(1)

Podle služebního řádu úředníků Evropské unie a pracovního řádu ostatních zaměstnanců Unie stanovených nařízením Rady (EHS, Euratom, ESUO) č. 259/68 (1) (dále jen „služební řád“) má Komise povinnost odpovědět na některé žádosti a stížnosti. Tyto úkoly vykonává především „Oddělení stížností a dohledu nad řízením“ Generálního ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost (dále jen „GŘ HR“), které zjišťuje relevantní skutečnosti a posuzuje je z právního hlediska s cílem pomoci orgánu oprávněnému ke jmenování nebo orgánu odpovědnému za uzavírání pracovních smluv (dále jen „orgán“) při přijímání rozhodnutí.

(2)

Článek 22c služebního řádu ukládá Komisi, aby v souladu s články 24 a 90 služebního řádu zavedla postup pro vyřizování stížností úředníků týkajících se způsobu, jakým se s nimi zachází poté, co nahlásili závažnou nesrovnalost podle článků 22a a 22b služebního řádu, nebo v důsledku toho (2).

(3)

Článek 24 služebního řádu ukládá Komisi, aby byla nápomocna úředníkům při postupu proti jakékoli osobě, která se dopustila vyhrožování, urážky nebo pomluvy nebo jiného útoku vůči osobě nebo majetku, kterému je úředník nebo člen jeho rodiny vystaven z důvodů svého postavení nebo služebních povinností.

(4)

Ustanovení čl. 90 odst. 1 a 2 služebního řádu umožňuje každé osobě, na kterou se služební řád vztahuje, požádat orgán, aby vydal v její věci rozhodnutí, nebo se na něj obrátit se stížností proti rozhodnutí, které se jí nepříznivě dotýká.

(5)

V rámci těchto činností Komise shromažďuje a zpracovává relevantní informace. Tyto informace zahrnují osobní údaje, zejména identifikační údaje, kontaktní údaje a údaje o chování. Příslušné útvary Komise předávají osobní údaje jiným útvarům Komise na základě zásady „vědět jen to nejnutnější“.

(6)

Osobní údaje jsou ukládány v zabezpečeném fyzickém a elektronickém prostředí, aby se zabránilo nelegálnímu přístupu k údajům nebo předání údajů osobám, které je nepotřebují znát. Po ukončení zpracování jsou údaje uchovávány v souladu s platnými pravidly Komise (3).

(7)

Při plnění svých úkolů podle služebního řádu je Komise ve vztahu ke zpracovávání osobních údajů povinna dodržovat práva fyzických osob, která jsou uznána čl. 8 odst. 1 Listiny základních práv Evropské unie a čl. 16 odst. 1 Smlouvy, jakož i práva stanovená v nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2018/1725 (4). Komise je zároveň povinna dodržovat přísná pravidla týkající se důvěrnosti a služebního tajemství.

(8)

Za určitých okolností je nezbytné sladit práva subjektů údajů podle nařízení (EU) 2018/1725 s potřebou zajistit prevenci, vyšetřování, odhalování a stíhání trestných činů a zajistit účinnost reakce Komise na jakékoli tvrzení o obtěžování a jiném nevhodném chování nebo útoku, jakož i plné dodržování základních práv a svobod jiných subjektů údajů. Za tímto účelem umožňuje čl. 25 odst. 1 písm. b), c), g) a h) nařízení (EU) 2018/1725 Komisi omezit použití článků 14 až 17, 19, 20 a 35 a zásady transparentnosti stanovené v čl. 4 odst. 1 písm. a) v rozsahu, v jakém předmětná ustanovení odpovídají právům a povinnostem stanoveným v článcích 14 až 17, 19 a 20 uvedeného nařízení.

(9)

Tak tomu může být zejména v případě poskytování informací o zpracování osobních údajů osobě, jíž se týká žádost nebo vůči níž je podána stížnost (dále jen „dotčená osoba“), zejména pokud řízení vychází z žádosti o pomoc podle článku 24 služebního řádu, která se týká údajného obtěžování. Komise může rozhodnout, že omezí poskytování těchto informací dotčené osobě za účelem ochrany práv a svobod žadatele, stěžovatele nebo svědka podle čl. 25 odst. 1 písm. h) nařízení (EU) 2018/1725. Komise se může rozhodnout, že tak učiní, zejména za účelem ochrany těchto osob před případnými odvetnými kroky ze strany dotčených osob, proti nimž byla v dobré víře vznesena obvinění, která však nevedla k opatřením ze strany správního orgánu. V některých situacích může být nezbytné omezit poskytování takových informací, aby se zabránilo obtěžování nebo jinému nevhodnému chování nebo útokům v Komisi (zejména v organizační jednotce, kde dotčená osoba spolupracuje s žadatelem, stěžovatelem nebo svědkem).

(10)

Mohlo by být rovněž nezbytné omezit další práva dotčené osoby, pokud by výkon těchto práv odhalil informace o žadateli, stěžovateli nebo svědkovi, který požádal, aby nebyla zveřejněna jeho totožnost. V takovém případě může Komise rozhodnout o omezení práva na přístup k prohlášení týkajícímu se dotčené osoby nebo jejích jiných práv s cílem chránit práva a svobody žadatele, stěžovatele nebo svědka z důvodů uvedených v 9. bodě odůvodnění. Komise může rozhodnout, že tak učiní podle čl. 25 odst. 1 písm. h) nařízení (EU) 2018/1725.

(11)

Může být rovněž nezbytné omezit práva dotčené osoby s cílem zajistit monitorovací, inspekční nebo regulační funkci spojenou s výkonem veřejné moci v případě, kdy je v sázce důležitý cíl obecného veřejného zájmu Unie, totiž zajištění účinnosti reakce Komise na tvrzení o obtěžování a jakémkoli jiném nevhodném chování nebo útocích. Boj proti obtěžování a jinému nevhodnému chování nebo útokům představuje důležitý cíl obecného veřejného zájmu Unie, včetně Komise. Kromě toho má Komise podle článku 24 služebního řádu povinnost pomáhat svým zaměstnancům. S cílem neodradit zaměstnance od oznamování případů chování vnímaného jako obtěžování a jiného nevhodného chování nebo útoků a od žádostí o pomoc v této souvislosti, což je ve veřejném zájmu Unie, je třeba zajistit, aby se dotčené osoby o žádosti o pomoc, která se jich týká, nedozvěděly. To může být obzvláště důležité v případech, kdy orgán zjistí, že k žádnému obtěžování ve smyslu služebního řádu nedošlo. V takovém případě by veřejný zájem Unie vyžadoval, aby se dotčená osoba o žádosti o pomoc nedozvěděla, aby bylo zachováno použití postupu podle článku 24 služebního řádu ze strany zaměstnanců a aby se předešlo novým konfliktům. V tomto ohledu může Komise rozhodnout o omezení práv dotčené osoby podle čl. 25 odst. 1 písm. c) a g) nařízení (EU) 2018/1725.

(12)

Může být rovněž nezbytné omezit práva dotčené osoby, aby byla zajištěna prevence, vyšetřování, odhalování a stíhání trestných činů, které ohlašují žadatelé, stěžovatelé nebo svědci Komisi ve vztahu k dotyčné osobě. Žadatelé, stěžovatelé a svědci mohou například nahlásit nevhodné chování a psychické a sexuální obtěžování. V takových případech může Komise rozhodnout o omezení práv dotčené osoby podle čl. 25 odst. 1 písm. b) nařízení (EU) 2018/1725.

(13)

Služební řád ukládá Komisi povinnost zajistit, aby žádosti a stížnosti podle tohoto řádu byly řešeny důvěrně. Za účelem zachování důvěrnosti a při dodržení norem týkajících se ochrany osobních údajů podle nařízení (EU) 2018/1725 je nutné přijmout vnitřní pravidla, na jejichž základě může Komise omezit práva subjektů údajů v souladu s čl. 25 odst. 1 písm. b), c), g) a h) nařízení (EU) 2018/1725.

(14)

Tato vnitřní pravidla by se měla vztahovat na všechny operace zpracování prováděné Komisí při plnění jejích úkolů týkajících se vyřizování žádostí a stížností podle služebního řádu.

(15)

Za účelem dodržení článků 14, 15 a 16 nařízení (EU) 2018/1725 by Komise měla informovat všechny osoby o své činnosti zahrnující zpracovávání jejich osobních údajů a o jejich právech, a to transparentně a uceleně prohlášením o ochraně údajů zveřejněným na internetových stránkách Komise. Je-li to relevantní, měla by Komise vhodnými prostředky individuálně informovat subjekty údajů, jichž se žádost nebo stížnost týká, tedy žadatele a stěžovatele, dotčené osoby a svědky.

(16)

Komise by měla se všemi omezeními nakládat transparentně a každé uplatněné omezení by měla zaregistrovat do příslušného záznamového systému.

(17)

Pokud jde o omezení uplatňování článku 16 nařízení (EU) 2018/1725, který stanoví, že pokud osobní údaje nebyly získány od subjektu údajů, musí být subjekt údajů informován nejpozději do jednoho měsíce, měla by Komise do jednoho měsíce vypracovat záznam popisující důvody uplatňovaného omezení. Tento záznam by měl zahrnovat posouzení nezbytnosti a přiměřenosti omezení vždy případ od případu.

(18)

Podle čl. 25 odst. 8 nařízení (EU) 2018/1725 mohou správci odložit, neprovést nebo odepřít poskytnutí informací týkajících se hlavních důvodů použití určitého omezení subjektu údajů, pokud by poskytnutí těchto informací jakýmkoliv způsobem mařilo účinek daného omezení. To platí zejména v případě omezení použití článků 16 a 35 uvedeného nařízení.

(19)

Komise by měla uložená omezení pravidelně přezkoumávat, aby zajistila, že právo subjektu údajů být informován v souladu s články 16 a 35 nařízení (EU) 2018/1725 bude omezeno pouze po dobu, kdy je takové omezení nezbytné z důvodů uvedených v 8. bodě odůvodnění

(20)

Uplatňování omezení by mělo být přezkoumáno při přípravě odpovědí na žádosti podané podle článků 22c a 24 a čl. 90 odst. 1 služebního řádu a na stížnosti podané podle článku 22c a čl. 90 odst. 2 služebního řádu nebo při uzavírání těchto žádostí a stížností, podle toho, co nastane dříve. Poté by Komise měla každoročně sledovat, zda je třeba případné omezení zachovat.

(21)

V některých případech se může ukázat jako nezbytné zachovat uplatňování omezení, zejména omezení použití článku 16 nařízení (EU) 2018/1725, dokud Komise dotčené osobní údaje uchovává. V takovém případě by subjekt údajů neměl být informován o zpracování svých osobních údajů. K takové situaci by mohlo dojít zejména tehdy, existuje-li vysoké riziko, že poskytnutí informací o zpracování osobních údajů dotčené osobě by ohrozilo práva a svobody druhých. Tak tomu může být v případě, že Kontrolní úřad zamítne žádost o pomoc podanou v dobré víře z důvodu údajného nevhodného chování dotčené osoby a pokud dotčená osoba a žadatel spolupracují v rámci téže organizační jednotky. V takové situaci hrozí, že žadatel bude vystaven odvetným krokům a bude ohrožena pracovní atmosféra organizační jednotky. V tomto případě by osobní údaje dotčené osoby měly být uchovávány pouze po dobu, dokud jsou údaje relevantní pro vyřízení žádosti nebo stížnosti a dokud může být tato stížnost předmětem soudního řízení.

(22)

Pověřenec Evropské komise pro ochranu osobních údajů by měl provádět nezávislý přezkum uplatňování omezení s cílem zajistit dodržování tohoto rozhodnutí.

(23)

Byl konzultován evropský inspektor ochrany údajů, který vydal své stanovisko dne 23. září 2021,