(1)

В Правилника за длъжностните лица на Европейския съюз и Условията за работа на другите служители на Съюза, установени в Регламент (ЕИО, Евратом, ЕОВС) № 259/68 на Съвета (1) („Правилник за длъжностните лица“), се изисква Комисията да представя отговори на някои искания и жалби. Тези задачи се изпълняват главно от отдел „Обжалвания и проследяване на случаи“ на генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“ (ГД „Човешки ресурси“), който отговаря за установяването на относимите факти и оценката им от правна гледна точка с цел да се подпомогне органът по назначаването или органът по сключване на трудови договори („органът“) при вземането на решения.

(2)

Съгласно член 22в от Правилника за длъжностните лица от Комисията се изисква, в съответствие с членове 24 и 90 от Правилника за длъжностните лица, да установи процедура за разглеждане на жалбите, подадени от длъжностни лица във връзка с начина, по който са третирани след или вследствие на това, че са съобщили за сериозни нередности съобразно членове 22а и 22б от Правилника за длъжностните лица (2).

(3)

Съгласно член 24 от Правилника за длъжностните лица от Комисията се изисква да оказва съдействие на длъжностни лица в производства срещу лица, отправящи заплахи, обиди или клеветнически действия или твърдения, или нападения срещу личността или имуществото, на които длъжностните лица или член на техните семейства са подложени поради длъжността, която заемат първите или служебните им задължения.

(4)

Съгласно член 90, параграфи 1 и 2 от Правилника за длъжностните лица всяко лице, за което се прилага Правилникът за длъжностните лица, има право да сезира органа с искане да вземе решение, което се отнася до него, или да отнесе до органа жалба срещу акт, който нарушава неговите интереси.

(5)

В контекста на тези дейности Комисията събира и обработва относима информация. Тази информация включва лични данни, в частност данни за идентификация, за връзка и за поведението. Компетентните служби на Комисията предават лични данни на други служби на Комисията в съответствие с принципа „необходимост да се знае“.

(6)

Личните данни се съхраняват в сигурна физическа и електронна среда с цел предотвратяване на неправомерния достъп до тях или предаването им на лица, които нямат необходимост да се запознават с тях. След края на обработването данните се съхраняват в съответствие с приложимите правила на Комисията (3).

(7)

При изпълнението на дейностите си в съответствие с Правилника за длъжностните лица Комисията е длъжна да зачита правата на физическите лица по отношение на обработването на лични данни, признати в член 8, параграф 1 от Хартата на основните права на Европейския съюз и в член 16, параграф 1 от Договора, както и правата, уредени с Регламент (ЕС) 2018/1725 на Европейския парламент и на Съвета (4). Същевременно от Комисията се изисква да спазва строги правила за поверителност и професионална тайна.

(8)

При определени обстоятелства е необходимо да се постигне баланс между правата на субектите на данни съгласно Регламент (ЕС) 2018/1725 и необходимостта да се гарантират предотвратяването, разследването, разкриването и наказателното преследване на престъпления и да се осигури възможност Комисията да действа ефективно при твърдения за тормоз и друг вид неподходящо поведение или нападения, както и да се гарантира безусловното зачитане на основните права и свободи на други субекти на данни. За тази цел с член 25, параграф 1, букви б), в), ж) и з) от Регламент (ЕС) 2018/1725 на Комисията се предоставя възможността да ограничава прилагането на членове 14—17 и членове 19, 20 и 35, както и принципа за прозрачност, заложен в член 4, параграф 1, буква а), доколкото неговите разпоредби съответстват на правата и задълженията, предвидени в членове 14—17 и членове 19 и 20 от посочения регламент.

(9)

Това може по-специално да засяга предоставянето на информация относно обработването на личните данни на лицето, във връзка с което органът е сезиран с искане или жалба („заинтересованото лице“), особено когато процедурата е задействана на основание на искане за оказване на съдействие в съответствие с член 24 от Правилника за длъжностните лица, в което се твърди, че е упражняван тормоз. Комисията може да вземе решение да ограничи предоставянето на такава информация на заинтересованото лице с цел да се защитят правата и свободите на отправящото искането лице, жалбоподателя или свидетеля съгласно член 25, параграф 1, буква з) от Регламент (ЕС) 2018/1725. По-специално Комисията може да вземе такова решение с цел да защити последните от евентуални ответни действия с цел отмъщение от страна на заинтересованите лица, срещу които добросъвестно са отправени твърдения, които обаче не са довели до мерки от страна на администрацията. В някои случаи може да се наложи да се ограничи предоставянето на подобна информация с цел да се предотвратят тормоз, друг вид неподходящо поведение или нападения в рамките на Комисията (по-специално на равнището на структурата, в която заинтересованото лице работи заедно с отправящото искането лице, жалбоподателя или свидетеля).

(10)

Може също така да се наложи да се ограничат други права на заинтересованото лице, когато упражняването им би разкрило информация за отправящото искането лице, жалбоподателя или свидетел, който е поискал самоличността му да не бъде разкривана. В такъв случай Комисията може да вземе решение за ограничаване на правото на достъп до твърденията, отнасящи се до заинтересованото лице, или на другите му права, за да се защитят правата и свободите на отправящото искането лице, жалбоподателя или свидетеля, като цитира причините, посочени в съображение 9. Комисията може да вземе горното решение съгласно член 25, параграф 1, буква з) от Регламент (ЕС) 2018/1725.

(11)

Може да се наложи ограничаване на правата на заинтересованото лице и с цел да се запази функция по наблюдение, проверка или регламентиране, свързана с упражняването на официални правомощия, в случаите, в които е засегната важна цел от обществен интерес на Съюза, а именно да се гарантира ефективен отговор от страна на Комисията на твърдения за тормоз и всякакъв друг вид неподходящо поведение или нападения. Борбата с тормоза, всякакъв друг вид неподходящо поведение или нападения представлява важна цел от обществен интерес на Съюза, включително на Комисията. Освен това Комисията има задължение да оказва съдействие на служителите си съгласно член 24 от Правилника за длъжностните лица. С цел да не се възпират служителите да съобщават за случаи, в които смятат, че са налице тормоз и друг вид неподходящо поведение или нападения, и да отправят искания за съдействие в тази връзка, което е от обществен интерес на Съюза, е необходимо да се гарантира, че заинтересованите лица няма да узнаят за засягащото ги искане за предоставяне на съдействие. Това може да е от особено значение в случаите, при които органът констатира, че не е налице тормоз по смисъла на Правилника за длъжностните лица. В подобни случаи в полза на обществения интерес на Съюза би трябвало заинтересованото лице да не узнава за засягащото го искане за предоставяне на съдействие, за да могат служителите и занапред да използват процедурата по член 24 от Правилника за длъжностните лица и да се предотвратяват нови случаи на конфликт. В този смисъл Комисията може да вземе решение да ограничи правата на дадено заинтересовано лице съгласно член 25, параграф 1, букви в) и ж) от Регламент (ЕС) 2018/1725.

(12)

Може да се наложи ограничаване на правата на заинтересованото лице и с цел да се гарантират предотвратяването, разследването, разкриването и наказателното преследване на престъпления, за които отправящите искания лица, жалбоподателите или свидетелите съобщават на Комисията във връзка със заинтересованото лице. Например отправящите искания лица, жалбоподателите или свидетелите могат да съобщават за неподходящо поведение или психически и сексуален тормоз. При подобни случаи Комисията може да вземе решение за ограничаване на правата на заинтересованото лице съгласно член 25, параграф 1, буква б) от Регламент (ЕС) 2018/1725.

(13)

В Правилника за длъжностните лица се изисква Комисията да гарантира, че исканията и жалбите съгласно Правилника се разглеждат поверително. С цел да се гарантира поверителният характер на разглеждането при спазване на стандартите за защита на личните данни съгласно Регламент (ЕС) 2018/1725, е необходимо да се приемат вътрешни правила, съгласно които Комисията да може да ограничава правата на субектите на данни в съответствие с член 25, параграф 1, букви б), в), ж) и з) от Регламент (ЕС) 2018/1725.

(14)

Вътрешните правила следва да се прилагат за всички дейности по обработването на данни, извършвани от Комисията при изпълнението на задачите ѝ, свързани с разглеждането на искания и жалби съгласно Правилника за длъжностните лица.

(15)

С оглед на спазването на членове 14, 15 и 16 от Регламент (ЕС) 2018/1725 Комисията следва да информира всички физически лица за своите дейности, включващи обработването на техните лични данни, и за техните права по прозрачен и последователен начин посредством съобщение относно политиката за защита на личните данни, публикувано на уебсайта на Комисията. Когато е уместно, Комисията следва да уведомява поотделно субектите на данни, включени в искане или жалба (отправящите искания лица и жалбоподателите, заинтересованите лица и свидетелите), по подходящ начин.

(16)

Комисията следва да използва всички ограничения прозрачно и да регистрира всяко прилагане на ограничения в съответната система за записване.

(17)

Що се отнася до ограниченията на прилагането на член 16 от Регламент (ЕС) 2018/1725, в който се предвижда, когато личните данни не са получени от субекта на данните, същият да се уведоми в срок от не повече от един месец, Комисията следва да изготви запис с причините за прилагане на евентуалното ограничение в срок от не повече от един месец. Записът следва да включва оценка на необходимостта и пропорционалността на ограничението в конкретния случай.

(18)

В съответствие с член 25, параграф 8 от Регламент (ЕС) 2018/1725 администраторите на лични данни могат да отложат, пропуснат или откажат да предоставят информация на субекта на данни относно основните причини за прилагането на дадено ограничение, ако предоставянето на тази информация би премахнало ефекта от ограничението. Това важи с особена сила за ограниченията на прилагането на членове 16 и 35 от регламента.

(19)

Комисията следва редовно да извършва преглед на наложените ограничения, за да гарантира, че правата на субекта на данни да бъде информиран в съответствие с членове 16 и 35 от Регламент (ЕС) 2018/1725 са ограничени само доколкото тези ограничения са необходими с оглед на причините, изброени в съображение 8.

(20)

Прилагането на ограничения следва да подлежи на преглед при даването на отговор на искания, отправени в съответствие с членове 22в и 24 и член 90, параграф 1 от Правилника за длъжностните лица, и на жалби, отправени в съответствие с член 22в и член 90, параграф 2 от Правилника за длъжностните лица, или при приключването на разглеждането на искания и жалби, като се взема по-рано настъпилата от двете дати. След това Комисията следва ежегодно да преценява необходимостта от запазването на дадени ограничения.

(21)

В определени случаи може да се окаже необходимо да се запази дадено ограничение, по-специално ограничение на прилагането на член 16 от Регламент (ЕС) 2018/1725, до момента, в който Комисията не спре да съхранява съответните лични данни. В такива случаи субектът на данни следва да не се уведомява за обработването на личните му данни. По-конкретно подобна ситуация би могла да възникне, когато е налице сериозен риск предоставянето на информация относно обработването на лични данни на заинтересованото лице да засегне правата и свободите на други лица. Това може да се случи, когато органът отхвърли искане за предоставяне на съдействие, отправено добросъвестно във връзка с твърдения за неподходящо поведение от страна на заинтересованото лице, а заинтересованото лице и отправящото искането лице работят в рамките на една и съща структура. В подобна ситуация е налице риск отправящото искането лице да стане обект на ответни действия с цел отмъщение и работната среда в съответната структура да бъде засегната. В такъв случай личните данни на заинтересованото лице следва да се съхраняват единствено за периода, в който те имат отношение към разглеждането на искането и/или жалбата, и докато тече производството, образувано по последната.

(22)

Длъжностното лице по защита на данните на Европейската комисия следва да извършва независим преглед на прилагането на ограниченията с цел да се осигури спазването на настоящото решение.

(23)

Беше проведена консултация с Европейския надзорен орган по защита на данните, който представи становището си на 23 септември 2021 г.