ПРОЦЕДУРЕН ПРАВИЛНИК НА СТАТИСТИЧЕСКИЯ КОМИТЕТ ОБЩНОСТ—ШВЕЙЦАРИЯ

Член 1

Председател

1.   Председателството на Статистическия комитет Общност—Швейцария (наричан по-долу „съвместен комитет“) се поема последователно за срок от една календарна година от представител на Комисията на Европейските общности (наричана по-долу „Европейска комисия“) от името на Европейската общност и от представител на Конфедерация Швейцария. През годината на влизане в сила на Споразумението между Европейската общност и Конфедерация Щвейцария за сътрудничество в областта на статистиката (наричано по-долу „Споразумението“) председателството се поема от Европейската общност.

2.   Ръководителят на делегацията на страната, поела председателството, или, ако е подходящо, неговият/неговата заместник/заместничка, председателства съвместния комитет.

Член 2

Делегации

1.   Всяка от договарящите страни назначава свой ръководител на делегация.

2.   Съвместният комитет може да реши да допусне на заседанията си други лица в качеството на наблюдатели.

3.   Договарящите страни се информират взаимно за състава на своята делегация не по-късно от 15 работни дни преди заседанието.

Член 3

Секретариат

1.   Един представител на Европейската комисия и един представител на Конфедерация Швейцария заедно осигуряват секретариата на Съвместния комитет. Секретарите се назначават от съответния ръководител на делегация и продължават да изпълняват задълженията си до назначаването на нов секретар. Всяка страна съобщава на другата страна името и координатите на своя секретар.

2.   Секретарите отговарят за комуникацията между делегациите, в това число за предаването на документи, и контролират изпълнението на задълженията от страна на секретариата.

3.   Секретариатът на съвместния комитет се ръководи от страната, поела председателството.

Член 4

Заседания

1.   Съвместният комитет заседава в зависимост от нуждите. Ръководителят на делегацията на всяка от договарящите страни може да поиска свикване на заседание.

2.   Винаги, когато това е необходимо, съвместният комитет и Статистическият програмен комитет (СПК) организират работата си за целите на Споразумението в рамките на съвместни заседания.

3.   Не по-късно от 15 работни дни преди заседанието председателят изпраща на другия ръководител на делегация уведомление за заседанието, придружено от проект на дневен ред и документите за заседанието.

4.   Другият ръководител на делегация може да поиска от председателя срокът, посочен в параграф 3 и в член 2, параграф 3, да бъде съкратен, за да се вземе предвид спешният характер на конкретен въпрос.

Член 5

Дневен ред

1.   Председателят изготвя проект на дневен ред за всяко заседание, като го съгласува с другия ръководител на делегация. По искане на всяка от делегациите в предварителния дневен ред се включват въпроси, при условие че включването е поискано 30 работни дни преди насрочване на заседанието.

2.   Съвместният комитет може да реши да включи в дневния ред въпрос, който не фигурира в предварителния дневен ред.

3.   Дневният ред се приема от съвместния комитет в началото на всяко заседание.

Член 6

Подкомитети и работни групи

1.   Съвместният комитет може да реши да създаде подкомитети и работни групи за специфични задачи.

2.   Съставът и функционирането на подкомитетите и работните групи се определят в съответствие с правилата, приложими за съвместния комитет.

3.   Подкомитетите и работните групи докладват пряко на съвместния комитет и работят под негово ръководство. Те не са упълномощени да вземат решения, но могат да отправят препоръки.

4.   Съвместният комитет взема решение за изменение или прекратяване на мандата на подкомитетите и работните групи.

Член 7

Препоръки и решения

1.   Препоръките и решенията на съвместния комитет по смисъла на член 3, параграф 1 от Споразумението се приемат по взаимно съгласие между двете делегации.

2.   Препоръките и решенията на съвместния комитет се озаглавяват „Препоръка“ или „Решение“ и са последвани от сериен номер, датата на приемане и указание за предмета им.

3.   Решенията са разделени на членове. Всяко решение започва с преамбюл и завършва с формулировката „Съставено в“, последвана от мястото и датата на приемането му от съвместния комитет. Решенията съдържат датата на влизането им в сила и са задължителни за договарящите страни.

4.   Решенията и препоръките на съвместния комитет се съставят в два екземпляра и се подписват за съвместния комитет от двамата ръководители на делегации.

5.   Всяка страна може да реши да публикува всяка препоръка или решение, приети от съвместния комитет.

6.   Препоръките и решенията на съвместния комитет могат да бъдат приети чрез писмена процедура, ако двамата ръководители на делегация се споразумеят за това.

За тази цел председателят изпраща проекта на другия ръководител на делегация. Срокът, определен в писмената процедура, не трябва да бъде по-кратък от 15 работни дни.

Член 8

Протокол

1.   След всяко заседание на съвместния комитет се изготвя проект на протокол в рамките на 15 работни дни, като отговорността за това е на председателя.

2.   По принцип за всеки въпрос от дневния ред в протокола се вписват:

—	документите, предоставени на съвместния комитет,

—	становищата, чието вписване е поискано от всяка от договарящите страни,

—	взетите решения, становищата, по които е постигнато съгласие, и заключенията, до които е достигнал съвместният комитет,

—	направените препоръки.

3.   Проектът на протокол се предоставя на двете делегации за одобрение чрез писмена процедура в съответствие с член 7, параграф 6. Ако тази процедура не е завършена, протоколът се приема от съвместния комитет на следващото му заседание.

4.   Одобреният протокол се изготвя в два екземпляра и се подписва от секретарите. Всяка от страните получава по един оригинал.

Член 9

Поверителност

1.   Заседанията на съвместния комитет не са публични, освен ако съвместният комитет не реши друго.

2.   Без да се нарушават други приложими разпоредби, обсъжданията в съвместния комитет и в неговите работни групи са предмет на професионална тайна, освен ако съвместният комитет не реши друго.

3.   Протоколите са обществено достъпни документи, освен ако делегациите не решат друго.

Член 10

Разходи

1.   Всяка от договарящите страни поема разходите, произтичащи от участието ѝ в заседанията на съвместния комитет и работните групи.

2.   Съвместният комитет одобрява разпределянето на разходи, свързани със задачи, възложени на експерти.

Член 11

Кореспонденция

Цялата кореспонденция до или от председателя на съвместния комитет се изпраща до секретариата на съвместния комитет. Секретариатът изпраща копие от цялата кореспонденция относно Споразумението на ръководителите на делегации, на Мисията на Швейцария в Европейския съюз и на Делегацията на Комисията в Швейцария.