1.   Formandskabet for det fælles udvalg varetages i fællesskab af en repræsentant for Den Europæiske Union og en repræsentant for Japan (»formænd«).

2.   I det fælles udvalg repræsenteres Den Europæiske Union af Europa-Kommissionen, der bistås af Den Europæiske Unions Luftfartssikkerhedsagentur og ledsages af luftfartsmyndighederne i EU-medlemsstaterne.

3.   Japan repræsenteres i det fælles udvalg af udenrigsministeriet og/eller Japans repræsentation i Den Europæiske Union og ledsaget af ministeriet for land, infrastruktur, transport og turisme.

1.   Det fælles udvalg mødes med jævne mellemrum på anmodning af en af parterne.

2.   Mødestedet veksler så vidt muligt mellem Bruxelles og Tokyo. Alternativt kan der afholdes drøftelser via videokonference. Afgørelser og henstillinger, der vedtages på videokonference, har samme værdi som afgørelser og henstillinger, der vedtages på fysiske møder. Når mødedato og -sted er aftalt mellem parterne, indkaldes der til møder af Europa-Kommissionen på Den Europæiske Unions vegne og af udenrigsministeriet på Japans vegne.

3.   Det fælles udvalgs møder er ikke åbne for offentlig deltagelse, medmindre formændene træffer anden aftale. En pressemeddelelse kan udsendes efter fælles overenskomst mellem formændene, når møderne er afsluttet.

4.   Møder afholdes og dokumenter affattes på engelsk. Omkostninger til tolkning og oversættelse til et andet sprog afholdes af den part, der anmoder herom.

1.   Inden hvert møde underretter parterne hinanden om den planlagte sammensætning af deres respektive delegationer og udpeger deres respektive formænd.

2.   Formændene kan på ad hoc-basis beslutte at indbyde eksterne parter til at deltage i møder i det fælles udvalg for at give oplysninger om bestemte emner eller som observatører.

1.   Formændene udarbejder ved fælles overenskomst den foreløbige dagsorden for hvert møde. Denne foreløbige dagsorden og eventuelle relevante dokumenter sendes af sekretærerne til deltagerne senest 15 arbejdsdage før mødedatoen.

2.   Det fælles udvalg vedtager dagsordenen ved hvert mødes begyndelse. Punkter, som ikke findes på den foreløbige dagsorden, kan optages på dagsordenen, hvis parterne beslutter det.

3.   Formændene kan ved fælles overenskomst ændre den i stk. 1 omhandlede frist for fremsendelse af dokumenter, herunder den foreløbige dagsorden, for at tage hensyn til kravene i parternes interne procedurer eller sagens hastende karakter.

1.   Der udarbejdes et udkast til referat efter hvert møde i det fælles udvalg. Det skal indeholde de afgørelser og henstillinger, der er vedtaget, og de konklusioner, der er opnået enighed om.

2.   Når mødereferatet er godkendt, underskrives det af formændene, og hver part arkiverer et originalt eksemplar eller en skannet kopi. Det er muligt at foretage elektronisk underskrift og arkivering.

1.   Det fælles udvalg vedtager sine afgørelser og henstillinger ved konsensus mellem parterne.

2.   Det fælles udvalgs afgørelser og henstillinger benævnes henholdsvis »afgørelse« og »henstilling« efterfulgt af et løbenummer, datoen for vedtagelsen og en beskrivelse af emnet.

3.   Det fælles udvalgs afgørelser og henstillinger undertegnes af formændene.

4.   Alle afgørelser vedtaget af det fælles udvalg gennemføres af parterne i overensstemmelse med deres egne interne procedurer.

5.   Afgørelser vedtaget af det fælles udvalg kan offentliggøres af parterne i deres respektive officielle tidender. Henstillinger og andre akter, der vedtages af det fælles udvalg, kan offentliggøres, hvis parterne beslutter det. Hver part beholder et originalt eksemplar eller en skannet kopi af afgørelserne og henstillingerne.

1.   Parterne er hver især ansvarlige for at afholde de udgifter, de har som følge af deres deltagelse i det fælles udvalgs møder og møder i overensstemmelse med det fælles udvalgs afgørelser og henstillinger, herunder udgifter til personale, rejser og underhold samt omkostninger i forbindelse med postforsendelser og telekommunikation.

2.   Udgifter i forbindelse med den materielle tilrettelæggelse af møderne afholdes af den part, der er vært for mødet.