(1)

Im Statut der Beamten der Europäischen Union und in den Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten der Union („Statut“), die in der Verordnung (EWG, Euratom, EGKS) Nr. 259/68 (1) festgelegt sind, ist vorgeschrieben, dass die Kommission bestimmte Anträge und Beschwerden zu bearbeiten hat. Diese Aufgaben werden hauptsächlich von dem für Einsprüche und die Überwachung von Fällen zuständigen Referat der Generaldirektion Humanressourcen und Sicherheit („GD HR“) wahrgenommen, das jeweils die relevanten Tatsachen ermittelt und rechtlich bewertet, um die Anstellungsbehörde oder die für den Abschluss von Dienstverträgen zuständige Behörde („Behörde“) bei der Entscheidungsfindung zu unterstützen.

(2)

Artikel 22c des Statuts schreibt vor, dass die Kommission im Einklang mit den Artikeln 24 und 90 des Statuts ein Verfahren zur Bearbeitung von Beschwerden von Beamten über ihre Behandlung nach oder infolge der Meldung einer schweren Unregelmäßigkeit gemäß den Artikeln 22a und 22b des Statuts einführt (2).

(3)

Artikel 24 des Statuts sieht vor, dass die Kommission ihren Beamten Beistand leistet, insbesondere beim Vorgehen gegen die Urheber von Drohungen, Beleidigungen, übler Nachrede, Verleumdungen und Anschlägen auf die Person oder das Vermögen, die auf Grund ihrer Dienststellung oder ihres Amtes gegen sie oder ihre Familienangehörigen gerichtet werden.

(4)

Gemäß Artikel 90 Absätze 1 und 2 des Statuts kann jede Person, auf die das Statut Anwendung findet, einen Antrag auf Erlass einer sie betreffenden Entscheidung an die Behörde richten oder sich mit einer Beschwerde gegen eine sie beschwerende Maßnahme an die Behörde wenden.

(5)

Im Zusammenhang mit diesen Tätigkeiten sammelt und verarbeitet die Kommission einschlägige Informationen. Diese Informationen umfassen auch personenbezogene Daten, insbesondere Identifikations-, Kontakt- und Verhaltensdaten. Die zuständigen Dienststellen der Kommission übermitteln den anderen Dienststellen der Kommission personenbezogene Daten, von denen sie hierfür Kenntnis haben müssen.

(6)

Die personenbezogenen Daten werden in einer gesicherten physischen und elektronischen Umgebung gespeichert, um einen unberechtigten Zugriff oder eine unrechtmäßige Weitergabe von Daten an Personen zu verhindern, die diese nicht kennen müssen. Nach der Verarbeitung werden die Daten im Einklang mit den geltenden Vorschriften der Kommission gespeichert (3).

(7)

Die Kommission ist bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben nach dem Statut verpflichtet, die Rechte natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten zu achten, die in Artikel 8 Absatz 1 der Charta der Grundrechte der Europäischen Union, in Artikel 16 Absatz 1 des Vertrags sowie in der Verordnung (EU) 2018/1725 des Europäischen Parlaments und des Rates (4) anerkannt werden. Zugleich ist die Kommission verpflichtet, die strengen Vorschriften über die Wahrung der Vertraulichkeit und des Berufsgeheimnisses einzuhalten.

(8)

Unter bestimmten Umständen ist es erforderlich, die Rechte der betroffenen Personen gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 mit der Notwendigkeit in Einklang zu bringen, die Verhütung, Ermittlung, Aufdeckung und Verfolgung von Straftaten und eine wirksame Reaktion der Kommission auf mutmaßliche Belästigungen und andere unangemessene Verhaltensweisen oder Angriffe sowie die uneingeschränkte Achtung der Grundrechte und Grundfreiheiten anderer betroffener Personen sicherzustellen. Zu diesem Zweck ist in Artikel 25 Absatz 1 Buchstaben b, c, g und h der Verordnung (EU) 2018/1725 für die Kommission die Möglichkeit vorgesehen, die Anwendung der Artikel 14 bis 17, 19, 20 und 35 sowie des Transparenzgrundsatzes nach Artikel 4 Absatz 1 Buchstabe a, soweit dessen Bestimmungen den in den Artikeln 14 bis 17, 19 und 20 der genannten Verordnung festgelegten Rechten und Pflichten entsprechen, zu beschränken.

(9)

Letzteres kann der Fall sein, wenn es um die Übermittlung von Informationen über die Verarbeitung personenbezogener Daten an die Person, welche Gegenstand eines Antrags oder einer Beschwerde ist (d. h. den „Betroffenen“) geht, insbesondere wenn das betreffende Verfahren auf einem Antrag auf Beistand nach Artikel 24 des Statuts wegen mutmaßlicher Belästigung basiert. Die Kommission kann nach Artikel 25 Absatz 1 Buchstabe h der Verordnung (EU) 2018/1725 beschließen, die Übermittlung derartiger Informationen an den Betroffenen zu beschränken, um die Rechte und Freiheiten des Antragstellers, Beschwerdeführers oder Zeugen zu beschränken. Sie kann dies insbesondere beschließen, um die letztgenannten Personen vor möglichen Vergeltungsmaßnahmen von Betroffenen zu schützen, gegen die gutgläubig Vorwürfe erhoben wurden, welche keine Maßnahmen der Verwaltung nach sich gezogen haben. In manchen Situationen kann es erforderlich sein, die Bereitstellung solcher Informationen zu beschränken, um zu verhindern, dass es in der Kommission (und insbesondere in der Organisationseinheit, in der der Betroffene mit dem Antragsteller, Beschwerdeführer und/oder Zeugen zusammenarbeitet) zu Belästigungen oder anderen unangemessenen Verhaltensweisen oder Angriffen kommt.

(10)

Auch kann es sich als notwendig erweisen, sonstige Rechte des Betroffenen zu beschränken, falls durch die Ausübung dieser Rechte Informationen über den Antragsteller, Beschwerdeführer oder Zeugen, der um die Nichtoffenlegung seiner Identität gebeten hat, offengelegt würden. In einem solchen Fall kann die Kommission beschließen, den Zugang zu der Erklärung über den Betroffenen oder dessen sonstige Rechte zu beschränken, um die Rechte und Freiheiten des Antragstellers, Beschwerdeführers oder Zeugen aus den in Erwägungsgrund 9 genannten Gründen zu beschränken. Die Kommission kann zu dem in Artikel 25 Artikel 1 Buchstabe h der Verordnung (EU) 2018/1725 genannten Zweck beschließen, so zu verfahren.

(11)

Eine Beschränkung der Rechte des Betroffenen kann auch notwendig sein, um mit der Ausübung öffentlicher Gewalt verbundene Kontroll-, Überwachungs-, und Ordnungsfunktionen in Fällen zu wahren, in denen es um ein wichtiges Ziel des allgemeinen öffentlichen Interesses der Union geht, nämlich um eine wirksame Reaktion der Kommission auf mutmaßliche Belästigungen und andere unangemessene Verhaltensweisen oder Angriffe. Das Unterbinden von Belästigungen und anderen unangemessenen Verhaltensweisen oder Angriffen ist ein wichtiges Ziel des allgemeinen öffentlichen Interesses der Union und somit auch der Kommission. Außerdem ist die Kommission nach Artikel 24 des Statuts verpflichtet, ihren Beamten Beistand zu leisten. Um die Bediensteten nicht davon abzuhalten, mutmaßliche Fälle von Belästigung und anderen unangemessenen Verhaltensweisen oder Angriffe zu melden und in diesem Zusammenhang um Beistand zu ersuchen (der im öffentlichen Interesse der Union liegt), muss sichergestellt werden, dass Betroffene keine Kenntnis von dem sie betreffenden Antrag auf Beistand erhalten. Besonders wichtig kann dies in Fällen sein, in denen die Behörde zu dem Schluss gelangt, dass keine Belästigung im Sinne des Statuts stattgefunden hat. In einem solchen Fall würde das öffentliche Interesse der Union erfordern, dass der Betroffene keine Kenntnis von dem Antrag auf Beistand erhält, um die Rückgriffsmöglichkeit der Beamten auf das Beistandsverfahren nach Artikel 24 des Statuts zu wahren und neue Konflikte zu vermeiden. Diesbezüglich kann die Kommission beschließen, die Rechte des Betroffenen zu den in Artikel 25 Absatz 1 Buchstaben c und g der Verordnung (EU) 2018/1725 genannten Zwecken zu beschränken.

(12)

Es kann auch erforderlich sein, die Rechte des Betroffenen zu beschränken, um die Verhütung, Ermittlung, Aufdeckung und Verfolgung von Straftaten zu gewährleisten, welche von Antragstellern, Beschwerdeführern oder Zeugen in Bezug auf den Betroffenen gemeldet werden. Beispielsweise können Antragsteller, Beschwerdeführer und Zeugen unangemessenes Verhalten oder Mobbing bzw. sexuelle Belästigung melden. In derartigen Fällen kann die Kommission beschließen, die Rechte des Betroffenen zu den in Artikel 25 Absatz 1 Buchstabe b der Verordnung (EU) 2018/1725 genannten Zwecken zu beschränken.

(13)

Gemäß dem Statut hat die Kommission sicherzustellen, dass im Rahmen der genannten Verordnungen eingereichte Anträge und Beschwerden vertraulich behandelt werden. Um diese Vertraulichkeit unter Einhaltung der Standards für den Schutz personenbezogener Daten gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 zu gewährleisten, ist es erforderlich, interne Vorschriften zu erlassen, nach denen die Kommission die Rechte der betroffenen Personen gemäß Artikel 25 Absatz 1 Buchstaben b, c, g und h der Verordnung (EU) 2018/1725 beschränken kann.

(14)

Diese internen Vorschriften sollten für alle Verarbeitungsvorgänge gelten, die die Kommission bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben im Zusammenhang mit der Bearbeitung von Anträgen und Beschwerden gemäß dem Statut durchführt.

(15)

Zur Einhaltung der Artikel 14, 15 und 16 der Verordnung (EU) 2018/1725 sollte die Kommission durch die auf ihrer Website veröffentlichten Datenschutzhinweise alle betroffenen Personen transparent und kohärent über die Tätigkeiten, bei denen die Kommission ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, informieren. Darüber hinaus sollte die Kommission gegebenenfalls alle Personen, die an einem Antrag oder an einer Beschwerde beteiligt sind (Antragsteller, Beschwerdeführer, Betroffene und Zeugen), einzeln und in geeigneter Form in Kenntnis setzen.

(16)

Die Kommission sollte alle Beschränkungen transparent anwenden und in dem entsprechenden Verzeichnis erfassen.

(17)

Was etwaige Beschränkungen der Anwendung des Artikels 16 der Verordnung (EU) 2018/1725 anbelangt, welcher vorsieht, dass die betroffene Person innerhalb eines Monats in Kenntnis zu setzen ist, falls bei ihr keine personenbezogenen Daten erhoben wurden, so sollte die Kommission innerhalb eines Monats ein Protokoll erstellen, in dem die Gründe für etwaige Beschränkungen festgehalten werden. Dieses Protokoll sollte zudem eine Einzelfallprüfung der Erforderlichkeit und Angemessenheit der Beschränkung enthalten.

(18)

Nach Artikel 25 Absatz 8 der Verordnung (EU) 2018/1725 können die für die Verarbeitung Verantwortlichen die Unterrichtung über die wesentlichen Gründe für die Anwendung einer Beschränkung auf die betroffene Person zurückstellen, unterlassen oder ablehnen, wenn diese Unterrichtung die Wirkung der Beschränkung zunichtemachen würde. Dies gilt insbesondere für Beschränkungen der Anwendung der Artikel 16 und 35 dieser Verordnung.

(19)

Die Kommission sollte alle vorgenommenen Beschränkungen regelmäßig überprüfen, um sicherzustellen, dass die Rechte der betroffenen Person auf Unterrichtung nach den Artikeln 16 und 35 der Verordnung (EU) 2018/1725 nur so lange beschränkt werden, wie dies aus den in Erwägungsgrund 8 genannten Gründen erforderlich ist.

(20)

Bei der Beantwortung von Anträgen nach den Artikeln 22c und 24 und Artikel 90 Absatz 1 des Statuts beziehungsweise von Beschwerden nach Artikel 22c und Artikel 90 Absatz 2 des Statuts sowie bei Abschluss solcher Anträge und Beschwerden (je nachdem, was zuerst eintritt) sollte die Anwendung etwaiger Beschränkungen überprüft werden. Danach sollte die Kommission alljährlich prüfen, inwieweit es erforderlich ist, etwaige Beschränkungen aufrechtzuerhalten.

(21)

In bestimmten Fällen kann es sich als erforderlich erweisen, die Anwendung einer Beschränkung, insbesondere einer Beschränkung der Anwendung des Artikels 16 der Verordnung (EU) 2018/1725, aufrechtzuerhalten, bis die betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr von der Kommission gespeichert werden. In solch einem Fall sollte die betroffene Person nicht über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten informiert werden. Ein derartige Situation kann insbesondere vorliegen, wenn ein hohes Risiko besteht, dass durch die Inkenntnissetzung des Betroffenen über die Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten die Rechte und Freiheiten anderer Personen beeinträchtigt werden können. Dies kann der Fall sein, wenn die Behörde einen gutgläubig eingereichten Antrag auf Beistand im Zusammenhang mit mutmaßlich unangemessenem Verhalten eines Betroffenen abweist und dieser Betroffene und der Antragsteller in ein und derselben Organisationseinheit zusammenarbeiten. In solch einer Situation besteht die Gefahr, dass sich der Antragsteller Vergeltungsmaßnahmen ausgesetzt sieht und dass das Arbeitsklima der Organisationseinheit beeinträchtigt wird. In solch einem Fall sollten die personenbezogenen Daten der betroffenen Person nur so lange gespeichert werden, wie es für die Bearbeitung des Antrags und/oder der Beschwerde erforderlich und wie die betreffende Beschwerde Gegenstand eines etwaigen Rechtsstreits ist.

(22)

Der Datenschutzbeauftragte der Europäischen Kommission sollte eine unabhängige Überprüfung der Anwendung von Beschränkungen vornehmen, um die Einhaltung dieses Beschlusses zu gewährleisten.

(23)

Der Europäische Datenschutzbeauftragte wurde angehört und hat am 23. September 2021 eine Stellungnahme abgegeben —