenerklärung enthält nur Ausgaben,

i) die während des in der Bewilligungsentscheidung festgesetzten Förderzeitraums tatsächlich getätigt wurden und durch quittierte Rechnungen oder gleichwertige Buchungsunterlagen belegt werden können;

ii) die Arbeiten betreffen, die zum Zeitpunkt der Einreichung des Förderantrags noch nicht materiell abgeschlossen waren;

iii) die durch den Fortgang oder Abschluss des Vorhabens entsprechend den Bedingungen der Bewilligungsentscheidung und den mit dem Vorhaben verfolgten Zielsetzungen gerechtfertigt sind.

(3) Damit vor Einreichung einer Ausgabenerklärung bei der Kommission zu jeder Zeit beurteilt werden kann, ob das Kontrollsystem und der Prüfpfad ausreichend sind, sorgt die Verwaltungsbehörde dafür, dass die Zahlstelle regelmäßig über die in dieser Behörde, in zwischengeschalteten Stellen und in der Durchführungsstelle angewandten Verfahren unterrichtet wird,

a) nach denen die Richtigkeit der in Rechnung gestellten Ausgaben und die Durchführung des Vorhabens entsprechend den Bedingungen der Bewilligungsentscheidung und den mit dem Vorhaben verfolgten Zielsetzungen geprüft wird;

b) die Einhaltung der einschlägigen Vorschriften sichergestellt wird;

c) der Prüfpfad aufrechterhalten wird.

(4) Sofern die Verwaltungsbehörde und die Zahlstelle dieselbe Stelle oder Einrichtung sind oder ihr angehören, sorgt diese für die Anwendung von Verfahren, die Kontrollstandards bieten, die den in den Absätzen 2 und 3 beschriebenen gleichwertig sind.

KAPITEL IV

Stichprobenkontrollen

Artikel 9

(1) Die Mitgliedstaaten sorgen für die Durchführung von Kontrollen der Vorhaben anhand angemessener Stichproben, um insbesondere

a) die Wirksamkeit der vorhandenen Verwaltungs- und Kontrollsysteme nachzuprüfen;

b) selektiv, aufgrund von Risikoanalysen, die auf den verschiedenen Ebenen ausgestellten Ausgabenerklärungen nachzuprüfen.

(2) Die für den Zeitraum 2000-2006 durchgeführten Kontrollen betreffen mindestens 15 % der gesamten zuschussfähigen Ausgaben, die für die während dieses Zeitraums erstmals bewilligten Vorhaben getätigt werden. Dieser Prozentsatz kann im Verhältnis zu den vor Inkrafttreten dieser Verordnung getätigten Ausgaben verringert werden. Die Kontrollen stützen sich auf eine repräsentative Stichprobe von Vorgängen, wobei die Anforderungen von Absatz 3 zu beachten sind.

Die Mitgliedstaaten bemühen sich, die Durchführung der Kontrollen gleichmäßig über den betreffenden Zeitraum zu verteilen. Sie gewährleisten eine angemessene Trennung der Aufgaben zwischen solchen Kontrollen einerseits und den Durchführungs- oder Auszahlungsverfahren in Bezug auf die Vorhaben andererseits.

(3) Bei der Auswahl der Stichprobe von Vorgängen, die kontrolliert werden sollen, wird Folgendes berücksichtigt:

a) die Notwendigkeit, in angemessenem Verhältnis Vorhaben verschiedener Typen und Größen zu prüfen;

b) etwaige Risikofaktoren, die bei nationalen oder Gemeinschaftskontrollen festgestellt wurden;

c) die Notwendigkeit, zu gewährleisten, dass die verschiedenen mit der Verwaltung und Durchführung der Vorhaben befassten Stellen sowie die beiden Interventionsbereiche (Verkehr und Umwelt) hinreichend kontrolliert werden.

Artikel 10

Bei den Kontrollen bemühen sich die Mitgliedstaaten, Folgendes zu überprüfen:

a) die Anwendung und Wirksamkeit der Verwaltungs- und Kontrollsysteme in der Praxis;

b) die Durchführung der Vorhaben entsprechend den Bedingungen der Bewilligungsentscheidung und den mit den Vorhaben verfolgten Zielsetzungen;

c) in einer angemessenen Anzahl von Fällen die Übereinstimmung der Buchführungsunterlagen mit den entsprechenden Belegen, die von zwischengeschalteten Stellen und der Durchführungsstelle aufbewahrt werden;

d) das Vorhandensein eines ausreichenden Prüfpfads;

e) bei einer angemessenen Anzahl von Ausgabenposten die Übereinstimmung der Art und des Zeitpunkts der Ausgaben mit den Gemeinschaftvorschriften, den genehmigten technischen Merkmalen des Vorhabens sowie den tatsächlich durchgeführten Arbeiten;

f) die tatsächliche Bereitstellung der entsprechenden Kofinanzierungsbeiträge seitens des Mitgliedstaats;

g) die Durchführung der kofinanzierten Vorhaben im Einklang mit den Gemeinschaftsvorschriften und -politiken gemäß Artikel 8 der Verordnung (EG) Nr. 1164/94.

Artikel 11

Bei den Kontrollen ist zu ermitteln, ob festgestellte Probleme systematisch auftreten, was bedeuten würde, dass weitere oder sämtliche von derselben Durchführungsstelle oder in dem betreffenden Mitgliedstaat durchgeführte Vorhaben ebenfalls gefährdet werden. Ferner sind die Ursachen derartiger Situationen, die gegebenenfalls erforderlichen weiteren Untersuchungen sowie die entsprechenden Abhilfe- und Präventivmaßnahmen zu ermitteln.

Artikel 12

Die Mitgliedstaaten unterrichten die Kommission bis spätestens zum 30. Juni jedes Jahres und erstmals bis zum 30. Juni 2003 nach Maßgabe von Anhang II Artikel G Absatz 1 der Verordnung (EG) Nr. 1164/94 über die Anwendung der Artikel 9, 10 und 11 der vorliegenden Verordnung im abgelaufenen Kalenderjahr und liefern zusätzlich alle erforderlichen Ergänzungen und Aktualisierungen der Beschreibung der Verwaltungs- und Kontrollsysteme, die gemäß Artikel 5 Absatz 1 mitgeteilt wurde.

KAPITEL V

Vermerk zum Abschluss eines Vorhabens

Artikel 13

Die Person oder Stelle, die beim Abschluss eines Vorhabens den Vermerk gemäß Artikel 12 Absatz 1 Buchstabe f) der Verordnung (EG) Nr. 1164/94 erstellt, ist in ihrer Funktion unabhängig von

a) der Verwaltungsbehörde, der Durchführungsstelle und zwischengeschalteten Stellen;

b) der Person oder Abteilung der Zahlstelle, die für die Ausfertigung der Bescheinigungen gemäß Artikel 8 Absatz 1 zuständig ist.

Sie führt ihre Prüfung nach international anerkannten Prüfungsstandards durch. Sie erhält von der Durchführungsstelle, von der Verwaltungsbehörde, der Zahlstelle und den zwischengeschalteten Stellen alle erforderlichen Auskünfte und Zugang zu den Aufzeichnungen und Belegen, die für die Erstellung des Vermerks erforderlich sind.

Artikel 14

Der Vermerk stützt sich auf eine Prüfung der Verwaltungs- und Kontrollsysteme, der Schlussfolgerungen, die aus durchgeführten Kontrollen zu ziehen sind, und, soweit notwendig, einer weiteren Stichprobe von Vorgängen, sowie des Schlussberichts gemäß Anhang II Artikel F Absatz 4 der Verordnung (EG) Nr. 1164/94. Die den Vermerk erstellende Person oder Stelle nimmt alle geeigneten Prüfungen vor, um eine hinreichende Zusicherung dafür zu erhalten, dass die bescheinigte Ausgabenerklärung richtig ist, die ihr zugrunde liegenden Vorgänge rechtmäßig und ordnungsgemäß sind und das Vorhaben entsprechend den Bedingungen der Bewilligungsentscheidung und den damit verfolgten Zielsetzungen durchgeführt wurde.

Der Vermerk ist auf der Basis des indikativen Musters im Anhang III zu erstellen und durch einen Bericht zu ergänzen, der alle wesentlichen Angaben enthält, auf die sich die darin geäußerte Beurteilung stützt, einschließlich eines Überblicks über die Prüffeststellungen aller von nationalen und Gemeinschaftseinrichtungen durchgeführten Kontrollen, die der den Vermerk erstellenden Person oder Stelle zugänglich gemacht wurden.

Artikel 15

Ist in Anbetracht erheblicher Mängel des Verwaltungs- oder Kontrollsystems, der großen Häufigkeit der festgestellten Unregelmäßigkeiten oder bestehender Zweifel an der ordnungsmäßigen Durchführung des Vorhabens eine zusammenfassende positive Zusicherung zur Gültigkeit des Antrags auf die Auszahlung des Restbetrags sowie der abschließenden Ausgabenbescheinigung nicht möglich, so wird in dem Vermerk auf diese Umstände hingewiesen und eine Schätzung des Umfangs des Problems sowie seiner finanziellen Auswirkungen vorgenommen.

In einem solchen Fall kann die Kommission um die Durchführung einer weiteren Kontrolle mit dem Ziel der Feststellung und Beseitigung von Unregelmäßigkeiten innerhalb eines bestimmten Zeitraums ersuchen.

KAPITEL VI

Form und Inhalt der Buchführungsdaten, die aufgezeichnet und der Kommission auf Anfrage mitgeteilt werden müssen

Artikel 16

(1) Die in Anhang I beschriebenen Buchführungsunterlagen über Vorhaben sind soweit möglich in computergestützter Form bereitzuhalten. Solche Daten sind der Kommission auf spezifische Anfrage zum Zweck der Durchführung von Akten- und Vor-Ort-Kontrollen zur Verfügung zu stellen, unbeschadet der Verpflichtung, jährliche Berichte gemäß Anhang II Artikel F Absatz 4 der Verordnung (EG) Nr. 1164/94 zu übermitteln.

(2) Die Kommission verständigt sich mit jedem Mitgliedstaat über den Inhalt der nach Absatz 1 zu übermittelnden computergestützten Angaben, über die Modalitäten der Übermittlung sowie über den gegebenenfalls benötigten Zeitraum für die Entwicklung notwendiger Computer-Systeme. Der Umfang der Angaben, die erbeten werden können, und die bei der Übermittlung von Dateien an die Kommission vorzugsweise anzuwendenden technischen Spezifikationen sind in den Anhängen IV und V angegeben.

(3) Auf schriftliche Anfrage der Kommission übermittelt der Mitgliedstaat die in Absatz 1 genannten Angaben innerhalb von 10 Arbeitstagen ab Eingang der Anfrage. Eine abweichende Frist kann zwischen der Kommission und dem Mitgliedstaat vereinbart werden, besonders wenn computergestützte Daten nicht verfügbar sind.

(4) Die Kommission stellt sicher, dass die von den Mitgliedstaaten übermittelten oder von ihr im Verlauf von Vor-Ort-Kontrollen gesammelten Angaben im Einklang mit Artikel 287 EG-Vertrag vertraulich behandelt und sicher aufbewahrt werden.

(5) Nach Maßgabe der einschlägigen Rechtsvorschriften des Mitgliedstaats erhalten die Bediensteten der Kommission Zugang zu allen Unterlagen, die zur Vorbereitung von Kontrollen im Sinne dieser Verordnung oder aufgrund solcher Kontrollen erstellt wurden, sowie zu den Daten, einschließlich der in computergestützter Form vorliegenden Daten.

KAPITEL VII

Finanzkorrekturen

Artikel 17

(1) Die Höhe der Finanzkorrekturen, die die Kommission gemäß Anhang II Artikel H Absatz 2 der Verordnung (EG) Nr. 1164/94 für einzelne oder systematische Unregelmäßigkeiten vornimmt, wird, soweit möglich und ausführbar, auf der Grundlage einzelner Dossiers ermittelt und entspricht, unter Berücksichtigung der Verhältnismäßigkeit, dem Betrag, der dem Fonds zu Unrecht belastet wurde.

(2) Ist eine genaue Quantifizierung der finanziellen Auswirkungen der Unregelmäßigkeit nicht möglich oder ausführbar oder wäre es unverhältnismäßig, die betreffenden Ausgaben ganz zu streichen, und stützt die Kommission daher Finanzkorrekturen auf eine Extrapolation oder einen Pauschalsatz, so verfährt sie folgendermaßen:

a) im Falle einer Extrapolation wendet sie eine repräsentative Stichprobe von Vorgängen mit ähnlichen Merkmalen an;

b) im Falle eines Pauschalsatzes bewertet sie die Bedeutung der Regelverletzung und den Umfang und die finanziellen Auswirkungen der Mängel des Verwaltungs- und Kontrollsystems, die zur festgestellten Unregelmäßigkeit geführt haben.

(3) Stützt die Kommission ihre Stellungnahme auf die Feststellungen kommissionsexterner Prüfer, so trifft sie ihre eigenen Schlussfolgerungen in Bezug auf die finanziellen Auswirkungen, nachdem sie die gemäß Artikel 12 Absätze 1 und 2 und Anhang II Artikel G Absatz 1 der Verordnung (EG) Nr. 1164/94 von dem betroffenen Mitgliedstaat getroffenen Maßnahmen, die gemäß der Verordnung (EG) Nr. 1831/94 vorgelegten Berichte und alle Antworten des Mitgliedstaats geprüft hat.

Artikel 18

(1) Die Frist, innerhalb der der betroffene Mitgliedstaat einer Aufforderung gemäß Anhang II Artikel H Absatz 1 Unterabsatz 1 der Verordnung (EG) Nr. 1164/94 nachkommen kann, seine Bemerkungen zu übermitteln, beträgt zwei Monate, es sei denn, die Kommission räumt in ausreichend begründeten Fällen eine längere Frist ein.

(2) Wenn die Kommission eine extrapolierte oder pauschale Finanzkorrektur vorschlägt, erhält der Mitgliedstaat Gelegenheit, durch eine Prüfung der betreffenden Dossiers nachzuweisen, dass der tatsächliche Umfang der Unregelmäßigkeit geringer war, als ihn die Kommission veranschlagt hat. In Abstimmung mit der Kommission kann der Mitgliedstaat den Umfang dieser Prüfung auf einen geeigneten Anteil oder eine Stichprobe der betroffenen Dossiers begrenzen.

Außer in ausreichend begründeten Fällen beträgt die eingeräumte Frist für diese Prüfung nicht mehr als zwei weitere Monate ab dem Ende der in Absatz 1 genannten Frist. Die Ergebnisse einer solchen Prüfung werden nach dem Verfahren des Anhangs II Artikel H Absatz 1 Unterabsatz 2 der Verordnung (EG) Nr. 1164/94 überprüft. Die Kommission berücksichtigt jedes von dem Mitgliedstaat binnen der vorgegebenen Fristen vorgelegte Beweismaterial.

(3) Wenn der Mitgliedstaat Einwendungen gegen die Bemerkungen der Kommission erhebt und eine Anhörung gemäß Anhang II Artikel H Absatz 1 Unterabsatz 2 der Verordnung (EG) Nr. 1164/94 stattfindet, läuft die Frist von drei Monaten, binnen der die Kommission einen Beschluss gemäß Anhang II Artikel H Absatz 2 der genannten Verordnung fasst, ab dem Tag der Anhörung.

Artikel 19

Wenn die Kommission Zahlungen gemäß Anhang II Artikel G Absatz 2 der Verordnung (EG) Nr. 1164/94 aussetzt, bemühen sich die Kommission und der betroffene Mitgliedstaat nach dem Verfahren und innerhalb der Fristen gemäß Artikel 18 Absätze 1 und 2 dieser Verordnung um eine Einigung. Wenn keine Einigung zustande kommt, gilt Artikel 18 Absatz 3.

Artikel 20

(1) Jede Rückzahlung an die Kommission nach Anhang II Artikel H Absatz 3 der Verordnung (EG) Nr. 1164/94 hat vor dem Fälligkeitsdatum zu erfolgen, das in der gemäß der Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Europäischen Gemeinschaften ausgestellten Wiedereinziehungsanordnung festgesetzt ist. Dieses Fälligkeitsdatum ist der letzte Tag des zweiten Monats, der dem Monat folgt, in dem die Einziehungsanordnung erlassen wurde.

(2) Bei verspäteter Rückzahlung werden ab dem Fälligkeitsdatum in Absatz 1 bis zum Datum der tatsächlichen Zahlung Verzugszinsen erhoben, die eineinhalb Prozentpunkte über dem von der Europäischen Zentralbank für ihre wesentlichen Refinanzierungsoperationen am ersten Arbeitstag des Monats, in den das Fälligkeitsdatum fällt, verwendeten Zinssatz liegen.

(3) Eine Finanzkorrektur nach Anhang II Artikel H Absatz 2 der Verordnung (EG) Nr. 1164/94 lässt die Verpflichtung des Mitgliedstaats unberührt, Rückforderungen gemäß Artikel 12 Absatz 1 Buchstabe h) der genannten Verordnung zu verfolgen.

(4) Wenn infolge einer Unregelmäßigkeit Beträge eingezogen werden sollen, leitet die zuständige Stelle oder Einrichtung das Wiedereinziehungsverfahren ein und unterrichtet die Durchführungsstelle, die Zahlstelle und die Verwaltungsbehörde darüber.

KAPITEL VIII

Allgemeine Bestimmungen und Schlussbestimmungen

Artikel 21

Diese Verordnung lässt die Befugnis der Mitgliedstaaten unberührt, nationale Vorschriften anzuwenden, die strenger sind als die in dieser Verordnung vorgesehenen Bestimmungen.

Artikel 22

Diese Verordnung lässt die Verpflichtungen der Mitgliedstaaten hinsichtlich Vorhaben, die erstmalig vor dem 1. Januar 2000 bewilligt wurden, unberührt, die ordnungsgemäße Durchführung der Vorhaben sicherzustellen, Unregelmäßigkeiten vorzubeugen und zu ahnden, und infolge von Unregelmäßigkeiten oder Fahrlässigkeit verloren gegangene Beträge zurückzufordern.

Artikel 23

Diese Verordnung tritt am siebten Tag nach ihrer Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften in Kraft.

Diese Verordnung ist in allen ihren Teilen verbindlich und gilt unmittelbar in jedem Mitgliedstaat.

Brüssel, den 29. Juli 2002

Für die Kommission

Michel Barnier

Mitglied der Kommission

(1) ABl. L 130 vom 25.5.1994, S. 1.

(2) ABl. L 161 vom 26.6.1999, S. 57 und 62.

(3) ABl. L 292 vom 15.11.1996, S. 2.

(4) ABl. L 191 vom 27.7.1994, S. 9.

ANHANG I

INDIKATIVE BESCHREIBUNG DER ANFORDERUNGEN FÜR EINEN AUSREICHENDEN PRÜFPFAD

(Artikel 6)

Ein ausreichender Prüfpfad im Sinne von Artikel 6 Absatz 2 ist vorhanden, wenn für ein bestimmtes Vorhaben, einschließlich einzelner Vorhaben, die einer Gruppe von Vorhaben angehören:

1. Die auf der angemessenen Verwaltungsebene geführten Buchführungsunterlagen detaillierte Angaben über die im kofinanzierten Vorhaben von der Durchführungsstelle und, wenn diese nicht der Endempfänger der Fördermittel ist, von den als Konzessionsinhaber, Beauftragter oder in jeglicher sonstigen Funktion an der Durchführung des Vorhabens beteiligten Einrichtungen oder Unternehmen tatsächlich getätigten Ausgaben enthält. Dazu gehören das Datum der Buchung, der Betrag jedes Ausgabenpostens, die Bezeichnung der Belege sowie das Datum der Zahlung und die Zahlungsweise; den Buchführungsunterlagen sind die erforderlichen Belege (z. B. Rechnungen) beizufügen.

2. In Fällen, in denen sich die Ausgabenposten nur teilweise auf das kofinanzierte Vorhaben beziehen, die Fehlerlosigkeit der Aufteilung der Ausgaben zwischen dem kofinanzierten Vorhaben und sonstigen Vorhaben nachgewiesen wird. Ein entsprechender Nachweis ist auch für Ausgabenarten zu liefern, die nur begrenzt oder im Verhältnis zu anderen Kosten als zuschussfähig anerkannt sind.

3. Die technischen Spezifikationen und der Finanzplan des Vorhabens, die Fortschrittsberichte, die Unterlagen über die Ausschreibungs- und Vergabeverfahren, sowie die Berichte über die nach Maßgabe von Artikel 4 vorgenommenen Prüfungen der Durchführung des Vorhabens ebenfalls auf der entsprechenden Verwaltungsebene zur Verfügung gehalten werden.

4. Bei der Erklärung der im kofinanzierten Vorhaben tatsächlich getätigten Ausgaben an die Zahlstelle die Angaben gemäß Absatz 1 in einer detaillierten, nach der Art der Arbeiten aufgeschlüsselten Ausgabenaufstellung zusammengefasst werden. Diese detaillierten Ausgabenaufstellungen bilden die Belege zu den Buchführungsunterlagen der Zahlstelle und die Grundlage für die Erstellung ihrer Ausgabenerklärungen an die Kommission.

5. In Fällen, in denen zwischen der Durchführungsstelle bzw. den an der Durchführung des Vorhabens beteiligten Einrichtungen oder Unternehmen und der Zahlstelle eine oder mehrere zwischengeschaltete Stellen tätig werden, jede zwischengeschaltete Stelle für ihren Zuständigkeitsbereich genaue Aufstellungen der auf der untergeordneten Ebene bearbeiteten Ausgabenbeträge als Belege für ihre eigenen Buchführungsunterlagen erhält, aufgrund derer sie zumindest eine Zusammenfassung der Ausgabenbeträge für das betreffende Vorhaben an die übergeordnete Ebene weitergibt.

6. In Fällen, in denen für die Buchungsdaten der elektronische Datentransfer gewählt wird, alle beteiligten Stellen von der untergeordneten Ebene alle erforderlichen Angaben für die Begründung ihrer Buchführungsunterlagen und der an die übergeordnete Ebene weitergegebenen Beträge erhalten. Somit wird ein ausreichender Prüfpfad von den der Kommission bescheinigten Gesamtbeträgen bis hin zu den einzelnen Ausgabenposten und den dazugehörigen Belegen auf der Ebene der Durchführungsstelle und der anderen an der Durchführung des Vorhabens beteiligten Einrichtungen oder Unternehmen gewährleistet.

ANHANG II

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Anlage zur Ausgabenerklärung: Beiträge, die seit der vorhergehenden Ausgabenerklärung wiedereingezogen und der vorliegenden Ausgabenerklärung berücksichtigt worden sind

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ANHANG III

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ANHANG IV

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ANHANG V

BEVORZUGTE TECHNISCHE SPEZIFIKATIONEN FÜR DIE ÜBERMITTLUNG VON EDV-DATEIEN AN DIE KOMMISSION

1. ÜBERMITTLUNGSMODUS

Die meisten der derzeitigen Übertragungsmittel können nach Absprache mit der Kommission benutzt werden. Es folgt eine nicht vollständige Liste der bevorzugten Mittel:

1.1. Magnetträger

- 3,5-Zoll-Diskette, 1,4 MB (Dos/Windows)

fakultative Kompression in ZIP-Format

- DAT-Kassette

4 mm DDS-1 (90 m)

- CD-ROM (WORM)

1.2. Elektronische Übermittlung

- Direkte E-Mail-Kommunikation

für Dateien bis 5 Mb

fakultative Kompression in ZIP-Format

- FTP-Übermittlung

fakultative Kompression in ZIP-Format

2. BEVORZUGTER STANDARD FÜR DIE ZUSAMMENSTELLUNG EINES AUSZUGS AUS EDV-DATEIEN DER MITGLIEDSTAATEN

Die bevorzugte Standarddatei weist die folgenden Merkmale auf:

1. Jeder Datensatz beginnt mit einem dreistelligen Code, der die darin enthaltenen Informationen beschreibt. Es gibt zwei Arten von Datensätzen:

1.a) Datensätze über Vorhaben, die durch den Code "PRJ" gekennzeichnet sind, enthalten allgemeine Informationen über das betreffende Vorhaben. Die zu erfassenden Angaben (Feld 1 bis 30) sind in Anhang IV Abschnitt 1.A beschrieben.

1.b) Datensätze über Ausgaben sind durch den Code "PAY" gekennzeichnet. Sie enthalten detaillierte Informationen über für das Vorhaben gemeldete Ausgaben. Die zu erfassenden Angaben (Feld 31 bis 64) sind in Anhang IV Abschnitt 1.B beschrieben.

2. Den "PRJ"-Datensätzen, die Angaben über das Vorhaben enthalten, folgen unmittelbar verschiedene "PAY"-Datensätze, die Ausgabenmeldungen für das betreffende Vorhaben enthalten; ansonsten können die "PRJ"- und "PAY"-Unterlagen in getrennten Dateien übermittelt werden.

3. Die Felder werden durch ein Semikolon (;) getrennt. Zwei aufeinander folgende Semikola zeigen ein Feld ohne Daten an ("leeres Feld").

4. Die Datensätze haben eine variable Länge. Jeder Datensatz endet mit "CR LF" oder "Carriage Return - Line Feed" (Hexadezimal: "0D 0A").

5. Der verwendete Code ist ASCII.

6. Numerische Datenfelder:

a) Dezimalzeichen: ".";

b) Das Zeichen ("+" oder "-") wird ganz links gesetzt, die Zahlen folgen ohne Leerstelle;

c) Feste Anzahl Dezimalstellen;

d) Es gibt keine Leerzeichen zwischen den Ziffern und keine Tausender-Trennzeichen;

7. Datumsformat: "TTMMJJJJ" (Tag zweistellig, Monat zweistellig, Jahr vierstellig).

8. Die Textdaten werden nicht zwischen Anführungszeichen (" ") gesetzt. Selbstverständlich dürfen Textdaten nicht das Trennzeichen "-;-" enthalten.

9. Alle Felder: keine Leerzeichen am Feldbeginn und am Feldende.

10. Eine Datei hätte somit folgendes Aussehen (Beispiel):

PRJ;2001E16COE001;Dublin Region Waste Water Treatment Scheme - Stage V;29122000;Department of Finance;Dublin Corporation;...

PAY;2001E16COE001;Dublin Region Waste Water Treatment Scheme - Stage V;1234;10000000;8000000;80 %;... ...

11. Für Dateien aus Griechenland ist der Code ELOT-928 oder ISO 8859-7 zu verwenden.

3. DOKUMENTATION

Jeder Datei sind Kontrolldaten beizufügen:

1. die Anzahl der Datensätze;

2. die Gesamtsumme;

3. die Gesamtsumme der Zwischensummen pro Vorhaben.

Für jedes Codefeld ist die Bedeutung der verwendeten Codes in der Datei anzugeben.

Die Gesamtsumme der Datensätze in den EDV-Dateien muss für jedes Vorhaben mit den Ausgabenerklärungen übereinstimmen, die bei der Kommission für den Zeitraum eingereicht werden, für den jeweils Informationen angefragt wurden. Differenzbeträge sind in einem der Datei beigefügten gesonderten Hinweis zu erläutern.