(1)

Ifølge vedtægten for tjenestemænd og om ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i Den Europæiske Union som fastlagt i Rådets forordning (EØF, Euratom, EKSF) nr. 259/68 (1) (»personalevedtægten«) skal Kommissionen reagere på visse ansøgninger og klager. Disse opgaver udføres hovedsageligt af kontoret »Klager og opfølgning af retssager« i Generaldirektorat for Menneskelige Ressourcer og Sikkerhed (»GD HR«), som fastlægger de relevante faktiske omstændigheder og vurderer dem ud fra et juridisk synspunkt med henblik på at bistå ansættelsesmyndigheden eller den myndighed, der er ansvarlig for at indgå ansættelseskontrakter (»myndigheden«) med at træffe en afgørelse.

(2)

I henhold til personalevedtægtens artikel 22c skal Kommissionen i overensstemmelse med vedtægtens artikel 24 og 90 indføre en procedure for behandling af klager indgivet af tjenestemænd over den måde, hvorpå de er blevet behandlet, efter eller som følge af at have indberettet en alvorlig uregelmæssighed i henhold til personalevedtægtens artikel 22a og 22b (2).

(3)

I henhold til personalevedtægtens artikel 24 skal Kommissionen yde tjenestemænd bistand ved retsforfølgning mod personer, der har fremsat trusler, krænkelser, injurier, ærerørige beskyldninger eller foretaget angreb på person eller formue, rettet mod tjenestemanden eller dennes familie på baggrund af hans stilling eller hverv.

(4)

Enhver person, der er omfattet af denne vedtægt, kan forelægge en ansøgning for ansættelsesmyndigheden om at træffe en beslutning for sit vedkommende eller indbringe en klage over en akt, der går ham imod, jf. personalevedtægtens artikel 90, stk. 1 og 2.

(5)

I forbindelse med disse aktiviteter indsamler og behandler Kommissionen relevante oplysninger. Disse oplysninger omfatter personoplysninger, navnlig identifikations-, kontakt- og adfærdsoplysninger. De kompetente tjenestegrene i Kommissionen videregiver personoplysninger til andre af Kommissionens tjenestegrene, i det omfang det er nødvendigt.

(6)

Personoplysningerne lagres i et sikret fysisk og elektronisk miljø for at forhindre ulovlig adgang til eller videregivelse af oplysninger til personer, der ikke behøver at kende dem. Når behandlingen er afsluttet, gemmes oplysningerne i overensstemmelse med Kommissionens gældende regler (3).

(7)

Under udførelsen af sine opgaver i henhold til personalevedtægten er Kommissionen forpligtet til at overholde fysiske personers rettigheder med hensyn til behandling af personoplysninger, jf. artikel 8, stk. 1, i Den Europæiske Unions charter om grundlæggende rettigheder og traktatens artikel 16, stk. 1, samt de rettigheder, der er fastsat i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2018/1725 (4). Samtidig er Kommissionen forpligtet til at overholde strenge regler om fortrolighed og tavshedspligt.

(8)

I visse tilfælde er det nødvendigt at afveje hensynet til de registreredes rettigheder i henhold til forordning (EU) 2018/1725 mod behovet for at garantere forebyggelse, undersøgelse, afsløring og retsforfølgning af strafbare handlinger samt at sikre, at Kommissionen kan reagere effektivt på påstande om chikane og anden upassende adfærd eller angreb, og at andre registreredes grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder også overholdes til fulde. Med henblik herpå fastsættes det i artikel 25, stk. 1, litra b), c), g) og h), i forordning (EU) 2018/1725, at Kommissionen kan begrænse anvendelsen af artikel 14-17, artikel 19, 20 og 35 samt gennemsigtighedsprincippet i artikel 4, stk. 1, litra a), for så vidt bestemmelserne heri svarer til de rettigheder og forpligtelser, der er fastsat i nævnte forordnings artikel 14-17, 19 og 20.

(9)

Dette kan især være tilfældet, for så vidt angår meddelelse af oplysninger om behandling af personoplysninger til den person, som er genstand for en ansøgning eller en klage (»den berørte person«), især hvis proceduren udspringer af en ansøgning om bistand i henhold til personalevedtægtens artikel 24 med påstand om chikane. Kommissionen kan beslutte at begrænse meddelelsen af sådanne oplysninger til den berørte person for at beskytte ansøgerens, klagerens eller vidnets rettigheder og frihedsrettigheder i henhold til artikel 25, stk. 1, litra h) i forordning (EU) 2018/1725. Kommissionen kan navnlig beslutte at gøre dette for at beskytte personer mod eventuelle repressalier fra de berørte personer, mod hvilke der i god tro er rettet beskyldninger, som dog ikke har ført til foranstaltninger fra administrationens side. I visse situationer kan det være nødvendigt at begrænse meddelelsen af sådanne oplysninger for at forhindre chikane eller anden upassende adfærd eller angreb i Kommissionen (især i den organisatoriske enhed, hvor den berørte person arbejder sammen med ansøgeren, klageren og/eller vidnet).

(10)

Det kan også være nødvendigt at begrænse andre af den berørte persons rettigheder, hvis udøvelsen af disse rettigheder vil afsløre oplysninger om ansøgeren, klageren eller et vidne, som har anmodet om, at vedkommendes identitet ikke oplyses. I et sådant tilfælde kan Kommissionen af de årsager, der er anført i betragtning 9, beslutte at begrænse den berørte persons ret til indsigt i erklæringen eller vedkommendes øvrige rettigheder for at beskytte ansøgerens, klagerens eller vidnets rettigheder og frihedsrettigheder. Kommissionen kan beslutte at gøre dette i henhold til artikel 25, stk. 1, litra h), i forordning (EU) 2018/1725.

(11)

Det kan også være nødvendigt at begrænse den berørte persons rettigheder for at sikre en overvågnings-, tilsyns- eller reguleringsfunktion, som er forbundet med udøvelsen af offentlig myndighed i en sag, hvor et vigtigt mål i Unionens almene interesse er på spil, nemlig at sikre, at Kommissionen kan reagere effektivt på påstande om chikane og enhver anden form for upassende adfærd eller angreb. Bekæmpelse af chikane og enhver anden form for upassende adfærd eller angreb er et vigtigt mål af almen interesse for Unionen, herunder for Kommissionen. Dertil kommer, at Kommissionen har pligt til at bistå ansatte i henhold til personalevedtægtens artikel 24. For ikke af afholde ansatte fra at indberette formodede tilfælde af chikane og anden upassende adfærd eller angreb og fra at ansøge om bistand i denne forbindelse, hvilket er i Unionens almene interesse, skal det sikres, at de berørte personer ikke får kendskab til den ansøgning om hjælp, som vedrører dem. Dette kan være særlig vigtigt i sager, hvor myndigheden finder, at der ikke har fundet chikane sted i henhold til personalevedtægten. I en sådan situation kræver hensynet til Unionens almene interesse, at den berørte person ikke får kendskab til ansøgningen om bistand, således at ansatte fortsat kan benytte proceduren i personalevedtægtens artikel 24, og nye konflikter forhindres. Kommissionen kan beslutte at begrænse den berørte persons rettigheder i henhold til artikel 25, stk. 1, litra c) og g) i forordning (EU) 2018/1725.

(12)

Det kan også være nødvendigt at begrænse den berørte persons rettigheder for at garantere forebyggelsen, undersøgelsen, opdagelsen og retsforfølgningen af strafbare handlinger, som ansøgere, klagere eller vidner indberetter til Kommissionen vedrørende den berørte person. Ansøgere, klagere og vidner kan f.eks. indberette upassende adfærd og psykisk og seksuel chikane. Kommissionen kan i så tilfælde beslutte at begrænse den berørte persons rettigheder i henhold til artikel 25, stk. 1, litra b), i forordning (EU) 2018/1725.

(13)

Ifølge personalevedtægten skal Kommissionen sikre, at ansøgninger og klager, der indgives i henhold til denne, behandles fortroligt. For at sikre fortrolighed og samtidig overholde kravene til beskyttelse af personoplysninger i henhold til forordning (EU) 2018/1725 er det nødvendigt at vedtage interne regler, hvorefter Kommissionen kan begrænse de registreredes rettigheder i overensstemmelse med artikel 25, stk. 1, litra b), c), g) og h), i forordning (EU) 2018/1725.

(14)

De interne regler bør finde anvendelse på al behandling, som Kommissionen foretager i forbindelse med sine opgaver vedrørende behandlingen af ansøgninger og klager i henhold til personalevedtægten.

(15)

For at efterleve artikel 14, 15 og 16 i forordning (EU) 2018/1725 bør Kommissionen oplyse alle fysiske personer om de af dens aktiviteter, der indebærer behandling af deres personoplysninger, og om deres rettigheder på en gennemsigtig og sammenhængende måde via en databeskyttelsesmeddelelse, der offentliggøres på Kommissionens websted. Hvis det er relevant, bør Kommissionen derudover på passende vis underrette de registrerede, der er involverede i en ansøgning eller en klage, dvs. ansøgere og klagere, berørte personer og vidner.

(16)

Kommissionen bør behandle alle begrænsninger på en gennemsigtig måde og registrere enhver anvendelse af begrænsninger i det tilhørende registreringssystem.

(17)

Hvad angår begrænsninger i anvendelsen af artikel 16 i forordning (EU) 2018/1725, hvori det fastsættes, at såfremt der ikke er indsamlet personoplysninger hos den registrerede, skal den registrerede oplyses herom senest inden for en måned, bør Kommissionen inden for en måned føre en fortegnelse med beskrivelse af årsagerne til, at eventuelle begrænsninger er blevet anvendt. Fortegnelsen bør omfatte en vurdering fra sag til sag af, at begrænsningen er nødvendig og står i rimeligt forhold til formålet.

(18)

I henhold til artikel 25, stk. 8, i forordning (EU) 2018/1725 kan den dataansvarlige udsætte, udelade eller afvise at underrette den registrerede om årsagerne til anvendelsen af en begrænsning, hvis underretningen ville ophæve virkningen af begrænsningen. Dette er navnlig tilfældet med hensyn til begrænsninger i anvendelsen af nævnte forordnings artikel 16 og 35.

(19)

Kommissionen bør jævnligt foretage en fornyet vurdering af de anvendte begrænsninger for at sikre, at de registreredes ret til at blive underrettet, jf. artikel 16 og 35 i forordning (EU) 2018/1725, kun begrænses, så længe begrænsningerne er nødvendige af de årsager, der er anført i betragtning 8.

(20)

Der bør foretages en fornyet vurdering af anvendelsen af begrænsninger, når der gives svar på ansøgninger, der er indgivet i henhold til personalevedtægtens artikel 22c og 24 og artikel 90, stk. 1, og på klager, der er indgivet i henhold til personalevedtægtens artikel 22c og artikel 90, stk. 2, eller når sådanne ansøgninger og klager afsluttes, alt efter hvad der indtræffer først. Derefter bør Kommissionen årligt overvåge behovet for at opretholde enhver begrænsning.

(21)

I visse tilfælde kan det vise sig nødvendigt at opretholde anvendelsen af en begrænsning, navnlig en begrænsning af anvendelsen af artikel 16 i forordning (EU) 2018/1725, indtil de pågældende personoplysninger ikke længere opbevares af Kommissionen. I sådanne tilfælde bør den registrerede ikke underrettes om, at vedkommendes personoplysninger behandles. En sådan situation kan navnlig opstå, hvis der er en høj risiko for, at andres rettigheder og frihedsrettigheder lider skade som følge af, at den berørte person underrettes om behandlingen af personoplysningerne. Dette kan være tilfældet, hvis en myndighed afviser en ansøgning om bistand, som er fremsat i god tro som følge af påstået upassende adfærd fra den berørte persons side, og hvor den berørte person og ansøgeren arbejder sammen i samme organisatoriske enhed. I en sådan situation risikerer ansøgeren at blive genstand for gengældelse, og arbejdsklimaet i den organisatoriske enhed risikerer at lide skade. I sådanne tilfælde må den berørte persons personoplysninger kun opbevares, så længe oplysningerne er relevante for behandlingen af ansøgningen og/eller klagen, og så længe sidstnævnte kan være genstand for en retssag.

(22)

Europa-Kommissionens databeskyttelsesrådgiver bør foretage en uafhængig fornyet vurdering af anvendelsen af begrænsninger med henblik på at sikre overholdelsen af denne afgørelse.

(23)

Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse er blevet hørt og afgav udtalelse den 23. september 2021 —